การนำเสนอผลงานที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร

นางสาลิตา   ศรีแสงอ่อน
ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป

เนื้อหาโดยสรุป

การนำเสนอเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนแก่ผู้ฟังโดยการพูดประกอบสื่อในระยะเวลาสั้น ๆ องค์ประกอบของการนำเสนอประกอบด้วย ผู้นำเสนอ (Presenter) เนื้อหา (Content) ผู้ฟัง (Audlence) ผู้นำเสนอจะต้องมีบุคลิกภาพ ความเชื่อมั่น ประสบการณ์ การเตรียมตัว ความรู้ ความสามารถ สไตล์การนำเสนอ  เนื้อหาการสำเสนอ จะต้องประกอบด้วย วัตถุประสงค์ รูปแบบ ขั้นตอน ความยากง่าย ความน่าสนใจ สื่อประกอบ โสตทัศนูปกรณ์ ผู้ฟัง (Audlence) จะต้องมีความสนใจ ความรู้ ความเข้าใจ ความเกี่ยวข้อง ทัศนคติ การยอมรับ การเรียนรู้

การนำเสนอที่ดี จะต้องเรียนรู้จากข้อเท็จจริง เรียนรู้จากจำนวนตัวเลข เรียนรู้จากรูปภาพและวีดีโอ เรียนรู้จากคำอธิบาย เรียนรู้จากการแสดงการสาธิต เรียนรู้จากตัวอย่างหรือแบบจำลอง เรียนรู้จากการอภิปรายซักถาม เรียนรู้จากการวิเคราะห์ด้วยตนเอง

ขั้นตอนแบบรายงานข้อมูล (Information Format) ประกอบด้วย

1. กำหนดหัวข้อการนำเสนอ 2. กล่าวความเป็นมา 3. เนื้อหาที่จะนำเสนอ (Outline) 4. นำเสนอข้อมูล  5. ลำดับเหตุการณ์  6.  ยกตัวอย่างประกอบ  7.  สร้างความเข้าใจแบบง่าย ๆ  8. ใช้โสตทัศนูปกรณ์ประกอบ 9. สรุปสาระสำคัญ

สื่อประกอบการนำเสนอ ได้แก่ แผ่นใส สไลด์ วีดีโอเทป ภาพยนตร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์คู่มือ-เอกสารประกอบ โปสเตอร์ แผ่นพับ หุ่นจำลอง ตัวอย่างของจริง

โสตทัศนูปกรณ์ ประกอบด้วย โปรเจคเตอร์ (PROJECTOR) เครื่องฉายสไลด์ เครื่องฉายวีดีโอเทป  เครื่องฉายภาพยนตร์  เครื่องคอมพิวเตอร์ & LCD Projector   กระดานขาว (WHITE BOARD) ฟลิปชาร์ท (FLIP CHART)  เครื่องเสียง

ข้อแนะนำในการใช้ Power Point Presentation

ไม่ควรใช้จำนวน Slide มากเกินไป ระมัดระวังการใช้ Animation ให้เหมาะสม   ใช้ภาพประกอบหรือ Clip Arts สร้างความน่าสนใจ  ไม่ใส่เนื้อหาแน่นเกินไป ซ่อนบาง Slide ไว้ เพื่อใช้ประกอบเมื่อจำเป็น Slide Show ให้เต็มจอ กด “B” ทำ

ขั้นตอนการเตรียมการนำเสนอ

1. กำหนดวัตถุประสงค์
2. วิเคราะห์ผู้ฟังและสถานการณ์
3. กำหนดรูปแบบ (FORMAT)
4. รวบรวมข้อมูลและหลักฐานอ้างอิง
5. วางโครงการนำเสนอ
6. เรียบเรียงเนื้อหา
7. จัดทำสื่อประกอบการนำเสนอ
8. เตรียมบท (SCRIPTS)
9. ตรวจสอบโสตทัศนูปกรณ์
10. ซักซ้อมให้จอมืด หรือ “W” ทำให้จอสว่าง

