โดยปกติโปรแกรม Smartbiz จะเก็บข้อมูลการเพิ่มบริษัทใหม่ไว้ที่โฟลเดอร์ในข้อใด

กรณีที่ผู้ใช้งานต้องการเพิ่มข้อมูลคำนำหน้าชื่อลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้ ซึ่งมีหลากหลายกว่าที่ระบบกำหนดมาให้ สามารถทำการเพิ่มข้อมูลได้ ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1.ผู้ใช้สามารถเพิ่มคำนำหน้าชื่อลูกหน้า/เจ้าหนี้ ระบบ Setting > General > ENUM

2.กดปุ่ม “

3.กดเครื่องหมาย "+" เพื่อเพิ่มข้อมูลคำนำหน้าชื่อลูกหนี้/เจ้าหนี้

4.เมื่อเพิ่มคำนำหน้าชื่อลูกหนี้/เจ้าหนี้เรียบร้อยแล้ว ให้ทำการกด "

5.เมื่อทำการเพิ่มคำนำหน้าชื่อลูกหนี้/เจ้าหนี้ รายการ Title ที่ได้บันทึกไว้จะแสดงในข้อมูลลูกหนี้/เจ้าหน้า ที่ระบบ Setting > Accounting > AR Setup (ลูกหนี้) หรือ AP Setup (เจ้าหนี้) ดังรูปตัวอย่าง

ตัวอย่าง AR Setup (ลูกหนี้)

ตัวอย่าง AP Setup (เจ้าหนี้)

 โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี 3204-2303

>>จุดประสงค์รายวิชา

   1.มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบงานโผรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในการจัดทำบัญชี
   2.มีทักษะในการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปด้านบัญชี
   3.มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลและรายงานงบการเงิน รวมทั้งรายงานข้อมูลทางการเงินในรูปแบบต่างๆ
   4.เห็นคุณค่าความสำคัญของการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทำบัญชี

>>มาตรฐานรายวิชา

   1.สามารถบันทึกบัญชี โดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป
   2.สามารถทำรายงานงบการเงินและรายงานข้อมูลทางการเงินในรูปแบบต่างๆ
   3.สามารถเลือกใช้โปรแกแรมสำเร็จรูปที่เหมาะสมกับงานบัญชี

>>คำอธิบายรายวิชา

            ศึกษาและปฏิบัติเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้จัดทำบัญชี  บันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท ระบบสินค้าคงคลัง ระบบขาย  ระบบลูกหนี้  ระบบเจ้าหนี้  ระบบเงินเดือน  รายงานข้อมูลทางการเงินในรูปแบบต่างๆ วิเคราะห์งบการเงิน ศีกษาโปรแกรมสำเร็จรูปด้านบัญชีที่นิยมใช้ในธุรกิจ

ก

คำนำ

เอกสารประกอบการเรยี น วชิ าโปรแกรมสำเรจ็ รูปเพื่องานบญั ชี รหสั วิชา 30201-2102 เลม่ นี้ จัดทำ
ขึ้นโดยผ่านการวิเคราะห์ความสอดคล้องของเนื้อหาให้ตรงตามจุดประสงค์รายวิชา สมรรถนะรายวิชา และ
คำอธิบายรายวิชาที่กำหนดไว้ในหลักสูตร ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง พุทธศักราช 2563 สำนักงาน
คณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา กระทรวงศึกษาธกิ าร

ผู้จัดทำหวงั เป็นอย่างยง่ิ ว่าเอกสารเลม่ นี้ จะชว่ ยให้ผูเ้ รยี นมีความรู้ความเข้าใจในเน้ือหาสาระของวิชา
สามารถพัฒนากระบวนการเรียนรู้ และความคิด รวมทั้งนำความรู้และสมรรถนะที่เกิดขึ้นไปประยุกต์ใช้ใน
ชีวิตประจำวนั ได้สมดงั เจตนารมณ์ของหลักสูตรฯ

พินรัฎ สีตลวรางค์

สารบญั หน้า

คำนำ ก
หลักสตู รรายวิชา ข
หน่วยการเรียนร้แู ละเวลาทใ่ี ชใ้ นการจดั การเรยี นรู้ ค
ตารางวเิ คราะหห์ ลักสูตร ง
ลิงค์ดาวนโ์ หลดโปรแกรม Smartbiz , E-book และ Youtube จ
หนว่ ยท่ี 1 ความรพู้ น้ื ฐานเกี่ยวกบั โปรแกรมสำเรจ็ รูปท่ีใช้จดั ทำบญั ชี 1
หน่วยที่ 2 ความรูเ้ บ้ืองต้นเกีย่ วกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 8
หนว่ ยท่ี 3 การกำหนดโครงสรา้ งองค์กร และนโยบายทางการบญั ชี 31
หน่วยท่ี 4 การสร้างฐานข้อมลู ในแตล่ ะระบบ 44
หน่วยท่ี 5 การบันทกึ ยอดยกมาในแต่ละระบบ 72
หน่วยท่ี 6 การบันทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี กี่ยวกับระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลัง 82
หนว่ ยที่ 7 การบนั ทึกขอ้ มลู ทางบญั ชเี กย่ี วกับระบบซอ้ื 96
หนว่ ยที่ 8 การบันทกึ ข้อมลู ทางบญั ชีเกย่ี วกบั ระบบขาย 119
หนว่ ยที่ 9 การบันทกึ ข้อมลู ทางบญั ชีเก่ยี วกบั ระบบลกู หนี้ 146
หนว่ ยที่ 10 การบนั ทึกขอ้ มลู ทางบัญชเี ก่ยี วกบั ระบบเจ้าหน้ี 162
หน่วยท่ี 11 การบันทกึ ข้อมูลทางบญั ชเี กย่ี วกับระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร 175
หน่วยที่ 12 การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบัญชเี กี่ยวกับระบบสินทรพั ย์และค่าเส่อื มราคา 189
หนว่ ยท่ี 13 การบนั ทกึ ข้อมลู ทางบญั ชเี กย่ี วกับระบบบญั ชีแยกประเภท 201
หนว่ ยท่ี 14 การจัดทำรายงานในรูปแบบตา่ งๆ 229

ข

หลกั สตู รรายวิชา

ช่ือวชิ าโปรแกรมสำเรจ็ รปู เพ่อื งานบญั ชี รหสั วชิ า 30201-2103 ทฤษฎี 2 ปฏบิ ัติ 2 หนว่ ยกิต 3
หลักสูตรประกาศนียบตั รวิชาชพี ชน้ั สงู พ.ศ.2563 ประเภทวิชาบริหารธรุ กจิ สาขาวิชาการบัญชี

จดุ ประสงค์รายวชิ า เพื่อให้
1. เข้าใจเกี่ยวกบั หลักการพน้ื ฐานของโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบญั ชี
2. สามารถสร้างฐานข้อมูล บนั ทกึ บัญชี และจดั ทำรายงานในรูปแบบตา่ ง ๆ โดยใชโ้ ปรแกรมสำเรจ็ รปู
3. มีเจตคติ และกจิ นสิ ยั ทด่ี ี ในการปฏบิ ัติงานดว้ ยความซ่อื สตั ย์ และรอบคอบ

สมรรถนะรายวชิ า
1. แสดงความรูเ้ กี่ยวกบั หลกั การพน้ื ฐานของโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบญั ชี
2. ปฏิบตั งิ านบญั ชี โดยใชโ้ ปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบัญชี

คำอธิบายรายวิชา
ศึกษาและปฏิบัตเิ กี่ยวกับความรู้พ้ืนฐานของโปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบัญชี การสร้างฐานข้อมูล การ

บันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท ระบบขาย ระบบลูกหนี้ ระบบซื้อ ระบบเจ้าหนี้ ระบบ
การเงนิ และธนาคาร ระบบสนิ คา้ คงคลงั ระบบสินทรพั ยไ์ ม่หมนุ เวยี น การจัดทำรายงานในรปู แบบต่างๆ

ค

หน่วยการเรยี นรู้และเวลาท่ใี ชใ้ นการจดั การเรยี นรู้

รหัสวชิ า 30201-2102 ชือ่ วิชา โปรแกรมสำเรจ็ รูปเพื่องานบัญชี จำนวน 3 นก. 4 ชม./สป.

หน่วยที่ ชือ่ หนว่ ยการเรียนรู้ สัปดาห์ที่ ช่ัวโมงท่ี

- ปฐมนิเทศ ขอ้ ตกลง และวิธกี ารเรยี นในช้นั เรยี น 11

- สอบกอ่ นเรยี น

1 ความร้พู น้ื ฐานเก่ยี วกบั โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้จัดทำบญั ชี 1 2-4

2 ความรู้เบอ้ื งตน้ เกยี่ วกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting 2 5-8

3 การกำหนดโครงสร้างองคก์ ร และนโยบายทางการบัญชี 3 9-12

4 การสร้างฐานขอ้ มูลในแตล่ ะระบบ 4 13-16

5 การบันทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 5 17-20

6 การบนั ทึกข้อมลู ทางบัญชีเกี่ยวกบั ระบบบริหารสนิ คา้ คงคลงั 6 21-24

7 การบันทึกขอ้ มลู ทางบัญชเี กีย่ วกับระบบซอ้ื 7-8 25-32

8 การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี ก่ียวกบั ระบบขาย 9-10 33-40

9 การบันทกึ ข้อมลู ทางบญั ชีเกี่ยวกบั ระบบลกู หนี้ 11 41-44

10 การบนั ทกึ ข้อมลู ทางบญั ชีเกีย่ วกบั ระบบเจ้าหนี้ 12 45-48

11 การบนั ทึกขอ้ มลู ทางบัญชีเก่ียวกบั ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร 13 49-52

12 การบันทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี กี่ยวกบั ระบบสินทรพั ย์และคา่ เสอ่ื มราคา 14 53-56

13 การบนั ทกึ ข้อมลู ทางบัญชีเกย่ี วกับระบบบญั ชแี ยกประเภท 15-16 57-64

14 การจดั ทำรายงานของระบบตา่ งๆ 17 65-68

- สอบปลายภาค 18 69-72

รวม 18 72

ง

ตารางวิเคราะห์หลักสตู ร

รหสั วชิ า 30201 – 2102 ช่อื วชิ า โปรแกรมสำเรจ็ รปู เพื่องานบญั ชี จำนวน 3 หน่วยกิต 4 ชม./สัปดาห์

ภาคเรยี นท่ี ปีการศึกษา ระดบั ปวส. สาขาวิชา การบญั ชี

พุทธิพสิ ยั (50%)
ความรู้
พฤติกรรม ความข้าใจ
นำไปใช้
ชื่อหนว่ ย วิเคราะห์
ัสงเคราะห์
1. ความรู้พนื้ ฐานเกย่ี วกบั โปรแกรม ประเ ิมน ่คา
สำเรจ็ รปู ทใ่ี ชจ้ ดั ทำบญั ชี ทักษะ ิพ ัสย (30%)
2. ความร้เู บ้ืองต้นเก่ยี วกบั โปรแกรม จิต ิพ ัสย (20%)
Smartbiz Accounting
3. การกำหนดโครงสรา้ งองคก์ ร และ รวม
นโยบายทางการบญั ชี ลำดับความสำ ัคญ
4. การสรา้ งฐานข้อมลู ในแต่ละระบบ
5. การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ จำนวนคาบ
6. การบันทกึ ข้อมลู ทางบญั ชเี กีย่ วกบั
ระบบบริหารสินคา้ คงคลัง 11 1374
7. การบันทกึ ข้อมลู ทางบญั ชีเกี่ยวกบั
ระบบซอื้ 11 11464
8. การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบัญชีเกย่ี วกบั 21
ระบบขาย 21 21644
9. การบันทกึ ข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกบั 21
ระบบลกู หนี้ 21644
10. การบันทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชีเกยี่ วกบั 112 21644
ระบบเจา้ หนี้ 11644
11. การบนั ทกึ ข้อมูลทางบญั ชเี กีย่ วกบั 41
ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 4 2 11 1 8
12. การบันทึกข้อมูลทางบญั ชีเกยี่ วกบั 41
ระบบสินทรพั ย์และค่าเส่ือมราคา 4 2 11 1 8
13. การบันทกึ ข้อมูลทางบญั ชีเกยี่ วกบั 31
ระบบบญั ชีแยกประเภท 22824
14. การจดั ทำรายงานของระบบต่างๆ 31
22824
สอบปลายภาค 31
รวม 22824
2
ลำดบั ความสำคญั 21554
5
4 2 11 1 8
4
2173 4
3 36 11 30 20 100 4
312 72

จ

ลงิ คด์ าวนโ์ หลดโปรแกรม Smartbiz จาก บรษิ ทั ครสิ ตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน)

https://bit.ly/3vzanhS

ลงิ ค์ E-book วิชาโปรแกรมสำเร็จรปู เพอื่ งานบญั ชี

https://bit.ly/3fQiXSC

ลิงค์ Youtube วชิ าโปรแกรมสำเรจ็ รูปเพือ่ งานบัญชี

https://bit.ly/3oQPFr7

หนว่ ยท่ี 1

ความรพู้ ื้นฐานเกยี่ วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รปู ทางการบญั ชี

สาระสำคญั

โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบญั ชี (Accounting Software Package) หมายถงึ โปรแกรมทถ่ี ูกพัฒนาข้ึนเพื่อ
ใช้กบั งานบญั ชโี ดยเฉพาะ เปน็ โปรแกรมทีบ่ ันทกึ ประมวลผล และเสนอรายงานเกี่ยวกบั รายการค้าทเ่ี กดิ ขึ้นของกจิ การ

วธิ ีการจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใชก้ บั ธุรกิจ สามารถทำได้ 3 วิธี ไดแ้ ก่ การพัฒนาโปรแกรมข้ึน
ใช้เองภายในธุรกิจ (In-house Development) การซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายใน
ทอ้ งตลาด (Software Package) และการวา่ จา้ งหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม (Outsourcing)

การเลอื กใชโ้ ปรแกรมสำเรจ็ รูปทางการบญั ชใี ห้เหมาะสมกับธุรกิจ มีข้อควรพิจารณาใน 5 ด้าน ได้แก่
ด้านบุคลากร ด้านคุณภาพของโปรแกรม ด้านการเลอื กผ้พู ฒั นาโปรแกรมท่ีน่าเชอ่ื ถือ ดา้ นเครือ่ งมือทใ่ี ช้ในการ
พัฒนาโปรแกรม และดา้ นความคมุ้ คา่ ต่อการลงทุนใรการเลอื กซอื้

สาระการเรียนรู้

1. ความหมายและความสำคัญของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบญั ชี
2. วธิ กี ารจัดหาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใชก้ ับธรุ กิจ
3. ขอ้ ควรพิจารณาในการเลอื กใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี

สมรรถนะประจำหนว่ ย

1. มีความรู้ความเขา้ ใจเบ้อื งตน้ เกยี่ วกบั โปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบญั ชี

จุดประสงค์เชงิ พฤตกิ รรม
1. ดา้ นความรู้

1.1 บอกความหมายและความสำคญั ของโปรแกรมสำเรจ็ รูปทางการบัญชไี ด้
1.2 บอกวิธกี ารจัดหาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใช้กับธุรกิจได้
1.3 บอกข้อควรพจิ ารณาในการเลอื กโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีใหเ้ หมาะสมกบั ธุรกิจได้

2. ดา้ นทักษะ

-

3. ดา้ นคุณลักษณะอันพึงประสงค์

3.1 ความมีวนิ ยั
3.2 ความสนใจใฝ่รู้
3.3 ความรบั ผดิ ชอบ
3.4 ความซื่อสัตยส์ ุจรติ

ความรพู้ ื้นฐานเก่ยี วกับโปรแกรมสำเรจ็ รูปทางการบัญชี 1

ความหมายและความสาคัญของโปรแกรมสาเร็จรปู ทางการบญั ชี

โปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบัญชี (Accounting Software Package) หมายถงึ โปรแกรมท่ีถูกพัฒนาขึ้น
เพื่อใช้กบั งานบัญชโี ดยเฉพาะ เป็นโปรแกรมที่บันทึก ประมวลผล และเสนอรายงานเกี่ยวกับรายการค้าที่เกดิ ขึ้น
ของกจิ การ การบันทึกมกั เก่ยี วขอ้ งกับการลงบญั ชีในสมุดรายวัน การผา่ นบัญชีไปสมุดบัญชแี ยกประเภท และ
สรุปผลรายการคา้ ในงบการเงินตา่ งๆ โปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบญั ชีประกอบด้วยชุดคำส่งั หลายชดุ เกบ็ อยู่ใน
แฟ้มโปรแกรม (Program File) เราใช้ชุดคำสั่งเหล่านี้สร้าง “แฟ้มข้อมูล” ของกิจการ ซึ่งแฟ้มข้อมูลนี้แบ่ง
ออกเปน็ 2 ลักษณะหลักๆ ได้แก่ แฟ้มหลัก เช่น แฟ้มเจา้ หนี้ แฟ้มลกู หนี้ เป็นต้น และแฟ้มรายการค้า ได้แก่
รายการค้าที่เกิดขน้ึ ในแตล่ ะงวดบัญชี

