เครื่องมือที่จะช่วยเสริมความเก่งกาจของ Pivot Table ก็คือ
ตัวอย่างการใช้งาน Pivot Tableสามารถนำมาใช้กับการสรุปผลได้จากข้อมูลรายการ (Transaction) จำนวนมาก ๆ Show
เช่น หากข้อมูลของเรามีการรวบรวมข้อมูลการขายสินค้าในแต่ละวัน เราสามารถทำการสรุปผลยอดขายรายเดือน สรุปยอดขายรายสินค้า ดูว่าสินค้าที่ขายดีที่สุด 10 รายการคืออะไร สินค้าขายแย่ที่สุด 10 ลำดับข้ออะไร ทำให้เราสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อวางแผนในการผลิต หรือทำการตลาดต่อไปได้อย่างมีทิศทาง ซึ่งในแต่ละ Version จะมีความสามารถที่พัฒนาเพิ่มขึ้น นับเป็นเครื่องมือที่หากใช้เป็นแล้วจะมีประสิทธิภาพ
นำเอาข้อมูลมาสร้างมูลค่าได้อย่างดีทีเดียว ความท้าทายของการใช้ Pivot Table / Pivot Chart คือการทำ Pivot Table / Pivot Chart ให้มีความ Dynamic คือไม่ต้องมาแก้ไข Data Source หากข้อมูลเปลี่ยนแปลง และการใช้ความสามารถของ Pivot Table เพื่อสรุปผลในมิติต่าง ๆ ซึ่งทั้งหมดนี้จะมี แนะนำหลักสูตรอบรมในหลักสูตร Advanced Pivot Table and Pivot Chart Microsoft Excel PivotTable คืออะไร?PivotTable (ฝรั่งอ่านว่า พิ-วอท-เท-เบิ้ล) เป็นเครื่องมือบน Excel ที่สามารถสรุปผลข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนดได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เช่น สามารถสรุปได้ว่าข้อมูลแต่ละประเภท มีผลสรุปที่เราสนใจเป็นเท่าไหร่ เช่น ผลรวม/จำนวนนับ/ค่าเฉลี่ย/ค่ามาก/น้อยสุด เป็นต้น ความสามารถนี้ช่วยให้เราสามารถสรุปผลจากข้อมูลจำนวนมากที่อยู่ในลักษณะตารางฐานข้อมูล มาเป็นข้อมูลสรุปแบบสั้นๆ โดยให้เราสามารถพลิกแพลงมุมมองไปมาเพื่อให้เห็นข้อมูลในมุมมองที่สนใจได้อย่างรวดเร็ว โดยที่เมื่อได้ตารางสรุปตามต้องการแล้วยังสามารถเอาไปสร้างเป็นกราฟต่อได้อีก สะดวกสุดๆ เลยครับ ตัวอย่างการสรุปผลจากข้อมูลยุบยับที่ถูกเตรียมในลักษณะ Database เราสามารถนำมาสรุปผลใน PivotTable แบบง่ายๆ เช่นตารางนี้ได้เลย โหลดไฟล์ตัวอย่างได้ที่นี่ => inwexcel-pivot-practice.xlsx (แก้แล้ว) หรือสามารถเพิ่มมุมมองของข้อมูลที่เจาะรายละเอียดมากขึ้นได้อย่างง่ายดาย ลองคิดดูว่าหากคุณต้องเขียนสูตรเพื่อหาว่า Sales ก สามารถขายของเล่น โดยวิธีให้ลูกค้าชำระเงินสด เป็นจำนวนเงินเท่าไหร่? จะยุ่งยากแค่ไหน ในทางกลับกัน หากเราใช้ PivotTable เป็น เราสามารถหาคำตอบนี้ได้ภายเวลาไม่ถึง 1 นาทีด้วยซ้ำ นี่ไงจากข้อมูลที่ Pivot ออกมาแล้ว ได้คำตอบ คือ 7 ชิ้น 3250 บาทนั่นเอง อยากรู้ของใครอีกบอกมาได้เลย มันสรุปออกมาให้หมดแล้ว!! PivotTable