1.ความรู้เบื้องต้นทางการบัญชี 1.1 ความหมายของการบัญชี (Book Keeping ) การบัญชี (Book Keeping) หมายถึง การจดบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ เกี่ยวกับการรับ - จ่ายเงิน หรือสิ่งของที่กำหนดมูลค่าเป็นเงินไว้เป็นหลักฐานไว้ในสมุดบัญชีอย่างสม่ำเสมอ จัดแยกประเภทต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบถูกต้องตามหลักการ และแสดงผลการดำเนินงาน และฐานะการเงินของกิจการในระยะเวลาหนึ่งได้ เพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงาน ตลอดจนการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานนั้น ซึ่งการบัญชีนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิชาการบัญชี (Accounting) 1.2 ความหมายของวิชาการบัญชี(Accounting) ความหมาย วิชาบัญชี ในทางธุรกิจ หมายถึง การบันทึกรายการค้าและเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องอันที่ จะทำให้สามารถบันทึกรายการนั้น ๆ ได้ การบัญชีได้แก่ 1. การออกแบบและวางระบบบัญชี 1.3 การบัญชีมีจุดประสงค์ดังนี้ 1. เพื่อจดบันทึกรายการค้าต่างๆ ที่เกิดขึ้นโยเรียงลำดับก่อนหลังและจำแนกประเภทของรายการค้าไว้ อย่างสมบูรณ์ หนึ่ง 1.4 ประโยชน์ของข้อมูลการบัญชี ประโยชน์ของการบัญชีพอสรุปได้ดังนี้ จำนวนเงินเท่าใด เป็นจำนวนเงินเท่าใด การตัดสินใจต่าง ๆ ในการบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 1.5 ประวัติและความเป็นมาของการบัญชี การบัญชี แบ่งออกเป็น 3 ยุค ตามระยะเวลาที่เปลี่ยนแปลงดังนี้ 1. ยุคก่อนระบบบัญชีคู่ เกิดขึ้นก่อน ค.ศ. 3000 ปี จนถึงศตวรรษที่ 13 มีการจดบันทึกข้อมูลทางบัญชี เนื่องจากการลงทุนในการค้า สภาพเศรษฐกิจและการเมืองจากระบบการแลกเปลี่ยนมาเป็นระบบการซื้อขาย และมีการพัฒนาทางเทคโนโลยี การจัดบันทึกข้อมูลทางบัญชีในยุคนี้ได้จดบันทึกไว้บนแผ่นขี้ผึ้ง 2. ยุคระบบบัญชีคู่ (Double Entry Book - keeping) ในปลายศตวรรษที่ 13 ในยุคนี้มีการลงทุนทางการค้าในรูปของการค้าร่วม หรือห้างหุ้นส่วน เริ่มมีการก่อตั้งธนาคารมีเรือใบในการขนส่งสินค้า และมีการพิมพ์หนังสือลงในกระดาษ ค.ศ. 1202 ได้ค้นพบการจัดบันทึกบัญชีตามหลักบัญชีคู่ทีสมบูรณ์ชุดแรก ที่เมืองเจนัว ประเทศอิตาลี ในปี ค.ศ. 1340 ซึ่งเป็นศูนย์กลางทางการค้า ต่อมาในศตวรรษที่ 15 อิตาลีเริ่มเสื่อมอำนาจลงศูนย์การค้าได้เปลี่ยนไปยังประเทศในยุโรป เช่น สเปน โปรตุเกส และเนเธอร์แลนด์การบันทึกข้อมูลทางบัญชีในยุคนี้ได้มีการหาผลการดำเนินงานเมื่อสิ้นงวดบัญชี 3. ยุคปัจจุบันในศตวรรษที่ 20 มีการปฏิวัติอุตสาหกรรมทำให้ความต้องการทางบัญชีมีมากขึ้น และวัตถุประสงค์ของข้อมูลทางบัญชีเปลี่ยนไปจากเดิมผู้บริหารเป็นผู้ใช้ข้อมูลมาเป็นผู้ลงทุนเจ้าหนี้ และรัฐบาลเป็นผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชี 1.6 ข้อแนะนำในการเรียนบัญชีมีหลักเกณฑ์ดังนี้ 1. ควรอ่านเนื้อหาวิชาการบัญชีแต่ละเรื่อง โดยละเอียดอย่างน้อย 2 ครั้งเนื้อหาตอนใดไม่เข้าใจต้อง สอบถามผู้สอนทันที่ อย่าปล่อยให้เลยไป มิฉะนั้นจะไม่เข้าใจในเรื่องต่อ ๆ ไป 1.7 ข้อแนะนำในการเขียนตัวเลข 1. ตัวเลยนิยมเขียนด้วยเลขอารบิค 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 31,000.50 บาท 450,000.81 บาท 596,452,000.75 บาท 3. การเขียนตัวเลขลงในช่องจำนวนชิดเส้น แบ่งช่องบาทและช่องสตางค์เสมอ ผิด จำนวนเงิน บาท สต. 1,600 50 400 50 135,750 50 ถูก จำนวนเงิน บาท สต. 1,600 50 400 50 135,750 แม่บทการบัญชี (Accounting Framework) หรือแม่บทการบัญชีสำหรับการจัดทำและนำเสนองบการเงิน(Framework for thePreparation and Preparation and Presentation of Financial Statemant)ไม่ถือว่าเป็นมาตรฐานการบัญชีแต่เป็นกรอบหรือแนวคิดขั้นพื้นฐานในการจัดทำและนำเสนองบการเงินตลอดจนการกำหนดและนำเสนองบการเงินตลอดจนการกำหนดและนำมาตรฐานการบัญชีมาปฏิบัติซึ่งผู้จัดทำและผู้ใช้งบการเงินจำเป็นต้องเข้าใจเนื้อหาในแม่บทการบัญชีก่อนที่จะสามารถเข้าใจและปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีเฉพาะเรื่องได้อย่างถูกต้อง
ผู้ใช้งบการเงินและความต้องการข้อมูล 1. ผู้ลงทุนผู้เป็นเจ้าของเงินทุนรวมทังที่ปรึกษาซึ่งต้องการทราบถึงความเสี่ยงและผลตอบแทนจากการลงทุนผู้ลงทุนต้องการข้อมูลที่จะช่วยในการพิจารณาตัดสินใจซื้อ ขายหรือถือเงินลงทุนนั้นต่อไปนอกจากนั้นผู้ลงทุนที่เป็นผู้ถือหุ้นยังต้องการข้อมูลที่จะช่วยในการประเมินความสามารถของกิจการในการจ่ายเงินปันผลด้วย ขอบเขตของแม่บทการบัญชี สมการบัญชี (Accounting Equation) สมการบัญชี (Accounting Equation) เพื่อให้ศึกษาวิชาการบัญชีได้เข้าใจและง่ายขึ้น เราจะมาเริ่มต้นกันที่การรู้จักสมการบัญชี ซึ่งสมการบัญชีคือ สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ จะเห็นได้ว่าในสมการบัญชีมีคำที่เกี่ยวข้องอยู่ทั้งหมด 3 คำ คือคำว่า สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ เราจะมาทำความเข้าใจกับคำทั้งสามคำนี้ก่อน สินทรัพย์ (Assets) หมายถึง ทรัพยากรทางเศรษฐกิจที่มีมูลค่าที่วัดได้เป็นตัวเงินที่กิจการเป็นเจ้าของ ซึ่งจะมีตัวตนหรือไม่มีตัวตนก็ได้ เช่น เงินสด รถยนต์ สัมปทาน เป็นต้น เราสามารถจำแนกสินทรัพย์ออกเป็นประเภทต่าง ๆ 4 ประเภท ดังนี้ สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets) หมายถึง สินทรัพย์ที่เป็นเงินสด หรือสามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ภายใน 1 รอบระยะเวลาของการดำเนินธุรกิจหรือ 