จดหมายกิจธุระใช้คำขึ้นต้นและลงท้ายอย่างไร

๒.“ ลำดับที่ของจดหมาย ” จะใช้คำว่า “ ที่ ” ตามด้วย “ เลขบอก ลำดับที่ ของจดหมายตามด้วย ปี พ.ศ. โดยจะมีเครื่องหมาย “/” ทับคั่น เช่น ที่ ๕ / ๒๕๕๖ ลำดับอยู่ทางด้านซ้ายของจดหมาย ซึ่งตรงกับที่อยู่ของผู้ออกจดหมาย ในส่วนลำดับที่ของจดหมายอาจมีตัวย่อของชื่อองค์กรได้ แต่คำย่อของชื่อองค์กรต้องเป็นที่รู้จักและยอมรับกันโดยทั่วไป เช่น ที่ ศธ ๕๖๗๕ / ๒๓๗ “ ศธ ” เป็นอักษรย่อของ “ กระทรวงศึกษาธิการ ”

๓.“ วัน เดือน ปี ” จะเขียนอยู่กลางหน้ากระดาษต่อจากที่อยู่ของผู้ออกจดหมาย การเขียนวัน เดือน ปี ไม่ต้องเขียนคำว่า “ วันที่ และ “ ปี ” ให้ระบุ วัน เดือน ปี เท่านั้น เช่น “ ๑๐ ตุลาคม ๒๕๕๖ ”

๔.“ เรื่อง ” เป็นการสรุปสาระสำคัญของจดหมาย ควรเป็นประโยคสั้น กะทัดรัด และบอกวัตถุประสงค์ที่ออกจดหมาย เช่น “ ขอความอนุเคราะห์……” “ ขอเชิญเป็นวิทยากร ”

๕.“ คำขึ้นต้น ” ใช้คำว่า “ เรียน ” ขึ้นต้นจดหมายทุกครั้ง จากนั้นตามด้วยชื่อ และนามสกุล หรืออาจตามด้วยตำแหน่งของผู้รับจดหมาย เช่น “ เรียน นายวรพพล คงเดช ” “ เรียน ผู้อำนวยการโรงเรียนมัธยมวัดนายโรง ”

๖.“ สิ่งที่ส่งมาด้วย ” เป็นสิ่งที่ผู้ส่งจดหมายส่งให้ผู้รับพร้อมจดหมาย เช่นรายละเอียดโครงการ เอกสารประกอบการประชุม หนังสือ (อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้)

๗.“ ข้อความหรือเนื้อหาของจดหมาย ” เป็น เนื้อหาสาระหลักของจดหมาย มักมี ๒ ย่อหน้า หากเนื้อหาจดหมายมีความยาวอาจ มี ๓ ย่อหน้า ก็ได้

หากมี ๒ ย่อหน้า

 • ย่อหน้าแรก บอกถึงสาเหตุที่ต้องเขียนจดหมาย หากเป็นจดหมายฉบับแรกต้องขึ้นต้นคำว่า “ ด้วย ” “ เนื่องด้วย ” “ เนื่องจาก ” เช่น • ด้วยกลุ่มสาระการเรียนรู้ภาษาไทย โรงเรียนมัธยม วัดนายโรง จะจัดการแสดงผลงาน โครงงานของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ ๒…….” • “ เนื่องด้วยห้องน้ำของโรงเรียนมัธยมวัด นายโรงมีสภาพชำรุดมาก ทำให้เกิดกลิ่นรบกวนและ นักเรียนไม่ได้รับความสะดวกในการใช้……” • “ เนื่องจากชมรมจิตอาสา โรงเรียนมัธยม วัดนายโรง จัดโครงการหนังสือเพื่อน้อง ประจำปี ๒๕๕๓…….” แล้วตามด้วยรายละเอียด จุดประสงค์ ความต้องการ

• หากเป็นกรณีการตอบจดหมาย หรือส่งจดหมายเพื่อติดตามเรื่อง จำต้อง เท้าความเรื่องที่เคยติดต่อไว้ โดยใช้คำว่า “ ตามที่ ” ขึ้นต้นเรื่องที่เท้าความ และใช้คำว่า “ นั้น ” ลงท้าย เช่น………….. • “ ตามที่ท่านได้สั่งซื้อวารสารเมืองโบราณฉบับย้อนหลัง ฉบับที่ ๓๑ และฉบับที่ ๓๒ จำนวนฉบับละ ๑เล่ม ในราคาเล่มละ ๑๒๐ บาทนั้น…….” • “ ตามที่ท่านได้ขอความอนุเคราะห์ให้ทางชมรมพระพุทธศาสนา โรงเรียนมัธยมวัดนายโรง ส่งนักเรียนไปเข้าร่วมกิจกรรมวันวิสาขบูชา ณ มณฑลพิธีท้องสนามหลวง ในวันที่ ๑๙ พฤษภาคม ๒๕๕๖ นั้น……”

