แฟ้มข้อมูลในวงจรค่าใช้จ่าย

การซื้อเป็นกิจกรรมทางการค้าที่มีในทุกกิจการ กิจการที่มีขนาดใหญ่มากกว่าเท่าใด งานการซื้อจะเพิ่มขึ้น ดังนั้นหลักปฏิบัติเกี่ยวกับการซื้อจึงมีความสำคัญ ในหน่วยการเรียนรู้นี้จะกล่าวถึงการซื้อสินค้าหรืวัตถุดิบเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

1. ระบบบัญชีจากการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ

การวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบแบ่งเป็น

1.1 แผนกงานที่เกี่ยวข้องในระบบการซื้อ

1.1.1 แผนกคลังสินค้า แผนกนี้จะทำหน้าที่ดูแลรักษาสินค้า สิ่งที่กิจการซื้อมาเพื่อรอการเบิกจ่ายให้กับแผนกที่ต้องการ หน้าที่งานของแผนกคลังสินค้ามีดังนี้

1) เก็บรักษาดูแลสินค้าที่กิจการซื้อมาให้อยู่ในสภาพที่ดี ควบคุมปริมาณสินค้าให้เหมาะสม การเก็บรักษา 2 ระดับ คือ ระดับสูงสุด และระดับต่ำสุด ซึ่งเจ้าหน้าที่ต้องคอยตรวจดูว่าสินค้าที่เก็บรักษาอยู่ในระดับที่ควรขอซื้อได้หรือยัง หากสินค้าใดที่ไม่มีปัญหาเรื่องการขนส่ง อาจขอซื้อเมื่อสินค้านั้นลดลงถึงระดับต่ำสุด แต่ถ้าสินค้าใดที่ต้องใช้ระยะเวลาในการสั่งซื้อเช่นนี้อาจต้องกำหนดจุดสั่งไว้ (Reorder point) พร้อมกันนั้นเจ้าหน้าที่ต้องคำนวณปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสมให้ประหยัดค่าใช่จ่ายในการรักษา และค่าใช่จ่ายในการสั่งซื้อได้

2) ทำใบขอซื้อเมื่อสินค้าลดลงถึงระดับที่ควรขอซื้อ

3) รับของเมื่อสินค้าที่สั่งซื้อมาถึง โดยมีการาตรวจสอบว่าสินค้าที่ได้รับถูกต้องหรือไม่ตามที่กำหนดหรือไม่

4) บันทึกการเปลี่ยนแปลงสินค้าในบัตรพัสดุปนระจำตัวสินค้านั้น ๆ (Stock Card) พร้อมทั้งจัดทำรายงานวัตถุดิบทุกวันสิ้นเดือนส่งให้กับแผนกที่เกี่ยวข้องต่อไป

1.1.2 แผนกจัดซื้อ แผนกนี้จะทำหน้าที่จัดซื้อสินค้าตามที่ได้รับแจ้งการขอซื้อจากแผนกคลังสินค้า แผนกจัดซื้อต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขายว่าผู้ขายรายใดเสนอขายสินค้าในราคาใด เงื่อนไขการให้บริการ การให้ส่วนลด และระยะเวลาในการให้เครดิตเท่าใด ในกรณีที่มีผู้ขายหลายรอบ แต่ละรายเสนอราคาเงื่อนไขที่ไม่แตกต่างกัน แผนกจัดซื้อจะทำให้เกิดการละเลยการตรวจสอบราคา อาจเกิดการร่วมมือกันระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายทำการทุจริตขึ้นได้

1.1.3 แผนกบัญชี ทำหน้าที่จัดเก็บเอกสาร ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและบันทึกบัญชี สมุดบัญชีที่ใช้อาจเป็นสมุดรายวันซื้อ หรือระบบใบสำคัญจ่าย แล้วแต่กรณี

1.2 การแบ่งงานและเอกสารที่เกี่ยวข้องในระบบการซื้อ

1.2.1 การขอซื้อ แผนกคลังสินค้าจะตรวจดูสินค้าที่เก็บรักษาไว้ว่ามีสินค้าใดบ้างที่มีปริมาณลดลง แผนกคลังสินค้าจัดทำเอกสาร 3 ฉบับ ใบขอซื้อที่จัดทำควรกำหนดเลขที่เอกสารไว้ล่วงหน้าเพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงและการแก้ไขเข้าแฟ้ม รายละเอียดควรมาดังนี้

1) ชื่อหรือลักษณะของสินค้าที่ต้องการ

2) จำนวนหน่วยที่ต้องการ

3) วันที่ต้องการสินค้า

4) รายละเอียดอื่น ๆ ที่ต้องการ เช่น สถานที่ที่ต้องการให้จัดส่ง ลักษณะการหีบห่อ ฯลฯ

ใบขอซื้อ 3 ฉบับที่ทำ จัดส่งให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ดังนี้

ฉบับที่ 1 หรือฉบับจริง จัดส่งให้กับแผนกจัดซื้อ

ฉบับที่ 2 จัดส่งให้กับแผนกบัญชีเจ้าหนี้

ฉบับที่ 3 จัดเก็บไว้ในแผนกคลังสินค้าเอง โดยจัดเข้าแฟ้มชั่วคราวเรียงตามลำดับเลขที่ เพื่อรอเอกสารจากการดำเนินการในขั้นตอนต่อไป

