ด้วยงานอดิเรกและงานประจำที่ทำอยู่ ทำให้ผมได้รับจดหมายหรืออีเมลเพื่อเชิญเป็นวิทยากร หรือขอสัมภาษณ์ โดยน้องๆ นักศึกษาบ้างเป็นครั้งคราว แต่มีบางครั้งที่อีเมลที่น้องส่งเข้ามาทำเอาผมอึ้งไปเลยทีเดียวครับ เลยทำให้รู้สึกว่ามาเขียนบล็อกเพื่อแนะนำแนวทางในการเขียนจดหมาย หรือ อีเมล ถึงตัวบุคคลหรือตัวองค์กร เพื่อขอความอนุเคราะห์ หรือขอสัมภาษณ์ เอาไว้ตรงนี้ดีกว่า เผื่อจะได้เป็นประโยชน์แก่น้องๆ และคนทั่วไปได้ครับ Show การบ้านที่ต้องทำก่อนจะเขียนจดหมายหรืออีเมลหรือบุคคลหรือองค์กรการเขียนจดหมายหรืออีเมลถึงบุคคลหรือองค์กร ยิ่งถ้าไม่ได้รู้จักกันเป็นการส่วนตัวกันมาก่อน ยิ่งต้องทำการบ้านให้ดีครับ เพราะจดหมายหรืออีเมลที่เราส่งไปจะเป็น ความประทับใจแรก ที่คนคนนั้นหรือองค์กรนั้นๆ จะมีต่อเรานะครับ ฉะนั้นคุณควรที่จะ…
การเขียนจดหมายหรืออีเมลเพื่อขอความอนุเคราะห์ขอเริ่มด้วยการเขียนจดหมายหรืออีเมลเพื่อขอความอนุเคราะห์ก่อนนะครับ จดหมายหรืออีเมลประเภทนี้คือ เขียนไปขอความช่วยเหลือครับ เช่น ขอสปอนเซอร์ (เป็นของหรือเป็นเงิน) มาช่วยกิจกรรมหรือโครงการของเราครับ โครงสร้างของจดหมายแบบนี้มันจะเป็นอย่างนี้ครับ ขึ้นต้นจดหมาย วันที่: ใส่วันเดือนปีที่ออกจดหมายหรืออีเมลฉบับนี้ เวลาเขียนถึงองค์กร (จะเป็นบริษัท หน่วยงานราชการ หรือพวกองค์กร มูลนิธิต่างๆ) มันมักจะมีบุคคลที่เรียกว่า Focal point หรือ คนที่ทำหน้าที่รอรับการติดต่อจากบุคคลภายนอก แต่บ่อยครั้งมักจะเป็นคนละคนกับคนที่เราจะเขียนจดหมายหรืออีเมลถึงนะครับ ฉะนั้นควรติดต่อไปที่ Focal point ก่อนว่า เราควรจะเขียนถึงใครดี เพราะแต่ละองค์กรก็อาจจะแตกต่างกันออกไป เช่น สมมติเราจะเขียนขอความอนุเคราะห์จากบริษัท A เพื่อขอสปอนเซอร์ คนที่เราควรเขียนถึงอาจจะเป็น ผู้จัดการทั่วไป แต่พอจะเขียนถึงบริษัท B อาจจะกลายเป็น ผู้จัดการฝ่าย CSR ก็เป็นไปได้ การเรียนถึงบุคคลที่ถูกต้อง จะช่วยให้จดหมายหรืออีเมลเราไม่ตกหล่น และได้รับการตอบรับ (หรือปฏิเสธ) ที่รวดเร็วยิ่งขึ้น ตัวเนื้อหาจดหมาย อย่าเขียนให้มันยืดเยื้อครับ ยาวเกินไปไม่มีใครอยากอ่าน เขียนให้ละเอียดแต่กระชับไม่เวิ่นเว้อ ปกติแล้วเขาจะแบ่งออกเป็นสามย่อหน้า โดยมีลำดับเนื้อหาตามนี้
แล้วปิดท้ายเป็น ขอแสดงความนับถือ เซ็นลายเซ็นตรงนี้ ชื่อ-นามสกุล [ถ้ามีตำแหน่ง ก็ใส่ไว้ตรงนี้ด้วย] [ถ้าใส่ตำแหน่งแล้ว ใส่สังกัดด้วยครับ] ตัวอย่างแบบง่ายๆลองสมมติสถานการณ์ขึ้นมาครับ ผมเป็นนักศึกษา คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี จะเขียนจดหมายไปขอความอนุเคราะห์จากบริษัท เอบีซีดีอีเอฟจี จำกัด (มหาชน) เพื่อขอเงินสนับสนุนจำนวน 100,000 บาท มาใช้ในกิจกรรมออกค่ายการศึกษา ที่อำเภออุ้มผาง จังหวัดแม่ฮ่องสอน ผมพบว่าต้องเขียนจดหมายหาผู้จัดการทั่วไป ผมก็จะเขียนประมาณนี้ครับ