• ย่อหน้าที่สอง บอกหรือย้ำวัตถุประสงค์ของจดหมายอย่างชัดเจน โดยใช้คำขึ้นต้นว่า “ จึงเรียนมาเพื่อ……( บอกจุดประสงค์ )……. เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ, จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา, จึงเรียนมาเพื่อขอความอนุเคราะห์…….. •    “ จึงเรียนมาเพื่อขอความอนุเคราะห์ บริจาคหนังสือเพื่อเข้าร่วมโครงการ ดังกล่าว และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ ”

หากมี ๓ ย่อหน้า

– ย่อหน้าแรก บอกถึงสาเหตุที่ต้องเขียนจดหมาย หากเป็นจดหมายฉบับแรกต้องขึ้นต้นคำว่า “ ด้วย ” “ เนื่องด้วย ” “ เนื่องจาก”

– ย่อหน้าที่สอง บอกจุดประสงค์ในการเขียนอย่างชัดเจนว่าต้องการจะให้ทำอะไร มักขึ้นต้นด้วยชื่อของหน่วยงานที่ออกจดหมาย

– ย่อหน้าที่สาม ขึ้นต้นด้วยคำว่า  “จึงเรียนมาเพื่อ….”

๘.“ คำลงท้าย ” ใช้คำว่า “ ขอแสดงความนับถือ ” โดยให้เขียนตรงกับวันที่

๙.“ ลายมือชื่อ ” เป็นลายมือชื่อจริงของผู้ลงชื่อ ห้ามใช้ตรายาง

๑๐.“ ชื่อเต็มของผู้เขียนจดหมาย ” ชื่อเต็มและนามสกุลจะเขียนใส่ไว้ในวงเล็บ หรืออาจจะพิมพ์ก็ได้และจะต้องมีคำนำหน้าชื่อเสมอ เช่น “ นายณเดช คูกิมิยะ ” “ นางสาวอุรัสยา สเปอร์บันด์ ”

๑๑.“ ตำแหน่งของผู้เขียนจดหมาย ” หากผู้เขียนจดหมายเป็นผู้มีตำแหน่ง รับผิดชอบ งานของหน่วยงานที่ออกจดหมายจะต้องพิมพ์ กำกับต่อท้ายเสมอ แต่หากออกจดหมายในนาม ชมรมในสถานศึกษา ต้องมีลายมือชื่ออาจารย์ที่ ปรึกษาชมรมกำกับท้ายจดหมายด้วย

๑๒. “ หมายเลขโทรศัพท์ของผู้เขียนจดหมายหรือหน่วยงานที่ออก ” ในส่วนนี้จะอยู่ลำดับสุดท้ายของจดหมาย และพิมพ์ชิดขอบจดหมายด้านซ้าย ควรระบุหมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร และที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ด้วย

“ครั้งที่แล้วได้แนะนำไปแล้วเกี่ยวกับการเขียนจดหมาย  และจดหมายที่เราใช้เป็นประจำในการทำงานคงเป็นจดหมายกิจธุระและจดหมายธุรกิจ  วันนี้เลยจะมาให้ข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายกิจธุระก่อนแล้วกันนะคะ…”

จดหมายกิจธุระ : เป็นจดหมายที่ผู้เขียนถึงองค์การหรือบริษัทห้างร้าน เพื่อกิจธุระอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือเพื่อแจ้งรายละเอียดถึงกิจอันพึงกระทำร่วมกัน  เนื้อหาของจดหมายประเภทนี้จะเกี่ยวกับการนัดหมาย ขอความอนุเคราะห์  เชิญชวน  จดหมายขอบคุณ  ใช้ภาษาเป็นทางการ  มี 2 รูปแบบ  คือ

1. จดหมายกิจธุระเต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนที่เป็นทางการ เหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่มีการดัดแปลงให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตน และใช้ภาษาที่เป็นทางการ
2.  จดหมายกิจธุระไม่เต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนจดหมายกิจธุระส่วนตัว ใช้รูปแบบเหมือนจดหมายส่วนตัว สิ่งที่ต่างจากจดหมายส่วนตัว คือ วัตถุประสงค์และใช้ภาษากึ่งทางการหรือทางการ

