ความหมายของการวางแผน การวางแผนเป็นกระบวนการซึ่งบุคคลหรือองค์การทำการตัดสินใจไว้ล่วงหน้าเกี่ยวกับงานบางอย่างที่จะกระทำในอนาคต คุณประโยชน์ของการวางแผน มีดังนี้ 1. ช่วยค้นหาหรือชี้ให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น 2. ช่วยปรับปรุงและยกระดับคุณภาพกระบวนการตัดสินใจ 3. ช่วยในการปรับทิศทางอนาคตขององค์การ 4. ช่วยให้เเต่ละบุคคลสามารถปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อม 5. ช่วยเหลือผู้บริหารให้สามารถมั่นใจที่จะนำองค์การให้อยู่รอดได้ ความจำเป็นที่ต้องมีการวางแผน ได้แก่ เพื่อความก้าวหน้าของเทคนิควิทยาการสมัยใหม่ และการเปลี่ยนแปลงทางสังคมที่เป็นไปอย่างรวดเร็ว เพื่อการเกี่ยวพันกันขององค์การในสมัยปัจจุบัน และเพื่อการเปลี่ยนแปลงของหน้าที่งานในสังคมที่ซับซ้อนและยุ่งยาก ประโยชน์ของการวางแผนที่จะมีผลต่อการบริหารภายในองค์การ เพื่อเป็นเครื่องกำหนดทิศทางขององค์การ และเพื่อใช้วัดความสำเร็จ และประสานกำลังความพยายามภายในองค์การ วิวัฒนาการของการวางแผนที่นำมาใช้กับการบริหารงานด้านต่าง ๆ : การวางแผนได้มีวิวัฒนาการมาช้านานแล้ว และได้มีการนำเอามาใช้กับการบริหารด้านต่าง ๆ ทั้งในภาครัฐบาลและเอกชน แม้แต่ในประเทศสังคมนิยมการวางแผนก็ได้มีการกระทำอย่างจริงจังเช่นกัน แต่อาจมีบ้างที่นำเอาการวางแผนมาใช้ช้ากว่าที่ควร ซึ่งสาเหตุอาจเป็นเพราะไม่เห็นความจำเป็น และเชื่อมั่นว่าตนเป็นนักปฏิบัติที่สามารถทำงานของตนวันต่อวันได้ดีอยู่แล้ว และยังสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นได้ไม่ยากนัก ความจำเป็นของการวางแผนจึงมีน้อย ข้อจำกัดของการวางแผน : สำหรับความเชื่อในกระบวนการวางแผนนั้นหากจะมีได้ โดยมากมักจะต้องมาจากกรณีที่ผู้บริหารผู้นั้นได้เคยมีประสบการณ์ที่ดี โดยสามารถประสบความสำเร็จอันเนื่องจากการทำแผนโดยตรง ดังนั้น เพื่อที่ผู้บริหารจะได้มีโอกาสประสบความสำเร็จได้ ก็ควรที่ผู้บริหารจะต้องยอมหันมาทดลองทำการวางแผน โดยอาจนำมาทดลองทำกับบางส่วนหรือบางหน่วยงานขององค์การของตนก่อนก็ได้ บทบาทของการวางแผนในกระบวนการบริหาร : เพื่อการจูงใจคน หรือการชักจูงบุคคลในองค์การ เพื่อการสื่อสารภายในองค์การและการสื่อความกับภายนอกองค์การ เพื่อการดำเนินการตัดสินใจ เพื่อการควบคุมองค์การโดยอาศัยข้อมูลที่ได้รับ เพื่อการสร้างความสมดุลในองค์การ และเพื่อการค้นหาโอกาสใหม่ ๆ กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยกระบวนการจูงใจได้ดังนี้ คือ การมีโอกาสเห็นถึงความก้าวหน้าและสามารถบรรลุถึงวัตถุประสงค์ในระยะยาวของตนเองนั้นจะกลายเป็นเครื่องมือที่มีอิทธิพลใช้จูงใจได้อย่างมาก กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยกระบวนการติดต่อสื่อสารได้ดังนี้ คือ เอื้ออำนวยให้มีช่องทางการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อสำหรับการกำหนดวัตถุประสงค์ของบริษัท เป้าหมาย และการตัดสินใจต่าง ๆ ภายในองค์การ กระบวนการวางแผนจะช่วยกระบวนการการตัดสินใจดังนี้ คือ ช่วยเสริมสร้างโครงร่างหรือกรอบการวิเคราะห์ ซึ่งสามารถกลายเป็นมาตรฐานหรือแนวทางที่จะใช้พิจารณาว่า การตัดสินใจที่พวกเขาได้ทำไปนั้นมีความสอดคล้องเข้ากันได้กับแผนขององค์การหรือไม่ กระบวนการวางแผนจะมีส่วนช่วยต่อกระบวนการการควบคุมได้โดยตรง