1.2.2 การสั่งซื้อ เมื่อแผนกสั่งซื้อได้รับใบขอซื้อจากแผนกคลังสินค้า จะทำการตรวจสอบดูว่าการขอซื้อดังกล่าวได้รับอนุมัติหรือไม่ เมื่อเรียบร้อยแล้วจัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ 4 ฉบับ จัดทำส่งให้หน่วยงานต่าง ๆ ดังนี้

ฉบับที่ 1 หรือฉบับจริง

ฉบับที่ 2 ส่งให้กับแผนกคลังสินค้า เพื่อแจ้งว่าสินค้าที่ต้องการนั้นได้ดำเนินการจัดซื้อเรียบร้อยแล้ว

ฉบับที่ 3 ส่งให้กับแผนกบัญชีเจ้าหนี้ เพื่อใช้ตรวจสอบกับใบขอซื้อและใบส่งของที่จะได้รับจากผู้ขายในการบันทึกภาระหนี้สินจากการซื้อสินค้าดังกล่าว รวมถึงการใช้เป็นหลักฐานประกอบการจ่ายชำระหนี้ให้กับผู้ขาย

ฉบับที่ 4 แผนกจัดซื้อจัดเก็บไว้เองรวมกับใบขอซื้อที่ได้รับจากแผนกคลังสินค้า จัดเข้าแฟ้มชั่วคราวเรียงตามลำดับเลขที่ของเอกสาร

1.2.3 การตรวจรับของและการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการซื้อ เมื่อผู้ขายนำสินค้ามาส่งยังแผนกคลังสินค้า แผนกคลังสินค้าจะทำการตรวจนับสินค้าที่ได้รับตามใบส่งของที่ผู้ขายแนบมากับสินค้าเปรียบเทียบกับรายละเอียดในใบขอซื้อและใบสั่งซื้อของกิจการ เมื่อสินค้าถูกตรวจนับครบถ้วน เจ้าหน้าที่จะลงนามผู้รับของในใบส่งของ พร้อมกับออกใบรับของขึ้น 4 ฉบับ จัดส่งให้หน่วยงานต่าง ๆ ดังนี้

ฉบับที่1 และ 2จะส่งไปยังแผนกจัดซื้อพร้อมใบส่งของฉบับจริงที่ได้รับจากผู้ขายเพื่อแจ้งให้แผนกจัดซื้อทราบว่าของที่จัดซื้อนั้น แผนกคลังสินค้าได้รับครบถ้วนแล้ว ซึ่งแผนกจัดซื้อจะตรวจสอบจากใบขอซื้อและใบสั่งซื้อที่มี เมื่อถูกต้องแล้วแผนกจัดซื้อจะจัดเก็บใบรับของฉบับที่ 2 กับขอซื้อและใบสั่งซื้อชุดนี้ ซึ่งเดิมจัดเก็บไว้ในแฟ้มชั่วคราวเปลี่ยนมาเข้าแฟ้มถาวรเรียงตามลำดับเลขที่ สำหรับใบส่งของจากผู้ขายและใบรับของฉบับที่ 1 จะส่งไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งแผนกบัญชีเจ้าหน้าที่จะตรวจสอบเปรียบเทียบกับใบขอซื้อและใบสั่งซื้อที่มี เมื่อถูกต้องตรงกันแล้ว แผนกบัญชีเจ้าหนี้จะนำเอกสารทั้ง 4 ฉบับ (ใบส่งของจากผู้ขาย ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ และใบรับของ) มาเข้าแฟ้มถาวรเรียงตามลำดับเลขที่ พร้อมทั้งจัดทำรายงานภาษีซื้อและบันทึกบัญชีในสมุดรายวันซื้อ โดย

เมื่อบันทึกในบัญชีเจ้าหนี้รายตัวเรียบร้อยแล้ว แผนกบัญชีเจ้าหนี้จะจัดทำสำเนาเอกสาร

ข้างต้นจำนวน 2 ชุด เพื่อส่งให้กับแผนกการเงินและแผนกบัญชีต้นทุน (กรณีการซื้อวัตถุดิบ)

ฉบับที่ 3 มอบให้ผู้ขาย พร้อมกับสำเนาใบส่งของที่แผนกคลังสินค้าลงนามรับของแล้ว

ฉบับที่ 4 แผนกคลังสินค้าเก็บไว้เองรวมกับใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ โดยเปลี่ยนจากแฟ้ม

ชั่วคราวมาเข้าแฟ้มถาวรเรียงตามลำดับเลขที่ จากนั้นแผนกคลังสินค้าจึงจัดสินค้าเข้าคลังเก็บ และบันทึก

รายละเอียดของสินค้าที่ได้รับในบัตรสินค้า (Stock Card) ซึ่งทุกสิ้นเดือนแผนกคลังสินค้าจัดทำรายงาน

วัตถุดิบจำนวน 2 ฉบับ โดยฉบับที่ 1 ส่งให้กับแผนกบัญชีต้นทุน (กรณีการซื้อวัตถุดิบ) และเก็บฉบับที่ 2

ไว้ที่คลังสินค้าเข้าแฟ้มเรียงตามลำดับวันที่

2.ระบบบัญชีเกี่ยวกับเจ้าหนี้

เมื่อกิจการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบเป็นเงินเชื่อย่อมเกิดภาระหนี้สินขึ้นที่เรียกว่า เจ้าหนี้การค้า

การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเจ้าหนี้การค้าแบ่งออกได้ 2 วิธี คือ

2.1 วิธีบัญชีรายวันซื้อและบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้รายตัว วิธีนี้จะใช้ในกรณีที่กิจการต้องการ

แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบโดยเฉพาะ หรือเป็นกรณีที่กิจการมีสินค้าหรือวัตถุดิบ

ที่ต้องการซื้อหลายชนิด จึงต้องมีการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบเดือนละหลายๆ ครั้ง เช่นนี้กิจการจะใช้สมุด

รายวันซื้อ ทำหน้าที่เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้น และควบคุมเจ้าหนี้โดยใช้บัญชีแยกประเภทรายตัวเจ้าหนี้

ซึ่งเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีคือใบส่งของฉบับจริงที่ได้รับจากผู้ขาย และเอกสารประกอบ

การลงบัญชีต่าง ๆ ได้แก่ ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ และใบรับของ เอกสารต่าง ๆ เหล่านี้ควรเก็บไว้ด้วยกัน เมื่อครบ

กำหนดการจ่ายเงินซึ่งในบางกรณีผู้ขาย (เจ้าหนี้) อาจส่งใบวางบิลหรือใบแจ้งหนี้มาให้กิจการ แผนกบัญชี

เจ้าหนี้ต้องตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารข้างต้นอีกครั้ง จากนั้นจึงประทับตรารับรองความถูกต้องให้

กับแผนกการเงิน เพื่อจัดทำเช็คสั่งจ่ายให้กับผู้ขายรายนั้น ๆ ต่อไป

2.2 วิธีระบบใบสำคัญจ่าย วิธีนี้มักใช้ในกิจการที่มีภาระหนี้สินหลายประเภท นอกเหนือจากการซื้อวัตถุดิบหรือสินค้าเป็นเงินเชื่อ เช่น ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา ค่าโทรศัพท์

ค่าภาษีต่าง ๆ ฯลฯ วิธีระบบใบสำคัญจ่ายยังสะดวกต่อการเปลี่ยนสภาพหนี้ เช่น เปลี่ยนจากการจ่าย

เช็คชำระหนี้เป็นการออกตั๋วเงินจ่ายเพื่อชำระหนี้ การเปลี่ยนงวดการชำระหนี้ เช่น จากเดิมที่กิจการ

จ่ายชำระหนี้เพียงงวดเดียว ต่อมาอาจมีปัญหาหรือความจำเป็นจึงขอตกลงกับเจ้าหนี้เพื่อแบ่งชำระหนี้เป็น

หลายงวด อาจเป็น 2-3 งวด ฯลฯ

วิธีระบบใบสำคัญจ่าย มีขั้นตอนดังนี้

2.2.1 การจัดทำใบสำคัญจ่าย เมื่อกิจการได้รับเอกสารแสดงการเป็นหนี้ต่าง ๆ กิจการต้อง

จัดทำใบสำคัญจ่ายเพื่อขออนุมัติการจ่ายชำระหนี้รายต่าง ๆ ตามเอกสารที่ได้รับ ใบสำคัญจ่ายที่จัดทำควร

มีรายละเอียดดังนี้

1) วันที่ออกใบสำคัญจ่าย

2) เลขที่ใบสำคัญจ่าย (นิยมใช้ลำดับที่ของเดือน/ลำดับที่ใบสำคัญจ่ายในเดือนนั้น)

3) รายละเอียดของภาระหนี้ได้แก่ ชื่อเจ้าหนี้ จำนวนเงิน รายการที่เกิดหนี้อาจเป็นการ

ซื้อสินค้า/วัตถุดิบ หรือค่าใช้จ่ายต่าง ๆ

4) วันครบกำหนดชำระเงิน

5) ลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน

6 รายละเอียดเกี่ยวกับเช็คที่ชำระ ได้แก่ ธนาคารที่ออกเช็ค เลขที่เช็ค วันที่รับเช็ค

7) ลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน (แผนกการเงิน)

8) ลายมือชื่อผู้ตรวจสอบความถูกต้อง

9) ลายมือชื่อผู้อนุมัติการจ่าย (ควรเป็นคนเดียวกันกับผู้ลงนามในเช็ค)

ใบสำคัญจ่ายที่จัดทำนี้จะใช้เป็นเอกสารปะหน้าเอกสารแสดงการเป็นหนี้ทั้งหลาย จัดเก็บเข้า

แฟ้มใบสำคัญค้างจ่าย โดยอาจเรียงตามลำดับวันที่ครบกำหนดชำระหรือเลขที่ใบสำคัญ

2.2.2 การบันทึกในทะเบียนใบสำคัญจ่าย ใบสำคัญจ่ายทุกฉบับตามข้อ 1 ต้องนำมาบันทึก

บัญชีในทะเบียนใบสำคัญจ่าย ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

1) วันที่ออกใบสำคัญจ่าย

2) เลขที่ใบสำคัญจ่าย

3) ชื่อผู้รับเงินและคำอธิบายสาเหตุของการเป็นหนี้โดยย่อ

4) จำนวนเงินในช่องเครดิตใบสำคัญ และช่องเดบิตตามประเภทของหนี้

2.2.3 การบันทึกการจ่ายในทะเบียนใบสำคัญจ่ายและทะเบียนจ่ายเซ็ค เมื่อถึงกำหนด

ชำระเงิน แผนกบัญชีเจ้าหนี้จะจัดส่งใบสำคัญจ่ายไปยังแผนกการเงินเพื่อจัดเตรียมเช็คและเสนอผู้มีอำนาจ

