ขั้นตอนการสร้างแผนภูมิ excel

การสร้างกราฟ หรือ Chart ใน Excel จะทำได้คล้ายๆ กับการสร้างในโปรแกรมในชุด MS-Office อื่นๆ ทั้งขั้นตอนการสร้างและการตกแต่งกราฟ แต่ใน Excel 2013 จะสร้างกราฟได้แบบรวดเร็วจากปุ่ม  Quick Analysis ซึ่งจะมีรูปแบบกราฟมาตรฐานให้เลือกและสร้างได้ง่ายๆ ในขั้นตอนเดียง ดังนี้

คุณสมบัติใหม่ของ Excel 2013 คือ Recommended Chart (แผนภูมิที่แนะนำ) เป็นวิธีการสร้างกราฟแบบรวดเร็วตามคำแนะนำ โดยโปรแกรมจะดูจากชุดข้อมูลในช่วงเซลล์ที่คุณเลือกมาว่าจะสร้างกราฟแบบไหนจึงจะเหมาะสมกับข้อมูล

กราฟหรือแผนภูมิใน Excel มีให้เลือกหลายชนิด เพื่อให้คุณเลือกมานำเสนอได้ตรงกับข้อมูลที่ต้องการได้ โดยจะมีให้เลือกหลายแบบ ดังนี้

• Column (คอลัมน์) เปรียบเทียบข้อมูลแต่ละค่าให้เห็นความแตกต่างอย่างต่ำ / สูงอย่างชัดเจน
• Line (เส้น) แสดงค่าของข้อมูลและแนวโน้มภายในช่วงระยะเวลาหนึ่ง มักใช้เปรียบเทียบค่าขึ้น/ลงของข้อมูล
• Bar (แท่ง) เปรียบเทียบข้อมูลให้เห็นความแตกต่างอย่างชัดเจนเช่นกัน เพียงแต่แผนภูมิจะอยู่ในแนวนอนซึ่งให้ความรู้สึกในด้านเวลาหรือระยะทางมากกว่า
• Area (พื้นที่) แสดงให้เห็นผลรวมแนวโน้มผลรวมของข้อมูลทั้งหมด
• X Y (Scatter) (กระจาย) แผนภูมิ xy (กระจาย) แสดงความสัมพันธ์ของค่าที่เป็นตัวเลขที่อยู่ในชุดข้อมูลหลายๆ ชุด หรือการรวมตัวเลข 2 กลุ่มเป็นข้อมูล xy ที่สัมพันธ์กันหนึ่งชุดแผนภูมิกระจายนั้นมักนำมากับข้อมูลทางวิทยาศาสตร์
• Stock (หุ้น) แผนภูมิหุ้นแสดงแนวโน้มตลาดโดยกำหนดราคาเปิด  ราคาต่ำสุด ราคาสูงสุด ราคาปิด และผลรวม
• Surface (พื้นผิว) การรวมชุดข้อมูลสองชุดให้เกิดประโยชน์สูงสุดแผนภูมิชนิดนี้แสดงแนวโน้มของค่าในสองมิติบนเส้นโค้งที่ต่อเนื่องกัน
• Rader (เรดาร์) แผนภูมิเรดาร์ทำหน้าที่เปรียบเทียบค่าสะสมของชุดข้อมูลหนึ่งชุด จะแสดงการเปลี่ยนแปลงของค่าที่สัมพันธ์กับจุดกึ่งกลางโดยข้อมูลแต่ละชุดจะมีศูนย์กลางร่วมกัน
• Combo (ผสม) สำหรับการสร้างแผนภูมิแบบผสม สำหรับชุดข้อมูลที่มีค่าตัวเลขแตกต่างกันมากเช่น ราคาขายกับรวมการขาบก็อาจจะเลือกแผนภูมิคอลัมน์และแผนภูมิเส้นผสมกันได้

• นอกจากนี้แผนภูมิบางชนิดยังเลือกรูปแบบได้ 2 แบบคือ แผนภูมิพื้นฐาน 2 มิติที่มีแกน x และแกน y และแผนภูมิสามมิติ (3D) ที่เพิ่มมีมิติความลึกของแกน z เข้ามาด้วย

ใน Excel 2013 จะมีเครื่องมือให้ใช้จัดรูปแบบกราฟได้ปรับปรุงเครื่องมือใหม่ ให้คุณเลือกใช้งานได้หลายแบบ เรียกใช้งานง่าย หรือจะเรียกใช้ตามความถนัดของผู้ใช้แต่ละคนได้

คลิกปุ่ม จัดการรูปแบบส่วนที่เลือก จะแสดงหน้าต่างคำสั่ง Format เพื่อจัดรูปแบบกราฟ

เปลี่ยนสไตล์กราฟ (Chart Style)

เปลี่ยนชุดสีให้กับกราฟ (Chart Colors)

ใน Excel 2013 คุณสามารถจัดรูปแบบกราฟได้แบบรวดเร็ว ด้วยการเลือกคำสั่ง Chart Styles จากปุ่ม

