การลบข อม ลท ม อย ใน table อ น msaccess

ในการใช้งานระบบฐานข้อมูลให้มปี ระสทิ ธิภาพนัน้ ผใู้ ช้ต้องมคี วามรคู้ วามเข้าใจในหลกั การทางานของโปรแกรมจัดการ ฐานข้อมูลที่ใช้ก่อน ในหน่วยนี้จะศึกษาเกี่ยวกับโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล Microsoft Access 2016 รวมถึงวิธีการ สรา้ งฐานขอ้ มูลและตารางข้อมลู 1. ความรู้เก่ียวกบั โปรแกรมจัดการฐานข้อมลู Microsoft Access 2016 2. การสร้างฐานขอ้ มลู ใน Microsoft Access 2016 3. การสรา้ งตารางข้อมูลใน Microsoft Access 2016

1. แสดงความรู้เกีย่ วกับการใช้โปรแกรมจดั การฐานข้อมลู Microsoft Access 2016 2. สร้างฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2016 3. สรา้ งตารางข้อมลู ในโปรแกรม Microsoft Access 2016 1. อธบิ ายความรูแ้ ละใชง้ านเกยี่ วกับโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล Microsoft Access 2016 ได้ 2. สร้างฐานข้อมูลใน Microsoft Access 2016 ได้ 3. สรา้ งตารางขอ้ มลู ใน Microsoft Access 2016 ได้

การทางานในปัจจุบนั นจี้ ะประกอบไปด้วยข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ มากมาย บางคร้ังการจัดเก็บข้อมูลเอาไว้เพียงอยา่ ง เดียวอาจไม่เพียงพอต่อการใช้งาน เน่ืองจากอาจจะต้องมีการค้นหาข้อมูล และเลือกใช้ข้อมูลให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลจึงมีบทบาทสาคัญทั้งในการจัดเก็บ ค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูลท่ีมีความสัมพันธ์กัน (Relational Database) เน่อื งจากโปรแกรมจดั การฐานข้อมูล จะสามารถทาความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลได้ ในหน่วยนี้จะศึกษาเกี่ยวกับโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล Microsoft Access 2016 รวมถงึ วิธีการสร้างฐานข้อมูลและตารางขอ้ มูล เนื่องจากโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล Microsoft Access 2016 มีขนาดท่ีกะทัดรัดแต่มีประสิทธิภาพในการจัดการ ข้อมูลที่สูง สามารถจัดการข้อมูลที่มีความซับซ้อนได้ และยังสามารถใช้งานได้ง่ายจึงเป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลที่ได้รับ ความนยิ มในปจั จบุ ัน ในหัวข้อนีจ้ ะศกึ ษาเก่ยี วกบั สว่ นประกอบ ของฐานข้อมูลทใ่ี ชใ้ น Microsoft Access 2016 ฐานข้อมลู ท่ใี ชใ้ น Microsoft Access 2016 ประกอบดว้ ยวตั ถุ (Objects) 4 แบบ คอื ตาราง (Tables) ฟอรม์ (Form) การสืบคน้ (Query) และรายงาน (Reports)

ฐานข้อมูล คือ การเก็บรวบรวมรายการของข้อมูลท่ีมีความเกี่ยวข้องกัน ซ่ึงใน Microsoft Access 2016 น้ันจะมี การจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ในตาราง ทาให้ตารางมีความสาคัญเป็นอย่างมากกับฐานข้อมูล ข้อมูลในตารางจะมีการจัดเรียง ตามหลกั (Column) ในแนวตั้ง และแถว (Row) ในแนวนอน

ใน Microsoft Access 2016 น้ัน Row จะเรียกแทนด้วยระเบียน (Record) และ Column จะเรียกแทนด้วยเขต ข้อมูล (Field) ซง่ึ Field น้ันจะเป็นมากกว่าหลักของข้อมูล แต่จะเป็นการจัดการข้อมูลตามรูปแบบ (Type) ของข้อมูล โดย ข้อมูลที่อยู่ใน Field เดียวกันจะมีรูปแบบเดียวกันน่ันเอง ตัวอย่างเช่น ทุกข้อมูลท่ีอย่ใู น Field “First Name” จะเป็นข้อมูล ของช่อื และขอ้ มูลที่อยใู่ น Field “Student ID” จะเป็นขอ้ มูลของรหสั นักเรียน เป็นต้น การแทนเขตข้อมลู (Field Name)

