This post is part of a series called How to Use PowerPoint (Ultimate Tutorial Guide).
How to Record Narration in a PowerPoint Presentation
How to Control PowerPoint Animation With the Animation Pane
Thai (ภาษาไทย) translation by Irin Pinsanoh (you can also view the original English article)
เมื่อคุณต้องนำเสนองานที่สำคัญ PowerPoint เป็นหนึ่งในเพื่อนที่คู่ใจกับหลายๆคนมากที่สุดในการแสดงออก สามารถดึงดูดและเรียกความสนใจต่อสายตาของผู้ฟังเป็นอย่างดี
ในการใส่การเคลื่อนไหว (Animations) ในสไลด์เป็นเพียงวิธีการง่ายๆ ซึ่งในการบทเรียนนี้คุณจะได้เรียนการใส่ลูกเล่นการเคลื่อนไหวลงใน Microsoft PowerPoint
Note: ในบทเรียนวันนี้เราได้ใช้บทความยอดนิยมอย่าง Simplicity PowerPoint Template และคุณสามารถเรียนรู้ข้อมูลเพิ่มเติมได้จาก great PowerPoint templates ใน GraphicRiver.
วิธีการใส่ Animations ใน PowerPoint (คลิปวิดีโอ)
ในคลิปสั้นตัวนี้เราจะสาธิการใส่ animations ในการนำเสนอ PowerPoint แบบพื้นฐาน และเรียงลำดับไอเทมให้ปรากฎขึ้นตามที่ต้องการ
คราวนี้ลองมาดูคำอธิบายการทำงานและเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยในการพัฒนาเป็นผู้เชี่ยวชาญในการ Animations สำหรับ PowerPoint กันบ้าง
Animations คืออะไร?
Animations คือสร้างลูกเล่นให้กับไอเทมต่างๆในการนำเสนอผ่านโปรแกรม PowerPoint โดยใช้ไอเทมอย่างเช่น Text (ข้อความ), Images (รูปภาพ), Charts (ตาราง) เข้ามาหรือออกจากสไลด์
Microsoft เรียกมันว่า entrances (เข้า) และ exits (ออก) ในการ entrance คือการนำไอเทมเข้ามาอยู่ในสไลด์ ในขณะที่ exits คือการนำไอเทมออกไปจากสไลด์ Animation เป็นตัวนำไอเทมเข้าหรือออกจากสไลด์ (นอกจากนี้ยังสามารถให้ไอเทมขยับขณะอยู่บนสไลด์ได้อีกด้วย)
เราแนะนำให้คุณสร้างสไลด์และเนื้อหาการนำเสนอให้เสร็จเรียบร้อยก่อน แล้วค่อยเพิ่ม animations เข้าไปทีหลัง เน้นไปที่เนื้อหาและไอเดียในการที่คุณต้องการสื่อ จากนั้นตามด้วยเสียงประกอบในตอนที่ตั้งเวลาให้กับ animations
Note: animations คือเอฟเฟคเพื่อเพิ่มลูกเล่นให้กับไอเทมบนสไลด์ ในขณะที่ transitions จะเป็น animations ที่เกิดขึ้นขณะคุณกำลังเปลี่ยนหน้าสไลด์
สร้าง Animation อันแรกของคุณกันเถอะ!
