การปฏิบัติงาน ใน ขั้น ตอน สุดท้าย ของ การ ทำงาน กลุ่ม

5 ขั้นตอนทำงานเป็นทีม อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยความรับผิดชอบของงานบางตำแหน่งที่มักทำงานคนเดียวมาโดยตลอด แต่จะมีโปรเจคเฉพาะกิจที่จะต้องทำงานเป็นทีม แล้วจะเริ่มต้น และเตรียมตัวได้อย่างไร? เรามาดู 5 ขั้นตอนการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพกัน

สารบัญ Show

5 ขั้นตอนทำงานเป็นทีม อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนการทํางานกลุ่มมีอะไรบ้าง
การปฏิบัติงานที่ถูกต้องมีอะไรบ้าง
หน้าที่ในการทำงานกลุ่มมีอะไรบ้าง
ขั้นตอนการทำงานของกระบวนการกลุ่มหมายถึงอะไร

Step 1 ประชุมหาเป้าหมายและจดบันทึก

หัวใจหลักของการทำงานเป็นทีมคือการมีเป้าหมายร่วมกัน คงไม่ดีถ้าเพื่อนร่วมทีมทำงานโดยไม่รู้ว่าเป้าหมายคืออะไร ต้องรอรับคำสั่งจากหัวหน้าโปรเจคในทุกขั้นตอนการทำงาน ฉะนั้นควรมีการประชุมหาเป้าหมาย รวมทั้งจดบันทึกเพื่อสรุปประเด็นและใช้อ้างอิงในภายหลัง

Step 2 แบ่งงานและสร้าง Task

สิ่งที่คนไทยทำได้ดีต้องยอมรับว่าคือการทำงานคนเดียว ฉะนั้นเมื่อเรามีเป้าหมายร่วมกันที่ชัดเจนและมีเอกสารสรุปการประชุมแล้ว ให้แจกงานที่เหมาะสมกับทักษะของคนๆนั้น และสร้าง Task เพื่อคอยเตือนและเป็นการอัพเดทสถาณะการทำงานกับเพื่อนร่วมทีม วิธีนี้จะทำให้งานดำเนินไปด้วยความรวดเร็ว

Step 3 ลงมือทำ

เมื่อได้รับ Task มาแล้วเรื่องดีคืองานที่ได้รับมอบหมายมาเป็นงาน ที่คุณถนัด คราวนี้คุณสามารถทุ่มเทสรรพกำลังในการทำงานได้ อย่างเต็มที่ ถือว่าเป็นพื้นที่ปล่อยของโชว์ทักษะให้เจ้านายเห็น แค่อย่าลืมเป้าหมายหลักของทีมก็พอ อีกประเด็นที่สำคัญถ้าคุณมีไอเดียดีๆเกิดขึ้นในระหว่างนี้ ให้แจ้งทุกคนในทีมและขอความเห็นทุกครั้ง เพื่อทุกคนจะได้รับรู้ร่วมกันว่าตอนนี้โปรเจคกำลังไปในทิศทางเดียวกันหรือไม่

Step 4 คอมเมนท์และปรับปรุง

หลังจากที่แยกย้ายกันไปทำงานของแต่ละคน ถึงเวลาที่ต้องขมวดงานทุกอย่างเข้าหากัน รับความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมทีม และปรับปรุงบางส่วนที่ดูเหมือนหลุดกรอบไปบ้าง ให้เข้ากันได้กับภาพรวมทั้งหมดของโปรเจค

Step 5 รายงานผลและพัฒนา

ขั้นตอนสุดท้ายเมื่อโปรเจคสำเร็จลุล่วงไปแล้ว ควรจะกลับมาสรุปผลเพื่อทบทวนว่ากลยุทธ์ไหนที่ใช้ได้ดี หรือมีอะไรที่จะต้องปรับปรุงพัฒนาต่อสำหรับโปรเจคต่อไป และนอกจากนั้นถือโอกาศนี้ในการกล่าวชมเชย หรือขอบใจเพื่อนร่วมทีม เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานร่วมกันครั้งต่อไป

หากคุณต้องการตัวช่วย

Optimus เสนอ Samepage บริการ Cloud Service ทำหน้าที่เป็นสื่อกลางในการทำงานร่วมกัน เพี่อผลลัพท์ที่มีประสิทธิภาพ ด้วยความสามารถด้านการสร้างบทความ, การแชร์ข้อมูลต่างๆในทีม, Task, การแจ้งเตือน, แชทกลุ่ม หรือแม้กระทั่งปฏิทิน ทั้งหมดนี้คือตัวช่วยในการสื่อสารภายในทีมที่ยืดหยุ่นหยุ่นในการใช้งาน รองรับทั้ง Pc, Tablet และ Smartphone ทั้ง Android และ iOS ซึ่งช่วยให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและจบโปรเจคกันโดยไม่มีความขัดแย้ง