ในทานองเดียวกัน ระเบียน (Record) ก็จะเป็นมากกว่าแถวของข้อมูล โดยท่ี Record จะหมายถึง Field ท่ีอยูใ่ น แถวเดยี วกนั จะเป็นสว่ นหนึ่งของ record ในแถวน้นั ๆ ภาพแสดงระเบยี น (Record) สังเกตได้ว่าใน 1 Record จะประกอบไปด้วยข้อมูลท่ีมาจากหลาย ๆ Field ซ่ึงแต่ละ Record สามารถระบุได้ด้วย ตัวเลขทางด้านซา้ ยมอื ของแต่ละแถว ตัวเลขเหล่านี้ คือ ID Number โดย ID Number สาหรับแต่ละ Record จะใช้อ้างอิงถึง ข้อมลู ทั้งหมดทอี่ ยใู่ น Record นนั้ ๆ

ตาราง (Table) เหมาะสาหรับการเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด ตัวอย่างเช่น ในการเก็บข้อมูลของ ร้านอาหารในตาราง ซึ่งฐานข้อมูลประกอบด้วย รายช่ือลูกค้าและรายละเอียดของเบอร์โทรศัพท์ ท่ีอยู่ และอีเมล เน่ืองจาก ขอ้ มูลทั้งหมดนเ้ี ปน็ รายละเอยี ดเก่ียวกับลูกค้า ดังนั้นจึงควรรวมไว้ในตารางเดียวกัน ลูกค้าแต่ละรายจะมี Record เฉพาะตัวที่ แตกต่างกัน และรูปแบบข้อมูลของลูกค้าจะถูกจัดเก็บไว้ใน Field ท่ีเหมาะสม หากต้องการเพิ่มข้อมูลเก่ียวกับลูกค้า เช่น วัน เกิดของลกู คา้ สามารถทาได้โดยสร้าง Field ใหม่ขึ้นมาในตารางเดมิ จากข้อมูลข้างตน้ จะเห็นได้ว่า ตารางทาหน้าที่เก็บข้อมลู ท้งั หมดของฐานข้อมูล แต่ในบางครั้งการจัดการกับข้อมูลใน ตารางอาจทาให้ไม่สะดวก Microsoft Access 2016 มีเครื่องมือที่ใช้สาหรับจัดการข้อมูลเหล่านั้นได้ คือ Forms, Queries และ Report เครอ่ื งมอื เหลา่ นจี้ ะช่วยใหจ้ ัดการกบั Record ทถ่ี กู เกบ็ ไว้ในตารางไดง้ ่ายขึ้น

ฟอร์มจะใช้ในการป้อนข้อมูล ปรับปรุงข้อมูล และสารวจข้อมูลที่อยู่ใน Record รูปแบบของฟอร์มจะมีลักษณะ เดียวกันกับแบบฟอร์มท่ัวไปท่ีผู้ออกแบบเคยพบเห็นมาก่อน เช่น แบบฟอร์มการสมัครงานแบบฟอร์มสาหรับติดต่องาน ราชการ เป็นต้น สาเหตุที่มีการใช้งานฟอร์มเป็นจานวนมาก เนื่องจาก ฟอร์มเป็นแนวทางที่ทาให้การกรอกข้อมูลเป็นไปอยา่ ง ถูกต้อง เม่ือทาการใส่ข้อมูลลงในฟอร์มของ Microsoft Access 2016 ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกส่งไปเก็บไว้ในตารางที่ผู้ออกแบบ ฐานขอ้ มลู ไดท้ าการออกแบบไว้ในตารางไดง้ ่ายข้ึน

