วิธี การใช้ ภาพประกอบ ใน การนำ เสนอ คือ

เพราะการนำเสนอที่ดีนั้นจะส่งผลที่ดีตามมา อีกทั้งเมื่อเรามีเคล็ดลับที่ดีแล้วเราก็อาจจะได้รับความประทับใจที่เพิ่มมากขึ้นกว่าเดิม และเคล็ดลับทั้งหมดนั้นจะมีอะไรบ้างที่จะดึงดูดความสนใจคนดูได้ มาดูกันเลย

แบ่งปันข้อมูลที่ไม่ซ้ำจำเจ และเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคนดูด้วย
ก่อนที่จะทำสไลด์ให้ออกแบบโครงสร้างของการนำเสนอลงในกระดาษก่อน แต่ถ้าหากเนื้อหานั้นไม่น่าสนใจ การนำเสนอของเรานั้นก็อาจไม่ยึดความสนใจของคนดูได้ อีกทั้งเนื้อหาที่มีคุณภาพและความน่าเชื่อถือจะสามารถดึงดูดความสนใจของคนดูได้เพิ่มขึ้นอีกด้วย ดังนั้นควรจะศึกษากลุ่มผู้ฟังของเราก่อน เพื่อจะได้รู้เทคนิคและแนวทางที่เราจะใช้นำเสนอ เพื่อให้ผู้รับสารของเราเกิดความตื่นตัวและให้ความสนใจ

ควบคุมเวลาในการนำเสนอที่ยืดยาว
ปัจจัยสำคัญในการนำเสนออีกอย่างหนึ่งก็คือ ผู้นำเสนอจะต้องกำหนดเวลาในการนำเสนอ หัวข้อการพูด และคาดการณ์ช่วงเวลาที่น่าสนใจ คนดูจะสนใจ ในเวลาที่เหมาะสม และหากการนำเสนอของเรานั้นมีความยาวนาน ก็ควรที่จะแบ่งการนำเสนอออกเป็นช่วงๆ และมีการพักเบรก และในตอนท้ายของแต่ละส่วนต้องสรุปใจความสำคัญด้วย

ออกแบบสไลด์ให้มีเอกลักษณ์
ไม่จำเป็นต้องใส่โลโก้ในสไลด์ของทุกหน้า เพราะมันจะทำให้ดึงดุดความสนใจมากกว่าเนื้อหาที่เราต้องการนำเสนอ ที่เราต้องการให้คนดูได้รับ และเราสามารถนำเสนอแบรนด์โดนผ่านการใช้สีที่เป็นเอกลักษณ์องค์กร ข้อความ หรืออื่นๆ ที่บ่งบอกถึงองค์กรของเราก็ได้

มีภาพประกอบที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาในการนำเสนอ
การมีภาพประกอบในการนำเสนอเนื้อหานั้นจะทำให้คนดูสามารถจดจำได้ และให้ความสนใจมากขึ้น โดยรูปภาพเหล่านั้นต้องสอดคล้องและมีความเกี่ยวข้องกับเนื้อหาที่นำเสนอด้วย

ใช้ตัวหนังสือที่มีรูปแบบ สี และขนาดที่เหมาะสมและอ่านง่าย
เพราะภาพที่แสดงให้เห็นนั้นเป็นสิ่งสำคัญสำคัญ การจดจำภาพแรกที่เห็นหรือเรียกว่า First Impression ก็มีความสำคัญเช่นกัน ดังนั้นเราจึงต้องตัดสินใจเลือกแบบอักษร ขนาดและสี ในการนำเสนอ เพื่อรองรับผู้รับสารทั้งห้องได้รับสารที่มีความหมายเดียวกัน และไม่ตีความหมายป็นสิ่งอื่น

มีการแต่งกายที่เหมาะสม
เชื่อหรือไม่ว่า การแต่งกายนั้นมีผลกระทบต่อความเชื่อถือของคนดูที่มีต่อเราด้วย และนอกจากนั้นถ้าหากเราแต่งกายอย่างเหมาะสมและดูดีก็จะทำให้เรามีความมั่นใจในการนำเสนอมากขึ้น

