องค์ประกอบ ของการ สื่อสาร ที่มีประสิทธิภาพ

การสื่อสาร เป็นปัจจัยสำคัญในการดำรงชีวิต  มนุษย์จำเป็นต้องติดต่อสื่อสารกันอยู่ตลอดเวลาการสื่อสารมีความสำคัญอย่างยิ่งในปัจจุบัน ซึ่งได้ชื่อว่าเป็นยุคโลกาภิวัตน์ เป็นยุคของข้อมูลข่าวสาร  การสื่อสารมีประโยชน์ทั้งในแง่บุคคลและสังคม การสื่อสารทำให้คนมีความรู้และโลกทัศน์ที่กว้างขวางขึ้น   การสื่อสารเป็นกระบวนการที่ทำให้สังคม เจริญก้าวหน้าอย่างไม่หยุดยั้ง   การสื่อสารเป็นปัจจัยสำคัญในการพัฒนาประเทศ  สร้างสรรค์ความเจริญก้าวหน้าแก่ชุมชน และสังคมในทุกด้าน  

ความหมายของการสื่อสาร

คำว่า  การสื่อสาร (communications)  มีที่มาจากรากศัพท์ภาษาลาตินว่า  communis หมายถึง  ความเหมือนกันหรือร่วมกัน   การสื่อสาร (communication)    หมายถึงกระบวนการถ่ายทอดข่าวสาร  ข้อมูล ความรู้ ประสบการณ์  ความรู้สึก ความคิดเห็น ความต้องการจากผู้ส่งสารโดยผ่านสื่อต่าง ๆ ที่อาจเป็นการพูด การเขียน สัญลักษณ์อื่นใด การแสดงหรือการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ไปยังผู้รับสาร ซึ่งอาจจะใช้กระบวนการสื่อสารที่แตกต่างกันไปตามความเหมาะสม หรือความจำเป็นของตนเองและคู่สื่อสาร  โดยมีวัตถุประสงค์ให้เกิดการรับรู้ร่วมกันและมีปฏิกิริยาตอบสนองต่อกัน  บริบททางการสื่อสารที่เหมาะสมเป็น ปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การสื่อสารสัมฤทธิ์ผลดังนั้นเราจึงต้องตระหนักถึงความสำคัญของการสื่อสารเพื่่อให้เกิดประโยชน์ต่อผู้ส่งสารและผู้รับสาร

ทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ มีดังนี้

1. การเป็นผู้ฟังที่ดี

การฝึกเป็นผู้ฟังที่ดี เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการฝึกสื่อสาร หากเราฝึกฟัง โดยการมีสติ อยู่กับปัจจุบัน ตั้งใจฟังคนตรงหน้าอย่างตั้งใจ และจริงใจ ไม่พูดแทรก จะทำให้คู่สนทนารู้สึกว่าเราใส่ใจ และอยากที่จะเล่า และเราเองก็จะรับรู้สารสำคัญที่เขาต้องการสื่อ ในทางตรงกันข้าม หากเราชอบที่จะพูดแบ่งปัน และฟังน้อย หรือตัดบทเวลาพูดอื่นพูด หรือพูดสวน/ พูดแทรก อาจทำให้คู่สนทนารู้สึกไม่ดี ไม่อยากคุยด้วย ไม่อยากฟัง รู้สึกว่าไม่ให้ความสำคัญหรือให้เกียรติเขาน้อย รวมถึงไม่อยากร่วมมือด้วย หากมาขอความช่วยเหลือ

2. การสื่อสารด้วยอวัจนภาษา (Non-verbal communication)

ในการสื่่อสาร วัจนภาษา คือ คำพูดมีผลเพียง 7% ส่วนที่เหลืออีก 93% คือ อวัจนภาษา ได้แก่ ภาษากาย และน้ำเสียง มีผลต่อการสื่อสารถึง 55% และ 38% ตามลำดับ(จากงานวิจัยของนักจิตวิทยา Albert Mehrabian)ภาษากาย เช่น การยิ้ม การสบตา ท่านั่งสบายๆ ผ่อนคลาย เอนมาข้างหน้า

3. การเปิดใจ

การสื่อสารที่ดีจะเกิดขึ้นได้นั้น เราต้องเปิดใจที่จะรับฟังมุมมองหรือความคิดเห็นที่แตกต่างกัน

4. การถามคำถาม

การถามคำถามแสดงถึงความสนใจในการฟัง และช่วยในการเช็คความเข้าใจในเนื้อความ หรือเข้าใจรายละเอียดที่เพิ่มขึ้นค่ะ

คำถามมีหลายรูปแบบ เช่น

• คำถามปลายเปิด เช่น อะไร อย่างไร ช่วยให้เราได้รายละเอียดเพิ่มขึ้น เช่น คุณมีมุมมองอย่างไรกับเรื่องนี้
• คำถามปลายปิด เช่น ใช่หรือไม่ เราสามารถนำมาใช้ในการเช็คความถูกต้องของเนื้อความที่เราได้ยินได้ เช่น คุณต้องการสรุปรายงานการประชุมภายในศุกร์นี้ใช่หรือไม่ 