อนุมัติสั่งจ่ายเงิน การลงนามในเช็คควรมี 2 ลายมือชื่อ คือ ผู้อนุมัติสั่งจ่ายเงิน และหัวหน้าแผนกการเงิน

1) นำรายละเอียดของเช็คที่สั่งจ่ายมาบันทึกในใบสำคัญจ่าย

2) บันทึกในทะเบียนจ่ายเช็ค ดังนี้

(1) วันที่ของวันที่จ่าย

(2) เลขที่ใบสำคัญจ่าย

(3) ชื่อผู้รับเงิน

(4) เลขที่เซ็ค

(5) จำนวนเงินที่เดบิต บัญชีใบสำคัญจ่าย

(6) จำนวนเงินที่เครดิต ส่วนลดรับ (ถ้ามี) และเครดิตธนาคาร

3) บันทึกในทะเบียนใบสำคัญโดยตรวจดูว่าใบสำคัญฉบับที่จ่ายเงินอยู่ในลำดับบรรทัด

ใด ให้บันทึกวันที่จ่ายเช็คและเลขที่เช็คในลำดับบรรทัดของใบสำคัญเลขที่นั้นๆ

2.2.4 การจัดเก็บใบสำคัญจ่ายที่จ่ายชำระแล้ว ใบสำคัญจ่ายที่จ่ายชำระแล้วต้องประทับตรา

“จ่ายแล้ว” ในใบสำคัญจ่ายและเอกสารประกอบทุกฉบับ และแยกใบสำคัญจ่ายกับเอกสารประกอบชุด

ไปไว้ในแฟ้มใบสำคัญที่จ่ายชำระแล้วเรียงตามวันที่จ่ายชำระ

2.2.5 การจัดทำรายละเอียดใบสำคัญค้างจ่าย ทุกวันสิ้นเดือน แผนกบัญชีเจ้าหนี้ต้องยกยอด

รวมในช่องจำนวนเงินทั้งด้านเดบิตและเครดิตในทะเบียนใบสำคัญไปบันทึกในบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง

ซึ่งยอดคงเหลือยกไปในบัญชีแยกประเภทใบสำคัญจ่าย คือ จำนวนเงินของใบสำคัญที่ค้างจ่ายทั้งหมด

สามารถตรวจสอบได้จากเอกสารในแฟ้มใบสำคัญค้างจ่าย และทะเบียนใบสำคัญจ่ายที่ยังไม่มีการบันทึกใน

ช่องวันที่จ่ายเงินและเลขที่เช็คจ่าย

3. ระบบบัญชีเกี่ยวกับการส่งคืนและส่วนลด

การส่งคืนสินค้าหรือวัตถุดิบที่ซื้อจะเกิดขึ้นจากการที่ผู้ขายจัดส่งของไม่ตรงตามรายละเอียดใน

ใบสั่งซื้อ หรืออาจเกิดความชำรุดขึ้นในระหว่างการขนส่ง ซึ่งอาจเป็นปัญหามาจากการบรรจุหีบห่อที่ไม่

สมบูรณ์ หากปัญหาที่เกิดขึ้นมีจำนวนมาก กิจการอาจปฏิเสธการรับของจำนวนนี้ โดยให้ผู้ขายจัดส่งมาใหม่

ในครั้งต่อไป หรืออาจยกเลิกการสั่งซื้อครั้งนี้

ในกรณีที่เป็นจำนวนเล็กน้อย กิจการต้องทำความตกลงกับผู้ขายเพื่อขอลดหนี้ เช่นนี้ผู้รับของต้องระบุในใบรับของและออกใบลดหนี้ ซึ่งในใบลดหนี้ดังกล่าวต้องชี้แจงถึงมูลเหตุของการลดหนี้ในครั้งนี้ด้วย

4. การควบคุมภายในเกี่ยวกับการซื้อ เจ้าหนี้ และส่งคืน

การควบคุมภายในเกี่ยวกับการซื้อมีวัตถุประสงค์เพื่อให้กิจการมั่นใจได้ว่า กิจการได้ซื้อของในสิ่งที่จำเป็น ได้ของที่ซื้อในปริมาณและราคาที่ถูกต้องทันเวลาที่ต้องการ ดังนั้นเพื่อให้การซื้อบรรลุถึงวัตถุประสงค์ดังกล่าว การควบคุมภายในเกี่ยวกับการซื้อ เจ้าหนี้ และส่งคืน ควรมีหลักปฏิบัติดังนี้

4.1 กิจกรรมทุกกระบวนการต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษรและต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจ ไม่ว่าจะเป็นการขอซื้อ การสั่งซื้อ การจ่ายเงิน การให้ส่วนลด

4.2 เอกสารที่เกี่ยวข้องทุกฉบับควรมีการกำหนดเลขที่ไว้เป็นการล่วงหน้า และมีการควบคุมเอกสารที่ยังไม่ได้ใช้และเอกสารที่ใช้แล้ว