ไม่ยากอย่างที่คิดPivotTable มักถูกเข้าใจผิดจากคนทั่วๆไป ว่าเป็นเครื่องมือที่ใช้ยาก ทั้งๆที่จริงแล้ว เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย และรวดเร็วกว่าการใช้สูตรเป็นอย่างมาก แต่มีข้อเสียที่ด้อยกว่าการใช้สูตรเล็กน้อยคือ หากข้อมูลที่ต้นทางเปลี่ยนแปลงไป เราต้องกดปุ่ม Refresh ใน PivotTable ก่อน ผลในตาราง Pivot จึงจะ Update ตาม เมื่อลองชั่งใจข้อดีข้อเสียแล้ว จะพบว่าในสถานการณ์ทั่วไป การใช้ PivotTable สรุปข้อมูลนี่แหละ สะดวกรวดเร็วและง่ายที่สุดแล้ว เอาล่ะ ต่อไปเรามาดูกันว่าจะใช้งาน PivotTable ได้อย่างไร Step การใช้ Pivot Table
Field Listเวลาสร้างตาราง Pivot ขึ้นมาแล้ว หัวตารางของข้อมูลต้นฉบับของเรา จะกลายเป็น Field List ของ PivotTable ซึ่งจะวางอยู่ด้านขวาบน เปรียบเหมือน Item ที่ให้เราหยิบไปใช้ทำอะไรได้มากมาย เราสามารถลาก Field List แต่ละอันลงไปใน Slot ทั้งสี่อัน ที่อยู่บริเวณข้างล่างขวามือ แต่ละอันมีความหมายดังนี้
โดยField List 1 อัน สามารถลากลงไปใช้ในช่อง Values ซ้ำได้มากกว่า 1 ครั้ง เช่น อันแรกเราเอาไปหาค่า SUM อันที่สองเราสามารถเอา Field เดิมไปหาค่า MAX หรือจะเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลให้ต่างกันได้ เป็นต้น ลองลาก Field List หลายๆ แบบลาก Field จำนวนเงินที่จ่าย มาที่ช่อง Value 1 อัน : มันจะทำการคำนวณสรุปผลข้อมูลให้ แบบนี้คือเหมือนการ SUM ข้อมูลทั้งหมดแบบไม่มีเงื่อนไข หรือการแยกประเภทใดๆ ทั้งสิ้น หากลองเปลี่ยนเอา Field จำนวนเงินที่จ่าย มาไว้ที่ Row Label แทน : มันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันซึ่งจะออกมาเยอะมากๆ ปกติแล้วคุณไม่น่าจะต้องการผลลัพธ์แบบนี้ครับ ยกเว้นว่าจะทำการ Grouping ข้อมูลตามช่วงยอดขาย ซึ่งผมจะพูดถึงเรื่อง Grouping ข้อมูลในบทถัดไปครับ ลาก Field ผู้ซื้อ มาที่ Row Label : มันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกัน ลองลาก Field จำนวน มาที่ช่อง Value เพิ่มอีก 1 อัน : ลองลาก Field จำนวน มาที่ช่อง Value ซ้ำเป็นอันที่ 2 ก็ยังได้ : ในบทต่อไป ผมจะสอนวิธีเปลี่ยนจาก SUM เป็นการสรุปอย่างอื่นได้อีกครับ เช่น Count, Average ลองย้าย ∑ Values : จาก Column Labels มาที่ Row Label ลากอีก Field สินค้า มาไว้ที่ Report Filter : แล้วลองเลือก Dropdown คัดกรองดู ลากอีก Field ผู้ขาย มาที่ Column Label : มันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกัน ลากอีก Field ผู้ขาย มาที่ RowLabel ให้ซ้อนกับผู้ซื้อ : มันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกัน ลองย้าย ∑ Values : ไปยังหลายๆ ตำแหน่ง เช่น สลับลำดับใน Row หรือ ย้ายกลับไป Column วิธีการแปลความหมายตาราง Pivot Tableตัวอย่าง ผมลองลาก Field ต่างๆ มาลง 4 Slot ข้างล่างตามรูป วิธีตีความคือให้ดูว่า ข้อมูลที่กำลังสรุปผลเป็นการ Summary จาก Field ไหนบ้าง ตัวอย่าง ในช่อง C12 (1000) หมายถึง นาย c (row) / ซื้อสินค้าใดๆก็ตาม (เลือก All แปลว่า ไม่ได้ filter เจาะจงสินค้า) / กับ sales ค (column) / ด้วยเครดิตการ์ด (row) / เป็นจำนวนรวม 1000 บาท (Values – สรุปด้วย SUM) เห็นมั๊ยครับว่า PivotTable นี่สามารถอ่านผลลัพธ์ได้ง่ายและรวดเร็วจริงๆ!! ใครอยากรู้ว่า Pivot Table ทำอะไรได้อีก อย่าลืมอ่านต่อได้ที่ตอนที่ 2 ครับ Video ประจำตอนมี 3 ไฟล์ด้วยกัน ตั้งใจดูให้ดีล่ะครับ ยาวหน่อย แต่อัดแน่นด้วยเนื้อหาครับ
สรุปทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Pivot Table บน Excel ตอนที่ 2/3 :
สรุปทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Pivot Table บน Excel ตอนที่ 3/3
:
แชร์ความรู้ให้เพื่อนๆ ของคุณ ข้อใดคือขั้นตอนการสร้าง Pivot Tableไปยัง แทรก > PivotTables ที่แนะนำ Excel จะวิเคราะห์ข้อมูลของคุณและแสดงหลายตัวเลือกให้คุณเห็น อย่างเช่นในตัวอย่างการใช้ข้อมูลค่าใช้จ่ายภายในบ้านนี้ เลือก PivotTable ที่เหมาะกับคุณที่สุด แล้วกด ตกลง Excel จะสร้าง PivotTable บนแผ่นงานใหม่ และแสดงรายการเขตข้อมูล PivotTable.
ขั้นตอนใด ต้องทำก่อนเป็นอันดับแรกสำหรับการสร้าง Pivot Tableการใช้งาน Pivot table. นำ mouse ไปในตารางที่มีข้อมูล โดยต้องไม่มีคอลัมน์ที่ผสานเซลล์. คลิก “แทรก”. คลิก “PivotTable”. ใช้ขอบเขตข้อมูลที่ระบบเลือกให้อัตโนมัติ หรือเลือกขอบเขตข้อมูลใหม่. เลือกตำแหน่งที่ต้องการวางรายงาน โดยเลือกแสดงผลใน เวิร์กชีสที่มีอยู่ เพื่อให้ง่ายต่อการดูข้อมูล. คลิก"ตกลง". คําสั่งข้อใดใช้ในการสรุปข้อมูล PivotTableให้คลิ๊กที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของตาราง Database ที่เตรียมไว้ แล้วกด [Insert] –> Tables –> PivotTable.
ข้อใดคือความสามารถของ Pivot ChartPivotChart เป็นการนำข้อมูลจาก PivotTable มาแสดงผลให้อยู่ในรูปแบบของกราฟที่จะทำให้ผู้ดูข้อมูลง่ายกว่าการดูจากตัวเลขที่ปรากฏใน PivotTable การสร้าง PivotChart จะสร้างตั้งแต่ครั้งแรกที่ยังไม่มี PivotTable แล้วยังมาสร้าง PivotChart ทีหลังก็ได้ PivotChart จะให้การแสดงข้อมูลแบบกราฟิกในรายงาน PivotTable ซึ่งในกรณีนี้เรียกว่า ...
|