ขั้นตอนการนำเสนอ

1. ปรากฏตัวบนเวที
2. ตรวจสอบความเรียบร้อย
3. ทักทายและเกริ่นนำ
4. นำเสนอ
5. เปิดโอกาสให้ซักถาม
6. สรุปและจบการนำเสนอ

การเริ่มต้นนำเสนอทางธุรกิจมีหลายรูปแบบแล้วแต่ความเหมาะสม

1. เริ่มต้นโดยเกริ่นนำถึงผลประโยชน์ (Benefits Approach)
2. เริ่มต้นโดยการพูดถึงปัญหาและทางแก้(Problems & Solutions)
3. เริ่มต้นโดยกระตุ้นความอยากรู้ (Curiosity Stimulating)
4. เริ่มต้นโดยกล่าวถึงข้อมูลสำคัญ (Information Giving)
5. เริ่มต้นโดยการสาธิตที่น่าสนใจ (Dramatic Demonstration)

เนื้อหาการนำเสนอที่น่าสนใจ  จะต้อง เห็นภาพ (Visualization) น่าสนใจ  ใกล้ตัว  เป็นไปได้  แปลกใหม่ มองเห็นประโยชน์   สร้างอารมณ์ร่วม   มีหลักฐาน ตัวอย่าง   ข้อมูลชัดเจน

การจบการนำเสนอ (Closing for Business Presentation)

1. สรุปเนื้อหาสำคัญ
2. เน้นยํ้าประโยชน์ที่จะได้รับ
3. กระตุ้นการตัดสินใจ
4. สร้างความมั่นใจในการแก้ปัญหา
5. กล่าวถึงขั้นต่อไป (Next Steps)

ประเภทคำถาม

คำถามที่พบส่วนมากมีดังนี้  สงสัยไม่เข้าใจ  เพิ่มเติมรายละเอียด  เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตนเอง ไม่เห็นด้วย  คำถามเสนอความเห็น  ลองภูมิปัญญา  จ้องจับผิด  ต้องการมีส่วนร่วม  ถามนำ สร้างแนวร่วม  ถามแบบสนุก ๆ

เทคนิคการตอบคำถาม

เทคนิคในการตอถาม จะต้องแสดงความสนใจคำถาม  ชมผู้ถามตามความเหมาะสม  ทวนคำถามยํ้าประเด็น ตอบคำถามให้ตรงประเด็น  ตอบคำถามกับทุกคน  ควบคุมอารมณ์และระมัดระวังการใช้คำพูด  หากเป็นคำถามตอบยากและท้าทายให้หาแนวร่วม  ควบคุมสถานการณ์และเวลา

ประโยชน์ที่ได้รับ

ได้รับความรู้ในเกี่ยวกับรูปแบบ เทคนิค วิธีการนำเสนอ การเตรียมความพร้อมในการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้นำเสนอจะต้องมีทักษะและความเชื่อมั่นในการพูดการนำเสนอ โดยมีการวิเคราะห์และกำหนดประเด็นให้สอดคล้องความสนใจของผู้ฟัง ประกอบด้วย เตรียมตัวและเตรียมการให้พร้อม กำหนดรูปแบบ (Format) ที่เหมาะสม  ใช้หลักฐานอ้างอิง (Evidence) ที่มีนํ้าหนัก จัดทำสื่อประกอบการนำเสนออย่างเหมาะสม นำเสนออย่างมีรูปแบบขั้นตอน ตอบคำถามหรือข้อสงสัยได้อย่างชัดเจน

ลักษณะการนำเสนอที่ดี

                        นอกจากการเลือกรูปแบบของการนำเสนอ  ให้ถูกต้องและเหมาะสมแล้ว  จะต้องคำนึงถึงลักษณะของการนำเสนอ  ที่จะช่วยให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ของการนำเสนอด้วย  โดยทั่วไปลักษณะของการนำเสนอที่ดี  ควรมีดังต่อไปนี้

1.  มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน  กล่าวคือ  มีความต้องการที่แน่ชัดว่า  เสนอเพื่ออะไร  โดยไม่ต้องให้ผู้รับรับการนำเสนอต้องถามว่าต้องการให้พิจารณาอะไร