4.3 ต้องแบ่งหน้าที่งานในการกระทำกิจกรรมต่างๆ โดยให้มีลักษณะการสอบยันกันได้ เช่น ฝ่ายจัดซื้อทำหน้าที่ติดต่อผู้ขายและส่งใบสั่งซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้ว ฝ่ายคลังสินค้าทำหน้าที่ดูแลสินค้าและควบคุมให้อยู่ในปริมาณที่เหมาะสม

4.4 กำหนดระเบียบปฏิบัติงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรไว้อย่างชัดเจน เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้ทราบและปฏิบัติในแนวทางเดียวกัน นอกจากนั้นยังเป็นการระบุถึงผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วนงานอีกด้วย

5. การควบคุมเงินสดจ่ายซื้อสินค้า

การควบคุมเงินสดจ่ายซื้อสินค้ามีวิธีปฏิบัติ ดังนี้

5.1 นำระบบใบสำคัญจ่ายและระบบเงินสดย่อยมาใช้ กล่าวคือ การจ่ายเงินทุกรายการต้องจ่ายเป็นเช็ค และรายจ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้จ่ายจากเงินสดย่อย

5.2 การจ่ายเงินทุกรายการต้องจัดทำใบสำคัญเพื่อขออนุมัติการจ่ายเงิน พร้อมทั้งแนบหลักฐาน เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับสินค้า ฯลฯ โดยการจ่ายเช็คให้เฉพาะรายการที่ผ่านการอนุมัติให้จ่ายได้แล้วเท่านั้น และควรประทับตราลงในใบสำคัญและหลักฐานประกอบเหล่านั้นว่าจ่ายเงินแล้ว

5.3 กิจการต้องกำหนดให้มีผู้ลงนามสั่งจ่ายเช็คร่วมกันอย่างน้อย 2 ใน 3 คน และผู้ที่มีสิทธิ์ลงนามสั่งจ่ายไม่ควรเป็นผู้อนุมัติการจ่ายเงินตามใบสำคัญ

5.4 ควรมีการจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารทุกสิ้นเดือน

ระบบเงินสดจ่าย-ชำระค่าสินค้า

การจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้าต่าง ๆ นั้น บริษัทจะทำการจ่ายด้วยเช็คทั้งหมด นอกจากกรณีที่วงเงิน

ที่ต้องจ่ายมีจำนวนน้อยกว่า 1,000 บาท จึงจ่ายด้วยเงินสด ซึ่งเป็นการจ่ายจากวงเงินสดย่อย การจ่ายด้วย

เช็คจะเป็นการควบคุมด้วยเงินสดจ่ายได้เป็นอย่างดีเพื่อป้องกันการทุจริตที่อาจเกิดขึ้น และทุกๆสิ้นเดือน

ธนาคารก็จะส่ง Statement ซึ่งแสดงรายการเคลื่อนไหวของบัญชีเงินฝากมาให้พนักงานการเงิน โดยพนักงาน

การเงินจะนำ Statement มาตรวจสอบกับทะเบียนคุมเช็คว่าตรงกับรายการเช็คที่จ่ายหรือไม่ แล้วจัดทำ

งบกระทบยอดเพื่อตรวจสอบความถูกต้องต่อไป โดยขั้นตอนของระบบเงินสดจ่ายจะมีรายละเอียด ดังต่อไปนี้

1) เจ้าหนี้นำเอกสารมาวางบิล หลังจากที่ผู้ขายได้ส่งสินค้ามาให้บริษัทเรียบร้อยแล้ว ทางบริษัท

ผู้ขายจะส่งพนักงานเก็บเงินมาวางบิล โดยนำใบวางบิลมา 2 ใบ พนักงานบัญชีเจ้าหนี้มีหน้าที่รับวางบิลจาก

เจ้าหนี้โดยเซ็นรับวางบิลและให้ใบวางบิลผู้ขายกลับไป 1 ใบ เพื่อนำมาเป็นหลักฐานตอบรับเงิน ใบวางบิลที่

พนักงานได้รับมาจะนำไปบันทึกในทะเบียนรับวางบิล กรณีที่ผู้ขายนำหลักฐานการขาย เช่นใบกำกับสินค้า

ที่มีลายเซ็นลงชื่อรับสินค้า แต่ไม่มีใบวางบิลมา ทางบริษัทจะใช้ใบวางบิลของบริษัทรับวางบิล เป็นต้น

2) ตั้งเจ้าหนี้ เมื่อพนักงานบัญชีเจ้าหนี้ได้รับใบวางบิลจากเจ้าหนี้มาแล้วจะนำมารวมกับเอกสาร

การซื้อ ซึ่งได้แก่ ใบกำกับสินค้าและใบกำกับภาษีใบสั่งซื้อ และใบรับของ เพื่อตั้งเจ้าหนี้ จากนั้นจะส่งต่อไป ให้สมุห์บัญชีเพื่อพิจารณาอนุมัติจ่าย

3) พิจารณาอนุมัติจ่าย เมื่อได้รับเอกสารจากพนักงานบัญชีลูกหนี้แล้วจะนำมาตรวจสอบรายละเอียดการรับสินค้า กำหนดการจ่ายชำระหนี้ ถ้ารายละเอียดถูกต้องก็จะอนุมัติให้ทำจ่ายได้และส่งไป

