การจัดหาอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานทำได้3วิธีคือ

อุปกรณ์เครื่องใช้ในสำนักงานที่ขาดไม่ได้

เมื่อย่างเท้าข้างแรกเข้าไปในบริษัทที่เป็นองค์กรทางธุรกิจ สิ่งที่สัมผัสได้ถึงเอกลักษณ์และเป็นที่สะดุดตาของเหล่าบรรดาแขกเหรื่อผู้มาเยื่อนคงเห็นจะหนีไม่พ้นอุปกรณ์สำนักงานอันทันสมัยที่ตั้งอยู่ประจำที่ตามจุดต่างๆทั่วอาคารสำนักงานบริษัท โดยอุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็นที่ควรจะต้องมีไว้ใช้ในอาคารสำนักงานของท่านประกอบไปด้วยสิ่งต่างๆเหล่านี้

1.โต๊ะ-เก้าอี้ แบบโมเดิร์น

อย่างแรกเลยก็คงต้องยกให้โต๊ะและเก้าอี้ทำงาน เพราะประโยชน์ใช้สอยของมันนอกจากจะเอาไว้ใช้สำหรับเป็นสถานที่นั่งทำงานของบุคลากรภายในบริษัทแล้ว ในบางสถานะมันยังบ่งบอกถึงตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบภายในบริษัทด้วย สังเกตได้จากดีไซน์และราคาจะสูงขึ้นตามสถานะของผู้ใช้งาน ส่วนการจัดซื้อขอแนะนำให้เลือกเป็นแบบเข้าชุดหรือแพ็คเกจซึ่งนอกจากจะสร้างความเป็นระเบียบและสามารถกำหนดแนวทางการจัดออฟฟิศให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันได้แล้ว ยังสามารถต่อรองราคาขอรับส่วนลดได้อีกต่างหาก

2. กระดาษ-ซองจดหมายและเอกสาร
กระดาษเอกสารและซองจดหมายต่างๆยังคงมีความสำคัญกับแนวทางการดำเนินธุรกิจของบริษัทอยู่มาก เพราะอย่างน้อยการทำงานหรือยื่นแบบฟอร์มต่างก็ยังคงต้องมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรลงบนกระดาษและส่งผ่านไปในซองจดหมาย ดังนั้นจึงควรเลือกกระดาษที่มีความเหมาะสมในเรื่องของขนาดและความขาวหรือความทึบแสงบวกกับคุณภาพเป็นสำคัญ ส่วนซองจดหมายจะเน้นไปที่ขนาดของซองมากกว่า โดยทั้งสองสิ่งนี้ไม่ควรที่จะซื้อเป็นจำนวนมากเพื่อกักตุนเพราะคุณสมบัติของกระดาษยิ่งเก็บไว้นานสีจะยิ่งซีดและเหลืองขึ้นจนไม่น่าใช้งานนั่นเอง

3. ปากกาและเครื่องเขียน

หลังจากมีกระดาษและเอกสารไปแล้วก่อนหน้านี้ คิวถัดมาก็คือปากกา ดินสอ และชุดเครื่องเขียนที่หลากหลาย ซึ่งถึงแม้ปากกาและดินสอจะเป็นเครื่องใช้ส่วนบุคคลที่พนักงานต้องมีติดตัวกันเป็นประจำอยู่แล้วทุกคน แต่ก็ยังคงเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการควรที่จัดซื้อเอามาไว้เป็นส่วนกองกลางเพื่อให้พนักงานสามารถมาเบิกไปใช้งานได้ นอกจากนี้ยังเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้าที่มาติดต่อเซ็นเอกสารกับทางบริษัทด้วย โดยการจัดซื้อควรสรรหารูปแบบที่หลากหลายทั้งปากกาลูกลื่น ปากกาหมึกซึม ปากกาเมจิคเพื่อนำมาเขียนบนกระดานไวท์บอร์ด ทั้งนี้ควรเลือกที่มีสีสันแตกต่างกันด้วย