2.  มีรูปแบบการนำเสนอเหมาะสม  กล่าวคือ  มีความกระทัดรัดได้ใจความ  เรียงลำดับไม่สนใช้ภาษาเข้าใจง่าย  ใช้ตาราง  แผนภูมิ  แผนภาพ  ช่วยให้พิจารณาข้อมูลได้สะดวก

3.  เนื้อหาสาระดี  กล่าวคือ  มีความน่าเชื่อถือ  เที่ยงตรง  ถูกต้อง  สมบูรณ์ครบถ้วน ตรงตามความต้องการ  มีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันทันสมัย  และมีเนื้อหาเพียงพอแก่การพิจารณา

4.  มี ข้อเสนอที่ดี  กล่าวคือ  มีข้อเสนอที่สมเหตูสมผล  มีข้อพิจารณาเปรียบเทียบ ทางเลือกที่เห็นได้ชัด  เสนอแนะแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน             

                       คุณสมบัติของผู้นำเสนอ

                        ในการนำเสนอด้วยวาจา  คุณสมบัติอันเป็นลักษณะประจำตัวของผู้นำเสนอ  ถือได้ว่าเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จในการนำเสนอ  เพราะคุณสมบัติของผู้นำเสนอจะมีอิทธิพลต่อการโน้นน้าวชักจูงให้เกิดความสนใจ  ความไว้วางใจ  เชื่อถือ  และการยอมรับได้มาก  เท่ากับหรือมากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ

                       ผู้นำเสนอที่ประสพความสำเร็จส่วนใหญ่  จะมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

1.       มีบุคลิกดี

2.       มีความรู้อย่างถ่องแท้

3.       มีความน่าเชื่อถือไว้วางใจ

4.       มีความเชื่อมั่นในตนเอง

5.       มีภาพลักษณ์ที่ดี

6.       มีน้ำเสียงชัดเจน

7.       มีจิตวิทยาโน้นน้าวใจ

8.       มีความสามารถในการใช้โสตทัศนอุปกรณ์

9.       มีความช่างสังเกต

   10.     มีไหวพริบปฏิภาณในการคำถามดี

           การสร้างงานนำเสนอที่ดีต้องมีแบบแผน ต้องเตรียมการ ใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ เริ่มต้นจากจุดประสงค์ในการนำเสนอ ว่าจะนำเสนอเรื่องอะไร ใครเป็นผู้รับฟัง มีกลุ่มเป้าหมายกี่ท่าน ใช้อุปกรณ์ใดในการนำเสนอ ฯลฯ สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้คือ ต้องมีระบบตรวจสอบการรับฟังว่าผู้ฟังมีความเข้าใจถูกต้องตรงกับที่เราเสนอ เพียงใด
          ขั้นตอนการสร้างงานนำเสนอไม่มีหลักเกณฑ์ที่แน่นอนตายตัว จากประสบการณ์ของผู้เขียนพบว่าหากเราจัดเตรียมงานเสนออย่างรัดกุม โดยอยู่ในกรอบแบบแผนที่วางไว้ งานนำเสนอจะออกมาดีแน่นอน
          ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนการเตรียมงานนำเสนออย่างคร่าวๆซึ่งผู้อ่านสามารถนำไปใช้ เป็นแนวทางตามความเหมาะสม

                    เตรียมข้อมูล การเตรียมตัวสำหรับงานนำเสนอ ต้องมีข้อมูลทั้งในส่วนของผู้บรรยายและผู้ฟังบรรยาย เรียกว่าต้องรู้เขารู้เรา หากทำเช่นนี้รบกี่ครั้งก็ชนะ ด้านหนึ่งคือต้องหาข้อมูลที่ดีที่สุดเพื่อใช้นำเสนอ เริ่มจากต้องทราบว่าการนำเสนอในครั้งนี้มีจุดประสงค์อะไร ต้องการให้ผู้ฟังทราบอะไรบ้าง ใครเป็นผู้ที่เหมาะสมในการถ่ายทอดสิ่งเหล่านี้ และอีกด้านหนึ่งก็เป็นส่วนสำคัญคือ ต้องทราบว่าผู้ฟังเป็นใคร มีวุฒิภาวะ การศึกษาระดับใด มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่จะนำเสนอบ้าง หรือมีความสนในสิ่งนี้หรือไม่
                    เมื่อทราบวัตถุประสงค์อย่างคร่าวๆแล้ว ต่อไปก็ให้รวบรวมข้อมูลที่เรามีอยู่มาทำการวิเคราะห์ว่าข้อมูลใดที่ควรนำมา ใส่ไว้ในสไลด์บ้าง มีข้อมูลใดที่เป็นส่วนสำคัญและยังขาดอยู่ ก็ให้หามาให้ครบถ้วน