ให้พนักงานการเงินทำใบสำคัญสั่งจ่ายและออกเช็คต่อไป

4) ทำใบสำคัญจ่ายและออกเช็ค เมื่อได้รับการอนุมัติให้จ่ายแล้ว พนักงานการเงินจะนำเอกสารต่าง ๆ ที่ได้รับมาทำใบสำคัญจ่ายขึ้นมา 1 ใบ และนำใบสำคัญจ่ายนั้นมาออกเช็ค โดยนำเช็คที่สั่งจ่ายไปบันทึก

รายละเอียดในทะเบียนคุมเซ็ค หลังจากนั้นทำเอกสารทำจ่ายทั้งหมดรวมถึงใบสำคัญสั่งจ่ายและเช็คที่ออก

ส่งไปให้สมุห์บัญชีตรวจความเรียบร้อยก่อนส่งเซ็น

5) ตรวจเช็คและเอกสารทำจ่ายก่อนส่งเซ็น เมื่อเอกสารทำจ่ายกลับมาที่สมุห์บัญชี สมุห์บัญชี

มีหน้าที่ตรวจสอบเช็คที่ทำจ่ายว่าถูกต้องตรงตามเอกสารที่ให้ทำจ่ายหรือไม่ เมื่อเรียบร้อยแล้วจึงทำส่งไปให้

พนักงานบัญชีเจ้าหนี้ลงบัญชีลดยอดเจ้าหนี้

6) ลงบันทึกในสมุดรายวันจ่าย นำเอกสารทำจ่ายที่ได้รับมาจากสมุห์บัญชีมาลงบันทึกลดยอดเจ้าหนี้ในสมุดรายวันจ่าย โดย

7) นำเอกสารทำจ่ายส่งเซ็น เมื่อพนักงานบัญชีลูกหนี้ได้ลงบันทึกบัญชีในสมุดรายวันจ่ายแล้ว

จะส่งเอกสารทำจ่ายทั้งหมดมาให้พนักงานการเงิน เพื่อนำส่งเอกสารทำจ่ายทั้งหมดให้ผู้มีอำนาจในเช็คเซ็นอนุมัติเช็ค

8) ลงนามสั่งจ่ายเช็ค ผู้มีอำนาจลงนามในเช็คจะพิจารณาเอกสารที่ได้รับมาทั้งหมดก่อนลงนาม

ในเช็คเพื่อสั่งจ่ายต่อไป

9) เจ้าหน้าที่ลงชื่อรับเช็ค เมื่อผู้มีอำนาจลงนามได้เซ็นอนุมัติเช็คเรียบร้อยแล้ว พนักงานการ

เงินจะรับเอกสารทั้งหมดกลับมา เมื่อเจ้าหนี้มารับเช็ค พนักงานการเงินจะให้เจ้าหนี้ลงชื่อรับเช็คในเอกสาร

ทำจ่ายเพื่อเป็นหลักฐานการรับเงิน และเจ้าหนี้จะต้องนำใบเสร็จรับเงินมาให้ด้วย พนักงานการเงินจึงจะ

มอบเช็คให้ไป

10) ประทับตราเอกสารจ่ายเงินแล้ว เมื่อจ่ายเช็คให้เจ้าหนี้เรียบร้อยแล้ว พนักงานการเงินจะ

รวบรวมเอกสารทั้งหมด ซึ่งได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญจ่าย ใบวางบิล ใบกำกับสินค้าและใบกำกับภาษี

ใบสั่งซื้อ และใบรับของ นำจัดเข้าแฟ้มเป็นหลักฐานการจ่ายเงินของพนักงานบัญชีเจ้าหนี้

11) จัดเก็บเอกสารทำจ่าย

12) ทำงบกระทบยอด ทุก ๆ สิ้นเดือน ธนาคารจะออก Statement แสดงการรับ-จ่ายเงินจาก

บัญชีมาให้กับลูกค้า (บริษัท) เมื่อพนักงานการเงินได้รับ Statement จะนำมากระทบยอดกับทะเบียน

คุมเช็คเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการรับ-จ่ายเงินว่าตรงกับที่ได้บันทึกไปหรือไม่ ถ้าไม่ตรงก็จะได้หา

สาเหตุเพื่อปรับปรุงแก้ไขต่อไป และส่งงบกระทบยอดที่ทำเสร็จรายงานไปให้สมุห์บัญชีทราบ

13) ตรวจสอบภายใน เมื่อสมุห์บัญชีได้รับรายงานงบกระทบยอดจากพนักงานการเงินแล้วจะนำมาตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง ถ้ามีข้อผิดพลาดก็จะส่งเรื่องกลับไปให้ทำการแก้ไข

6. ระบบเงินสดย่อย

เงินสดย่อย คือ เงินจำนวนหนึ่งที่กิจการมอบหมายให้กับบุคคลคนหนึ่งซึ่งเรียกว่า ผู้รักษาเงินสดย่อยถือไว้เพื่อจ่ายรายจ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ซึ่งไม่อาจเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ เช่น ค่าพาหนะ ค่าเครื่องเขียน แบบพิมพ์ ค่าดวงตราไปรษณีย์ ฯลฯ

วิธีการบัญชีที่นิยมใช้เกี่ยวกับเงินสดย่อยคือ Imprest System ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1) การตั้งวงเงินสดย่อย กิจการจะพิจารณาวงเงินสดย่อยให้เพียงพอสำหรับรายจ่ายย่อยที่เกิดขึ้นในระยะเวลาหนึ่ง อาจเป็น 7 วัน 15 วัน หรือ 1 เดือน เมื่อกำหนดวงเงินสดย่อยแล้ว ผู้รักษาเงินสดย่อย