วันที่ 1 กันยายน พ.ศ. 2561 เรื่อง: ขอความอนุเคราะห์เงินสนับสนุนกิจกรรมออกค่ายเพื่อการศึกษา ที่จังหวัดแม่ฮ่องสอน ด้วยคณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี จะมีการจัดกิจกรรมออกค่ายเพื่อการศึกษาเป็นประจำทุกปี โดยปีนี้กิจกรรมดังกล่าวจะจัดขึ้นที่จังหวัดแม่ฮ่องสอน ในระหว่างวันที่ 2 – 9 ตุลาคม พ.ศ. 2561 โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ความช่วยเหลือด้านการศึกษาแก่เด็กชาติพันธุ์ในพื้นที่อำเภออุ้มผาง จังหวัดแม่ฮ่องสอน โดยจัดให้มีการเรียนการสอนวิชาต่างๆ อาทิ คณิตศาสตร์ ภาษาไทย สังคมศาสตร์ โดยมีกลุ่มเป้าหมายเป็นเด็กชาติพันธุ์อายุระหว่าง 6 – 15 ปี ในพื้นที่ จำนวน 350 คน และมีอาสาสมัครนักศึกษาจากคณะต่างๆ ในมหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี จำนวนทั้งสิ้น 25 คนในการออกค่าย คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี จึงเรียนมาเพื่อขอความอนุเคราะห์การสนับสนุนเพื่อจัดกิจกรรมดังกล่าว เป็นเงินจำนวน 100,000 บาท (รายละเอียดของค่าใช้จ่ายตามเอกสารแนบ) โดยคณะยินดีที่จะให้การประชาสัมพันธ์บริษัทของท่านภายในกิจกรรมออกค่ายในรูปแบบของป้ายไวนิล พร้อมโลโก้และชื่อของบริษัทของท่าน ณ จุดจัดกิจกรรม คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี หวังเป็นอย่างยิ่งที่ท่านจะให้การพิจารณาและสนับสนุนกิจกรรมดังกล่าว ขอแสดงความนับถือ นาย ณเดชน์ ทานุกินะยะ ประธานนักศึกษา คณะรัฐศาสตร์ รุ่น 61 มหาวิทยาลัยเอ็กซ์วายซี ขอแสดงความนับถือ
นาย ณเดชน์ ทานุกินะยะ
หมายเหตุ: ตรงช่วงขอแสดงความนับถือด้านบน เนื่องจากข้อจำกัดใน Layout ของบล็อก ผมเลยไม่สามารถจัดให้มันเหมาะสมได้ ที่ถูกต้อง มันควรจะเป็นการจัดข้อมูลในจุดนี้ให้ชิดขวา แต่ว่าจริงๆ แต่ละบรรทัด มันควรจะพยายามถูกจัดให้อยู่กึ่งกลางของกันและกัน แบบนี้ ฉะนั้น หากจะก็อปปี้ไปใช้ ให้ระวังจุดนี้ด้วยนะครับ
ขอแสดงความนับถือ นาย ณเดชน์ ทานุกิมิยะ
กรณีที่ส่งเป็นอีเมล ตัวเนื้อหาอีเมลจะเป็นการเกริ่นนำปกติแล้วเพื่อความเป็นทางการ จดหมายควรจะถูกส่งเป็นกระดาษ ไปถึงที่ตัวบุคคลหรือองค์กรนั้นๆ ครับ แต่ในยุครักษ์โลกแบบนี้ บางทีการส่งทุกอย่างเป็นอีเมลก็เป็นเรื่องอลุ้มอล่วยได้เช่นกัน แต่ถ้าเป็นแบบนั้น ตัวจดหมายขอความอนุเคราะห์และเอกสารแนบต่างๆ จะถูกทำเป็นไฟล์ PDF แนบไปกับอีเมล และเนื้อหาของอีเมลก็จะเป็นการเกริ่นนำไปยังตัวจดหมายอีกที เนื้อหาของอีเมลก์จะประมาณนี้ครับ
เห็นแมะ … การเขียนจดหมายเพื่อขอความอนุเคราะห์มันก็ไม่ได้มีอะไรยากครับ จริงๆ แล้ว อยากจะบอกว่า ถ้าน้องๆ นักศึกษายังนึกไม่ออกว่าจะเขียนอะไรยังไง คนแรกที่น้องๆ ถามได้เลยอะ คือ อาจารย์ของน้องๆ ที่เป็นคนสั่งงานนั่นแหละครับ ถ้าเรียนมหาวิทยาลัยแล้ว มันหมดเวลาที่อาจารย์จะเป็นคนป้อนให้น้องๆ แล้วครับ น้องอยากได้อะไร อยากรู้อะไร ถ้าไม่ไปค้นคว้าหามาเอง ก็ต้องเอ่ยปากถามครับ |