การแบ่งประเภทของข้อมูลขึ้นอยู่กับ ในหน่วยการเรียนนี้จะยกตัวอย่างการแบ่งข้อมูลไว้ 4 รูปแบบ ดังนี้ 2. การแบ่งข้อมูลตามแหล่งข้อมูลที่ได้รับ 3.
การแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ 4. การแบ่งข้อมูลตามระบบคอมพิวเตอร์
สารสนเทศ(Information) คือ สิ่งที่ได้จากการประมวลผลของข้อมูล เพื่อให้สามารถนำมาใช้ประโยชน์
สรุป ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจากการดำเนิน งาน หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ทันทีจะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อ ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ
เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้เทคนิค ขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือมีความ เกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียง อย่างเดียวเท่านั้น 1. ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงาน เพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำ มากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคน
หรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้ 2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อ ผู้ใช้ได้ ้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียนค้นและรายงานตาม ผู้ใช้ 3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำ 4. ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบ โครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้ มีการใช้รกัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบ คอมพิวเตอร์ 5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์ 1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย 1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก
เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน 1.2 การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน
2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้ 2.1 การจัดแบ่งข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการ ที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีกรแบ่ง หมวดหมู่สินค้า และบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา 2.2
การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียก ใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่นการจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุด ตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย 2.3 การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่นสถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
2.4 การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมากข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย 3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย 3.1 การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล 3.2 การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไปการค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ 3.3 การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ 3.4 การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีความหมายและประเภทของข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล(Data) คือ สิ่งต่าง ๆ หรือข้อเท็จจริง ที่ได้รับจากประสาทสัมผัสหรือสื่อต่าง ๆที่ยังไม่ผ่านการวิเคราะห์
หรือการประมวลผล โดยข้อมูลอาจเป็นตัวเลข สัญลักษณ์ ตัวอักษร เสียง ภาพ ภาพเคลื่อนไหว เป็นต้น ข้อมูลดิบ (Raw Data) คือ ข้อมูลทุกรูปแบบที่ยังไม่ได้ผ่านการประมวลผล
– ความต้องการของผู้ใช้
– ลักษณะของข้อมูลที่นำไปใช้
– เกณฑ์ที่นำมาพิจารณา
1. การแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล
เป็นการแบ่งข้อมูลโดยพิจารณาจากการรับข้อมูลของประสาทสัมผัสของร่างกาย ได้แก่
– ข้อมูลภาพที่ได้รับจากการมองเห็นด้วยดวงตา
– ข้อมูลเสียงที่ได้รับจากการฟังด้วยหู
–
ข้อมูลกลิ่นที่ได้รับจากการสูดดมด้วยจมูก
– ข้อมูลรสชาติที่ได้รับจากการรับรสชาติด้วยลิ้น