ใส่ animation ลงในการนำเสนอ PowerPoint หลังจากที่คุณได้ใส่เนื้อหาที่ต้องการลงในสไลด์เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็เริ่มเพิ่ม animations ให้กับงานของคุณได้เลย
- คลิกบนไอเทมที่ต้องการเพิ่ม animation บนสไลด์ สามารถเพิ่มได้ทั้ง image(รูป), แผนผัง(chart), หรือกล่องข้อความ(block of text)
- หา Animations บนแถบเครื่องมือ
- ในเมนู Animation จะมีไอคอนรูปดาวแตกต่างกันไป รูปดาวแต่ละอันจะแสดงให้เห็นถึงเอฟเฟคของ animation อันนั้นๆ
- คลิกเลือกเอฟเฟคให้กับไอเทมที่เราเลือกไว้จากขั้นตอนที่ 1 ในตัวอย่างนี้เราจะเลือกใช้ Fade เพื่อให้ข้อความนั้นค่อยๆปรากฎขึ้นมา
คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าไอเทมนั้นมี Animation หรือไม่ โดยการสังเกตจากกล่องเล็กๆสีส้มบนสไลด์ ที่มีตัวเลขอยู่ด้านใน นอกจากนี้ยังสามารถดูตัวอย่าง animations ได้โดยการกดปุ่ม Preview ที่ด้านซ้ายบนของแถบ Animation
เวลาที่คุณเปลี่ยนเป็นโหมด Slide Show เมื่อคุณคลิกเม้าส์หรือกดแป้นพิมพ์ เอฟเฟคก็จะเล่นไปตามลำดับ คุณสามารถคลิกเพื่อเปลี่ยนเป็นสไลด์ต่อไปหรือให้เอฟเฟคเล่นไปจนกระทั่งถึงสไลด์ถัดไปก็ได้
เพียงเท่านี้คุณก็สามารถเพิ่ม animation ใหักับการนำเสนอของคุณได้แล้ว! จากนี้คุณสามารถฝึกเพิ่มเอฟเฟคอื่นๆให้กับไอเทม อย่างเล่นเพิ่มเอฟเฟคให้กับแผนผังหรือรูปภาพ ต่อไปเรามาดู animation สไตล์อื่นกัน
สำรวจ Animation Styles ในโปรแกรม PowerPoint
PowerPoint นั้นมีสไตล์ของ animation ที่เพิ่มลูกเล่นให้กับไอเทมบนสไลด์อย่างหลากหลายภายในเวลาที่ต้องการ คุณสามารถตั้งให้ไอเทมเข้าและออกภายในคลิกเดียวก็ทำได้
Animations บนแถบเครื่องมือ มี one-click styles หลายตัวที่ใช้กับรูปภาพได้ คุณสามารถเลื่อนแถบ scroll bar ลงไปเพื่อเลือกดูเอฟเฟคแต่ละอัน หรือเพียงแค่คลิกที่ลูกศรซ้อนด้านล่างขวาเพื่อดูเอฟเฟคทั้งหมดในครั้งเดียว
ดูสไตล์ animations ทั้งหมดที่รูปภาพด้านล่าง
ในหน้าต่างนี้คุณจะเห็นรายชื่อเอฟเฟคให้เลือกมากมาย เรามาดูตัวอย่างกันว่าแต่ละเอฟเฟคนั้นทำงานอย่างไร
- เอฟเฟคที่เป็นไอคอนสีเขียว จะทำให้ไอเทมเข้ามาในสไลด์
- เอฟเฟคที่เป็นไอคอนสีเหลือง จะทำให้ไอเทมเคลื่อนไหวอยู่บนสไลด์ ยกตัวอย่างเช่น spinning หรือ pulsing ซึ่งจะเหมาะกับการเพิ่มจุดสนใจให้กับไอเทมที่เลือกโดยเฉพาะ
- เอฟเฟคที่เป็นไอคอนสีแดง จะทำให้ไอเทมออกไปจากสไลด์
ชื่อของสไลด์ เป็นตัวที่แสดงให้เข้าใจถึงเอฟเฟคของ animations นั้นๆ อย่างเช่นหากคุณเห็นชื่อสไลด์ว่า "Fly out" แน่นอนว่าต้องทำให้ไอเทมออกจากสไลด์ไป ในขณะที่ "Float In" บ่งบอกว่าไอเทมจะปรากฎเข้ามาในสไลด์