ตารางท่ผี ู้ออกแบบฐานข้อมลู ได้ทาการออกแบบไว้

การกรอกข้อมูลลงในตารางโดยตรงอาจทาให้เกิดการสับสนได้ในกรณีท่ีฐานข้อมูลประกอบไปด้วยหลาย ๆ ตาราง ฟอร์มจะช่วยให้การกรอกข้อมูลเป็นไปได้ง่ายข้ึน เราสามารถกรอกข้อมูลในฟอร์มเพ่ือจัดเก็บไว้ในหลาย ๆ ตารางได้ในคราว เดียวกัน ผู้ออกแบบฐานข้อมูลสามารถสร้างข้อกาหนดให้กับแต่ละฟอร์มเพ่ือให้มีการเก็บข้อมูลในรูปแบบท่ีถูกต้องได้อีกด้วย ฟอรม์ จะช่วยจัดการขอ้ มูลให้มีความสอดคล้องกนั ซึง่ เปน็ สิ่งจาเป็นสาหรับฐานข้อมลู ทมี่ ีประสิทธิภาพ

การสืบค้นเปน็ วิธกี ารคน้ หาและรวบรวมขอ้ มลู จากตาราง โดยข้อมูลนน้ั อาจมาจากตารางเดียวหรือหลายตาราง ก็ได้ การใช้งาน Query จะเป็นการต้ังคาถามไปยงั ฐานข้อมูลเมื่อสร้าง Query ข้ึนในMicrosoft Access 2016 หมายถึง เรากาลังกาหนดเง่ือนไขในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการทาให้ Query นั้น มีประสิทธิภาพมากกว่าการค้นหาในตาราง โดยตรง การออกแบบ Query ทดี่ ีจะช่วยใหก้ ารคน้ หาขอ้ มูลเป็นไปอยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ

จากรูปเปน็ ตัวอย่างการใช้งาน Query อย่างงา่ ย โดยกาหนดใหท้ าการคน้ หาข้อมลู ของ ID, First Name และ Student ID ตวั อยา่ งการใช้งาน Query อยา่ งง่าย โดยกาหนดให้ทาการคน้ หาข้อมลู ของ ID, First Name และ Student ID

รายงานจะช่วยในการนาเสนอข้อมูลออกมาในรูปส่ิงพิมพ์ รายงานจึงมีประโยชน์เน่ืองจากช่วยให้การนาเสนอ องค์ประกอบของฐานข้อมลู ใหอ้ ยู่ในรปู แบบที่เขา้ ใจได้งา่ ย สามารถปรบั เปลี่ยนลกั ษณะภายนอกของรายงานให้ดูน่าสนใจ ไดอ้ ีกดว้ ย ใน Microsoft Access 2016 น้ันสามารถสรา้ งรายงานจากตารางหรอื การสืบค้นใดก็ได้

โดยสรุปแล้ว วัตถุทั้ง 4 แบบ จะทางานกับข้อมูลชุดเดียวกัน โดยข้อมูลทั้งหมดจะจัดเก็บไว้ในตารางในขณะท่ี ฟอรม์ ทาหน้าที่เพมิ่ ขอ้ มลู ลงในตารางและตรวจสอบข้อมูลท่ีมีอย่แู ล้วรายงานทาหน้าที่แสดงผลของข้อมูลจากตารางและ การสืบคน้ ซ่ึงการสบื คน้ ทาหนา้ ที่คน้ หาและวิเคราะห์ขอ้ มูลที่อยู่ภายในตาราง

ในการเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมใหม่ ๆ นั้นควรเร่ิมจากการศึกษาและทาความคุ้นเคยกับหน้าต่างรวมถึงเคร่ืองมือ ของโปรแกรมน้ัน ๆ เสียก่อน การใช้งาน Microsoft Access 2016 ก็เช่นเดียวกัน ในส่วนนี้จะทาความคุ้นเคยกับสิ่งแวดล้อม ต่าง ๆ ใน Microsoft Access 2016 เช่น Ribbon, Backstage View, Navigation Pane, Document Tabs bar และ Record Navigation bar เป็นตน้ Ribbon Ribbon หรือแถบรบิ บอน จะประกอบไปดว้ ยหลาย Tabs ซ่งึ แต่ละ Tabs จะมกี ลุ่มคาส่ังสาหรับ Tabs น้ัน ๆ อยใู่ น บาง Tabs เช่น Forms Layout Tools หรือ Table Tools นั้นจะปรากฏก็ต่อเม่ือผู้ใช้เรียกใช้งานเครื่องมือท่ีเก่ียวข้อง เช่น ฟอรม์ หรอื ตาราง Tabs เหลา่ น้ีจะเรยี กว่า Contextual Tabs ซง่ึ จะมีการไฮไลตท์ าให้ Tabs เหล่านี้ต่างจาก Tabs อ่นื ๆ