การจัดทำบัญชีของธุรกิจต้องจัดทำตามหลักบัญชีที่รับรองทั่วไป (Generally Accepted Accounting
Principle) การบันทกึ รายการตามหลกั บญั ชคี ู่ และการบันทึกรายการตามมาตรฐานการบญั ชี จงึ เป็นสิง่ สำคัญ
ในการถือปฏบิ ัติ อยา่ งไรกต็ ามการนำโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้ จะทำใหเ้ หตกุ ารณ์ทางเศรษฐกจิ ท่ีเกดิ ข้ึนถูกนำเข้า
และจัดเกบ็ ในแฟ้มรายการค้า (Transaction File) ซ่ึงเปรียบเสมอื นการบันทกึ บัญชใี นสมดุ รายวันขั้นต้น ของ
การทำบัญชีด้วยมือ (Manual System) จากนั้นแฟ้มรายการค้าจะถูกส่งไปประมวลผลโดยปรับปรุงข้อมูลให้มียอด
คงเหลือถูกต้องในแฟ้มข้อมลู หลัก (Master File) เช่นเดียวกับการผ่านรายการค้าไปยังบัญชีแยกประเภท ในระบบ
การทำบญั ชีด้วยมือ การทำบัญชีดว้ ยมือจะใชเ้ อกสารแบบฟอร์มตา่ งๆ จำนวนมาก และปฏบิ ัติงานตามขั้นตอน
รวมถึงการตรวจทาน การอนุมัติรายการ นอกจากนี้ กระบวนการทางบัญชีจำเป็นต้องสร้างร่องรอยการ
ตรวจสอบ (Audit Trial) หรือร่องรอยทางการบัญชีซึ่งหมายถึงการอ้างอิงการผา่ นบัญชี เพื่อค้นหารายการที่
บันทึกไว้ ซึ่งการจัดทำบัญชีด้วยมือนั้นการสร้างร่องรอยในการตรวจสอบต้องใช้เอกสาร และแฟ้มจัดเก็บ
เอกสาร เปน็ จำนวนมาก การใช้โปรแกรมทางการบัญชีเขา้ มาช่วยทำงาน โดยอาศัยเทคโนโลยสี ารสนเทศต่างๆ
ยงั คงเปน็ ไปตามลำดบั ข้นั ตอนของการประมวลผลดว้ ยมือ ซง่ึ บางขัน้ ตอนถกู กำหนดไว้ในเงอื่ นไขของโปรแกรม
ทำให้นักบัญชีไม่ต้องดำเนินการแต่โปรแกรมจะช่วยทำงานให้ ดังนั้น การนำโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้ใน
ธรุ กจิ จะช่วยลดขอ้ ผิดพลาดในการทำงาน ลดปริมาณการใชก้ ระดาษ เพิม่ ประสิทธภิ าพในการประมวลผล และ
สามารถการนำเสนอรายงานทางการเงนิ ได้อย่างถูกตอ้ ง ทนั เวลา ทำใหผ้ ใู้ ชร้ ายงานทางการเงินสามารถนำไปใช้
ในการตัดสนิ ใจได้อย่างถกู ตอ้ ง

วธิ ีการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้กับธรุ กิจ

Romney and Steinbart (2006) กล่าวถึงวิธีการจัดหาโปรแกรมทางบัญชีมาใช้กับธุรกิจ สามารถทำได้
3 วธิ ี ดังนี้

วิธีที่ 1 การพัฒนาโปรแกรมข้ึนใช้เองภายในธุรกิจ (In-house Development) ธุรกิจทีม่ คี วาม
ตอ้ งการระบบบญั ชที ่ีสลับซบั ซอ้ นแตกต่างจากธุรกิจทั่วไป มักจะพฒั นาโปรแกรมทางบญั ชขี น้ึ มา เพอ่ื ใช้งานให้
ตรงตามความตอ้ งการของธรุ กิจ ทำใหเ้ กิดผลดี คือ โปรแกรมทีไ่ ด้ตรงตามความต้องการของผใู้ ช้งานภายในธุรกจิ และ

2 จดั ทำโดย : ครูพนิ รฎั สตี ลวรางค์

การทำงานมีความยดื หย่นุ สงู กลา่ วคอื การปรบั เปล่ยี นส่วนประกอบต่างๆ ภายในโปรแกรมสามารถทำได้ตาม
ความต้องการ เพอ่ื ให้เหมาะสมกบั การใชง้ าน แต่มีผลเสีย คอื ต้องใช้เวลาในพัฒนาอันยาวนาน มีโอกาสที่จะไมเ่ สรจ็
ตามกำหนดเวลา หรือมีโอกาสที่โปรแกรมนั้นจะพัฒนาไม่สำเร็จมี นอกจากนี้ยังพบว่าการลงทุนพัฒนา
โปรแกรมเองค่อนข้างสูง ยากต่อการประมาณต้นทุนล่วงหน้า งบประมาณอาจจะบานปลาย และการหา
ผู้พัฒนาตอ่ ทำได้ยาก กล่าวคือ หากทีมงานในการพัฒนาโปรแกรมลาออก จะทำใหไ้ มม่ ผี รู้ บั ผดิ ชอบต่อ

ข้อควรคำนงึ ถงึ สำหรับธุรกจิ ท่จี ะพฒั นาโปรแกรมบัญชีเอง มีดงั นี้
1. ต้องระมัดระวังในการเลือกผู้พัฒนาโปรแกรม ควรเป็นผู้มีประสบการณ์ในธุรกิจ มีความเข้าใจ
ลกั ษณะทางธุรกจิ เป็นอย่างดี และตอ้ งมคี วามเขา้ ใจอยา่ งลึกซึ้งวา่ ควรปฏบิ ตั อิ ย่างไรเมื่อเกดิ ปญั หา
2. ต้องทำสัญญาระหว่างผพู้ ฒั นาโปรแกรมกับธรุ กจิ สัญญาจะเป็นตวั แทนของความรับผิดชอบ ท่ีนกั พัฒนา
โปรแกรมมีตอ่ ธรุ กจิ และเพ่อื ใหเ้ กดิ ความเข้าใจทชี่ ัดเจนตรงกันทั้งสองฝา่ ย
3. วางแผนและตดิ ตามผลเปน็ ระยะ ในระหว่างการเขียนโปรแกรมอาจต้องออกแบบในรายละเอียด จงึ
ตอ้ งตดิ ตามผลงานเปน็ ระยะ
4. รักษาความสมั พนั ธ์อันดีในการติดต่อสอื่ สาร ระหว่างธรุ กิจกับนกั พฒั นาโปรแกรม เป็นสงิ่ สำคัญที่ไม่ควร
ละเลยเปน็ อยา่ งยง่ิ
5. ควบคุมต้นทุนอย่างเข้มงวด ธุรกิจต้องพยายามควบคุมต้นทุนที่จะเกิดขึ้นให้มีน้อยที่สุด จนกว่า
โปรแกรมจะสำเร็จ และเป็นท่ยี อมรับของธุรกิจ
วิธีที่ 2 การซอ้ื โปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบญั ชีที่วางจำหน่ายในทอ้ งตลาด (Software Package)
ธุรกิจที่มีความต้องการระบบบัญชีตามรูปแบบปกตทิ ัว่ ไป มักจะเริ่มต้นการจัดหาโปรแกรมทางบัญชี ด้วยการซ้อื
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี เนื่องจากสามารถหาซื้อได้ง่าย ต้นทุนต่ำ และเริ่มต้นการใช้งานได้เร็ว ทำให้
เกดิ ผลดี คอื ต้นทุนต่ำกว่าเมื่อเทยี บกับการพฒั นาโปรแกรมบญั ชีขนึ้ ใช้เอง และสามารถประมาณตน้ ทุนไดล้ ว่ งหน้า
นอกจากนี้ยังได้รับการบำรุงรักษา และบริการหลังการขายจากบริษัทผู้ขายอีกด้วย แต่มีผลเสีย คือ ขาดความ
ยืดหยนุ่ ในการใช้งาน กลา่ วคือ โอกาสทจี่ ะปรบั เปลย่ี นสว่ นประกอบตา่ งๆ ของโปรแกรมทำไดย้ าก และในบางคร้ัง
อาจพบว่า ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม อาจไมต่ รงตามความต้องการของผใู้ ชง้ านทัง้ หมด
ข้อควรคำนึงถงึ สำหรับธรุ กจิ ที่ซอ้ื โปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบญั ชีทวี่ างจำหนา่ ยในท้องตลาด มีดงั นี้
1. การตระหนกั ถงึ ความสำคัญในการเลอื กผู้ขายโปรแกรมสำเรจ็ รูปทางการบญั ชี หากไมร่ จู้ กั หรือไมม่ ี
ความรู้ในโปรแกรม ผู้ซื้อสามารถค้นหาบริษัทที่จำหน่ายโปรแกรมผ่านทางสมุดโทรศัพท์ อินเตอร์เน็ต การ
สอบถามผู้ทเ่ี คยใช้มาก่อน วารสารทางบญั ชี หรือวารสารเก่ยี วขอ้ งกับการบัญชี นอกจากน้ี ผู้ซ้อื สามารถศึกษา
ขอ้ มลู ไดจ้ ากการเข้ารว่ มสัมมนา หรอื ค้นหาธรุ กจิ ท่ใี ช้โปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบญั ชนี ้นั ๆ ในปัจจบุ นั
2. ให้ความสำคญั กับบริการหลงั การขาย ซ่ึงปจั จบุ นั พบวา่ ทกุ บรษิ ัทจะตอ้ งมีบรกิ ารหลังการขายอยู่แล้ว
แต่สิ่งที่ธุรกิจพึงระวัง คือ ประสบการณ์ และเงินลงทุนของบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ เนื่องจากบริษัทที่มี
ประสบการณ์ และเงินลงทุนน้อย อาจไม่สามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ หากได้รับผลกระทบจากปัจจัยภายใน
เช่น เงินทุนนอ้ ยจงึ ไม่สามารถขยายกิจการ หรือพัฒนาบริษัทให้ต่อสู้กับคู่แข่งขันได้ หรือจากปัจจัยภายนอก
เช่น สภาพเศรษฐกิจ สังคม การเมอื ง สภาพแวดลอ้ มทีจ่ ะทำใหบ้ รษิ ัทอาจต้องเลกิ กิจการ ดงั นั้น ประสบการณ์
และความมนั่ คงของบริษัท จึงเป็นอีกหนึ่งปัจจยั ทตี่ อ้ งคำนึงถงึ

ความรพู้ ื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบัญชี 3

3. ความต้องการฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) เพื่อรองรับการทำงานของ
โปรแกรมสำเรจ็ รูปทีซ่ ื้อมา โดยพิจารณาจากเทคโนโลยี และอปุ กรณท์ ่โี ปรแกรมรองรับ ซึ่งเปน็ ส่ิงสำคัญท่ีต้อง
พิจารณา เพราะจะชว่ ยประหยัดเวลา ช่วยให้ตัดสนิ ใจไดง้ ่ายข้ึน ลดความผดิ พลาดในการตดั สินใจ หลีกเลี่ยง
ความขดั แยง้ ทอี่ าจเกิดขนึ้ ระหว่างผ้ซู ือ้ กับผู้ขาย เพราะความเขา้ ใจที่ไมต่ รงกัน

วิธที ่ี 3 การว่าจ้างหน่วยงานภายนอกพฒั นาโปรแกรม (Outsourcing) ธรุ กิจอาจต้องการลดความ
เสี่ยงในการประมวลผลรายการค้าที่มีจำนวนมาก หรือมีความสำคัญสูง โดยว่าจ้างบุคคลภายนอกที่มีความ
ชำนาญสูง สามารถเลือกใชเ้ ทคโนโลยีทก่ี า้ วหนา้ มาควบคมุ ดูแลการประมวลผลข้อมูลทงั้ หมด หรือบางส่วนของ
ธุรกจิ ทำใหเ้ กดิ ผลดี คือ ประหยดั เวลาเมอ่ื เทียบกบั การพัฒนาโปรแกรมข้นึ ใช้งานเอง สามารถควบคุมต้นทนุ ได้
เพราะการว่าจา้ งบคุ คลภายนอกจะต้องมสี ัญญาว่าจ้างระหว่างกัน นอกจากน้โี ปรแกรมท่ถี ูกพัฒนาขึ้นจะเสร็จ
ตามกำหนดเวลาทีต่ กลงกันไว้ตามสญั ญา แต่หากเสรจ็ ไม่ทันเวลา ธุรกิจจะได้รับเงินค่าปรับตามทีไ่ ดร้ ะบไุ วใ้ น
สญั ญา แต่มผี ลเสียคือ การพัฒนาหรือแก้ไขปญั หาของโปรแกรมเปน็ ไปไดช้ า้ หรืออาจไมม่ เี มอื่ เทยี บกบั โปรแกรม
สำเร็จรูปทางบัญชีที่วางจำหน่ายตามท้องตลาดซึ่งจะพัฒนาเวอร์ชัน (version) ใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง เพ่ือ
แกป้ ัญหาเวอร์ชนั (version) เดมิ และพฒั นาให้ทนั กับเทคโนโลยีทเี่ ปลยี่ นแปลง ในขณะที่การวา่ จ้างหน่วยงาน
ภายนอกพัฒนาโปรแกรมนั้นจะหยุดพัฒนา ต่อเมื่อส่งมอบงานให้แก่ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว และนอกจากน้ี
โปรแกรมท่ไี ดอ้ าจไม่ตรงตามความต้องการของผู้ใชง้ านทงั้ หมด

ข้อควรคำนงึ ถึงสำหรับธุรกจิ ทีว่ า่ จา้ งหนว่ ยงานภายนอกพฒั นาโปรแกรม มดี ังนี้
1. ความเช่ือถอื ได้ของบรษิ ัทที่พัฒนาโปรแกรมให้ สิ่งสำคัญของโปรแกรมนัน้ ไม่ไดอ้ ย่เู พียงแค่สามารถ
ใชง้ านได้ตรงตามความต้องการ แตห่ ากเกดิ ปัญหาใหม่ๆ จะตอ้ งมีผู้แก้ไขปญั หา เพื่อใหก้ ารทำงานเป็นไปอย่าง
ต่อเนื่อง ดังนนั้ ความรับผิดชอบ และการบรกิ ารหลังการขาย เปน็ สงิ่ สำคัญท่ีตอ้ งคำนึงถงึ
2. ความคลอ่ งตัวในการปรับเปล่ยี นการใช้งานธรุ กจิ ตอ้ งคำนึงถงึ ดว้ ยวา่ หากโครงสร้างของกิจการเกดิ
การเปลี่ยนแปลง เช่น การควบรวมกิจการ การขยายกิจการ โปรแกรมที่ใช้อยู่จะสามารถปรับเปลี่ยน
องค์ประกอบไดต้ ามความตอ้ งการเพยี งใด
3. การสูญเสยี การควบคุม เนอ่ื งจากขอ้ มลู ทเี่ ป็นความลบั และระบบงานทงั้ หมด หรอื บางสว่ น ถกู แบ่ง
ใหบ้ คุ คลภายนอกมีสว่ นรว่ มในการทำงาน ดังนนั้ ผบู้ ริหารกจิ การตอ้ งเปรียบเทียบความคมุ้ คา่ ทเ่ี กิดขึน้ ด้วย
4. การบริการหลังการขายหลังส่งมอบงานไปแลว้ จะเชื่อมั่นได้อย่างไรว่าหากเกิดปัญหาในการใช้งาน จะ
ตดิ ตอ่ ผูพ้ ฒั นาโปรแกรมเพือ่ ให้แกไ้ ขปัญหาใหแ้ ก่ธรุ กจิ ไดท้ นั เวลา วิธนี ีอ้ าจทำให้เกิดค่าใชจ้ า่ ยที่สงู ขึ้นมากในระยะยาว
วธิ ีการจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชที งั้ 3 วธิ ี แตล่ ะวธิ ีมีขอ้ คำนงึ ถึงทม่ี คี วามโดดเดน่ แตกต่างกัน ดังนี้
วธิ ีที่ 1 การพฒั นาโปรแกรมขึ้นใชเ้ องภายในธรุ กิจ จะตอ้ งคำนงึ ถงึ การควบคุมตน้ ทุนและระยะเวลา
ท่ใี ชใ้ นการพฒั นาโปรแกรมอาจจะบานปลาย ทำใหร้ ะบบงานท่ีตอ้ งการเสรจ็ ไมท่ ันเวลาทก่ี ำหนด
วธิ ที ี่ 2 การซือ้ โปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบญั ชที ี่วางจำหน่ายในท้องตลาด จะต้องคำนงึ ถงึ การ
คัดเลือกบรษิ ทั ผจู้ ำหน่ายทมี่ คี วามนา่ เชอ่ื ถือ และคณุ ภาพของการใหบ้ ริการหลงั การขาย
วธิ ที ี่ 3 การวา่ จ้างหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม จะตอ้ งคำนึงถึงขอ้ มูลของธุรกจิ ท่ีจะตอ้ งเปิดเผย
แกบ่ คุ คลภายนอก และการชว่ ยแกไ้ ขปญั หาของระบบงานที่จะได้รบั จากบริษัทผู้พฒั นาโปรแกรมหลังส่งมอบงาน

4 จดั ทำโดย : ครูพินรฎั สีตลวรางค์

สำหรับโปรแกรมทางบัญชีในปัจจุบัน โดยเฉพาะโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายใน
ทอ้ งตลาดถูกพัฒนาขนึ้ ใหค้ รอบคลุมระบบงานทางบัญชีทัง้ หมด ไดแ้ ก่ ระบบงานขาย ระบบควบคุมลกู หน้ี และ
รายได้อื่นๆ ระบบงานจดั ซื้อ ระบบควบคุมเจา้ หนี้ และคา่ ใชจ้ า่ ยอื่นๆ ระบบควบคมุ สนิ คา้ ระบบสินทรัพยถ์ าวร
ระบบควบคุมเช็คและเงินฝากธนาคาร ระบบภาษี ระบบบัญชีแยกประเภท อีกทั้งยังมีระบบรักษาความ
ปลอดภัย ที่สามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานแต่ละคน เพื่อป้องกันผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าไป
ละเมิดสิทธิของผู้อื่น รวมถึงการช่วยสำรองข้อมูลให้ปลอดภัยจากภัยพิบตั ิต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น ดังนั้น การใช้
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายในท้องตลาด จะทำให้ธุรกิจลดความยุ่งยากในการทำงาน
เน่อื งจากโปรแกรมทางบญั ชีจะออกแบบมาเพื่อลดการทำงานทีซ่ ำ้ ซ้อน ระบบงานย่อยตา่ งๆ สามารถเชื่อมโยง
ขอ้ มลู กนั ได้ และช่วยเพิม่ ประสทิ ธิภาพในการทำงาน เกดิ ความรวดเรว็ และความถูกตอ้ งในเวลาทนี่ อ้ ยกว่าเดิม
และนอกจากนีย้ งั พบวา่ กอ่ ให้เกดิ ความประหยดั มากกวา่ การลงทุนดว้ ยการจัดหาโปรแกรมทางบัญชีวธิ ีอ่นื โดย
สามารถตอบสนองความต้องการของเจ้าของกิจการได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะรายงานในเชิงบริหาร ที่มีความ
หลากหลายและมคี วามยืดหยุ่น สามารถปรับเปลีย่ นไดต้ ามความต้องการ มีความสามารถรองรับการขยายตวั
ทางธุรกจิ ในอนาคต ซึ่งแม้วา่ อาจจะพบปญั หาและอุปสรรคจากการใชโ้ ปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบัญชีอยู่บ้าง
แต่ผ้ซู อื้ สามารถปรกึ ษาทมี งานขายทมี่ ีความเช่ยี วชาญเพอื่ ชว่ ยจัดการปญั หาตา่ งๆ ทเี่ กิดขึน้ ได้

ขอ้ ควรพิจารณาในการเลอื กใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู ทางการบัญชี

โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีของไทยที่ใช้ในปัจจุบันมีมากมาย มีทั้งโปรแกรมที่แจกฟรี และ
โปรแกรมท่ีจำหน่าย เช่น Express , Formula , SmartBiz , Autoflight , BC-Account , Easy-ACC , EasyWin ,
WINSpeed เป็นต้น การตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีให้เหมาะสมกับธุรกิจ จำเป็นต้อง
พิจารณาใหร้ อบคอบ เพอ่ื จะได้ไมต่ ้องหาโปรแกรมอื่นมาทดแทนโปรแกรมทไ่ี มส่ ามารถตอบสนองความต้องการ
ไดอ้ ย่างแท้จริง ซึง่ มีข้อควรพิจารณาใน 5 ด้าน ดังนี้

1. ดา้ นบุคลากร ในการเลอื กโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบญั ชีนั้น ผ้บู รหิ ารระดบั สูงของธุรกจิ จะตอ้ งให้การ
สนับสนุน ทั้งการกำหนดเป็นนโยบายให้มีการใช้โปรแกรมสำเร็จรูป และการสนับสนุนด้านการเงิน สำหรับการ
ตดั สนิ ใจเลอื กโปรแกรมใดนน้ั ควรให้ผู้เกยี่ วข้องรว่ มพจิ ารณา ไดแ้ ก่ ฝ่ายบัญชี ฝา่ ยการเงิน ฝ่ายจัดซ้ือ ฝา่ ยคลงั สินค้า
และควรมีส่วนร่วมในการทดสอบระบบ เพ่ือให้โปรแกรมที่เลือกใช้นั้นสามารถตอบสนองต่อความต้องการใช้งานได้
อยา่ งแท้จริง ไม่เกิดการต่อตา้ น และควรสง่ เสริมใหฝ้ ึกอบรมการใช้โปรแกรมจนผ้ใู ช้เกดิ ความชำนาญ

2. ดา้ นคณุ ภาพของโปรแกรม โดยพจิ ารณาในประเด็นดังตอ่ ไปน้ี
2.1 ความถูกตอ้ งในการบนั ทึกบญั ชี การประมวลผลและการออกรายงานมคี วามถกู ต้อง ครบถว้ น

โดยให้ทดสอบจากการใช้ข้อมูลจริงแล้วดูผลลัพธ์ที่ได้จากรายงานทางการเงิน นอกจากนี้ควรพิจารณาความ
สมบูรณ์ของโปรแกรม เสถียรภาพการใช้งานของโปรแกรม ความง่ายในการใช้งานโปรแกรมที่มีคุณสมบัติ
ครบถว้ นแตใ่ ช้งานยากกไ็ มค่ วรซ้อื

ความรู้พื้นฐานเกย่ี วกบั โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบญั ชี 5

2.2 ให้ทดลองใช้ก่อนตัดสินใจซือ้ โดยเลือกบริษัททีม่ ีชุดทดลอง (Demo) ไว้ให้ทดลองใช้ อย่า
หลงเชอื่ คำโฆษณาหรอื คำกล่าวอา้ งของผขู้ าย โดยการทดลองใช้ให้นำขอ้ มลู จำนวนมากมาทดสอบว่าผลลัพธ์ที่
ได้เป็นไปตามความต้องการเพยี งใด เชน่ ความเรว็ ของการประมวลผล ความสามารถในการออกรายงานพร้อม
กนั จากคอมพิวเตอรห์ ลายเครื่อง

2.3 เลอื กระบบบัญชที พ่ี ัฒนาบน Windows ดีกว่าระบบบญั ชที ่ีพฒั นาบน DOS เพราะ การพัฒนาบน
Windows มีอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพในการใช้งานมากกว่า การนำข้อมูลออก (Export) เพื่อเข้าสู่
Windows สามารถทำได้ การใชง้ านทำไดง้ ่าย มีความสวยงามน่าใช้ อีกท้ังยังทำงานได้หลายงานพร้อมกันบน
เครื่องคอมพิวเตอรเ์ ดยี ว (Multitasking)

2.4 เลอื กโปรแกรมท่มี เี คร่อื งมือช่วยกขู้ ้อมูลจากเหตุการณท์ ่ีไม่คาดคิด เช่น ไฟดับแล้วข้อมูลสูญหายไป
หรอื ช่วยซอ่ มแซมฐานข้อมูลเม่อื เกิดความบกพร่อง

2.5 พจิ ารณาการจดั เก็บข้อมลู ทางบัญชี ซงึ่ สามารถจดั เกบ็ ข้อมลู ได้ 2 แบบ คอื ระบบแฟม้ ข้อมูล
(Filebase) และระบบฐานข้อมลู (Database) ซ่งึ การเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมลู จะทำให้เกิดความปลอดภัย
มากกวา่ ซึง่ จะต้องมีระบบการรกั ษาความปลอดภยั ท่ีดีพอ

2.6 อย่าคำนงึ ถงึ สสี นั ทสี่ วยงาม เพราะจะเปน็ ปญั หาแกส่ ายตาในระยะยาว
3. ด้านการเลือกผูพ้ ัฒนาโปรแกรมที่น่าเชื่อถอื โดยรายชือ่ ผู้ประกอบการท่ีจำหน่ายซอฟต์แวร์ตาม
มาตรฐานซอฟต์แวร์ของกรมสรรพากร สามารถหาข้อมูลได้จากเว็บไซด์ (website) ของกรมสรรพากร คือ
www.rd.go.th ซึ่งมีข้อควรพิจารณามดี ังนี้

3.1 เลือกบริษทั ทมี่ ีความมั่งคงและประสบการณม์ าก อยา่ ซอื้ โปรแกรมกับบริษัทที่ไม่นา่ เช่ือถอื
เพราะหากบรษิ ัทผูข้ ายเลิกกจิ การ จะทำใหร้ ะบบงานของธุรกิจต้องหยดุ ชะงัก

3.2 เลือกบริษัทที่มีการพัฒนาซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่อง โดยพิจารณาว่าผู้ผลิตพัฒนาโปรแกรม
อย่างต่อเนื่องเพียงใด มีรุ่น (Version) ใหม่ๆ ออกมาอย่างต่อเนื่องหรือไม่ เนื่องจากโปรแกรมที่พัฒนาใน
ชว่ งแรก อาจมีหลมุ ดำ (Bug) ซึ่งจะทำให้เกดิ การหยดุ ชะงกั ในการทำงาน หรอื ทเี่ รยี กว่า error โปรแกรมจงึ ต้อง
มีการพัฒนาอยา่ งต่อเนอ่ื ง

3.3 สอบถามจากผ้ใู ชง้ านจรงิ โดยถามผขู้ ายว่าโปรแกรมดงั กล่าวมีผ้ใู ชง้ านมากน้อยเพียงใด และ
ขอตวั อย่างรายชอ่ื ลกู คา้ เพ่อื สอบถามจากผใู้ ช้งานจริงประมาณ 4-5 ราย เก่ยี วกบั ความพอใจในการใช้งาน
บริการหลงั การขาย และปัญหาทเ่ี กิดข้ึน

3.4 ควรพิจารณาการบริการหลังการขาย โดยพิจารณาจากความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ของ
พนกั งานดแู ลลกู ค้าหลังการขาย (Customer support) จะตอ้ งเป็นทีมงานทีม่ ีความรแู้ ละประสบการณ์ มีความ
ชำนาญดา้ นบญั ชี และมีความสามารถแกไ้ ขปญั หาท่ีเกดิ ขึ้นหลงั การขายได้

4. ด้านเครื่องมือที่ใช้ในการพัฒนาโปรแกรม การเลือกใช้เครื่องมือในการพัฒนาโปรแกรมที่ดีจะ
รองรับการปรับเปลยี่ นรูปแบบ (Feature) ตา่ งๆ ทจ่ี ะเกิดขึ้นในอนาคตเม่ือเทคโนโลยีเปล่ยี นแปลง หากทมี งาน
ผู้เขียนโปรแกรมใช้เครื่องมือที่ไมเ่ หมาะสม จะทำให้ข้อมูลเสียหายบ่อย จะต้องจัดเรียงข้อมลู (Reindex) อยู่
เปน็ ประจำ นอกจากนี้ควรคำนึงถึงเทคโนโลยที ่ีโปรแกรมนน้ั ต้องการใช้ ธุรกจิ ควรประมาณการงบประมาณทั้ง
ในส่วนของฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) ที่สามารถรองรับการทำงานของโปรแกรม ควรเลือก

6 จัดทำโดย : ครูพินรฎั สีตลวรางค์

โปรแกรมที่ง่ายในการใช้งาน (User Friendly) เช่น ใช้เมาส์ (Mouse) แทนคีย์บอร์ด (Keyboard) ได้ทุกหน้าจอ
การคน้ หาขอ้ มูลทำไดส้ ะดวก หนา้ จอบนั ทึกขอ้ มูลชดั เจน เขา้ ใจไดง้ ่าย และข้อมูลสามารถเช่อื มโยงไปยังหน้าจอ
อ่ืนๆ ที่เก่ยี วขอ้ งกันได้ และสงิ่ สำคัญอกี ประการหน่งึ คอื มีระบบรกั ษาความปลอดภัยทน่ี ่าเช่อื ถอื

5. ด้านความคุ้มค่าต่อการลงทุนในการเลือกซื้อ ควรเปรียบเทียบระหว่างประโยชน์ที่จะได้รับกับ
ต้นทุนที่คาดวา่ ท่ีเสียไป ในด้านกำลังการผลติ ที่เพิ่มขึน้ ระยะเวลาในการตอบสนองความตอ้ งการของผูใ้ ชง้ าน
ความผดิ พลาดท่ีลดลง ระยะเวลาในการคืนทนุ การเลอื กโปรแกรมทีไ่ ม่มคี ณุ ภาพจะเพมิ่ คา่ ใช้จ่ายในระยะยาว
แต่ไม่ควรซื้อโปรแกรมโดยตัดสินใจที่ราคาเป็นสำคัญ เพราะโปรแกรมราคาถูกอาจไมค่ ุ้มค่ากับเงินที่ลงทุนไป
และสำหรับโปรแกรมที่ราคาแพงก็ไม่ได้หมายความว่าจะดีเสมอไป ดังนั้น ผู้ซื้อควรคำนึงถึงคุณภาพของ
โปรแกรม และความสามารถในการตอบสนองความต้องการใช้งาน

โดยสรปุ ธรุ กจิ ทตี่ ้องการเลือกใชโ้ ปรแกรมสำเรจ็ รูปทางการบญั ชี จะตอ้ งพจิ ารณาใน 5 ด้านดังกล่าว
ขา้ งต้น เพื่อให้โปรแกรมท่ีเลอื กมานนั้ ชว่ ยอำนวยความสะดวกในการทำงาน เกิดความรวดเรว็ ในการตอบสนอง
ต่อความต้องการของลูกค้า ช่วยทำภาระงานประจำที่ต้องทำซ้ำๆ ทำให้มีเวลาสร้างสรรค์ผลงานอื่นๆ และ
แกป้ ัญหาระบบงานปจั จุบนั ได้ ซ่ึงโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชที ่ีดี ควรมคี ณุ สมบัติ ดังนี้

1. เป็นโปรแกรมบัญชีระดบั มาตรฐาน มีผู้ใชก้ นั อย่างแพรห่ ลาย และกรมสรรพากรยอมรบั
2. พัฒนาโดยบริษัททมี่ ั่นคง และ มชี ่ือเสียงมายาวนาน ดว้ ยทีมโปรแกรมเมอร์มืออาชีพ
3. ทำงานบน Windows ด้วย ระบบบญั ชี ต่างๆ ครบวงจร
4. ใช้งานงา่ ย สะดวก ลดเวลาการทำงาน และมรี ายงานทส่ี มบรู ณ์แบบ
5. การอบรมเพื่อการใชง้ านได้จริงก่อนซอ้ื และมบี รกิ ารหลังการขายที่ดีเย่ียม
6. สามารถรองรับธรุ กิจในอนาคตได้ เช่น E- Commerce

การนำโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบญั ชีมาใช้ อาจกอ่ ให้เกดิ ปัญหาสำหรับกจิ การ เชน่ เกดิ ความยากใน
การประยุกต์โปรแกรมให้เข้ากับลักษณะของธุรกิจ มีปัญหาเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกันระหว่างระบบย่อย เกิด
ความยุ่งยากในการใช้งาน และการออกรายงาน ผใู้ ช้ขาดความร้คู วามเข้าใจ ขาดความเชยี่ วชาญ รายงานท่ีได้ไม่
ตรงกับความต้องการของกิจการ และไม่มีบริการหลังการขายที่ดี ดังนั้น ในการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป
ทางการบญั ชี ผซู้ ้อื จะต้องพจิ ารณาใหล้ ะเอียดรอบคอบอย่างรอบด้าน เพื่อให้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชที ่ี
เลอื กใช้มีความเหมาะสมกับธุรกจิ อนั จะก่อให้เกิดประโยชน์ แทนท่จี ะเกดิ ปญั หาในระยะยาว

ความเสียหายของการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ไม่มีคุณภาพ คือ การทำงานไม่มี
ประสิทธิภาพ เกิดความล่าช้า ขาดข้อมูลช่วยในการตัดสินใจ สร้างปัญหาให้กับการทำงาน เพิม่ ค่าใช้จ่ายใน
ระยะยาว ขาดความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ เพราะขาดเทคโนโลยีที่มีคุณภาพ รวมถึงการเลือก
โปรแกรมที่มีประสิทธิภาพสูงเกินความจำเป็น ทำให้เพิ่มต้นทุนซึ่งไม่คุ้มค่าต่อการใช้ประโยชน์ การเลือก
โปรแกรมบัญชที ่ไี มม่ ีคุณภาพจะเพิ่มคา่ ใชจ้ า่ ยในระยะยาว

นอกจากน้ี ข้อควรระวังในการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ ความเสี่ยงจากการหยุดชะงักของ
ระบบ อันเกดิ จากไวรัสคอมพิวเตอร์ ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึน้ จากเหตุการณ์ท่ีไมค่ าดคิด เช่น ไฟไหม้ แผ่นดินไหว
ดังนั้น ผู้ใช้ต้องให้ความสำคัญกับการสำรองข้อมูล เพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ได้อย่างรวดเร็วที่สุด เพื่อลด
ความเสียหายท่จี ะเกดิ ข้ึนกับธรุ กจิ

ความรู้พ้ืนฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบัญชี 7

หนว่ ยท่ี 2

ความรเู้ บอ้ื งตน้ เกยี่ วกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting

สาระสำคัญ

โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสั้นๆ ว่า โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป
ทางการบัญชีโปรแกรมหน่ึงที่บริษัท คริสตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน) และบรษิ ัท คริสตอลฟอร์มูล่า จำกัด ได้
พัฒนาขึน้ เพื่อให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรยี นนักศกึ ษา ผู้ที่สนใจท่ัวไป ได้ใช้ซอฟท์แวรร์ ะบบบัญชีที่ใช้
งานได้จรงิ ไม่มีการล็อคการใชง้ าน หรือจำกัดการใช้งาน สามารถใช้กับธรุ กิจซ้ือมา-ขายไป ธุรกิจบริการ และ
ธรุ กิจผลติ อย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์จำกัด (มหาชน) เปดิ ให้ DOWNLOAD โปรแกรม และคู่มือการ
ใชง้ านได้ที่ www.crystalsoftwaregroup.com page Download

โปรแกรม Smartbiz ประกอบด้วย ระบบย่อย 8 ระบบ ได้แก่ ระบบจัดซื้อและวิเคราะห์ซื้อ ระบบขายและ
วเิ คราะห์ขาย ระบบลกู หนแ้ี ละวิเคราะหล์ ูกหนี้ ระบบเจา้ หนี้และวิเคราะหเ์ จ้าหน้ี ระบบควบคมุ สนิ ค้าคงคลัง ระบบ
เช็คและเงินฝากธนาคาร ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ และระบบบัญชีแยกประเภท ซึ่งระบบย่อย
ตา่ งๆ จะมกี ารทำงานเชอ่ื มโยงกัน

การตดิ ต้ังโปรแกรม Smartbiz แบ่งขน้ั ตอนการติดต้ังออกเปน็ 2 สว่ น คอื การติดตัง้ โปรแกรมบญั ชี และ
การติดตั้งฐานข้อมูลเบอื้ งต้น โดยสว่ นของโปรแกรมบญั ชีจะถูกติดตงั้ ไว้ในโฟลเดอร์ Smartbizall.win และส่วน
ฐานขอ้ มูลจะติดต้ังไว้ในโฟลเดอร์ Smartbiz.win

สาระการเรียนรู้

1. คณุ ลกั ษณะทั่วไปเกี่ยวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting
2. ภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting
3. การติดตัง้ โปรแกรม Smartbiz Accounting
4. สาเหตุของการติดต้ังโปรแกรมไมส่ ำเร็จ
5. การแกไ้ ขปญั หากรณีโปรแกรมแสดงภาษาไม่ถูกตอ้ ง
6. การเขา้ เมนู เพ่อื ใชง้ านโปรแกรม และปุ่มฟงั กช์ นั่ ทส่ี ำคัญ
7. การคัดลอกข้อมลู เพื่อย้ายไปทำเครือ่ งอนื่ และการนำข้อมลู ท่ีคัดลอกไว้มาใช้
8. การบำรุงรกั ษาขอ้ มลู

สมรรถนะประจำหน่วย

1. แสดงความรเู้ บอ้ื งตน้ เก่ยี วกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting
2. ติดต้งั โปรแกรม Smartbiz Accounting ตามลำดบั ขั้นตอน

8 จัดทำโดย : ครพู นิ รฎั สตี ลวรางค์

จุดประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรม
1. ด้านความรู้

1.1 บอกคุณลักษณะท่ัวไปของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้
1.2 อธิบายภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้
1.3 เลอื กวธิ ีการติดตง้ั โปรแกรม Smartbiz Accounting ได้
1.4 บอกสาเหตุของการติดต้งั โปรแกรมไมส่ ำเร็จได้
1.5 บอกวิธีการแกไ้ ขปญั หากรณโี ปรแกรมแสดงภาษาไม่ถกู ต้องได้
1.6 บอกเมนู และปมุ่ ฟังก์ชั่นทสี่ ำคญั ได้
1.7 บอกวธิ ีการบำรงุ รักษาขอ้ มูลได้

2. ดา้ นทกั ษะ

2.1 ตดิ ต้งั โปรแกรม Smartbiz Accounting ตามลำดบั ขัน้ ตอนได้
2.2 คัดลอกข้อมูลเพือ่ ยา้ ยไปทำเครอื่ งอืน่ และการนำขอ้ มูลที่คัดลอกไวม้ าใช้ได้

3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์

3.1 ความมีวนิ ยั
3.2 ความสนใจใฝ่รู้
3.3 ความรับผดิ ชอบ
3.4 ความซือ่ สัตย์สจุ รติ

ความรู้เบอื้ งตน้ เกย่ี วกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting 9