ลองใช้เวลาเรียนรู้กับสารพัดเอฟเฟคของ animation ที่แตกต่างกันใน PowerPoint ดูสิ โดยการคลิกแต่ละเอฟเฟคทีละอัน PowerPoint จะแสดงตัวอย่างให้ดูที่ด้านขวาของสไลด์
มาเพิ่ม Animation อันที่สองกัน
ก่อนหน้านี้เราใส่เอฟเฟคให้กับไอเทมเพียงชิ้นเดียวบนสไลด์ คราวนี้เรามาลองใส่เอฟเฟคที่สองให้กันบ้าง
เริ่มต้นเพียงง่ายๆแค่กดคลิกเลือกไอเทมอื่นที่ต้องการ จากนั้นก็คลิกเลือกเอฟเฟคจากเมนูได้เลย
เมื่อเพิ่มเอฟเฟคที่สองให้กับสไลด์นี้แล้ว คุณจะเห็นได้ว่าแต่ละไอเทมจะมีกล่องตัวเลขอยู่ด้านข้าง ตัวเลขนั้นจะเป็นตัวบอกลำดับการแสดงของเอฟเฟค หากตัวเลขในกล่องคือเลข 1 ไอเทมนั้นจะแสดงเอฟเฟคเป็นลำดับที่ 1 และหากตัวเลขในกล่องคือเลข 2 ไอเทมนั้นจะแสดงเอฟเฟคเป็นลำดับที่ 2 ต่อจากไอเทมที่ 1
แล้วถ้าหากคุณต้องการเปลี่ยนลำดับของเอฟเฟคล่ะ? มาดูดีกว่าว่าต้องทำอย่างไร
วิธีการเรียงลำดับ Animations
หลังจากเพิ่มเอฟเฟคให้กับหลายไอเทมเรียบร้อยแล้ว คุณอาจต้องการเปลี่ยนลำดับการแสดงเอฟเฟคเข้าและออกให้กับสไลด์ อย่างเช่นคุณต้องการให้กล่องข้อความทางขวาบินเข้ามาเป็นลำดับแรก(fly in) แล้วค่อยให้เลเบลคำว่า "Simplicity" เข้ามาทีหลัง
การจะเปลี่ยนลำดับการแสดงเอฟเฟค คุณต้องมั่นใจก่อนว่ากำลังอยู่ในโหมด Animations ซึ่งสามารถดูได้จากแถบเมนูด้านบน จากนั้นคลิกที่ Animation Pane
ทางด้านขวาจะปรากฎหน้าต่าง Animation Pane ขึ้นมา มันคือเมนูที่คุณสามารถเรียงลำดับการแสดงเอฟเฟคได้ตามใจชอบ
ในตอนนี้คำว่า "Simplicity" มีกล่องตัวเลข 1 กำกับอยู่ นั่นหมายความว่าไอเทมนี้จะเข้ามาในสไลด์เป็นลำดับแรก จากนั้นกล่องข้อความจะเข้ามาเป็นลำดับที่สอง ซึ่งสังเกตได้จากกล่องตัวเลข 2 ที่กำกับอยู่ด้านข้างกล่องข้อความ
เราเรียงลำดับเอฟเฟคที่ Animation Panel ได้ง่ายๆ เพียงแค่คลิกเม้าส์ค้างไว้และลากไปยังลำดับที่ต้องการ หากเราต้องการให้กล่องข้อความเข้ามาในสไลด์เป็นอันดับแรก ก็เพียงลากชื่อไอเทมกล่องข้อความนั้นขึ้นไปยังด้านบนสุด
กล่องข้อความที่เราต้องการเปลี่ยนลำดับมีชื่อว่า "TextBox 23" ดังนั้นเราต้องลากมันขึ้นไปอยู่ลำดับแรก ตามรูปเคลื่อนไหวประกอบ ที่แสดงให้คุณดูด้านล่างนี้
จะเห็นได้ว่าตัวเลขที่อยู่ข้างกล่องได้เปลี่ยนจากเลข "2" เป็นเลข "1" หลังจากที่เราได้เรียงลำดับเอฟเฟคใหม่ นั่นหมายถึงกล่องข้อความจะแสดงเอฟเฟคเป็นลำดับที่ 1
Animation pane นี้จะทำให้คุณจัดการกับไอเทมหลายๆไอเทม ที่อยู่ภายในสไลด์เดียวกันได้ง่ายขึ้น คุณจะสามารถเห็นการทำงานทั้งเข้าและออกของไอเทมได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังสามารถปรับเปลี่ยนได้ เพียงแค่คลิกและลากเท่านั้น
เราจะใช้ Animations สำหรับการนำเสนอ PowerPoint เมื่อไหร่กันนะ?
