การสร้างรายงานในมุมมอง ใด ที่ สร้าง ได้ อย่าง รวดเร็ว

ฟอร์มเป็นออบเจ็กต์อำนวยความสะดวกในการดูและแก้ไขข้อมูลที่ทำงานร่วมกับ ตารางและคิวรี ในฐานข้อมูล ซึ่งมี คอนโทรล

แยกได้ 2 รูปแบบคือ

1. Bound Control เป็นคอนโทรลที่ผูกติดกับฟิลด์ใน ตารางหรือคิวรี ที่ใช้เป็นแหล่งข้อมูลของฟอร์ม เพื่อให้แสดงข้อมูลจากตารางหรือคิวรี หรือป้อนข้อมูลลงตาราง โดยระบุชื่อฟิลด์ให้เป็นคุณสมบัติของ Control Source ที่ตรงกับฟิลด์ในตารางหรือแบบสอบถาม เมื่อเลื่อนเรคคอร์ดข้อมูลจะเปลี่ยนไปตามเรคคอร์ด

2. Unbound Control เป็นคอนโทรลที่ไม่ผูกเป็นฟิลด์ข้อมูลใดๆ เช่นรูปภาพ ข้อความ ที่แสดงผลบนหน้าฟอร์ม โดยจะไม่เปลี่ยนแปลงตามข้อมูลในเร็คคอร์ดที่เลื่อนไป

พื้นที่หลักของฟอร์มมี 3 ส่วนคือ Form Header แสดงข้อมูลที่ส่วนหัวของฟอร์ม, Detail ส่วนที่ใช้วางฟิลด์ข้อมูล จากตารางหรือคิวรี และคอนโทรลต่างๆ , Form Footer แสดงข้อมูลส่วนท้ายฟอร์ม

1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับรายงาน (Report)

การสร้างรายงานนั้นจะใช้วิธีการสร้างคล้ายกับการสร้างฟอร์ม ดังนั้น จึงสามารถนำ ความรู้เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มมาใช้ในการสร้างรายงานได้ นอกจากนี้ใน Access 2010นั้น ยังมีตัว ช่วยในการสร้างรายงานอย่างรวดเร็ว โดยจะถามข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงาน และรายงานที่ เราสร้างขึ้นมาสามารถนำไปใช้ในอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ตได้เหมือนกับการส่งออกไฟล์ทั่วไป

1.1 ความหมายของรายงาน (Report) รายงาน คือ ข้อมูลที่จะใช้แสดงผลสรุปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เรา สามารถนำไปใช้งานต่อไปได้

ตัวอย่างของการนำรายงานไปใช้งานในฐานข้อมูลการสั่งซื้อของเรา เช่น
- การออกใบสั่งซื้อให้กับลูกค้าในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง

- การสร้างฉลากติดซองจดหมายเพื่อส่งข้อมูลต่าง ๆ ไปให้ลูกค้า

- การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่

นอกจากนี้ เพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับรายงาน เรายังสามารถใส่ออบเจ็กต์ต่าง ๆ ลง ไปในรายงานของเราได้ ช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น และรายงานที่เราสร้างขึ้นมายังสามารถ นำไปใช้อินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตได้เช่นเดียวกับฟอร์ม

1.2 ประโยชน์ของรายงาน รายงานมีประโยชน์มากมาย ดังต่อไปนี้รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน หาผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้ 
เช่น ต้องการจัดกลุ่มใบสั่งซื้อสินค้าตามลูกค้า จัดกลุ่มสินค้าตามชนิดสินค้า เป็นต้น รายงานสามารถใช้สร้างเอกสารต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี 
เช่น การทำใบรายการส่ง สินค้า การสรุปยอดขายในแต่ละไตรมาส เป็นต้น

1.3 ความแตกต่างระหว่างฟอร์มกับรายงาน
เราจะสังเกตได้ว่าฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน แต่ที่เราไม่ใช้ ฟอร์มเป็นรายงานสรุป เนื่องจากฟอร์มมีข้อแตกต่างกับรายงาน ดังต่อไปนี้

ฟอร์มถูกออกแบบมา เพื่อใช้แสดงผลข้อมูลในหน้าจอ และรายงานถูกออกแบบ มา เพื่อใช้สร้างสิ่งพิมพ์ต่าง ๆข้อมูลต่าง ๆที่แสดงอยู่บนรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้ เหมือนกับฟอร์มในการกำหนดความกว้างและความยาวของรายงาน เราสามารถกำหนดในไดอะล็อกซ์ Printer Setup ซึ่งไม่เกี่ยวกับคุณสมบัติที่กำหนดในมุมมอง Report Design (ที่ใช้ สร้างรายงาน) ทำให้ผู้ที่ไม่ทราบรายละเอียดในการสร้างรายงานสามารถพิมพ์รายงานในแบบที่ ต้องการได้

1.4 ประเภทของรายงาน แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

   - รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตารางซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงานโดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน

   - รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด

   - รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบลสำหรับติด หน้าซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้าเป็นต้น

1.5 มุมมองของรายงาน

    - มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้นไม่สามารถแก้ไขรายงานได้

    - มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ

    - มุมมองเค้าโครง (Layout View) มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงานในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้

    - มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆเข้ามาในรายงานได้

2. การสร้างรายงาน <= คลิกเอกสารเพิ่มเติม
ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์มคือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะ ข้อมูลที่สนใจได้แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ 

    หมายเหตุ  บทความนี้จะสมมติว่า คุณมีตารางที่สร้างอยู่แล้ว (หรือแบบสอบถามที่ยึดตามตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง) และคุณต้องการที่จะสร้างฟอร์มเพื่อดูหรือใช้ข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตารางและแบบสอบถาม ให้ดูการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้