4. แฟ้มบรรจุเอกสาร

เพื่อความเป็นระเบียบการมีแฟ้มเพื่อบรรจุเอกสารจะสามารถช่วยสร้างระบบที่มีเอกภาพและหมวดหมู่เพื่อการจัดระเบียบการเก็บเอกสารข้อมูลต่างๆได้เป็นอย่างดี โดยการซื้อนั้นควรดูที่ขนาดและความเหมาะสมที่จะนำไปใช้เก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องอะไร มีจำนวนมากขนาดไหน เพื่อสามารถกำหนดขนาดที่เหมาะสมของแฟ้มงานที่จะซื้อได้ โดยอาจจะแบ่งออกเป็นแฟ้มแบบอ่อนและแข็งเพื่อความสะดวกในการใช้งาน ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงพื้นที่จัดเก็บภายในสำนักงานเป็นสำคัญ

5. อุปกรณ์สำนักงานเบ็ดเตล็ด

เครื่องเย็บกระดาษ ลวดเย็บกระดาษ คลิปดำ ลวดเสียบกระดาษ เครื่องเจาะกระดาษ กรรไกร มีดคัตเตอร์ แผ่นยางรองตัด ไม้บรรทัด เทปกาว กาว เหล็กเสียบบิล แท่นประทับตรา ฯลฯ อุปกรณ์เหล่านี้คือสิ่งที่ผู้ประกอบการควรที่จัดซื้อมาเก็บเอาไว้ใช้ภายในสำนักงาน แต่ไม่จำเป็นต้องซื้อไปแจกให้พนักงานในแต่ละโต๊ะครบทุกคน เพียงแต่ให้มีเอาไว้ใช้อย่างละหนึ่งชุดประจำที่โต๊ะหรือมุมใดมุมหนึ่งภายในสำนักงานและแบ่งกันใช้ เพราะอุปกรณ์พวกนี้บางอย่างไม่ได้มีความจำเป็นต้องใช้ทุกวัน

6. โทรศัพท์ แฟ็กซ์

อุปกรณ์ดังกล่าวคือเครื่องมือสื่อสารที่มีความจำเป็นมากสำหรับสำนักงานต่างๆภายในปัจจุบัน และแทบจะร้อยเปอร์เซ็นต์เลยทีเดียวที่ตามสำนักงานต่างๆจะเห็นอุปกรณ์เหล่านี้ตั้งอยู่ภายใน ซึ่งการเลือกซื้อโทรศัพท์คงไม่น่าจะมีปัญหาสักเท่าไหร่ ส่วนในเรื่องของเครื่องส่งแฟกซ์ผู้ประกอบการต้องพิจารณาดูที่ขอบเขตและความสามารถในการใช้งานที่สามารถตอบสนองต่อความต้องการได้เป็นสำคัญ บวกกับราคาที่ไม่แพงจนเกินไปนัก และที่ต้องพิจารณาเป็นพิเศษคืออายุการรับประกันและจำนวนของศูนย์บริการในกรณีที่ต้องส่งไปซ่อม เพราะสินค้าพวกนี้มีอายุการใช้งานของมันเอง เมื่อถึงเวลาก็ต้องส่งไปซ่อมเป็นธรรมดา การรับประกันและบริการจึงควรใส่ใจมากเป็นพิเศษ

7. คอมพิวเตอร์

คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องใช้สำนักงานที่มีความสำคัญมากที่สุดในปัจจุบัน พนักงานทั่วไปทำงานผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์กันแทบจะทั้งสิ้น ดังนั้นการจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์จึงมีความสำคัญมาก เพราะจำนวนงบประมาณของเครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่หมดไปกับเจ้าสิ่งนี้ ดังนั้นก่อนการตัดสินใจเลือกซื้อจึงควรเสาะหาผู้ที่มีความรู้และเชี่ยวชาญทางด้านเทคโนโลยีมาเป็นที่ปรึกษาก่อน

