แนวคิด
การใส่ข้อความในสไลด์มี 4 วิธีด้วยกันคือ
1. ใส่ในตัวยืด (Placeholder) ตัวยึดนี้จะมาพร้อมกับสไลด์แต่ละแบบที่เลือก ซึ่งสามารถเปลี่ยนฟอนด์หรือขนาดของอักษรได้ โดยแบ่งออกเป็น 3 แบบ คือ หัวเรื่องหลัก (Title), หัวเรื่องรอง (Subtitle) และแบบรายการย่อย (Bullet) ซึ่งในแท็บ Outline (เค้าร่าง) ของมุมมอง Normal (ปกติ) จะแสดงข้อความเหล่านี้ให้เห็นและแก้ไขได้
2. ใส่ในกล่องข้อความ (Textbox) คล้ายกับตัวยึด ใช้เพิ่มข้อความนอกเหนือจากตัวยึดที่มีให้ในแต่ละสไลด์ แต่จะไม่แสดงในแท็บ Outline (เค้าร่าง) ของมุมมอง Normal (ปกติ)
3. ใส่ในรูปแบบอัตโนมัติ (AutoShape) ที่มีรูปร่างแบบต่างๆ เช่น ดาว, ลูกศร แต่ไม่แสดงให้เห็นในแท็บ Outline (เค้าร่าง) ของมุมมอง Normal (ปกติ)
4. ใส่ใน WordArt ซึ่งสามารถประดิษฐ์หรือตัดข้อความให้เป็นรูปต่างๆ หมุน ใส่สี หรือมีเงาในแบบแปลกๆ แต่ไม่แสดงในแท็บ Outline (เค้าร่าง) ของมุมมอง Normal (ปกติ)
ใส่ข้อความในตัวยึด
การใส่ข้อความในตัวยึดทำได้ดังนี้
- คลิกเมาส์ในตัวยึด
- กรอกข้อความ
เท็กซ์บ็อกซ์
นอกจากตัวยึดที่มากับสไลด์แต่ละแบบแล้ว อาจสร้างเท็กซ์บ็อกซ์เพื่อใช่ใส่ข้อความได้เช่นกัน โดยสร้างสไลด์เปล่าขึ้นมาหรือใส่เท็กซ์บ็อกซ์เพิ่มเข้าไปในสไลด์ที่จัดรูปแบบไว้แล้วก็ได้ แต่เท็กซ์บ็อกซ์จะต่างจากตัวยึดก็คือ ข้อความในเท็กซ์บ็อกซ์จะไม่แสดงในแท็บ Outline (เค้าร่าง) ของมุมมอง Normal (ปกติ) และสามารถจับให้หมุนอยู่ในมุมใดก็ได้ โดยที่ข้อความข้างในก็หมุนตามไปด้วย
การสร้างเท็กซ์บ็อกซ์
- คลิกปุ่ม Textbox (กล่องข้อความ)
- คลิกลากเมาส์ให้ได้ขนาดที่ต้องการ
- กรอกข้อความ
ในการลบ ก๊อบปี้ ย้าย หรือจัดรูปแบบข้อความนั้น จะต้องเลือกข้อความเสียก่อนเพื่อระบุว่าให้ทำกับ
ข้อความใด มีขอบเขตแค่ไหน เช่น ลบบางส่วนในย่อหน้านั้น ลบทั้งประโยค หรือลบทั้งย่อหน้าสำหรับ
วิธีการเลือกทำมีดังนี้
- การเลือกข้อความเฉพาะส่วน ให้คลิกเมาส์จนเกิดแถบดำคลุมข้อความที่ต้องการแล้วปล่อยเมาส์
- เลือกข้อความทั้งสไลด์ ให้คลิกที่ไอคอน หน้าข้อความหัวเรื่องของสไลด์
- การเลือกรายการย่อย (ข้อความที่มีจุดนำหน้า) ให้คลิกเมาส์ตรงที่เป็นจุดหรือบุลเล็ตก็จะเห็นเป็นแถบสีดำบนรายการย่อยนั้น