1 ปี ได้แก่ 1.1 เงินสด (Cash) หมายถึง ธนบัตร และเหรียญกษาปณ์ที่กิจการมีอยู่ในมือ และรวมถึงเช็คที่ถึงกำหนดได้รับเงินแล้วแต่กิจการยังไม่ได้นำไปขึ้นเงินหรือนำฝากธนาคาร ดราฟท์ ธนานัติ แคชเชียร์เช็ค เป็นต้น 1.2 เงินฝากธนาคาร (Cash in Bank or Deposit) หมายถึง บัญชีเงินฝากธนาคารที่กิจการมีอยู่ไม่ว่าจะเป็นบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน บัญชีเงินฝากออมทรัพย์ บัญชีเงินฝากประจำ 1.3 เงินลงทุนระยะสั้น (Short-term Investment) หมายถึง การที่กิจการได้นำเงินที่มีอยู่ไปลงทุนในหลักทรัพย์ หรือสินทรัพย์อื่น เช่น ทองคำ โดยมีวัตถุประสงค์ที่จะเก็งกำไรในระยะสั้น ๆ แล้วขายคืนภายใน 1 ปี 1.4 ลูกหนี้การค้า (Account Receivable) หมายถึง จำนวนเงินที่ลูกค้ามีภาระผูกพันที่จะต้องชดใช้ให้กับกิจการในอนาคตข้างหน้าอันเนื่องมาจากธุรกิจการค้า 1.5 ตั๋วเงินรับ (Notes Receivable) หมายถึง เอกสารหรือสัญญาที่ลูกค้าหรือลูกหนี้ได้ออกให้แก่กิจการเพื่อใช้เป็นเอกสารในการเรียกเก็บเงินภายหลัง เช่น ตั๋วแลกเงิน ตั๋วสัญญาใช้เงิน เช็คลงวันที่ล่วงหน้า เป็นต้น 1.6 สินค้าคงเหลือ (Inventories) หมายถึง สินค้าสำเร็จรูป งานระหว่างผลิต วัตถุดิบ ที่มีไว้เพื่อจำหน่ายหรือมีไว้เพื่อใช้ในการผลิต แต่ยังไม่ได้จำหน่ายออกไปจากกิจการ ยังคงเหลืออยู่ในกิจการ 1.7 ลูกหนี้อื่น ๆ (Other Receivables) หมายถึง ลูกหนี้ที่เกิดจากเหตุการณ์อื่นที่ไม่ใช่เกิดจากการดำเนินธุรกิจตามปกติของกิจการ เช่น เกิดจากการกู้ยืม เป็นต้น 1.8 รายได้ค้างรับ (Accrued Revenue) หมายถึง รายได้อื่น ๆ ที่ไม่เป็นรายได้จากการดำเนินธุรกิจตามปกติของกิจการที่กิจการควรจะได้รับ แต่ยังไม่ได้รับ เช่น ดอกเบี้ยค้างรับ เป็นต้น 1.9 ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses) หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่กิจการได้จ่ายเงินไปก่อน โดยที่ยังไม่ได้รับประโยชน์จากเงินที่จ่ายไปนั้น เช่น ค่าเบี้ยประกันภัยจ่ายล่วงหน้า ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า เป็นต้น 1.10 วัสดุสิ้นเปลือง (Supplies) หมายถึง วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในกิจการที่มีลักษณะที่ใช้แล้วหมดไปภายใน 1 ปี เช่น น้ำมันหล่อลื่น ด้าย ผงซักฟอก เป็นต้น และถ้าหากวัสดุสิ้นเปลืองนั้นใช้ในสำนักงาน ก็จะถูกเรียกว่า วัสดุสำนักงาน (Office Supplies) เช่น ปากกา ดินสอ ลวดเย็บกระดาษ เป็นต้น เงินลงทุนระยะยาว (Long-term Investment) หมายถึง จำนวนเงินที่กิจการนำไปลงทุนในสินทรัพย์ต่าง ๆ เพื่อที่จะได้รับผลตอบแทนในอนาคตข้างหน้า โดยตั้งใจจะลงทุนเป็นระยะเวลานานเกินกว่า 1 ปี สินทรัพย์ถาวร (Fixed Assets) หมายถึง สินทรัพย์ที่มีตัวตนและมีอายุการใช้งานเกิน 1 ปี ที่กิจการมีไว้เพื่อที่จะใช้ผลิตสินค้าหรือบริการเพื่อที่จะก่อให้เกิดรายได้กับกิจการ ตัวอย่างของสินทรัพย์ถาวร ได้แก่ ที่ดิน อาคาร รถยนต์ เครื่องจักร เป็นต้น อย่างไรก็ตามหากสินทรัพย์ที่มีตัวตนและมีอายุการใช้งานเกิน 1 ปี แต่ไม่ได้มีไว้ในเพื่อผลิตสินค้าหรือบริการของกิจการ ก็ไม่ถือว่าเป็นสินทรัพย์ถาวร เช่น หากกิจการเป็นกิจการขายรถยนต์ รถยนต์ที่มีไว้เพื่อขายก็ไม่ถือว่าเป็นสินทรัพย์ถาวร แต่จะถือว่าเป็นสินค้าคงเหลือ หรือหากกิจการซื้อที่ดินไว้เพื่อการเก็งกำไร โดยหากราคาของที่ดินสูงขึ้นจะขายที่ดินแปลงนี้ออกไป ที่ดินแปลงนี้ก็ไม่ถือว่าเป็นสินทรัพย์ถาวร แต่จะถือว่าเป็นเงินลงทุนระยะยาว เป็นต้น สินทรัพย์อื่น (Other Assets) หมายถึงสินทรัพย์อื่นที่นอกเหนือจากสินทรัพย์ที่ได้กล่าวมาแล้วทั้ง 3 ประเภท ในทางบัญชีสินทรัพย์อื่นนี้จะหมายถึง สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน เช่น สัมปทาน สิทธิบัตร เป็นต้น ซึ่งสินทรัพย์อื่นนี้จะมีอายุการใช้ประโยชน์เกิน 1 ปี หนี้สิน (Liabilities) หมายถึง จำนวนเงินที่กิจการเป็นหนี้บุคคลหรือกิจการอื่น ซึ่งมีภาระผูกพันที่จะต้องชำระคืนให้กับบุคคลหรือกิจการเหล่านั้นในอนาคตข้างหน้า หนี้สินสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ หนี้สินหมุนเวียน (Current Liabilities) หมายถึง หนี้สินที่กิจการมีภาระผูกพันที่จะต้องชำระคืนภายในระยะเวลาไม่เกิน 1 ปี ได้แก่ 1.1 เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร (Bank Overdraft) หมายถึง เงินที่กิจการเบิกเกินจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน ซึ่งธนาคารยอมให้เบิกเกินบัญชีไปก่อนในระยะสั้น ๆ ซึ่งกิจการจะต้องชำระคืนธนาคารในอนาคต 1.2 เงินกู้ยืมธนาคารระยะสั้น (Short-term Bank Loan) หมายถึง การที่กิจการได้ทำสัญญาตกลงกับธนาคารในการกู้ยืมเงินจำนวนหนึ่ง โดยที่มีกำหนดชำระคืนภายใน 1 ปี 1.3 เจ้าหนี้การค้า (Account Payable) หมายถึงจำนวนเงินที่กิจการมีภาระผูกพันที่จะต้องชำระให้กับบุคคลหรือกิจการอื่นเป็นค่าสินค้าหรือบริการที่กิจการซื้อมาเป็นเงินเชื่อ 1.4 ตั๋วเงินจ่าย (Notes Payable) หมายถึง เอกสารที่กิจการออกให้กับบุคคลหรือกิจการ เพื่อเป็นสัญญาว่าเมื่อครบกำหนดตามเอกสารนั้น กิจการจะจ่ายเงินให้กับผู้ที่ถือเอกสาร ในจำนวนเงินตามเอกสารนั้น 1.5 รายได้รับล่วงหน้า (Deferred Revenue) หมายถึง รายได้ที่กิจการได้รับเงินมาแล้ว แต่ยังไม่ได้ส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า ซึ่งจะมีภาระผูกพันที่จะต้องส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าในอนาคตเนื่องจากได้รับเงินมาแล้ว 1.6 ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) หมายถึง ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ครบกำหนดที่จะต้องจ่ายแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้จ่ายเงิน และกิจการยังไม่เคยรับรู้และมีการบันทึกบัญชีมาก่อน จนถึงวันสิ้นงวดบัญชีของกิจการ เช่น ค่าเช่าค้างจ่าย ค่าสาธารณูปโภคค้างจ่าย เป็นต้น 1.7 เจ้าหนี้อื่น (Other Payable) หมายถึง ภาระผู้พันที่กิจการจะต้องชำระหนี้ให้กับบุคคลหรือกิจการอื่น ที่ไม่ใช่เจ้าหนี้การค้า เช่น เจ้าหนี้ที่เกิดจากการกู้ยืมระยะสั้นที่ไม่ไช่ธนาคาร เป็นต้น หนี้สินระยะยาว (Long-term Liabilities) หมายถึง ภาระผูกพันที่กิจการจะต้องชำระคืนบุคคลหรือกิจการอื่น ที่มีระยะเวลาการชำระคืนเกิน 1 ปี แต่ถ้าหากหนี้สินระยะยาวใดที่จะถึงกำหนดชำระภายใน 1 ปีข้างหน้า หนี้สินระยะยาวจำนวนนั้น จะถือเป็นหนี้สินหมุนเวียน ตัวอย่างเช่น กิจการกู้เงินกู้ระยะยาวจากธนาคารจำนวน 1,000,000 บาท มีกำหนดชำระคืนเงินต้น 10 ปี ปีละ 100,000 บาท เริ่มชำระคืนเงินต้นปีหน้านี้เป็นปีแรก ดังนั้น เงินจำนวน 100,000 บาท ที่จะต้องชำระคืนในปีหน้า จะถือว่าเป็นหนี้สินหมุนเวียน และหนี้สินระยะยาวจะเป็นจำนวนเงินเพียงแค่ 900,000 บาท หนี้สินระยะยาวแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ได้แก่ 2.1 หุ้นกู้ (Bonds Payable) หมายถึง การที่กิจการกู้เงินจากบุคคลภายนอก โดยออกหุ้นกู้ไว้ให้เป็นหลักฐาน ซึ่งกิจการจะจ่ายผลตอบแทนให้กับผู้ถือหุ้นกู้ในรูปของดอกเบี้ย ซึ่งหุ้นกู้นี้มักจะมีกำหนดการไถ่ถอนมากกว่า 1 ปีและเมื่อครบกำหนดไถ่ถอนแล้ว กิจการก็จะต้องนำเงินไปชำระคืนให้กับผู้ถือหุ้นกู้ ซึ่งเราเรียกว่าการไถ่ถอนหุ้นกู้นั้นเอง 2.2 เงินกู้ระยะยาวโดยมีการจำนอง หรือเงินกู้จำนอง (Mortgage Loan) หมายถึง การที่กิจการได้ทำการกู้ยืมเงินจากบุคคลหรือกิจการหรือสถาบันการเงิน โดยการนำสินทรัพย์ถาวรของกิจการไปจำนองกับผู้ให้กู้ไว้เพื่อเป็นหลักประกันเงินกู้ และเงินกู้นั้นมีกำหนดชำระคืนเงินต้นเกิน 1 ปีขึ้นไป 2.3 เงินกู้ระยะยาวโดยไม่มีการจำนอง หรือเงินกู้ระยะยาว (Long-term Loan) หมายถึง การที่กิจการได้ทำการกู้ยืมเงินกู้ระยะยาวจากบุคคลหรือกิจการหรือสถาบันการเงิน โดยไม่ต้องมีหลักทรัพย์ไปค้ำประกัน และเงินกู้นั้นมีกำหนดชำระคืนเงินต้นเกิน 1 ปีขึ้นไป ส่วนของเจ้าของ (Owner’s Equity) หรือบางทีอาจจะเรียกว่า ทุน (Proprietorship) หมายถึง มูลค่าของสินทรัพย์ทีเจ้าของกิจการเป็นเจ้าของโดยปราศจากการมีหนี้สินทึ่จะต้องชำระคืนในอนาคต ส่วนของเจ้าของของกิจการที่ดำเนินงานแต่ละรูปแบบมีความแตกต่างกัน ดังนี้ 1. กิจการเจ้าของคนเดียว (Individual Proprietorship) สำหรับกิจการเจ้าของคนเดียว ส่วนของเจ้าของคือสินทรัพย์ที่เจ้าของกิจการนำมาลงทุนในกิจการเป็นครั้งแรก ซึ่งจะเรียกว่า “ทุน” ทุนจะมีจำนวนเพิ่มมากขึ้นจากผลการดำเนินงานของกิจการที่มีกำไร หรือจากการที่เจ้าของกิจการนำสินทรัพย์มาลงทุนเพิ่มเติม และทุนจะมีจำนวนลดลงจากผลการดำเนินงานของกิจการที่ขาดทุน หรือจากการที่เจ้าของกิจการได้ถอนทุนคืนไป 2. กิจการห้างหุ้นส่วน (Partnership) สำหรับกิจการห้างหุ้นส่วน ส่วนของเจ้าของจะเรียกว่า “ส่วนของผู้ถือหุ้น” ซึ่งจะประกอบไปด้วยทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนแต่ละคน และทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนแต่ละคนจะเพิ่มมากขึ้นเมื่อได้รับส่วนแบ่งกำไร หรือมีการลงทุนเพิ่ม และทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนแต่ละคนจะลดลงเมื่อได้รับส่วนแบ่งการขาดทุน หรือเมื่อมีการถอนทุนคืน 3. กิจการบริษัทจำกัด (Limited Company) สำหรับกิจการบริษัทจำกัด ส่วนของเจ้าของจะเรียกว่า “ส่วนของผู้ถือหุ้น” ซึ่งจะประกอบไปด้วย ทุนเรือนหุ้นไม่ว่าจะเป็นหุ้นสามัญหรือหุ้นบุริมสิทธิ์ ส่วนเกินมูลค่าหุ้นสามัญ ซึ่งคือจำนวนเงินที่ได้มาจากการจำหน่ายหุ้นในราคาที่สูงกว่ามูลค่าที่ตราไว้ และกำไรสะสมหรือขาดทุนสะสม ซึ่งหมายถึงผลการดำเนินงานที่สะสมมาในแต่ละปีตั้งแต่เริ่มดำเนินกิจการ สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ ทำให้เราเข้าใจได้ว่าสินทรัพย์ซึ่งเป็นของกิจการนั้นประกอบไปด้วยแหล่งที่มา 2 แหล่ง ก็คือมาจากการกู้ยืมหรือเป็นหนี้บุคคลหรือกิจการอื่นซึ่งมีภาระผูกพันที่จะต้องชำระคืนในอนาคต (หนี้สิน) และอีกแหล่งคือเป็นของกิจการเองโดยไม่มีภาระผูกพันที่จะต้องชำระคืนในอนาคต (ส่วนของเจ้าของ) การวิเคราห์รายการค้า(Business Transaction Analysis) ความหมายของการวิเคราะห์รายการค้า (Business Transaction Analysis) การวิเคราะห์รายการค้า หมายถึง การพิจารณาว่ารายการค้าที่เกิดขึ้น มีผลทำให้สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้า ของ เปลี่ยนแปลงไปในทางที่เพิ่มขึ้น หรือลดลงเป็นจำนวนเท่าใด เมื่อวิเคราะห์รายการค้าได้แล้วจึงนำไปบันทึกลงในสมุดบัญชีต่าง ๆ หลักในการวิเคราะห์รายการค้า ประเภทของบัญชี แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้ 1.บัญชีประเภทสินทรัพย์ ได้แก บัญชีประเภทสินทรัพย์หมุนเวียน สินทรัพย์ถาวร และสินทรัพย์อื่น ๆ 2.บัญชีประเภทหนี้สิน ได้แก่ บัญชีประเภทหนี้สินหมุนเวียน และหนี้สินระยะยาว 3.บัญชีรปะเภทส่วนของเจ้าของ ได้แก่ บัญชีประเภททุน และการถอนเงินไปใช้ส่วนตัว การกำหนดชื่อบัญชีแยกประเภท หลักจากที่ได้วิเคราะห์รายการค้าแล้ว ให้พิจารณาว่ารายการค้าที่จะบันทึกบัญชีนั้นใช้ชื่อบัญชีใด โดยคำนึงถึงความเหมาะสมด้วย หลักเกณฑ์ในการพิจารณาการกำหนดชื่อบัญชีแยกประเภท มีดังนี้ 1.