การลดขนาดรูปภาพต้องใช้เครื่องมือใด Word

ตามปกติแล้ว เราจะไม่ค่อยมีปัญหากับขนาดของไฟล์เอกสารจากโปรแกรม Microsoft Word กันมากนัก เพราะไฟล์ส่วนใหญ่อย่างไฟล์เพลง, ไฟล์รูป, ไฟล์เกมส์ ฯลฯ มีขนาดใหญ่กว่าเยอะ แต่หากเกิดมีความจำเป็นที่ต้องลดขนาดไฟล์ Word ขึ้นมา เช่น ใหญ่จนส่งอีเมลไม่ผ่าน หรือจะอัพโหลดไปแปะบนเว็บบอร์ดที่ส่วนใหญ่ให้พื้นที่จำกัด เราก็มีเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ในการลดขนาดไฟล์มาแนะนำครับ มี 3  วิธี ทำอย่างไรบ้างมาดูกัน

บทความเกี่ยวกับ Microsoft อื่นๆ

บันทึกไฟล์เป็นนามสกุล .docx

นับตั้งแต่โปรแกรม Word 2007 เป็นต้นมา เอกสารจะถูกบันทึกเป็นนามสกุล .docx แทน .doc โดยเหตุผลที่เราจะใช้ .doc ก็ต่อเมื่อเราต้องการให้ไฟล์รองรับการเปิดบนโปรแกรมเอกสารเก่าๆ เท่านั้นเอง แต่บางคนไม่รู้ ก็เลือกบันทึกเป็น .doc ตามความเคยชินเหมือนเดิม

จุดเด่นของ .docx คือ มีขนาดไฟล์ที่เล็กกว่า .doc หลายเท่าเลยล่ะ หรือหากมีไฟล์ .doc อยู่ต้องการแปลงไฟล์เป็น .docx ก็แค่เปิดไฟล์ดังกล่าวขึ้นมาแล้วคลิกไปที่ File >> Convert แล้วคลิกเลือก OK ก็เท่านั้นเอง

ลดขนาดไฟล์ภาพในเอกสาร

ส่วนใหญ่ ไฟล์เอกสารจะมีขนาดเล็กอยู่แล้วหากเป็นไฟล์ที่มีแต่ตัวอักษร แต่เมื่อไหร่ก็ตามที่มีการใส่รูปลงไปในเอกสาร ขนาดของไฟล์ก็จะใหญ่ขึ้นทันที

ในการใส่ภาพลงในเอกสาร ปกติแล้วเราสามารถ Copy รูป แล้วมาวางด้วยคำสั่ง Paste ได้ทันที ซึ่งรูปที่ถูกวางลงมาอาจถูกบันทึกเป็นนามสกุล .PNG ไม่ก็ .BMP ซึ่งใช้พื้นที่เยอะกว่า .JPG พอสมควร แต่หากเราใช้คำสั่ง Insert >> Picture ภาพจะถูกวางลงในแบบ .JPG ตลอด ซึ่งช่วยลดพื้นที่ไฟล์ไปได้เยอะเลยล่ะ

แล้วที่พลาดไปไม่ได้เลย เวลาบันทึกไฟล์ให้เลือก Save as สังเกตดีๆ จะเห็นว่าข้างปุ่ม Save มีเมนู Tools อยู่ ให้เราคลิกเข้าไป แล้วเลือก Compress Pictures... ครับ

เลือกความละเอียดตามใจชอบ ยิ่งค่า ppi ยิ่งสูง ภาพยิ่งละเอียด แต่ขนาดไฟล์ก็จะใหญ่ตามไปด้วยนะครับ