Ribbon

การย่อหรอื ขยาย Ribbon Ribbon ได้ถูกออกแบบมาใหใ้ ชง้ านไดง้ ่ายและเหมาะสมกบั งานทีท่ า แต่หากผ้ใู ชม้ คี วามรู้สกึ ว่าขนาดของ Ribbon มีเนอ้ื ที่ของหนา้ จอมากเกนิ ไปกส็ ามารถย่อขนาดของ Ribbon ลงไดโ้ ดย 1. คลิกทล่ี กู ศรมุมขวาบนของ Ribbon เพอื่ ย่อขนาดลง 2. คลกิ ที่ลูกศรอีกครั้งเพื่อขยายขนาดของ Ribbon

Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar จะอยู่ด้านบนของ Ribbon และมีหน้าท่ีเข้าถึงคาส่ังพื้นฐานไม่ว่าในขณะน้ันจะอย่ใู นหน้า tabs อะไรก็ตาม ค่าเริ่มต้นของ Quick access toolbar จะประกอบด้วย Save, Undo และ Repeat แต่สามารถ ปรับเปล่ยี นคาสงั่ พน้ื ฐานเหลา่ นไี้ ดโ้ ดยการเพม่ิ หรือลดคาส่งั ที่ต้องการ

หมายเหตุ ! คาส่ัง Save จะใช้สาหรับบันทึกงานท่ีทาอยู่ในปัจจุบันเท่านั้น นอกจากน้ีคาสั่ง Undo จะไม่ยกเลิกการทางาน บางอย่าง เชน่ การเพิม่ Record ลงในตาราง ดงั นั้นจงึ ควรใหค้ วามสาคญั กบั ข้อมูลเม่อื มีการใชค้ าสั่ง Undo เพอื่ ให้แน่ใจว่าจะ ได้ผลตามที่ตอ้ งการ Backstage view Backstage view จะให้ทางเลือกท่ีหลากหลายในการเปิด บันทึก พิมพ์ และตรวจสอบข้อมูลในฐานข้อมูล backstage view น้ันจะมีลักษณะคล้ายกันกับ Office Button Menu ของ Microsoft Access 2016 หรือ File Menu สาหรับ Microsoft Access รุ่นเก่า อย่างไรก็ตามส่ิงที่แตกต่างจากเมนูหลักนั้นก็คือ Backstage View จะมีลักษณะแบบเต็ม หนา้ จอ ทาให้สามารถใช้งานไดง้ า่ ยขน้ึ

การเรยี กใช้งาน Backstage View ทาไดโ้ ดย 1. คลิกที่ File tab 2. สามารถเลอื กตัวเลอื กทตี่ อ้ งการใช้งานได้จากทาง ด้านซ้ายของหนา้ จอ 3. หากต้องการกลบั ไปยงั ฐานขอ้ มูลทเี่ รากาลังทางาน อยู่สามารถทาไดโ้ ดยคลกิ ที่ Tabs ใดกไ็ ดใ้ น Ribbon

Navigation Pane Navigation pane คอื รายการของวตั ถุ ท้งั หมดท่อี ยใู่ นฐานข้อมูล เพือ่ เป็นการงา่ ยตอ่ การใช้ งาน วัตถุจะถกู จัดใหอ้ ยูใ่ นกล่มุ ตามรปู แบบของวัตถุ ผใู้ ช้สามารถเปิด เปลยี่ นชือ่ หรือลบวตั ถุไดโ้ ดยใช้ Navigation Pane

การย่อ / ขยาย Navigation Pane ทาไดโ้ ดย 1. คลิกทล่ี ูกศรมมุ ขวาบนของ Navigation Pane 2. คลกิ ทีล่ ูกศรอกี คร้งั เพื่อขยาย Navigation Pane การเรยี งวัตถุใน Navigation Pane โดยปกติแลว้ วตั ถุใน Navigation Pane จะมกี ารเรยี งตามรูปแบบของวตั ถุ เช่น วัตถุทีเ่ ป็นตารางจะถูกจดั ไว้ใน กลมุ่ เดยี วกัน และมีกลมุ่ ของฟอรม์ การสืบคน้ รายงาน เปน็ ตน้ อย่างไรก็ตามผู้ใช้สามารถจัดเรียงวตั ถใุ น Navigation Pane ให้อยใู่ นกลุม่ ตามที่ตอ้ งการ

