โครงสร้างขององค์การประกอบด้วย

ผมมั่นใจว่าทุกท่านรู้จักคำว่า “โครงสร้าง” กันอยู่แล้ว แต่ผมจะมาขยายความในเชิงของการบริหารธุรกิจให้กระจ่างชัดกันอีกสักหน่อยนะครับว่าคืออะไรกันแน่ และมีลักษณะเด่นที่สำคัญอย่างไร สำหรับโครงสร้างนั้นได้มีผู้ที่ให้ความหมายเอาไว้หลายท่าน ดังนี้

ความหมายของโครงสร้างในเชิงบริหารธุรกิจ

รศ.ธงชัย สันติวงษ์ (อาจารย์ป๋วย) (2533) ได้ให้ความหมายของโครงสร้างว่า เป็นความสัมพันธ์ที่เป็นระเบียบของระดับการบริหารระดับต่างๆ และของหน้าที่งานด้านต่างๆ ที่ซึ่งได้มีการจัดไว้อย่างดี เพื่อที่จะอำนวยให้การทำงานเป็นไปโดยบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดร.พยอม วงศ์สารศรี (2534) ได้ให้ความหมายของโครงสร้างว่า เป็นหน้าที่ของการจัดองค์การ เป็นการกำหนดโครงสร้างที่เหมาะสม เพื่อให้กิจกรรมบรรลุเป้าหมาย โดยทั่วไปโครงสร้างจะแสดงออกในรูปของแผนภูมิองค์การ (Organization chart) หรือพีระมิดของภาระงาน (Job-task pyramid) และยังแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ด้านอำนาจ หน้าที่ (Authority) และความรับผิดชอบ (Responsibility) ระหว่างงานด้านต่างๆ ในองค์การ โดยจะชี้ให้เห็นว่าใครจะต้องรายงานแก่ใคร หรือใครบังคับบัญชาใครนั่นเอง

สำนักข้าราชการพลเรือน (2535) ได้ให้ความหมายของการจัดโครงสร้างส่วนราชการว่า หมายถึงการแบ่งกลุ่มงาน หรือจัดกลุ่มอำนาจหน้าที่ในการบริหารประเทศออกเป็นส่วนๆ และในแต่ละส่วน จะแบ่งซอยอำนาจที่ลดหลั่นลงไปตามลำดับ

รศ.ศิริวรรณ เสรีรัตน์ และคณะ (2539) ได้ให้ความหมายของโครงสร้างว่า คือการออกแบบความสัมพันธ์ระหว่างทรัพยากรต่างๆ จากระบบบริหาร

รศ.สมยศ นาวีการ (2538) ได้ให้ความหมายของโครงสร้างไว้ว่า คือการรวมกลุ่มกิจกรรม การกระจายอำนาจหน้าที่ในองค์กร

เดสเลอร์ (Dessler, 1977) ได้ให้ความหมายของโครงสร้างว่า คือแผนผังซึ่งจะบอกตำแหน่งของผู้จัดการต่างๆ และความหมายของการเชื่อมโยงนั้นแสดงให้รู้ว่า ใครต้องขึ้นตรงต่อใคร และใครอยู่แผนกใด แสดงถึงสายการบังคับบัญชาจากบนสู่ล่าง จะช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชารู้ว่า งานนั้นสัมพันธ์กับองค์กรอย่างไร

ออแกน และเบทแมน (Organ and Bateman, 1986) ได้ให้ความหมายของโครงสร้างว่า คือรูปแบบระบบการจัดการของการปฏิบัติงานและการประพฤติ การปฏิบัติ การกระทำต่างๆ ที่ประกอบด้วยองค์การและความสัมพันธ์ภายใน ของการปฏิบัติการเหล่านี้ ถึงคนกลุ่มอื่นๆ

กอร์ดอน (Gordon, 1991) ได้ให้ความหมายโครงสร้างว่า เป็นลายเส้นโครงร่างของงาน และการรายงานความสัมพันธ์ในองค์การ หน้าที่หลักขององค์การจะมีอิทธิพลและประสานกัน กับพฤติกรรมของงานของสมาชิกในองค์การ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ

สรุปความหมายของโครงสร้างในเชิงบริหารธุรกิจ

จากความหมายโครงสร้างต่างๆ ที่หลายท่านได้กล่าวมาข้างต้นนั้น สรุปได้ว่า “โครงสร้าง” หมายถึง การจัดระเบียบระดับการบริหารและหน้าที่ต่างๆ ภายในองค์กร โดยแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ด้านอำนาจ หน้าที่ และความรับผิดชอบ เพื่อที่จะเอื้ออำนวยให้การทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ และมีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบที่สำคัญของโครงสร้างในเชิงบริหารธุรกิจ

รศ.ไพลิน ผ่องใส (2536) ได้กล่าวถึงองค์ประกอบของโครงสร้างองค์การที่สำคัญเอาไว้ 5 อย่าง คือ

1. การแบ่งงานกันทำ ซึ่งจะแสดงถึงความรับผิดชอบของบุคคลในแผนกงานในส่วนใดส่วนหนึ่ง

2. ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารและผู้ใต้บังคับบัญชา โดยชี้ให้เห็นถึงสายการบังคับบัญชา ว่าใครขึ้นตรงต่อใคร หรือต้องายงานใคร

3. ประเภทของงานที่ปฏิบัติในแต่ละกิจกรรม ซึ่งจะชี้ให้เห็นความแตกต่างของแต่ละงาน และขอบเขตของความรับผิดชอบในแต่ละงาน

4. การแบ่งกลุ่มงาน แผนภูมิรวมขององค์การชี้ให้เห็นว่า กิจกรรมต่างๆ ขององค์การ มีหลักเกณฑ์ในการแบ่งอย่างไร เช่น ถือหลักเกณฑ์ของหน้าที่ หรือพื้นที่ทางภูมิศาสตร์

5. ระดับของการจัดการ หมายถึง ชี้ให้เห็นถึงระดับต่างๆ ของการจัดการทั้งหมดในองค์การ

ศิริอร ขันธหัตถ์ (2536) กล่าวว่า โครงสร้างองค์การประกอบด้วยส่วนสำคัญ ดังนี้

1. ภารกิจหน้าที่ (Function) คือ วัตถุประสงค์องค์การ

2. การแบ่งกันทำ (Division of work) การแบ่งงานออกเป็นชิ้นๆ แล้วมอบหมายให้แต่ละคน หรือแต่ละหน่วยงานรับผิดชอบอย่างเป็นกิจลักษณะ

3. สายการบังคับบัญชา (Hierarchy) หมายถึง ความสัมพันธ์ตามลำดับชั้นของสายการบังคับบัญชา เพื่อแสดงให้ทราบว่า ใครมีอำนาจมากกว่าใคร

4. ช่วงการควบคุม (Span of control) คือ สิ่งที่แสดงให้ทราบว่าผู้บังคับบัญชาคนหนึ่ง มีขอบเขตแห่งอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบเพียงไร มีผู้ใต้บังคับบัญชากี่คน การจัดช่วงควบคุมเป็นเทคนิคที่สำคัญในการจัดองค์การ เพราะหากช่วงการควบคุมที่ยาวเกินไป อาจทำให้การปกครองบังคับบัญชาไม่ทั่วถึง

5. เอกภาพในการบังคับบัญชา (Unity of command) หมายถึง อำนาจการควบคุมบังคับบัญชา รวมอยู่ที่บุคคลหนึ่ง หรือคณะบุคคลที่ชัดเจน ทั้งนี้เพื่อให้เกิดเอกภาพในการบริหาร

ปีเตอร์ และวอเตอร์แมน (2537) กล่าวว่า รูปแบบโครงสร้างขององค์การที่ดี คือโครงสร้างองค์การที่มีคุณสมบัติดังนี้

1. มีเสถียรภาพ โครงสร้างที่มีเสถียรภาพจะสนับสนุนให้กิจการธุรกิจมีความสามารถในการปฏิบัติงานพื้นฐานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เสถียรภาพจะเกิดขึ้นได้โดย

- ใช้รูปแบบโครงสร้างที่มีความเรียบง่ายอย่างมั่นคง และไม่เปลี่ยนแปลง

- พัฒนาและรักษาคุณค่าต่างๆ ขององค์การอย่างจริงจัง

- จัดโครงสร้างองค์การของหน่วยงานในระดับบน แบบสายงานที่จัดประเภทของสินค้า

2. ความรู้สึกเป็นเจ้าของกิจการ โครงสร้างที่ทำให้พนักงานมีความรู้สึกว่า มีส่วนเป็นเจ้าของกิจการ จะส่งเสริมให้กิจการมีความสามารถในการคิดค้นสิ่งแปลกๆ ใหม่ๆ เพิ่มขึ้น ความรู้สึกเป็นเจ้าของกิจการจะเกิดขึ้นโดย

