ข้อใดคือประโยชน์ของ Google Drive มากที่สุด

Google Drive ทําอะไรได้บ้าง มาทำความรู้จักกับ Google Drive กันว่านอกจากจะเป็นเว็บฝากไฟล์แล้ว มีประโยชน์อย่างไรอีกบ้าง

Google Drive บริการฝากไฟล์ของกูเกิลที่บางคนอาจยังไม่รู้จัก หรืออาจจะรู้ว่าเป็นแค่เว็บฝากไฟล์ ซึ่งความจริงแล้ว Google Drive ไม่ได้เป็นเพียงบริการที่ทำได้แค่ฝากไฟล์เท่านั้น แต่มันยังมีฟีเจอร์สารพัดประโยชน์ที่จะทำให้การทำงานต่าง ๆ นั้นสะดวกขึ้น ส่วนจะมีฟีเจอร์อะไรเด่น ๆ และทำอะไรได้บ้างนั้น ไปดูกันเลย

Google Drive คือ บริการพื้นที่ฝากไฟล์บนระบบ Cloud ของกูเกิล ที่ให้ผู้ใช้สามารถจัดเก็บไฟล์เอกสาร รูปภาพ และไฟล์อื่น ๆ ได้ฟรี ซึ่งสามารถเข้าถึงไฟล์ที่เก็บไว้ได้บนทุกอุปกรณ์ อีกทั้งยังสามารถแชร์ให้คนอื่นสามารถเข้ามาดูหรือแก้ไขไฟล์ได้ โดยมีพื้นที่ให้จัดเก็บไฟล์ได้ฟรี 17GB แต่ถ้าหากต้องการพื้นที่เพิ่มเติมก็สามารถทำได้ด้วยการเสียค่าบริการรายเดือนหรือรายปี นอกจากนี้ภายใน Google Drive ก็ยังมีแอปฯ สำหรับสร้างและแก้ไขไฟล์เอกสารอย่าง Google Docs, Google Sheets, Google Slide และอื่น ๆ อีกด้วย

1. ก่อนจะเริ่มใช้งาน Google Docs ผู้ใช้จะต้องมีบัญชี Google ก่อน ซึ่งถ้าหากเคยใช้ Gmail มาก่อนแล้วก็สามารถล็อกอินด้วยบัญชี Gmail ได้เลย (ดูวิธีสมัคร Gmail ที่นี่)

2. เมื่อมีบัญชี Google แล้วให้ไปที่หน้าเว็บ drive.google.com

3. เมื่อเข้าสู่หน้า Google Drive แล้ว ให้คลิกปุ่ม + New (+ ใหม่) จะสามารถเลือกอัปโหลดไฟล์หรือสร้างเอกสารด้วยแอปฯ ต่าง ๆ ได้

Google Drive ทำอะไรได้บ้าง ?

แน่นอนว่าฟีเจอร์หลักของ Google Drive ก็คือการเป็นพื้นที่สำหรับเก็บไฟล์ต่าง ๆ ทุกชนิด ไม่ว่าจะเป็นไฟล์งานเอกสาร รูปภาพ วิดีโอ ฯลฯ บนระบบ Cloud สามารถนำไปเปิดในอุปกรณ์อื่น ๆ ได้ ซึ่งนอกจากจะเก็บแล้วก็ยังสามารถเปิดแชร์ให้คนอื่นเข้าถึงไฟล์ได้อีกด้วย สำหรับพื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์นั้นจะมีให้ใช้ฟรีถึง 17GB โดยสามารถจ่ายเงินเพื่อขอเพิ่มพื้นที่ได้หากต้องการ

2. สร้างและแก้ไขงานแบบออนไลน์

Google Drive นั้นทำงานร่วมกับแอปฯ การทำงานอื่น ๆ ของกูเกิล อย่างเช่น Google Docs, Google Sheets, Google Slides รวมทั้ง Google Forms สำหรับสร้างแบบสอบถาม และอื่น ๆ ที่มีลักษณะคล้ายกับโปรแกรมตระกูล Microsoft Office โดยจะเป็นการทำงานแบบออนไลน์บนระบบ Cloud ซึ่งไฟล์งานจะถูกเก็บไว้ใน Google Drive สามารถไปเปิดดูหรือแก้ไขไฟล์บนอุปกรณ์อื่น ๆ ที่ไหนก็ได้ และแน่นอนว่าสามารถแชร์ให้คนอื่นสามารถเข้ามาดูหรือแก้ไขไฟล์งานพร้อมกันได้ด้วยเช่นกัน สำหรับวิธีใช้งานเบื้องต้นก็สามารถเข้าไปอ่านได้ที่ลิงก์ด้านล่างนี้เลย

3. รองรับการทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น

การสร้างไฟล์งานใน Google Drive เช่น ไฟล์ Docs หรือ Sheets ไม่จำเป็นว่าจะต้องทำใน Google Drive ได้อย่างเดียว เพราะผู้ใช้สามารถเลือกเซฟแปลงไฟล์เป็นรูปแบบสำหรับโปรแกรมภายนอกอื่น ๆ ได้ เช่น เซฟเป็นไฟล์สำหรับเปิดใน Microsoft Office (.docx, .xlsx ฯลฯ) หรือเซฟเป็น PDF และอื่น ๆ อีกมากมาย

4. ค้นหาไฟล์ต่าง ๆ ได้ง่ายดาย

ด้วยความเป็นกูเกิล การค้นหาไฟล์ใน Google Drive ย่อมทำได้อย่างง่ายดาย ด้วยเทคโนโลยี AI ที่จะช่วยให้สามารถค้นหาไฟล์งานได้อย่างชาญฉลาด ถึงแม้จะจำชื่อไฟล์ไม่ได้ ก็สามารถพิมพ์ค้นหาอย่างคร่าว ๆ ได้ว่าต้องการหาไฟล์งานที่ทำไว้เมื่อไหร่ โดย AI จะคาดการณ์ได้ว่าเราต้องการค้นหาไฟล์อะไร และแสดงผลการค้นหาที่น่าจะเกี่ยวข้องที่สุดนั่นเอง

และทั้งหมดนี้คือฟีเจอร์เด่นหลัก ๆ ของ Google Drive ที่จะช่วยให้ชีวิตการทำงานของคุณสะดวกและง่ายมากขึ้น ซึ่งถ้าหากได้ลองใช้งานดูแล้วจะรู้เลยว่ามันยังมีฟีเจอร์ยิบย่อยสารพัดประโยชน์อีกนับไม่ถ้วนเลยล่ะ

เมื่อแชร์จาก Google ไดรฟ์ คุณจะกำหนดได้ว่าจะให้บุคคลอื่นแก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือเพียงแค่ดูไฟล์ได้อย่างเดียว เมื่อแชร์เนื้อหาจาก Google ไดรฟ์ การดำเนินการดังกล่าวจะต้องเป็นไปตามนโยบายโปรแกรมของ Google ไดรฟ์

ขั้นตอนที่ 1: ค้นหาไฟล์ที่ต้องการแชร์

แชร์ไฟล์เดียว

1. ในคอมพิวเตอร์ ให้ไปที่ Google ไดรฟ์ เอกสาร ชีต หรือสไลด์
2. คลิกไฟล์ที่ต้องการแชร์
3. คลิกแชร์
   

1. ในคอมพิวเตอร์ ให้ไปที่ drive.google.com
2. กดปุ่ม Shift บนแป้นพิมพ์ค้างไว้ แล้วเลือกไฟล์ตั้งแต่ 2 ไฟล์ขึ้นไป
3. คลิกแชร์
   
   ที่ด้านขวาบน

ดูวิธีเพิ่มไฟล์ไปยังโฟลเดอร์และแชร์ทั้งโฟลเดอร์

Google ฟอร์มมีตัวเลือกการแชร์แตกต่างจากไฟล์ประเภทอื่น

• ดูวิธีแชร์แบบฟอร์มให้ผู้อื่นกรอกข้อมูล
• ดูวิธีแชร์และทำงานกับบุคคลอื่นในแบบฟอร์ม

ขั้นตอนที่ 2: เลือกคนที่จะแชร์ด้วยและบทบาทในการใช้ไฟล์

สำคัญ: หากใช้บัญชี Google ของที่ทำงานหรือโรงเรียน คุณอาจแชร์ไฟล์กับภายนอกองค์กรไม่ได้

1. ไปที่ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์
2. เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
   
   แชร์
   
3. ป้อนอีเมลหรือกลุ่มใน Google Groups ที่ต้องการแชร์ด้วย หากใช้บัญชีของที่ทำงานหรือโรงเรียน คุณจะแชร์กับผู้รับที่แนะนำได้
   • เคล็ดลับ: หากต้องการปิดผู้รับที่แนะนำ ให้ไปที่ "การตั้งค่าไดรฟ์"
     