ใช้ชื่อบัญชีที่นิยมใช้โดยทั่วไป 2.ตั้งชื่ิให้มีความหมายตามประเภทและหมวดของบัญชี 3.ไม่ควรตั้งชื่อบัญชียาวไป หรือชื่อแปลก 4.ชื่อบัญชีที่ตั้งนั้นควรลงรายการค้าได้มาก ๆ การตั้งชื่ิบัญชีตามประเภทของบัญชี มีดังนี้ 1.บัญชีประเภทสินทรัพย์ ได้นำชื่อของสินทรัพยืมาตั้งชื่อบัญชี เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ บัญชีวัสดุสำนักงาน ฯลฯ 2.บัญชีประเภทหนี้สิน ให้นำชื่อหนี้สินมาตั้งเป็นชื่อบัญชี เช่น บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีเงินกู้ ฯลฯ 3.บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ ให้นำชื่อประเภทส่วนของเจ่าของมาตั้งเป็นชื่อบัญชี เช่น บัญชีทุน บัญชีถอนใช้ส่วนตัว ฯลฯ 5.การบันทึกบัญชีในสมุดบันทึกรายวัรขั้นต้น ความหมายและประเภทของสมุดรายวันขั้นต้น สมุดบันทึกรายการขั้นต้น คือ สมุดที่บันทึกบัญชีขั้นแรกก่อนที่จะผ่านไปบัญชีแยกประเภท ประกอบด้วยสมุดรายวันขั้นต้น 7 เล่ม ดังนี้ 1. สมุดรายวันทั่วไป 2. สมุดรายวันซื้อสินค้า 3. สมุดรายวันส่งคืนสินค้าและจำนวนที่ได้ลด 4. สมุดรายวันขายสินค้า 5. สมุดรายวันรับคืนสินค้าและจำนวนที่ลดให้ 6. สมุดรายวันรับเงิน 7. สมุดรายวันจ่ายเงิน กิจการเจ้าของคนเดียวเป็นการประกอบธุรกิจขนาดเล็กจะใช้สมุดรายวันทั่วไปบันทึกเพียง เล่มเดียว แต่ถ้าหากกิจการมีขนาดใหญ่อาจต้องมีสมุดบันทึกรายการขั้นต้นหลายเล่ม เรียกว่า สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journals) ซึ่งได้แก่สมุดรายวันตั้งแต่เล่มที่ 2 – 7 Ø สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) หมายถึง สมุดที่ใช้บันทึกรายการขั้นต้นได้ทุกเรื่องในกรณีที่กิจการมีสมุดรายวันทั่วไปเพียงเล่มเดียว หรือเป็นสมุดบันทึกรายการที่ไม่สามารถบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มอื่นได้ในกรณีที่กิจการใช้สมุดรายวันขั้นต้นหลายเล่ม สมุดรายวันทั่วไป ว.ด.ป. รายการ เลขที่ บัญชี เดบิต เครดิต Ø สมุดรายวันซื้อสินค้า สมุดรายวันซื้อสินค้า (Purchase Journal ) หมายถึง สมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกเฉพาะการซื้อสินค้าที่เป็นเงินเชื่อและรายการภาษีซื้อเท่านั้น สมุดรายวันซื้อสินค้า พ.ศ. เลขที่ใบกำกับ ภาษี ชื่อเจ้าหนี้ เงื่อนไข เลขที่ บัญชี เคบิต เครดิต เดือน วันที่ ซื้อสินค้า ภาษีซื้อ เจ้าหนี้ Ø สมุดรายวันส่งคืนสินค้าและจำนวนที่ได้ลด สมุดรายวันส่งคืนสินค้าและจำนวนที่ได้ลด (Purchase Returns Journal ) หมายถึง สมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับการส่งคืนสินค้าเนื่องจากสินค้าชำรุด ผิดขนาด ฯลฯ กรณีซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น สมุดรายวันส่งคืนสินค้าและจำนวนที่ได้ลด พ.ศ. Debit Memo ชื่อเจ้าหนี้ เลขที่ บัญชี เดบิต เครดิต เดือน วันที่ เจ้าหนี้ ส่งคืนสินค้า ภาษีซื้อ Ø สมุดรายวันขายสินค้า สมุดรายวันขายสินค้า (Sales Journal) คือ สมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกเฉพาะการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อและรายการภาษีขายเท่านั้น สมุดรายวันขายสินค้า พ.ศ. เลขที่ใบกำกับ ภาษี ชื่อลูกหนี้ เงื่อนไข เลขที่ บัญชี เดบิต เครดิต เดือน วันที่ ลูกหนี้ ขายสินค้า ภาษีขาย Ø สมุดรายวันรับคืนสินค้าและจำนวนที่ลดให้ สมุดรายวันรับคืนสินค้าและจำนวนที่ลดให้ (Sales Returns Journal) คือ สมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับการรับคืนสินค้าเนื่องจากสินค้าชำรุด เสื่อมคุณภาพ ฯลฯ กรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น สมุดรายวันรับคืนสินค้าและจำนวนที่ลดให้ พ.ศ. Credit Memo ชื่อลูกหนี้ เลขที่ บัญชี เคบิต เครดิต เดือน วันที่ รับคืนสินค้า ภาษีขาย ลูกหนี้ 6.การบันทึกผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท บัญชีแยกประเภท หมายถึง รูปแบบที่รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้ เป็นหมวดหมู่หลังจาก การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปแล้วและได้รวบรวมแยกประเภทต่าง ๆ เป็นหมวดหมู่ ขั้นตอนการบันทึกรายการในสมุดบัญชีขั้นต้นแล้วผ่านไปสมุดบัญชีขั้นปลาย  สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) แบ่งออกเป็น 2 ชนิด ได้แก่ สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปและสมุดบัญชีแยกประเภทย่อย ตัวอย่างการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไปและผ่านรายการไปยังสมุดบัญชีแยกประเภท การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปเป็น ดังนี้ สมุดรายวันทั่วไป หน้าที่ 1 การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท ขั้นตอนการจัดทำสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป เปิดไฟล์ Account 1 การผ่านรายการจากสมุดรายวันไปยังบัญชีแยกประเภท จะต้องใช้ชื่อบัญชีเดียวกันกับสมุดรายวันทั่วไปซึ่งได้กำหนดผังบัญชีไว้แล้ว ขั้นที่ 1 การทำแบบฟอร์มสมุดแยกประเภททั่วไป 1.1 เปลี่ยนชื่อ Sheet 2 เป็น GL 1.2 สร้างแบบฟอร์มบัญชีแยกประเภทตามตัวอย่าง ขั้นที่ 2 สร้างชื่อบัญชีและเลขที่บัญชี 2.1 ช่องชื่อบัญชีเมื่อมีการคลิกเมาส์ที่เซลล์จะมีปุ่มชื่อบัญชีให้เลือกโดยมีวิธีการดังนี้ 2.1.1 ทำการผสานเซลล์ F1:I1 เพื่อให้ชื่อบัญชีอยู่ตรงกลาง 2.1.2 คลิกเลือกเซลล์ F1 เลือกแท็บ Data เลือกคำสั่ง Data Validation 2.1.3 คลิกเมาส์ในช่อง Source: และนำเมาส์คลิกที่ Sheet Journal และทำการคลุมที่เซลล์ K4 : K14 จากนั้นคลิกปุ่ม OK เมื่อคลิกที่ปุ่มเลือกชื่อบัญชีตามรายการที่ปรากฏ 2.2 เมื่อเลือกชื่อบัญชีจะแสดงเลขที่บัญชีด้านขวาเมื่อของบัญชี 2.2.1 คลิกเลือกเซลล์ L1 2.2.2 ป้อนสูตรดังนี้ = IF(F1< > “ ” , VLOOKUP(F1,journal!K4:M18,2,FALSE), “ ”) ขั้นที่ 3 พิมพ์สูตรและฟังก์ชันดังนี้ 3.1 ช่องเดือนให้ป้อนเดือนตามรายการค้าเมื่อมีการคลิกเมาส์ที่เซลล์จะมีปุ่มเดือนให้เลือกโดยมีวิธีดังนี้ 3.1.1 ให้คลุมเซลล์ A4:A10 เลือกแท็บ Data เลือกคำสั่ง Data Validation 3.1.2 คลิกเมาส์ในช่อง Source: และป้อนชื่อเดือน12 เดือน ให้ใส่เครื่องหมาย , คั่นระหว่างเดือน จากนั้นคลิกปุ่ม OK 3.2 ช่องวันที่ให้ป้อนวันที่ตามรายการค้าเมื่อมีการคลิกเมาส์ที่เซลล์จะมีปุ่มวันที่ให้เลือกโดยมีวิธีการดังนี้ 3.2.1 ให้คลุมเซลล์ B4:B10 เลือกแท็บ Data เลือกคำสั่ง Data Validation 3.2.2 คลิกเมาส์ในช่อง Source: และป้อนวันที่ 1 – 31 ให้ใส่เครื่องหมาย , คั่นระหว่างวัน จากนั้นคลิกปุ่ม OK 3.3 ช่องรายการสำหรับป้อนชื่อบัญชี จะแบ่งออกเป็น 2 ด้าน เพื่อป้อนรายการทางด้าน เดบิตและรายการทางด้านเครดิต เมื่อต้องการป้อนรายการบัญชีให้คลิกเมาส์ที่เซลล์จะมีชื่อบัญชีให้เลือก โดยมีวิธีการดังนี้ การป้อนรายการบัญชีด้านเดบิต 3.3.1 ให้คลุมเซลล์ C4:C10 เลือกแท็บ Data เลือกคำสั่ง Data Validation 3.3.2 คลิกเมาส์ในช่อง Source: และนำเมาส์คลิกที่ Sheet journal และทำการคลุมที่เซลล์ K4:K14 จากนั้นคลิกปุ่ม OK 3.4 ช่องรายการอ้างอิงหน้าบัญชี เมื่อต้องการป้อนให้คลิกเมาส์ที่เซลล์จะมีหน้าบัญชีให้เลือกโดยมีวิธีการดังนี้ 3.4.1 ให้คลุมเซลล์ E4:E10 เลือกแท็บ Data เลือกคำสั่ง Data Validation 3.4.2 คลิกเมาส์ในช่อง Source: และป้อนหน้าบัญชี ร.ว.1,ร.ว.2,ร.ว.3,ร.ว.4 จากนั้นคลิกปุ่ม OK 3.5 ทำการคัดลอกรูปแบบและฟังก์ชันด้านเดบิต ไปวางด้านเครดิต 3.5.1 คลุมเซลล์ต้นทางที่ต้องการคัดลอก และกดปุ่ม Ctrl + C 3.5.2 คลิกเมาส์ขวาที่เซลล์ H4 ให้เลือกที่เมนู Paste Special เมื่อปรากฏหน้าต่างให้คลิกเลือก Validation แล้วกดปุ่ม OK 3.6 ป้อนรายการบัญชีหน้าบัญชีและจำนวนเงินด้านเดบิตและเครดิต ตามรายการค้าและจัดรูปแบบเซลล์ให้แสดงเป็นตัวเลขทำการป้อนข้อมูลตามตัวอย่างเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการใส่สูตรใส่ฟังก์ชัน การจัดทำงบทดลอง ขั้นตอนในการจัดทำงบทดลอง มีดังนี้ 1.1 เขียนหัวงบทดลอง มี 3 บรรทัด โดยเขียนให้ได้ดุลกัน 1. บรรทัดแรกเขียนชื่อกิจการ 2. บรรทัด 2 เขียนคำว่า “งบทดลอง” 3.บรรทัด 3 เขียน วันเดือนปี ที่ทำงบทดลอง 1.2 เขียนชื่อบัญชีที่มียอดคงเหลือในช่องชื่อบัญชี และนำจำนวนเงินคงเหลือที่เขียนด้วยดินสิดำในช่องของรายการบัญชีแยกประเภท ยอดรวม หรือยอดของบัญชีนั้นๆ (ตามตัวอย่างที่ 1,2,3,และ 4) มาเขียนลงในงบทดลองให้ครบทุกบัญชีโดยเรียงตามหมวดบัญชีทั้ง 5 หมวด ถ้าเป็นยอดคงเหลือ เดบิต ใส่ในงบทดลองด้านเดบิต ถ้าเป็นยอดคงเหลือ เครดิต ใส่ในงบทดลองด้านเครดิต ถ้าไม่มียอดคงเหลือ ไม่ต้องนำบัญชีนั้นมาเขียนก็ได้ 1.3 รวมจำนวนเงินช่องเดบิตและเครดิต ยอดรวม 2 ด้านต้องเท่ากนเสอม ถ้าการบันทึกบัญชีแยกประเภทที่ผ่านมาถูกต้อง สรุปผลตามหลักการบัญชี ส่วนใหญ่แล้วยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทจะปรากฏยอดดุล ดังนี้ หมวดที่ 1 บัญชีประเภทสินทรัพย์ เมื่อหายอดคงเหลือแล้วจะมียอดดุลด้านเดบิต หมวดที่ 2 บัญชีประเภทหนี้สิน เมื่อหายอดคงเหลือแล้วจะมียอดดุลด้านเครดิต หมวดที่ 3 บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของหรือบัญชีทุนเมื่อหายอดคงเหลือแล้วจะมียอดดุลด้านเครดิตบัญชีถอนใช้ส่วนตัวมียอดด้านเดบิต หมวดที่ 4 บัญชีประเภทรายได้ เมื่อหายอดคงเหลือแล้วจะมียอดดุลด้านเครดิต หมวดที่ 5 บัญชีประเภทค่าใช้จ่าย เมื่อหายอดคงเหลือแล้วจะมียอดดุลด้านเดบิต ตัวอย่าง 5.7 การหายอดคงเหลือด้วยดินสอดำและจัดทำงบทดลอง บัญชีเงินสด เลขที่101 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 1 สมุดรายวันทั่วไป ร.ว.1 40,000 - มี.ค. 5 ค่าน้ำ-ค่าไฟ ร.ว.1 2,500 - 2 รายได้ค่าบริการ ร.ว.1 12,000 - 10 ค่าประกันภัย ร.ว.1 12,000 - 4 รายได้ค่าบริการ ร.ว.1 12,000 - 20 เจ้าหนี้-ร้านชินโบ ร.ว.2 8,000 - 25 ลูกหนี้ ร.ว.2 9,000 - 30 ค่ารับรอง ร.ว.2 500 - 35,000 73,000 31 ค่าแรงงาน ร.ว.2 15,000 - 38,000 บัญชีเงินฝากธนาคาร เลขที่ 102 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 1 สมุดรายวันทั่วไป ร.ว.1 20,000 - บัญชีลูกหนี้ เลขที่ 103 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 6 รายได้ค่าบริการ ร.ว.1 9,000 - มี.ค. 25 เงินสด ร.ว.2 9,000 - 0 0 บัญชีรถยนต์ เลขที่ 104 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 1 สมุดรายวันทั่วไป ร.ว.1 40,000 - บัญชีอาคาร เลขที่ 105 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 1 สมุดรายวันทั่วไป ร.ว.1 100,000 - บัญชีอุปกรณ์ เลขที่106 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 3 เจ้าหนี้ ร.ว.1 30,000 - 15 เจ้าหนี้-ร้านชินโบ ร.ว.2 8,000 - 38,000 - บัญชีเจ้าหนี้ เลขที่ 201 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 20 เงินสด ร.ว.2 8,000 - มี.ค. 1 สมุดรายวันทั่วไป ร.ว.1 50,000 - 8,000 3 อุปกรณ์ ร.ว.1 30,000 - 15 อุปกรณ์ ร.ว.2 8,000 - 80,000 88,000 บัญชีทุน-นางพจนีย์ เลขที่ 301 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 1 สมุดรายวันทั่วไป ร.