หัวข้อจดหมายกิจธุระมีอะไรบ้าง

• หัวจดหมายกิจธุระ  หมายถึง  ส่วนที่เป็นชื่อองค์กรหรือหน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้ออกจดหมาย  จะขึ้นต้นด้วยชื่อหน่วยงานที่รับผิดชอบและที่อยู่  อยู่ด้านขวามือ
• ลำดับที่ของจดหมาย ใช้คำว่า ที่ ตามด้วยเลขบอกลำดับที่ของจดหมาย และปี พ.ศ. มีเครื่องหมาย / (อ่านว่า ทับ) คั่นกลาง เช่น  (ตัวอย่างรูปแบบของมหาวิทยาลัยคริสเตียน) ที่ ม.คต.01/0011/2560 อยู่ด้านซ้ายมือ
• วัน เดือน ปี  เริ่มเขียนจากกลางกระดาษไปทางขวา เช่น (ตัวอย่างรูปแบบของมหาวิทยาลัย คริสเตียน) วันที่ 9 ตุลาคม พ.ศ. 2560
• เรื่อง เป็นข้อความสรุปสาระสำคัญของจดหมายฉบับนั้น  ใช้ประโยคสั้น  กะทัดรัด  บอกวัตถุประสงค์ที่ออกจดหมาย  เช่น  ขอขอบคุณ  ขอความอนุเคราะห์  เป็นต้น
• คำขึ้นต้น  ใช้คำว่า  เรียน  ขึ้นต้นจดหมายเสมอ  ตามด้วยชื่อและนามสกุล  หรือตามด้วยตำแหน่งของผู้รับจดหมายก็ได้  เช่น  เรียน  ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.สมบัติ  รักการเรียน, เรียน  ผู้อำนวยการโรงเรียนสตรีศึกษา  เป็นต้น
• สิ่งที่ส่งมาด้วย  ระบุเอกสารหรือสิ่งที่ส่งมาพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น เช่น  เอกสารประกอบการประชุม  กำหนดการ  แบบตอบรับเข้าร่วมประชุม  รายละเอียดโครงการ  หนังสือ  แผ่นซีดี ฯลฯ
• ข้อความ  ข้อความซื่อเป็นเนื้อหาหลักของจดหมาย  ต้องมี ๒ ย่อหน้า  เป็นอย่างน้อย
  – ย่อหน้าที่ ๑  บอกสาเหตุขอการเขียนจดหมาย  กรณีเป็นจดหมายติดต่อฉบับแรกให้ขึ้นต้นด้วยคำว่า  “ด้วย  เนื่องด้วย  เนื่องจาก”  กรณีเป็นจดหมายที่มีมาถึง หรือจดหมายติดตามเรื่อง  ต้องเท้าความที่เคยติดต่อกันไว้  โดยใช้คำว่า  “ตามที่”  ขึ้นต้นเรื่อง  และใช้คำว่า “นั้น”  ลงท้าย
  – ย่อหน้าที่ ๒  บอกวัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมาย  จะต้องขึ้นต้นด้วยคำว่า  “จึงเรียนมาเพื่อ…”
• คำลงท้าย  ใช้คำว่า  ขอแสดงความนับถือ  อยู่ตรงกับวันที่
• ลายมือชื่อ (ลายเซ็น)  ต้องเป็นลายมือชื่อจริงของผู้ลงชื่อ  ไม่ใช้ตรายางพิมพ์
• ชื่อเต็มของผู้เขียนจดหมาย  พิมพ์อยู่ในวงเล็บ  ต้องมีคำนำหน้าชื่อเสมอ
• ตำแหน่งของผู้เขียนจดหมาย  จะต้องพิมพ์กำกับต่อท้ายเสมอ  หากเป็นจดหมายที่ออกในนามของชมรมหรือชุมนุมในสถานศึกษา  ต้องมีการลงลายมือชื่อของอาจารย์ที่ปรึกษาชมรมหรือชุมนุมกำกับท้ายจดหมายด้วยทุกครั้ง
  
• หมายเลยโทรศัพท์ของหน่วยงานหรือผู้ออกจดหมาย  พิมพ์ไว้เป็นลำดับสุดท้าย  ชิดขอบจดหมายด้านซ้าย  หากมีหมายเลขโทรสาร  และที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ก็ให้ระบุไว้ด้วย

ที่มา:
1. https://sites.google.com/ site/thailandslanguage/cdhmay-kic-thura
2.ก.ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ]. เข้าถึงได้จาก :http://kokai. awardspace.com/ use/mail.php. ( วันที่ค้นข้อมูล : ๑๔ สิงหาคม ๒๕๕๑ ). คำผัส  สาร