ในกระบวนการขั้นตอนสมัครงาน เมื่อผู้สมัครต้องการจะสมัครงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง ก่อนที่จะร่อนใบสมัครไปยังฝ่าย HR ขององค์กรนั้น ๆ ผู้สมัครงานจำเป็นต้องอ่านรายละเอียดการรับสมัครงานอย่างครบถ้วนก่อนตัดสินใจ ซึ่งรายละเอียดการรับสมัครงานนั้น ฝ่าย HR จะทำหน้าที่ประสานงานกับหัวหน้าแผนกต่าง ๆ เพื่อเขียนรายละเอียดในการประกาศรับสมัครงาน Show
สำหรับ HR คนไหนที่ยังไม่มีความรู้ในเรื่องของการเขียน job description งานในบทความนี้ GreatDay HR จะอาสาพาคุณผู้อ่านไปรู้จักกับการเขียน job description งานให้เป๊ะปังจนผู้สมัครงานอยากส่งเรซูเม่มาหา Job description คืออะไรJob description หรือที่เรียกในชื่อสั้น ๆ ว่า JD คือ รายละเอียดต่าง ๆ ที่บ่งบอกถึงขอบเขตในหน้าที่การงานตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง รวมไปถึงความรับผิดชอบของงานในตำแหน่งนั้น ๆ และยังมีการบอกรายละเอียดอีกด้วยว่าต้องการบุคคลที่มีความสามารถแบบไหนบ้างเพื่อเข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้ Job description งานมีความสำคัญอย่างไรหลาย ๆ องค์กรมักมองข้ามความสำคัญของ Job description เนื่องจากคิดว่าเป็นงานที่จุกจิก รายละเอียดเยอะ และไม่คุ้มค่ากับเวลาทำงาน เนื่องจากอาตคิดว่างานอื่น ๆ มีความสำคัญมากกว่า แต่จริง ๆ แล้ว job description ที่ดี มีผลกระทบต่อการทำงานมากกว่าที่หลาย ๆ คนคิด เพราะถือว่าเป็นแนวทางในการทำงาน และเป็นตัวกำหนดหน้าที่บทบาทของพนักงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง โดยความสำคัญของ job description มีดังนี้ ช่วยดึงดูดผู้สมัครงานที่ใช่วัตถุประสงค์ของการเขียน job description คือ เพื่อให้แน่ใจว่าหน้าที่การงานนั้น ๆ จะตอบสนองความต้องการขององค์กรได้เป็นอย่างดี และถือเป็นมาตรฐานในการใช้ในการคัดเลือกผู้มีความสามารถที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น ๆ ให้เข้ามาทำงาน เมื่อคุณระบุคุณสมบัติสำหรับบทบาทหน้าที่นั้น ๆ อย่างชัดเจนแล้ว จะมีโอกาสน้อยมากที่จะได้พนักงานใหม่ที่ไม่ตรงตามเกณฑ์ อีกทั้งยังช่วยองค์กรประหยัดเวลาในการรับสมัครงาน โดยใช้เป็นมาตรฐานในการคัดเลือกใบสมัครที่ถูกส่งเข้ามา ซึ่งจะช่วยคัดกรองผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามที่องค์กรต้องการ ช่วยเป็นแนวทางในการฝึกอบรมพนักงานการจัดทำคู่มือการอบรมพนักงานนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย job description จึงถือเป็นส่ิงที่ช่วยกำหนดแนวทางในการฝึกอบรมพนักงานในตำแหน่งต่าง ๆ โดย job description ที่มีรายละเอียดครบถ้วนนั้นจะช่วยให้การเขียนคู่มืออบรมพนักงานเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น เพี่ะจะทำให้ทราบว่าพนักงานใหม่ขาดความรู้ ทักษะ หรือคุณสมบัติตรงไหนบ้าง และตำแหน่งใดบ้างที่พนักงานอาจต้องได้รับการฝึกอบรมเพิ่มเติม ช่วยประเมินความพึงพอใจของพนักงานและป้องกันพนักงานลาออกรายละเอียดงานหรือ job description งานถือเป็นภาพรวมตัวอย่างว่าชีวิตการทำงานของผู้สมัครงานกับองค์กรจะเป็นอย่างไร หากองค์กรไม่นำเสนอรายละเอียดต่าง ๆ ของ job description งานอย่างชัดเจน อาจนำไปสู่ปัญหาพนักงานสับสนหรือรู้สึกว่ารายละเอียดงานต่าง ๆ ไม่เป็นไปตามที่ตกลงกันไว้ ซึ่งอาจเป็นสาเหตุที่ทำให้พนักงานในองค์กรไม่รู้สึกพึงพอใจในการทำงาน หรืออาจทำให้เกิดการลาออกจากงานได้ แต่ในทางกลับกัน หาก job description มีความชัดเจนและให้ข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน พนักงานจะรับทราบหน้าที่การทำงานได้อย่างชัดเจน และทำให้การทำงานนั้นมีความราบรื่นมากย่ิงขึ้น ช่วยวัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานJob description ถือเป็นมาตรฐานในการวัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้เป็นอย่างดี เพราะเป็นตัวกำหนดมาตรฐานถึงสิ่งที่พนักงานคนหนึ่งในตำแหน่งนั้น ๆ ต้องทำให้บรรลุจุดประสงค์และเป้าหมายขององค์กรให้ได้ ส่วนประกอบของ job descriptionรายละเอียดงานใน job description ประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้ ตำแหน่งงานตำแหน่งงานเป็นคำอธิบายสั้น ๆ ซึ่งเป็นส่วนที่ช่วยสะท้อนถึงเนื้อหา วัตถุประสงค์ และขอบเขตของงาน และสอดคล้องกับตำแหน่งงานอื่น ๆ ที่มีบทบาทคล้ายคลึงกัน วัตถุประสงค์งานวัตถุประสงค์ของงานจะแสดงให้เห็นถึงภาพรวมของบทบาทและขอบเขตความรับผิดชอบของงานซึ่งเรียกง่าย ๆ ว่าเป็นส่วนที่ทำให้รู้ว่า “ทำไมงานนี้ถึงมีอยู่ในองค์กรนี้” หน้าที่การงานและความรับผิดชอบส่วนนี้ประกอบด้วยคำอธิบายหน้าที่และความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย เป็นส่วนที่อธิบายลักษณะของงาน โดยต้องบอกว่างานที่ต้องรับผิดชอบนั้นเป็นอย่างไร ทำงานที่ไหน หรือต้องทำงานนี้บ่อยเพียงใด คุณสมบัติที่จำเป็นในส่วนนี้จะบ่งบอกถึงความรู้ความสามารถที่จำเป็นในการทำงานตำแหน่งนั้น ๆ (เช่น ระดับการศึกษา ประสบการณ์ ความรู้ ทักษะ และความสามารถต่าง ๆ) ที่จำเป็นในการทำงาน สภาพการทำงานใน job description งานควรระบุสภาพการทำงานและความต้องการทางกายภาพที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหน้าที่ต่าง ๆ อย่างชัดเจน โดยสิ่งที่ต้องระบุในส่วนของสภาพการทำงาน มีดังนี้