1. คลิกที่ลกู ศรทางดา้ นขวาของคาวา่ All Access Projects 2. เลอื กรูปแบบของการจดั เรยี งตามที่ต้องการโดยรูปแบบการจัดเรียงมดี งั น้ี แบบ Custom ผ้ใู ชจ้ ะสามารถจัดวตั ถุให้อยู่ในกลมุ่ ท่ีผู้ใชส้ ร้างข้ึนได้ ตามต้องการ เมื่อทาการเลอื กการจดั กลุ่ม แบบ Custom แล้วใหท้ าการลากวัตถไุ ปไวใ้ นกลุ่มท่ีต้องการ แบบ Object Type จะเป็นค่าเร่มิ ตน้ ของการจัดกล่มุ โดยจะจดั ตามรปู แบบของวตั ถุ แบบ Tables and Related Views เป็นการจดั กลมุ่ ฟอร์ม การสืบคน้ และรายงานไวร้ วมกับตารางทีว่ ตั ถเุ หลา่ นีเ้ รียกข้อมูลมาใช้ แบบ Created Date หรือ ModifiedDate เป็นการเรยี งวัตถุตาม วันทสี่ รา้ งหรือวันทท่ี าการเปลี่ยนแปลงวัตถุนั้น

นอกจากน้ยี งั สามารถย่อ / ขยาย ขนาดของกล่มุ ที่อย่ใู น Navigation Pane ไดโ้ ดยการคลิกท่ีลูกศรทางด้านขวาของกลุ่มนั้นๆ

ในแต่ละฐานข้อมูลจะประกอบด้วยวัตถุที่ใช้สาหรับจัดการข้อมูลหลายแบบ โดยฐานข้อมูลอาจจะใช้ฟอร์ม (Forms) ในการ กรอกข้อมลู การสืบค้น (Query) สาหรับการค้นหาข้อมูล รายงาน (Reports) สาหรับการวิเคราะห์และแสดงผลข้อมูล และท่ี ขาดไมไ่ ด้คอื ตาราง (Tables) สาหรับการเกบ็ ขอ้ มูลในหวั ขอ้ น้ีจะศึกษาเก่ียวกับการเปิดและปิดฐานข้อมูล รวมถึงการเปิด การ ปดิ และบันทกึ วตั ถุทสี่ ร้างขน้ึ การสร้างฐานข้อมูลใหม่ 1. เมือ่ เปิดโปรแกรม Microsoft Access 2016 ขึ้นมาแล้วใหค้ ลกิ ที่ File tab เพือ่ ไปยงั Backstage View 2. คลกิ ที่ New จะปรากฏหน้าต่างใหเ้ ลือกรปู แบบฐานขอ้ มูล 3. เลอื ก Blank Database เพอ่ื สรา้ งฐานข้อมลู เปล่า

การสร้างฐานขอ้ มูลใหม่

การเปิดฐานข้อมูลท่ีมีอยูแ่ ล้ว 1. คลกิ ที่ File tab เพอ่ื เขา้ ไปยัง Backstage View 2. คลกิ ท่ี Open จะปรากฏ Dialog box ข้นึ มา 3. คน้ หาและเลอื กฐานขอ้ มลู ที่ต้องการ จากนัน้ คลิก Open 4. บางครง้ั การเปดิ ฐานขอ้ มูลทมี่ ีการใช้งานฟังกช์ ันบางอยา่ ง จะมแี ถบแจ้งเตอื นความปลอดภัยสีเหลืองปรากฏข้นึ หากแหล่งทม่ี าของฐานขอ้ มลู นั้นเช่ือถือไดใ้ ห้คลกิ ที่ Enable content เพอื่ ทาการเปิดฐานขอ้ มลู

การเปิดฐานข้อมูลท่ีมีอยูแ่ ล้ว ในกรณีที่ผใู้ ช้เคยเปิดฐานข้อมลู ท่มี ีอยู่มาก่อนแลว้ กส็ ามารถเลอื กเปดิ ฐานข้อมลู ทีเ่ คยเปิดไดโ้ ดยการเลอื กทร่ี ายการ ฐานขอ้ มลู ล่าสุดหรือคลิกท่ี Recent เพ่อื ดูรายการฐานขอ้ มูลท่เี คยเปิดแลว้ เพม่ิ ขึ้น

