หน้าที่ทางการจัดการ คือหน้าที่ที่ผู้จัดการทุกคนต้องปฏิบัติ เฮนรี่เฟโยล ได้กล่าวถึงหน้าที่ในการจัดการไว้ เป็นสูตรดังนี้ POCCC = การวางแผน (Planning) การจัดการองค์กร (Organizing) การสั่งงาน (Commanding) การประสานงาน (Coordinating) การควบคุม (Controlling) การวางแผน – การวางวัตถุประสงค์ การกำหนดเป้าหมาย การสร้างกลยุทธ์และการตัดสินใจสรรหาแนวทางในการดำเนินกิจกรรม เพื่อให้องค์กรสามารถบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล การวางแผนทรัพยากรบุคคล คือกระบวนการที่ใช้คาดการณ์ความต้องการด้านทรัพยากรมนุษย์ขององค์กร อันจะส่งผลถึงการกำหนดวิธีการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับบุคคลากรและการตอบสนองต่อปัจจัยแวดล้อม ตั้งแต่ก่อนคนเข้าร่วมงานกับองค์กร ขณะปฏิบัติงานอยู่ภายในองค์กร จนกระทั่งเขาต้องพ้นออกจากองค์กร เพื่อให้องค์กรใช้เป็นแนวทางปฏิบัติและเป็นหลักประกันว่าองค์การจะมีคนที่มีคุณภาพอย่างเพียงพออยู่เสมอ ตลอดจนเพื่อให้คนมีคุณภาพชีวิตในการทำงานที่เหมาะสม สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กรโดยมีเป้าหมายสำคัญเพื่อประสิทธิภาพ ความมั่นคงและการเจริญเติบโตขององค์กร บุคลากรและสังคม ประกอบไปด้วยส่วนประกอบดังนี้ กระบวนการ - ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องโดยมีผู้มีหน้าที่วางแผนด้านทรัพยากรบุคคล ต้องทำการเก็บข้อมูล ศึกษา วิเคราะห์ วางแนวทางปฏิบัติตรวจสอบปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงแผนให้เหมาะสมอยู่ตลอดเวลา ไม่ใช่แก้ปัญหาครั้งต่อครั้งแบบเฉพาะหน้า การคาดการณ์ - ต้องคาดการไปยังอนาคตถึงความต้องการคนขององค์กรว่ามีแนวโน้มหรือทิศทางที่จะออกมาในลักษณะใด เช่น ขนาดองค์กร หรือกระบวนการทำงานที่เปลี่ยนแปลง ซึ่งจะทำให้การดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพสูงสุด วิธีปฏิบัติ - กำหนดวิธีปฏิบัติเพื่อเป็นแนวทางให้แต่ละกิจกรรมด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่สรรหา คัดเลือก ฝึกอบรม ธำรงรักษา จนถึงการเกษียณอายุของบุคลากร เพื่อให้สามารถดำเนินการสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กรและกระแสการเปลี่ยนแปลงของสังคมได้อย่างเหมาะสม องค์การและบุคลากร - นักบริหารทรัพยากรบุคคลที่มีความสามารถจะต้องสร้างและรักษาสมดุลของทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมอยู่ตลอดเวลา การวางแผนทรัพยากรบุคคลจะเป็นเครื่องมือและแนวทางในการสร้างหลักประกันว่าองค์การจะมีคนที่มีคุณภาพตามที่ต้องการมาร่วมงานในปริมาณที่เหมาะสมโดยไม่เกิดสภาวะคนล้นหรือคนขาดแคลนขึ้น สรุป การวางแผนทรัพยากรบุคคลคือกระบวนการต่อเนื่องที่ใช้ในการคาดการณ์และกำหนดวิธีการปฏิบัติในกิจกรรมด้านคนเพื่อรักษาสมดุลของคนในองค์การให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมทั่งในระยะสั้นและระยะยาว (โดนยึดถึงปริมาณคนคุณภาพคนและระยะเวลาที่ใช้หา) ความจำเป็นในการวางแผน