5. ความเป็นมิตร

ความเป็นมิตรจะแสดงออกผ่านน้ำเสียงและสีหน้า หากคู่สนทนารู้สึกถึงความเป็นมิตร เขาจะเปิดใจที่จะรับฟัง และเสนอความเห็น/ตอบอย่างจริงใจ ไม่ปิดบัง

6. ความมั่นใจ

ความมั่นใจจะแสดงออกทางน้ำเสียง หากน้ำเสียงหนักแน่น มั่นใจ จะส่งผลให้ผู้ฟังเชื่อในสิ่งที่คุณพูด

7. การให้เกียรติคู่สนทนา

การให้เกียรติคู่สนทนา เช่น สบตา ตั้งใจฟัง หลีกเลี่ยงการรับโทรศัพท์ในขณะที่คุยกับผู้อื่น ไม่ทำอย่างอื่นไปด้วยขณะที่สนทนา เช่น พิมพ์ข้อความในมือถือ เป็นต้น 

8. การให้ feedback

การให้ feedback ได้แก่ การสะท้อนในสิ่งที่ดีในตัวคู่สนทนา หรือการกระทำที่ดี หรือการสะท้อนเพื่อให้มีการพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น หรือการชม เป็นการสะท้อนให้มีกำลังใจมากขึ้น

        2. สาร คือ ข้อมูล ข้อความ เนื้อหาสาระ ข้อเท็จจริง ที่จะถูกส่งไปยังผู้รับ

        3. สื่อ คือ ตัวกลางที่จะช่วยนำสารไปยังผู้รับ สื่ออาจสรุปได้ว่าเป็นช่องทางในการนำข้อมูลจากผู้ส่งไปยังผู้รับ

           สื่ออาจมีหลายๆ ชนิด เช่น คำพูด หนังสือ ในสมัยโบราณเราใช้ควันไฟส่งข้อความ ปัจจุบันเราใช้แสง ใช้เสียง มาเป็นสัญญาณในการส่งข้อความมากยิ่งขึ้น

        4. ผู้รับ คือ ผู้ที่รับข้อมูลจากผู้ส่งโดยผ่านรายการที่เรียกว่าสื่อชนิดต่างๆ

           "ในทางปฏิบัติจริงๆ แล้วจะพบว่าการสื่อสารเพื่อจะให้ได้ผลดี จำเป็นต้องมีการตอบโต้ระหว่างผู้รับและผู้ส่ง การแลกเปลี่ยนข้อมูลจะทำให้การสื่อสารมีความสมบูรณ์มากเพิ่มขึ้น ฉะนั้น จึงไม่แปลกว่าบางครั้งผู้ส่งจะกลายเป็นผู้รับ และผู้รับจะเปลี่ยนเป็นผู้ส่งเสียเอง"

        ในทำนองเดียวกัน ปรียาพร วงศ์อนุตรโรจน์ (2553 : 173-178) ได้เสนอรูปแบบกระบวนการติดต่อสื่อสารว่า