ท่ามกลางสังคมที่ดูจะรวดเร็วและเร่งรีบขึ้นเรื่อย ๆ เชื่อว่าหลายคนคงเคยรู้สึกอยากมีเวลามากกว่า 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน เพราะรู้สึกว่าตัวเองมีเวลาไม่พอในการทำงาน ทั้ง ๆ ที่ก็ยุ่งอยู่ทั้งวัน พองานไม่เสร็จ ความเครียดก็เริ่มตามมาจนส่งผลกระทบกับงานต่อไปในวันข้างหน้าซึ่งทำร้ายสภาพจิตใจและประสิทธิภาพในระยะยาวในท้ายที่สุด

ประเด็นและเป้าหมายที่คนหันมาสนใจอยากพัฒนาจึงเป็น การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพื่อให้ใช้เวลาได้คุ้มค่าและได้งานที่มีคุณภาพออกมา แต่การทำงานหลายชั่วโมงไม่ได้แปลว่าทำงานมีประสิทธิภาพ และการทำงานเยอะก็ไม่ได้แปลว่าทำงานที่สำคัญ สิ่งที่เราต้องเข้าใจก่อนคือ ความมีประสิทธิภาพที่ว่านั้นมันวัดจากอะไร และจะรู้ได้อย่างไรว่าตัวเราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงขึ้นแล้ว?

ประสิทธิภาพในการทำงาน

‍

ประสิทธิภาพในการทำงานที่หลาย ๆ คนพูดถึงคือ การวัดว่าเราสามารถทำงานได้ดีและถูกต้องด้วยวิธีที่ดีที่สุดที่เป็นไปได้ และงานที่ทำนั้นตรงตามเป้าหมายของทั้งบริษัทและตัวเอง ซึ่งต้องคำนึงถึงทั้ง Input ที่เราใส่เข้าไปในงานอย่างเวลาและพลังงาน (หรือวัตถุดิบที่ใช้ผลิตถ้ามองในมุมอุตสาหกรรม) และ Output หรือผลลัพธ์ที่ได้ว่ามีปริมาณและคุณภาพมากขนาดไหน ซึ่งเป้าหมายของการทำงานที่นับว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุดวัดได้จาก

- ใช้เวลาน้อยที่สุด

- สูญเสียพลังงานน้อยที่สุด

- ผลลัพธ์ที่ได้มีคุณภาพและปริมาณสูงที่สุด

การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานจึงโฟกัสไปที่การทำงานให้เร็วขึ้น มีความเชี่ยวชาญมากขึ้น และผลลัพธ์ทำให้เกิดความพึงพอใจมากขึ้น ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว งานที่แตกต่างกันก็มีข้อจำกัดต่างกัน โดยเฉพาะเรื่องเวลา ยกตัวอย่างเช่น พนักงานออฟฟิศที่มีช่วงเวลาทำงานตายตัว กับ ฟรีแลนซ์ที่บริหารเวลาทำงานเองทั้งหมด สิ่งสำคัญจึงเป็นการปรับวิธีการทำงานของตัวเองและเรียนรู้เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุดนั่นเอง

ในบทความนี้ เราเลยขอแนะนำ 5 วิธีในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะทำงานอะไร ที่ไหน และด้วยเวลาแบบตายตัวหรือไม่ก็ตาม

1. เริ่มวางแผนตารางเวลา

เมื่อได้รับงานมาทั้งงานแบบระยะสั้นและระยะยาว สิ่งแรกที่ควรทำคือ การจัดตารางงานโดยการแบ่งงานและจัดลำดับความสำคัญ เพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และส่งผลต่อเป้าหมายของคุณและบริษัท

การจัดลำดับความสำคัญ

วิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานนั้นมีหลากหลายแบบ แต่โมเดลที่คนนิยมใช้คือ Eisenhower Matrix หรือเจ้า Urgent-Important Matrix ซึ่งแบ่งงานออกเป็น 4 ส่วนตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนดังภาพ

จะเห็นได้ว่างานแต่ละงานมีความสำคัญไม่เท่ากัน และมันส่งผลกับชีวิตคุณไม่เท่ากันด้วย เช่น ถ้าคุณเป็นพนักงานขาย งานเช็คอีเมลก็ไม่สำคัญเท่าการเตรียมไอเดียพรีเซนต์การขายอย่างแน่นอน แต่หลายๆคนก็ยังเสียเวลามากมายในการเช็คอีเมลตลอดทั้งวันอยู่เสมอ ดังนั้นความสำคัญที่เราควรมองจริงๆจึงเป็นงานที่มีผลต่อการก้าวหน้าในสายอาชีพ ไม่ใช่งานที่ทำแล้วจบไปแต่ไม่มีผลสำคัญที่ใช้ประเมินได้กับองค์กรและตัวเอง

การแบ่งงาน

เมื่อจัดลำดับได้แล้ว สิ่งต่อไปคือการแบ่งงานและจัดลงตารางเวลาที่คุณมี เพราะคนที่เก่งมักจะรู้ว่าเขาต้องทำอะไร เมื่อไหร่ และจะใช้พลังงานเท่าไหร่ให้ได้งานที่มีคุณภาพ ซึ่งวิธีแบ่งที่จะช่วยให้งานง่ายขึ้นได้แก่

- แบ่งงานเป็นชิ้นย่อย ๆ : ลองนึกถึงงานก่อสร้าง 1 โปรเจค แน่นอนว่ามันย่อมมีขั้นตอนก่อสร้างมากมายตามลำดับ งานแต่ละชิ้นไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็กก็ย่อมมีขั้นตอนย่อยเหมือนกัน การเลือกใช้เวลาที่เราแอคทีฟมากที่สุดกับชิ้นงานย่อยที่สำคัญนั้นจึงทำให้งานมีคุณภาพ และคุณยังไม่เสียเวลาไปกับงานย่อยที่สำคัญน้อยกว่าอีกด้วย

- แบ่งเวลาสำหรับแต่ละงาน: จัดตารางเวลาว่าจะทำงานไหน ตอนไหน โดยเรียบเรียงให้ง่าย เพราะยิ่งจัดตารางได้ดี คุณก็ไม่ต้องเสียเวลาคิดตลอดท้ังวันว่าต้องทำอะไรต่อไป ซึ่งการลงตารางแบบนี้อาจจะวางเป็นทุกสัปดาห์ เพราะเป็นระยะเวลาที่พอเหมาะ และควรวางงานสำคัญในแต่ละวัน 3-5 งาน ซึ่งถือว่าไม่มากหรือน้อยเกินไป

หนึ่งสิ่งที่สำคัญคือ การพยายามอย่าผัดวันประกันพรุ่ง เพราะถ้าคุณเลื่อนหนึ่งงาน งานต่อ ๆไปก็จะถูกกระทบ การจัดตารางจึงควรมีช่วงเวลาว่างที่ยืดหยุ่นมากพอด้วย สำหรับงานที่อาจเข้ามากะทันหัน และงานอื่น ๆ ที่ทำไม่ทัน

2. เรียนรู้ 'ตัวเอง'

การวางแผนที่ดีต้องมาพร้อมกับการประเมินความสามารถของตัวเอง เพราะถ้าคุณวางตารางว่างานไหนจะใช้เวลาเท่าไหร่ แต่ไม่สามารถทำงานให้เสร็จภายในเวลาได้ สิ่งที่ตามมาคือความเครียดที่อาจจะสะสมขึ้นเรื่อย ๆ ยิ่งคิดถึงงานที่ทำไม่เป็นไปตามตารางเวลา ก็ยิ่งเป็นการกดดันและไม่พอใจในตัวเองมากขึ้น สิ่งที่ต้องรู้เพื่อการวางเวลาให้เหมาะสมมากขึ้นได้แก่

- รู้ลิมิต: คนแต่ละคนมีขีดจำกัดและข้อจำกัดในการทำงานไม่เหมือนกัน บางคนอาจทำงานดึกแล้วตื่นมาไม่มึนได้ แต่หลายคนมักจะเบลอจากการทำงานล่วงเวลา จนทำให้ไม่สดใสในวันต่อไป คิดอะไรไม่ค่อยออก ส่งผลให้สมองและพลังงานลดลงจนทำงานได้มีประสิทธิภาพลดลง การรู้ลิมิตที่เหมาะสมจึงจำเป็น

- รู้เป้าหมาย: คนทำงานได้ดีส่วนใหญ่มักรู้ว่าตัวเองทำงานชิ้นนั้นไปเพื่ออะไร มันตอบโจทย์อะไรกับหน้าที่การงานในอนาคต และรู้สึกมีแรงจูงใจในการทำงานอยู่เสมอ แม้จะเป็นเรื่องยากที่จะหนีจากอาการหมดไฟ แต่การมีเป้าหมายชัดเจนในงาน จะทำให้คุณสามารถกลับมาทำงานได้ตรงวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

