ตัวอย่าง จดหมายปฏิเสธรับเข้าทำงาน

ในสัปดาห์ที่ผ่านมามีกระแสเกี่ยวกับการตอบกลับใบสมัครงานในแง่ลบเอามากๆ ทาง Brand Inside จึงขอเสนอข้อแนะนำในการปฏิเสธใบสมัครงาน แบบไม่เชือดเฉือนผู้สมัครเกินไป แถมรักษาความพยายามของเขาไว้ด้วย

ตัวอย่าง จดหมายปฏิเสธรับเข้าทำงาน
ภาพ shutterstock.com

ตอบกลับให้เร็ว-เอาให้เคลียร์

หลังจากได้ใบสมัครงานของผู้สมัครมาแล้ว ทางฝ่ายบริหาร หรือแผนกทรัพยากรณ์บุคคลก็ควรจะใช้เวลากับการตรวจสอบใบสมัครเหล่านั้นให้เร็ว เพราะหากปล่อยเวลาให้ผ่านไปเรื่อยๆ โดยไม่มีการติดต่อสื่อสารกับผู้สมัครเลย ก็เหมือนสร้างความกังวลให้พวกเขาอัตโนมัติ ดังนั้นการแสดงให้ผู้สมัครเห็นว่าทางองค์กรกำลังทำอะไรอยู่จึงจำเป็น นอกจากนี้หากรู้แล้วว่าจะปฏิเสธผู้สมัครคนนั้น ก็ต้องแจ้งให้ทราบเร็วที่สุดเท่าที่จะเร็วได้

ต้องมาพร้อมกับเหตุผลที่ฟังขึ้น

ปกติแล้วการปฏิเสธอะไรสักอย่างก็คงไม่ต้องให้เหตุผลอะไรมาก แต่ถ้าเรื่องที่ปฏิเสธมันมีผลต่อชีวิต และความก้าวหน้าทางการงานของคนคนนั้นก็ควรจะคิดให้ดีก่อนที่จะตอบออกไป โดยเหตุผลเหล่านั้นต้องบอกให้ชัดเจนว่าทำไม่ถึงไม่รับ เช่นตำแหน่งนั้นเต็มแล้ว หรือผู้สมัครคนอื่นเหมาะสมกว่า ที่สำคัญต้องไม่ตอบกลับจนยืดยาวเกินไป รวมถึงไม่เขียนในเชิงขอโทษ เพราะเรื่องการปฏิเสธนั้นเกิดขึ้นในโลกธุรกิจเป็นประจำอยู่แล้ว

ยึดมั่นในความเป็นจริง เพราะจริงคือจริง

ขณะเดียวกันทุกสิ่งที่พูดออกมาต้องเป็นเรื่องจริงทั้งหมด ไม่ควรปรับแต่งเหตุผลให้ฟังดูดีขึ้น เพื่อแสดงถึงความสื่อสัตย์ในองค์กร เพราะมันก็ไม่แปลกที่หากผู้สมัครรู้ว่าองค์กรโกหก เวลาที่ตำแหน่งนั้นว่างอีก ก็คงไม่เข้ามาสมัครอีกครั้งแน่ๆ ทำให้ความเชื่อมั่น และความเชื่อใจ ยังคงเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด เพื่อแสดงถึงความจริงใจ และตรงไปตรงมาขององค์กรอีกด้วย

รักษาน้ำใจ และไม่ทิ่มแทง

แม้ข้างต้นจะบอกว่าไม่ให้ขอบคุณ แต่จริงๆ แล้วการขอบคุณแบบอ้อมๆ ก็ช่วยรักษาน้ำใจในความพยายามของผู้สมัครไว้ พร้อมเปิดโอกาสให้พวกเขากลับมาสมัครงานใหม่อีกครั้งเช่นเดียวกัน ซึ่งมันน่าจะดีกว่าที่องค์กรจะทำเป็นไม่รู้ไม่เห็นว่ามีคนคนนี้สมัครงานเข้ามาด้วย ซึ่งถ้าทำอย่างนั้นมันก็คงฝังใจผู้สมัครคนนั้นไปตลอดกาล แถมยังสร้างชื่อเสียให้กับองค์กรในกรณีที่เขาคนนั้นเอาไปพูดกับคนอื่นๆ

ติดต่อไว้-ไม่ทิ้งเดียวดาย

ทั้งนี้ถ้าองค์กรต้องการเปิดโอกาสใหม่ๆ ในอนาคต และทำขั้นตอนต่างๆ ขั้นต้นครบแล้ว อย่างสุดท้ายคือต้องติดต่อกับผู้สมัครองค์กรปฏิเสธเขาไปอยู่เรื่อยๆ เช่นการส่งอีเมลหาพวกเขาเป็นบทความที่น่าสนใจ หรือว่าตำแหน่งที่ยังว่าง และน่าจะเหมาะสมกับพวกเขาอยู่ เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้สมัครเหล่านั้นได้ตลอดเวลา และทำให้องค์กรไม่ขาดคน พร้อมเดินหน้าองค์กรได้ตลอดเวลา

เราก็ไปสัมภาษณ์ที่บริษัท b ด้วย ตอนที่เรารอผลการสัมภาษณ์จาก b (ซึ่งจริงๆเราอยากทำที่ b มากกว่า) เรากับ a ก็มีการคุยกันถึงวันเริ่มงานและสัญญาจ้าง

ต่อมา b โทรมาบอกว่าเราสัมภาษณ์ผ่าน ซึ่งจนถึงตอนนี้ b ก็คอนเฟิร์ม วันเริ่มงานและนัดวันให้เราไปเซ็นสัญญาจ้างแล้ว....