เขียน Job description อย่างไรให้ตรงใจผู้สมัครการเขียน job description ควรมีการวางแผนและจัดเตรียมรายละเอียดเนื้อหาทั้งหมดอย่างถูกต้อง เพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ของพนักงานในตำแหน่งนั้น ๆ โดยเคล็ดลับในการเขียน job description ให้ดูน่าอ่าน มีเคล็ดลับดังต่อไปนี้ ถ้าต้นไม้ที่เราปลูกไว้ดอกไม่สวย สีไม่สด เหมือนกับพันธุ์ที่เราได้มา หลายครั้งที่เราตัดแต่งกิ่ง กำจัดเพลี้ยซึ่งเป็นศัตรูพืชไปแล้ว ย้ายที่ปลูกก็แล้ว ตัดต้นไม้ใหญ่บดบังแสงอาทิตย์แล้ว และทำหลายๆอย่างแล้ว แต่ก็ยังไม่ดีขึ้น ดอกไม้ก็ยังไม่สวยเหมือนเดิม หรือถ้าบ้านใครก็ตามที่มีปัญหาเรื่องกลิ่นจากห้องน้ำ แม้ว่าจะใช้น้ำยาดับกลิ่นอย่างดีแล้ว เจาะรูระบายอากาศเพิ่มขึ้นแล้ว รวมถึงมีการย้ายประตูห้องน้ำก็ทำมาแล้ว แต่...กลิ่นอันไม่พึงประสงค์ก็ยังไม่หายกรณีดังกล่าวนี้ให้สันนิษฐานไว้ก่อนเลยว่าปัญหาที่เกิดขึ้นไม่ใช่เป็นปัญหาที่มองเห็นได้ด้วยตาเปล่าเสียแล้ว ไม่ใช่ปัญหาที่เกิดจากส่วนใดส่วนหนึ่งเสียแล้ว แต่....น่าจะเป็นปัญหาที่เกิดจากฐานราก เช่น ต้นไม้ที่ออกดอกไม่สวยอาจจะเกิดจากดินไม่ดี ธาตุที่เป็นประโยชน์ต่อต้นไม้ชนิดนั้นไม่เพียงพอ หรือในกรณีกลิ่นของห้องน้ำอาจจะเกิดจากการวางระบบท่อและแผนผังของห้องน้ำไม่ดีก็ได้ ปัญหาการบริหารคนในองค์กรก็เช่นเดียวกัน หลายครั้งที่เราไปแก้ปัญหากันที่ปลายเหตุเหมือนกับการแก้ปัญหาของดอกไม้สวย กลิ่นเหม็นของห้องน้ำ แก้ไปแก้มาก็ไม่มีวิธีไหนที่สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างถาวร แก้ได้เพียงชั่วครั้งชั่วคราวเท่านั้น สาเหตุสำคัญอย่างหนึ่งที่ทำให้เกิดปัญหาในการบริหารคนขององค์กรคือ ปัญหาเชิงโครงสร้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงสร้างของการแบ่งหน้าที่งานหรือเรามักจะเรียกกันว่า Job Description (JD) หลายองค์กรฮิตเขียน JD กันตามกระแส เช่น ช่วงนี้กระแสของการเขียน JD บนพื้นฐานของตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicator) และความสามารถ (Competency) กำลังฮิต ก็เฮละโลทำกันเสียเงินเสียทองเสียเวลากันไปมากมายแต่สุดท้ายก็ได้แค่กระดาษที่ไม่ได้นำไปใช้ประโยชน์อะไร เพราะอะไรจึงเป็นเช่นนั้น.....ก็เพราะว่าเราไปแก้ไขปัญหาที่ปลายเหตุนั่นเอง แล้วทำอย่างไรจึงจะเรียกว่าแก้ไขปัญหาได้ตรงจุด เพื่อให้องค์กรต่างๆนำไปใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาใบกำหนดหน้าที่งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผมจึงขอเสนอแนะแนวทางดังนี้
งานสรรหาพนักงาน (Recruitment)
ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการแผนกสรรหา เจ้าหน้าที่สรรหา
สุดท้ายนี้ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าองค์กรไหนที่กำลังจะทบทวนใบกำหนดหน้าที่งานหรือมีแผนที่ทบทวนในอนาคตอันใกล้นี้ ขอให้ลองหยุดคิดเพื่อทบทวนประเด็นต่างๆที่ผมได้นำเสนอมาก่อนนะครับ อย่างน้อยก็น่าจะทำให้ท่านพอมองเห็นจุดอ่อนเชิงโครงสร้างในปัจจุบันที่คนจริงกำลังนั่งทับกันอยู่หรือเงาของผู้ดำรงตำแหน่งบังอยู่ได้ชัดเจนและรอบด้านมากยิ่งขึ้นนะครับ
สรุป การทบทวนภารกิจหลัก โครงสร้างตำแหน่งงานและกิจกรรมหลักของหน่วยงานและตำแหน่งงาน ถือเป็นเรื่องสำคัญที่จะส่งผลต่อประสิทธิภาพของการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานและการบริหารงานด้านต่างๆขององค์กร ดังนั้น สิ่งแรกที่องค์กรควรจะทำนอกเหนือจากการจัดฝึกอบรมและหาที่ปรึกษาจากภายนอกคือ การทบทวนภารกิจ โครงสร้าง ตำแหน่งงานและการกระจายหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจนก่อน คลิกลิงค์ เพิ่มเติม ----------------------------------------------- สนั่น เถาชารี .. การพรรณนางาน (Job Description) หมายถึง ชุดของข้อมูลหรือรายละเอียดที่ได้มาจากการวิเคราะห์งาน ข้อมูล ซึ่งรายละเอียดดังกล่าวจะถูกนำเสนออย่างเป็นขั้นตอนเพื่อชี้ให้เห็นและอธิบายถึงสาระสำคัญหรือลักษณะของงาน หรือตำแหน่งงานนั้น ๆ การพรรณนางานที่ดีนั้นจะต้องสามารถใช้เปรียบเทียบกับงานอื่น ๆ ในหน่วยงานเดียวกันได้ ทั้งนี้เพื่อที่จะได้ใช้ประโยชน์ในการสำรวจอัตราค่าจ้าง หรือใช้เปรียบเทียบกับงานใหม่ที่ตั้งขึ้น โดยทั่ว ไปเนื้อหาสาระของการพรรณนางาน เพื่อใช้สำหรับประเมินค่างานจะครอบคลุมสาระสำคัญอยู่ 7 ประการคือ .1.การระบุงาน (Job Identification) เป็นการแจ้งให้ทราบถึงลักษณะทั่วไปของงาน เช่น ชื่อตำแหน่งงาน และรหัสงาน 3.หน้าที่หรืองานที่จะต้องทำ (Duties of Work Performed) เป็นการระบุถึงว่ามีภารกิจอะไรบ้างที่จะต้องปฏิบัติ เพื่อให้ทราบถึงรายละเอียดของการทำงานว่ามีอะไรที่ผู้ปฏิบัติงานนั้น ๆ ต้องรับผิดชอบ ถ้าละเลยการปฏิบัติงานนั้น ๆ จะถือว่ามีความผิด นอกจากนั้นยังระบุขอบเขตความรับผิดชอบด้วย เช่น เรื่องการประสานงาน การควบคุมดูแล การอำนวยการ .4.