เปลี่ยนชุดเค้าโครงกราฟ (Quick Layout)

การเลือกเค้าโครงการแสดงองค์ประกอบต่างๆ ของกราฟได้ง่ายและรวดเร็วที่สุดได้จากปุ่ม เค้าโครงด่วน แล้วเลือกแบบเค้าโครงมาตรฐานที่นิยมใช้งานเอาไว้ให้หลายแบบโดยลองเลื่อนเมาส์ไปบนแบบเค้าโครงแล้วดูตัวอย่างก่อน

จัดรูปแบบด้วย Quick Style & Color

ใน Excel 2013 ผู้เรียนสามารถจัดรูปแบบกราฟได้แบบรวดเร็ว ด้วยการเลือกคำสั่ง สไตล์แผนภูมิ จากปุ่ม   ที่ด้านข้างกราฟ โดยเลือกได้ทั้ง Style และ Color ดังนี้

เพิ่มองค์ประกอบของกราฟ (Chart Elements)

• แกน คือ ชุดข้อมูลในแกนตั้ง และแกนนอน
• ชื่อแกน  จะเป็นชื่อที่ใช้สำหรับอธิบายประเภทข้อมูลที่แสดงอยู่ในแกนตั้ง และแกนนอน
• ชื่อแผนภูมิ ชื่อหรือหัวเรื่องของกราฟ
• คำอธิบายกราฟ เป็นคำอธิบายการใช้สีและลวดลายของแกนข้อมูลกราฟ เพื่อให้ทราบว่าสีและลวดลายแต่ละแบบใช้แทนข้อมูลอะไร
• ป้ายชื่อข้อมูล คือ ข้อมูลที่ผู้เรียนกรอกลงในเวิร์กชีตที่นำมาพล็อตสร้างกราฟนั้นแสดงข้อมูลที่นำมาสร้างกราฟ
• เส้นตาราง คือ เส้นที่ลากโยงมาจากแกนข้อมูลของกราฟ เพื่อแบ่งข้อมูลในแต่ละจุดหรือแต่ละกลุ่มให้ดูกราฟได้ชัดเจนขึ้น

ใส่ข้อความและจัดรูปแบบข้อความในกราฟ
ให้ผู้เรียนใส่ข้อความในส่วนประกอบของกราฟอย่าง ชื่อกราฟ และ ชื่อแกน ที่เพิ่มเข้า แล้วจัดรูปแบบข้อความได้เหมือนการจัดข้อความทั่วไปจากเครื่องมือกลุ่ม Font โดยคลิกเลือกองค์ประกอบก่อนแล้วใช้คำสั่ง

เปลี่ยนชนิดของกราฟ (Chart Type)

หลังจากสร้างกราฟแบบใดแบบหนึ่งเอาไว้แล้ว หากต้องการเปลี่ยนไปเป็นกราฟประเภทอื่นก็เลือกได้ หรือเปลี่ยนเป็นกราฟแบบผสม 2 กับข้อมูลแต่ละชุดได้ แต่จะทำได้กับกราฟ 2 มิติ ส่วนกราฟ 3 มิติต้องเปลี่ยนทุดชุดไม่สามารถเลือกแบบผสมได้

การตกแต่งกราฟนอกจากการเลือกจากรูปแบบสำเร็จจากชุด Chart Styles ที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้แล้ว ผู้เรียนสามารถตกแต่งละองค์ประกอบของกราฟได้ เช่น เปลี่ยนสีชุดข้อมูล ใส่รูปภาพ เส้นขอบ เอฟเฟ็กต์ และข้อความได้ในแต่ละจุด โดยใช้เครื่องมือจากแท็บ รูปแบบ ของ เครื่องมือแผนภูมิ

ใส่เอฟเฟ็กต์ตกแต่งกราฟ

ออบเจ็กต์กราฟทั้งชุด หรือชุดข้อมูล (Series) สามารถใส่เอฟเฟ็กต์พิเศษเพื่อเพิ่มความน่าสนใจให้กับกราฟได้ เช่นใส่เงา หรือใส่ขอบเรืองแสงที่พื้นที่กราฟ (Chart Area) ได้

การตกแต่งกราฟนอกจากการเลือกจากแท็บ เครื่องมือแผนภูมิ แล้ว ใน Excel 2013 ผู้เรียนสามารถจัดรูปแบบกราฟได้จากหน้าต่าง รูปแบบ

คำสั่งและตัวเลือกที่ใช้ปรับแต่ง องค์ประกอบที่เลือก เช่น  เลือกรูปทรงกราฟแต่ละชุดต่างกันได้

• คำสั่งในกรอบ Format ในกลุ่ม สีพื้นและสีเส้น และกลุ่ม เอฟเฟ็กต์ จะทำงานคล้ายกับการจัดรูปแบบรูปภาพและกราฟิกที่เราได้ใช้งานที่ผ่านมา