- ยึดถือหลักการว่า ความเล็กกะทัดรัดเป็นสิ่งที่ดี เช่น เมื่อสายงานมีขนาดใหญ่ขึ้น ก็ให้แยกไปตั้งเป็นสายงานใหม่ เพื่อทำให้สายางานเก่ามีขนาดเล็กลง และมีความคล่องตัว

- ใช้ระบบประเมินผลงานที่เรียบง่ายและชัดเจน

- จำกัดจำนวนพนักงานอำนวยการในส่วนกลางหรือสำนักงานใหญ่

3. การเปลี่ยนแปลงจุดเน้น การเปลี่ยนแปลงจุดเน้นในเรื่องของโครงสร้าง จะทำให้ธุรกิจมีความสามารถในการปรับตัว และตอบสนองต่อปัญหาสำคัญต่างๆ ที่เกิดขึ้น จุดเน้นใหม่ควรจะเป็นดังนี้

- ปรับปรุงโครงสร้างองค์กรอยู่เสมอ แต่ให้ยึดโครงสร้างรูปแบบเดิมไว้ เช่น เมื่อสายงานมีขนาดใหญ่ขึ้น ก็ให้แยกตัวออกไปตั้งเป็นสายงานใหม่ แต่ยังคงใช้โครงสร้างรูปแบบเดิม คือ โครงสร้างแบบสายงานที่จัดตามประเภทของสินค้า

- โยกย้ายสับเปลี่ยนสินค้าระหว่างสายงานอยู่เสมอ เพื่อที่จะทำให้สามารถใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านบางอย่างได้อย่างเต็มที่ และทำให้พนักงานเกิดความเคยชิน

- นำระบบเฉพาะกิจมาใช้แก้ไขปัญหาต่างๆ ให้ถูกวิธี

- ทำการเปลี่ยนแปลงและโยกย้ายตำแหน่งงานต่างๆ ตามความจำเป็นที่เกิดขึ้น

สุลักษณ์ มีชูทรัพย์ (2539) ได้กล่าวว่า โครงสร้างขององค์การมีองค์ประกอบที่สำคัญดังนี้

1. สายการบังคับบัญชา (Hierarchy or line of authority) แสดงให้เห็นความสัมพันธ์ของผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา ชี้ให้เห็นถึงตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบที่ลดหลั่นกันลงมา แต่ควรมีลักษณะชัดเจน ว่าใครเป็นผู้มีอำนาจสั่งงาน ใครเป็นผู้รับคำสั่ง นอกจากนี้สายการบังคับบัญชาไม่ควรก้าวก่ายกัน หรือมีระดับชั้นมากเกินไป เพราะจะไม่สะดวกในการควบคุม

2. ช่วงการบังคับบัญชา หรือขอบเขตของการควบคุมงาน (Span of control) แสดงให้ทราบว่า ผู้บังคับบัญชามีขอบเขตความรับผิดชอบเพียงใด บอกจำนวนผู้ใต้บังคับบัญชา และหน่วยงานที่รับผิดชอบ

3. เอกภาพในการบังคับบัญชา (Unity of command) จะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า ใครเป็นผู้รับผิดชอบงาน ใครเป็นผู้สั่งงาน และใครเป็นผู้รับคำสั่ง เพื่อป้องกันความสับสน และช่วยให้เกิดความรับผิดชอบทั้งผู้สั่ง และผู้รับคำสั่ง

4. หน่วยงานหลักและหน่วยงานช่วย (Line and staff) หน่วยงานหลัก หมายถึง หน่วยงานที่ปฏิบัติหน้าที่โดยตรง ตามความประสงค์หรือความมุ่งหมายขององค์การ ผู้ที่ปฏิบัติงานในหน่วยนี้ต้องรับผิดชอบตามหน้าที่ หน่วยงานช่วย อาจแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ หน่วยช่วยทางวิชาการ และหน่วยช่วยทางการบริหาร มีบทบาทเพียงให้คำแนะนำแก่ผู้บังคับบัญชาและสายงานหลักเท่านั้น