ใช้โปรแกรมบีบอัดไฟล์ช่วย

ไม่ว่าจะเป็นไฟล์อะไร เราก็สามารถใช้โปรแกรมบีบอัดไฟล์เพื่อลดขนาดไฟล์ได้ ไม่เว้นแม้ แต่ไฟล์เอกสาร ซึ่งโปรแกรมบีบอัดไฟล์ก็มีอยู่หลายตัวครับ เช่น WinRAR, WinZip หรือ 7-Zip (ฟรี) ซึ่งหลังการบีบก็จะลดขนาดไฟล์ลงไปได้อีกครับ แต่จะลดมากหรือน้อย ก็ขึ้นกับจำนวนไฟล์ในตัวเอกสารด้วย

ย่อไฟล์ลงได้มากขนาดไหน

จากภาพจะเห็นว่า .docx มีขนาดที่เล็กกว่า .doc เกือบ 4 เท่า เลยทีเดียว ส่วนการบีบอัด เนื่องจากไฟล์เดิมก็เล็กมากอยู่แล้ว จึงมีผลแค่เล็กน้อยเท่านั้น

ในการทำเอกสารต่างๆ โดยเฉพาะ Microsoft Word ผู้ใช้มักจะ ใส่รูปภาพ เข้ามาในไฟล์ เพื่อให้เกิดความสวยงาม และสื่อความหมายในการบรรยาย

บ่อยครั้ง เป็นภาพ “หน้าจอ” โดยการ “Print Screen” หรือ การ เอาภาพจากกล้องดิจิตอล ซึ่งปัจจุบันมีความละเอียดสูง เช่นกล้อง 5MP เป็นอย่างต่ำ หรือกล้องใหม่ๆ 12 MP กันเลยทีเดียว ซึ่งภาพที่ได้จะมีขนาดใหญ่มาก เมื่อนำมาใส่ในไฟล์เอกสาร แล้วทำการ Resize ภาพ หรือ Crop เอาเฉพาะบางส่วนของภาพ ก็มักจะคิดว่า ขนาดของไฟล์ จะลดลงไปด้วย

ซึ่งความจริงไม่ใช่อย่างนั้น เพราะโปรแกรม Microsoft Word จะยังเก็บภาพขนาดเดิมเอาไว้ เพียงแต่เลือกแสดงบางส่วน หรือ ลดขนาดการแสดงผลเท่านั้น จึงทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ … และอาจจะเป็นปัญหาได้ เมื่อไฟล์มีขนาดใหญ่มากๆ, การส่งไฟล์ผ่าน email ก็จะมีขนาดใหญ่ จนบางครั้ง ผู้รับไม่สามารถรับได้ เช่นส่งไฟล์ขนาดเกิน 25 MB ไปยัง Gmail/Hotmail เป็นต้น

สำหรับการทำเอกสารด้วย Word ก็ต้องการแนบรูปภาพต่างๆ ยิ่งรูปเยอะไฟล์ก็จะเพิ่มขนาด หลายคนพยามหาวิธีลดขนาดไฟล์ word เพื่อให้เอกสารมีขนาดที่เล็กลง และยิ่งไปกว่านั้นหากคอมพิวเตอร์ที่มีสเปคต่ำก็ส่งผลให้เครื่องทำช้า สังเกตง่ายๆคือการเลื่อนหน้าเอกสารจะกระตุกหน่วงๆ และอาจะค้างๆเป็นบางช่วง

บทความนี้จึงจะมาแนะนำวิธีการลดขนาดรูปภาพที่อยู่ในเอกสาร Microsoft Word เพื่อให้มีขนาดรูปภาพเล็กลง และจะทำให้ไฟล์เอกสาร Word มีขนาดเล็กลงตามไปด้วย ซึ่งก็มีหลายคนลดขนาดไฟล์รูปก่อนนำมาใส่ แต่หากมีหลายๆรูปก็อาจจะไม่สะดวก

วิธีลดขนาดไฟล์เอกสาร Microsoft Word

ซึ่งการตั้งค่าตามบทความนี้จะใช้ Word 2016 โดยเมนูก็จะเหมือนกันกับ Word 2013, Word 2010 ด้วยเช่นกัน ดังนั้นก็สามารถนำวิธีไปใช้งานร่วมกันได้