คณุ ลกั ษณะทัว่ ไปเกย่ี วกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting
โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสั้นๆ ว่า โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป
ทางการบัญชีโปรแกรมหนึ่งที่บริษัท คริสตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน) บริษัท คริสตอลฟอร์มูล่า จำกัด ร่วมกับ
มหาวิทยาลัยรามคำแหง ได้พัฒนาขึน้ เพ่ือให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรียนนักศึกษา ผู้ที่สนใจทั่วไป ได้ใช้
ซอฟท์แวร์ระบบบญั ชีทใ่ี ช้งานได้จริง ไม่มกี ารลอ็ คการใชง้ าน หรอื จำกดั การใช้งาน สามารถใช้กับธุรกจิ ซ้ือมา-ขาย
ไป ธุรกิจบริการ และธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัท คริสตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน) เปิดให้ DOWNLOAD
โปรแกรม Smartbiz และคู่มือการใช้งานได้ที่ www.crystalsoftwaregroup.com page Download โปรแกรม
Smartbiz มีการพัฒนามาอย่างตอ่ เนือ่ ง จนถึงปจั จบุ นั โปรแกรมที่ใช้ในเอกสารเลม่ นเี้ ปน็ Version 10.6
โปรแกรม Smartbiz ประกอบด้วย ระบบจัดซื้อและวิเคราะห์ซื้อ (Purchase Order and Purchase
Analysis : PO) เพื่อใช้ในการจัดซือ้ สินค้าหรือจา้ งทำงาน ระบบขายและวิเคราะห์ขาย (Sale Order Entry and
Sale Analysis System : SO) เพื่อใช้ในการออกเอกสารขาย รายงานวิเคราะห์รายการขาย ระบบลูกหน้ีและ
วเิ คราะหล์ ูกหน้ี (Account Receivable System : AR) เพื่อทำการตดิ ตามหนี้ พิมพใ์ บเสรจ็ รับเงิน ภาษหี กั ณ ที่
จ่าย ระบบเจ้าหนี้และวิเคราะห์เจ้าหนี้ (Account Payable and Analysis System : AP) เพื่อทำการชำระหน้ี
และวิเคราะหเ์ จา้ หน้ี ระบบควบคมุ สนิ คา้ คงคลัง(Inventory Control System : IC) เพอ่ื ช่วยในการบริหารจัดการ
สินค้าคงเหลือ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank transaction System: CQ)เพื่อใช้ในการ
บันทกึ รายละเอยี ดการรับ-จ่ายเงิน ระบบสนิ ทรัพย์และค่าเสอ่ื มราคาสินทรัพย์ (Fixed Assets and Depreciation
System : FA) ใช้ในการจัดทำทะเบียนสินทรัพย์ของธุรกิจและคำนวณค่าเสื่อมราคา ระบบบัญชีแยกประเภท
(General Ledger System : GL) เพื่อจัดทำงบการเงินของธุรกิจ ซึ่งระบบย่อย ต่างๆ ใน Smartbiz Accounting
จะมกี ารทำงานเชือ่ มโยงกัน ดังภาพท่ี 2-1

ภาพที่ 2-1 ระบบยอ่ ยและการเช่ือมโยงระหวา่ งระบบตา่ งๆใน Smartbiz Accounting
ทม่ี า : ขวญั ฤดี (2558)

10 จัดทำโดย : ครพู นิ รัฎ สีตลวรางค์

ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting

ภาพท่ี 2-2 ภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting
ภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบดว้ ยขน้ั ตอนหลกั ๆ ดงั นี้
1. การกำหนดโครงสร้างองค์กร (Organization Structure) เช่น บริษัทที่จะใชง้ านมบี ริษัทใด มีกี่สาขา มีฝา่ ย
และแผนกในการทำงานอะไรบา้ ง นอกจากนี้ยังมกี ารกำหนดนโยบายทางบญั ชีท่ีสำคัญ ซ่ึงจะกำหนดไวท้ ่ีฐานข้อมูลบรษิ ัท
หรือฐานข้อมลู สาขาเน่อื งจากมผี ลต่อการทำงานท้งั บรษิ ทั เช่นท่ีฐานขอ้ มลู บรษิ ัทมใี ห้กำหนดวิธกี ารบันทกึ บัญชสี นิ ค้าว่า
เปน็ แบบ Perpetual หรอื Periodic กำหนดการตีราคาสินค้าสำเรจ็ รูปเปน็ แบบ FIFO , Average หรือ Specific เปน็ ต้น
2. การบนั ทกึ ฐานข้อมลู ของระบบต่างๆ (Setup Master files) เปน็ การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบตา่ งๆ ที่
ถูกเรียกใช้งานซำ้ ๆ เอาไว้เปน็ Master files เช่น ในระบบขาย Master files ทต่ี อ้ งเตรยี มกค็ อื รายชือ่ ลกู ค้า เม่อื มกี าร
บันทกึ รายการคา้ ตา่ งๆ กด็ งึ รายชือ่ ลกู คา้ จาก Master files มาใช้ ไม่ตอ้ งมาคยี ร์ ายชื่อลูกค้าซำ้ ๆ ทุกคร้ังที่ทำรายการ
ในระบบบริหารสนิ ค้าคงคลงั Master files ทตี่ ้องเตรยี มกค็ อื รายช่ือสินคา้ รายช่อื หนว่ ยนับของสินค้า เป็นต้น
3. การบันทกึ ยอดยกมาก่อนเริ่มใชง้ านโปรแกรม (Set Balance data) เปน็ การบันทกึ ยอดยกมาของ
รายการคา้ ที่เกดิ ขน้ึ ก่อนท่มี าเริ่มใชง้ านโปรแกรม แตถ่ า้ ธุรกิจใดเริม่ ใช้โปรแกรมพร้อมกับการจดทะเบียนจัดต้ัง
บริษัทฯ ก็จะไม่ต้องทำขั้นตอนนี้ ตัวอย่างยอดยกมาของระบบต่างๆ เช่น ยอดยกมาท่ีใช้บันทึกเขา้ ในระบบ
บรหิ ารสินค้าคงคลังก็คอื ยอดสนิ ค้าคงเหลอื ยกมา ซึ่งเราได้จากรายงานมลู ค่าสินคา้ คงเหลอื ของรอบบญั ชี ก่อน
มาบนั ทึกเป็นยอดยกมาในรอบบญั ชนี ้ี ยอดยกมาที่ใชบ้ ันทึกเขา้ ในระบบลกู หนี้ ก็คอื รายการใบส่งของท่ียังค้าง
ชำระ ใบลดหนี้ที่ยังค้างชำระ ยอดยกมาที่ใช้บนั ทึกเข้าในระบบบัญชีแยกประเภท ก็คือ ยอดยกมาของบัญชี
ตา่ งๆ โดยเอาตวั เลขมาจากงบแสดงฐานะการเงนิ ของรอบบญั ชกี อ่ น เปน็ ตน้
4.บันทึกรายการค้า (Entry Transactions) เป็นการบันทึกรายการคา้ ต่างๆ ที่เกิดข้ึนซึ่งจะเกี่ยวข้อง
กบั การทำงานระบบต่างๆ เช่น

ความร้เู บอื้ งตน้ เก่ียวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting 11

4.1 ระบบซือ้ (Purchase Order System หรือ PO) เป็นการบันทึกรายการคา้ เก่ยี วกบั การซ้ือ
สนิ คา้ และบรกิ าร ท่ีเกิดขนึ้ ในแตล่ ะวัน อาจจะเรมิ่ ตัง้ แตก่ ารทำใบเสนอขออนุมัตจิ ัดซอื้ การสง่ั ซือ้ สนิ คา้ การซือ้
สินคา้ และบริการทงั้ การซื้อสด ซอื้ เช่ือ การส่งคนื สินคา้ ใหผ้ ูจ้ ำหนา่ ย และไดร้ บั ใบลดหน้ีจากเจ้าหนี้ เปน็ ตน้

ภาพที่ 2-3 ภาพรวมการทำงานของระบบซอื้
4.2 ระบบขาย (Sales Order System หรือ SO) เป็นการบันทกึ รายการค้าที่เกี่ยวกบั การขาย
สินค้าและบรกิ าร ท่ีเกิดขึ้นในแต่ละวัน อาจจะเร่ิมต้ังแต่การทำใบเสนอราคา การรับคำสั่งขาย การขายสินค้า
และบริการ ท่ีเป็นการขายสด ขายเช่ือ การรับคนื สินค้าจากลูกค้า และออกเปน็ ใบลดหนใี้ ห้กบั ลกู หนี้ เป็นตน้

ภาพท่ี 2-4 ภาพรวมการทำงานของระบบขาย
4.3 ระบบเจ้าหน้ี (Account Payable System หรือ AP) เปน็ การบนั ทึกรายการค้าท่ีเกี่ยวกับ
การรบั วางบิล การจ่ายชำระหน้ีคา่ สนิ ค้า และค่าบริการใหก้ ับเจา้ หน้ี และรายการเช็คจ่าย การบันทึกรายการ
ภาษหี กั ณ ทีจ่ า่ ยสำหรับงานบรกิ ารใหก้ ับเจา้ หน้ี เป็นตน้
12 จัดทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์

ภาพที่ 2-5 ภาพรวมการทำงานของระบบเจ้าหนี้
4.4 ระบบลูกหนี้ (Account Receivable System หรือ AR) เป็นการบันทึกรายการค้าที่
เกี่ยวกับการติดตามหน้ี โดยจัดทำใบวางบลิ ซึ่งมีทั้งแบบจัดทำเองทีละใบ หรือให้โปรแกรมสร้างใบวางบิลให้
อัตโนมัติ สำหรับ invoice ค้างชำระทั้งหมด ของลูกหนี้ทุกราย การรับชำระหนี้ค่าสินค้า และค่าบริการจาก
ลกู หนี้ และรายการเช็ครบั หรอื ใบโอนเงิน การบันทึกรายการภาษีหกั ณ ทจ่ี า่ ย สำหรบั งานบรกิ าร เป็นต้น

ภาพท่ี 2-6 ภาพรวมการทำงานของระบบลกู หน้ี
4.5 ระบบบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Control System หรือ IC) โดยส่วนใหญ่การ
เพิ่มขึ้นหรือลดลงของสินค้าคงคลัง จะได้มาจากการบันทึกรายการซื้อขาย ในระบบซื้อ และระบบขาย ซ่ึง
โปรแกรมจะทำการปรบั ปรุงยอดสินค้าคงเหลือ (update inventory balance) ให้อัตโนมัตแิ ล้ว โดยผู้ใชง้ าน
ไมต่ อ้ งมาบันทกึ รายการซ้ำซ้อนอกี แต่การเพิม่ ขึน้ หรอื ลดลงของสนิ คา้ อาจเกดิ จากกรณีอนื่ ๆ ไดอ้ ีก เช่น

- สนิ ค้าแตกหักชำรุด ทำให้ต้องตดั สินคา้ ท่ชี ำรดุ ออกมาจากคลัง ก็จะบันทกึ ปรับปรุงยอดให้
ถกู ต้องโดยใช้ใบปรับยอดสินค้า

ความรูเ้ บอื้ งตน้ เกย่ี วกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 13

- ทำการตรวจนบั สนิ คา้ ประจำปี เมอื่ ตรวจนบั จำนวนสนิ ค้าทม่ี อี ยูจ่ รงิ ไดเ้ ทา่ ไหร่ กจ็ ะมาบนั ทกึ
ใบตรวจนบั สนิ ค้า เพื่อตรวจสอบกับจำนวนสนิ คา้ ในระบบ

- การเบิกวัสดสุ ้นิ เปลือง/วัสดสุ ำนักงาน ไปใช้
- บางธุรกจิ ทม่ี คี ลงั สินคา้ หลายคลงั อาจจะมีการบันทกึ โอนสินค้าระหวา่ งคลังต่างๆ โดยใช้
ใบโอนสนิ คา้ ระหว่างคลัง
- ธุรกจิ ผลิตอาจทำการบันทกึ เบิกวัตถดุ ิบไปใช้ในการผลติ การบันทกึ รบั สินค้าสำเรจ็ รปู ทผ่ี ลิต
เสร็จแลว้ เข้าคลงั เป็นตน้

ภาพที่ 2-7 ภาพรวมการทำงานของระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลงั
4.6 ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System หรือ CQ)
โดยทั่วไปเรามักจะบนั ทกึ รายการเช็ครับ หรือเช็คจ่าย ไปพร้อมกับการบันทึกใบเสรจ็ รับเงิน ในระบบลูกหน้ี
หรือระบบเจา้ หน้ี ไปแล้ว ซึ่งรายการเช็คที่บันทึกจากระบบลูกหน้ี หรือระบบเจ้าหน้ี ก็จะมาปรากฏใหเ้ ห็นที่
ระบบเช็คและเงินฝากนดี้ ว้ ย แตย่ ังมีบางกรณีทเ่ี ราจะมาบนั ทกึ รายการในระบบเชค็ โดยตรง เชน่

- นำฝากเชค็ รับทถ่ี ึงกำหนดนำฝาก โดยทำเปน็ ใบนำฝาก (Payin)
- ปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ รับวา่ ผา่ นบัญชี โดยทำการปรบั ปรงุ สถานะเชค็ รบั ตามวนั ท่ีทเี่ ช็คได้
ผา่ นบัญชแี ล้ว
- ปรบั ปรุงสถานะของเชค็ จา่ ยว่าผา่ นบญั ชีแล้ว โดยทำการปรบั ปรุงสถานะเชค็ จ่าย ตามวนั ทที่ ี่
เจา้ หน้ีนำเชค็ มาข้ึนเงิน
- ปรบั ปรุงสถานะของเชค็ รับทไ่ี มผ่ ่านบญั ชี (เช็คเด้ง) โดยทำการปรับปรงุ สถานะของเช็ค และ
ระบสุ าเหตทุ ีไ่ มผ่ ่านบญั ชี ตามเอกสารท่ีไดจ้ ากธนาคาร
- ปรับปรงุ สถานะของเชค็ จ่ายทีไ่ มผ่ ่านบญั ชี (เชค็ เดง้ ) โดยทำการปรับปรงุ สถานะของเชค็ และ
ระบสุ าเหตุที่ไมผ่ ่านบญั ชี ตามเอกสารที่ไดจ้ ากธนาคาร
- บนั ทึกใบถอนเงินจากบัญชอี อมทรพั ย์ เพื่อนำฝากเขา้ บัญชกี ระแสรายวัน สำหรับเชค็ ที่จ่าย
ออกไป ซง่ึ เรามกั จะทำไปพรอ้ มกบั การบันทึกใบสำคัญลงบญั ชี

14 จัดทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์

ภาพที่ 2-8 ภาพรวมการทำงานของระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร
4.7 ระบบสินทรัพย์และค่าเสอ่ื มราคาสนิ ทรพั ย์ (Fixed Assets and Depreciation System
หรือ FA ) การทำงานในระบบนี้ จะเป็นการคำนวณค่าเสอ่ื มราคาสินทรัพย์ โดยผใู้ ชง้ านเพยี งแคส่ ่งั ประมวลค่า
เสื่อมราคาสินทรัพย์ในช่วงเดือนที่ตอ้ งการเท่านั้น แล้วโปรแกรมก็จะทำการคำนวณค่าเสื่อมราคาให้ละเอียด
ตามจำนวนวันของแตล่ ะเดือนและทำการลงบัญชใี ห้อัตโนมตั ิ ไปยงั ระบบบัญชแี ยกประเภทใหด้ ้วย แต่ในกรณที ่ี
ผู้ใชง้ านตอ้ งการปรบั ปรงุ ตวั เลขค่าเสื่อมราคาที่ไดจ้ ากการคำนวณ จะต้องมาทำการปรับปรุงที่ระบบสินทรัพย์
ใหเ้ รยี บร้อยกอ่ น แล้วโปรแกรมจะupdate รายการไปลงบัญชใี หถ้ ูกตอ้ ง

ภาพที่ 2-9 ภาพรวมการทำงานของระบบสินทรัพย์ และค่าเส่ือมราคาสินทรพั ย์
4.8 ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger System หรือ GL) ในระบบบัญชีแยกประเภท
จะมกี ระบวนการทำงานดงั น้ี

4.8.1 การตรวจสอบย้อนกลับรายการและเอกสารที่บันทึกมาจากระบบอื่น (Trace back) ใน
ระบบน้จี ะมีเมนทู ใ่ี ชใ้ นการบันทกึ เอกสาร คอื เมนบู ันทึกรายการรายวัน โดยจะมีสมดุ รายวันให้เลอื กเขา้ ทำงาน ซ่งึ
สว่ นใหญร่ ายการรายวันเหลา่ นี้ จะเกดิ จากการลงบัญชีอตั โนมัติจากระบบตา่ งๆ เข้ามาทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท

ความร้เู บอ้ื งตน้ เกี่ยวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting 15

ภาพที่ 2-10 ภาพรวมการทำงานของระบบบญั ชีแยกประเภท
- ระบบซ้ือ เมื่อทำรายการซือ้ เชือ่ ลดหนี้หรือเพิ่มหน้ีเงินเชื่อ จะบันทกึ บัญชีอัตโนมัติ
โดยมาสรา้ งใบสำคญั ซอ้ื เชอื่ ไว้ในสมดุ รายวันซ้ือเช่อื (Purchase on Credit Journal ; PD) หรือเมื่อทำการซื้อ
สด ลดหน้ีหรอื เพิ่มหนี้เงนิ สด จะลงบัญชที ี่สมดุ รายวันเงินสดจ่าย (Purchase on Cash Journal ; PC)

ภาพที่ 2-11 การลงบัญชีอัตโนมัตจิ ากระบบซอื้ ไปทรี่ ะบบบญั ชแี ยกประเภท
- ระบบเจ้าหนี้ เม่อื ทำการจา่ ยชำระหนี้ โปรแกรมจะบันทกึ บญั ชอี ัตโนมัติ โดยมาสรา้ ง

ใบสำคญั เงนิ สดจ่าย ไวใ้ นสมดุ รายวันเงินสดจ่าย

ภาพท่ี 2-12 การลงบญั ชอี ัตโนมัตจิ ากระบบเจ้าหนไี้ ปทรี่ ะบบบญั ชีแยกประเภท
16 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สตี ลวรางค์

- ระบบขาย เมื่อทำรายการขายเชื่อ ลดหนี้เงินเชื่อ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมา
สรา้ งใบสำคัญขายเชื่อไวใ้ นสมุดรายวันขายเชือ่ (Sale on Credit Journal ; SD) หรือเม่ือทำการขายสด ลดหนี้
เงินสด จะลงบัญชีท่สี มดุ รายวนั เงินสดรบั (Sale on Cash Journal ; SC)