ต้องจัดทำใบสำคัญเพื่อขออนุมัติให้พนักงานการเงินจ่ายเงินให้กับตนเอง เพื่อเก็บไว้จ่ายรายจ่ายเล็กๆ น้อยๆ

เหล่านั้น แล้วส่งใบสำคัญพร้อมทั้งต้นขั้วเช็คให้พนักงานบัญชีบันทึกบัญชีโดยเดบิตเงินสดย่อย เครดิตเงินฝาก

ธนาคาร

2) การเบิกจ่ายเงินจากเงินสดย่อย เมื่อมีผู้มาขอเบิกเงินเพื่อจ่ายรายจ่ายต่างๆ ผู้รักษาเงินสดย่อยจะทำใบสำคัญจ่ายจากเงินสดย่อยขึ้นเพื่อให้ผู้มาขอเบิกลงชื่อรับเงิน หากผู้มาขอเบิกเงินมีใบเสร็จรับเงินผู้รักษาเงินสดย่อยจะนำใบเสร็จรับเงินนั้นเย็บติดกับใบสำคัญจ่ายและเก็บเข้าแฟ้มไว้เป็นหลักฐาน เมื่อ

ผู้รักษาเงินสดย่อยจ่ายเงินให้ผู้ขอเบิกตามใบสำคัญจ่ายแล้ว ผู้รักษาเงินสดย่อยจะจดบันทึกความทรงจำใน

สมุดเงินสดย่อยของตนว่าได้จ่ายเงินให้กับใคร เป็นค่าใช้จ่ายอะไร จำนวนเงินเท่าใด ตามเอกสารใบสำคัญ

จ่ายเลขที่เท่าใด

ผู้ตรวจสอบภายในอาจขอตรวจเงินสดย่อยเป็นครั้งแรก โดยรวมจำนวนเงินตามใบสำคัญจ่ายจากเงินสดย่อยและตรวจนับเงินสดคงเหลือในมือผู้รักษาเงินสดย่อย ซึ่งต้องมีจำนวนเท่ากับวงเงินสดย่อย หากมีข้อแตกต่างควรสอบหาสาเหตุเพื่อป้องกันการทุจริต หากพบว่าเป็นเพราะการทอนเงินผิด ให้บันทึกเงินสดที่ขาดหรือเกินเป็นค่าใช้จ่ายหรือรายได้ในบัญชีเงินขาดบัญชีหรือเงินเกินบัญชี

3) การขอเบิกชดเชยเงินสดย่อยที่ผู้รักษาเงินสดย่อยได้จ่ายไปแล้วหรือเมื่อครบตามเวลาที่

กำหนดไว้ ผู้รักษาเงินสดย่อยจะรวบรวมใบสำคัญจ่ายมาขอเบิกชดเชย ซึ่งพนักงานบัญชีต้องทำการตรวจสอบ

ว่าใบสำคัญจ่ายจากเงินสดย่อยมีผู้ลงลายมือชื่อรับเงินหรือไม่ ใบสำคัญจ่ายฉบับใดควรมีใบเสร็จรับเงิน

ต้องตรวจดูว่าใบสำคัญจ่ายนั้นมีใบเสร็จรับเงินแนบมาด้วยหรือไม่ เมื่อตรวจสอบความถูกต้องแล้วจึงจัดทำ

ใบสำคัญจ่ายเพื่อขออนุมัติเบิกชดเชยเงินสดย่อยตามจำนวนเงินที่ผู้รักษาเงินสดย่อยจ่ายไปส่งให้กับพนักงาน

การเงินเพื่อดำเนินการออกเช็คต่อไป

ระบบควบคุมเงินสดย่อย

การควบคุมเงินสดย่อยนั้น เริ่มจากผู้ใช้หรือผู้ที่ทำการจ่ายเงินล่วงหน้าแทนบริษัทได้นำหลักฐาน