        1. ผู้ส่ง (Sender) หมายถึง ผู้พูด ผู้เขียน ผู้แสดงมีข่าวสาร ความคิดเห็นหรือความจริงที่ต้องการส่งไป ซึ่งเรียกว่า ความคิด (Ideation) ความคิดเห็นนี้สำคัญที่สุดจะเป็นพื้นฐานของข่าวสาร ความคิดเกิดขึ้นตามเหตุผล ความคิดจะลึกซึ้งเพียงใดขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้คิดจะสงสาร ผู้สมควรคิดเป็นลำดับขั้น คิดให้แจ่มชัดและตีความหมายก่อนจะส่งข่าวสารไปและการสื่อข่าวสารขึ้นอยู่กับจุดมุ่งหมายของผู้ส่ง ตัวอย่างเช่น ขณะที่อาจารย์กำลังสอนอยู่ถือว่าเป็นผู้ส่งสาร หรือขณะที่ผู้นิเทศดำเนินการนิเทศ และให้ข้อมูลย้อนกลับแก่ครู ผู้นิเทศก็ถือว่าเป็นผู้ส่งสารเช่นเดียวกัน
        2. ลงรหัส (Encoding) ผู้ส่งพยายามเรียบเรียงความคิดนั้นออกมาเป็นคำพูด สัญลักษณ์ การแสดง การส่งรหัสเป็นสิ่งจำเป็นเพราะข่าวสารจะส่งผ่านไปผู้อื่นได้ด้วยการมีสื่อด้วยเหตุนี้ถ้าผู้ส่งสารสามารถใช้ซื้อได้ถูกแบบก็จะง่ายและสะดวกแก่ผู้รับ ตัวอย่างเช่น ขณะที่ผู้นิเทศได้ให้ข้อมูลย้อนกลับแก่ครูผู้รับการนิเทศนั้น ได้เรียบเรียงข้อมูลก่อนที่จะพูดโดยผ่านลำดับความคิดที่ได้รับการกลั่นกรองและพิจารณาข้อมูลมาแล้ว เพื่อให้ครูเกิดความเข้าใจที่ง่ายและชัดเจนมากยิ่งขึ้น
        3. ข่าวสาร (Message) ข่าวสารที่ใช้เป็นรูปแบบได้ 2 ประเภท คือ
           3.1 สื่อที่ใช้วาจา (Verbol Communication) ได้แก่ การใช้คำพูด การเขียน ซึ่งมักง่ายต่อการแปลความหมายถ้าผู้รับผู้ส่งเข้าใจตรงกัน
           3.2 สื่อที่ไม่ใช้วาจา (Non- Verbol Communication) เป็นการใช้สัญลักษณ์เป็นสื่อในการส่งข่าวสาร มีทั้งง่ายและยาก ขึ้นอยู่กับผู้รับและผู้ส่งที่จะแปลความหมายตรงกัน เช่น การพยักหน้าตอบรับ การยิ้ม การโบกมือ เป็นต้น
        4. ช่องทางข่าวสาร (Channel) ช่องทางเป็นการถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง เช่น อากาศสำหรับคำพูด กระดาษสำหรับจดหมาย ซึ่งจะไปพร้อมกับข่าวสารการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จำเป็นต้องมีช่องทางข่าวสารที่เหมาะสมกับข่าวสารที่ส่งไป การพูดจากันทางโทรศัพท์อาจจะไม่เหมาะสมกับการอธิบายให้เขียนเป็นแผนผังไดอะแกรม (Diagram) ทำให้จำเป็นต้องเลือกช่องทางข่าวสารที่เหมาะสม ผู้ที่อ่านหนังสือไม่ได้การส่งข่าวสารทางหนังสือพิมพ์ก็จะไม่มีประโยชน์ เป็นต้น
        5. ผู้รับ (Receiver) ผู้รับข่าวสารได้ดีต้องสอดคล้องกับสื่อ เช่น ถ้าสื่อด้วยคำพูดผู้รับต้องเป็นผู้ฟังที่ดี ฟังแล้วจับใจความได้ ถ้าสื่อด้วยการเขียน ผู้รับต้องอ่านจับใจความและเข้าใจได้ ข้อควรพิจารณาถึงคุณสมบัติของผู้รับ ได้แก่ วัยของผู้รับ เพศ การศึกษา ฐานะทางสังคมและเศรษฐกิจ บริเวณที่อยู่อาศัย ศาสนา เชื้อชาติ และภาษาที่แตกต่างกันไป เป็นต้น
        6. การถอดรหัส (Decoding) เป็นกระบวนการตีความหมายของผู้รับและแปลความหมายเป็นข่าวสาร เป็นกระบวนการ เป็นขั้นตอน ขั้นตอนแรกผู้รับต้องเป็นผู้รับรู้ข่าวสารก่อนแล้วจึงตีความ การถอดรหัสมีผลขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของผู้รับ การประเมินของผู้รับ ภาษาท่าทาง และความคาดหวังของผู้รับ เช่น คนมีแนวโน้มที่จะฟังข่าวที่เขาต้องการจะฟังและความสามารถในการ ที่ผู้รับสามารถถอดรหัสให้เข้ากับผู้ส่งได้ ก็จะทำให้การติดต่อสื่อสารมีประสิทธิภาพ
        7. เสียง (Noise) หมายถึง สิ่งที่รบกวนที่ทำให้การส่งสารเกิดความเข้าใจผิดและตีความหมายผิดไป เสียงอาจหมายถึง ความไม่ตั้งใจฟัง สื่อที่ขาดประสิทธิภาพ เช่น เสียงวิทยุ ถูกรบกวนด้วยอากาศที่ไม่ดีแต่อย่างไรก็ตาม เสียงมันจะถูกรบกวนในช่วงของการส่งรหัสและถอดรหัส
        8. การป้อนกลับ (Feedback) เป็นการตีกลับของกระบวนการติดต่อสื่อสารถึงความรู้สึกของผู้รับสารและผู้รับสารก็กลายเป็นผู้ส่งสาร ซึ่งมีรูปแบบของการป้อนกลับแตกต่างกันไป บางทีก็เป็นการป้อนกลับทางตรงจากผู้รับ บางทีผู้รับไม่แสดงออกแต่ก็มีทางต้อนกลับทางอ้อมจัดการผ่านบุคคลอื่น ถ้าไม่มีข้อมูลป้อนกลับ ฝ่ายจัดการจะไม่รู้หรือรู้สายเกินไปที่จะแก้ไขสถานการณ์ต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้รับการนิเทศนำเสนอข้อมูลในการปรับปรุงและพัฒนาการสอนของตนเองให้ผู้นิเทศฟัง ผู้นิเทศอาจให้ข้อเสนอแนะเพิ่มเติมด้วยการให้ข้อมูลย้อนกลับด้วยวาจา หรือในรูปแบบของการเขียนรายงานผลการนิเทศให้ผู้นิเทศรับทราบ เป็นต้น

องค์ประกอบที่สําคัญของการสื่อสารมีกี่ประการ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องประกอบด้วยอะไรบ้าง

องค์ประกอบของการสื่อสารคืออะไร

องค์ประกอบของผู้ส่งสารมีอะไรบ้าง