– ข้อมูลสัมผัสที่ได้รับจากความรู้สึกด้วยผิวหนัง
โดยพิจารณาจากลักษณะของที่มาหรือการได้รับข้อมูล ได้แก่
– ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูล
โดยตรงด้วยวิธีต่างๆ เช่น จากการสอบถามการสัมภาษณ์การสำรวจการจดบันทึก
ตัวอย่างข้อมูลปฐมภูมิ ได้แก่ ข้อมูลการมาโรงเรียนสายของนักเรียน
ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1
ซึ่งได้จากการจดบันทึกในรอบ 1 เดือนที่ผ่านมา
– ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือ การนำข้อมูลที่ผู้อื่นได้เก็บรวบรวมหรือบันทึกไว้มาใช้งาน
ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเก็บรวบรวมและบันทึกด้วยตนเอง จัดเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีต มักผ่านการประมวลผลแล้ว
ตัวอย่างข้อมูลทุติยภูมิ ได้แก่ สถิติการมาโรงเรียนสายของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1 ในปีพ.ศ.2550
มีลักษณะคล้ายการแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล แต่มีการแยกลักษณะข้อมูลตามชนิดและนามสกุล
ของข้อมูลนั้น ๆ ได้แก่
– ข้อมูลตัวอักษร เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข และสัญลักษณ์ ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้าย
ชื่อไฟล์เป็น .txt และ .doc
– ข้อมูลภาพ เช่น ภาพกราฟิกต่าง ๆ และภาพถ่ายจากกล้องดิจิทัล
ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุล
ต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .bmp .gif และ .jpg
– ข้อมูลเสียง เช่น เสียงพูด เสียงดนตรี และเสียงเพลง ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้าย
ชื่อไฟล์เป็น .wav .mp3 และ .au
– ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว เช่น ภาพเคลื่อนไหว ภาพมิวสิกวีดีโอ ภาพยนตร์ คลิปวิดีโอ ข้อมูลประเภท
นี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .avi
มีลักษณะคล้ายและใกล้เคียงกับการแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์มาก แต่มุ่งเน้นพิจารณา
การแบ่งประเภทตามการนำข้อมูลไปใช้งานในระบบคอมพิวเตอร์ ได้แก่
– ข้อมูลเชิงจำนวน มีลักษณะเป็นตัวเลขที่สามารถนำมาคำนวณด้วยคอมพิวเตอร์ได้ เช่น
จำนวนเงินในกระเป๋า จำนวนค่าโดยสารรถประจำทาง และจำนวนนักเรียนในห้องเรียน
–
ข้อมูลอักขระ มีลักษณะเป็นตัวอักษร ตัวหนังสือ และสัญลักษณ์ ต่างๆ ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูล
และเรียงลำดับได้แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณได้ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ เลขที่บ้านและชื่อของนักเรียน
– ข้อมูลกราฟิก เป็นข้อมูลที่เกิดจากจุดพิกัดทางคอมพิวเตอร์ ทำให้เกิดรูปภาพหรือแผนที่ เช่น
เครื่องหมายการค้า แบบก่อสร้างอาคาร
และกราฟ
– ข้อมูลภาพลักษณ์ เป็นข้อมูลแสดงความเข้มและสีของรูปภาพที่เกิดจากการสแกนของสแกนเนอร์
์เป็นหลัก ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูล ย่อหรือขยาย และตัดต่อได้ แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณหรือดำเนินการ
อย่างอื่นได้ ปัจจุบันบริษัท NTT Communications Corp
ประเทศญี่ปุ่นได้มีการทดลองส่งข้อมูลกลิ่นผ่านทางอินเตอร์เน็ต
โดยมีโครงการที่จะเปิดให้บริการ Aromatherapy online ในอนาคต
ในด้านการวางแผน การพัฒนา การควบคุม และการตัดสินใจ
การแบ่งสารสนเทศสามารถแบ่งได้หลายรูปแบบ เช่น
1. การแบ่งสารสนเทศตามหลักแห่งคุณภาพ ได้แก่
สารสนเทศแข็งและสารสนเทศอ่อน
2. การแบ่งสารสนเทศตามแหล่งกำเนิด ได้แก่ สารสนเทศภายในองค์กรและสารสนเทศ
ภายนอกองค์กร
3. การแบ่งสารสนเทศตามสาขาความรู้ ได้แก่ สารสนเทศสาขามนุษยศาสตร์ สารสนเทศ
สาขาสังคมศาสตร์ สาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
และสารสนเทศสาขาอื่น ๆ
4. การแบ่งตามการนำสารสนเทศไปใช้งาน ได้แก่ สารสนเทศด้านการตลาด สารสนเทศ
ด้านการวิจัยและพัฒนาบุคลากร และสารสนเทศด้านการเงิน
5. การแบ่งตามการใช้และการถ่ายทอดสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศที่เน้นวิชาการ สารสนเทศ
ที่เน้นเทคนิค สารสนเทศที่เน้นบุคคล และสารสนเทศที่เน้นการปฏิบัติ
6.
