ความหมายของการจัดซื้อ
การจัดซื้อ ( Purchasing ) หมายถึงการดำเนินกิจกรรมเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการ วัตถุดิบ
ตลอดจน เครื่องจักร เครื่องมือ เพื่อต้องการให้บรรลุวัตถุประสงค์ของธุรกิจ โดยทั่วไปในทางธุรกิจ แบ่งการจัดซื้อออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ ได้แก่
1. การซื้อเพื่อจำหน่าย
2 . การซื้อเพื่อใช้หรือเปลี่ยนสภาพ
วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อ มี 3 ประการ คือ
1. เพื่อให้กิจการมีสินค้า วัตถุดิบ เครื่องจักร อุปกรณ์ต่าง ๆ ไว้ใช้โดยไม่ขาดมือ
2. เพื่อให้กิจการได้รับสินค้าในเวลาอันสมควรคุณภาพถูกต้อง ปริมาณเหมาะสม
3. เพื่อเป็นการบริหารเกี่ยวกับการเงิน ไม่ให้จมอยู่กับสินค้าคงเหลือมากเกินไป และไม่ต้องเสี่ยงภัยกับสินค้าด้วย
หลักเบื้องต้นในการจัดซื้อ
การจัดซื้อมีวัตถุประสงค์เพื่อให้กิจการได้รับสินค้า วัตถุดิบ เครื่องจักรและอุปกรณ์ต่างๆได้ ในเวลาอันสมควรและมีความถูกต้องเหมาะสมมากที่สุด การจัดซื้ออย่างถูกต้องเหมาะสมกระทำได้ 5 ประการ ได้แก่
1. ซื้อให้ได้คุณภาพที่ถูกต้อง ( Right Quality )
- การกำหนดคุณภาพ
- การจัดซื้อ
- การตรวจรับวัสดุ
2. ซื้อให้ได้จำนวนที่ถูกต้อง ( Right Quantity ) อันประกอบด้วย
- การพิจารณาราคาของสินค้า
- การพิจารณาจำนวนการซื้อแต่ละครั้ง
- การพิจารณาค่าใช้จ่ายในการซื้อแต่ละครั้ง
3. การซื้อจากผู้ขายที่ถูกต้อง ( Right Source of Supply ) พิจารณาจาก
- ปัจจัยที่ใช้ในการพิจารณาเลือกแหล่งขาย
- ข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งขาย
- ปัญหาเกี่ยวกับการเลือกผู้ขาย
4. ซื้อในราคาที่ถูกต้อง ( Right Price ) พิจารณาจาก
- ราคาที่มีความสัมพันธ์กับต้นทุน
- ราคาที่เกิดจากอุปสงค์และอุปทาน ( Demand and Supply )
- ราคาอันเกิดจากการแข่งขัน
5. ซื้อในจังหวะเวลาที่ถูกต้อง ( Right Time ) พิจารณาจาก
- ซื้อเมื่อวัสดุหมด
- ซื้อล่วงหน้า
- ซื้อเมื่อคาดว่าราคาจะสูงขึ้น
การดำเนินงานในการจัดซื้อ
การดำเนินงานนี้เป็นหน้าที่โดยตรงของแผนกจัดซื้อที่จะต้องดำเนินการ โดยมีขั้นตอน ดังนี้
1. รับรู้ถึงความต้องการ
2. กำหนดรายละเอียดของวัสดุ
3. เลือกแหล่งขาย
4. กำหนดราคา
5. การออกคำสั่งซื้อ
6. การติดตามคำสั่งซื้อ
7. การตรวจสอบการเรียกเก็บเงิน
8. บันทึกผลการจัดซื้อ
นโยบายการจัดซื้อ
ฝ่ายจัดซื้อต้องมีการตัดสินใจเกี่ยวกับนโยบายการจัดซื้อ ดังนี้
1. การผลิตเองหรือการซื้อมา
2. การซื้อจากแหล่งเดียวกันหรือหลายแหล่ง
3. การซื้อจากผู้ผลิต
4. ใช้การเจรจาต่อรอง
5. สัญญาสิ้นเปลืองระยะยาว
6. การซื้อต่างตอบแทน
7. ส่วนลดการซื้อ
8. การร่วมกันซื้อ
9. การซื้อล่วงหน้า
10. การซื้อตามงบประมาณ
งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ
นอกจากงานในหน้าที่การดำเนินการด้านการจัดซื้อแล้ว ยังมีหน้าที่หรืองานด้านอื่นๆ อีก เพื่อช่วยในการอำนวยความสะดวกให้สิ่งที่จัดซื้อนั้นนำมาใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์งานดังกล่าว มีดังนี้
1. การขนส่ง
2. การรับและการเก็บรักษาวัสดุ
3. การจำหน่ายของเหลือใช้และของเสีย