๑. การใช้ภาษาสำหรับประธานในที่ประชุม ภาษาที่ประธานใช้จะขึ้นอยู่กับระดับของการประชุม ถ้าเป็นแบบกันเอง ก็ใช้ภาษาที่สร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองระหว่างการประชุม จะได้ไม่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกอึดอัดหรือเครียด แต่ถ้าเป็นการประชุมตามระเบียบแบบแผนก็ต้องใช้ภาษาทางการ อย่างไรก็ตามจำเป้นต้องใช้ภาษาสุภาพ ใช้้ถ้อยคำง่าย ได้สาระและใช้น้ำเสียงให้เหมาะสม
๒.การใช้ภาษาของผู้เข้าประชุม ถ้าเป็นการประชุมแบบเป็นกันเอง ใช้ภาษาระดับสนทนาโดยระวังคำพูดให้ชัดเจน ใช้ภาษาสุภาพ สั้น กระชับ พูดให้ครบประเด็น แสดงความคิดเห็นเฉพาะที่เป็นประโยชน์และเกี่ยวข้องกับสาระการประชุม หากมีข้อสงสัยและต้องการจะตั้งคำถาม ควรถามให้ชัดเจน กะทัดรัด ทางที่ดี การใช้ภาษาในการพูดควรใช้ระดับกึ่งทางการหรือทางการ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นการประชุมระดับใดในการแสดงความคิดควรจะมีกล่าวนำเสียก่อน เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจได้รวดเร็ว
ข้อสังเกตการใช้อวัจนภาษา (ภาษาท่าทาง) ในการประชุม มีดังนี้
๑. การชี้ กรรมการสามารถเสนอข้อคิดเห็นได้
๒. การยกมือ ใช้ขออนุญาตเสนอ หรือสนับสนุนข้อคิดเห็น
๓. การปรบมือ สามารถแสดงความพอใจของผู้อภิปรายได้
๔. การพยักหน้า คืออนุญาตให้ผู้ยกมือเสนอความคิดเห็น
๕. การเคาะค้อนหรือทุบค้อน คือให้สมาชิกอยู่ในความสงบ
กิจกรรมการประชุมเกิดขึ้นได้เมื่อมีองค์ประกอบ ผู้ส่งสาร สารและผู้รับสาร สารที่ปรากฏในที่ประชุมแบ่งได้เป็น ๒ ประเภทคือ สารของผู้เข้าประชุม เช่น คำถาม คำอธิบาย ข้อเสนอ ข้อสนับสนุน และอีกประเภทหนึ่งคือ สารของผู้เข้าประชุม ซึ่งเรียกว่า มติของที่ประชุม เช่น ข้อเสนอแนะ ข้อยุติ คำวิงวอน สำหรับ สื่อที่ใช้ในการประชุมสำหรับกลุ่มเล็ก ๆ คือ เสียงธรรมชาติหรือพูดจากันธรรมดา แต่สำหรับกลุ่มใหญ่จะต้องใช้สื่อทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีเข้ามาช่วย เช่น เครื่องขยายเสียง สื่ออิเลคโทรนิคส์ เอกสาร สิ่งพิมพ์ แผนภูมิ สิ่งของตัวอย่าง
การประชุมมีประโยชน์ ดังนี้ ช่วยให้เกิดการทำงานทางความคิดร่วมกัน, ช่วยให้เกิดความรอบคอบในการตัดสินใจ, ช่วยในการกระจายข่าวสาร, ช่วยในการประสานงานประสานความคิดและสร้างความเข้าใจ, ช่วยให้แต่ละคนมีส่วนร่วมในการทำงาน, ช่วยให้แต่ละคนมีส่วนร่วมในการทำงาน, ช่วยให้เกิดแนวทางใหม่ วิธีการหรือกระบวนการใหม่ๆ จากการเสนอความเห็นในการประชุม
การตัดสินใจเลือกผู้เข้าประชุม ต้องเป็นผู้ซึ่งจะให้ประโยชน์แก่ที่ประชุมในด้านความคิดเห็นที่สำคัญตามวัตถุประสงค์ของการประชุม, เป็นผู้มีข้อมูลและรอบรู้ในสิ่งที่จะเป็นประโยชน์ต่อการประชุม, เป็นผู้ที่มีส่วนได้เสียเกี่ยวข้องกับเรื่องที่ประชุม,เป็นผู้อยู่ในฐานะต้องให้การรับรองมติหรือผลของการประชุม, เป็นผู้ที่ต้องมีส่วนรับผิดชอบในเรื่องที่ประชุม, เป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหรืออนุมัติให้มีการดำเนินการได้ตามมติของที่ประชุม, เป็นผู้ที่จำเป็นต้องรู้สาระที่นำเสนอในที่ประชุม
การประชุมอาจเกิดปัญหาได้จากประเด็นต่อไปนี้ การประชุมเริ่มและเลิกไม่ตรงเวลา, เรื่องที่นำเข้าสู่การพิจารณามีมากเกินไป, มีผู้เข้าร่วมประชุมมากเกินไป, ผู้ซึ่งควรจะเข้าประชุมไม่มาประชุม ในฐานะผู้นำการประชุม เริ่มและเลิกให้ตรงเวลา, จัดเตรียมเนื้อหาสาระให้พร้อม ศึกษาเอกสารล่วงหน้า, พูดให้ทุกคนเข้าใจด้วยถ้อยคำที่ดี เสนอเรื่องให้เข้าใจง่าย, พูดอย่างชัดเจน มีความกระตือรือร้น เชื่อมั่นในตนเอง, ฟังความเห็นของผู้เข้าประชุม ส่งเสริมให้ทุกคนแสดงความเห็น, หากการประชุมใช้เวลา ควรมีการพัก มีอาหารว่าง, ไม่ครอบงำความคิดของผู้เข้าประชุม, อย่าปล่อยให้แสดงความคิดเห็นนอกประเด็นหรือนอกระเบียบวาระการประชุม, อย่าเสียใจเมื่อมีผู้ไม่เห็นด้วยกับตน ยอมรับความคิดเห็นที่แตกต่าง, อย่าแสร้งทำท่าทางขบขัน หากไม่รู้สึกตลกขับขันก็ไม่จำเป็นต้องแสดงอาการขบขัน, อย่าปล่อยให้มีการเถียงทะเลาะกันแม้เรื่องเล็กๆ น้อยๆ, อย่าปล่อยให้การประชุมชะงักงันด้วยเหตุการณ์ต่างๆ, ไม่แสดงกิริยารบกวนหรือขัดจังหวะการอภิปรายของผู้อื่น, ไม่ใช้อารมณ์ในการอภิปราย