จุดสำคัญที่สุดขณะนำเสนอ ไม่ใช่เอฟเฟคที่จะตื่นตระการตาหรือสร้างความแปลกใหม่ แต่เอฟเฟคนั้นเป็นตัวสำคัญ ที่เรียกความสนใจจากผู้ฟังได้เป็นอย่างดี
นี่คือประโยคจากภาพยนตร์ดังเรื่องหนึ่งที่สามารถเชื่อมโยงกับความคิดในการใช้เอฟเฟคได้
กลุ่มนักวิทยาศาสตร์ของคุณมัวครุ่นคิดถึงสิ่งที่สามารถทำได้ จนลืมคิดว่าพวกเขาควรที่จะทำหรือเปล่า - จูราสสิค พาร์ค(Jurassic Park)
เพียงแค่คุณสามารถเพิ่มเอฟเฟคเข้าไป ไม่ได้หมายความว่าคุณควรจะเพิ่มมันเข้าไป คุณต้องเฉลียวใจก่อนว่าเอฟเฟคที่คุณใช้นั้นทำให้การนำเสนอดีขึ้นหรือไม่? หรือส่งผลต่อผู้ฟังให้รู้สึกรำคาญกันแน่?
การใส่เอฟเฟคที่เกินจำเป็นจะส่งผลให้แง่ลบ เมื่อคุณสั่งให้ไอเทมวิ่งเข้าออกสไลด์ไปมา คุณจะสูญเสียความสนใจจากผู้ชมไป
นี่คือ 4 กฎเหล็กยอดนิยมในการใช้เอฟเฟคสำหรับการนำเสนองาน
- ให้ไอเทมออกหน้าจอไปก่อน จนกว่าคุณพร้อมที่จะพูดคุยเกี่ยวกับไอเทมนั้น
- หากคุณใส่ไอเทมทุกอย่างในสไลด์โป้งเดียว ผู้ฟังจะเลิกสนใจสิ่งที่คุณพูด และหันไปสนใจกับข้อความในสไลด์แทน
- ใช้เอฟเฟคง่ายๆอย่างเช่น Appear หรือ Fade เพื่อให้สไลด์ดูเรียบร้อยและสะอาด
- จำกัดเอฟเฟคเพียง 1 หรือ 2 เอฟเฟคต่อสไลด์ เพื่อความเรียบง่าย
เล่นเอฟเฟคทั้งหมดก่อนที่จะเริ่มนำเสนอ หากคุณรู้สึกว่าสไลด์มีเอฟเฟคมากเกินไป ก็ควรพิจารณาถอดออกไปบ้าง
สรุปความและเรียนรู้ต่อไป
ในบทความนี้คุณได้เรียนการใช้ animation ของโปรแกรม PowerPoint เพื่อเพื่อรสนิยมให้กับการนำเสนอ อย่าลืมใช้ bullet points หรือรูปภาพในสไลด์ในเวลาที่ถูกต้อง เพื่อการนำเสนอที่ยอดเยี่ยมยิ่งขึ้น
ตอนนี้คุณก็มีทักษะในการใช้ PowerPoint มากขึ้นแล้ว เรื่องอะไรจะหยุดอยู่แค่นี้? ด้านล่างคือบทความอื่นๆที่ให้คุณได้เรียนรู้และปรับปรุงการนำเสนอ ที่พลาดไม่ได้อีกหลายอย่าง