วิธีเชิญประชุม microsoft team

บทความนี้ จะแนะนำวิธีการสร้างประชุมในรูปแบบต่างๆ และ ในแต่ละ Devices

Pro tip : การประชุมแบบอิงห้องเรียน จุคนได้ 300 คนในแพลนเริ่มต้น และ 1,000 คนในแพลนเสียตัง โดยประชุมได้สูงสุด 24 ชั่วโมง หากเกิน ให้ออกเข้าใหม่

Case 1: นัดด่วนแบบอิงห้องเรียน ( สร้างห้องแล้ว )

เหมาะกับ : เริ่มเรียนทันที แบบไม่นัดล่วงหน้า

ไปที่ Teams ที่ต้องการจะนัดประชุม จากนั้น คลิกไปที่ไอคอนรูปกล้องที่ด้านขวาบน จะปรากฎหน้าให้เลือกว่าจะ “Meet now — ประชุมตอนนี้เลย” หรือ “Schedule a meeting — นัดล่วงหน้า”

ใน iPad ก็จะอยู่บริเวณเดียวกัน

Case 2: นัดด่วนแบบ ไม่อิงห้องเรียน ( ไม่ต้องสร้างห้องเรียน )

เหมาะกับ : ประชุมทันที กับ คนทั่วไป ที่ไม่ได้สร้างห้อง หรือ แค่ไม่กี่คน เช่น ประชุมครู

• กด Calendar ที่เมนูด้านซ้าย และเลือก Meet now ได้เลย จากนั้น Get a link to share แล้วเริ่มประชุม

Pro tip : เราสามารเก็บ link ไว้ใช้ทีหลังได้ โดยที่ได้ต้องเริ่มห้องประชุมตอนนั้น

เมื่อเปิดห้องมาแล้ว จะขึ้น Popup ให้กด Copy link อีกครั้งเช่นเดียวกัน หากลืม copy ก่อนเข้าห้อง

หรือถ้าประชุมไปแล้ว อยากส่ง Meeting link เพิ่มเติมให้คนที่ตามเข้ามาทีหลัง ก็สามารถ กดได้ที่ People →Share Invite → Copy Meeting link

Pro tip : ถ้าเป็นคนในองค์กร ก็พิมพ์ชื่อ เหมือนโทรตามได้เลยครับ

Link นี้ จริงๆมีอายุนานกว่า 60 วัน แปลว่าส่งครั้งเดียว ใช้งานได้นาน คราวหน้าตกลงกันว่าจะเจอกันตอนไหน แล้วเข้า link เดิมก็ได้ครับ

ใน Outlook ก็มีปุ่ม Meet now เหมือนกันนะครับ เวลาเปิด Calendar มา

หากสร้างจาก Mobile / iPad

คลิกปุ่ม Calendar จากนั้นจะเจอไอคอนรุปกล้อง สำหรับ Meet now

จากนั้นกด รูปคน และเลือกถาดที่มุมขวาบน เพื่อกด Copy link

ส่วนของ มือถือ ก็คล้ายๆกัน

สำหรับ Schedule Meeting ให้กดที่ปุุ่ม+

Case 3: Schedule a meeting แบบอิงห้อง ( นัดล่วงหน้า )

ถ้าใครไม่เจอปุ่มนี้ แสดงว่าทาง IT ได้ปิดเอาไว้ครับ อาจจะเนื่องจากใช้ email ที่เก็บบน sever ของตัวเอง ไม่ได้ใช้ Outlook online แต่ถ้าใครมี ก็ดีใจด้วยนะครับ คุณสะดวกไปอีกขั้น

Use case : นัดล่วงหน้า หรือ นัดประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เช่น นัดตารางสอนในห้องเรียน

• กดในหน้าทีมของเรา โดยจะอยู่ที่มุมขวาบน ( ระบุห้องให้เลย)

นัดแบบนี้ เราแค่เลือกเวลาที่จะนัด ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย ไม่ต้องเสียเวลาใส่ชื่อนักเรียนทีละคน

หากมีเรียนทุกวันจันทร์ ให้ไปตั้งค่าที่ Repeat options → Custom

ระบุได้ ว่าจะเกิดขึ้นซ้ำทุกๆ วันไหน สิ้นสุดวันไหน

ในมุมมองนักเรียน จะเจอ Link อยู่ใน Calendar

ในมุมมองของ iPad

ต้องไปใช้วิธีที่ 4 แทน คือ ไปสร้างนัดล่วงหน้า แล้วใส่ชื่อห้องทีหลัง

เลือกคำว่า ไปที่แชนเนล

เลือก เกิดซ้ำ

Case 4: Schedule a meeting แบบไม่อิงห้อง ( นัดล่วงหน้า )

Use case : นัดล่วงหน้า หรือ นัดประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เช่น Weekly meeting