คือ การวางแผนทำให้เกิดวิธีที่เป็นระเบียบแบบแผนในการกำหนดมาตรฐานผลงานต่าง ๆ ที่ซึ่งจะสามารถนำมาใช้เปรียบเทียบข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินการที่ทำได้จริง ความลึกและความกว้างของการวางแผน : การวางแผนไม่ควรจะจัดทำลึกลงไปถึงรายละเอียดมากเกินไป และหากจะต้องมีข้อมูลรายละเอียดประกอบแล้ว ก็ควรจะจำกัดให้มีข้อมูลเฉพาะที่มีความสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายของส่วนรวมเท่านั้น ลักษณะและขอบเขตของการวางแผน กระบวนการวางแผน : กระบวนการวางแผนเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจที่กระทำในปัจจุบัน เพื่อที่จะทำการจัดสรรทรัพยากรสำหรับทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ในอนาคต ขอบเขตการวางแผนและผู้บริหาร : ขอบเขตของการวางแผน จะสามารถแยกพิจารณาได้เป็นการวางแผนทั้งองค์การ และการวางแผนภายในหน่วยงาน ซึ่งไม่ว่าจะเป็นการวางแผนในแบบใด หรือขอบเขตกว้างแค่ไหนก็ตาม ในทางปฏิบัติแล้วผู้บริหารที่อยู่ในระบบต่าง ๆ กัน ในองค์การต่างก็จะต้องเข้าเกี่ยวข้องกับการวางแผนมากน้อยแตกต่างกันไป 1. การวางแผนทั้งองค์การ หมายถึง การวางแผนที่มีขอบเขตการปฏิบัติที่กว้างขวางทั่วทั้งองค์การ ข้อดี คือ ช่วยให้สามารถมีแผนงานเป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารพร้อมกันได้ทั้งระบบ การวางแผนนี้จะเปิดโอกาสให้ทุกๆคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็น ช่วยในการขยายขอบเขตของกิจกรรมของผู้บริหารในระดับที่ต่ำกว่า 2. การวางแผนภายในหน่วยงาน หมายถึง การวางแผนที่จัดทำขึ้นเองภายในหน่วยงานต่าง ๆ โดยที่องค์การมิได้มีการกำหนดให้มีการวางแผนอย่างเป็นทางการขึ้นใช้ ข้อดี คือ ของการวางแผนที่ปรากฏส่วนมากมักจะส่งผลที่ช่วยให้เกิดความสำเร็จในหน่วยงานต่าง ๆ ที่จัดทำแผนขึ้นใช้เองภายใน และในระยะยาวมักจะมีผลไปถึงฝ่ายบริหารระดับสูง รวมทั้งหน่วยงานอื่น ๆ ที่จะเห็นความสำคัญของการวางแผน รูปแบบของกระบวนการวางแผน องค์การส่วนมากต่างก็ได้มีการวางแผนมากบ้างน้อยบ้าง และบางครั้งการวางแผนก็มีการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร แต่บ่อยครั้งมักจะเป็นเรื่องที่ฝากเอาไว้ในหัวของผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น ขั้นตอนกระบวนการวางแผน 1. การตั้งข้อสมมติฐานเกี่ยวกับอนาคต : เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลและการตัดสินใจ เป็นสำคัญ 2. การกำหนดวัตถุประสงค์ : เป็นข้อความที่เกี่ยวกับค่านิยมของผู้ประกอบการ และเกี่ยวกับความตั้งใจของ องค์การ 3. การพัฒนากลยุทธ์ : การอาศัยวิธีวิเคราะห์อิทธิพลการเปลี่ยนแปลงทั้งจากภายในและภายนอกเพื่อ สามารถไปสู่วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้ 4. การสร้างเป้าหมายระยะปานกลาง : เป็นการระบุเป้าหมายที่ชัดแจ้ง โดยระบุเป็นจำนวนที่สามารถวัดได้ 5. การกำหนดแผนปฏิบัติงาน : เพื่อให้มีทรัพยากรขององค์การเพื่อที่จะให้สามารถบรรลุถึงเป้าหมายของ องค์การได้ 6. การปฏิบัติตามแผน : การดำเนินการหรือปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้ 7. กลไกของข้อมูลย้อนกลับ : ความรู้หรือผลจากการเปรียบเทียบ อ้างอิงจาก http://www.takkabutr.com/EAU/sw_Project49/project_plan1.htm |