เราจะปฏิเสธ a ยังไงดีคะ เรารู้ว่าเราทำให้เค้าเสียหาย ลำบากใจมาก กรณีอย่างเรานี่ถือเป็นการเสียมารยาทมากมั้ยคะ?

���¤��Ҩ�����Ѻ��õԴ��ͨҡ��� HR ��� Head Hunter �����ʹ͵��˹觧ҹ ���� job offer ����ѧ�ҡ�Դ��ͤ�¡ѹ �� job description ������ҡ�л���ʸ job offer ������... ���Ǩк͡����ѧ䧴�����

�ջ��ʺ��ó���ǹ��ǻ���ҳ�������͹�ѹ... �ӡ���Ң������������ ��������¹ email �������ѧ��ɵͺ�䧴� �����ҡ�����觷�����¹������觻ѹ

�ç���ҧ�ͧ email ���繻���ҳ���...

���������... �ͺ�س����Ѻ�͡�ʧҹ㹵���˹觷������ʹ���� ������ҡѺ�����ŷ��������Ѻ���

������� ������Ӥѭ... �ͺ����ʸ��к͡�˵ؼŠ

�����´���... ��Ẻ���Ҵ͡���

��Ң���������ҧ���������ǹ�ͧ email �� ���ͤس��� mix&match ���ʶҹ��ó�ͧ�س���дǡ���

���������... �ͺ�س����Ѻ�͡�ʧҹ㹵���˹觷������ʹ���� ������ҡѺ�����ŷ��������Ѻ���

Ẻ 1 - �ͺ�س��͡�� ��С�þٴ��������������

Thank you very much for offering me the opportunity to join PMI as Supply Chain Manager. I sincerely appreciate you taking time to interview me and to share information on job description and your company.

Ẻ 2 - �ͺ�س �Һ��� ��Тͺ�س

Thank you for the time and effort you spent considering me for a position as Supply Chain Manager. I appreciate your time and effort. I am grateful for your offer.

Ẻ 3 - �ͺ�س㹢���ʹ� �������ɳ�... Ẻ�Ѵ�����駹��������Ҵ͡���

Thank you very much for offering me the position of Properties Agent for your office in Phuket. I appreciate your discussing the details of the position with me and giving me time to consider your offer. I also enjoyed meeting with Mr.Van Vkiet, the current Properties Agent in Phuket.

������Ӥѭ... �ͺ����ʸ��к͡�˵ؼ�

Ẻ 1 - ���� ���Դ����� �����ҡ�(�����ɳ�)���

After careful consideration, I do not feel it is the best fit for me at this time and decide not to proceed with future interview.

Ẻ 2 - �͡�ç� �������� 价������Ǡ�����ҡ�(�����ɳ�)���

After careful consideration, I really have difficulties in commuting to Ladkrabang Industrial Estate every day. I decide not to proceed with further interviews for this position.

Ẻ 3 - �Դ���� ����Ѻ����ʹʹա��� �����͡�˵ؼŵç� ������ԧ

After much thought and careful deliberation, however, I have decided not to accept your offer.

Ẻ 4 - �Դ�� �Ѻ����ʹͷ����蹷��ç㨡��� (�����͡��ҷ���˹ ���˹��˹)

It was a difficult decision to make, but, I have accepted another opportunity that is more in line with my skills and career goals.

Ẻ 5 - ͸Ժ�������´ �Ѵ�Թ��ҡ�ҡ �����͡����ʹͤ���蹹� ��¹Ẻ������ ���Ҵ͡����Ш��

You have a fine organization and there are many aspect of the position which are very appealing to me. However, I believe it is in our mutual best interest that I decline your kind offer. I have decided to accepted a position as Sale Director for a small company located in Tokyo. This has been a difficult decision for me, but I believe it is the appropriate one for my career and family at this time.

�����´���... ��Ẻ���Ҵ͡���

Ẻ 1 - ��¾� ��ѧ��Ҩ��͡ѹ������͡�ʵ���

I wish you the best continued success. I hope our paths will cross again in the future.

Ẻ 2 - ����... �ͺ�س��

Again, thank you for your time and consideration.

Ẻ 3 - �ͺ�س�� Ẻ�����������Ҵ͡���

I want to thank you for the consideration and courtesy given to me. It was a pleasure meeting you and Mr. Prasert, the Head of Operations.

��ǹ��Ǫͺ�����¹Ẻ����״����� �ç����� ����ҹ�Ѻ㨤������� �ѧ䧡��� ���Ф������Ըա����¹��Ф����ͺ�������͹�ѹ ��� mix & match �ѹ�ͧ�ФР