• ไปที่เมนู Calendar ด้านซ้าย และเลือก ขวาบน ( ระบุคน หรือ ห้อง เอง )

กดเข้ามาแล้วก็ กรอกรายละเอียดเหมือนนัดประชุมปกติได้เลยครับ

• จุดสำคัญอยู่ตรงที่ ต้องใส่ Email “Add require attendees” หรือ “Add Channel” ด้วย ไม่งั้นมันจะไม่สร้าง Link สำหรับประชุมออนไลน์ให้

การเพิ่มชื่อคนใน Add require มันจะไปเพิ่มตารางใน Calendar ให้เลย แต่ถ้าเพิ่มเป็นชาแนล มันจะไปส่งจดหมายเชิญให้ในชาแนลนั้น ต้องให้คนกด Accept ด้วย ถึงจะขึ้นใน Calendar

Tip : ถ้ากด Schedule จากทีม มันจะเลือกChannelให้เลยก็ คือชาแนลที่เราไปกดสร้าง

Note: เมื่อส่ง Schedule ไปแล้ว จะแก้ไข Channel ไม่ได้ แต่แก้ชื่อได้

กรณีอยาก Copy link ไปส่งให้เพื่อนกลุ่มใหญ่ๆนอกองค์กร ก็คลิกที่นัดนั้นๆ แล้ว Copy ได้เลย

ในมุม iPad

สร้างเสร็จแล้ว ก็มากด แชร์การเชิญ ได้เลย

Case : แชทส่วนตัว

หากเป็นแชทส่วนตัว ให้มองหาที่ด้านขวาบนจะเจอปุ่ม Video Call, Voice call, Screen share only ( ไม่มีเสียง ) — ในมือถือจะอยู่ด้านบนเช่นกัน

Meeting Option !! ไม่อยากให้ห้องวุ่นวาย ทุกคนแย่งกันแชร์หน้าจอ ?

เราสามารถกำหนดได้ด้วยว่า ใครสามารถเข้าห้องได้เลยบ้าง ( ถ้าเป็นคนนอกองค์กร สามารถให้เขารอหน้าห้องได้)

หรือกำหนดได้เลยว่า ใครสามารถ พรีเซนท์และ บันทึกการประชุมได้บ้าง ( เป็นการกำหนดค่าเริ่มต้น สามารถแก้ไขระหว่างประชุมได้ โดยกด (…) หลังชื่อ และเลือก Make a presenter )

หรือจะตั้งค่าทีเดียวทั้งห้องเลย โดยคนสร้างห้อง ไปที่ปุ่ม ถูกผิด แล้วมันจะเด้ง หน้าเว็บขึ้นมา

ให้เราเลือกตรง Who can present? เป็น Only me

Note : Link นี้สามารถกดเข้าร่วมได้ทันที โดยที่ไม่ต้องรอถึงเวลาที่ตั้งค่าไว้

บทความถัดไป : การเข้าร่วมประชุม

สารบัญ

มีผู้ใช้ MS Teams สงสัยว่าจะเชิญผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่ได้มี @email.psu.ac.th จะทำได้อย่างไรครับ?

(Credit: Jatuporn Chuchuay ) ตอนสร้าง Meeting สามารถเชิญโดยใส่ email คนนอกได้ครับ หรือกำหนดใน Meeting Option ให้อนุญาต Guest ได้แล้วส่ง Link ไปให้ก็ได้ครับ แต่ในส่วนของ Team Channel ไม่สามารถใช้งานได้ครับ ให้เฉพาะการ Invite เพื่อ Meeting (Video Conference) เท่านั้นครับ

เลือก Calendar จากนั้น ต้้งชื่อการประชุม แล้ว Add คนที่ต้องการ กด Send จากนั้นคลิกที่รายการที่เพิ่งสร้างนี้จะโผล่ใน Calendar แล้วจะมีคำว่า Meeting Options โผล่ขึ้นมา หากไม่มี ก็คลิก ... (จุดสามจุด)

เมื่อเรา Add คนที่ต้องการ Microsoft Teams จะส่งอีเมลไป แล้ว user ที่ได้รับอีเมลเปิดอีเมล แล้วคลิก Join the meeting ใส่ชื่อนามสกุล แล้วรอการประชุม (อยู่ใน lobby) เมื่อผู้จัดประชุมกด Admit (เครื่องหมาย ถูก) ก็เข้าร่วมประชุมได้ เป็นวิธีหนึ่ง แต่อีกวิธีคือ Meeting Options 

จากนั้นคลิก Meeting Options มันจะไปเปิดเบราว์เซอร์ แล้วเลือกตัวเลือก Who can bypass the lobby?

ให้เรากำหนดค่าได้ว่าการประชุมใครเข้าได้ทันทีที่คลิก Join โดยไม่ต้องคอยที่ lobby เพื่อรอให้ผู้จัดประชุมอนุญาต