การจ่ายและทำการกรอกใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยเพื่อขอเบิกเงินสดย่อยกับพนักงานการเงิน และก่อนที่ผู้ใช้จะทำการจ่ายเงินแทนนั้นต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าหรือผู้จัดการเสียก่อน หลังจากที่พนักงานการเงินได้รับหลักฐานการจ่ายและใบสำคัญการจ่ายจากผู้ใช้แล้ว พนักงานการเงินก็จะจ่ายเงินสดให้กับผู้ใช้ และจะเก็บหลักฐานการจ่ายและใบสำคัญจ่ายไว้เพื่อทำการเบิกเงินสดมาเพิ่มให้กับวงเงินสดย่อยที่พนักงาน การเงินเป็นผู้รักษาอยู่ โดยพนักงานการเงินจะทำใบสรุปใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยขึ้นมา แล้วนำมารวบรวมกับหลักฐานการจ่ายเงินและใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยเพื่อนำมาออกใบสำคัญสั่งจ่าย หลังจากนั้นก็จะทำการออกเช็ค ซึ่งการออกเช็คนี้ต้องนำไปบันทึกในทะเบียนคุมเช็คด้วย โดยจะมีการบันทึกเลขที่เซ็ค วันที่ และชื่อของบริษัทที่จ่ายเช็คให้ จากนั้นพนักงานการเงินจะรวบรวมเอกสารทั้งหมด คือ สรุปใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยใบสำคัญสั่งจ่าย หลักฐานการจ่ายเงิน ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย และเช็คไปส่งให้หัวหน้าฝ่ายการเงิน ซึ่งสมุห์บัญชีมีหน้าที่คล้ายกับหัวหน้าฝ่ายการเงิน เพราะฉะนั้นในที่นี้ถือว่าเป็นคนเดียวกัน สมุห์บัญชีจะตรวจสอบเอกสารทั้งหมดแล้วจะส่งต่อไปให้ผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติ คือ ผู้จัดการของบริษัท จะเป็นผู้อนุมัติให้จ่ายเงินสดให้แก่พนักงานการเงินเพื่อไปเก็บไว้เป็นเงินสดย่อย หลังจากนั้นสมุห์บัญชีก็จะส่งเอกสารทั้งหมดซึ่งประกอบด้วยสรุปใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย ใบสำคัญสั่งจ่าย หลักฐานการจ่ายเงิน ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย และเช็คให้กับพนักงานบัญชีเพื่อลงบัญชีในสมุดเงินสดจ่าย และเมื่อลงบัญชีเรียบร้อยแล้ว พนักงานบัญชีก็จะส่งเอกสารทั้งหมดเข้าแฟ้มเพื่อเก็บรักษาเอกสารไว้ ยกเว้นเช็คเท่านั้นที่พนักงานการเงินจะนำไปเบิกเงินที่ธนาคารเพื่อนำมาเก็บไว้เป็นเงินสดย่อยต่อไป

7. ระบบการควบคุมเงินทดรองจ่าย

ระบบเงินทดรองจ่ายจะเริ่มต้นที่ผู้ใช้เงินทดรองจ่ายจัดทำใบเบิกเงินทดรองจ่ายขึ้นและส่งไปให้

ฝ่ายการเงินพิจารณาและอนุมัติในการจ่ายเงิน ซึ่งเมื่อพิจารณาและเห็นสมควรแล้วผู้ที่รับผิดชอบในการจ่ายเงินทดรองจ่าย คือ พนักงานการเงิน ก็จะจ่ายเงินให้กับผู้ใช้ ในกรณีเงินทดรองจ่ายนี้ผู้ใช้สามารถส่งหลักฐานการจ่ายเงินมาให้กับพนักงานการเงินทีหลังก็ได้ โดยอาจส่งหลักฐานการจ่ายเงินมาให้หลังจากได้รับเงินจากการเบิกเงินทดรองจ่ายเรียบร้อยแล้ว และเมื่อพนักงานการเงินได้รับหลักฐานการจ่ายเงินจากผู้ที่เบิกเงินทดรองจ่ายแล้วก็จะรวบรวมหลักฐานการจ่ายเงินและใบเบิกเงินทดรองจ่าย ซึ่งจะออกก็ต่อเมื่อพนักงานต้องการเบิกเงินมาเพิ่มให้กับวงเงินทดรองจ่าย หลังจากนั้นก็จะรวบรวมใบเบิกเงินทดรองจ่ายหลักฐานการเงินจ่าย และสรุปใบเบิกเงินทดรองจ่าย เพื่อออกใบสำคัญสั่งจ่ายในการเบิกเงินมาเพิ่มให้กับวงเงินทดรองจ่าย และเมื่อออกใบสำคัญจ่ายเรียบร้อยแล้วก็จะนำมารวมกับเอกสารทั้งหมดที่รวบรวมไว้แล้ว คือ ใบเบิกเงินทดรองจ่าย หลักฐานการจ่ายเงิน และสรุปใบเบิกเงินทดรองจ่าย หลังจากนั้นก็จะออกเช็คจากการพิจารณาเอกสารทั้งหมด และเมื่อทำการออกเช็คพนักงานการเงินจะต้องลงรายการการออกเช็คในทะเบียนคุมเช็คด้วยเพื่อช่วยในการตรวจสอบกับการจ่ายเงินเมื่อสิ้นงวด เมื่อพนักงานการเงินออกเช็คแล้วก็จะนำเอกสารที่รวบรวมไว้แล้วในการออกเช็คและเช็คส่งต่อไปให้สมุห์บัญชี เพื่อทำการตรวจสอบเอกสารทั้งหมดอีกครั้ง และสมุห์บัญชีจะต้องส่งเอกสารทั้งหมดไปให้ผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติเซ็นอนุมัติซึ่งในบริษัทนี้ผู้มีอำนาจในการอนุมัติ คือ ผู้จัดการ หลังจากที่ผู้จัดการอนุมัติในการเบิกเงินแล้วสมุห์บัญชีจะนำเอกสารทั้งหมดส่งต่อไปให้พนักงานบัญชี เพื่อลงรายการทั้งหมดในสมุดเงินสดจ่าย จากนั้นพนักงานบัญชีจะส่งเอกสารทั้งหมด คือ ใบเบิกเงินทดรองจ่ายหลักฐานการจ่ายเงิน สรุปใบเบิกเงินทดรองจ่ายใบสำคัญสั่งจ่าย และเช็ค กลับไปไว้ที่ฝ่ายการเงินเพื่อทำการเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ยกเว้นเช็คเท่านั้นที่พนักงานการเงินจะต้องนำไปเบิกเงินที่ธนาคาร เพื่อนำเงินมาเก็บไว้เป็นเงินทดรองจ่ายต่อไป