การแบ่งตามขั้นตอนของการพัฒนาสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศระยะแรกเริ่มและ
สารสนเทศระยะยาว
7. การแบ่งสารสนเทศตามวิธีการผลิตและการจัดทำ ได้แก่ สารสนเทศต้นแบบและสารสนเทศ
ปรุงแต่ง
8. การแบ่งสารสนเทศตามรูปแบบที่นำเสนอ ได้แก่ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นเสียง สารสนเทศ
ที่มีลักษณะเป็นข้อความ
สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นโสตทัศนวัสดุ และสารสนเทศที่มีลักษณะเป็นอิเล็กทรอนิกส์
9. การแบ่งสารสนเทศตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ได้แก่ สารสนเทศที่ทำประจำ
สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย และสารสนเทศที่ได้รับหมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ การนำความรู้หรือวิธีการมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ
ความถูกต้อง และความรวดเร็วให้แก่ สารสนเทศ
เรียกว่า ไอทีหรือเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT: Information Technology)
คุณสมบัติของข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้
ประโยชน์ องค์การจำเป็นต้องลงทุน ทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับ เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็น
จริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ดังนั้นการดำเนินงานเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
สารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
การ ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการเริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศและการดูแลรักษา สารสนเทศเพื่อการใช้งาน
นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล
และทำสำเนาข้อมูล เพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งไดโดยง่าย
บทบาทที่สำคัญยิ่งท่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา
การจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศมี 3 ขั้นตอน คือ การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล
และการดูแลรักษาข้อมูล
การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
เป็นขั้นตอนแรกในการจัดการสารสนเทศ ซึ่งควรกระทำควบคู่กันไป คือ เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว
ก็ทำการตรวจสอบข้อมูลนั้นทันที เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามความต้องการมากที่สุด
1. การเก็บรวบรวมข้อมูล
เป็นการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก จึงควรกำหนดว่าจะต้องใช้ข้อมูลอะไร
บ้าง ข้อมูลได้มาจากไหน และจัดเก็บข้อมูลนั้นมาได้อย่างไร
2. การตรวจสอบข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อได้สารสนเทศ
ที่คุณภาพ
การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูล คือ การนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วหรือข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมและตรวจสอบมา
กระทำเพื่อให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไปจนเกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ดังนี้
1.
การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล เป็นการแยกประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาอย่างเป็นระบบตามกลุ่ม
และประเภทของข้อมูลนั้น เพื่อให้สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
ทั้งนี้อาจเก็บไว้ในรูปของแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้
2. การจัดเรียงข้อมูล เป็นขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหรืออ้างอิงข้อมูลในอนาคต
3. การคำนวณ
เป็นการประมวลผลที่ต้องการผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่มีความละเอียดถูกต้อง แม่นยำ
เนื่องจากที่รวบรวมและจัดเก็บมานั้นอาจมีทั้งรูปแบบของข้อความและตัวเลข ซึ่งต้องมีการคำนวณหาค่าเฉลี่ยหรือ
ผลรวมของข้อมูลนั้น ๆ
4. การทำรายงาน เป็นการประมวลผลที่มีความสลับซับซ้อนมากที่สุด โดยมีจุดประสงค์หลักเพื่อเผยแพร่ ข้อมูลในอนาคต ผู้ดำเนินการจะต้องสรุปข้อมูลเพื่อทำรายงานให้ตรงกับความต้องการในการใช้สารสนเทศ นั้น ๆ
โดยจะต้องนำเสนอรายงานในรูปแบบที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดการสารสนเทศ
การดูแลรักษาข้อมูล
การดูแลรักษาข้อมูล เป็นขั้นตอนการจัดการสารสนเทศมีจุดประสงค์หลักเพื่อป้องกันและเก็บรักษาข้อมูล ไม่ให้สูญหาย ช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลสำหรับนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคต
1. การจัดเก็บ คือการนำข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและประมวลผลแล้วมาบันทึกเข้าสู่ระบบข้อมูล
อย่างมีระเบียบและเป็นหมวดหมู่ เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้งาน
ทั้งนี้อาจจัดเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้มเอกสาร
สิ่งพิมพ์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้
2. การทำสำเนา คือ การเพิ่มจำนวนข้อมูลด้านปริมาณ โดยเนื้อหาของข้อมูลจะไม่เปลี่ยนแปลงไป
จากต้นฉบับหรือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว สามารถกระทำได้โดยการคัดลอกทั้งจากมนุษย์หรือ
เครื่องจักรต่าง ๆ ซึ่งเป็นเครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ได้
3.
การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล คือ การนำสำเนาที่ทำเพิ่มไว้แจกจ่ายให้แก่ผู้ใช้และผู้เกี่ยวข้อง
4. การปรับปรุงข้อมูล คือ การแก้ไขปรับปรุงรายการข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน อาจกระทำโดยการแก้ไขข้อมูลบางส่วนหรือบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมลงในระบบข้อมูล
วิธีการประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลสามารถทำได้ 2 วิธี คือ การประมวลผลแบบกลุ่มและการประมวลผลแบบทันที ดังนี้
1. การประมวลผลแบบกลุ่ม ข้อมูลของการประมวลผลแบบนี้จะถูกเก็บสะสมไว้ในช่วงเวลาที่กำหนด
เช่น 7 วัน หรือ 1 เดือน แล้วจึงนำข้อมูลที่สะสมไว้มาประมวลผลรวมกันครั้งเดียว เช่น การคำนวณค่าบริการ น้ำประปา โดยข้อมูลปริมาณน้ำที่ใช้ทั้งหมดจะถูกเก็บบันทึกไว้ในรอบ 1 เดือน แล้วจึงนำมาประมวลผลเป็น ค่าน้ำประปาในครั้งเดียว
การประมวลผลแบบนี้มักมีความผิดพลาดสูง แต่เสียค่าใช้จ่ายในการประมวลผลน้อย
2. การประมวลผลแบบทันที เป็นการประมวลผลที่เกิดขึ้นพร้อมกับการรับข้อมูลหรือหลังจากได้รับข้อมูลทันที เช่นการฝากและถอนเงินธนาคาร เมื่อลูกค้าฝากเงิน ข้อมูลนั้นจะถูกประมวลผลทันที ทำให้ยอดฝากในบัญชีนั้นมีการเปลี่ยนแปลง การประมวลผลแบบนี้จะมีความผิดพลาดน้อย แต่เสียค่าใช้จ่ายในการประมวลผลมาก
ระดับของสารสนเทศ
ระดับขององค์กร
1. สารสนเทศระดับบุคคล คือ สารสนเทศที่ส่งเสริมการทำงานให้แก่ผู้ใช้แต่ละคน ทำให้ทำงานในหน้าที่ ที่รับผิดชอบมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งสารสนเทศที่ใช้จะมีความแตกต่างกันไปตามลักษณะของการทำงาน และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล เช่นพนักงานขายใช้สารสนเทศในการนำเสนอสินค้าให้ดูน่าสนใจ และนักเรียนใช้สารสนเทศทำรายงานที่สะอาดและเรียบร้อย
2. สารสนเทศระดับกลุ่ม คือ
สารสนเทศที่ช่วยส่งเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีจุดมุ่งหมาย
ในการทำงานอย่างเดียวกัน ซึ่งส่งเสริมการใช้ข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน สารสนเทศระดับกลุ่ม จึงมีการใช้ระบบเครือข่ายมาร่วมในการทำงาน จึงทำให้สามารถใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์และข้อมูลที่เก็บไว้ใน ระบบฐานข้อมูลร่วมกัน ด้วยการสร้างแฟ้มข้อมูลขึ้นที่เครื่องเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการเก็บ ข้อมูล เช่น พนักงานขายสามารถใช้ข้อมูลสิ้นค้าแบบเดียวกันได้ทุกคน
และนักเรียนสามารถสั่งพิมพ์เอกสาร ด้วยเครื่องพิมพ์เดียวกันจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ในห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์
3. สารสนเทศระดับองค์กร คือ สารสนเทศที่ส่งเสริมการทำงานในภาพรวมขององค์กร ซึ่งจะเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันในหลายฝ่าย จึงมีการเชื่อมโยงสารสนเทศระดับกลุ่มหลาย ๆ กลุ่มเข้าด้วยกัน ทำให้เกิดประโยชน์ในการบริหารงานในระดับผู้ปฏิบัติการและผู้บริหารระดับสูง ซึ่งสามารถใช้ข้อมูลจากฝ่ายใดก็ได้ เพื่อประโยชน์ในการตัดสินใจ
