ตัวอย่าง pdca เกี่ยวกับการบริหารโรงเรียน

เทคนิคการบริหาร

 โรงเรียนบ้านจิกลาดใช้หลักการบริหารแบบวงจรเดมมิ่ง หรือวงจร PDCA

          การบริหารแบบวงจรเดมมิ่ง หรือวงจร (PDCA) เป็นกิจกรรมพื้นฐานในการพัฒนาประสิทธิภาพและคุณภาพของการดำเนินงาน ซึ่งประกอบด้วย ขั้นตอน ๔ ขั้นตอน คือ การวางแผน การลงมือปฏิบัติ การตรวจสอบประเมิน
และการปรับปรุงแก้ไขและพัฒนา การดำเนินกิจกรรมวงจรเดมมิ่ง (PDCA) อย่างเป็นระบบได้ครบวงจรอย่างต่อเนื่อง หมุนเวียนไปเรื่อยๆ ย่อมส่งผลให้ การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพเพิ่มขึ้นโดยตลอด ขั้นตอนแต่ละขั้น
ของวงจรเดมมิ่ง มีรายละเอียด ดังนี้

การวางแผน (Plan : P) หมายถึง การกำหนดขั้นเป้าหมาย/วัตถุประสงค์ในการดำเนินการ วิธีการ และขั้นตอนที่จำเป็น เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายในการวางแผนจะต้องทำความเข้าใจกับเป้าหมาย วัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เป้าหมายที่กำหนดต้องเป็นไปตามนโยบาย วิสัยทัศน์ และพันธกิจขององค์การเพื่อก่อให้เกิดการพัฒนาที่เป็นไป
ตามแนวทางเดียวกัน การวางแผนจำเป็นต้องกำหนดมาตรฐานการทำงาน จะช่วยให้การวางแผนมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

การลงมือปฏิบัติ (Do : D) หมายถึง การปฏิบัติงานตามแผนงานที่กำหนดไว้อย่างเป็นขั้นเป็นตอน ซึ่งก่อนที่
จะลงมือปฏิบัติจำเป็นจะต้องศึกษาข้อมูลและเงื่อนไขต่างๆ ของสภาพงานที่เกี่ยวข้องเสียก่อน

การตรวจสอบ (Check : C) หมายถึง กิจกรรมที่มีขึ้นเพื่อประเมินผลว่าการปฏิบัติงานตามแผนหรือมีปัญหาเกิดขึ้น
ในระหว่างการปฏิบัติงานหรือไม่ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญ เนื่องจากการดำเนินงานใด ๆ มักจะเกิดปัญหาแทรกซ้อนที่ทำให้การดำเนินงานไม่เป็นตามแผนอยู่เสมอ ซึ่งเป็นอุปสรรค ต่อประสิทธิภาพและคุณภาพของการทำงาน การติดตามตรวจสอบ และการประเมินปัญหาจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องกระทำควบคู่ไปกับการดำเนิน เพื่อให้ทราบถึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการปรับปรุงคุณภาพของการดำเนินงานต่อไป

การปรับปรุง/พัฒนา (Action : A) หมายถึง กิจกรรมที่มีขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหลังจากการดำเนินงานเสร็จสิ้น และมีการประเมินตรวจสอบผลการดำเนินงานจนได้ข้อสรุป การปรับปรุงอาจเป็นการแก้ไขแบบเร่งด่วน เฉพาะหน้า หรือการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำรอยเดิมอีก เมื่อมีการดำเนินงานตามวงจร PDCA ในรอบใหม่อีกครั้ง การปรับปรุงงานช่วยเพิ่มคุณภาพและประสิทธิภาพของการวางแผนการดำเนินงาน และถ้าผลงานบรรลุตามเป้าหมายแล้วให้พัฒนามาตรฐานให้สูงขึ้นในการดำเนินงานตามวงจร PDCA ในรอบใหม่อีกครั้ง

ขั้นตอนของวงจรเดมมิ่ง หรือวงล้อ (PDCA)

ขั้นตอนของวงจรเดมมิ่ง หรือวงล้อ (PDCA) คือวิธีการที่เป็นขั้นตอนในการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่องไปไม่มีที่สิ้นสุด ซึ่งเขียนได้ว่า Plan-Do-Check-Action หรือ PDCA ที่ทำให้งานเสร็จอย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพและเชื่อถือวางใจได้ โดยการใช้วงจร PDCA เป็นเครื่องมือการบริหารงานอย่างต่อเนื่องในการติดตามปรับปรุงพัฒนาให้บรรลุเป้าหมายขององค์การมี ๔ ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ ๑ การวางแผน (Plan : P)

การวางแผนงานจะช่วยพัฒนาความคิดต่าง ๆ เพื่อนำไปสู่รูปแบบที่เป็นจริงขึ้นมาในรายละเอียดให้พร้อมในการเริ่มต้นลงมือปฏิบัติ (Do) ดังนี้

๑.  กำหนดขอบเขตของปัญหาให้ชัดเจน

๒.  กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย เป็นหัวใจของการวางแผน มีองค์ประกอบ SMART ดังนี้