                    จัดทำงานนำเสนอ เมื่อมีข้อมูลจนครบถ้วน ก็ให้นำข้อมูลต่างๆมาสร้างเป็นงานนำเสนอ เริ่มจากการจัดเตรียมหัวข้อหลักๆให้เหมาะสม ให้เป็นไปตามจุดประสงค์ที่วางเอาไว้คือ ต้องทราบว่าในสไลด์แต่ละแผ่นมีวัตถุประสงค์อะไร ควรมีข้อข้อความใดบ้าง เมื่อครบถ้วนแล้ว จึงค่อยตกแต่งแต่ละสไลด์ให้สวยงาม การตกแต่งอาจใส่รูปภาพ ใส่กราฟ ตัวการ์ตูน ใส่เสียง ภาพเคลื่อนไหว ฯลฯ
                    เมื่อเราสร้างงานนำเสนอเสร็จแล้ว ก็ให้จัดพิมพ์เอกสารลงกระดาษ เพื่อเตรียมไว้แจกผู้เข้ารับฟังการบรรยาย แนะนำว่าควรจัดทำเผื่อไว้สัก 30 เปอร์เซ็นต์ เพราะเอกสารที่เหลือดีกว่าไม่มีพอแจกผู้ฟัง

                    ซักซ้อมก่อนนำเสนอจริง เมื่อได้สร้างงานนำเสนอพร้อมกับพิมพ์เอกสารเตรียมไว้แล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปคือ การซักซ้อมการบรรยาย ผู้อ่านสามารถตรวจสอบท่าทางตัวเองได้ในกระจกบานใหญ่ๆ สังเกตน้ำเสียงและท่าทาง เพื่อป้องกันการประหม่าขณะอยู่ท่ามกลางสายตาประชาชนจำนวนมาก จุดประสงค์ของการซ้อมก่อนการนำเสนอจริงมีดังนี้คือ
                    ซ้อมเพื่อให้เข้าใจข้อมูลอย่างถ่องแท้ ในขณะที่ผู้อ่านทดลองบรรยายแต่ละหัวข้อสไลด์ จะทราบโดยทันทีว่าหัวข้อใดควรเน้นพิเศษ หัวข้อใดควรข้ามไป ข้อดีอีกประการหนึ่งของการซ้อมการบรรยายคือ ผู้บรรยายจะรู้ด้วยตนเองว่าอธิบายจุดใดได้ไม่ดี ซึ่งอาจเกิดจากตัวผู้บรรยายเองไม่เข้าใจหัวข้อนี้ หรือข้อมูลที่ได้มายังไม่กระจ่างเพียงพอ
                    ซ้อมเพื่อลำดับการนำเสนอที่ถูกต้อง ขณะทดลองบรรยาย หากพบว่าหัวข้อใดที่มีลำดับไม่ถูกต้อง ก็สามารถกลับไปแก้ไขได้ทันที
                    ซ้อมเพื่อให้เกิดความมั่นใจ การทดลองซ้อมจริงๆหน้ากระจก วิธีการเน้นเสียง กิริยาท่าทาง หากเราซ้อมไปเรื่อยๆ จะเกิดความชำนาญและความมั่นใจ ช่วยให้ภาพโดยรวมของการนำเสนอจริงเป็นไปอย่างราบรื่น
                    ซ้อมเพื่อหากำหนดเวลาที่แน่นอน การจับเวลาการซ้อมบรรยาย จะได้ทราบว่าควรเน้นหัวข้อใดบ้าง casino online polska หรือควรใช้เวลากับเรื่องใดเป็นพิเศษ ถ้าพบว่าใช้ช่วงเวลาใดไม่เหมาะสมเราจะได้หาทางป้องกันและแก้ไขได้ทันที