     ยกเลิกการเลือก "แสดงผู้รับที่แนะนำในกล่องโต้ตอบการแชร์"
4. กำหนดบทบาทของผู้ที่สามารถใช้ไฟล์ โดยเลือก 1 บทบาทจากรายการต่อไปนี้
   • ผู้มีสิทธิ์อ่าน
   • ผู้แสดงความคิดเห็น
   • เอดิเตอร์
5. หากใช้บัญชีงานหรือบัญชีโรงเรียนที่มีสิทธิ์ ให้คลิกเพิ่มวันที่หมดอายุเพื่อเพิ่มวันที่หมดอายุ
6. เมื่อแชร์ไฟล์ ระบบจะส่งอีเมลไปยังอีเมลแต่ละรายการ
   • ไม่บังคับ: เพิ่มข้อความในอีเมลแจ้งเตือน
   • หากไม่ต้องการแจ้งบุคคลอื่น ให้ยกเลิกการเลือกช่องนี้
7. คลิกส่งหรือแชร์

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดสิทธิ์การดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขไฟล์ของบุคคลอื่น

ฟีเจอร์วันที่หมดอายุใช้ได้เฉพาะในบัญชีงานหรือบัญชีโรงเรียนที่มีสิทธิ์เท่านั้น

คุณยังไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้

ลงชื่อเข้าใช้บัญชีงานหรือบัญชีโรงเรียน

คุณเลือกได้ว่าจะให้บุคคลทั่วไปเข้าถึงไฟล์ได้ หรือจำกัดให้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเท่านั้น หากคุณอนุญาตให้ทุกคนที่มีลิงก์เข้าถึงได้ โฟลเดอร์ของคุณก็จะไม่จำกัดสิทธิ์เข้าถึง

1. เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
2. คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
   
3. คลิกลูกศรลง
   
   ในส่วน "สิทธิ์เข้าถึงทั่วไป"
4. เลือกบุคคลที่เข้าถึงไฟล์ได้

1. หากต้องการกำหนดบทบาทในไฟล์ให้กับบุคคล ให้เลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือเอดิเตอร์
   • ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดสิทธิ์การดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขไฟล์ของบุคคลอื่น
2. คลิกเสร็จสิ้น

1. เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
2. คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
   
3. คลิกลูกศรลง
   
   ในส่วน "สิทธิ์เข้าถึงทั่วไป"
4. เลือกทุกคนที่มีลิงก์
5. หากต้องการกำหนดบทบาทให้กับบุคคล ให้เลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือเอดิเตอร์
6. คลิกคัดลอกลิงก์
7. คลิกเสร็จสิ้น
8. วางลิงก์นั้นในอีเมลหรือที่ใดก็ได้ที่ต้องการแชร์

ระบบจะแสดงผู้คนที่ไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google เป็นรูปสัตว์ที่ไม่ระบุชื่อในไฟล์ของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปสัตว์ที่ไม่ระบุชื่อ

แชร์และทำงานร่วมกันในไฟล์ที่มีผู้ใช้หลายคน

สามารถเปิดไฟล์ Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์เพื่อแก้ไขในแท็บหรืออุปกรณ์ได้รวมกันไม่เกิน 100 แท็บ/อุปกรณ์เท่านั้น หากเกินจากนั้น จะมีเพียงเจ้าของและผู้ใช้ซึ่งมีสิทธิ์แก้ไขเท่านั้นที่สามารถแก้ไขไฟล์ได้

หากต้องการแชร์และทํางานร่วมกันในไฟล์พร้อมกับกลุ่มผู้ใช้จำนวนมาก ให้ทําดังนี้

เผยแพร่ไฟล์

• หากต้องการให้ผู้ใช้จำนวนมากดูไฟล์ได้พร้อมกัน ให้เผยแพร่ไฟล์ดังกล่าวและสร้างลิงก์เพื่อแชร์กับผู้มีสิทธิ์อ่าน แล้วให้สิทธิ์แก้ไขแก่คนที่จำเป็นต้องแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นในไฟล์ ดูวิธีเผยแพร่ไฟล์ 
• การเผยแพร่ไฟล์จะทําให้ทุกคนบนเว็บ ทุกคนในองค์กร หรือกลุ่มคนในองค์กรเห็นได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของบัญชี ดังนั้นโปรดระมัดระวังเมื่อเผยแพร่ข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน 
  • สําคัญ: หากคุณมีบัญชีผ่านที่ทํางานหรือโรงเรียน ผู้ดูแลระบบของคุณจะจํากัดผู้ที่มีสิทธิ์ดูไฟล์ที่เผยแพร่ได้ หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบ ให้ดูวิธีกำหนดผู้ที่มีสิทธิ์เผยแพร่เอกสารไปยังอินเทอร์เน็ตได้
• หากต้องการนำไฟล์ออกจากอินเทอร์เน็ต คุณต้องหยุดเผยแพร่ไฟล์ดังกล่าว ดูวิธีหยุดการเผยแพร่ไฟล์
• หากต้องการหยุดแชร์ไฟล์กับผู้ทำงานร่วมกัน ให้ดูวิธีเปลี่ยนสิทธิ์การแชร์

