สำหรับจดหมายเวียน word จะเป็นการสร้างจดหมายหลายฉบับโดยที่จะใช้เนื้อหาภายในจดหมายเหมือนๆกันทุกฉบับ แต่สิ่งที่แตกต่างกันคือ ชื่อและที่อยู่ของผู้รับนั้นๆ ตัวอย่าง หนังสื่อแจ้งทางราชการ จดหมายประชาสัมพัน ซึ่งหากเราจะต้องพิมพ์ชื่อ 1 คนและสั่งปริ้น และทำแบบนี้ซ้ำๆให้กับผู้รับทุกๆคน อาจจะทำให้เราเสียเวลามากเลยทีเดียว และอาจจะมีหลายคนที่พิมพ์เอกสารเสร็จ จากนั้นจะเปลี่ยนชื่อผู้รับก่อนพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับ ซึ่งอาจจะไม่สะดวกเท่าไร Show
ใช้ word ทำจดหมายเวียน และพิมพ์ซองดังนั้นการสร้างจดหมายเวียนด้วย Microsoft Word จะเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์ได้ดีที่สุด ช่วยในการประหยัดเวลาสำหรับการใส่ข้อมูล และสามารถเก็บฐานข้อมูลรายชื่อและที่อยู่ผู้รับไว้ใช้ในครั้งถัดไปได้อีกด้วย เหมาะกันคนที่ทำงานด้านแอดมินที่ต้องค่อยติดต่อกับลูกค้าบ่อยๆครับ ขั้นตอนนี้ปรับใช้ได้ตั้งแต่ Microsoft word 2013, 2016, 2019, 2021 รวมทั้ง 365 ก่อนอื่นให้เราเตรียมข้อมูลรายชื่อและที่อยู่ของผู้รับก่อนครับ โดยการสร้างไฟล์งาน excel ตามตัวอย่างรูปด้านล่างนี้ ซึ่งสามารถประยุกต์ใช้งานตามที่ต้องการใช้งานนะครับ และบันทึกให้เรียบร้อย จำไว้ด้วยนะครับว่าชื่อไฟล์อะไร จากตัวอย่างนี้ใช้ไฟล์ excel ชื่อ book1 ADVERTISEMENT  สร้างจดหมายเวียน word1. เปิด word จากนั้นสร้างไฟล์งานใหม่ จากนั้นไปที่แถบ Mailings (ส่งจดหมาย) 2. ให้เราคลิกที่ Start Mail Merge (เริ่มจดหมายเวียน) จากนั้นเลือก Letters (จดหมาย) 3. แล้วเราก็จะได้กระดาษปล่าวสำหรับพิมพ์ข้อมูลในจดหมาย พิมพ์ให้เรียบร้อยตามที่ต้องการ โดยเว้นว่างตรงข้อมูลชื่อผู้รับไว้ ตามตัวอย่างครับ 4. เมื่อพิมพ์ข้อมูลเสร็จแล้ว ให้เราคลิกที่ Select Recipients (เลือกผู้รับ) จากนั้นเลือก Use an Existing List (ใช้รายชื่อที่มีอยู่) 5. เลือกไฟล์ Excel ที่เราทำรายชื่อผู้รับไว้ครับ จากนั้นคลิก Open 6. กรณีที่มากกว่า 1 Sheet ให้เราเลือกตามที่เราใส่ข้อมูลไว้ครับ แล้วคลิก OK 7. หลังจากที่เราเพิ่มรายชื่อผูรับเข้ามาแล้ว ให้เราคลิกที่บันทัดส่วนที่เราจะแทรกข้อมูลผู้รับเข้าไป จากนั้นคลิกเลือก Insert Merge Field (แทรกเขตข้อมูลผสาน) 8. เสร็จแล้วเราสามารถกดพรีวิวเพื่อดูตัวอย่างข้อมูลก่อนสั่งปริ้นได้ โดยคลิกที่ Preview Results (แสดงตัวอย่างผลลัพธ์) พิมพ์ซองจดหมายเวียน1. ให้ทำการสร้างไฟล์งานใหม่ จากนั้นไปที่แถบ Mailings (ส่งจดหมาย) 2. ให้เราคลิกที่ Start Mail Merge (เริ่มจดหมายเวียน) จากนั้นเลือก Envelope Option (ซองจดหมาย) 3. ที่หน้าต่าง ตัวเลือกซองจดหมาย ภายใต้แถบ Envelope Option (ตัวเลือกซองจดหมาย) ให้เรา กำหนดขนาดซอง และ ตั้งค่าฟอนต์และขนาดฟอนต์ ให้เรียบร้อย จากนั้นเลือกแถบ Printing Options (ตัวเลือกการพิมพ์) ให้กำหนดการใส่ซองเพื่อสั่งปริ้น เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK 4. ให้ทำการใส่ข้อมูลผู้ส่งให้เรียบร้อย จากนั้นในส่วนของผู้รับให้เราเลือกคลิกที่ Select Recipients (เลือกผู้รับ) จากนั้นเลือก Use an Existing List (ใช้รายชื่อที่มีอยู่) 5. เลือกไฟล์ Excel ที่เราทำรายชื่อผู้รับไว้ตามข้อมูลของจดหมายครับ จากนั้นคลิก Open และเลือก Sheet ที่มีข้อมูลผู้รับ 6. หลังจากที่เราเพิ่มรายชื่อผูรับเข้ามาแล้ว ให้เราคลิกที่บันทัดส่วนที่เราจะแทรกชื่อผู้รับ และที่อยู่ของผู้รับ จากนั้นคลิกเลือก Insert Merge Field (แทรกเขตข้อมูลผสาน) 7. และคลิกที่ Preview Results (แสดงตัวอย่างผลลัพธ์) เพื่อดูตัวอย่างก่อนปริ้นครับ เป็นไงบ้างครับ สำหรับการทำจดหมายเวียน หลายๆคนสมัยตอนที่เป็นนักศึกษาอาจจะเคยเรียนมาบ้างแล้ว แต่ก็มีหลายคนที่คืนอาจารย์ไปเป็นที่เรียบร้อย ยังไงก็ลองไปปรับใช้งานกันดูครับ บทความอาจจะไม่ค่อยสมบูรณ์ 100% แต่เชื่อว่าทุกคนจะสามารถนำไปปรับและต่อยอดได้อย่างแน่นอน สุดท้ายนี้หากบทความนี้มีประโยชน์ก็ อย่าลืมกดแชร์ รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้ เคล็ดลับ