เพราะปัจจัยทั้งหมดที่มีขึ้นนั้นจะช่วยส่งเสริมทั้งผู้นำเสนอ และสไลด์ที่นำเสนอให้ดูมีความน่าสนใจและภาพจำที่ดียิ่งขึ้น นอกจากที่จะทำให้เราเกิดความมั่นใจแล้ว ผลลัพธ์อื่นๆ ที่ดีก็จะช่วยให้งานเรานั้นสามารถประสบความสำเร็จได้มากยิ่งขึ้นอีกด้วย เคล็ดลับที่ไม่ลับและสามารถปฏิบัติตามได้อย่างง่ายดายนี้ ก็อยากให้ทุกท่านได้ลองนำไปปฏิบัติและปรับใช้กับการนำเสนอของตัวเอง เพื่อให้เป็นการนำเสนอผลงานที่ดีที่สุดอีกงานหนึ่ง

ที่มา : infographic

นางสาลิตา   ศรีแสงอ่อน
ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป

เนื้อหาโดยสรุป

การนำเสนอเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนแก่ผู้ฟังโดยการพูดประกอบสื่อในระยะเวลาสั้น ๆ องค์ประกอบของการนำเสนอประกอบด้วย ผู้นำเสนอ (Presenter) เนื้อหา (Content) ผู้ฟัง (Audlence) ผู้นำเสนอจะต้องมีบุคลิกภาพ ความเชื่อมั่น ประสบการณ์ การเตรียมตัว ความรู้ ความสามารถ สไตล์การนำเสนอ  เนื้อหาการสำเสนอ จะต้องประกอบด้วย วัตถุประสงค์ รูปแบบ ขั้นตอน ความยากง่าย ความน่าสนใจ สื่อประกอบ โสตทัศนูปกรณ์ ผู้ฟัง (Audlence) จะต้องมีความสนใจ ความรู้ ความเข้าใจ ความเกี่ยวข้อง ทัศนคติ การยอมรับ การเรียนรู้

การนำเสนอที่ดี จะต้องเรียนรู้จากข้อเท็จจริง เรียนรู้จากจำนวนตัวเลข เรียนรู้จากรูปภาพและวีดีโอ เรียนรู้จากคำอธิบาย เรียนรู้จากการแสดงการสาธิต เรียนรู้จากตัวอย่างหรือแบบจำลอง เรียนรู้จากการอภิปรายซักถาม เรียนรู้จากการวิเคราะห์ด้วยตนเอง

ขั้นตอนแบบรายงานข้อมูล (Information Format) ประกอบด้วย

1. กำหนดหัวข้อการนำเสนอ 2. กล่าวความเป็นมา 3. เนื้อหาที่จะนำเสนอ (Outline) 4. นำเสนอข้อมูล  5. ลำดับเหตุการณ์  6.  ยกตัวอย่างประกอบ  7.  สร้างความเข้าใจแบบง่าย ๆ  8. ใช้โสตทัศนูปกรณ์ประกอบ 9. สรุปสาระสำคัญ

สื่อประกอบการนำเสนอ ได้แก่ แผ่นใส สไลด์ วีดีโอเทป ภาพยนตร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์คู่มือ-เอกสารประกอบ โปสเตอร์ แผ่นพับ หุ่นจำลอง ตัวอย่างของจริง

โสตทัศนูปกรณ์ ประกอบด้วย โปรเจคเตอร์ (PROJECTOR) เครื่องฉายสไลด์ เครื่องฉายวีดีโอเทป  เครื่องฉายภาพยนตร์  เครื่องคอมพิวเตอร์ & LCD Projector   กระดานขาว (WHITE BOARD) ฟลิปชาร์ท (FLIP CHART)  เครื่องเสียง

ข้อแนะนำในการใช้ Power Point Presentation

ไม่ควรใช้จำนวน Slide มากเกินไป ระมัดระวังการใช้ Animation ให้เหมาะสม   ใช้ภาพประกอบหรือ Clip Arts สร้างความน่าสนใจ  ไม่ใส่เนื้อหาแน่นเกินไป ซ่อนบาง Slide ไว้ เพื่อใช้ประกอบเมื่อจำเป็น Slide Show ให้เต็มจอ กด “B” ทำ