8. ปริ้นเตอร์ สแกนเนอร์ และเครื่องถ่ายเอกสาร

ปริ้นเตอร์และสแกนเนอร์คือส่วนต่อขยายที่ทำให้การทำงานของคอมพิวเตอร์มีส่วนสมบูรณ์แบบมากขึ้น การเลือกซื้อจะต้องมีความพิถีพิถันเป็นพิเศษเพราะมีราคาที่สูงอยู่ในระดับหนึ่ง ทั้งนี้สิ่งที่ต้องคำนึงถึงคือรูปแบบการใช้งาน ถ้ามีการใช้งานมากควรเลือกในรูปแบบที่มีความเหมาะสมกับการใช้งานภายในออฟฟิศมากกว่าของส่วนบุคคล ซึ่งปัจจุบันบางยี่ห้อได้ทำการรวบรวมคุณสมบัติของเครื่องปริ้นเตอร์กับสแกนเนอร์ให้มาอยู่ในเครื่องเดียวกันทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้มาก และการรับประกันกับศูนย์บริการก็ควรเป็นปัจจัยที่นำมาใช้วิเคราะห์เพื่อการเลือกซื้อเช่นเดียวกัน

ส่วนเครื่องถ่ายเอกสารถ้าขนาดของธุรกิจยังไม่ใหญ่มากก็ยังไม่มีความจำเป็นต้องจัดหาโดยอาจจะใช้เครื่องสแกนเป็นการทดแทนไปก่อน แต่ถ้ามีขนาดใหญ่หรือมีความจำเป็นต้องใช้ควรพิจารณาการเช่ามาจากตัวแทนน่าจะเป็นวิธีที่เหมาะสมที่สุดเพราะไม่ต้องกังวลเรื่องค่าบำรุงรักษา

9. ระบบอินเตอร์เน็ตความเร็วสูง
ยุคปัจจุบันคอมพิวเตอร์แทบจะหมดประโยชน์ไปโดยปริยายถ้าขาดซึ่งระบบอินเตอร์เน็ตเพื่อเชื่อมต่อ ดังนั้นอินเตอร์เน็ตจึงมีความสำคัญและเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ห้ามขาดไปโดยเด็ดขาดถ้าออฟฟิศนั้นมีคอมพิวเตอร์ การเลือกผู้ให้บริการต้องดูที่รูปแบบของโปรโมชั่นว่ามีความเร็วและราคาที่มีความเหมาะสมสามารถไปกันได้กับรูปแบบธุรกิจที่ดำเนินการมากขนาดไหน ซึ่งบริษัทผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ตบางแห่งมีแพ็คเกจที่เหมาะสมกับลักษณะการทำธุรกิจบางประเภทเป็นการเฉพาะ จึงเป็นสิ่งที่น่าสนใจมากที่ผู้ประกอบการต้องไปพิจารณาศึกษาหาข้อมูลในผู้บริการแต่ละบริษัทให้ละเอียดเป็นพิเศษด้วย

10. เครื่องคิดเลข

เครื่องคิดเลขคืออุปกรณ์อย่างสุดท้ายที่มีความจำเป็นสำหรับสำนักงาน บางคนอาจจะเถียงว่าอุปกรณ์อย่างอื่นก็มีคุณสมบัติสามารถคิดเลขได้เหมือนกันเช่นคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือแต่ต้องยอมรับว่ามันก็ไม่มีความสะดวกสู้กับเครื่องคิดเลขได้ในบางสถานการณ์ การเลือกซื้อจึงดูที่รูปแบบความสะดวกสบายในการใช้งานเป็นหลัก หรือถ้ามีการคิดบัญชีที่สลับซับซ้อนขึ้นก็สามารถเลือกซื้อในรูปแบบที่มีฟังก์ชั่นสนับสนุนได้

อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานต่างๆที่ได้นำเสนอไปเหล่านี้ เป็นสิ่งที่ได้รับการยอมรับกันอย่างกว้างขวางในปัจจุบันถึงคุณประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้ที่ทุกสำนักงานมิอาจจะขาดสิ่งต่างๆเหล่านี้ไปได้เลย ดังนั้นผู้ประกอบการจึงควรใช้งานอุปกรณ์เหล่านี้อย่างทะนุถนอมและรู้คุณค่า เพื่อช่วยต่ออายุการใช้งานของพวกมันให้ยาวนานยิ่งขึ้น อันเป็นการช่วยประหยัดงบประมาณของทางบริษัทได้อีกวิธีหนึ่ง

นอกจากนี้ยังมีอุปกรณ์ตัวอื่นๆ มากมายใน สำนักงาน บทความหน้าเราจะมาดูรายละเอียดของอุปกรณ์แต่ละอย่างกันและแหล่งซื้อขายอุกรณ์เครื่องใช้ในสำนักงาน