5. การติดต่อสื่อสาร และการประสานงานระหว่างหน่วยงานย่อยต่างๆ เพื่อให้ทุกหน่วยทำงานตามวัตถุประสงค์ขององค์การ ระบบการติดต่อสื่อสารที่ดี จะต้องมีศูนย์กลาง หรือจุดที่ทำหน้าที่ติดต่อ

ออแกน และเบทแมน (Organ and Bateman, 1986) กล่าวว่า โครงสร้างมีองค์ประกอบดังนี้

1. สายการบังคับบัญชา หมายถึง การดำรงไว้ซึ่งสายงาน มีการกำหนดอำนาจหน้าที่ไปตามลำดับชั้น จากบนลงล่าง

2. เอกภาพในการบังคับบัญชา หมายถึง การที่มีหัวหน้าเพียงคนเดียว ไม่มีองค์การใดที่มีหัวหน้างานใหญ่มากกว่า 1 คน ทำให้เกิดการขัดแย้งกัน เกิดความสับสน และเกิดความลังเล

3. ช่วงการควบคุม หมายถึง จำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีอยู่ในความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชาคนหนึ่ง ซึ่งควรจะมีผู้ใต้บังคับบัญชาที่อยู่ในการควบคุม 3-8 คน

4. การแบ่งแยกระหว่างสายงานหลัก กับสายงานรอง โดยที่สายงานหลักจะประกอบไปด้วยหน้าที่หลักขององค์การ และสายงานรองจะเป็นสายงานที่คอยช่วยสนับสนุน บริการให้คำแนะนำแก่สายงานหลัก

5. ความเชี่ยวชาญเฉพาะอย่าง หมายถึง การแบ่งการทำงานออกเป็นกลุ่มใหญ่ๆ ดังนี้

- แบ่งตามประเภทของผลิตภัณฑ์การบริการ

- แบ่งตามกระบวนการผลิต

- แบ่งตามกลุ่มลูกค้า

- แบ่งตามสภาพภูมิศาสตร์

กอร์ดอน (Gordon, 1991) กล่าวว่า โครงสร้างมีองค์ประกอบดังนี้

1. การแบ่งงานกันทำ เป็นการแบ่งงานตามหน้าที่และความรับผิดชอบ และมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้ แบ่งออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้

- แบ่งตามแนวนอน (Horizontal differentiation) เป็นการแบ่งงานในระดับเดียวกัน สามารถแบ่งได้ตามหน้าที่ ลูกค้า ผลิตภัณฑ์ กระบวนการ หรือพื้นที่ภูมิศาสตร์

- แบ่งตามแนวตั้ง (Vertical differentiation) เป็นการแบ่งงานเฉพาะอย่างที่แตกต่างกันไปในระดับต่างๆ จะพบในองค์การระดับสูง การตัดสินใจจะถูกทำโดยบุคคลที่มีตำแหน่งหน้าที่ต่ำกว่า และจะถูกตรวจสอบบ่อยๆ โดยบุคคลที่มีตำแหน่งหน้าที่สูงกว่า โครงสร้างองค์การเช่นนี้ มักจะทำให้การตัดสินใจช้า ถ้ามีระดับชั้นมากเกินไป

- แบ่งตามความสามารถของบุคคล (Personal differentiation) เป็นการแบ่งงานที่พิจารณาจากความชำนาญเฉพาะตัว หรือการฝึกอบรมที่ผ่านมา

- แบ่งตามความหลากหลาย (Spatial differentiation) บางองค์การมีการแบ่งงานโดยพื้นที่ภูมิศาสตร์ ส่วนใหญ่จะมีองค์การที่มีการปฏิบัติงานที่มีความหลากหลายตำแหน่ง หลายสถานที่

2. การประสานงาน หมายถึง การที่องค์การนั้นมีการประสานงานกับฝ่ายต่างๆ ตามขอบเขตที่กำหนดไว้ เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมาย ซึ่งสามารถทำให้เกิดขึ้นโดย