- การยกเลิกข้อความที่เลือกไว้ ให้คลิกเมาส์ในตำแหน่งอื่นแทน
วิธีข้างต้นใช้ได้ทั้งในแท็บ Outline (เค้าร่าง) และ Slide (ภาพนิ่ง) ของมุมมองปกติ นอกจากนี้ อาจใช้ปุ่มอื่นๆ เพื่อเป็นทางลัดในการเลือกข้อความได้สะดวกและเร็วขึ้น ดังนี้
ปุ่มที่ใช้
เพื่อ
กด Shift +
เลือกตัวอักษรที่อยู่ก่อนหน้าเคอร์เซอร์ไปหนึ่งตำแหน่ง
กด Shift +
เลือกตัวอักษรที่อยู่ถัดจากเคอร์เซอร์ไปหนึ่งตำแหน่ง
ดับเบิ้ลคลิกที่คำ
เลือกทั้งคำ
ทริปเปิลคลิก (คลิกสามครั้ง)
เลือกทั้งย่อหน้า
กด Ctrl + A
เลือกข้อความทั้งหมดในตัวยึด
ลบข้อความ
ก่อนที่จะลบข้อความให้เลือกข้อความตามวิธีการที่ได้กล่าวในหัวข้อการเลือกข้อความแล้วจึง
กดปุ่ม Delete หรือเลือกคำสั่ง Edit -->Cut (แก้ไข > ตัด)
ถ้าเปลี่ยนใจอยากได้ข้อความที่ลบไปกลับคืนมาให้กด Ctrl + A หรือกดที่ปุ่ม เพื่อยกเลิกการทำคำสั่งลบข้อความที่เพิ่งทำไป
แบบของตัวอักษรมีให้เลือกหลายแบบด้วยกันซึ่งแต่ละแบบให้ความรู้สึกต่อผู้อ่านต่างกัน
เช่น แบบที่มีหางก็ให้ความรู้สึกที่เป็นทางการ แบบตัวอักษรที่ว่านี้เรียกว่า ฟอนต์ (Font) ในแต่ละแบบ หรือฟอนต์ก็ยังมีขนาดตัวอักษรให้เลือกอีกหลายขนาดด้วยกัน ซึ่งปกติข้อความในตัวยึดจะุถูกกำหนด ฟอนต์และขนาดมาให้แล้ว ถ้าจะเปลี่ยนให้ทำดังนี้
Tip
* ในกรณีที่เราสร้างสไลดไปแล้วเป็นจำนวนมาก ถ้าต้องการเปลี่ยนฟอนต์ให้กับข้อความในสไลด์ทั้งหมด โดยใช้เพียวคำสั่งเดียว เราสามารถทำได้โดยใช้คำสั่งจากเมนู
สำหรับตัวอักษรที่กรอกไว้ในแผ่นสไลด์ โดยปกติแล้วจะเป็นสีดำ เราอาจสั่งเปลี่ยนเป็นสีอื่นๆ เพื่อให้ดูน่าสนใจ หรือให้เข้ากับพื้นหลังของแผ่นสไลด์ได้ (โปรแกรม PowerPoint มีพื้นหลังที่เปลี่ยนให้เป็น รูปหรือสีต่างๆ ได้หลายแบบ)
ใส่ข้อความในรูปร่างอัตโนมัติ (AutoShape)
การใส่ข้อความนั้น สามารถจะใส่ในรูปที่เรียกว่า รูปร่างอัตโนมัติ เช่นลูกศร, วงกลม หรือกล่องสี่เหลี่ยม ถ้าจะให้ AutoShape ขยายขนาดตามจำนวนบรรทัดโดยอัตโนมัติ ทำดังนี้
ถ้าจะให้ AutoShape ขยายขนาดตามจำนวนบรรทัดโดยอัตโนมัติ ทำดังนี้
- คลิกที่ข้อความที่ต้องการ
- เลือกคำสั่ง Format --> Placeholder ( รูปแบบ --> ตัวยึด)
- ที่แท็บ Text Box (กล่องข้อความ) คลิกเลือกคำสั่ง Resize autoshape to fit text (ปรับรูปร่างอัตโนมัติให้พอดีกับข้อความ)