ว.1 510,000 - บัญชีรายได้ค่าบริการ เลขที่401 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 2 เงินสด ร.ว.1 12,000 - 4 เงินสด ร.ว.1 12,000 - 6 ลูกหนี้ 9,000 - 33,000 บัญชีค่าน้ำค่าไฟฟ้า เลขที่ 501 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 5 เงินสด ร.ว.1 2,500 - บัญชีค่าประกันภัย เลขที่ 502 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 10 เงินสด ร.ว.1 12,000 - บัญชีค่ารับรอง เลขที่ 503 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 30 เงินสด ร.ว.2 500 - บัญชีค่าน้ำค่าไฟฟ้า เลขที่ 504 พ.ศ. 2555 รายการ หน้าบัญชี เดบิต พ.ศ.2555 รายการ หน้าบัญชี เครดิต เดือน วันที่ เดือน วันที่ มี.ค. 31 เงินสด ร.ว.2 15,000 - ร้านพจนีย์บริการ งบทดลอง วันที่ 31 มีนาคม 2555 กระดาษทำการ รูปแบบของกรดาษทำการ หลักในการจัดทำกระดาษทำการ1. จัดเตรียมแบบฟอร์มของการะดาษทำการ โดยเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับการจัดทำบัญชี บริษัท ทรัพย์ไพศาล จำกัด 3. นำยอดคงเหลือของบัญชีต่าง ๆจากงบทดลอง ทีได้จัดทำเรียบร้อยแล้วมาใส่ในช่อง *ยกเว้น บัญชีปรับมูลค่าสินทรัพย์ เช่น ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ค่าเสื่อมราคาสะสม 6.รวมยอดจำนวนเงินในช่อง “งบกำไรขาดทุน” ด้านเดบิตและเครดิตและช่อง “งบดุล” ตัวอย่างกระดาษทำการ 6 ช่อง รายการปรับปรุง (Adjusting Entries) เป็นการปรับปรุงยอดบัญชีที่เป้ฯทั้งรายได้และจ่ายใช้จ่ายในงวดบัญชีให้ถูกต้องตามเกณฑ์คงค้างโดยรายการที่ต้องปรับปรุง 7 รายการคือ
1.ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses) ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า คือ กิจการได้ชำระค่าใช้จ่ายไปแล้วในงวดบัญชีปัจจุบัน แต่กิจการยังไม่ได้รับประโยชน์จากที่ได้ใช้จ่ายไป ตัวอย่างเช่น ค่าเช่าล่วงหน้า เงินเดือนจ่ายล่วงหน้า ค่าทำความสะอวดจ่ายล่วงหน้า จะเห็นได้ว่า 120,000 บาทนั้น เป็นค่าเช่าล้วงหน้า 1 ปี จ่ายไปวันที่ 1 กันยายน 2558 เมื่อสินงวดในเดือนธันวาคม จะเป็นค่าใช้จ่ายตามระยะเวลา 4 เดือนคือ เดือนกันยายนถึงเดือนธันวาคม ส่วนที่เหลืออีก 8 เดือนคือ มกราคมถึงสิงหาคมเป็นค่าเช่าล่วงหน้า เมื่อเราได้ระยะเวลาที่ถูกแบ่งเป็นสองส่วนแล้ว ก็มาคำนวณยอดของทั่งสองส่วน โดยการนำจำนวนมาเฉลี่ยในแต่ละเดือนก่อน ด้วยการนำ 120,000/12 = 10,000 ต่อเดือน ดังนั้น ยอดที่ได้คือ ค่าใช้จ่ายงวดนี้ 40,000(10,00*4) และเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้าอีก 80,000(10,000*8) เมื่อได้ยอดที่สรุปได้จะนำไปลงบัญชีซึ่งค่าใช้จ่ายล่วงหน้าสามารถบันทึกได้ 2 วิธีคือ 1.ลงบันทึกไว้เป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เดินจะถูกบรรทุกไว้เป็นค่าใช้ล่วงหน้าทั้งหมด 120,000 บาท Dr. ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า 120,000 Dr. ค่าเช่า 40,000 ดังนั้นในบัญชีแยกประเภทในรายการที่เกี่ยวข้องในบัญชีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าจะมียอดยกไป 80,000 ในงวดถัดไป และเป็นค่าใช้จ่าย 40,000 ในงวดนี้ 2.ลงบันทึกไว้เป็นค่าใช้จ่าย เดิมทีจะมีการลงบัญชีไว้เป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมด 120,000 Dr. ค่าใช้จ่าย… 120,000 ต่อมาจะมีการปรับปรุงจากยอดค่าใช้จ่ายที่ได้บรรทุกไว้ 120,000 ให้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดนี้ 40,000 เป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้า 80,000 โดยนำไปหักบัญชีค่าใช้จ่าย Dr. ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า 80,000 แสดงในยอดบัญชีแยกประเภทของค่าใช้จ่ายที่หักออกและยังมีบัญชีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าที่เพิ่มขึ้นมา เมื่อเหลือในส่วนของค่าใช้จ่ายเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้าจะอยู่ในหมวดหมู่สินทรัพย์หมุนเวียนจะแสดงในงบแสดงฐานะการเงิน 80,000 2.ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายคือ รายจ่ายที่เกิดขึ้นแล้วในงวดบัญชีปัจจุบัน แต่ยังไม่ได้ชำระเงินเมื่อสิ้นงวดเราจึงตั้งให้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดปัจจุบัน เนื่องจากกิจการได้ดำเนินและได้ใช้ประโยชน์ไปแล้ว เช่น ค่าเช่าค้างจ่าย ดอกเบี้ยค้างจ่าย ค่าไฟค้างจ่าย เงินเดือนค้างจ่ายเป้ฯต้น ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายนั้นมีลักษณะเป็นหนี้ของกิจการที่ต้องชำระคืนในอนาคต Dr. ค่าใช้จ่าย XX ตัวอย่าง กิจการได้กู้เงินเป็นจำนวน 100,000 บาท ในวันที่ 1 สิงหาคม โดยมีอัตราดอกเบี้ยเป็น 6 % ต่อปี มีกำหนดชำระทุก 6 เดือน ดังนั้นเมื่อเป็นค่าใช้จ่ายในงวดนี้ก็จะถูกนำไปลงไว้ที่บัญชีกำไรขาดทุนด้วย และดอกเบี้ยค้างจากจะแสดงในภาวะหนี้สิ้นลงในงบแสดงฐานะการเงิน
รายได้รับล่วงหน้าคือ คือรายได้ที่กิจการรับมาแล้วแต่ยังไม่ได้ให้บริการกับลูกค้า โดยจะได้รับในงวดปัจจุบันแต่ยังมีระยะเวลาที่ต้องให้บริการถึงงวดบัญชีหน้า อย่างเช่น ค่าเช่ารับล่วงหน้า ดอกเบี้ยรับล่วงหน้า เงินเดือนรับล่วงหน้า เมื่อรับมาแล้วกิจการจะต้องดำเนินการให้กับลูกค้าจนกว่าจะครบกำหนดจึงถือเป็นบัญชีประเภทหนี้สินหมุนเวียน ถ้าเงินที่ได้รับมาในงวดปัจจุบันก็ถือได้ว่าเป็นรายได้งวดปัจจุบันของกิจการ จึงต้องทำการปรับปรุงเสียก่อน ตัวอย่าง กิจการได้รับเงินค่าเช่าอาคารมา 180,000 บาท เป็นค่าเช่ารับล่วงหน้าในระยะ 1 ปี โดยรับเงินตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2558 ดังนั้นแล้ว ในงวดนี้จะเป็นรายได้ 3 เดือน และเป็นรายได้รับล่วงหน้า 9 เดือน สามารถคำนวณยอดได้คือ 180,000/12 = 15,000 เป็นการคำนวณหามูลค่าในแต่ละเดือน ถ้าจะเป็นรายได้งวดหน้า 45,000(15,000*3) และเป็นรายได้รับล่วงหน้า 1350,00(15,000*9) เมื่อเราทราบยอดแล้วจะทำการปรับปรุงตามวิธีลงที่กิจการได้ลงไว้