2. เพื่อให้องค์การมีความพร้อมในการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นไม่ว่าจะเป็นสภาวะที่เปลี่ยนไป มีผลกระทบต่อองค์กรเช่นการผลิต สินค้า+บริการ การตลาด การเงิน จนถึงทรัพยากรบุคคล ดังนั้นจึงต้องทำการศึกษา วิเคราะห์ และคาดการณ์ถึงความเปลี่ยนแปลงเพื่อนำมาใช้ประกอบการวางแผน 3. เพื่อให้องค์กรมีแนวทางในการปฏิบัติงาน ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรมต่างๆด้านคน ตั้งแต่การสรรหาคัดเลือกฝึกอบรมเลื่อนตำแหน่งโอนย้ายให้เงินเดือนและสวัสดิการการพ้นออกจากองค์การ มันจะมีความสัมพันธ์กันอยู่และต่อเนื่อง 4. เพื่อให้ได้คนที่มีคุณภาพ ขั้นตอนที่๑ การเตรียมการ(การศึกษาวัตถุประสงค์ขององค์กร, วิเคราะห์สถานการณ์, กำหนดเป้าหมายของแผนงาน, พิจารณาความสอดคล้องความเป็นไปได้ ขั้นตอนที่๒ การสร้างแผน (กำหนดทางเลือก, เลือกทางเลือกที่เหมาะสม, กำหนดแผน) ขั้นตอนที่๓ การปฏิบัติตามแผน (การกำหนดบุคลากรให้รับผิดชอบงานแต่ละส่วน,การจัดสรรคน, การสร้างความเข้าใจ, การควบคุม) ขั้นตอนที่๔ การประเมินผล (เปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับการวางแผน ว่ามีความเหมือนหรือความแตกต่างกันอย่างไร เพื่อมาวิเคราะห์และปรับปรุงแผนงานให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น, วิเคราะห์ปัญหา เพื่อกำหนดและพยายามค้นหาสาเหตุที่แท้จริง, เสนอความคิดในการปรับปรุงและพัฒนาการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล) วิธีการคาดการณ์ความต้องการกำลังคนของทรัพยากรบุคคล 2การใช้แบบจำลองการวางแผนรวม 3การใช้วิธีทางสถิติ 4การใช้แบบจำลองของมาร์คอฟ วิธีการทั้ง4 จะขึ้นอยู่กับระยะเวลา ลักษณะข้อมูล ค่าใช้จ่าย ความแม่นยำ และความง่ายในการนำไปใช้ การสรรหาและคัดเลือกบุคลากรการสรรหาคน คือ การค้นหาคนที่มีความเหมาะสมกับตำแหน่งที่องค์การต้องการจากแหล่งต่างๆ ผู้มีหน้าที่ในการสรรหาจะต้องสามารถเข้าถึงแหล่งที่มาของคน และดึงดูดคนที่มีศักยภาพเหมาะสมกับงานให้มาร่วมงานกับองค์กรภายใต้ข้อจำกัดของระยะเวลาและค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ การคัดเลือกคน คือ การสรรหาคนที่ใช่ในการตรวจสอบ การพิจารณา และการตัดสินใจรับคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้าร่วมงานกับองค์กร การสรรหา ------- การคัดเลือก --------- การรับเข้าทำงานกำหนดนโยบายการสรรหาและคัดเลือก การสรรหาคนภายในองค์กร –เพื่อเข้าทำงานในตำแหน่งที่ว่างลงหรือตำแหน่งที่เปิดขึ้นมาใหม่ การสรรหาคนภายนอกองค์กร –เพื่อเข้าปฏิบัติงานในตำแหน่งที่ว่าง การสรรหาคนภายนอกองค์กรทำได้โดย –คำแนะนำจากบุคลากรปัจจุบัน, บุคคลที่เคนทำงานกับองค์กร, บุคคลที่เดินมาสมัครงานกับองค์กรWalking, ประกาศรับสมัครทางสื่อต่างๆ, สถาบันการศึกษา, สมาคมวิชาชีพ, องค์การด้านแรงงาน สหภาพแรงงาน, สำนักงานจัดหางานทั้งภาครัฐและเอกชน, การจูงใจผู้มีความสามารถจากหน่วยงานอื่นหรือการซื้อตัว, การจ้างงานชั่วคราว, ทางอินเตอร์เน็ต, แรงงานต่างประเทศ หรืออื่นๆ กระบวนการคัดเลือกคนเข้าทำงาน การเริ่มต้นงานก่อนที่จะรับคนเข้ามาเป็นสมาชิกหรือเรียกว่าบรรจุจะต้องมี ๑. การทดลองงานเป็นช่วงระยะเวลาที่เหมาะสมที่จะใช้ประเมินความสามารถพนักงานใหม่กับความต้องการของงาน และแสดงความสามารถหรือสร้างความเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นในองค์กร ๒. การปฐมนิเทศ เพื่อให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้ประวัติเรื่องราวรูแบบการทำงานและวัฒนธรรมองค์กรซึ่งจะส่งผลให้เขาสามารปรับตัวเข้ากับองค์กรได้อย่างเหมาะสมในระยะเวลาที่รวดเร็วและเชื่อว่าความประทับใจในครั้งแรกนั้นจะมีผลต่อการปรับตัวและประสิทธิภาพของคนและความประทับใจนั้นจะฝังอยู่ในความรู้สึกยากต่อการเปลี่ยนแปลง (ช่วยในการปรับตัว, สร้างความประทับใจ, สร้างการยอมรับ) การฝึกอบรม คือการให้การศึกษาแก่ผู้เข้ารับการอบรมเพื่อให้เขามีความรู้ในเรื่องที่อบรมเพียงอย่างเดียวตลอดจนการฝึกอบรมจะมีกระบวนการปฏิบัติที่ไม่ซับซ้อนมากนัก สามารถดำเนินการโดยไม่ต้องเตรียมการอะไรมาก โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มพูนความรู้ทักษะและประสบการณ์หรือปรับปรุงเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของคน โดยจะนำมาใช้ในการพัฒนาการเรียนรู้ของคนตั้งแต่ทักษะการทำงาน ปรับปรุงทัศนคติ เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมรวมไปถึงการพัฒนาทักษะด้านการบริหารงาน Harbison และ Myers กล่าวไว้ว่า "การฝึกอบรมคือกระบวนการที่จะใช้เสริมความรู้ Knowledge ทักษะในการทำงาน Skill และความสามารถ Capacity ของคนในสังคมหนึ่ง เพื่อที่จะเพิ่มปริมาณผลผลิต Productivity, เพื่อที่จะพัฒนาคุณภาพของผลผลิต Quality , เพื่อลดต้นทุนของงาน Cost, เพื่อลดอัตราการเกิดอุบัติเหตุอันจะส่งผลต่อการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้อง Risk, เพื่อลดอัตราหมุนเวียนTurn Over และ การขาดงาน Absenteeism ของคน" ประโยชน์ วิธีที่ใช้ในการฝึกอบรม-การบรรยาย, การประชุม, การแสดงบทบาทสมมติให้อยู่ในสถานการณ์จริง, การใช้กรณีศึกษา, การสาธิต, การสัมมนา, การฝึกงานในสถานการณ์จริงเพื่อให้เกิดความคุ้นเคยกับสภาพแวดล้อมและสามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว ตำแหน่งงานและการปรับเปลี่ยนงาน การเลิกจ้างโดยมีวัตถุประสงค์ในการเปลี่ยนคือ การประเมินผลการทำงาน - เป็นการให้ค่าตอบแทน การทำงานอย่างเหมาะสม รวมไปถึง การเปลี่ยนตำแหน่งหน้าที่การงาน การฝึกอบรมเพิ่มเติม การบันทึกข้อมูลพนักงาน การบริหารงานความยุติธรรมการแก้ไขปัญหา ปัจจัยในการประเมินผล ค่าตอบแทน Compensation =เงินเดือน ค่าจ้าง เงินชดเชย ส่วนประกอบค่าตอบแทนแบ่งได้ 4ประเภท การจ่ายค่าตอบแทน โดยดูจาก ความปรารถนา+ตำแหน่งงาน+งานที่ได้รับมอบหมาย ความสำคัญ เป็นแรงจูงใจและดึงดูดให้เข้ามาทำงาน ปัจจัยที่มีผลต่อการให้ค่าแรง ค่าแรงพนักงาน = ค่างานเปรียบเทียบงานเท่ากันจ่ายเท่ากัน, การทำงานที่มีประสิทธิภาพช่วยสร้างขวัญและกำลังใจ, อาวุโสความซื่อสัตย์จงรักภักดี, ประสบการณ์ความรู้ทักษะความเข้าใจในงานเป็นอย่างดี, ความสามารถ สิ่งแวดล้อม = ระดับค่าจ้างทั่วไป, ศักยภาพขององค์กร, ค่าครองชีพ, องค์การด้านแรงงาน, รัฐบาล ปัญหาค่าตอบแทน โดยปัจจัยแรงจูงใจ Motivators ของ Herzberg ยอมรับว่า "ค่าตอบแทนเป็นสิ่งสำคัญในการธำรงรักษาคนให้อยู่กับองค์กร ค่าตอบแทนที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับนโยบายที่สอดคล้องกับสถานการณ์ และสวัสดิการมีความสำคัญระดับเดียวกับค่าจ้างด้วย" ดังนั้นการจ่ายค่าตอบแทนต้องมีความสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานและให้เหมาะสมกับความรู้ความสามารถ การจ่ายค่าตอบแทนทางตรง (มักอยู่ในรูปเงิน) การจ่ายค่าตอบแทนทางอ้อม ไม่ครอบคลุมลูกจ้าชั่วคราว ค่าตอบแทนที่กำหนดโดยกฎหมาย, Merit pay=การจ่ายค่าตอบแทนตามความรู้ความสามารถ สวัสดิการตามกฎหมาย. ตามข้อกำหนดของกฎหมาย เช่น ด้านสุขอนามัย,ห้องพยาบาล, ห้องสุขา เพื่อตอบสนองความต้องการขั้นพื้นฐานของคน ส่งเสริมสวัสดิภาพและความปลอดภัยในการทำงานของคน รวมถึงคุณภาพชีวิตที่ดี สวัสดิการนอกเหนือจากกฎหมาย กำหนดเช่นรถรับส่งพนักงาน ที่อยู่อาศัย เงินช่วยเหลือพิเศษ กิจกรรมนันทนาการและกีฬาเป็นต้น เพื่อให้เกิดขวัญและกำลังใจ ความพอใจในการทำงานร่วมถึงความสามัคคีจงรักภักดีและความรู่สึกร่วมเป็นหนึ่งเดียวกับองค์กร Talent Management (TM) = การบริหารจัดการพนักงานที่มีคุณลักษณะ, ความรู้, ความสามารถ และ มีศักยภาพ หรือ เรียกว่า “คนเก่งและดี” ที่จะเป็นกำลังสำคัญขององค์กร กระบวนการดำเนิน TM = องค์กรแจ้งให้ผู้บริหารทุกหน่วยงานพิจารณาคัดเลือกคนที่มีคุณสมบัติเด่นในหน่วยงานของตนเอง โดยมีหลักของคนที่เป็น TM พนักงานนั้นๆจะต้องมีคุณสมบัติในเรื่องของ การฝึกอบรมหรือวิธีพัฒนาพนักงานมีดังนี้ แนวทางสร้างความพูกพันของคนต่อองค์กรเพื่อบำรุงรักษาไว้ ค่าตอบแทน Internal Equity = ความสามารถที่เกิดขึ้นกับคน ความยุติธรรมจะเกิดขึ้นกับตนเองและเพื่อนร่วมงาน ถ้างานที่ทำมีคุณค่าใกล้เคียงกันจะได้ผลตอบแทนเท่ากัน โดยมีการประเมินค่าของงาน External Equity = เกิดจากการเปรียบเทียบกับภายนอก มีการเปรียบเทียบค่าตอบแทนกับบริษัทอื่น หรือเก็บรวบรวม ข้อมูลและนำมาสร้างเป็นโครงสร้างเงินเดือน และนำมากำหนดเป็นกลยุทธ์ในการจ่ายค่าตอบแทน Individual Equity = เกิดจาการเปรียบเทียบกับตัวเองว่าค่าตอบแทนคุ้มค่าหรือไม่กับสิ่งที่ทำ โดยการสร้างมาตรฐานขึ้นมาโดยใช้ประสบการณ์ในการทำงานเป็นเกณฑ์หรือประสิทธิภาพในการทำงาน ใช้วุฒิการศึกษา การจ่ายค่าตอบแทนเป็นทีมเพื่อให้เกิดความร่วมมือในการทำงานหรือจ่ายตามความสามารถ องค์ประกอบของโครงสร้างเงินเดือน กลยุทธ์ในการจ่ายค่าตอบแทนขององค์กรหรือข้อบังคับกฎหมาย หรือการต่อรอง กลยุทธ์ในการจ่ายค่าตอบแทน การประเมินผลการทำงาน Performance Appraisal คือ การตรวจวัดควบคุมคนให้ทำงานตามเป้าหมายที่กำหนดอย่างมีประสิทธิภาพในระยะเวลาที่กำหนด ว่าเหมาะสมกับมาตรฐานที่กำหนดและเหมาะสมกับรายได้ที่คนได้รับจากองค์กรหรือไม่ ตลอดจนใช้พิจารณาศักยภาพของคนในการทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้นไป เพื่อเป็นแนวทางปรับปรุงเป้าหมายของบริษัท หรือการทำงานของคนให้เหมาะสมในอนาคต การประเมินเพื่อ ประโยชน์ที่ได้รับจากการประเมิน หลักการประเมิน - ต้องมีความเข้าใจในหลักการข้อดีข้อเสียขอบเขตเพื่อให้สามารถนำมาประกอบการประเมินผลการทำงานแต่ละชนิดได้ถูกต้อง, เป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ต้องทำอยู่ตลอดเวลาตามความเหมาะสมเพื่อให้เกิดความถูกต้องและเป็นธรรมต่อผู้ถูกประเมินทุกคน เป็นการประเมินค่าของผลการทำงานไม่ใช่ค่าบุคคล ผู้ทำการประเมินต้องสนใจกับคุณลักษณะของแต่ละงานและผลลัพธ์ที่ได้เป็นสำคัญ, เป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของหัวหน้างานทุกคนตลอดจนคนที่ได้รับมอบหมายจากองค์กร,จะต้องมีความเที่ยงตรง Validity และมีความน่าเชื่อถือ Reliability เพื่อให้ได้ผลลัพธ์สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้และมีความยุติธรรมกับทุกฝ่าย, จะต้องแจ้งผลลัพธ์การประเมิน Feedback แก่คนที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้คนที่ถูกประเมินได้รับทราบถึงผลการทำงานของตนในช่วงระยะเวลาที่ผ่านมาว่าเป็นไปตามความต้องการหรือไม่และสมควรจะต้องพัฒนาปรับปรุงอย่างไร (นำไปใช้กับการกำหนดค่าตอบแทน, การเปลี่ยนแปลงตำแหน่ง, ปรับการทำงาน, การจ้างงานและเมื่อประเมินทุกครั้งจะต้องแจ้งผลกลับแก่พนักงานเพื่อทราบและทำการพัฒนาปรับปรุงการทำงาน) |