ใส่รูปภาพในชุดข้อมูล
นอกจากการตกแต่งชุดข้อมูลกราฟแต่ละชุดด้วยสีพื้นแล้ว ผู้เรียนสามารถนำรูปภาพมาตกแต่งในชุดข้อมูลได้ เพื่อสื่อความหมายในการนำเสนอกราฟได้ เช่น การใส่ภาพสินค้า บริการ รูปข้อมูลที่ต้องการสื่อออกมา หรือจะนำมาตกแต่งเพื่อความสวยงานก็ได้เช่นกัน

รูปภาพที่ได้บนชุดข้อมูลกราฟเริ่มต้นนั้นจะยืดภาพ 1 ภาพสูงเท่ากับค่าในชุดข้อมูลหรือแท่งกราฟ

ปรับแต่งขนาดรูปภาพในชุดข้อมูล
รูปภาพที่แสดงในแท่งกราฟตามค่าพื้นฐานนั้นจะถูกยืดภาพให้แสดง 1 รูปเท่ากับความสูงของกราฟแท่งเท่านั้น แต่ผู้เรียนสามารถปรับการแสดงของภาได้ดังนี้         

• ยีด  (Stretch) ยืดภาพให้พอดีกับแท่งกราฟ (1 ภาพ)
• กองซ้อน (Stack) ซ้อนภาพตามค่าสเกลหลัก (Major Unit) ของชุดข้อมูลที่อยู่ซ้ายสุด (ค่าแกน Y)
• กองซ้อนและจัดมาตราส่วนกับ (Stack and Scale) ให้ผู้เรียนกำหนดค่าของสเกลลงไปได้ว่า 1 ภาพแสดงในค่าสเกลลงไปได้ว่า 1 ภาพแสดงในค่าสเกลแกน Y เท่าไร

ตกแต่งกราฟด้วยรูปภาพ

หลังจากที่ผู้เรียนสร้างกราฟไปแล้ว หากต้องการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลที่พล็อตลงไปในกราฟ เพิ่ม-ลดชุดข้อมูล หรือสลับชุดข้อมูลก็ทำได้ ดังนี้
เพิ่มหรือลดชุดข้อมูล
วิธีการเพิ่มหรือลดชุดข้อมูลที่นำมาพล็อตเป็นกราฟที่ทำได้ง่าย สะดวกและรวดเร็วที่สุดคือ เมื่อคุณคลิกเลือกกราฟแล้วจะเห็นเส้นอ้างอิง เส้นสีแดงคือข้อมูลแกน X ส่วนเส้นสีน้ำเงินคือชุดข้อมูลแกน Y นั้นเอง หากผู้เรียนต้องการปรับเพิ่มหรือลดชุดข้อมูลก็คลิกลากเส้นขอบเขตของช่วงเซลล์ได้

สลับแนวข้อมูล (Switch Row/Colum)
เป็นการสลับชุดข้อมูลจาการพล็อตแนวแถว (Row) ให้เป็นพล็อตแนวคอลัมน์ (Colum) หรือกลับกันเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลอีกด้านหนึ่งได้

เลือกและแก้ไขข้อมูล (Select Data)
หากต้องการเลือกชุดข้อมูล สลับข้อมูล หรือจัดลำดับชุดข้อมูลใหม่ให้เลือกคำสั่ง เลือกข้อมูล ซึ่งจะมีคำสั่งให้ผู้เรียนแก้ไขชุดข้อมูลของกราฟได้ ดังนี้

การจัดองค์ประกอบของกราฟ (Chart Element)          
องค์ประกอบของกราฟจะมีหลายอย่าง ซึ่งจะช่วยให้การนำเสนอกราฟได้สมบูรณ์ เพราะองค์ประกอบแต่ละส่วนจะช่วยอธิบายกราฟได้ชัดเจนมากขึ้น เบื้องต้นอาจแสดงเฉพาะองค์ประกอบหลักๆ ที่จำเป็น แต่ยังมีส่วนอื่นๆที่ยังไม่ได้เลือกแสดง คุณอาจเพิ่มองค์ประกอบเหล่านั้นเข้ามา หรือจะยกเลิกการแสดงผลขององค์ประกอบที่ไม่ต้องการได้โดยจะเลือกคำสั่งใน Chart Elements (องค์ประกอบแผนภูมิ) ดังนี้

จัดตำแหน่งชื่อกราฟ
ชื่อกราฟหรือชื่อแผนภูมิ (Chart Title) เป็นข้อความที่เราใส่ลงไปในกราฟ ซึ่งช่วยอธิบายเรื่องราวหรือภาพรวมของกราฟที่นำเสนอได้ว่ารูปภาพหรือกราฟแต่ละแท่งนั้นจะบอกค่าอะไร ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญซึ่งกราฟจะขาดไม่ได้ จะเลือกแสดงและจัดรูปแบบได้ ดังนี้

- ข้อความของ Chart Title สามารถจัดรูปแบบได้เหมือนข้อความทั่วไป จากเครื่องมือกลุ่ม Font บนแท็บ Home หรือจัดแบบข้อความWordArt