ภาพที่ 2-13 การลงบญั ชีอตั โนมตั ิจากระบบขายไปทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท
- ระบบลูกหน้ี เมื่อทำการรับชำระหนี้โปรแกรมจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติโดยมาสร้าง

ใบสำคญั เงินสดรบั ไว้ในสมดุ รายวนั เงนิ สดรบั

ภาพที่ 2-14 การลงบัญชอี ัตโนมัตจิ ากระบบลูกหนไ้ี ปทร่ี ะบบบญั ชแี ยกประเภท
- ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร เมื่อทำการนำฝากเช็ค (Payin) โปรแกรมจะสร้าง

ใบสำคญั ทัว่ ไปไวใ้ นสมุดรายวันทั่วไป (General Journal ; GJ)

ภาพท่ี 2-15 การลงบัญชีอตั โนมัตจิ ากระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคารไปท่ีระบบบัญชแี ยกประเภท

ความรู้เบ้ืองต้นเกยี่ วกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 17

4.8.2 การบนั ทึกรายการโดยตรงที่ระบบบัญชแี ยกประเภท นอกจากรายการรายวนั ท่ีเกิดจากการ
ลงบัญชีอัตโนมัติที่เกิดจากการบันทึกรายการค้าจากระบบอื่นๆ แล้ว ผู้ใช้โปรแกรม Smartbiz ยังสามารถบันทึก
รายการค้าต่างๆ ได้เอง โดยบนั ทกึ เปน็ เอกสารประกอบการลงบัญชี ขณะบันทกึ รายการรายวัน เช่น

- บันทึกตั้งค้างจ่ายค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ซึ่งเปน็ ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ 3 รายการ
แตจ่ ดั ทำใบสำคัญซอ้ื เชอื่ (Voucher) 1 ใบ เรากจ็ ะมาบนั ทึกในสมุดรายวนั ทั่วไป ของระบบบัญชแี ยกประเภท

- บันทึกใบเสรจ็ จ่ายค่านำ้ คา่ ไฟ ค่าโทรศัพท์ ที่เคยต้ังหนีไ้ ว้ ซึง่ เป็นใบเสร็จ 3 รายการ
แต่มีใบสำคัญจา่ ย (Voucher) เพียง 1 ใบ เรากจ็ ะมาบันทึกในระบบบัญชีแยกประเภทที่เมนู “บันทึกรายการ
รายวนั ” และเขา้ ไปบันทกึ ใบเสรจ็ ทัง้ 3 ใบ โดยใบเสรจ็ นี้ตัดชำระใบสง่ ของ/ใบแจง้ หนท้ี เี่ คยต้งั หน้ีเอาไว้ได้ดว้ ย

- บันทกึ ขายสด ขายเชอ่ื สนิ ค้า แบบไม่บันทกึ รายการสินค้า เช่น รายการทีไ่ ม่ตอ้ งการ
ควบคมุ ยอดสินค้าคงเหลือ ก็จะบนั ทกึ ทีร่ ายการรายวันหน้า Link-เชอื่ มโยง (F7-Link)

- บันทึกซื้อสดซื้อเชื่อสินค้า แบบไม่บันทึกรายการสินค้า เช่น รายการที่ไม่ต้องการ
ควบคุมยอดสนิ คา้ คงเหลือ ก็จะบนั ทกึ ที่รายการรายวนั หนา้ Link-เช่ือมโยง (F7-Link)

- เมื่อทำใบเสร็จรับเงินท่ีเปน็ งานบริการ จะบันทึกใบเสร็จ และใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย
รวมถงึ เชค็ รบั ไปพร้อมกนั กจ็ ะบนั ทกึ ทรี่ ายการรายวัน และบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี ทง้ั ใบเสรจ็ ใบ
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช็ครับไปพร้อมกัน เอกสารประกอบการลงบัญชีที่ได้บันทึกไว้จากหน้า F7-Link น้ี จะไป
ปรากฏที่ระบบนนั้ ๆ ดว้ ย เช่น บนั ทึก invoice ขายเชื่อไว้ท่ีหนา้ เอกสารประกอบการลงบัญชี F7-Link ท่รี ะบบ
บัญชแี ยกประเภท เม่อื เข้าไปที่ระบบขาย ทีเ่ ลม่ ขายเชื่อ กจ็ ะเห็น invoice ขายเชอ่ื รายการนด้ี ้วย

4.8.3. การกำหนดการบนั ทกึ บญั ชอี ัตโนมัติ กำหนดได้ 4 ระดับดังนี้
(1) ให้ลงบญั ชีเหมือนกันท้งั บริษัททำทเี่ มนู “กำหนดหนา้ ที่ของผังบญั ชใี นสภาวะท่ัวไป”
(2) ให้ลงบัญชแี ยกตามเลม่ เอกสาร เช่น บริษทั ฯ จะเพ่มิ เลม่ ขายเชอ่ื เลม่ ท่ี 2 โดยใหม้ ี

การลงบญั ชอี ัตโนมตั ิ ตา่ งจากการขายเช่ือเลม่ เดมิ
(3) ให้ลงบัญชีแยกตามกลมุ่ ฐานขอ้ มลู เช่น ลงบญั ชีต่างกันตามกลุม่ สนิ คา้ กลมุ่ ลกู ค้า
(4) ให้ลงบญั ชแี ยกตามฐานขอ้ มลู เชน่ ลงบญั ชตี า่ งกนั ในสนิ ค้าแต่ละรายการ ลกู คา้ แต่

ละราย หรอื ต่างกนั ตามผู้จำหนา่ ยแต่ละราย
4.8.4 การปรบั ปรงุ รายการตอนสนิ้ งวด และปิดบัญชี นอกจากรายการรายวันทก่ี ลา่ วมาแล้วยงั มี

รายการรับ-จ่าย ต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเดือนเป็นเงินสด การนำส่งเงินสมทบประกันสังคมให้กับสำนักงาน
ประกนั สงั คม ซ่งึ เปน็ การบันทึกรายการตามปกติ โดยทำการเดบติ เครดติ บญั ชีท่ีต้องการ และถา้ รายการเหลา่ น้ไี ม่มี
เอกสารประกอบการลงบญั ชี กไ็ ม่ต้องเขา้ ไปคีย์รายการทห่ี นา้ link และเมื่อถึงส้ินงวดบญั ชี ในทีน่ ้ีสมมตวิ า่ งวดบัญชี
คอื สน้ิ เดือน เราจะทำการปรับปรงุ รายการต่างๆ เช่น ตงั้ ค้างรับรายไดค้ ้างรับ ตั้งคา้ งจ่ายคา่ ใชจ้ า่ ยค้างจา่ ย คำนวณ
ค่าเสือ่ มราคาสนิ ทรพั ย์ แลว้ ทำการปดิ บัญชภี าษีซอ้ื -ภาษขี าย การโอนปดิ สินค้าคงเหลือตน้ งวดและบันทกึ ยอดสนิ คา้
คงเหลือปลายงวด การปิดบัญชีรายได้-ค่าใชจ้ า่ ย และการปิดบัญชกี ำไร-ขาดทนุ เขา้ บัญชกี ำไรสะสม

4.8.5. การยกเลกิ การปดิ บญั ชี หลงั จากทำการปิดบัญชีแลว้ หากพบว่ามรี ายการท่ีต้องแก้ไขเราจะ
กลบั ไปแก้ไขรายการที่อย่ใู นงวดท่ีปดิ บัญชีไม่ได้ ตอ้ งทำการยกเลกิ การปิดบญั ชี แลว้ จงึ จะกลับไปแกไ้ ขรายการเดิมได้

18 จัดทำโดย : ครูพนิ รัฎ สตี ลวรางค์

การติดตงั้ โปรแกรม Smartbiz Accounting

การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting เครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับการติดตั้งโปรแกรม จะต้องมี

คณุ สมบัติ ดงั น้ี

CPU Speed : ความเรว็ อยา่ งตำ่ 600 MHz

Memory (RAM) : หนว่ ยความจำขนาด 256 Mb ขนึ้ ไป ( แนะนำที่ 512 Mb)

Harddisk : พื้นท่วี ่างของโปรแกรมแต่ละโปรแกรมประมาณ 60 Mb

Software OS : ระบบปฏิบตั ิการ Windows XP, Windows Vista , Windows 2000

Windows 7 , Windows 8 , Windows 10 หรอื Windows 11

การติดตง้ั โปรแกรม Smartbiz แบ่งขนั้ ตอนการตดิ ตงั้ ออกเป็น 2 สว่ น คือ การติดตั้งโปรแกรมบัญชี และ
การตดิ ตัง้ ฐานขอ้ มูลเบอื้ งต้น โดยสว่ นของโปรแกรมบัญชีจะถกู ติดตงั้ ไว้ในโฟลเดอร์ Smartbizall.win และส่วน
ฐานข้อมูลจะติดตั้งไว้ในโฟลเดอร์ Smartbiz.win ในที่นี้จะเป็นการติดตั้งโปรแกรม SmartbizAll Version
10.6 ซ่งึ มีวิธีการติดต้งั ดังน้ี

1. นำแผน่ CD โปรแกรม ใสเ่ ข้าไปใน Drive CD-ROM ของเคร่อื งคอมพวิ เตอร์ เขา้ ไปที่ Drive CD-ROM

หรอื download โปรแกรมจากเว็บไซตข์ องบรษิ ัท คริสตอลซอฟท์ จำกดั (มหาชน) แล้วหาไฟล์ช่ือ “Setup.exe”

(ภาพท่ี 2-16) จากน้นั ดบั เบลิ คลกิ ที่ไฟลน์ ้ี เพ่อื เรม่ิ ขนั้ ตอนการตดิ ตัง้ โปรแกรม

ภาพที่ 2-16 ไฟลช์ อ่ื “Setup.exe สำหรับตดิ ตงั้ โปรแกรม

2. จะปรากฏหน้าตา่ งเตรียมการติดต้งั ดงั ภาพท่ี 2-17 รอจนกระทั่งปรากฏหน้าต่างการติดตัง้ โปรแกรม
ดงั ภาพท่ี 2-18 คลิกปุ่ม “Next”

3. จะปรากฏหน้าตา่ งใหเ้ ลือกรูปแบบการติดต้งั โปรแกรม (ภาพที่ 2-19) ทำเครอื่ งหมายเลอื กในช่อง
“Anyone who uses this computer (all users)” แล้วคลกิ ปมุ่ “Next”

4. จะปรากฏหน้าต่างใหเ้ ลือก Drive และ Folder ท่ีจะติดตงั้ โปรแกรม (ภาพที่ 2-20) โดยเร่มิ ต้น
โปรแกรมจะแสดงท่ีติดตง้ั โปรแกรมไว้ที่ C:\Program Files\SMARTBIZALL.WIN หากตอ้ งการตดิ ต้งั ไว้ที่
ตำแหน่งอืน่ ใหก้ ดปุม่ “Change…” เพอ่ื ระบุ Drive และ Folder ท่ีตอ้ งการแล้วคลกิ ปมุ่ “Next”

5. จะปรากฏหน้าตา่ งเริม่ ติดต้ังโปรแกรมบัญชี (ภาพท่ี 2-21) คลิกปมุ่ “Install” จะปรากฏหน้าต่าง
แสดงการตดิ ต้งั รอจนปรากฏหน้าตา่ งเสร็จสน้ิ การติดต้งั (ภาพท่ี 2-22) คลิกปมุ่ “Finish”

ความรเู้ บื้องตน้ เกย่ี วกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 19

ภาพท่ี 2-17 หน้าต่างเตรียมการติดตง้ั ภาพท่ี 2-18 หน้าตา่ งติดตงั้ โปรแกรม

ภาพท่ี 2-19 หน้าต่างใหเ้ ลือกรปู แบบการตดิ ต้งั ภาพที่ 2-20 หน้าตา่ งให้เลือก Drive และ Folder
โปรแกรม ทจ่ี ะตดิ ต้งั โปรแกรม

ภาพท่ี 2-21 หน้าต่างเร่มิ ติดตง้ั โปรแกรมบญั ชี ภาพท่ี 2-22 หนา้ ต่างเสรจ็ สน้ิ การตดิ ตั้ง

6. เมอ่ื ตวั โปรแกรมบัญชี Smartbiz ถกู ติดตั้งเสรจ็ เรียบร้อยแลว้ โปรแกรมชุดตดิ ตั้งจะทำการตดิ ต้งั ใน
ส่วนของฐานข้อมลู ใหอ้ ตั โนมัตดิ ้วย โดยสามารถเลอื กติดตั้งได้ 4 แบบ (ภาพที่ 2-23) คือ

20 จดั ทำโดย : ครพู นิ รัฎ สีตลวรางค์

ภาพท่ี 2-23 หน้าต่างแสดงข้อความวา่ ตอ้ งการตดิ ตั้งฐานขอ้ มลู แบบใด

แบบที่ 1 “Update new version with retain existing data” (เพื่อใช้กับข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้ว) การที่
ผู้ใชง้ านจะเลอื กตดิ ต้งั แบบท่ี 1 นี้ ก็ตอ่ เม่ือผ้ใู ชง้ านได้มีการใช้โปรแกรม Version เกา่ อย่กู ่อนแลว้
เมอื่ ติดต้งั โปรแกรมใหมก่ วา่ ก็จะต้องทำการ Update ฐานขอ้ มลู เดมิ ให้ใชก้ ับ Version ใหม่ได้

แบบท่ี 2 “New Installation with example data” (ขอ้ มลู ใหม่มผี งั บญั ชี แบบฟอรม์ และขอ้ มูลบริษัท
ตัวอย่าง) การที่ผู้ใช้งานจะเลอื กติดตั้งแบบที่ 2 นี้ ก็ต่อเมื่อ ต้องการทดลองบันทึกเอกสาร
ต่างๆ หรอื ต้องการดกู ารกำหนดค่าในฐานขอ้ มูลจากบริษทั ตัวอยา่ ง

แบบที่ 3 “New Installation with default forms and chart of account” (ข้อมลู ใหมแ่ บบมผี งั
บญั ชี และแบบฟอรม์ งบตวั อย่าง) ผู้ใชง้ านควรจะเลอื กการตดิ ตั้งแบบท่ี 3 น้ีก็ตอ่ เมือ่ มคี วาม
เข้าใจในการใชง้ านโปรแกรมพอสมควรแล้ว และต้องการท่จี ะเรมิ่ ทำงานจรงิ

แบบที่ 4 “New Installation with default forms but without chart of account” (ข้อมูลใหม่แบบ
ข้อมูลว่างทัง้ หมด) การตดิ ตั้งแบบที่ 4 นี้ ผู้ใช้งานจะต้องทำการสร้างข้อมูลผังบัญชี แบบฟอรม์
พิมพ์ แบบฟอร์มงบการเงินใหม่ทงั้ หมด

7. เม่อื เลอื กตดิ ตง้ั ฐานขอ้ มลู แบบใดแล้ว โปรแกรมกจ็ ะระบวุ ่าใหเ้ กบ็ ข้อมูลไว้ทใ่ี ด โดยสามารถเลือก
ตำแหนง่ ทจ่ี ะจดั เกบ็ ข้อมูลได้ ถา้ เลือกวธิ ตี ิดตั้งฐานขอ้ มลู แบบท่ี 3 ซึ่งเปน็ ฐานข้อมลู เบือ้ งตน้ ทโ่ี ปรแกรมเตรียม
ไวใ้ ห้ ในชอื่ บริษทั “ยงั ไมร่ ะบเุ จา้ ของ” อย่ใู นโฟลเดอร์ (Folder) FMDATA หากต้องการเกบ็ ข้อมูลไว้ในส่วนที่
โปรแกรมแนะนำ (C:\SMARTBIZ.WIN\FMDATA) ใหค้ ลิกทีป่ มุ่ OK (ภาพท่ี 2-24)

ภาพที่ 2-24 หน้าตา่ งแสดงขอ้ ความว่าต้องการตดิ ต้ังฐานขอ้ มลู ไวท้ ีใ่ ด

8. เม่ือระบุวา่ ให้เกบ็ ขอ้ มลู ไวท้ ่ใี ดแล้ว ถ้าเคยมกี ารลงโปรแกรมไปแลว้ ก่อนหน้า จะมหี นา้ ต่างแจ้งให้ทราบ
ว่ามีข้อมูลแล้ว ต้องการลบข้อมูลเดิมแล้วลงข้อมูลใหม่หรือไม่ คลิกเลือกปุ่ม “Yes” (ภาพที่ 2-25) รอ
จนกระท่งั ปรากฏหนา้ ตา่ งเสรจ็ สิ้นการติดตั้ง (ภาพที่ 2-26)

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting 21

ภาพที่ 2-25 หนา้ ต่างแจง้ ใหท้ ราบว่ามีขอ้ มลู แล้ว ตอ้ งการลบข้อมูลเดิมแล้วลงขอ้ มลู ใหมห่ รือไม่

ภาพที่ 2-26 หน้าตา่ งเสรจ็ ส้ินการตดิ ตง้ั

9. โปรแกรมจะทำการสรา้ ง Shortcut ไว้ที่หนา้ Desktop ให้อตั โนมตั ิ (ภาพท่ี 2-27) เพอ่ื ใหผ้ ู้ใชง้ าน
สามารถเรยี กใชโ้ ปรแกรมไดส้ ะดวก

ภาพที่ 2-27 Shortcut โปรแกรม Smartbiz ทสี่ ร้างไวท้ หี่ น้า Desktop

10. เม่ือจะเปดิ ใช้งานโปรแกรม ให้คลกิ ขวาที่ Shortcut จะปรากฏเมนู ดงั ภาพท่ี 2-28
เลอื ก “Run as administrator”

ภาพท่ี 2-28 หน้าต่างเมนู “Run as administrator”
เรม่ิ เขา้ ใช้งานโปรแกรม

11. จะมีหน้าตา่ ง Login ให้ใชง้ านโปรแกรม ใส่ User Name : BIGBOSS และ Password : BIGBOSS
(ภาพท่ี 2-29) แล้วกดปุ่ม “Login” จะปรากฏหน้าต่างแสดงลขิ สทิ ธโ์ิ ปรแกรม (ภาพที่ 2-30) กดป่มุ “Accept/ยอมรับ”

22 จัดทำโดย : ครูพนิ รฎั สีตลวรางค์

ภาพท่ี 2-29 หนา้ ตา่ ง Login เข้าใชง้ านโปรแกรม ภาพที่ 2-30 หนา้ ตา่ งแสดงลิขสทิ ธิ์โปรแกรม