พอเข้าใจตัวเองแล้ว เทคนิคทำงานที่คุณควรสนใจต่อไปคือ

- รู้จักพัก: การหักโหมกับงานมากเกินไปทำให้หมดไฟและเครียดสะสมได้ คุณจึงควรพักช่วงสั้นในระหว่างทำงานเพื่อรีเฟรชสมองและสายตาก่อนจะพร้อมลุยงานต่อไป

- รู้จักปฏิเสธให้เป็น: การปฏิเสธในที่นี้ไม่ได้หมายถึงการไม่รับงานใด ๆ แต่หมายถึงการเลือกงานและเวลาให้เหมาะสม เพราะบางครั้งที่เพื่อนร่วมงานขอให้คุณช่วยทำงานพร้อมบอกว่าเร่งด่วน ความจริงแล้วมันอาจจะไม่เร่งด่วนขนาดนั้น ในกรณีนี้ การขอเวลาอีกสัก 15 นาทีรอให้ทำงานปัจจุบันเสร็จก่อนก็ดีต่อความต่อเนื่องและประสิทธิภาพมากกว่า

3. สภาพแวดล้อมการทำงาน

สิ่งรบกวนมากมายต่างอยู่ในที่ทำงานโดยที่คุณเลือกไม่ได้ ทั้งเพื่อนร่วมงานที่พูดคุยกัน เสียงคุยโทรศัพท์ เสียงแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย หรือเสียงประกาศใด ๆ ก็ตาม ซึ่งทำให้เสียสมาธิได้ง่ายมาก ยิ่งเฉพาะตอนที่คุณกำลังโฟกัสกับงานเต็มที่ การกลับมาโฟกัสเต็มที่อีกรอบยิ่งยากขึ้นไปใหญ่ การปรับสภาพแวดล้อมโดยตัดสิ่งรบกวนจะช่วยทำให้คุณมีสมาธิมากขึ้น ยกตัวอย่างเช่น การลงทุนซื้อหูฟังตัดเสียงเพื่อป้องกันเสียงรบกวน การปิดแจ้งเตือนโทรศัพท์ของคุณชั่วคราว และออกจากอีเมล เป็นต้น

นอกจากนี้การเลือกบริเวณที่เหมาะกับการทำงานและการจัดโต๊ะก็มีผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น เพราะคุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหากองเอกสารบนโต๊ะหรือค้นหาไฟล์บนหน้าจอ Desktop ที่รก โดยสภาพแวดล้อมที่ดี นอกจากจะไม่รบกวนสมาธิแล้วยังทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ง่ายขึ้น ซึ่ง HUBBA ก็เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ดีสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสม ด้วยบริการที่หลากหลายทั้งพื้นที่ทำงานส่วนตัว ห้องประชุม หรือพื้นที่ส่วนรวมที่คุณสามารถเลือกได้

4. สมาธิและโฟกัส

วิธีการเพิ่มความสามารถในการโฟกัสนอกจากการตัดสิ่งรอบตัวแล้ว ยังมีวิธีการช่วยพัฒนาสมองและสติได้ดังนี้

- นั่งสมาธิ: การนั่งสมาธิในช่วงเวลาสั้น ๆ ทำให้คุณมีสติ เพิ่มความสามารถในการโฟกัส ทำให้ไม่วอกแวกง่าย และสามารถนั่งทำงานได้นานขึ้น

- นอนให้เพียงพอ: การนอนหลับเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อสมองและความสดชื่น ลองสังเกตว่าวันไหนที่นอนไม่พอ สมองก็อาจจะตื้อ ไม่สดใส ทำให้คิดงานไม่ออกด้วย

- ออกกำลังกาย: การออกกำลังกายช่วยทำให้ร่างกายตื่นตัวและสดชื่น ทำให้สามารถทำงานได้แบบแอคทีฟมากขึ้น

- กินอาหารที่ดี: อาหารมีส่วนสำคัญในการเติมพลังสมองและส่งผลต่อความแอคทีฟในแต่ละวัน เพราะอาหารบางประเภทเช่น Junk Food ก็ต้องใช้พลังงานในการย่อยเยอะ ทำให้อ่อนเพลียได้เร็วกว่าการกินผักและผลไม้ และยังมีเทรนด์การทานอาหารที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่าง IF (Intermittent Fasting) หรือการกินแบบจำกัดช่วงเวลาอีกด้วย