ขั้นตอนที่ 2: ทดสอบเค้าโครงของซองจดหมายของคุณถ้าจำเป็น ให้ทดลองใช้ซองจดหมายเป็นชุดเล็กๆ ก่อนที่คุณทำจดหมายเวียนจริง
ขั้นตอนที่ 3: เริ่มจดหมายเวียน
ขั้นตอนที่ 4: ลิงก์รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณไปยังเอกสารหลัก
ถ้าคุณจำเป็นต้องแก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ดูที่ จดหมายเวียน: แก้ไขผู้รับ ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มช่องที่อยู่ในซองจดหมายช่องที่อยู่เป็นเขตข้อมูลจดหมายเวียนที่คุณวางไว้ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ที่อยู่ปรากฏอยู่บนซองจดหมาย เมื่อต้องการมองเห็นตำแหน่งให้ชัดเจนขึ้น กด CTRL+SHIFT+8 เพื่อเปิดใช้เครื่องหมายย่อหน้า (¶)
ถ้าที่อยู่ของคุณมีส่วนใดส่วนหนึ่งขาดหายไป ให้ดูที่ จดหมายเวียน: จับคู่เขตข้อมูล เพื่อแก้ไข ขั้นตอนที่ 6: แสดงตัวอย่างและพิมพ์ซองจดหมายทำการตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนที่คุณจะพิมพ์ซองจดหมาย
ขั้นตอนที่ 7: บันทึกเอกสารซองจดหมายเวียนของคุณเมื่อคุณบันทึกเอกสารซองจดหมายเวียน เอกสารนั้นจะยังคงเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณสำหรับการใช้งานในอนาคต เมื่อต้องการใช้เอกสารจดหมายเวียนสำหรับซองจดหมายซ้ำ ให้เปิดซองจดหมาย แล้วเลือก ใช่ เมื่อ Word พร้อมท์ให้คุณเก็บการเชื่อมต่อ เมื่อต้องการเปลี่ยนที่อยู่บนเอกสารจดหมายเวียนสำหรับซองจดหมาย ให้เปิดเอกสารและเลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ เพื่อจัดเรียง กรอง และเลือกที่อยู่ที่เฉพาะเจาะจง รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้ เคล็ดลับ: ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถสร้างได้ระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน รวบรวมรายการที่อยู่ทั้งหมดของคุณ แล้วเพิ่มรายการที่อยู่ลงในแหล่งข้อมูลของคุณ ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีต Excel ให้จัดรูปแบบคอลัมน์รหัสไปรษณีย์หรือหมายเลขรหัสไปรษณีย์ให้เป็นตัวอักษรเพื่อรักษาให้เลขศูนย์ยังคงอยู่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ การจัดรูปแบบตัวเลข วันที่ และค่าอื่นๆ ของจดหมายเวียนใน Excel ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ เคล็ดลับ: เมื่อคุณต้องให้ Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ ให้เปิด Apple Mail แล้วไปที่ จดหมาย > การกำหนดลักษณะ ไปที่ ทั่วไป แล้วเลือก Microsoft Outlook ขั้นตอนที่ 2: จัดเตรียมเอกสารหลักให้ตรงกับซองจดหมายของคุณ
ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมโยงรายชื่อผู้รับจดหมายกับเอกสารหลักของคุณ
ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มและจัดรูปแบบเขตข้อมูลจดหมายเวียน
ขั้นตอนที่ 5: แสดงตัวอย่างและพิมพ์ซองจดหมาย
รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้ ไปที่ ไฟล์ > เอกสารเปล่าใหม่ ไปที่ มุมมอง > เค้าโครงเหมือนพิมพ์ ไปที่ เครื่องมือ > ตัวจัดการจดหมายเวียน ภายใต้ 1. เลือกชนิดเอกสารเลือกสร้างใหม่ > ซองจดหมาย ในกล่อง ที่อยู่ผู้ส่ง พิมพ์ ที่อยู่ของคุณ ภายใต้ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้ยืนยันว่าเลือกการตั้งค่าการพิมพ์ที่ถูกต้องสำหรับซองจดหมายของคุณ คลิก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น ไปที่ เครื่องมือ > ตัวจัดการจดหมายเวียน ภายใต้ 2. เลือกรายชื่อผู้รับเลือก รับรายการ แล้วเลือกแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย ภายใต้ 3. แทรกพื้นที่ที่สำรองไว้เลือก ที่ติดต่อ ลากชื่อเขตข้อมูลจากรายการ ที่ติดต่อ ไปยังกล่องที่อยู่ของซองจดหมาย ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 สำหรับเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการให้ปรากฏบนซองจดหมายของคุณ ในเอกสารหลักของคุณ แก้ไขกล่องที่อยู่ของซองจดหมายเพื่อเพิ่มช่องว่างและอักขระขึ้นบรรทัดใหม่ที่คุณต้องการ |
ขั้น ตอน การสร้างจดหมายเวียน และ ซองจดหมาย
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.frojeostern Inc.