12. ปรากฏหน้าต่าง “เลอื ก directory ข้อมลู ของบริษทั ท่ีตอ้ งการทำงาน” (ภาพท่ี 2-31) การเรม่ิ เขา้
ทำงานกับโปรแกรมครั้งแรก จะเลอื ก ชือ่ บรษิ ัท [ยังไมร่ ะบเุ จ้าของ] ท่ีโฟลเดอร์ “FMDATA” คลกิ ป่มุ “Enter”
จะปรากฏหน้าต่างโปรแกรม Smartbiz (ภาพท่ี 2-32) เพือ่ เขา้ ใชง้ านโปรแกรมบญั ชี

ภาพท่ี 2-31 หนา้ ต่างเลือก directory ขอ้ มูล ภาพที่ 2-32 หน้าต่างโปรแกรม Smartbiz

เมื่อทำการติดต้ังโปรแกรมบญั ชี Smartbiz แล้ว จะมีไฟลโ์ ปรแกรมชื่อ SMARTBIZALL.WIN ซ่งึ ปกติจะ
กำหนดไว้ท่ี C:\Program Files\ SMARTBIZALL.WIN และไฟล์ข้อมูล “บรษิ ัทยังไม่ระบุเจ้าของ” ในโฟลเดอร์
FMDATA ซึง่ หากต้องการจะยกเลิกหรือถอนการตดิ ตัง้ โปรแกรมกใ็ ห้ลบ 2 ไฟล์นอี้ อก

clip video 
EP1 : การติดตง้ั โปรแกรม Smartbiz

https://bit.ly/34fIbVn

ความรู้เบ้อื งต้นเกี่ยวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting 23

สาเหตุของการติดตัง้ โปรแกรมไมส่ าเรจ็

หากตดิ ตัง้ โปรแกรมไมส่ ำเรจ็ อาจเกิดจากสาเหตุดังนี้
1. เครือ่ งคอมพวิ เตอร์ (Hardware) หรอื ระบบปฏบิ ัตกิ าร (OS) ไม่ตรงตาม System Requirement
2. มีการตดิ ตง้ั โปรแกรมปอ้ งกันไวรสั (บางโปรแกรม) หรือโปรแกรมปอ้ งกันการรนั อตั โนมัติ (Autorun)
ฉะนนั้ หากตดิ ตัง้ ไมส่ ำเรจ็ ให้ปดิ โปรแกรมป้องกันไวรัส หรือโปรแกรมปอ้ งกนั การรันอตั โนมัติ เสียกอ่ น
3. มีการกำหนดค่าท่ี Windows ไมใ่ ห้ Drive CDROM รันอตั โนมตั ิ ใหเ้ ข้าไปคลกิ ที่ Drive CDROM
หรือเข้าไปคลกิ ท่ี Setup.bat หรอื Setup.exe หรอื Dotnetsetup.bat ไดเ้ ลย
4. Window XP บางรุ่นไมม่ ี Visual Foxpro Library ดงั นนั้ ให้ติดตัง้ โปรแกรม "Fox9Library.exe"
กอ่ น โดยเข้าไปท่ี CDROM:\InstallFile\SetupFile\swprequirement\
5. CDROM อาจมปี ัญหา ให้ลองคัดลอก (copy) ไฟลท์ งั้ หมด ไปไว้ในฮาร์ดดิส (Harddisk) ก่อน แล้ว
ติดตงั้ โปรแกรมจากฮาร์ดดสิ โดยคลิกทไ่ี ฟล์ Setup.exe หรอื Setup.bat
6. มกี ารกำหนดสทิ ธ์ไิ วท้ ่ี Window ใหเ้ ปน็ User Account แบบ Limited คอื ถา้ User Account นี้
Log in เข้า Windows จะไมม่ ีสทิ ธิ์ในการติดต้ังโปรแกรมใด ๆ
7. โปรแกรม Windows ท่ตี ดิ ตงั้ ไวแ้ ล้ว ไม่ได้ตดิ ตง้ั ไวท้ ี่ Drive C:\WINDOWS
8. โปรแกรม Windows ตดิ ตง้ั แบบ Ghost ไม่ได้ Setup จากแผ่น Windows อาจทำใหเ้ กิด Error เมอ่ื
เข้าโปรแกรม หรือเม่ือใชง้ าน

การแก้ไขปัญหากรณีโปรแกรมแสดงภาษาไม่ถกู ต้อง

หากทำการตดิ ตัง้ โปรแกรมบัญชี Smartbiz แลว้ โปรแกรมแสดงภาษาไมถ่ กู ต้อง มีวิธแี กไ้ ข 2 วิธี ดงั น้ี
1. เปลี่ยน System Location (กรณีทเี่ ปน็ Windows Thai)

1.1 เขา้ ไปท่ี Control Panel และเข้าไปท่ี Clock and Region (ภาพที่ 2-33)
1.2 ทห่ี นา้ ตา่ ง Region ในแทป็ Format เลือก Thai (Thailand) (ภาพท่ี 2-34)
1.3 ท่หี นา้ ตา่ ง Region ในแท็ป Administrative เลอื ก Change system locate (ภาพที่ 2-34)
1.4 ทห่ี นา้ ต่าง Region Setting ในแทป็ Current system locate เลือก Thai (Thailand)
และเอาเครอื่ งหมาย ✓ ในกลอ่ งส่เี หล่ยี มหนา้ Beta : Use Unicode UTF-8 ... ออก แล้วกด OK (ภาพที่ 2-35)
1.5 ทำการ restart เครอื่ ง เพอื่ Reboot Windows ใหม่
1.6 เมอ่ื เข้าโปรแกรมใหมก่ ็จะแสดงภาษาไทย

24 จดั ทำโดย : ครูพินรฎั สีตลวรางค์

ภาพที่ 2-33 หน้าต่าง Control Panel

ภาพท่ี 2-34 หนา้ ต่าง Clock and Region
ภาพที่ 2-35 หนา้ ตา่ ง Region Settings

ความรู้เบื้องต้นเกีย่ วกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 25

2. ติดตง้ั Fonts (กรณที ีไ่ ม่ใช่ Windows Thai)
2.1 ติดตั้ง Font MS Sans Serif (ssee874.fon) ที่รองรับscript Thai (เนื่องจากไม่ใช่ Windows Thai

จึงไมม่ ี script thai)
2.2 ดับเบิ้ลคลิกไฟล์ ชื่อ ssee874.fon (ไฟล์นี้มีให้ download หรือจะ copy จาก c:\Windows\Fonts

จาก เครือ่ งท่ีเปน็ Windows Thai ได)้
2.3 แก้ไข Region (program non-unicode) เปน็ thai (ทำตามวธิ ีที่ 1)

ภาพท่ี 2-36 หนา้ ต่าง Fonts

การเขา้ เมนูเพ่ือใช้งานโปรแกรม และปุ่มฟงั ก์ชั่นทส่ี าคญั

การเขา้ เมนู เพื่อใชง้ านโปรแกรมบัญชี Smartbiz สามารถเลือกเข้าเมนไู ด้ 4 วธิ ี คือ
1. เขา้ ตาม Work Flow ท่โี ปรแกรมเตรยี มให้ วิธีนี้เหมาะสำหรบั ผเู้ รม่ิ ใช้งานโปรแกรมประกอบดว้ ย
Overview Flow แสดงภาพรวมการใชง้ านโปรแกรมและ Work Flow ของ 8 ระบบหลกั ซ่ึงจะเน้นการทำงาน
ในขั้นตอนการเตรียมฐานขอ้ มูล การบนั ทึกยอดยกมาเมอื่ เริม่ ตน้ ใช้งานคร้ังแรก และการบันทกึ รายการค้า
2. เขา้ ตาม My Work Flow คอื Work Flow ทผ่ี ใู้ ช้งานจัดทำขึน้ มาเองได้ หรอื ได้รบั การออกแบบมาจากท่ี
ปรึกษา หรือผู้วางระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ออกแบบไว้ เพื่อทำงานเฉพาะ ซึ่งผู้ใชง้ านสามารถออกแบบ Work Flow
เองไดไ้ ม่จำกัดและออกแบบ Work Flow ไดห้ ลาย level ซึ่งการมี My Work Flow จะชว่ ยลดการเรยี นรูข้ องพนักงาน
ใหม่ทำให้พนกั งานใหม่สามารถทำงานตามข้ันตอนทีถ่ กู ตอ้ งได้โดยเดนิ ตาม My Work Flow ทีว่ างระบบเอาไว้
3. เข้าตามMenu เหมาะกับการพิมพ์รายงานและ Export File ต่างๆ เนื่องจากโปรแกรมมีรายงาน
ใหเ้ ลอื กใช้จำนวนมาก อาจใสใ่ น Work Flow แบบท่ี 1 ได้ไม่หมด การเขา้ เมนูมี 2 ตำแหนง่ คือ

3.1 เมนดู ้านล่างเปน็ วิธีการเขา้ แบบเมนทู แี่ นะนำให้ใช้
3.2 เมนูดา้ นบน
4. เขา้ โดยการคน้ หาดว้ ยรหสั เมนู (Short cut) โดยการพมิ พร์ หสั เมนู ที่ชอ่ ง Search menu แลว้
กดปมุ่ คน้ หา วธิ ีนี้เป็นวธิ กี ารเขา้ เมนทู ร่ี วดเร็วทส่ี ุด

26 จดั ทำโดย : ครูพินรัฎ สตี ลวรางค์

ภาพที่ 2-37 การเข้าเมนูเพ่อื ใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz โดยวิธีต่างๆ

ปุ่มฟงั ก์ชัน่ ทส่ี ำคญั เมอื่ ต้อการแก้ไขรายการทบี่ นั ทกึ ไปแลว้
F2-แก้ไข เม่อื ต้องการเพมิ่ รายการใหม่
F3-เพมิ่ ส่ังพมิ พ์ Voucher ใบทท่ี ำรายการอยู่
F5-พิมพ์ ใช้สำหรบั เขา้ ไปดเู อกสารประกอบการลงบญั ชีทีท่ ำมาจากระบบอ่นื หรือเข้าไป
F7-Link บนั ทกึ เอกสารเพิ่มเติม
การเปิดหน้าตา่ งเพือ่ แกไ้ ขรายละเอียดอื่น
F9 เม่ือต้องการบนั ทึกรายการ
F10-บนั ทึก การเปดิ ใชง้ านเครอ่ื งคำนวณ (calculator)
F11 การออกจากหน้าต่างทท่ี ำงานอยู่ หรอื การออกจากโปรแกรม
Esc

การคดั ลอก (Copy) ข้อมลู เพื่อยา้ ยไปทาเครื่องอืน่ และการนา

ขอ้ มูลท่คี ดั ลอกไวม้ าใช้

การคดั ลอกขอ้ มลู เพ่ือย้ายไปทำเครื่องอน่ื หรอื จัดเก็บไว้ตำแหนง่ อนื่ และการนำข้อมูลที่คัดลอกไว้ มาใช้
เปน็ การ Backup ข้อมูลวธิ หี น่งึ แต่ทำไดร้ วดเร็วและง่ายกว่าการใช้ Backup1 ในโปรแกรม สามารถทำได้โดย
ไมต่ อ้ งเขา้ ใชง้ านโปรแกรม Smartbiz เช่น การคัดลอกขอ้ มลู เม่ือต้องการยา้ ยไปทำงานเครอ่ื งอนื่ การคัดลอก
ข้อมูลเก็บไว้ก่อนจะติดตั้งโปรแกรม version ใหม่ โดยเลอื กติดตั้งแบบ update ข้อมูลเดิม การคัดลอกข้อมลู
เพื่อส่งให้สำนักงานบญั ชี สำหรับโปรแกรมที่ไม่รองรับ Accounting Online แบบที่มีในโปรแกรม Smartbiz
ซึ่งการคัดลอกขอ้ มลู จะทำเหมอื นการคดั ลอก folder ตามปกติดงั นี้

1. เปดิ ไดร์ฟท่เี กบ็ ขอ้ มูล
2. เลอื ก folder ชื่อบรษิ ัททตี่ อ้ งการคัดลอก
3. คลิกเมาส์ขวา เลอื กคำสั่ง Copy
4. เปดิ ตำแหนง่ ทจี่ ะใชเ้ ก็บข้อมูล
5. คลกิ เมาส์ขวา เลอื กคำสั่ง Paste

ความร้เู บ้อื งต้นเก่ยี วกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 27

ภาพท่ี 2-38 ขนั้ ตอนการคดั ลอกข้อมลู ไปจัดเกบ็ ไว้ตำแหนง่ อ่ืน
การบารงุ รักษาขอ้ มลู
เมนูการบำรุงรักษาข้อมูล (Maintenance Data System) เป็นเมนูสำหรับการทำสำเนาข้อมูล และ
การนำข้อมูลกลบั มาใช้เมอ่ื จำเปน็ รวมทั้งการจัดเรยี งขอ้ มูล และการสั่งใหโ้ ปรแกรมทำการคำนวณค่าสถติ ติ ่างๆ
ใหมอ่ กี ครัง้ (ภาพท่ี 2-39)

ภาพที่ 2-39 หนา้ ตา่ งเมนูการบำรงุ รกั ษาขอ้ มลู
28 จัดทำโดย : ครูพนิ รฎั สตี ลวรางค์

1. การ Backup ขอ้ มลู เพือ่ ทำสำเนาขอ้ มลู
การทำสำเนาข้อมลู ไว้เปน็ เรอื่ งสำคญั มาก และควรทำสม่ำเสมอต่อเน่ืองเปน็ ประจำ เช่น ทำทกุ สปั ดาห์ หรอื ถา้ ชว่ ง

ใดทม่ี กี ารบนั ทึกข้อมลู มากเปน็ พเิ ศษก็ควรทำสำเนาข้อมูลไว้ หรือทเี่ รยี กว่า Backup Data และควรทำสำเนาไว้ในส่อื เกบ็
ขอ้ มลู นอกเครื่องคอมพิวเตอรท์ ี่ทำงาน เช่น ใส่ CD-ROM , Flash Drive เปน็ ต้น เพราะถ้าหากว่าเครอื่ งคอมพวิ เตอรเ์ กิด
ความเสยี หาย เราจะได้มีสำเนาขอ้ มูลทเ่ี ก็บไว้ และนำข้อมูลมาทำงานต่อไปได้ ซงึ่ ถ้าทำสำเนาไว้เปน็ ประจำ ขอ้ มลู ทสี่ ำเนา
ไว้กจ็ ะ Update ได้ใกลเ้ คียงกบั ขอ้ มูลในระบบมากย่งิ ข้ึนด้วยวิธีการ Backup ข้อมูล มขี ั้นตอน ดังนี้

1.1 เขา้ ไปทเี่ มนู “บำรุงรักษาข้อมลู ”
1.2 เขา้ ไปทเ่ี มนู “BACKUP 1 – ป้องกนั ข้อมลู สญู หาย”
1.3 โปรแกรมจะให้ระบุที่เก็บข้อมูลชุดสำเนา โดยระบุชื่อ directory มาให้อัตโนมัติ ทั้งนี้เพ่ือความรวดเร็วใน
การ Backup ข้อมลู จะเก็บไว้ทฮี่ าร์ดดสิ ทีใ่ ชง้ านกอ่ น แล้วจึงคดั ลอก ไปใสใ่ นส่อื เก็บข้อมูลอ่นื นอกเครื่อง (ภาพท่ี 2-40)

ภาพท่ี 2-40 หนา้ ตา่ งใหร้ ะบทุ ่เี กบ็ ขอ้ มลู ทที่ ำสำเนา

ควรจะตั้งช่ือ directory ที่จะเกบ็ ข้อมลู เพื่อให้สะดวกในการจดจำ และการคน้ หาข้อมูลที่ทำสำเนาไว้
เช่น ทำขอ้ มลู ของวันท่ี 01/01/2564 กต็ ัง้ ช่ือ directory เปน็ 25640101 โดยเรียงด้วยปี พ.ศ. ตามด้วยเดือน
และวันที่ โดยเข้าไประบุชอ่ื directory ที่เราต้องการดังภาพท่ี 2-41

ภาพที่ 2-41 หนา้ ต่างระบุทเี่ ก็บข้อมลู ท่ีทำสำเนาไว้

1.4 หลังจากนั้นโปรแกรมจะทำการ Backup ขอ้ มลู ให้ และจะแสดงข้อความให้ทราบว่า ได้ทำการ
Backup ขอ้ มลู เสร็จเรยี บรอ้ ยแล้ว เรากจ็ ะคัดลอก ข้อมลู ใน directory ทง้ั หมดไว้ในแผน่ CD-ROM หรือสอ่ื เกบ็
ขอ้ มูลอื่น โดยอย่าลมื เขียนวันทที่ ำสำเนาไวด้ ้วย จะไดไ้ มส่ ับสนเมอื่ จำเป็นต้องนำกลบั มาใชภ้ ายหลงั
2. การ Restore ขอ้ มลู กลับมาใช้เมอ่ื จำเป็น

การนำข้อมูลท่ีเคย Backup กลบั มาใช้ เรียกว่า Restore Data จะทำเมื่อข้อมลู ในระบบเสยี หาย ไม่สามารถ
ใชง้ านได้ และจำเป็นตอ้ งนำขอ้ มลู ทเี่ คย Backup ไวช้ ดุ ล่าสุดกลับมาใช้งาน โปรดระวงั วา่ จะได้ขอ้ มูลเท่าที่เคย
Backup ไว้เท่านั้น ดงั นน้ั จึงควรมอบหมายใหผ้ ้ใู ชง้ านท่ีมคี วามระมดั ระวงั เปน็ ผรู้ ับผดิ ชอบในการทำเรื่องนี้ โดย
กำหนดสิทธิการทำงานเมนูน้ีใหก้ ับบคุ คลทม่ี หี น้าท่ีนเี้ ท่าน้นั ไมค่ วรใหผ้ ้ทู ่ไี ม่เกย่ี วขอ้ งเขา้ ไปทำงานได้ ซึ่งการ Restore
ขอ้ มูลกลับมาใช้ มขี นั้ ตอน ดังนี้

ความร้เู บอ้ื งตน้ เกย่ี วกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 29

2.1 เข้าไปท่ีเมนู “บำรงุ รักษาขอ้ มลู ”
2.2 เขา้ ไปทีเ่ มนู “Restore1-เรยี กข้อมลู จาก Backup 1”
2.3 โปรแกรมจะใหร้ ะบุdirectory หรอื ส่ือทีเ่ กบ็ ข้อมลู Backup ทจ่ี ะนำมาใชง้ าน
2.4 หลังจากนัน้ โปรแกรมกจ็ ะทำการ Restore ข้อมลู ให้ และจะแสดงข้อความใหท้ ราบว่าได้ทำการ
Restore ข้อมลู เสรจ็ เรียบรอ้ ยแล้ว