ปัจจัยเฉพาะที่เกี่ยวข้อง (Specific Factors Involved) เป็นการระบุว่างานนั้น ๆ โดยธรรมชาติจะมีลักษณะอย่างไร เช่น เป็นงานที่ใช้สมองและใช้ความคิด หรือเป็นงานใช้กำลังเป็นสำคัญ เพื่อที่จะได้ใช้เปรียบเทียบกับงานอื่น ๆ และใช้ประกอบการประเมินค่างานในการกำหนดค่าจ้างและเงินเดือน .5.เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง (Equipment Involved) เป็นการระบุว่างานนั้น ๆ ต้องมีเครื่องมือ เครื่องจักรอะไรบ้างประกอบการทำงาน เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องเย็บหนัง เครื่องกลึงโลหะ 7.สภาพการทำงาน (Working Conditions) เป็นการระบุเกี่ยวกับสถานที่ทำงาน สภาพแวดล้อม ความตึงเครียด ความอ่อนล้า ความสว่าง ระยะเวลาในการทำงาน ทั้งนี้เพื่อเป็นการเปรียบเทียบระหว่างส่วนงานว่ามีสภาพการทำงานแตกต่างกันอย่างไร ควรจะได้รับผลตอบแทนมากน้อยเพียงใด .อย่างไรก็ตามอาจจะพบว่าในบางองค์กร หรือบางบริษัทอาจจะเขียนการพรรณนางานไม่เหมือนกัน เช่น ในบางหน่วยงานเขียนการพรรณนางานเพื่อใช้ประโยชน์ในการรับสมัครและคัดเลือกพนักงาน ขณะที่อีกหน่วยงานจะมุ่งใช้ประโยชน์เพื่อการประเมินค่างานเป็นสำคัญ หรือในกรณีของหน่วยงานราชการที่มุ่งใช้การพรรณนางานเพื่อจำแนกตำแหน่งงานก็อาจจะเน้นในเรื่องหน้าที่ความรับผิดชอบและลักษณะงานที่ปฏิบัติโดยให้ความสำคัญแก่สภาพการทำงานน้อยมาก นอกจากนั้นค่าจ้างและเงินเดือนก็ถูกกำหนดโดยวุฒิการศึกษาเป็นหลัก .ซึ่งการจัดทำใบพรรณนางาน (Job Description) ถือเป็นส่วนที่สำคัญในการนำไปใช้สัมพันธ์ หรือออกแบบระบบการบริหารงานบุคคลในด้านต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการสรรหาบุคลากร การพัฒนาฝึกอบรม การบริหารผลตอบแทน หรือเรื่องความก้าวหน้าในสายอาชีพของบุคลากร .1. วัตถุประสงค์ของใบพรรณนางานการจัดทำใบพรรณนางาน มีวัตถุประสงค์ที่สำคัญดังต่อไปนี้1.1 เพื่อกำหนดขอบเขตหน้าที่ ความรับผิดชอบให้สอดคล้องกับตำแหน่งงาน 1.2 เพื่อป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่งงานต่าง ๆ ในองค์กร 1.3 เพื่อเป็นพื้นฐานในการประเมินค่างาน การสรรหา การพัฒนาฝึกอบรม และการประเมินผลการปฏิบัติงาน 1.4 เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานได้รับทราบขอบเขตหน้าที่งานที่ชัดเจน และเป็นลายลักษณ์อักษร .2. หลักการ/แนวคิดของใบพรรณนางาน การจัดทำใบพรรณนางาน ถือเป็นปัจจัยสำคัญของการออกแบบระบบต่าง ๆ ในเรื่องการบริหารคนในองค์กรธุรกิจเลยทีเดียว เพราะถ้าไม่มีการจัดทำใบพรรณนางาน องค์กรก็ไม่สามารถทราบได้เลยว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ มีความสำคัญมากกว่าหรือน้อยกว่าตำแหน่งงานอื่น ๆ ไม่สามารถเปรียบเทียบได้ว่าค่าตอบแทนของตำแหน่งงานนั้น ๆ แข่งขันกับตลาดได้หรือไม่ ไม่ทราบว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ ต้องการคนแบบไหน ไม่สามารถประเมินผลงานของผู้ปฏิบัติงานได้ และอาจจะทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงานได้ .นอกจากนี้ใบพรรณนางานยังเป็นเครื่องมือที่ดีในการบริหารจัดการโครงสร้างองค์กรและการวางแผนกำลังคนให้เหมาะสมกับงาน เพราะใบพรรณนางานจะเป็นเครื่องมือช่วยให้ทราบว่าตำแหน่งงานไหนควรอยู่กับหน่วยงานใด .งานบางงานควรจะรวมอยู่ด้วยกันจึงจะทำให้เกิดความเหมาะสมในเรื่องกำลังคนและเกิดประสิทธิภาพมากกว่า งานบางงานควรแยกกันคนละตำแหน่งงานหรือคนละหน่วยงานเพราะลักษณะของงานเป็นแบบที่เรียกว่า ผลประโยชน์ขัดกัน (Conflict of Interest) เช่น งานด้านอนุมัติจัดซื้อ จัดจ้าง เบิกจ่าย ควรอยู่คนละหน่วยงานกับงานฝ่ายบัญชี เพื่อให้เกิดการตรวจสอบ หรือถ่วงดุลอำนาจซึ่งกันและกันขึ้นภายในองค์กรธุรกิจ .ใบพรรณนางานเป็นเอกสารที่เขียนขึ้นเพื่อพรรณนาเกี่ยวกับงานและหน้าที่ต่าง ๆ ที่ต้องทำในงานนั้น ๆ รูปแบบของใบพรรณนางานไม่ได้กำหนดไว้แน่นอน หากแต่ปรับเปลี่ยนไปตามความเหมาะสมของแต่ละหน้าที่งาน และแต่ละองค์กร แต่อย่างน้อยใบพรรณนางานต้องประกอบไปด้วยส่วนประกอบที่สำคัญ 3 ส่วนด้วยกันคือ 1.ชื่องาน (Job Title) 2.รายละเอียดที่ระบุเกี่ยวกับงาน (Job Identification) และ 3.หน้าที่งาน (Job Duties) โดยมีรายละเอียดสำคัญของแต่ละส่วนประกอบดังต่อไปนี้ .(1) ชื่องาน (Job Title) เป็นส่วนที่มีความจำเป็นอย่างมาก ซึ่งในการกำหนดชื่องานที่ดีนั้นควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้ (2) รายละเอียดที่ระบุเกี่ยวกับงาน (Job Identification) เป็นส่วนที่จะทำให้ผู้อ่านได้ทราบถึงแผนกที่งานนั้นสังกัดอยู่ รหัสของงาน ตำแหน่งที่บังคับบัญชา ค่าจ้าง และจำนวนผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชา .(3) หน้าที่งาน (Job Duties) เป็นส่วนที่ต้องระบุอย่างชัดเจนเกี่ยวกับรายละเอียดของหน้าที่ต้องปฏิบัติ โดยหลักการทั่วไปแล้ว จะเรียงลำดับหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติเป็นข้อ ๆ และขึ้นด้วยคำกริยา โดยอาจจะระบุน้ำหนักของงานหรือระยะเวลาในการปฏิบัติงานเป็นร้อยละด้วยก็ได้ และเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานในหน้าที่งานนี้ .3. ผู้ที่มีหน้าที่จัดทำใบพรรณนางานผู้ที่มีหน้าที่จัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ ผู้บริหารระดับสูง ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงาน และผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ โดยมีรายละเอียดของหน้าที่ดังต่อไปนี้ .3.1 ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ 3.2 ฝ่ายทรัพยากรบุคคล มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ 3.3 ผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงาน มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ . 3.4 ผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ ใบพรรณนางานที่ดีควรจะมีลักษณะ 4C คือ Correct (ถูกต้อง) Clear (ชัดเจน) Concise (รัดกุม) Complete (สมบูรณ์) โดยมีรายละเอียดที่สำคัญของแต่ละ C คือ 4.2 Clear (ชัดเจน) สามารถเขียนให้เข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบได้โดยแจ่มแจ้ง ชัดเจน ปราศจากข้อกังขาสงสัย หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำ คำถามที่ไม่สื่อความหมาย เช่น ยากมาก ค่อนข้างยาก ต้องพยายามชี้แจงให้ได้ว่าประกอบด้วยอะไร ยากหรือง่ายอย่างไร เนื่องจากอะไร ถ้าจำเป็นต้องใช้ถ้อยคำทางวิชาการ ควรมีคำอธิบายขยายความให้เข้าใจไว้ในหมายเหตุ .4.3 Concise (รัดกุม) การบรรยายเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบของงานอย่างละเอียดชัดเจนในหลักการข้างต้น ต้องไม่ใช่การอธิบายเกินความเป็นจริง แต่หมายถึง การพรรณนางานในลักษณะที่สั้นและเข้าใจง่าย ทุกถ้อยคำมีความหมายไม่อธิบายอย่างวกไปวนมา .4.4 Complete (สมบูรณ์) การบรรยายลักษณะงานจะต้องครอบคลุมงานทุกด้านในตำแหน่งงานนั้น ทั้งงานที่ต้องปฏิบัติเป็นประจำและงานที่ต้องปฏิบัติเป็นครั้งคราว โดยเรียงลำดับตั้งแต่งานหลัก งานรอง โดยบรรยายตามกระบวนการปฏิบัติของงานแต่ละงาน .5. ขั้นตอนการนำไปใช้ 5.1 กำหนดกลุ่มงานหลัก (Key Result Areas) หมายถึง ลักษณะงานย่อย ๆ ของตำแหน่งงานนั้นสามารถแบ่งออกได้เป็นกี่กลุ่ม เช่น ตำแหน่งงานพนักงานขับรถบริษัทแบ่งงานย่อย ๆ ออกเป็นกลุ่ม ๆ ได้ดังนี้ ในกรณีที่เป็นตำแหน่งงานใหม่ หรือตำแหน่งงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน แต่ไม่สามารถทราบว่ากลุ่มงานหลักของตำแหน่งงานนั้น ๆ ว่ามีกี่กลุ่ม สามารถวิเคราะห์หากลุ่มงานหลักได้ดังนี้ - กำหนดกิจกรรมหรืองานที่ตำแหน่งงานนั้น ๆ จะต้องทำว่ามีอะไรบ้าง . 5.2 กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) เป็นการกำหนดว่าในแต่ละกลุ่มงานหลักนั้น จะต้องทำกิจกรรมหลักอะไรบ้าง ทั้งนี้เพื่อให้ทราบขอบเขต หน้าที่ของแต่ละกลุ่มงาน .5.3 กำหนดผลความคาดหวัง (Expected Results) คือ การวิเคราะห์ว่าองค์กรต้องการอะไรจากกลุ่มงานหลักและกิจกรรมที่ทำในกลุ่มงานหลักนั้น ๆ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ องค์กรให้ทำงานนั้นทำไม องค์กรอยากได้อะไรจากการปฏิบัติงานในเรื่องนั้น .5.4 ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators) คือ การกำหนดตัวชี้วัดที่จะบ่งบอกว่าองค์กรได้ในสิ่งที่คาดหวังหรือไม่ การกำหนดตัวชี้วัดหลักจะกำหนดจากผลที่คาดหวังเป็นหลัก .ตารางที่ 3 แสดงหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก ผลความคาดหวังและตัวชี้วัดผลงานหลัก ของตำแหน่งงานพนักงานขับรถของบริษัท กลุ่มงานหลัก หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก ผลความคาดหวัง ตัวชี้วัดผลงานหลัก * ตรวจสอบสภาพเครื่องจักรทุกครั้งก่อนและหลังการใช้งาน * นำเครื่องจักรเข้าศูนย์ซ่อมฯ * ซ่อมบำรุงรักษาด้วยตนเอง* เครื่องจักรมีอายุการใช้งานนาน * มีความปลอดภัย *เครื่องจักรได้รับการซ่อมตรงเวลา *ประหยัดค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงรักษาเครื่องจักร*ระยะทางเฉลี่ยต่อการเสียหนึ่งครั้ง *จำนวนครั้งในการเกิดอุบัติเหตุอันเนื่องมาจากสภาพเครื่องจักร *จำนวนครั้งในการนำเครื่องจักรเข้าซ่อมตรงเวลาต่อจำนวนครั้งกำหนดซ่อมเครื่องจักร *ค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงเฉลี่ยต่อกิโลเมตรการรับส่งเอกสาร*.การรับเอกสารจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง * การตรวจสอบความถูกต้อง * การส่งเอกสารให้ผู้รับ * การแจ้งผลการส่งเอกสาร* รับเอกสารได้ตรงเวลา * ส่งเอกสารได้ถูกต้อง * ส่งเอกสารได้ตรงเวลา * เอกสารไม่เสียหาย/สูญหาย *จำนวนครั้งการรับเอกสารล่าช้าต่อจำนวนครั้งการรับเอกสารทั้งหมด *จำนวนครั้งการส่งเอกสารผิดพลาดต่อจำนวนครั้งการส่งเอกสารทั้งหมด *จำนวนครั้งการส่งเอกสารล่าช้าต่อจำนวนครั้งการส่งเอกสารทั้งหมด *จำนวนข้อร้องเรียนของผู้รับ-ส่งเอกสารการรับส่งพนักงาน*รับใบขอรถจากเจ้าหน้าที่ธุรการ *รอรับ-ส่งพนักงาน *แจ้งการคืนรถพร้อมนำใบคืนรถให้เจ้าหน้าที่ธุรการ*เบิกรถได้ถูกคันที่ต้องการใช้งาน * ส่งพนักงานได้ทันเวลา * ส่งพนักงานถูกสถานที่ *พนักงานพึงพอใจต่อบริการ*จำนวนครั้งการเบิกรถได้ถูกคัน/จำนวนครั้งการเบิกรถทั้งหมด *จำนวนครั้งการส่งพนักงานตรงเวลาต่อจำนวนครั้งการส่งพนักงานทั้งหมด *จำนวนครั้งการส่งพนักงานถูกสถานที่ต่อจำนวนครั้งการส่งพนักงานทั้งหมด * คะแนนการสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้รถ * จำนวนข้อร้องเรียนของผู้ใช้รถ. ความสัมพันธ์ระหว่างการพรรณนางาน (Job Description) ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators (KPIs)) และพฤติกรรมที่พึงประสงค์ (Competency) (1) การพรรณนางาน (Job Description) จะต้องบอกได้ว่ากิจกรรมนั้นทำไปแล้วจะได้อะไร การระบุตัวชี้วัดผลงานหลักของตำแหน่งงานนั้นๆคืออะไร เป็นตัวกำหนดพฤติกรรมที่พึงประสงค์ของบุคลากรที่ตรงตำแหน่งงานนั้น ๆ ว่าควรมีพฤติกรรมที่พึงประสงค์อย่างไร จึงทำให้เกิดผลงานที่ดี .