เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี มีอะไรบ้าง

การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชี ที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้รายละเอียด https://www.rd.go.th/fileadmin/download/15277290359.pdfเมื่อเราทราบหลักการและแนวปฎิบัติแล้ว ทีนี้ก็มาเข้าสู่การจัดทำเอกสารหลักฐาน การบันทึกบัญชี ที่สามารถใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ว่ามีวิธีการอย่างไร และมีรายละเอียดอย่างไรบ้าง การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ (กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ)

1. ประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชี

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกได้เป็น 3 ประเภท คือ 

1. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
2. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก
3. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

2.หลักเกณฑ์การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ผู้รับเงินไม่มีหลักฐานการรับเงินที่เพียงพอต่อการบันทึกบัญชี กิจการสามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

2.1 เอกสารแสดงการรับเงินของผู้รับเงิน

อาจเลือกใช้เอกสารอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วแต่กรณี ดังต่อไปนี้

2.1.1 ใบรับเงิน

ใบรับ ตามมาตรา 105 ทวิ (ใช้ในกรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน)
ใบรับและต้นขั้ว หรือสาเนาใบรับ อย่างน้อยต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิค และอักษรไทยให้ปรากฏข้อความต่อไปนี้
(1) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ
(2) ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
(3) เลขลำดับของเล่ม และของใบรับ
(4) วันเดือนปีที่ออกใบรับ
(5) จำนวนเงินที่รับ
(6) ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า ในกรณีการขายหรือให้เช่าซื้อสินค้า เฉพาะชนิดที่มีราคาตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป

ในกรณีผู้ผลิต ผู้นำเข้าหรือผู้ขายส่ง ขายสินค้าให้แก่ผู้ซึ่งทำการค้าสินค้าประเภทเดียวกับสินค้าที่ขายนั้น ให้แสดงชื่อหรือยี่ห้อและที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับที่ต้องออกด้วยทุกคราวที่ได้รับชำระเงินหรือรับชำระราคา ข้อความในใบรับเช่นว่านี้ถ้าทำเป็นภาษาต่างประเทศให้มีภาษาไทยกำกับ

เอกสารทางการบัญชี คือ เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการทำบัญชี ซึ่งได้รับจากการทำธุรกิจ หรือบุคคลภายนอก เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี เป็นต้น

เอกสารทางการบัญชี ที่ทำขึ้นจะช่วยในการดำเนินงานและการควบคุมดังนี้
                             1.  เป็นการบันทึกเหตุการณ์ว่าเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้นเมื่อใด อย่างไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบ เอกสารที่ใช้นี้บางชนิดก็ใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชีทันที แต่เอกสารบางชนิดก็ไม่ได้ใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชี แต่ใช้ในการดำเนินงาน
                             2.  ช่วยแก้ข้อผิดพลาดอันเกิดจากการจำเหตุการณ์ซึ่งเกิดขึ้น
                             3.  เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

4. ลดค่าใช้จ่ายในการติดต่อหรือการจดบันทึก

แบบฟอร์มที่ใช้ในธุรกิจ

การกำหนดเอกสารทางการบัญชี หรือแบบฟอร์มที่ธุรกิจแต่ละแห่งจำเป็นต้องใช้ ตามลักษณะธุรกิจและรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำก่อนแล้วจึงจะกำหนดเอกสารเพื่อบันทึกรายการต่าง ๆ ที่เหมาะสมได้ เช่น กิจการแห่งหนึ่งผลิตสินค้าจำหน่ายแก่ลูกค้ามีรายการเกิดขึ้นเป็นประจำ ดังนี้
                            1.    การซื้อวัตถุดิบและพัสดุต่าง ๆ ได้แก่ ใบสอบถามราคา ใบสั่งซื้อ ใบรับของ รายงานการตรวจสอบคุณภาพและพัสดุที่ส่งคืน
                            2.    การควบคุมสินค้าและพัสดุ ได้แก่ บัตรกำกับสินค้าและพัสดุคุมสินค้า รายงานการตรวจนับสินค้าและพัสดุคงเหลือ ใบเสนอซื้อ
                            3.    การผลิตสินค้า ได้แก่ ใบสั่งผลิต ใบแสดงรายการพัสดุที่ใช้ในงานผลิตใบส่งคืน ใบนำส่งสินค้าผลิตสำเร็จจากโรงงาน รายการสินค้าเสียหาย บัตรลงเวลาทำงาน งบต้นทุนงานหรือรายงานการผลิต
                            4.    การว่าจ้างพนักงานและจ่ายเงินค่าจ้าง ได้แก่ ใบแจ้งการรับพนักงานใหม่ บัตรลงเวลาเข้า-ออก บัญชีเงินเดือนและค้าจ้าง ใบคำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย บัญชีเงินได้พนักงาน ใบแสดง รายละเอียดเงินได้พนักงาน
                            5.    การขายสินค้า ได้แก่ ใบส่งของ ใบกำกับสินค้าหรือบิลเก็บเงิน บิลขายสด ใบรับคืนสินค้า ใบรับคำสั่งซื้อ ใบลดหนี้ รายงานขาย
                            6.    การรับเงินสด ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน รายงานการรับเงินจากเครื่องบันทึกเงินสด รายงานการรับเงินประจำวัน
                            7.    การจ่ายเงินสด ได้แก่ ใบสำคัญสั่งจ่าย ใบสำคัญเงินสดย่อย ทะเบียนคุมเช็ค
                            8.    การควบคุมลูกหนี้ ได้แก่ รายงานที่ส่งให้ลูกหนี้ประจำเดือน งบแยกอายุหนี้

แนะนำบทความที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างกระดาษทำการ https://www.amtaudit.com/view_news.php?id=78
การบันทึกบัญชีส่งออกสินค้าไปต่างประเทศ https://www.amtaudit.com/view_news.php?id=182
การตรวจพบภายหลังว่าบันทึกบัญชีผิดพลาด https://www.amtaudit.com/view_news.php?id=204

โดยทีมงาน AMTaudit & AMTsolution
บริการรับตรวจสอบบัญชี และ บริการตรวจสอบภายใน

(Audit & Assurance Services)
Office : 02-184-1846 and 02-309-3550
fax : 02-115-1486
ID Line : @amtaudit

เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี คืออะไร

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีมีกี่ประเภทอะไรบ้าง

เอกสารประกอบบันทึกบันทึกบัญชีแบ่งออกได้เป็นกี่ประเภท

รายการที่สำคัญที่ต้องมีในเอกสารประกอบการลงบัญชี มีอะไรบ้าง