ข้อมูลต่าง ๆ ในฐานข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในวัตถุ Microsoft Access 2016 จะถือว่าวัตถุแต่ละชนิดแยกออกจากกัน ให้หมายความรวมถึงในการใช้งานวัตถตุ อ้ งทาการเปดิ หรือบันทึกวตั ถุตา่ ง ๆ ทีละวตั ถุ ให้สังเกตว่าในหัวข้อนี้จะไม่มีการบันทึก ฐานข้อมูล เน่ืองจากผู้ใช้ไม่สามารถบันทึกฐานข้อมูลท้ังหมดในคราวเดียวกันได้ส่ิงที่ผู้ใช้สามารถทาได้คือการบันทึกวัตถุ ทัง้ หมดที่อยใู่ นฐานขอ้ มลู ทลี ะวัตถุ การเปดิ วตั ถุ 1. เลอื กวัตถุท่ตี ้องการเปิดใน Navigation Pane

การเปดิ วตั ถุ 2. ดบั เบิลคลกิ วัตถทุ ต่ี ้องการเพื่อทาการเปดิ วัตถุจะอยูใ่ นรปู Tab ใน Document Tabs bar

โดยปกติแล้ววัตถุที่เปิดล่าสุดจะแสดงอยู่ในหน้าต่างหลัก หากต้องการดูวัตถุอ่ืนสามารถทาได้โดยคลิก Tabs ของ วตั ถทุ ี่ตอ้ งการไดใ้ น Document Tabs bar

การบนั ทึกวัตถุ ในกรณีที่มีการปิดฐานข้อมูล ระบบจะมีการแจ้งเตือนวัตถุที่ยังไม่ได้ทาการบันทึกเช่นเดียวกับโปรแกรม Microsoft Office อื่น ๆ อย่างไรก็ตาม ถอื ว่าเป็นการป้องกันท่ีดหี ากตอ้ งการบันทึกวัตถุตา่ ง ๆ อย่างสม่าเสมอเพ่อื ปอ้ งกันความเสยี หายของ ข้อมลู ในกรณที ่เี กดิ เหตกุ ารณ์ไม่คาดคดิ ขน้ึ กับเคร่ืองคอมพิวเตอร์ การบนั ทึกวัตถุใหม่ 1. เลือกวัตถทุ ต่ี อ้ งการจะบนั ทกึ โดยคลกิ ที่ Tab ใน Document Tabs bar 2. คลิก File tab เพ่อื ไปยงั Navigation Pane 3. คลิก Save

การบันทกึ วตั ถุใหม่ 4. ในการบนั ทึกวัตถุคร้งั แรกจะต้องตั้งชอ่ื ใหก้ บั วตั ถนุ น้ั เมอื่ เลือกชอ่ื แล้วใหค้ ลิก OK เพ่ือบันทกึ ในการบันทึกวัตถุที่มีอยู่แล้วสามารถทาได้โดยคลิก Save ใน Backstage View หรือคลิกท่ีคาส่ัง Save ใน Quick Access Toolbar

การปิดวตั ถุ 1. เลอื กวตั ถุท่ตี ้องการปดิ จาก Document Tabs bar 2. คลิกท่เี ครื่องหมาย x ทางดา้ นขวาสุดของ Document Tabs bar 3. ในกรณีท่ีมีวัตถุที่ยังไม่ได้ทาการบันทึกไว้ ขณะปิดฐานข้อมูลจะมีกล่องข้อความปรากฏข้ึนเพื่อถามความต้องการ ของผู้ใช้ หากต้องการบันทกึ ใหค้ ลิก Yes แต่หากไมต่ อ้ งการบนั ทึกให้คลิก Noหรอื หากไม่ตอ้ งการปดิ วตั ถุนัน้ ใหค้ ลกิ Cancel

การปิดวัตถุ อกี วิธีหน่ึงในการปดิ วตั ถสุ ามารถทาได้โดยการคลกิ ขวาที่ Tab ของวตั ถทุ ่ีผู้ใช้ต้องการปิด ใน Document Tabs bar และเลือก Close เพ่อื ปดิ วัตถนุ น้ั หรือเลอื ก Close All เพอ่ื ปิดวตั ถุทั้งหมด