ระดับของผู้บริหาร
1. ผู้บริหารระดับล่าง เป็นการใช้สารสนเทศในการปฏิบัติงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เช่น
ผู้จัดการใช้โปรแกรมไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อส่งเสริมการแลกเปลี่ยนสารสนเทศกับหัวหน้าแผนกต่าง ๆ
และนักเรียนใช้สารสนเทศในการทำงานหรือในการเรียนในวิชาต่าง ๆ
2. ผู้บริหารระดับกลาง เป็นการใช้สารสนเทศเพื่อการวางแผนระยะสั้น เหมาะสำหรับงานประเภท
การควบคุมและจัดการ เช่น
ผู้จัดการนำสารสนเทศมาวางแผนการผลิตสินค้าให้ทันต่อความต้องการของลูกค้า และนักเรียนใช้สารสนเทศเพื่อการตัดสินใจเลือกเรียนวิชาเลือกที่เหมาะสมกับนักเรียน
3. ผู้บริหารระดับสูง เป็นการใช้สารสนเทศเพื่อการวางแผนระยะยาว ใช้สำหรับควบคุมนโยบาย
และวางแผนเชิงกลยุทธ์ สารสนเทศที่ใช้จึงมักเป็นผลสรุปที่สามารถนำมาประกอบ การวิเคราะห์ การประเมิน
และการตัดสินใจได้ง่ายยิ่งขึ้น เช่นผู้จัดการนำผลสรุปค่าเฉลี่ยการผลิตสินค้ามาใช้ในการตัดสินใจซื้อ เครื่องจักรใหม่
และนักเรียน ใช้ผลสรุปคะแนนเรียนทั้งหมดมาตัดสินใจเลือกศึกษาต่อในระดับมหาวิทยาลัยตามความสามารถ เพื่อประโยชน์ในการประกอบอาชีพ
แบบทดสอบ เรื่องการจัดการสารสนเทศ
ข้อที่ 1)ข้อใดหมายถึงข้อมูล
สิ่งต่าง ๆ ที่เรารับรู้ได้
สิ่งที่ถูกต้องและเชื่อถือได้
ข้อเท็จจริงที่แสดงในหนังสือเรียน
ข้อเท็จจริงที่ได้รับการยืนยันว่าถูกต้อง
ข้อที่ 2)ข้อใดไม่ใช่ลักษณะที่ดีของข้อมูล
มีความถูกต้อง
มีความทันสมัย
มีความสวยงาม
มีความน่าเชื่อถือ
ข้อที่ 3)ข้อใดใช้รับข้อมูลในรูปแบบการแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล
ประสาทสัมผัสของร่างกาย
ฮาร์ดแวร์ของคอมพิวเตอร์
ผู้ใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศ
ซอฟต์แวร์ของระบบอิเล็กทรอนิกส์
ข้อที่ 4)การแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์คล้ายกับการแบ่งข้อมูลในข้อใด
การแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล
การแบ่งข้อมูลตามระบบคอมพิวเตอร์
การแบ่งข้อมูลตามแหล่งข้อมูลที่ได้รับ
การแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์
ข้อที่
5)ข้อใดคือประเภทของข้อมูลที่แบ่งตามแหล่งข้อมูลที่ได้รับ
ข้อมูลที่ได้จากสื่ออิเล็กทรอนิกส์
ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ
ข้อมูลตัวอักษรและข้อมูลรูปภาพ
ข้อมูลที่ได้จากประสาทสัมผัสทั้ง 5
ข้อที่ 6)ข้อใดคือข้อมูล
น้ำหนักตัว
คะแนนสะสม
กราฟแสดงคะแนนสอบ
แผนภูมิแสดงพัฒนาการของนักเรียน
ข้อที่ 7)ข้อใดคือนามสกุลต่อท้ายชื่อข้อมูลภาพที่จัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์
.bmp
.doc
.mp3
.wav
ข้อที่
8)ข้อใดหมายถึงสารสนเทศ
ข้อมูลที่มีจำนวนมากที่สุด
ข้อมูลที่ใช้ในคอมพิวเตอร์
ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล
ข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว
ข้อที่ 9)สารสนเทศที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร
ถูกต้อง น่าเชื่อถือ และทันสมัย
สั้นได้ใจความ น่าเชื่อถือ และทันสมัย
ครบถ้วน ทันสมัย และใช้เวลานำเสนอน้อย
ถูกต้อง สั้นได้ใจความ และใช้เวลานำเสนอน้อย
ข้อที่ 10)ข้อใดไม่ใช่การแบ่งสารสนเทศตามรูปแบบที่นำเสนอ
สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นเสียง
สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นข้อความ
สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นต้นแบบ
สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นโสตทัศนวัสดุ
ข้อที่ 11)ข้อใดกล่าวถึงข้อมูลทุติยภูมิได้ถูกต้อง
ตรงต่อความต้องการมากที่สุด
เป็นข้อมูลที่ผู้อื่นรวบรวมและบันทึกไว้
เป็นการแบ่งข้อมูลตามระบบคอมพิวเตอร์
สามารถรวบรวมได้โดยการบันทึกจากแหล่งข้อมูลนั้นโดยตรง
ข้อที่ 12)เครื่องหมายการค้าที่สร้างด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นข้อมูลประเภทใด
ข้อมูลกราฟิก
ข้อมูลตัวอักษร
ข้อมูลเชิงจำนวน
ข้อมูลภาพลักษณ์
ข้อที่ 13)ข้อใดคือข้อดีของข้อมูลปฐมภูมิ
มีความน่าเชื่อถือสูง
ผ่านการประมวลผลแล้ว
รูปแบบการนำเสนอสวยงาม
ใช้เวลาในการเก็บรวบรวมข้อมูลน้อย
ข้อที่ 14)การแบ่งข้อมูลรูปแบบใดที่จะมีนามสกุลของไฟล์แสดงลักษณะของข้อมูล
การแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล
การแบ่งข้อมูลตามระบบคอมพิวเตอร์
การแบ่งข้อมูลตามแหล่งข้อมูลที่ได้รับ
การแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์
ข้อที่ 15)AA.gif
เป็นข้อมูลที่จัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ประเภทใด
ข้อมูลภาพ
ข้อมูลเสียง
ข้อมูลอักขระ
ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว
ข้อที่ 16)สแกนเนอร์เป็นฮาร์ดแวร์ที่ใช้สำหรับรับข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์รูปแบบใด
ข้อมูลกราฟิก
ข้อมูลตัวอักษร
ข้อมูลเชิงจำนวน
ข้อมูลภาพลักษณ์
ข้อที่ 17)ข้อใดไม่ใช่ข้อมูลเชิงจำนวน
จำนวนดินสอที่มีทั้งหมด
หมายเลขทะเบียนรถยนต์
ความยาวของหลอดกาแฟ
คะแนนสอบวิชาคณิตศาสตร์
ข้อที่
18)ข้อใดหมายถึงข้อมูลภาพลักษณ์
ข้อมูลที่ได้จากการสแกน
ข้อมูลที่แสดงลักษณะของภาพ
ข้อมูลที่สามารถนำมาคำนวณได้
ข้อมูลที่เกิดจากจุดพิกัดทางคอมพิวเตอร์
ข้อที่ 19)สารสนเทศแข็งและสารสนเทศอ่อนเป็นการแบ่งสารสนเทศรูปแบบใด
การแบ่งสารสนเทศตามหลักแห่งคุณภาพ
การแบ่งสารสนเทศตามขั้นตอนการพัฒนาสารสนเทศ
การแบ่งสารสนเทศตามการนำไปใช้งาน
การแบ่งสารสนเทศตามรูปแบที่นำเสนอ
ข้อที่ 20)ข้อใดไม่ใช่ประโยชน์ของสารสนเทศ
ช่วยในการวางแผน
ช่วยให้เรารับรู้สิ่งต่าง ๆ
ช่วยพัฒนาและควบคุมงาน
ช่วยลดความผิดพลาดในการตัดสินใจ
ที่มา
- //student.uru.ac.th/s51/51031390131/web2/file/tecm122555/www.seekan.ac.th/it_com/lesson_main.html
- //ku-scmicro36bkk.tripod.com/0.0.htm
- //www.sathukit.com/datacom1/a1.html
- //it.benchama.ac.th/ebook3/page/index.htm