(2) ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators (KPIs)) เป็นตัวชี้วัดผลงานที่สำคัญและมีผลกระทบต่อความสำเร็จระดับองค์กร ระดับหน่วยงาน และระดับบุคคล .วัตถุประสงค์ของดัชนีชี้วัดการดำเนินงานหลัก1) เพื่อหาวิธีการวัดผลสำเร็จสำหรับองค์กรในอนาคต โดยมีแนวคิดพื้นฐาน Balanced Scorecard (BSC) เพื่อธุรกิจ 5) เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานกล่าวคือ กรณีโครงการประสบความล้มเหลว การประเมินจะช่วยให้ทราบข้อบกพร่องและสามารถเสนอแนะเพื่อปรับปรุงแก้ไขการดำเนินงานได้ 1) ตัวชี้วัดต้องให้ค่าหรือบ่งบอกคุณลักษณะที่ชัดเจนของสิ่งที่จะทำการวัดว่ามีปริมาณหรือคุณลักษณะอย่างไร ค่าของดัชนีชี้วัดการดำเนินงานหลัก 1) จำนวน (Number) คือ ตัวเลขที่แสดงถึงจำนวนสิ่งของสิ่งหนึ่ง 4) สัดส่วน (Proportion) คือ ข้อมูลที่แสดงความสัมพันธ์ ระหว่างจำนวนของเลขกลุ่มหนึ่งกับจำนวนของเลขอีกกลุ่มหนึ่ง โดยที่จำนวนเลขในกลุ่มแรกนั้นเป็นส่วนหนึ่งหรือรวมอยู่ในจำนวนของกลุ่มเลขกลุ่มหนึ่ง ควรประกอบไปด้วยปัจจัยต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ 1) มีความสอดคล้องกับ วิสัยทัศน์ ภารกิจ และกลยุทธ์ขององค์กร 3) ประกอบด้วยตัวชี้วัดทั้งที่เป็นด้านการเงิน และไม่ใช่การเงิน 7) เป็นตัวชี้วัดที่สามารถวัดได้ และเป็นที่เข้าใจของบุคคลทั่วไป ความท้าทาย (Challenges) หมายถึง ความยากหรือสิ่งที่งานในตำแหน่งงานนั้น ๆ มีความแตกต่างไปจากงานในตำแหน่งงานอื่น ๆ ในองค์กร . ความสามารถในงาน (Job Competencies) หมายถึง ความรู้ ทักษะ พฤติกรรม และทัศนคติของผู้ดำรงตำแหน่งงานที่สอดคล้องกับลักษณะความท้าทายหรือความยากของงาน ตัวอย่างเช่น ตำแหน่งพนักงานขับรถของบริษัท มีความท้าทายและความสามารถดังแสดงในตารางที่ 4 ความท้าทาย ความสามารถในงาน * มีความเสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุ * ติดต่อกับบุคคลหลายประเภท หลากหลายความต้องการ * ต้องทำงานให้เสร็จภายใต้ข้อจำกัดของสภาพแวดล้อมภายนอก* การวางแผน (Planning) * การให้บริการ (Service Mind) * จิตสำนึกด้านความปลอดภัย (Safety Awareness) * มนุษยสัมพันธ์ (Human Relations) * การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า (Problem Solving). 5.6 กำหนดวุฒิการศึกษา (Education) การกำหนดวุฒิการศึกษาให้กำหนดวุฒิการศึกษาขั้นต่ำที่ต้องการ ไม่ใช่กำหนดจากวุฒิการศึกษาของผู้ดำรงตำแหน่งในปัจจุบัน ควรจะมีการระบุให้ชัดเจนว่าวุฒิการศึกษาอะไร สาขาอะไร เช่น การกำหนดวุฒิการศึกษาไม่ควรกำหนดว่า "สาขาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง" ถ้าทราบว่าสาขาใดบ้างที่เกี่ยวข้อง ขอให้ระบุลงไปให้ชัดเจนเลย เช่น สาขาบัญชี สาขาการเงิน สาขารัฐศาสตร์ สาขานิติศาสตร์ หรือสาขาจิตวิทยา การกำหนดวุฒิการศึกษาในใบพรรณนางานนี้ อย่าเพิ่งไปนึกถึงการสรรหา แต่ต้องนึกเสมอว่าวุฒิการศึกษาที่ต้องการจริง ๆ นั้นคือวุฒิการศึกษาอะไร สาขาอะไร แต่เมื่อถึงเวลาที่จะต้องสรรหาพนักงานใหม่มาดำรงตำแหน่งนั้น สามารถปรับเปลี่ยนวุฒิการศึกษาได้ตามสถานการณ์ เมื่อถึงตอนนั้นเราสามารถระบุลงในการโฆษณารับสมัครงานได้ว่า "สาขาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง" ได้ แต่ไม่ควรระบุตั้งแต่การจัดทำใบพรรณนางาน .5.7 กำหนดประสบการณ์ (Working Experience) การกำหนดประสบการณ์ในการทำงาน อย่ากำหนดจากประสบการณ์ของผู้ดำรงตำแหน่งงานในปัจจุบันเป็นเกณฑ์ ควรจะกำหนดประสบการณ์โดยพิจารณาจากลักษณะงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ ว่าจำเป็นหรือไม่ที่จะต้องสรรหาคนที่มีประสบการณ์เข้ามาทำงาน ถ้าไม่จำเป็นก็ไม่ต้องระบุไว้ แต่ถ้าต้องการคนที่มีประสบการณ์ ควรระบุให้ชัดเจนว่าเป็นประสบการณ์การทำงานในด้านไหน เช่น ประสบการณ์ด้านการขับรถมาแล้วไม่ต่ำกว่า 3 ปี และเคยขับรถส่งเอกสารในเขตกรุงเทพฯ และปริมณฑลมาแล้วไม่ต่ำกว่า 1 ปี .5.8 กำหนดคุณสมบัติอื่น ๆ (Other) สำหรับคุณสมบัติอื่น ๆ ไม่จำเป็นต้องระบุไว้ในทุกตำแหน่ง ควรระบุเฉพาะตำแหน่งที่ต้องการคุณสมบัติพิเศษอื่น ๆ นอกเหนือจากความสามารถในงาน (Job Competencies) วุฒิการศึกษา และประสบการณ์เท่านั้น เช่น มีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์ ติดต่อสื่อสารโดยใช้ภาษาอังกฤษได้ ในบางตำแหน่งอาจจะมีคุณสมบัติบางอย่างที่กฎหมายกำหนด เช่น มีใบประกอบวิชาชีพเฉพาะ บางตำแหน่งต้องการผู้ที่สามารถเดินทางไปต่างจังหวัด หรือต่างประเทศได้ .สำหรับหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานนั้น เป็นหน้าที่ของผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงานนั้น ๆ โดยที่ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์จะทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาในการตรวจสอบวิธีการเขียนและการจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง ซึ่งถ้าเป็นไปได้ควรจัดทำใบพรรณนางานตั้งแต่ยังไม่ได้รับคนเข้ามาทำงาน เมื่อจัดทำใบพรรณนางานเสร็จแล้ว ควรจะชี้แจงให้พนักงานผู้ดำรงตำแหน่งรับทราบหรืออาจจะถ่ายสำเนาให้พนักงานเก็บไว้ด้วยก็ได้ เพราะจะทำให้เกิดความชัดเจนในการปฏิบัติงานมากยิ่งขึ้น .ในกรณีที่งานตำแหน่งนั้น ๆ ต้องเป็นกรรมการต่าง ๆ โดยตำแหน่ง ควรระบุไว้เป็นกลุ่มงานหลักอีกกลุ่มหนึ่งและวิเคราะห์เหมือนกับกลุ่มงานหลักทั่วไป แต่ถ้าการเป็นกรรมการนั้นไม่ขึ้นอยู่กับตำแหน่ง แต่จะเปลี่ยนไปตามตัวบุคคลผู้ดำรงตำแหน่ง ไม่ควรระบุไว้ในใบพรรณนางาน เพราะในบางตำแหน่งมีผู้ดำรงตำแหน่งหลายคน บางคนไม่ได้เป็นกรรมการ .ตัวอย่างใบพรรณนางานที่ใช้ในการรับสมัครงานสายงานเทคโนโลยีสารสนเทศตำแหน่งงาน ผู้จัดการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ ขอบเขตงาน 1. กำหนดนโยบายการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้เป็นไปในแนวทางเดียวกับนโยบายการดำเนินงานของบริษัท 3..ควบคุมดูแลการพัฒนาแอพพลิเคชั่นและซอฟท์แวร์ ทั้งของบริษัทพัฒนาเองหรือของบุคคลภายนอกให้สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งานของแต่ละหน่วยงาน การศึกษา ปริญญาตรีเทคโนโลยีสารสนเทศ ประสบการณ์ ผ่านงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศไม่ต่ำกว่า 10 ปี.ตำแหน่งงาน หัวหน้าแผนกพัฒนาระบบ ขอบเขตงาน 1. วิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับระบวนการทำงานและความต้องการพัฒนาโปรแกรมและซอฟท์แวร์ต่าง ๆ ของผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ การศึกษา ปริญญาตรีเทคโนโลยีสารสนเทศ ประสบการณ์ ผ่านงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศไม่ต่ำกว่า 7 ปี.ตำแหน่งงาน เจ้าหน้าที่สนับสนุนทางเทคนิค ขอบเขตงาน 1. ให้คำแนะนำผู้ใช้งานทางด้านซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ คุณสมบัติ 2. ร่วมกับนักเขียนโปรแกรมในการเขียนและทดสอบการใช้งานของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ 3. เตรียมเอกสารต่าง ๆ เกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ และอบรมการใช้โปรแกรมให้แก่ผู้ใช้งาน. คุณสมบัติ 1. ไม่มีการกำหนดภารกิจหลักขององค์กรและหน้าที่หลักของหน่วยงานที่ชัดเจน องค์กรต่าง ๆ มักจะมุ่งเน้นการเขียนใบพรรณนางานของตำแหน่งมากกว่าการวิเคราะห์หน้าที่งานขององค์กรและกระจายลงมาสู่หน่วยงาน ขาดการกำหนดหน้าที่หรือภารกิจหลักขององค์กรที่ชัดเจน ไม่มีการตรวจสอบว่าภารกิจหลักขององค์กรนั้นได้ถูกกระจายไปสู่หน่วยงานต่าง ๆ ครบถ้วนหรือไม่ ในขณะเดียวกันไม่มีการเขียนหน้าที่หลักของหน่วยงาน เพื่อใช้เป็นมาตรฐานในการตรวจสอบว่าหน้าที่หลักของตำแหน่งงานภายใต้หน่วยงานนั้น ๆ สอดคล้องกันหรือไม่ .2. ใบพรรณนางานไม่ได้นำไปใช้ในหน่วยงานอย่างจริงจัง เกือบทุกองค์กรได้จัดทำใบพรรณนางาน แต่ไม่ได้นำไปใช้งานใด ๆ เพราะไม่รู้ว่าจะนำไปใช้ทำอะไร องค์กรไหนที่มีระบบมาตรฐานสากลก็ใช้ประโยชน์เพียงเป็นการยืนยันกับผู้ตรวจสอบภายนอกเท่านั้น .3. ใบพรรณนางานเก็บอยู่ที่ฝ่ายบุคคล ส่วนใหญ่แล้วใบพรรณนางานมักจะถูกเก็บไว้ที่ฝ่ายบุคคล และไม่มีสำเนาไว้ที่หัวหน้างานหรือต้นสังกัดเลย ด้วยเหตุผลที่ว่าถ้าเก็บไว้ที่ต้นสังกัดแล้วกลัวเอกสารหาย เมื่อฝ่ายบุคคลเก็บไว้นาน ๆ เอกสารนี้ก็กลายเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องเก็บรักษาไว้อย่างดี .เพราะถ้าหายแล้วจะถูกตำหนิจากผู้ตรวจสอบระบบมาตรฐานสากลต่าง ๆ เก็บไปมาจนกลายเป็นสิ่งที่ต้องห้ามใครมาขอไม่ได้ ไม่ให้ถ่ายเอกสาร ไม่ให้ดูหรือดูได้แต่ให้มาดูที่ฝ่ายบุคคลเท่านั้น พนักงานรุ่นแรก ๆ ที่มีการจัดทำใบพรรณนางานอาจเคยได้เห็นบ้าง แต่พอมีพนักงานเข้าใหม่รุ่นต่อ ๆ ไป อาจจะไม่เคยเห็นใบพรรณนางานอีกเลย .4. งานรองกลายเป็นงานหลัก ผู้ปฏิบัติงานบางตำแหน่งงานต้องทำงานในตำแหน่งงานอื่นด้วย หรือที่เรียกว่างานรองนั่นเอง งานรองอาจจะเกิดจากที่ยังไม่มีคนในตำแหน่งงานนั้น ๆ หรืออาจเกิดจากคนในตำแหน่งงานอื่นสามารถทำงานได้เก่งกว่าดีกว่า จนกลายเป็นหน้าที่ประจำของตำแหน่งงานอื่นไปเลย .5. ใบพรรณนางานไม่ตรงกับงานที่ทำจริง เมื่อมาเปรียบเทียบกับสิ่งที่ระบุไว้ในใบพรรณนางาน ในหลาย ๆ กรณีใบพรรณนางานไม่ตรงกับงานที่เขาทำจริง อาจด้วยสาเหตุหลายประการด้วยกัน เช่น ไม่มีการปรับปรุง แก้ไข ใบพรรณนางานเมื่องานเปลี่ยนแปลงไป หรือคนเขียนใบพรรณนางาน ไม่ได้ลงไปดูการปฏิบัติงานจริง ๆ ว่างานในตำแหน่งงานนั้น ๆ เขาทำอะไรบ้าง .6. มีการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่งงาน ด้วยสาเหตุที่ไม่มีใครมาคอยตรวจสอบว่าในแต่ละช่วงเวลานั้น งานทั้งหมดขององค์กรมีอะไรบ้าง มีงานไหนบ้างที่ไม่จำเป็นต้องมีแล้ว มีงานไหนบ้างที่เกิดขึ้นใหม่ และรวมถึงการตรวจสอบดูว่ามีการทำงานซ้ำซ้อนกันบ้างหรือไม่ ทั้งการซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่งงานภายในหน่วยงานหรือซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่งงานต่างหน่วยงาน ซึ่งเมื่อเกิดการทำงานซ้ำซ้อนจะทำให้องค์กรเสียทรัพยากรบางอย่างมากขึ้น เช่น .