สร้างเว็บไซต์จาก Google Sites 

• สร้างเว็บไซต์จาก Google Sites เพื่อแชร์ข้อมูลกับผู้คนจำนวนมาก  คุณจะฝังเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอบนเว็บไซต์ซึ่งแสดงต่อผู้ใช้จำนวนมากได้ ดูวิธีการฝังเอกสารในเว็บไซต์
• หากคุณคาดว่าจะมียอดเข้าชมเว็บไซต์เป็นจำนวนมาก ขั้นแรกให้เผยแพร่เอกสารใน Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์ จากนั้นค่อยฝัง URL ที่เผยแพร่ไว้ใน Google Sites ดูวิธีเผยแพร่ไฟล์

รวบรวมความคิดเห็นด้วย Google ฟอร์ม

• หากต้องการรวบรวมข้อมูลจำนวนมาก ให้สร้างแบบฟอร์มใน Google ฟอร์ม โดยคำตอบจะได้รับการบันทึกไว้ในสเปรดชีตใน Google ชีต และคุณจะเลือกให้สิทธิ์แก้ไขเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องทำงานร่วมกับความคิดเห็นได้ หากต้องการให้ผู้ใช้มากกว่า 100 คนดูคำตอบได้ ให้เผยแพร่สเปรดชีตในอินเทอร์เน็ตและสร้างลิงก์เพื่อแชร์กับผู้มีสิทธิ์อ่าน ดูวิธีเผยแพร่ไฟล์ 

แก้ไขปัญหาเกี่ยวกับเอกสารที่แชร์กับผู้คนจำนวนมาก

หากแชร์เอกสารกับผู้คนจำนวนมากจนทำให้ไฟล์ใช้งานไม่ได้หรืออัปเดตได้ช้า โปรดลองใช้เคล็ดลับการแก้ปัญหาต่อไปนี้ 

• สร้างแบบฟอร์มใน Google ฟอร์มเพื่อรวบรวมความคิดเห็นแทนการอนุญาตให้ผู้คนแสดงความคิดเห็นในเอกสารหรือสเปรดชีต ดูวิธีสร้างแบบฟอร์มใน Google ฟอร์ม
• หากคุณสร้างสำเนาของเอกสาร โปรดอย่าใส่ความคิดเห็นและคำแนะนำที่ได้ข้อยุติแล้ว ดูวิธีทำสำเนา 
• ลบข้อมูลเก่าหรือย้ายข้อมูลไปไว้ในเอกสารรายการใหม่ 
• ขอให้ผู้มีสิทธิ์อ่านปิดเอกสารเมื่อไม่ได้ใช้ 
• ใส่เฉพาะข้อมูลที่สำคัญที่สุดไว้ในเอกสารที่เผยแพร่ เอกสารที่มีข้อมูลน้อยกว่าจะโหลดเร็วขึ้น
• ลดจำนวนผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไขเอกสาร 
• หากรวบรวมข้อมูลจากเอกสารหลายรายการ ให้สร้างเอกสารรายการใหม่ที่ให้สิทธิ์แบบดูอย่างเดียวเพื่อแชร์กับผู้คนจำนวนมาก 

จำกัดการแชร์ไฟล์

เมื่อแชร์ไฟล์กับผู้อื่น คุณสามารถเลือกระดับการเข้าถึงของบุคคลนั้นได้ดังนี้

• ผู้มีสิทธิ์อ่าน: มีสิทธิ์ดู แต่แก้ไขหรือแชร์ไฟล์กับผู้อื่นไม่ได้
• ผู้แสดงความคิดเห็น: มีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นและให้คำแนะนำ แต่แก้ไขหรือแชร์ไฟล์กับผู้อื่นไม่ได้
• ผู้มีสิทธิ์แก้ไข: มีสิทธิ์แก้ไขไฟล์ ยอมรับหรือปฏิเสธคำแนะนำ และแชร์ไฟล์กับผู้อื่นได้

คุณสามารถอนุญาตให้มีการเข้าถึงไฟล์ได้ในวงกว้าง ซึ่งตัวเลือกเหล่านี้จะขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้บัญชี Google ผ่านที่ทำงาน โรงเรียน หรือ Gmail

ประโยชน์ Google Drive มีอะไรบ้าง

ข้อใดคือข้อดีของ Google Doc

ข้อใดเป็นข้อดีของ Google Sheets

Google Drive มีการให้บริการด้านใด