3. การ REINDEX
การ REINDEX เป็นการจดั เรียงข้อมูลทอี่ ยใู่ นฐานข้อมลู ใหมอ่ กี ครัง้ เพ่ือให้เกิดความรวดเร็วในการดึง

ข้อมูลต่างๆ มาใช้งาน และเพื่อตรวจสอบว่าฐานข้อมูลเสียหายหรือไม่ โดยปกติแล้วผู้ใช้งานควรใช้เมนู
REINDEX สัปดาหล์ ะครั้งหรอื ทุกครัง้ ทีเ่ ข้าโปรแกรมก็ได้ ข้นึ อยกู่ ับปริมาณขอ้ มูลทไ่ี ดบ้ ันทกึ เขา้ ไป

4. การ RECALCULATE – ประมวลผลขอ้ มลู สถติ ิ
การ RECALCULATE เป็นการสั่งให้โปรแกรมทำการคำนวณค่าสถิติตา่ งๆ ใหม่อีกครั้ง มักใช้ในกรณีที่

เคยทำงานแล้วเครื่องแฮงค์ หรือเลิกงานไม่ถูกวิธี หรือบางครั้งขาดการ REINDEX ฐานข้อมูลนั้นนานๆ แล้ว
ทำให้การเก็บขอ้ มูลไมถ่ ูกตอ้ ง ก็จะมาทำงานที่เมนนู ้ีก่อน แล้วจึงเรียกดูรายงานอีกคร้ัง การ RECALCULATE
ประกอบดว้ ยรายการตา่ งๆ ดงั นี้

4.1 ปรับปรุงข้อมูลบัญชีแยกประเภท (Recalculate all General Ledger Data) เป็นการ
ปรับปรงุ ข้อมลู บัญชแี ยกประเภท ซ่ึงผู้ใชง้ านสามารถเลอื กไดว้ ่าตอ้ งการปรับปรุงเฉพาะบางบัญชี หรือทงั้ หมดกไ็ ด้

4.2 การปรับปรุงยอดหนีป้ ัจจุบันของลกู หน้ี (Recalculate all A/R Transections) เป็นการปรับปรุง
ยอดหน้คี งค้างของลกู หนี้รายตัว ซ่งึ ผใู้ ชง้ านสามารถเลอื กได้ว่าต้องการปรบั ปรุงเฉพาะลูกหนี้บางราย หรอื ท้ังหมดก็ได้

4.3 การปรบั ปรงุ ยอดหนีป้ ัจจุบันของเจ้าหนี้ (Recalculate all A/P Transections) เปน็ การปรับปรุง
ยอดหนคี้ งคา้ งของเจ้าหน้ีรายตวั ซ่งึ ผูใ้ ช้งานสามารถเลือกได้วา่ ตอ้ งการปรับปรุงเฉพาะเจ้าหนี้บางราย หรือทง้ั หมดก็ได้

4.4 การปรับปรุงยอดคงคลังปัจจุบันและยอดต้นทุนขาย (Recalculate Stock and Cost) เป็น
การปรบั ปรงุ ยอดสินคา้ คงคลงั และยอดต้นทนุ ขาย ลา่ สุดให้ใหม่ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลอื กได้วา่ ตอ้ งการปรับปรงุ
สินค้าเฉพาะบางรายการ หรอื ท้ังหมดทต่ี ้องการโดยเรียงตามรหัสสนิ คา้ หรอื ชือ่ สนิ คา้ กไ็ ด้

4.5 การปรับปรุงยอดค้างส่งใบสั่งซื้อ/ใบสั่งขาย (Recalculate Back orders) เป็นการปรับปรงุ
ยอดค้างส่งใบสั่งซื้อ (PO) หรือยอดค้างส่งในสั่งขาย (SO) ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุง
รายการไหน โดยระบุช่วงวันท่ที ่ีตอ้ งการใหม้ ีการคำนวณ

5. การ LOCK ข้อมลู หา้ มแกไ้ ข และการยกเลิกการ LOCK ขอ้ มลู
เปน็ เมนทู ใ่ี ชส้ ัง่ ห้ามการเขา้ ทำงานในช่วงเวลาทีถ่ กู LOCK ไว้ การ LOCK ขอ้ มูลโดยทวั่ ไป มีจดุ ประสงค์

เพื่อต้องการไม่ให้ผู้อื่นเข้ามาเพิ่ม หรือแก้ไขข้อมูล ในช่วงวันเวลาที่ LOCK ข้อมูลได้ เช่น ฝ่ายบัญชีทำการ
ตรวจสอบบัญชีมาถึงสิ้นเดือนมีนาคม 2564 แล้ว ถ้าจะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้ามาแก้ไขรายการบัญชีที่ทำการ
ปรับปรงุ และตรวจสอบไว้ดีแล้ว ก็ใหท้ ำการ LOCK ขอ้ มลู ถงึ วนั ที่ 31 มีนาคม 2564 มีข้นั ตอน ดงั น้ี

5.1 การ LOCK ขอ้ มลู ให้เข้าไปทีเ่ มนู “บำรงุ รกั ษาข้อมูล”เขา้ ไปทเี่ มนู “LOCK ข้อมูลห้ามแกไ้ ข”
แล้วให้ใสว่ นั ทีท่ ่ีตอ้ งการ LOCK ห้ามแกไ้ ข

5.2 การยกเลิกการ LOCK ข้อมลู ใหเ้ ข้าไปทเี่ มนู “บำรงุ รกั ษาขอ้ มลู ”เข้าไปทเ่ี มนู “เปลย่ี นวนั ท่ี
LOCK ข้อมลู ” แล้วเปลยี่ นวนั ที่ให้ถอยไปจนถงึ วันท่ีต้องการ เช่น เดิม LOCK ไว้ถึงวนั ที่ 31 มนี าคม 2564 แต่
ตอ้ งการแกไ้ ขรายการในช่วงเดอื นกุมภาพนั ธ์ กใ็ ห้เปลี่ยนวันที่ LOCK ข้อมลู เปน็ วนั ท่ี 31 มกราคม 2564 เป็นต้น

30 จดั ทำโดย : ครูพนิ รฎั สีตลวรางค์

หนว่ ยที่ 3

การกาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร และนโยบายทางการบญั ชี

สาระสำคญั

กอ่ นเริ่มใชง้ านโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ผ้ใู ช้งานจะต้องกำหนดโครงสร้างองคก์ ร เชน่ ข้อมลู เกย่ี วกับ
บริษัท สาขา ฝ่าย และแผนก รวมถึงนโยบายทางบญั ชี และขอ้ มลู สำคัญทไี่ ดแ้ จ้งจดไว้กับกรมทะเบียนการค้า
หรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็นธุรกิจซื้อขายสินค้าก็ต้องระบุวิธีการ
คำนวณราคาสนิ ค้าคงเหลอื การบนั ทกึ บัญชตี น้ ทุนขาย ซ่งึ ข้อมูลเหล่านี้จะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง แต่เมื่อกำหนด
แล้วจะมีผลกับการทำงานทั้งบริษัท ซึ่งค่าที่กำหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็นค่าที่แก้ไขภายหลัง
ไม่ได้ หรืออาจมีผลกระทบมากต้องระมัดระวงั ในการบันทึก ควรปรึกษากบั ผู้วางระบบบัญชีของบริษัท หรือ
ตรวจสอบจากเอกสารทีไ่ ดจ้ ดทะเบยี นไว้กบั หน่วยงานราชการก่อนบนั ทึกลงไป

สาระการเรยี นรู้

1. เมนใู นการกำหนดโครงสรา้ งองค์กรและนโยบายการบญั ชี
2. การเพมิ่ บรษิ ัท การกำหนดขอ้ มลู บรษิ ัทและนโยบายทางบญั ชที ่ีสำคัญ

สมรรถนะประจำหนว่ ย

1. แสดงความรเู้ กย่ี วกับการกำหนดโครงสรา้ งองคก์ ร และนโยบายทางการบญั ชี
2. เพิ่มบรษิ ัทใหม่ และกำหนดขอ้ มลู บรษิ ทั และนโยบายทางบญั ชีทสี่ ำคญั ตามลำดบั ข้ันตอน

จุดประสงคเ์ ชงิ พฤติกรรม
1. ดา้ นความรู้

1.1 อธิบายวิธีการเพิ่มบริษัทใหม่ และกำหนดขอ้ มลู บรษิ ัทและนโยบายทางบญั ชที สี่ ำคัญได้
1.2 เลอื กใชเ้ มนใู นการกำหนดโครงสรา้ งองค์กรและนโยบายการบญั ชีได้

2. ดา้ นทกั ษะ

2.1 เพ่มิ บริษัทใหม่ และกำหนดขอ้ มลู บรษิ ทั และนโยบายทางบัญชีทส่ี ำคญั ได้

3. ด้านคุณลกั ษณะอันพึงประสงค์

3.1 ความมวี นิ ัย
3.2 ความสนใจใฝ่รู้
3.3 ความรับผดิ ชอบ
3.4 ความซ่อื สตั ยส์ ุจริต

การกำหนดโครงสรา้ งองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 31

เมนใู นการกาหนดโครงสรา้ งองคก์ รและนโยบายการบัญชี
ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ผู้ใช้งานจะต้องกำหนดโครงสร้างองค์กร เช่น ข้อมูล
เกย่ี วกบั บริษัท สาขา ฝ่าย และแผนก รวมถึงนโยบายทางบญั ชี และขอ้ มลู สำคญั ท่ีได้แจง้ จดไว้กับกรมทะเบียน
การค้าหรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีทีเ่ ป็นธุรกิจซือ้ ขายสินค้ากต็ ้องระบุ
วิธีการคำนวณราคาสนิ คา้ คงเหลือ การบันทึกบัญชตี น้ ทุนขาย ซึ่งข้อมูลเหลา่ นี้จะไม่ค่อยเปลีย่ นแปลง แต่เม่อื
กำหนดแล้วจะมีผลกับการทำงานทั้งบริษัท ซึ่งค่าที่กำหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็น ค่าที่แก้ไข
ภายหลังไม่ได้ หรอื อาจมีผลกระทบมากต้องระมัดระวงั ในการบันทึก ควรปรกึ ษากับผู้วางระบบบญั ชขี องบริษัท
หรือตรวจสอบจากเอกสารที่ได้จดทะเบียนไว้กับหน่วยงานราชการก่อนบันทึกลงไป ซึ่งเมนูในการกำหนด
โครงสรา้ งองคก์ รและนโยบายการบญั ชี เปน็ ดงั ภาพที่ 3-1

ภาพที่ 3-1 เมนใู นการกำหนดโครงสรา้ งองคก์ รและนโยบายการบญั ชี
32 จดั ทำโดย : ครูพนิ รฎั สตี ลวรางค์

การเพ่ิมบรษิ ทั การกาหนดขอ้ มลู บรษิ ทั และนโยบายทางบญั ชที ส่ี าคญั
ก่อนเริ่มใช้งานในแต่ละระบบ จะต้องทำการเพิ่มชื่อบริษัท กำหนดข้อมูลประจำบริษัทและกำหนด
นโยบายทางบญั ชที ี่มีผลในระดับบรษิ ัท ดังนี้
1. การเพม่ิ /แก้ไขรายชื่อบริษัท
1.1 เข้าท่ีระบบ โครงสร้างองค์กร (ORGANIZATION STRUCTURE)  เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อบริษัท
หรือ เขา้ ที่ระบบ โครงสรา้ งองคก์ ร  เปดิ work flow  Organization Structure  เพิ่ม/แก้ไข
รายละเอยี ดของบริษัท

ภาพที่ 3-2 หนา้ ต่าง work flow ระบบโครงสร้างองคก์ ร (Organization Structure)
1.2 ปกตเิ ม่อื ตดิ ตัง้ โปรแกรมบัญชี Smartbiz จะมบี รษิ ัทให้แล้ว 1 บริษทั ชื่อวา่ “ยังไม่ระบเุ จ้าของ”
ถา้ ตอ้ งการเพิม่ บริษัทใหม่ ใหก้ ดปมุ่ F3-เพมิ่ เพ่อื เพมิ่ รายชอื่ บริษัท ถ้าต้องการแก้ไขขอ้ มลู บริษัทท่ีสร้างไว้แล้ว
ให้เลอื กช่ือบรษิ ัทแลว้ กดปุ่ม F2-แกไ้ ข
1.3 บันทึกรายละเอยี ดของบรษิ ัท ในหน้าต่างๆ
1.4 กดปมุ่ F10-SAVE เพอื่ ให้โปรแกรมเก็บรายละเอียดทบี่ นั ทึกเข้าเครอ่ื ง

ภาพที่ 3-3 หน้าต่าง เพิ่ม/แก้ไขรายชอื่ บรษิ ัท
การกำหนดโครงสร้างองคก์ ร และนโยบายทางการบญั ชี 33

ภาพท่ี 3-4 หน้าต่างรายละเอยี ดของบริษทั หนา้ ที่ 1

อธบิ ายการบันทกึ หนา้ ท่ี 1
เป็นการบนั ทึกข้อมลู ทวั่ ไป เชน่ รหสั บริษทั ช่ือบริษัท ที่อยู่ เปน็ ตน้ มีหัวข้อทสี่ ำคัญดงั นี้

วนั เรม่ิ รอบบญั ชี วันเริ่มต้นของรอบระยะเวลาบัญชีที่บริษัทเคยระบุไว้เมื่อจัดตั้งบริษัท ปกติรอบ
ระยะเวลาบญั ชี คอื วนั ท่ี 1 เดือนมกราคม จะบนั ทึกค่าวันเรมิ่ รอบบญั ชี เปน็ 01/01 (ใส่
เฉพาะวนั และเดือน ทีเ่ รม่ิ รอบบัญชี)
(*วันเริม่ รอบบญั ชี หากบนั ทึกรายการรายวนั แลว้ ไม่สามารถแกไ้ ขได้ จงึ ควรตรวจสอบ
วา่ ไดแ้ จ้งจดรอบบญั ชบี รษิ ทั กับกรมทะเบียนการคา้ ไวเ้ ปน็ แบบใด)

วันท่เี ร่มิ ใช้ระบบ วันทยี่ อดยกมาของขอ้ มลู (ไม่ใช่วันที่เรม่ิ ใช้ซอฟท์แวรน์ )้ี ซง่ึ มไี ด้ 2 ลกั ษณะ คอื
1. ยกยอดข้อมูลมา เริ่มงานตน้ รอบบญั ชี วันเรม่ิ ใช้ระบบกจ็ ะเปน็ 01/01/25xx
2. ยกยอดข้อมลู มาไม่ใชเ่ รม่ิ ต้นรอบบญั ชี เชน่ ยกยอดมา 01/11/25xx ดังน้นั วันเรม่ิ ใช้
ระบบกจ็ ะเป็น 01/11/25xx มกั ใช้เมือ่ มีการทำงานไปแลว้ บางสว่ นจากระบบงานเดมิ
แล้วมาเรมิ่ ใช้ซอฟท์แวร์น้ี และอาจไมม่ เี วลาบนั ทกึ รายการรายวันยอ้ นหลัง ก็จะทำการ
สรปุ ยอดรายการทง้ั หมดมาบนั ทึกครงั้ เดยี ว
(*วันทเี่ รมิ่ ใช้ระบบ แมจ้ ะบนั ทกึ รายการรายวันแลว้ ยงั ทำการแก้ไขวันเรม่ิ ใช้ระบบ
ยอ้ นหลงั ได้ แตแ่ ก้ไขให้วันทเี่ ร่มิ ใชร้ ะบบเร็วข้นึ กว่าเดมิ ไม่ได้ เชน่ สามารถแกไ้ ขวนั ที่เริ่ม
ใช้ระบบ 01/11/63 ให้เป็น 01/01/63 ได้)

** หัวขอ้ ตัง้ แตห่ น้า 2 เปน็ ต้นไป ผใู้ ช้งานไม่จำเปน็ ตอ้ งใสร่ ายละเอียดทงั้ หมด เลือกแกไ้ ขเฉพาะคา่ ที่
ต้องการใชง้ านในธรุ กจิ เทา่ นั้น สามารถเลอื กใช้ค่าทโี่ ปรแกรมกำหนดมาแลว้ ก็ได้**

34 จดั ทำโดย : ครพู นิ รฎั สีตลวรางค์

ภาพที่ 3-5 หน้าตา่ งรายละเอียดของบริษทั หนา้ ที่ 2

อธบิ ายการบันทึกหนา้ ที่ 2

จำนวนหลักตวั เลขสงู สุดท่ใี ช้แสดงในการบันทึกข้อมลู เปน็ การกำหนดจำนวนหลกั ของตวั เลขเพื่อใช้ในการ
บนั ทึกข้อมลู ควรกำหนดคา่ ใหเ้ หมาะสมสำหรับธรุ กจิ หากกำหนดมากเกนิ ไปกจ็ ะทำ
ให้หน้าตา่ งแสดงขอ้ มลู รายการอ่ืนไดน้ ้อยลงไป

การนับยอดสต๊อก ระบุวธิ ีการนบั ยอดสต๊อก มใี หเ้ ลอื ก 3 แบบ คอื
ค่า 1 หมายถึง สินค้ารายการนี้ให้เรมิ่ นบั ยอดสตอ๊ ก และไม่ใหม้ ยี อดสต๊อกติดลบ ถา้ ไมม่ ี
ค่า 2 สนิ ค้าก็จะทำการขายไมไ่ ด้
หมายถงึ สนิ ค้ารายการน้ีให้เรมิ่ นบั ยอดสต๊อก แต่ยอมใหม้ ยี อดสต๊อกตดิ ลบได้ (ใช้
ค่า 3 กรณีเร่ิมตน้ ระบบงาน ไมส่ ามารถบันทึกรายการซอ้ื สนิ คา้ เขา้ ไดท้ ันตามเอกสารซอื้
การกำหนดค่าแบบนข้ี อใหใ้ ช้เปน็ การชวั่ คราว และเรง่ ทำการบันทกึ เอกสารซือ้ เขา้ ให้
ถูกตอ้ งโดยเรว็ ทสี่ ดุ แลว้ เปล่ียนเปน็ การนบั ยอดสตอ๊ กแบบท่ี 1)
หมายถงึ สินค้ารายการนี้ แมจ้ ะทำการซือ้ สนิ ค้าหรอื ขายออกกต็ าม จะไมม่ ผี ลตอ่
ยอดสต๊อก (ใชก้ รณสี นิ ค้าชนิดทเ่ี ป็นงานบรกิ ารซึ่งเปน็ สนิ ค้าทไี่ ม่ต้องสนใจยอดสต๊อก)