5. ติดต่อสื่อสาร

หลายครั้งที่เราคุยงานกับเพื่อนหรือเจ้านายแล้วไม่เข้าใจชัดเจนพอ หรือติดต่อแล้วมีความเข้าใจผิดพลาดทำให้งานออกมาไม่ตรงตามที่ต้องการ เราก็ต้องเสียเวลามากมายไปกับการแก้งานใหม่อีกรอบ ด้วยเหตุนี้การติดต่อสื่อสารให้มีประสิทธิภาพจึงเข้ามาช่วยให้การทำงานราบรื่นมากยิ่งขึ้น โดยในปัจจุบัน เครื่องมือหลายอย่างก็ถูกพัฒนามาเพื่อช่วยเรื่องการสื่อสาร เช่น Project Management Tool ที่ทำให้ทุกคนในทีมมองเห็นภาพงานที่ทำไปพร้อมกัน เมื่อมีข้อสงสัยก็สามารถสอบถามผ่านออนไลน์ได้ง่ายขึ้น

นอกจากวิธีที่กล่าวมาทั้งหมดแล้ว ยังมีเทคนิคในการตั้งเป้าหมายและจัดตารางอีกมากมายซึ่งนำไปทดลองใช้ได้ทันที แต่อย่าลืมว่าทั้งหมดนี้จะมีประสิทธิภาพได้ขึ้นอยู่กับตัวคุณ ทั้งวินัยและความตั้งใจ เพราะการบริหารเวลาและจัดการแบ่งงานคือหนึ่งในทักษะที่ต้องใช้เวลาฝึกฝน ทดลองกับตัวเอง และดูว่าวีธีไหนมีประสิทธิภาพมากที่สุด

ถ้าคุณพร้อมที่จะพัฒนาการทำงานแล้วก็ลองเริ่มปฏิบัติตามทีละข้อและลงมือทำตั้งแต่วันนี้กันเลย!

กดเพิ่ม HUBBA เป็นเพื่อน เพื่อติดตามข่าวสารและร่วมสนุกกิจกรรมอื่นๆ ได้แล้วที่ไลน์แอด @hubbathailand

‍

ขั้นตอนการทํางานกลุ่มมีอะไรบ้าง

๒.๓ ขั้นตอนการท างานด้วยกระบวนการกลุ่ม ๑. เลือกหัวหน้ากลุ่ม ๒. ก าหนดวัตถุประสงค์และ เป้าหมายของการท างาน ๓. วางแผนการท างาน ๔. ปฏิบัติงานตามหน้าที่ ที่ ได้รับมอบหมาย ๕. ประเมินผลและ ปรับปรุงการท างาน ขั้นตอนการท างาน ด้วยกระบวนการกลุ่ม

การปฏิบัติงานที่ถูกต้องมีอะไรบ้าง

12 วิธีง่ายๆ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน.

1. จัดลำดับความสำคัญของงานให้เป็น ... .

2.วางแผนก่อนทำงานทุกครั้ง ... .

3.ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน ... .

4.โฟกัสกับการทำงานในช่วง Deep Work ให้ได้มากที่สุด ... .

5.ตัดสินใจให้เป็น ... .

6.หาเวลาพักผ่อน ... .

7.ให้ความสำคัญกับการสื่อสาร ... .

8.เรียนรู้และพัฒนาทุกครั้งที่เกิดข้อผิดพลาด.

หน้าที่ในการทำงานกลุ่มมีอะไรบ้าง

Teamwork อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ.

1. เข้าใจการทำงานของตนเอง และคนอื่น ... .

2. สร้างและโฟกัสเป้าหมายร่วมกัน ... .

3. สร้างทีมด้วยความสามารถหรือจุดเด่นของแต่ละคน ... .

4. ตรงไปตรงมา จริงใจต่อกัน ให้การสนับสนุนกัน ... .

5. เพิ่มความสนิทสนม สานสัมพันธ์ ... .

6. เป็นผู้นำที่ดี และเป็นผู้ตามที่มีวินัย.

ขั้นตอนการทำงานของกระบวนการกลุ่มหมายถึงอะไร

กระบวนการกลุ่มเป็นวิทยาการที่ศึกษาเกี่ยวกับกลุ่มคนเพื่อนำความรู้ไปใช้ในการปรับเปลี่ยนเจตคติและพฤติกรรมของ คน ซึ่งจะนำไปสู่การเสริมสร้างความสัมพันธ์และการพัฒนาการทำงานของกลุ่มคนให้มีประสิทธิภาพ