แทนที่จะใช้คนเพียงคนเดียวในการทำงานเรื่องหนึ่ง อาจจะต้องใช้คนทำงานถึงสองคน เพราะสองคนนี้อยู่คนละหน่วยงานกัน หัวหน้าแต่ละหน่วยงานก็จะขอคนเพิ่มอย่างน้อยหนึ่งคน แม้ว่างานที่รับผิดชอบนั้นจะต้องการคนทำงานเพียงวันละครึ่งเวลาทำงาน แต่ถ้างานนั้น ๆ มาอยู่รวมกันที่หน่วยงานเดียวก็สามารถใช้คนเพียงคนเดียวได้ หรือแทนที่ต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์สองเครื่อง เพราะคนทำงานคนละคนกันก็ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียวเท่านั้น .7. หัวข้ออื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมายมีทุกตำแหน่งงาน เนื่องจากการเขียนหน้าที่ในใบพรรณนางานด้วยวลี "อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย" ซึ่งจะถูกเขียนไว้ในข้อสุดท้ายของหน้าที่งาน .8. คุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งงานไม่ชัดเจน เนื่องจากการกำหนดคุณสมบัติผู้ดำรงตำแหน่งงานไว้ค่อนข้างกว้างมาก เช่น วุฒิการศึกษาปริญญาตรีวิทยาศาสตร์สาขาชีววิทยา หรือสาขาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง .9. ไม่มีระบบการทบทวนระบบการบริหารใบพรรณนางาน โดยเฉพาะการประชุมระดับผู้บริหารในองค์กร มักจะไม่มีวาระการประชุมเกี่ยวกับการทบทวนระบบการบริหารใบพรรณนางาน .10. ผู้บริหารไม่เห็นความสำคัญของใบพรรณนางาน อาจจะเนื่องมาจากระบบการบริหารใบพรรณนางานขององค์กรไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะทำให้ผู้บริหารเห็นความสำคัญ ซึ่งผู้บริหารจะเห็นความสำคัญของใบพรรณนางาน ถ้าเขาทราบว่ามันสามารถทำอะไรได้บ้าง ถ้าไม่ทำแล้วจะเกิดอะไรขึ้นกับองค์กร ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว .เทคนิคการพัฒนาใบพรรณนางานมีเทคนิคที่สำคัญเพื่อให้ใบพรรณนางานมีประสิทธิภาพที่ดี ดังต่อไปนี้ 1. ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับตำแหน่งงาน ควรจะแสดงให้เห็นว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ มีชื่อตำแหน่งเป็นภาษาไทยภาษาต่างประเทศอย่างไร สังกัดหน่วยงานใด ขึ้นตรงกับตำแหน่งอะไร เพื่อให้ทราบข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่ชัดเจน .2. วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน ควรเขียนแบบพรรณนาสั้น ๆ เพื่อให้เห็นว่างานหลักของตำแหน่งงานนี้คืออะไร ทำเพื่ออะไร เช่น รับผิดชอบในการวางแผน การบริหารการผลิตเพื่อให้การกระบวนการผลิตมีประสิทธิภาพโดยสามารถลดคอขวด (Bottle Neck) และเวลาสูญเปล่า (Idle Time) ในกระบวนการผลิตลง ถ้าอ่านแค่นี้ก็คงจะพอทราบว่าตำแหน่งงานนี้เป็นตำแหน่งงานระดับบริหารโดยสังเกตจากคำว่าการวางแผน การบริหารงาน ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบคือกระบวนการผลิต วัตถุประสงค์ที่องค์กรมีตำแหน่งงานนี้ขึ้นมาเพื่อให้สามารถลดคอขวด และเวลาสูญเปล่า .3. หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก เป็นส่วนสำคัญที่สุดของใบพรรณนางาน เพราะเป็นส่วนที่จะนำไปสัมพันธ์กับระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน ซึ่งต้องแสดงให้เห็นว่าตำแหน่งงานนั้นมีหน้าที่หลักอะไรบ้าง กิจกรรมหลักคืออะไร ผลที่องค์กรคาดหวังจากแต่ละกลุ่มงานคืออะไร ตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicators (PIs)) คืออะไร ตัวชี้วัดผลงานตัวใดบ้างที่เป็นตัวชี้วัดผลงานหลักของตำแหน่งงาน (Key Performance Indicators (KPIs)) ดังแสดงตัวอย่างของตำแหน่งเจ้าหน้าที่สรรหาในตารางที่ 5 หน้าที่หลัก กิจกรรมหลัก ผลที่องค์กรคาดหวัง ตัวชี้วัดผลงาน KPIs การสรรหาและคัดเลือกโฆษณาตามหนังสือพิมพ์ รับใบสมัคร คัดเลือกใบสมัคร สอบสัมภาษณ์ได้บุคลากรตรงคุณสมบัติที่ต้องการ ได้บุคลากรที่มีคุณภาพ ได้บุคลากรทันเวลา ค่าใช้จ่ายในการสรรหาเหมาะสมเปอร์เซ็นต์ใบสมัครที่ตรงคุณสมบัติ อัตราการปฏิเสธการเข้าทำงาน อัตราการรับเข้าทำงาน อัตราผ่านการสอบสัมภาษณ์ /. 4. ความท้าทายของงาน เพื่อให้เห็นว่างานตำแหน่งนั้นต้องทำงานยากหรือท้าทายอย่างไรบ้าง ซึ่งนอกจากจะนำไปใช้ในการประเมินค่างานแล้ว ยังสามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลในการวิเคราะห์ความสามารถของผู้ดำรงตำแหน่งได้อีกด้วย เช่น ความท้าทายของตำแหน่งงานด้านการขาย คือ ต้องสร้างความสมดุลระหว่างผลประโยชน์ของบริษัทกับความพึงพอใจของลูกค้า ต้องเป็นคนที่มีการเจรจาต่อรองเก่ง ต้องมีมนุษยสัมพันธ์ดี ต้องปรับตัวเข้ากับทุกคนได้ .5. ผังการบริหารงานและผู้ใต้บังคับบัญชา จะแสดงให้เห็นว่าตำแหน่งงานนั้นมีสายการบังคับบัญชาเป็นอย่างไร ทั้งตำแหน่งผู้บังคับบัญชา และตำแหน่งผู้ใต้บังคับบัญชา สำหรับตำแหน่งงานของผู้ใต้บังคับบัญชาควรจะระบุขอบเขตงานไว้อย่างคร่าว ๆ ดังแสดงตัวอย่างขอบเขตงานของตำแหน่งเจ้าหน้าที่ฝ่ายขายในตารางที่ 6 .