2.1 การปรับให้สัมพันธ์กัน การประสานงานที่ง่ายที่สุด เกิดจากการติดต่อแบบไม่เป็นทางการ การประสานงานนี้จะลดความคลุมเครือในการติดต่อสื่อสาร และการปฏิบัติงาน

2.2 การบังคับบัญชาโดยตรง เป็นการบังคับบัญชาตามสายการบังคับบัญชา และควรมีเอกภาพในการบังคับบัญชา โดยผู้ใต้บังคับบัญชาคนหนึ่ง ควรมีผู้บังคับบัญชาโดยตรงเพียงคนเดียว

2.3 ช่วงการควบคุม หมายถึง จำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่กำหนดให้ขึ้นตรงต่อผู้บังคับบัญชาคนหนึ่ง ช่วงการควบคุมจะกว้างหรือแคบแค่ไหน ขึ้นอยู่กับความสามารถ และความเชี่ยวชาญของผู้บังคับบัญชา สิ่งที่ทำให้ช่วงการควบคุมกว้างหรือแคบ มีดังนี้

- ลักษณะทั่วๆ ไปของงาน เช่น ความเหมือนกันของงาน ความยากง่ายของงาน

- การกระจายอำนาจของกลุ่มผู้ใต้บังคับบัญชาตามลักษณะภูมิศาสตร์ มีผลต่อช่วงการควบคุมเช่นกัน เช่น ถ้าอยู่ใกล้กัน จะทำให้ใช้เวลาน้อยลงในการสื่อสารข้อมูล

- ปริมาณ และชนิดของการติดต่อประสานงาน หรือควบคุมงาน

2.4 มาตรฐานของกระบวนการทำงาน (Standardization of work process) เป็นการกำหนดรายละเอียดของการทำงาน หรือขั้นตอนของการทำงานที่ประสานงานต่างๆ

2.5 มาตรฐานของผลลัพธ์ที่ได้ (Standardization of outputs) หมายถึง การกำหนดรายละเอียดของผลลัพธ์ และสิ่งที่จะได้จากงาน

2.6 มาตรฐานของความชำนาญในการทำงาน (Standardization of skills) เป็นการกำหนดรายละเอียดความเชี่ยวชาญ การฝึกอบรม หรือหลักฐานอ้างอิงที่ต้องการในการปฏิบัติงาน

ณัฏฐพันธ์ เขจรนันท์ และไพบูลย์ เกียรติโกมล (2545) ได้กล่าวว่า องค์การในอนาคตมีรูปแบบโครงสร้างที่สำคัญ ดังนี้

1. มีลำดับขั้นในการบริหารงาน และการบังคับบัญชาลดลง (De-layering) เพื่อให้เกิดความคล่องตัว และรวดเร็วในการปฏิบัติงาน

2. ลดความเป็นราชกร (Non-bureaucratic) เพื่อลดปัญหาความล่าช้าของระบบ โดยลดความซ้ำซ้อน ขั้นตอนการทำงาน และกฎระเบียบลง โดยมีกฎระเบียบเท่าที่จำเป็น เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า

3. ไม่ยึดติดอยู่กับโครงสร้างสามเหลี่ยมแบบพีรามิด แต่จะมีรูปแบบที่หลากหลาย เปิดโอกาสให้บุคลกรพัฒนาศักยภาพ และแสดงความสามารถได้เต็มที่

4. การจัดองค์การ ที่เคารพในการเป็นปัจเจกชน เปิดโอกาสให้ผู้บริหารสามารถทุ่มเทศักยภาพในการ “นำ” แทนการบริหารงานแบบเดิมๆ ขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้ฝ่ายปฏิบัติการ สามารถตัดสินใจและแก้ไขปัญหาได้อย่างอิสระ ภายใต้วัตถุประสงค์หลักขององค์การ

สรุปองค์ประกอบที่สำคัญของโครงสร้างในเชิงบริหารธุรกิจ

จากหลักการและแนวคิด ของนักวิชาการต่างๆ สรุปได้ว่า องค์ประกอบที่สำคัญของโครงสร้างในเชิงบริหารธุรกิจ จะต้องประกอบไปด้วย

โครงสร้างขององค์การประกอบด้วยอะไรบ้าง

โครงสร้างองค์การจะจัดอย่างไร

โครงสร้างขององค์กประกอบปด้วยอะไรบ้าง

โครงสร้างองค์การแบบงานหลัก คืออะไร