                    นำเสนอจริง ขณะนำเสนอจริง ผู้บรรยายควรเป็นส่วนเดียวกับผู้ฟัง กล่าวคือควรทำให้บรรยากาศการบรรยายเป็นกันเอง เมื่อเป็นกันเองแล้วเรื่องต่างๆ ก็จะง่าย ผู้บรรยายก็ไม่เกร็ง ผู้ฟังรู้สึกสบาย งานนำเสนอก็จะราบรื่นไปด้วยดี
                    ขณะนำเสนอ PowerPoint มีทางเลือกในการเปลี่ยนสไลด์ได้หลายทาง คุณอาจใช้เมาส์คลิก หรือใช้คีย์ นอกจากนี้ยังสามารถวาดเส้นบางส่วนบนสไลด์ในขณะทำการบรรยาย
                    คุณสมบัติอย่างหนึ่งใน PowerPoint ที่อำนวยความสะดวกในการบรรยาย ได้แก่ การเลือกแสดงบางสไลด์ที่ต้องการ ผู้บรรยายสามารถกำหนดให้แสดงบางกลุ่มสไลด์ หรือกระโดดไปยังสไลด์ในแผ่นใดๆก็ได้ รวมทั้งสามารถอ้างอิงกับแหล่งข้อมูลอื่นๆ เช่น อินเตอร์เน็ต
                    การพูด การสื่อความหมาย การโน้มน้าวจิตใจให้คนต่างวัย ต่างอาชีพ ต่างฐานะความรู้ ฯลฯ ให้มีเจตคติที่ดีและเข้าใจในสิ่งที่เราอยากนำเสนอจำเป็นต้องมีวิธีการนำเสนอ ที่ดี ประทับใจ และโดดเด่นเหนือคู่แข่ง ซึ่งคนเราทุกคนไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร พ่อค้า พนักงานขาย วิทยากร หรือบุคคลต่างๆ จะต้องฝึกทักษะและพัฒนาฝีมือในการนำเสนอความคิดหรือสินค้าของตนตั้งแต่ระดับ ง่ายๆ จนกระทั่งถึงวิธีการนำเสนอแบบมืออาชีพ “ท่านจะได้รับผลตอบแทนตามมาอย่างคุ้มค่า หากท่านจะมีความตั้งใจจริงที่จะสื่อสารให้คนจำนวนหนึ่งเข้าใจท่านได้อย่าง แท้จริงเท่านั้น”
                    Alan Loy McGinnis Bringing Out the Best in People, Augsburg Publishing House, Minneapolis, 1985, p 167
                    คำจำกัดความที่ไพเราะและเหมาะสมของ “การนำเสนอ” ก็คือ “การให้” ชนิดหนึ่งนั่นเอง ซึ่งก็หมายความว่าผู้นำเสนอจะให้ในสิ่งที่ “ผู้รับ” (ผู้ฟัง) อยากได้นั่นเอง ท่านเคยสังเกตไหมว่าเวลาท่านให้ของที่ถูกใจแก่ผู้รับเขามีกริยา “การตอบสนอง” อย่างไร ? ฉันใดก็ฉันนั้นกริยาอาการอย่างนั้นท่านก็จะพึงได้รับถ้าหากท่านนำเสนอได้ อย่าง “มืออาชีพ” และ “การตอบสนอง” จากผู้ฟังนี่เองคือข้อแตกต่างประการที่สองระหว่าง “การกล่าวคำปราศรัย” และ “การนำเสนอ”

งานนำเสนอที่ดีมีลักษณะอย่างไร

ข้อใดเป็นสิ่งที่ควรทำในการนำเสนองาน

Good Presentation ของผู้นำเสนอ ควรมีลักษณะอย่างไร