การเปล่ยี นช่ือวัตถุ 1. ปดิ วัตถทุ ตี่ อ้ งการเปล่ียนชอื่ 2. คลกิ ขวาทีว่ ัตถุท่ตี อ้ งการเปลยี่ นช่ือใน Navigation Pane 3. เลอื ก Rename 4. พิมพช์ ื่อท่ตี อ้ งการและกดแป้นพิมพ์ Enter

ตาราง (Tables) ถือเป็นวัตถุ (Object) ท่ีสาคัญท่ีสุดใน Microsoft Access 2016 เน่ืองจากใช้ในการเก็บข้อมูล ทั้งหมด ทาให้ตารางถือเป็นหัวใจสาคัญสาหรับทุกฐานข้อมูล ดังนั้นจึงมีความสาคัญเป็นอย่างมากที่จะต้องมีความเข้าใจใน การใช้งานตาราง ในหัวข้อนี้จะศึกษาเก่ียวกับการเปิดตารางการสร้างและแก้ไข Records และปรับปรุงลักษณะของตาราง เพื่อใหง้ ่ายต่อการอ่านขอ้ มูล การสร้างตารางใหม่ มีขั้นตอนดงั น้ี 1. เปดิ โปรแกรม Microsoft Access 2016 แล้วไปยัง Navigation Pane

การสร้างตารางใหม่ 2. คลกิ เลอื ก Blank database เพอื่ สรา้ งฐานขอ้ มลู เปลา่ 3. เมือ่ สร้างฐานข้อมลู ใหม่ โปรแกรมจะสร้างตารางให้โดยอตั โนมัติ

การสร้างตารางใหม่ 4. เม่ือทาการบนั ทกึ ตารางจะสามารถต้งั ชื่อตารางใหม่ได้ 5. ในกรณีทีต่ อ้ งการเพ่มิ ตารางใหม่ลงในฐานข้อมลู เดิม สามารถทาไดโ้ ดยคลกิ ที่ Table ซ่งึ อยใู่ นCreate tab กลมุ่ Tables

การเปดิ ตารางท่มี อี ยแู่ ลว้ 1. เปิดฐานข้อมูลและเขา้ ไปที่ Navigation Pane 2. เลือกตารางท่ีตอ้ งการเปิดจาก Navigation Pane 3. ดับเบิลคลิกท่ีช่อื ตารางซ่งึ จะเปน็ การเปิดตาราง โดยตารางทเ่ี ปดิ จะปรากฏเป็น Tab อย่ใู น Document Tabs bar

การเพมิ่ Field ใหม่ลงในตาราง 1. เปดิ ตารางแล้วคลกิ ท่ีคาว่า Click to Add บริเวณด้านบนของตาราง

การเพม่ิ Field ใหม่ลงในตาราง 2. เลือกรูปแบบข้อมูลของ Field จากเมนูท่ีปรากฏ โดยมีรายละเอยี ดดังน้ี รูปแบบ Text เป็นคา่ เร่ิมตน้ ใชส้ าหรบั ข้อมูลท่ีเป็นตวั อักษรหรือตัวเลขทีไ่ ม่ได้ใช้ในการคานวณ เช่น รหสั ไปรษณีย์ หรอื หมายเลขโทรศัพท์ แบบ Number ใชส้ าหรับข้อมลู ท่เี ปน็ ตัวเลขทตี่ อ้ งการการคานวณ เชน่ ปรมิ าณของสนิ ค้าหรอื ราคาตอ่ หนว่ ย แบบ Currency ใชส้ าหรับข้อมลู ตัวเลขทเ่ี ปน็ สกุลเงินต่างๆ แบบ Date & Time ใชส้ าหรับขอ้ มลู วนั และเวลา แบบ Yes / No ใชส้ าหรับขอ้ มลู ทเ่ี ปน็ ตัวเลอื กใช่ / ไมใ่ ช่ แบบ Memo เหมาะสาหรับขอ้ มูลทมี่ ีตัวอักษรเป็นจานวนมาก เชน่ รายละเอียดของสนิ คา้