S = SPECIFIC                    หมายถึง  รู้ชัดเจนว่าทำอะไร

M = MEASURAVLE            หมายถึง  เป็นรูปธรรมสามารถวัดได้

A = AGREEABLE               หมายถึง  ทุกฝ่ายเห็นชอบด้วย

R = REALIISTIC                 หมายถึง  เป็นความจริงสามารถปฏิบัติได้

T = TIMING                         หมายถึง  กำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด

ขั้นตอนที่ ๒ การลงมือปฏิบัติ (Do : D)

ประกอบด้วยการปฏิบัติงาน ๓ ระยะ คือ

๑.  การวางกำหนดการ

๑.๑  การแยกแยะกิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องปฏิบัติ

๑.๒  กำหนดเวลาที่คาดว่าจะต้องใช้ในกิจกรรมแต่ละอย่าง

๑.๓  การจัดสรรทรัพยากรต่าง ๆ

๒.  การจัดการแบบแมทริกซ์ (Matrix Management) เป็นการจัดการที่สามารถดึงเอาผู้เชี่ยวชาญหลายแขนงจากแหล่งต่าง ๆ มาได้ และเป็นวิธีช่วยประสานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ

๓.  การพัฒนาขีดความสามารถในการทำงานของผู้ร่วมงาน

๓.๑  ให้ผู้ร่วมงานเข้าใจถึงงานทั้งหมดและทราบเหตุผลที่ต้องกระทำนั้น ๆ

๓.๒  ให้ผู้ร่วมงานพร้อมในการใช้ดุลยพินิจอันเหมาะสมในการปฏิบัติงานด้วยความยืดหยุ่นภายใต้ขีดจำกัดของแนวทางที่กำหนดไว้

๓.๓  สอนให้ผู้ร่วมงานฝึกกระบวนการทางความคิด โดยการฝึกฝนด้วยการทำงาน

ขั้นตอนที่ ๓ การตรวจสอบ (Check : C)

การตรวจสอบก่อนทำงานใช้หลักของ SWOT Analysis เป็นการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส
และอุปสรรค เพื่อให้ทราบสถานการณ์ปัจจุบันขององค์กร

การตรวจสอบทำให้ให้รับรู้สภาพการของงาน เปรียบเทียบกับสิ่งที่วางแผน ซึ่งมีกระบวนการดังนี้

๑.  กำหนดวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

๒.  รวบรวมข้อมูล

๓.  พิจารณากระบวนการทำงานเป็นตอน ๆ เพื่อแสดงจำนวนและคุณภาพของผลงานที่ได้รับในแต่ละขั้นตอน เปรียบเทียบกับที่ได้วาแผนไว้

๔.  การรายงานจะเสนอผลการประเมินรวมทั้งมาตรการป้องกันความผิดพลาดหรือความล้มเหลว

ขั้นตอนที่ ๔ การปรับปรุง/พัฒนา(Action : A)

เป็นกิจกรรมที่ต่อเนื่องจากการตรวจสอบ หากพบว่าเกิดข้อบกพร่องขึ้น ทำให้งานที่ได้ไม่ตรงตามเป้าหมายหรือผลงานไม่ได้มาตรฐาน ให้ปฏิบัติการแก้ไขปรับปรุงและพัฒนาตามลักษณะของปัญหาที่ค้นพบ ดังนี้

๑.  ถ้าผลงานเบี่ยงเบนไปจากวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ต้องรีบแก้ไขที่ต้นเหตุ

๒.  ถ้าพบความผิดปกติใดๆ ให้ค้นหาสาเหตุแล้วหาทางป้องกันเพื่อมิให้เกิดความผิดพลาดนั้นเกิดขึ้นอีก

๓.  ในการแก้ปัญหาเพื่อให้ผลงานได้มาตรฐานมีแนวทาง ดังนี้

๓.๑  การย้ำนโยบาย

๓.๒  ปรับปรุงระบบหรือวิธีการทำงาน

๓.๓  ประชุมเกี่ยวกับกระบวนการทำงาน

วงจรเดมมิ่ง หรือ PDCA เป็นกระบวนการหนึ่ง ซึ่งสามารถที่จะนำมาใช้ได้เป็นอย่างดีในการควบคุมคุณภาพหรือการบริหารคุณภาพ โดยกำหนดระดับคุณภาพสูงขึ้น

P = การวางแผน                                        A = หากบรรลุแผนให้รักษามาตรฐานไว้

D = ปฏิบัติตามแผนที่กำหนด                      P = วางแผนใหม่ ตั้งเป้าหมายให้สูงขึ้น

C = ตรวจสอบผลกับแผน                           D = ปฏิบัติตามแผนที่กำหนด

A = หากไม่บรรลุแผนให้หาสาเหตุ              C = ตรวจสอบผลกับแผน

      และวางแผนแก้ไขใหม่                         A = หากไม่บรรลุตามแผนให้วางแผนแก้ไขใหม่