การลงบัญชีไว้เป็นรายได้รับล่วงหน้า Dr. เงินสด 180,000 เมื่อสินงวดจึงต้องมีการปรับปรุงยอดบัญชีดังนี้ Dr. ค่าเช่ารับล่วงหน้า 45,000 เมื่อนำไปแสดงในบัญชีแยกประเภทจะมียอดยกไปเป็นค่าเช่ารับล่วงหน้า 135,000 2.ลงไว้เป็นรายได้ ทางกิจการจะลงไว้เป็นรายได้ทั้งหมด 180,000 ตามจริงแล้วจะมีบางส่วนที่เป็นรายได้รับล่วงหน้าด้วย จำเป็นที่จะต้องปรับปรุงเพื่อตัดยอดออก 135,000 ที่เป็นรายได้ค่าเช่ารับล่วงหน้า เดิมบันทึกเป็นรายได้ทั้งหมด Dr. เงินสด 180,000 ทำการปรับปรุงด้วยการนำยอด 135,000 ที่เป็นส่วนของรายได้รับล่วงหน้ามาปรับปรุง Dr. ค่าเช่ารับ 135,000 เมื่อรับยอดรายได้รับล่วงหน้าและยอดรายได้ในงวดนี้แล้วจะแสดงในบัญชีแยกประเภทดังนี้
เมื่อทำการปรับปรุงแล้ว จะมียอดแสดงในงบแสดงฐานะการเงิน ในส่วนหนี้สินและส่วนของเจ้าของ และรายได้จะไปอยู่ที่งบกำไรขาดทุน 4.รายได้ค้างรับ (Accrued Revenues) Dr. รายได้ค้างรับ XX ตัวอย่าง กิจการได้ซื้อพันธบัตรรัฐบาลมูลค่า 1,200,000 ในวันที่ 1 พฤษภาคม โดยมีอัตราดอกเบี้ย 6% ต่อปี ซึ่งจะมีการจ่ายดอกเบี้ยทุกวันที่ 30 เมษายน ของทุกปี การคำนวณก็จะได้ดอกเบี้ยที่ยังไม่ได้จ่ายให้กับเรา 8 เดือนเท่ากับ 48,000 เป็นยอดที่จะนำไปปรับปรุงดอกเบี้ยค้างรับ Dr. ดอกเบี้ยค้างรับ 48,000 ยอดจะนำไปลงในบัญชีแยกประเภทดังนี้ และจะแสดงในงบกำไรขาดทุนในส่วนของรายได้อื่นเป็นดอกเบี้ยรับ และดอกเบี้ยค้างรับจะแสดงในงบแสดงฐานะการเงินในสินทรัพย์หมุนเวียน 10.การบันทึกบัญชีรายการปรับปรุง การปิดบัญชี คือ การทำให้ตัวเลขในบัญชีตรงกับความเป็นจริง บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายจะถูกปิดยอดคงเหลือ โอนไปบัญชีกำไรขาดทุน และยอดคงเหลือของบัญชีกำไรขาดทุนจะโอนไปยังบัญชีทุนพร้อมๆ กับยอดคงเหลือของบัญชี ถอนใช้ส่วนตัว กิจการสามารถพิสูจน์ความถูกต้องของยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทได้โดยการทำงบทดลอง หลังปิดบัญชี การปิดบัญชี (Closing Entries) หมายถึง การโอนบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบัญชีทุน ซึ่งเป็นบัญชีชั่วคราว ได้แก่บัญชีถอนใช้ส่วนตัว บัญชีรายได้ และบัญชีค่าใช้จ่าย ไปยังบัญชีทุน เพื่อหายอดคงเหลือของบัญชีทุนที่ถูกต้อง ณ วันสิ้นงวดบัญชี รวมทั้งการหายอด คงเหลือ ของบัญชีสินทรัพย์ และหนี้สิน ซึ่งหลังจากทำการปิดบัญชีแล้ว บัญชีที่เหลืออยู่ ได้แก่ บัญชีสินทรัพย์ บัญชีหนี้สิน และบัญชีทุน เพื่อยกไปยังงวดบัญชีถัดไป การปิดบัญชีจะบันทึกตามหลักการบัญชีปกติ คือ จะทำการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปแล้วผ่านไปยังบัญชีแยกประเภทดังนี้ 1. บันทึกรายการปิดบัญชีประเภทรายได้และประเภทค่าใช้จ่ายในสมุดรายวันทั่วไป 2. ผ่านรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง การปิดบัญชีมีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 บันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป 1.1 บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน 1.2 บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน 1.3 บันทึกรายการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีส่วนของเจ้าของ(ทุน) 1.4 บันทึกรายการปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัวหรือเงินถอนเข้าบัญชีทุน ขั้นตอนที่ 2 ผ่านรายการปิดบัญชี จากสมุดรายวันทั่วไปไปยังสมุดแยกประเภททั่วไป ขั้นตอนที่ 3 การปิดบัญชีทรัพย์สิน หนี้สินและส่วนของเจ้าของ ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ขั้นตอนที่ 4 การจัดทำงบทดลองหลังการปิดบัญชี การบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป 1. บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน เดบิต รายได้ (ระบุชื่อ) xx เครดิต กำไรขาดทุน xx 2. บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน เดบิต กำไรขาดทุน xx เครดิต ค่าใช้จ่าย (ระบุชื่อ) xx 3. บันทึกรายการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีส่วนของเจ้าของ(ทุน) * ถ้ารายได้มากกว่าค่าใช้จ่าย จะมีผลกำไรสุทธิ ซึ่งทำให้บัญชีส่วนของเจ้าของ(บัญชีทุน) เพิ่มขึ้นจะบันทึก ดังนี้ เดบิต กำไรขาดทุน xx เครดิต ทุน................... xx * ถ้ารายได้น้อยกว่าค่าใช้จ่าย จะมีผลขาดทุนสุทธิ ซึ่งทำให้บัญชีส่วนของเจ้าของ (บัญชีทุน)ลดลงจะบันทึก ดังนี้ เดบิต ทุน................... xx เครดิต กำไรขาดทุน xx 4. บันทึกรายการปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัวหรือเงินถอนเข้าบัญชีทุน เดบิต ทุน................... xx เครดิต ถอนใช้ส่วนตัว/เงินถอน xx ตัวอย่าง การบันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป ตัวอย่างการปิดบัญชี สินทรัพย์ หนี้สิน และทุน ในบัญชีแยกประเภททั่วไป 12.