ตารางที่ 6 แสดงขอบเขตงานของตำแหน่งเจ้าหน้าที่ฝ่ายขายตำแหน่ง จำนวน ขอบเขตงาน เจ้าหน้าที่ฝ่ายขาย 5 คน รับผิดชอบรายการบัญชีลูกค้ารายย่อย เอเย่นต์ และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการขาย .6. อำนาจดำเนินการ เพื่อบ่งบอกว่าผู้ดำรงตำแหน่งงานนั้นจะสามารถดำเนินการอนุมัติอะไรได้บ้าง เช่น เบิกเงินสดล่วงหน้าได้ไม่เกิน 5,000 บาท เป็นตัวแทนบริษัทในการทำสัญญาผูกพันเรื่องการซื้อสินค้าที่มีมูลค่าไม่เกิน 50,000 บาท .7. การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น เพื่อแสดงให้เห็นว่าตำแหน่งงานนั้นจะต้องติดต่อกับหน่วยงานใดบ้างทั้งภายในและภายนอกองค์กร ติดต่อเรื่องอะไร ติดต่อบ่อยแค่ไหน .8. คุณสมบัติผู้ดำรงตำแหน่งงาน เป็นส่วนสำคัญของใบพรรณนางาน เพราะสามารถนำไปสัมพันธ์กับการบริหารงานในด้านต่าง ๆ ได้อีกด้วย เช่น การสรรหา-คัดเลือก การพัฒนาฝึกอบรม และเรื่องการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยควรมีการระบุคุณสมบัติเพิ่มเติมที่สำคัญคือ วุฒิการศึกษา ระสบการณ์การทำงาน ความสามารถประจำตำแหน่งงาน (Job Competency) โดยจะแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือ ความรู้ (Knowledge) ทักษะอะไรบ้าง (Skills) และความสามารถในการบริหารจัดการ (Mental Abilities) ดังแสดงตัวอย่างความสามารถประจำตำแหน่งงานในตารางที่ 7 .ตารางที่ 7 แสดงความสามารถประจำตำแหน่งงานของตำแหน่งพนักงานบัญชี และเจ้าหน้าที่จัดซื้อ-จัดหาตำแหน่งงาน ความรู้ ทักษะ ความสามารถในการบริหาร พนักงานบัญชี ภาษีอากรและมาตรฐานบัญชี ภาษาอังกฤษ การวิเคราะห์ข้อมูล เจ้าหน้าจัดซื้อ-จัดหา การบริหารงานจัดซื้อ-วัตถุดิบคงคลัง การใช้คอมพิวเตอร์ การวางแผนจัดซื้อ-จัดหา .ซึ่งการจัดทำหรือพัฒนาใบพรรณนางานควรจะสามารถนำผลที่ได้จากแต่ละส่วนไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ ซึ่งถ้าองค์กรใดมีระบบอื่น ๆ รองรับหัวข้อบางหัวข้อของใบพรรณนางานอยู่แล้ว เช่น ผังการดำเนินงานที่เป็นระบบ คู่มืออำนาจดำเนินการ ก็ไม่จำเป็นต้องใส่หัวข้อเหล่านี้ไว้ในใบพรรณนางาน .การใช้ประโยชน์จากใบพรรณนางานโดยทั่วไปใบพรรณนางาน (Job Description) จะถูกนำไปใช้ประโยชน์ที่สำคัญคือ 1. เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์หาความต้องการด้านความรู้ (Knowledge) และทักษะ (Skill) ที่จำเป็นในตำแหน่งงานต่าง ๆ 3. ใช้ในการประเมินค่างาน ซึ่งการจัดทำใบพรรณนางานเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและจะต้องมีการปรับปรุงให้ถูกต้องอยู่เสมอ โดยที่จะต้องให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงความจำเป็นที่จะต้องปรับปรุงให้ถูกต้อง ตลอดจนเขาต้องสามารถเขียน วิเคราะห์ และนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะเป็นสิ่งที่มีคุณค่าที่จะเกิดประโยชน์อย่างจริงจัง และจะทำให้การบริหาร มีความถูกต้อง สอดคล้อง กับความเป็นจริง ลดอคติ ลำเอียง ในการประเมิน และที่สำคัญควรมีการอธิบายให้หัวหน้างานเข้าใจ เห็นความสำคัญ มีการปรับปรุงให้ทันสมัยและนำไปใช้ได้อย่างถูกต้อง ซึ่งการจัดทำใบพรรณนางานอย่างมีประสิทธิภาพ และนำมาใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่จะทำให้องค์กรวิสาหกิจได้รับประโยชน์ที่สำคัญคือ การจัดทำ Job Description มีวัตถุประสงค์อะไรวัตถุประสงค์ของ Job Description (JD)
กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของตำแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นในตำแหน่งงานนั้น เป็นเกณฑ์ในการบริหารงานบุคคลขององค์กร ตั้งแต่คัดเลือกพนักงานใหม่ พิจารณาโยกย้าย ไปจนถึงการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อความก้าวหน้าทางสายอาชีพ เป็นหลักในการประเมินการทำงานของแต่ละตำแหน่ง
ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) คืออะไร และมีประโยชน์อะไรบ้างJD (Job Description) ภาษาไทยเรียกว่า ขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน หรือ คำบรรยายลักษณะงาน / ใบพรรณนาหน้าที่งาน ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบรรยายลักษณะหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน รวมถึงคุณสมบัติของคนที่ทำงานในตำแหน่งหน้าที่ที่กำหนด
หน้าที่ Job Description คือ อะไรแบบบรรยายลักษณะงาน คือ ใบแสดงหน้าที่ความรับผิดชอบ ขอบเขตงานของต าแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จ าเป็นส าหรับ ผู้ดารงตาแหน่งงานนั้น
การเขียนใบพรรณนาลักษณะงาน คืออะไรเอกสารค าบรรยายหรือค าพรรณนาลักษณะงาน (Job Description) เป็นเอกสารที่จัดท า ขึ้นอย่างเป็นระบบ ท าการรวบรวมข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับงาน ซึ่งเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ อ านาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ และกระบวนการปฏิบัติงาน ตลอดจนภาระอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับ การปฏิบัติงานนั้นๆ ซึ่งอาจจ าแนกได้เป็นข้อๆ ดังนี้
|