การเพิ่ม Field ใหม่ลงในตาราง 2. เลอื กรูปแบบขอ้ มลู ของ Field จากเมนทู ่ีปรากฏ โดยมีรายละเอียดดังน้ี แบบ Attachment ใชส้ าหรับข้อมลู ท่ตี อ้ งการแนบเอกสารอ่ืน ๆ เชน่ รปู ภาพ แบบ Hyperlink ใช้สาหรบั ข้อมลู ทเี่ ช่อื มตอ่ ไปยังเวบ็ ไซต์อนื่ ๆ หรือ e-mail

การสารวจข้อมูลภายในตาราง การสารวจ Record ในตารางสามารถทาได้โดยกดแป้นพิมพ์ลูกศรขึ้น-ลง หรือใช้ลูกศรที่อยู่ใน Record Navigation bar ซง่ึ อยูบ่ ริเวณด้านล่างของตาราง อีกท้ังยงั สามารถค้นหา Record ท่ีอย่ใู นตารางปัจจุบันได้จากการค้นหา ผ่านทาง Record Search box ซ่งึ ทาได้โดยการพิมพข์ อ้ ความที่มอี ยใู่ น record ทต่ี อ้ งการคน้ หาแลว้ กด Enter ในทานองเดียวกัน การสารวจข้อมูลระหว่าง Field ทาได้โดย การใช้แป้นพิมพ์ลูกศร ซ้าย –ขวาการกรอกข้อมูลลงในตารางของ Microsoft Access 2016 นั้นจะมีความคล้ายคลึงกับการกรอกข้อมูลใน Microsoft Excel 2016 ซ่ึงในการใช้งาน Record นั้นจะต้องทาการ กรอกขอ้ มูลลงใน Cell กอ่ น

การเพิ่ม Record ใหม่ สามารถทาได้ 3 วธิ ี ดงั น้ี ไปยงั Home tab และกลุม่ Records คลิกทค่ี าสง่ั New คลกิ ท่ปี ุม่ New Record ซึ่งอยบู่ น Record Navigation bar บริเวณดา้ นลา่ งของหนา้ ต่าง

การเพิ่ม Record ใหม่ สามารถทาได้ 3 วธิ ี ดงั นี้ พมิ พ์ลงในแถวท่ีอยถู่ ดั จาก Record สดุ ทา้ ยในตาราง หมายเหต!ุ ในการเพม่ิ Record ใหมน่ นั้ ขอ้ มลู ท่เี พ่มิ ลงไปจะตอ้ งมีรูปแบบ (Type) ตรงกับรปู แบบของ Field ทกี่ าหนดไว้

การบันทกึ Record 1. คลิก Home tab และไปยงั กลุ่ม Records 2. คลิกท่คี าสัง่ Save ควรทาการบนั ทกึ Record ทุกครง้ั กอ่ นทจ่ี ะปิดตาราง เน่ืองจาก Microsoft Access 2016 จะไม่แจง้ เตือนให้ทา การบันทึก Record เมอ่ื ปิดตาราง

การแก้ไข การแก้ไข Record สามารถทาได้โดยการเลือก Record และพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการแก้ไข อย่างไรก็ตาม Microsoft Access 2016 ยังสามารถค้นหาและแทนที่คาท่ีผู้ใช้ต้องการลงในหลาย ๆ Records ได้ในเวลาเดียวกัน และยังสามารถลบ Record ทงั้ หมดไดอ้ ีกด้วย การแทนทคี่ าใน Record นอกจากน้ียังสามารถใช้คาส่งั Find and Replace ในการคน้ หาคาหรือประโยคหน่ึงและแทนท่ีด้วยคาหรือประโยค ใหมไ่ ด้ ซ่งึ วิธกี ารมีดังน้ี 1. ไปยงั กลุ่ม Find ท่ีอยู่ใน Home tab 2. คลิกเลอื กคาสง่ั Replace จะปรากฏกลอ่ งขอ้ ความ Find and Replace ขึ้นมา

การแทนท่ีคาใน Record 3. คลิกท่กี ลอ่ ง Find What และพมิ พ์ขอ้ ความทต่ี ้องการค้นหา 4. คลิกที่กล่อง Replace With และพมิ พข์ ้อความที่ตอ้ งการใหแ้ ทนทีข่ ้อความเดิม