แผนก DEFAULT หมายถึง รหัสแผนก ที่ใหโ้ ปรแกรมดงึ มาอัตโนมัติ เมื่อทำการบันทกึ รายการ
โดยทั่วไปจะกำหนดไวใ้ หเ้ ปน็ แผนกท่มี ักจะใชบ้ ่อยๆ

หนว่ ยเงิน DEFAULT หมายถงึ หนว่ ยเงนิ ที่ใหโ้ ปรแกรมดงึ มาอตั โนมัติ เมื่อทำการบันทกึ รายการ ปกตจิ ะ
กำหนดไว้ใหเ้ ป็นหนว่ ยเงนิ บาท (กรณใี ชห้ นว่ ยเงนิ บาทไม่ตอ้ งระบุท่ีชอ่ งน)้ี

การกำหนดโครงสรา้ งองคก์ ร และนโยบายทางการบญั ชี 35

ภาพที่ 3-6 หน้าตา่ งรายละเอียดของบรษิ ทั หน้าท่ี 3

อธิบายการบันทึกหนา้ ท่ี 3 (การกำหนดคา่ ทเ่ี กย่ี วกับนโยบายบญั ชีของบรษิ ัทที่สำคญั )
วิธีคำนวณต้นทนุ สินคา้ และวตั ถุดิบ

ค่า F การคำนวณแบบเขา้ กอ่ นออกกอ่ น หรอื FIFO
คา่ A การคำนวณแบบเฉล่ีย หรอื Weight Average โปรแกรมจะคำนวณให้แบบ Moving

Weight Average คอื คำนวณย้อนหลงั ไปให้แมจ้ ะมีรายการยอ้ นหลังเกินกวา่ 1 รอบ
บัญชี ทำให้ได้ตน้ ทนุ ทลี่ ะเอยี ดตามจรงิ มากทสี่ ุด
คา่ T การคำนวณแบบเฉพาะเจาะจง หรอื Specific Lot
วิธกี ารลงบัญชสี ินคา้ สำเรจ็ รปู และวัตถดุ ิบ
ค่า P การบันทกึ บญั ชีแบบตอ่ เนอ่ื ง (Perpetual)*
ค่า R การบนั ทกึ บญั ชีแบบส้นิ งวด (Periodic)
หมายเหตุ : * การกำหนดเพ่มิ เตมิ กรณบี ันทกึ บญั ชีสนิ คา้ สำเร็จรปู และวตั ถดุ ิบ แบบตอ่ เนื่อง (Perpetual)
เม่ือกำหนดรปู แบบการการบันทึกบัญชีสินค้าสำเร็จรูปและวัตถุดิบ แบบตอ่ เนื่อง (P) ที่หน้าท่ี 3 แล้ว
ให้ตรวจสอบการจบั คหู่ นา้ ทีบ่ ญั ชที ่ีตอ้ งใช้งานแบบ Perpetual ท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท เมนู กำหนดหน้าที่
บัญชตี ามสภาวะท่วั ไป โดยจับคหู่ นา้ ทบี่ ัญชี “สว่ นลดรับ” กับ “บัญชีสินคา้ สำเร็จรปู ” ดังภาพท่ี 3-7

36 จัดทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์

ภาพท่ี 3-7 การจับคู่หน้าท่ีบญั ชี “สว่ นลดรับ” กบั “บญั ชสี นิ คา้ สำเรจ็ รูป”
กรณีบนั ทกึ บญั ชสี ินค้าสำเรจ็ รปู แบบต่อเนือ่ ง

ภาพท่ี 3-8 หน้าตา่ งรายละเอียดของบรษิ ทั หน้าท่ี 4
อธบิ ายการบนั ทกึ หน้าท่ี 4
กรณที ีม่ กี ารขออนุมัติใช้แบบพิมพ์คอมพิวเตอร์แทนใบต่อแบบ ภ.ง.ด.3,53 ของสรรพากร

ให้ใส่เลขท่ี วนั ท่ี หนงั สือทไ่ี ดร้ บั อนุมัตจิ ากสรรพากร ช่อื ผู้จา่ ยเงิน และตำแหนง่ ผจู้ า่ ยเงนิ เพื่อใชแ้ สดง
ในรายงาน
การกำหนดคา่ เพอ่ื ใชใ้ นระบบสินทรัพยแ์ ละคา่ เส่อื มราคา
กรณีสินทรพั ยล์ งบัญชที ส่ี มดุ รายวัน (Asset Voucher Which Journal)
เป็นการกำหนดสมุดรายวนั เพ่ือใหโ้ ปรแกรมบนั ทึกรายการรายวนั ให้อัตโนมตั ิ หลงั จากสงั่ คำนวณคา่
เสอ่ื มราคาสนิ ทรพั ยใ์ นระบบสินทรัพย์

การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบญั ชี 37

ภาพท่ี 3-9 หนา้ ต่างรายละเอยี ดของบริษทั หนา้ ที่ 5
อธบิ ายการบันทกึ หนา้ 5
จำนวนหลักตัวเลขสงู สดุ ทใี่ ช้แสดงในรายงาน เป็นการกำหนดจำนวนหลกั ของตัวเลขเพอื่ ใช้ในการพิมพ์

รายงาน ควรกำหนดใหเ้ หมาะสมกบั ธุรกิจ หากกำหนดมากเกนิ ไปกท็ ำใหร้ ายงานแสดงข้อมลู
รายการอน่ื ได้น้อยลง เชน่ ความกวา้ งของช่อื สินคา้ เล็กลง แตถ่ า้ กำหนดไว้นอ้ ยเกินไป เม่ือพิมพ์
รายงานจะเห็นเปน็ สญั ลักษณ์ ***** กใ็ ห้มาขยายความกวา้ งของหลักตัวเลขทน่ี ี่
ความยาวของรหสั ในการออกรายงาน เป็นการกำหนดจำนวนหลักของรหัสฐานขอ้ มูลตา่ งๆ เพ่ือใชใ้ นการพมิ พ์
รายงาน สามารถกำหนดไดต้ ้ังแต่ 4 ตวั อกั ษร จนถงึ จำนวนหลักทม่ี ากทสี่ ุดของความกวา้ งของรหสั
ฐานข้อมลู ประเภทนน้ั ๆ
โหมดสใี นการพมิ พ์รายงาน หากใชเ้ คร่อื งพิมพ์สี สามารถเลอื กใหพ้ มิ พส์ ีอื่นๆ ได้ นอกจากสขี าวดำ

ภาพท่ี 3-10 หนา้ ตา่ งรายละเอียดของบริษทั หน้าที่ 6

อธิบายการบันทึกหน้า 6
เปน็ การกำหนดอัตราภาษีเงินไดน้ ิตบิ ุคคล ซึ่งกจิ การสามารถแก้ไขอัตราภาษีตามนโยบายของรัฐบาล

เพอ่ื ให้โปรแกรมนำไปใช้ในการคำนวณต่อไป

38 จดั ทำโดย : ครพู นิ รัฎ สตี ลวรางค์

อธบิ ายเพิ่มเตมิ การเพิ่มบรษิ ทั ใหม่
1. หลงั จากที่กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อใหโ้ ปรแกรมบันทกึ ขอ้ มลู แลว้ โปรแกรมจะถามวา่ เก็บข้อมลู ไวท้ ไี่ หน

ซ่งึ ปกติโปรแกรมจะทำการเกบ็ ข้อมลู ไวท้ ่ี C:\SMARTBIZ.WIN\(ชื่อบรษิ ทั ที่ตั้งไว้) แตผ่ ู้ใช้งานสามารถแกไ้ ข
เปล่ียนแปลงได้ ในท่ีนจ้ี ะเกบ็ ข้อมูลไวท้ ี่ D:\SMARTBIZ.WIN\บริษทั เอสทวี ซี ี-ปวส จำกดั

ภาพที่ 3-11 หน้าตา่ งเลือกตำแหนง่ ในการเกบ็ ขอ้ มลู บริษัททส่ี ร้างใหม่
2. โปรแกรมจะให้ผ้ใู ชง้ านเลอื กวา่ จะใชข้ ้อมูลอะไรบ้างจากบริษัททจ่ี ะเอามาเป็นตน้ ฉบบั หลังจากที่กด
ป่มุ OK แล้ว โปรแกรมจะขึ้นช่ือบรษิ ัททจี่ ะนำมาเปน็ ตน้ ฉบบั ให้เลือก

คลิกเลือกรายการทจี่ ะคัดลอกมาจากบริษทั ท่ีใชเ้ ปน็ ตน้ ฉบับ
คลิกเลอื กช่ือบรษิ ทั ทีใ่ ชเ้ ป็นตน้ ฉบบั

ภาพท่ี 3-12 หนา้ ตา่ งเลือกบรษิ ทั ตน้ ฉบบั
3. คลิกเลือกช่ือบรษิ ทั ท่ีต้องการใช้เป็นตน้ ฉบบั ในท่ีน้คี อื บริษทั (ยงั ไมร่ ะบเุ จ้าของ) หลงั จากเลอื ก
บริษทั ต้นฉบบั แล้ว โปรแกรมจะทำการคดั ลอกขอ้ มูล ให้รอจนกวา่ โปรแกรมจะขึน้ ข้อความทม่ี มุ ขวาดา้ นบน วา่
“เกบ็ ข้อมลู แล้ว...เพ่มิ ได้อีกทนั ที”

ภาพท่ี 3-13 หนา้ ตา่ งเมื่อทำการเพ่มิ บริษัทใหม่
4. กด Esc เพือ่ ออกจากโปรแกรม
*** เมอื่ เพม่ิ บรษิ ทั ใหมเ่ สร็จแล้ว ให้ทำการออกจากโปรแกรมทนั ที แล้วจึงเขา้ อกี คร้งั ***

การกำหนดโครงสรา้ งองคก์ ร และนโยบายทางการบญั ชี 39

5. เขา้ โปรแกรมอกี คร้งั หากเขา้ โปรแกรมแลว้ ไมเ่ ห็นชื่อบริษทั ท่ีเพม่ิ ไว้ ให้คลกิ ท่ี (ลกู ศรชี้ 1) และ
เลอื กชือ่ บริษทั ในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลกู ศรช้ี 2) ก็จะปรากฏช่อื บริษัทท่ีเพ่มิ ไวข้ ้ึนมาใหเ้ ลือก ทำการคลิกเลอื ก
ชื่อบรษิ ัทที่สร้างไว้ (ลูกศรชี้ 3) จะเห็นวา่ มีบรษิ ัทเพมิ่ เขา้ มา (ลูกศรช้ี 4) ซ่งึ จะมีชื่อ Folder ทเ่ี ก็บข้อมลู ซ้ำกับบรษิ ทั
ทนี่ ำมาเป็นตน้ ฉบับ ให้เลอื กชอ่ื บริษทั และชอ่ื Folder ที่จะใช้งานให้ถูกตอ้ ง หลังจากนั้นโปรแกรมจะทำการลบข้อมูล
ของบริษัทท่ีไม่เกย่ี วข้องออกให้ และเม่อื เข้าโปรแกรมในครัง้ ตอ่ ไป ก็จะเหลอื เพยี งบริษัทท่จี ะใชง้ านเท่านัน้

ภาพท่ี 3-14 หน้าต่างเลือกบริษทั ท่ีตอ้ งการทำงาน
2. การเพิ่ม/แก้ไข รายละเอยี ดสาขา

2.1 เขา้ ท่รี ะบบ โครงสรา้ งองคก์ ร  โครงสร้างองค์กร  เมนู เพ่ิม/แก้ไขรายละเอียดสาขา
หรือ เปิด work flow  Organization Structure  เพิ่ม/แกไ้ ขรายละเอยี ดสาขา

2.2 ถ้าบรษิ ัทมสี ำนกั งานใหญ่แหง่ เดยี ว ใหก้ ดปุ่ม F2-แก้ไข เพอ่ื เข้าไปแกไ้ ขรายละเอียดสาขา
“สำนักงานใหญ”่ แต่ถ้ามสี าขาอ่นื ๆ ดว้ ย ใหก้ ดปุ่ม F3-เพม่ิ เพ่อื เพมิ่ รายช่อื สาขา

2.3 บนั ทึกรายละเอยี ดของสาขา รหัสสาขา ชอ่ื สาขา ที่อยู่ ฯลฯ
2.4 เมื่อบนั ทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดปมุ่ F10-SAVE เพอ่ื บนั ทกึ ข้อมูลเข้าเครอื่ ง

40 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สตี ลวรางค์

ภาพท่ี 3-15 หนา้ ตา่ งรายละเอยี ดของสาขา หนา้ ที่ 1
อธบิ ายการบนั ทกึ หน้า1
คลงั ซือ้ หลกั ช่ือคลงั สินค้าที่ใหโ้ ปรแกรมแสดงขน้ึ มาใหอ้ ตั โนมัติ เมอื่ มีการบนั ทกึ ซอ้ื สินค้าเขา้
คลงั ขายหลัก ชอ่ื คลงั สนิ คา้ ทใี่ ห้โปรแกรมแสดงข้นึ มาใหอ้ ัตโนมตั ิ เมอ่ื มีการบนั ทกึ ขายสินค้าเขา้
รูปแบบการ POST

ค่า I หมายถึง เมื่อบันทึก Voucherแล้ว รายการดังกล่าวจะยังไม่ถูก POST ไปยังระบบบัญชีแยก
ประเภททำให้ผใู้ ชง้ านสามารถตรวจสอบรายการให้เรียบร้อยกอ่ นPOSTเพราะถ้า POSTแล้ว จะ
เข้าไปแก้ไขรายการเดมิ ไม่ได้ ตอ้ งใชว้ ิธกี ารบนั ทึกรายการปรับปรุง (เปน็ รูปแบบท่ีแนะนำใหใ้ ช้)

ค่าว่าง หมายถึง เมื่อบันทึก Voucher แล้ว รายการดังกล่าวจะถูก POST ไปยังระบบบัญชี
แยกประเภททนั ที ทำใหร้ ายการนน้ั ไม่สามารถแกไ้ ขได้

คา่ X หมายถงึ เมอ่ื บันทึกรายการจากโปรแกรม Front End เช่น บันทึก Invoice ขาย จาก
ระบบขายจะยังไม่บันทึก Voucher ในระบบบัญชีแยกประเภท ต้องมีการเปลี่ยน
รปู แบบการ POST ของรายการเหลา่ น้ี

(ท้ังรปู แบบการ POST แบบ I และ X สามารถสง่ั POST รายการภายหลงั ได้ โดยจะมรี ายการสำหรบั
POST รายการรายวนั เพอ่ื สั่งให้ POST รายการเป็นชว่ ง (BATCH) หรอื จะสงั่ POST ทีละ Voucher กไ็ ด้)
สมุดบัญชีเงนิ ฝาก (กรณีเชค็ จ่าย) ใสส่ มดุ บญั ชีเงินฝากธนาคารท่ใี ช้สำหรับจ่ายเช็คเป็นประจำ (จะบนั ทึกได้

ก็ต่อเมอ่ื บนั ทกึ ฐานข้อมลู สมุดบญั ชีเงินฝากกระแสรายวนั แลว้ )

ภาพท่ี 3-16 หน้าตา่ งรายละเอยี ดของสาขา หน้าท่ี 2
การกำหนดโครงสร้างองคก์ ร และนโยบายทางการบัญชี 41

อธิบายการบนั ทกึ หนา้ 2

ใบนำฝากบนั ทกึ บัญชีแบบ

ค่า วา่ ง หมายถึง ให้บันทึกบญั ชโี ดยใช้ยอดรวมของใบนำฝาก

ค่า 1 หมายถึง ให้บนั ทกึ บญั ชีแบบแตกยอดเงนิ ตามรายการเช็ค

คา่ 2 หมายถึง ใหบ้ นั ทกึ บัญชีแบบแตกยอดเงินตามรายการเชค็ และสมดุ ธนาคาร

การอนมุ ตั เิ อกสารผา่ นทาง Mail (Mobile Approve)

ใบรบั คำสัง่ ซ้ือจากลูกคา้ วา่ ง = ไม่ตอ้ ง Approve , A = ต้อง Approve จงึ จะคน้ ได้

บันทึกใบขอซ้ือ วา่ ง = ไม่ต้อง Approve , A = ตอ้ ง Approve จงึ จะค้นได้

ใบเสนอราคาขาย วา่ ง = ไมต่ ้อง Approve , A = ตอ้ ง Approve จงึ จะค้นได้

บนั ทึกใบส่ังซือ้ สินค้า วา่ ง = ไม่ตอ้ ง Approve , A = ตอ้ ง Approve จงึ จะคน้ ได้

การแสดงการบนั ทกึ บญั ชี

คา่ วา่ ง หมายถึง แสดงเฉพาะระดบั Top และการบนั ทกึ แบบ Periodic

ค่า 1 หมายถงึ แสดงเฉพาะระดบั Top และการบันทกึ บญั ชที ุกแบบ

ค่า 2 หมายถงึ แสดงทกุ ระดบั Top และการบันทึกบญั ชที กุ แบบ

ลงบญั ชเี อกสารใบนำฝาก

ค่า ว่าง หมายถึง ลงบัญชแี บบปกติ

ค่า A หมายถงึ ลงบญั ชคี ่าธรรมเนียมธนาคารทเ่ี อกสารใบนำฝาก

ระบุการกำหนดราคาในเอกสารซอ้ื /ขาย

คา่ วา่ ง หมายถงึ ใช้ราคาตามลำดบั ขั้นการกำหนดราคา

คา่ 1 หมายถึง ใช้ราคาตามเอกสารอา้ งอิง

ภาพท่ี 3-17 หน้าตา่ งรายละเอียดของสาขา หน้าที่ 3

อธบิ ายการบันทึกหน้า 3 เปน็ การกำหนดสมุดรายวนั เพือ่ ใหโ้ ปรแกรมบนั ทกึ รายการรายวนั
กรณี Revalue ลงบญั ชที ่สี มดุ รายวัน ใหอ้ ัตโนมัติ หลงั จากสง่ั Revalue ใช้ในกรณที ่ีใช้ Multi Currency
และต้องการทำการ Revalue ตอนสิน้ งวดบญั ชี

3. การเพิม่ /แก้ไข รายชื่อฝา่ ย
3.1 เขา้ ที่ระบบ โครงสรา้ งองคก์ ร  โครงสรา้ งองค์กร  เมนู เพม่ิ /แก้ไขรายช่ือฝ่าย หรือ

เปดิ Work Flow  Organization Structure  เพ่ิม/แกไ้ ขรายชือ่ ฝา่ ย

42 จัดทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์

โปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วยอะไรบ้าง

Username สําหรับเข้าใช้โปรแกรม smartbiz คืออะไร

ข้อใดแสดงลำดับขั้นตอน การทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ถูกต้อง

การทำงานของ โปรแกรมSmartbiz Accounting มีกี่ขั้นตอน อะไรบ้าง