การจัดทำงบการเงินของกิจการเจ้าของคนเดียว ประเภทธุรกิจบริการ การบัญชีเกี่ยวกับส่วนของเจ้าของ – กิจการเจ้าของคนเดียว บัญชีที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับส่วนของเจ้าของของกิจการเจ้าของคนเดียวได้แก่ บัญชีทุน และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว ซึ่งมีหลักเกณฑ์ในการบันทึกบัญชี ดังนี้ บัญชีทุน (Capital Account) เป็นบัญชีที่ใช้บันทึกสินทรัพย์ที่เจ้าของกิจการนำมาลงทุน การถอนทุน และบันทึกการรับผลการดำเนินงานของกิจการ ณ สิ้นงวดบัญชี บัญชีถอนใช้ส่วนตัว (Drawing Account) เป็นบัญชีที่ใช้บันทึกเมื่อเจ้าของกิจการถอนกำไรไปใช้ล่วงหน้า บัญชีถอนใช้ส่วนตัวเป็นบัญชีปรับมูลค่าบัญชีทุน โดยสิ้นปีกิจการต้องปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัวเข้าบัญชีทุน ตัวอย่างที่ 1 นางสาวพิมพา เปิดร้านเสริมสวย ชื่อร้าน “พิมพาซาลอน” รายการค้าที่เกิดขึ้นในปี 25X1 มีดังนี้ ม.ค. 1 นำเงินสดมาลงทุน 100,000 บาท มิ.ย. 1 ถอนเงินสดของกิจการไปใช้ส่วนตัว 10,000 บาท พ.ย. 10 ถอนทุนออก 20,000 บาท ธ.ค. 31 กิจการมีกำไรสุทธิ 15,000 บาท การบันทึกบัญชีมีดังนี้ วันที่ รายการ เลขที่บัญชี เดบิต เครดิต 25X1 ม.ค. 1 เงินสด 100,000 - ทุน-น.ส.พิมพา 100,000 - บันทึกการนำเงินสดมาลงทุน มิ.ย. 1 ถอนใช้ส่วนตัว 10,000 - เงินสด 10,000 - บันทึกการถอนใช้ส่วนตัว พ.ย. 10 ทุน-น.ส.พิมพา 20,000 - เงินสด 20,000 - บันทึกการถอนทุน ธ.ค. 31 กำไรขาดทุน 15,000 - ทุน-น.ส.พิมพา 15,000 - กำไรสุทธิประจำปี มิ.ย. 1 ทุน-น.ส.พิมพา 10,000 - ถอนใช้ส่วนตัว 10,000 - บันทึกโอนถอนใช้ส่วนตัวเข้าบัญชีทุน การแสดงรายการในงบดุล ร้านพิมพาซาลอน งบดุล (บางส่วน) วันที่ 31 ธันวาคม 25X1 ส่วนของเจ้าของ ทุน 80,000 บวก กำไรสุทธิ 15,000 รวม 95,000 หัก ถอนใช้ส่วนตัว (10,000) รวมส่วนของเจ้าของ 85,000 ห้างหุ้นส่วน ห้างหุ้นส่วนเกิดจากบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไปร่วมกันจัดตั้งกิจการเพื่อดำเนินงานและแบ่งผลการดำเนินงานตามสัดส่วนที่ตกลงกัน ประเภทของห้างหุ้นส่วน 1. ห้างหุ้นส่วนสามัญ หมายถึง ห้างหุ้นส่วนที่ผู้เป็นหุ้นส่วนทุกคนต้องรับผิดชอบในหนี้สินของกิจการไม่จำกัดจำนวน 2. ห้างหุ้นส่วนจำกัด หมายถึง ห้างหุ้นส่วนที่มีผู้เป็นหุ้นส่วนอย่างน้อย 1 คนรับผิดชอบในหนี้สินของกิจการไม่จำกัดจำนวน การบัญชีเกี่ยวกับส่วนของเจ้าของ – ห้างหุ้นส่วน บัญชีที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับส่วนของเจ้าของของกิจการห้างหุ้นส่วนได้แก่ บัญชีทุน และบัญชีกระแสทุน ซึ่งมีหลักเกณฑ์ในการบันทึกบัญชี ดังนี้ บัญชีทุน เป็นบัญชีที่ใช้บันทึกสินทรัพย์ที่ผู้เป็นหุ้นส่วนของกิจการนำมาลงทุน และการถอนทุน บัญชีกระแสทุน เป็นบัญชีที่ใช้บันทึกการถอนกำไรไปใช้ก่อนล่วงหน้า และบันทึกการรับผลการดำเนินงาน ณ วันสิ้นงวดบัญชี ตัวอย่างที่ 2 เมื่อวันที่ 1 มกราคม 25X1 นายแดงและนายเขียว ตกลงเปิดกิจการห้างหุ้นส่วนจำกัด “เขียวแดงโอชา” เพื่อจำนวนอาหาร โดยตกลงแบ่งผลการดำเนินงานในอัตรา 3 ต่อ 2 รายการค้าที่เกิดขึ้นระหว่างปี 25X1 มีดังนี้ ม.ค. 1 นายแดงและนายเขียวนำเงินสดมาลงทุน 100,000 บาทและ 80,000 บาท ตามลำดับ มิ.ย. 1 นายแดงและนายเขียวถอนเงินสดของกิจการไปใช้ส่วนตัว 10,000 บาท และ 12,000 บาทตามลำดับ ธ.ค. 31 กิจการมีกำไรสุทธิ 20,000 บาท และผู้เป็นหุ้นส่วนตกลงแบ่งกำไรทั้งจำนวน การแยกประเภทธุรกิจ การดำเนินธุรกิจในปัจจับันไม่ว่าจะจัดตั้งรูปแบบใดๆ เราสามารถแบ่งได้ 3 ประเภท ดังนี้ 1. ธุรกิจพาณิชยกรรมหรือธุรกิจแบบซื้อมาขายไป เป็นธุรกิจที่กิจการซื้อสินค้าสำเร็จรูปมาแล้วก็ขายออกไป รายได้ของธุรกิจนี้คือรายได้จากการขาย การจัดการทางการเงินไม่ซับซ้อน เนื่องจากไม่มีต้นทุนทางการผลิต มีเพียงต้นทุนในการซื้อสินค้าเท่านั้น 2. ธุรกิจอุตสาหกรรมหรือธุรกิจประเภทผลิต เป็นธุรกิจที่ต้องซื้อวัตถุดิบ แล้วนำเข้าสู่การผลิต โดยใช้แรงงานและค่าใช้จ่ายในการผลิต ผลที่ออกมาคือสินค้าสำเร็จรูป รายได้ของธุรกิจนี้คือรายได้จากการขาย การจัดทำรายงานทางการเงินค่อนข้างที่จะยุ่งยาก เนื่องจากต้องคำนวณต้นทุนการผลิตค่อนข้างซับซ้อน 3. ธุรกิจบริการ เป็นธุรกิจที่ให้บริการในรูปแบบของแรงงาน รายได้มาจากค่าบริการที่คิดจากลูกค้า ซึ่งอยู่ในลักษณะค่าธรรมเนียม ค่านายหน้า ค่าบริการ และค่าเช่า เป็นต้น สำหรับต้นทุนส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบของแรงงาน รูปแบบของธุรกิจ 1. กิจการแบบเจ้าของคนเดียว คือ บุคคลคนเดียวเป็นเจ้าของ ซึ่งจะนำเงินหรือทรัพย์สินมาลงทุน จะดำเนินกิจการและรับผิดชอบทุกอย่างเอง ข้อเสียคือ เจ้าของต้องรับผิดชอบหนี้สินอย่างไม่จำกัดจำนวนและไม่สามารถระดมทุนจากผู้ถือหุ้นได้ ทุนต้องทาจากเจ้าของหรือแหล่งเงินกู้เท่านั้น 2. กิจการแบบห้างหุ้นส่วน คือ การดำเนินงานที่มี 2 คนขึ้นไป โดยตกลงเข้าหุ้นกัน ส่วนการลงทุนไม่จำเป็นต้องเป็นสัดส่วนที่เท่ากันเสมอไป ผลตอบแทนก็เช่นกัน ขึ้นอยู่กับการตกลงกัน โดยจะแบ่งหุ้นส่วนออกเป็น 2 ประเภท 2.1 ห้างหุ้นส่วนสามัญ ผู้เป็นหุ้นส่วนทุกคนจะต้องรับผิดชอบกับหนี้สินทั้งหมดอย่างไม่จำกัดจำนวน และจะจดทะเบียนหรือไม่จดก็ได้ 2.2 ห้างหุ้นส่วนจำกัด เป็นห้างหุ้นส่วนที่มีผู้มีหุ้นส่วน 2 ประเภท คือ ผู้เป็นห้างหุ้นส่วนประเภทจำกัดความรับผิดชอบ และห้างหุ้นส่วนแบบไม่จำกัดความรับผิดชอบ 3. บริษัทจำกัด คือ เป็นกลุ่มบุคคลที่มีตั้งแต่ 7 คนขึ้นไป ร่วมกันลงทุน ในรูปของนิติบุคคล โดยจดทะเบียนบริษัทแยกต่างหากออกจากส่วนของเจ้าของ แบ่งทุนออกเป็นหุ้นๆ |
เฉลย การบัญชีเบื้องต้น 1 บทที่ 1
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.frojeostern Inc.