ขั้นตอนการเตรียมการนำเสนอ

1. กำหนดวัตถุประสงค์
2. วิเคราะห์ผู้ฟังและสถานการณ์
3. กำหนดรูปแบบ (FORMAT)
4. รวบรวมข้อมูลและหลักฐานอ้างอิง
5. วางโครงการนำเสนอ
6. เรียบเรียงเนื้อหา
7. จัดทำสื่อประกอบการนำเสนอ
8. เตรียมบท (SCRIPTS)
9. ตรวจสอบโสตทัศนูปกรณ์
10. ซักซ้อมให้จอมืด หรือ “W” ทำให้จอสว่าง

ขั้นตอนการนำเสนอ

1. ปรากฏตัวบนเวที
2. ตรวจสอบความเรียบร้อย
3. ทักทายและเกริ่นนำ
4. นำเสนอ
5. เปิดโอกาสให้ซักถาม
6. สรุปและจบการนำเสนอ

การเริ่มต้นนำเสนอทางธุรกิจมีหลายรูปแบบแล้วแต่ความเหมาะสม

1. เริ่มต้นโดยเกริ่นนำถึงผลประโยชน์ (Benefits Approach)
2. เริ่มต้นโดยการพูดถึงปัญหาและทางแก้(Problems & Solutions)
3. เริ่มต้นโดยกระตุ้นความอยากรู้ (Curiosity Stimulating)
4. เริ่มต้นโดยกล่าวถึงข้อมูลสำคัญ (Information Giving)
5. เริ่มต้นโดยการสาธิตที่น่าสนใจ (Dramatic Demonstration)

เนื้อหาการนำเสนอที่น่าสนใจ  จะต้อง เห็นภาพ (Visualization) น่าสนใจ  ใกล้ตัว  เป็นไปได้  แปลกใหม่ มองเห็นประโยชน์   สร้างอารมณ์ร่วม   มีหลักฐาน ตัวอย่าง   ข้อมูลชัดเจน

การจบการนำเสนอ (Closing for Business Presentation)

1. สรุปเนื้อหาสำคัญ
2. เน้นยํ้าประโยชน์ที่จะได้รับ
3. กระตุ้นการตัดสินใจ
4. สร้างความมั่นใจในการแก้ปัญหา
5. กล่าวถึงขั้นต่อไป (Next Steps)

ประเภทคำถาม

คำถามที่พบส่วนมากมีดังนี้  สงสัยไม่เข้าใจ  เพิ่มเติมรายละเอียด  เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตนเอง ไม่เห็นด้วย  คำถามเสนอความเห็น  ลองภูมิปัญญา  จ้องจับผิด  ต้องการมีส่วนร่วม  ถามนำ สร้างแนวร่วม  ถามแบบสนุก ๆ

เทคนิคการตอบคำถาม

เทคนิคในการตอถาม จะต้องแสดงความสนใจคำถาม  ชมผู้ถามตามความเหมาะสม  ทวนคำถามยํ้าประเด็น ตอบคำถามให้ตรงประเด็น  ตอบคำถามกับทุกคน  ควบคุมอารมณ์และระมัดระวังการใช้คำพูด  หากเป็นคำถามตอบยากและท้าทายให้หาแนวร่วม  ควบคุมสถานการณ์และเวลา

ประโยชน์ที่ได้รับ

ได้รับความรู้ในเกี่ยวกับรูปแบบ เทคนิค วิธีการนำเสนอ การเตรียมความพร้อมในการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้นำเสนอจะต้องมีทักษะและความเชื่อมั่นในการพูดการนำเสนอ โดยมีการวิเคราะห์และกำหนดประเด็นให้สอดคล้องความสนใจของผู้ฟัง ประกอบด้วย เตรียมตัวและเตรียมการให้พร้อม กำหนดรูปแบบ (Format) ที่เหมาะสม  ใช้หลักฐานอ้างอิง (Evidence) ที่มีนํ้าหนัก จัดทำสื่อประกอบการนำเสนออย่างเหมาะสม นำเสนออย่างมีรูปแบบขั้นตอน ตอบคำถามหรือข้อสงสัยได้อย่างชัดเจน