วิธีแจ้งเข้าประกันสังคมแบบง่ายๆ สำหรับ HR มือใหม่
การดูแลพนักงานให้ได้รับสิทธิพื้นฐานตามกฏหมายเป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของ HR ซึ่งจำเป็นจะต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด มิฉะนั้น อาจกลายเป็นความผิดเนื่องจากไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฏหมายแรงงานได้
โดยเฉพาะการแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าประกันสังคม ซึ่งนับเป็นเรื่องพื้นฐานที่ HR ทุกคนควรทราบ!
บทความนี้ Cigna จะมาแนะนำวิธีแจ้งเข้าประกันสังคมแบบง่ายๆ สำหรับ HR มือใหม่ เพื่อสิทธิที่พึงมีสำหรับพนักงานภายในองค์กร!
วิธีแจ้งเข้าประกันสังคมต้องทำอย่างไรบ้าง?
วิธีแจ้งเข้าประกันสังคมในปัจจุบันนั้นไม่ยุ่งยากเหมือนกับสมัยก่อนอีกต่อไป เนื่องจากทาง HR สามารถดำเนินการผ่านช่องทางออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว
โดยมีวิธีการดำเนินการด้วยกัน ดังนี้
ลงทะเบียนขอทำธุรกรรมกับสำนักงานประกันสังคมผ่านอินเทอร์เน็ต
อันดับแรกต้องลงทะเบียนเพื่อขอทำธุรกรรมกับสำนักงานประกันสังคมผ่านอินเทอร์เน็ตเสียก่อน โดยมีวิธีการลงทะเบียน ดังนี้
- เข้าเว็บไซต์สำนักงานประกันสังคม เลือกหัวข้อ “สถานประกอบการ”
- เลือก “ขอทำธุรกรรมผ่านอินเทอร์เน็ต” กรอกข้อมูลให้ครบถ้วนเพื่อลงทะเบียน สปส. 1-05
- ระบบจะส่งแบบลงทะเบียน (สปส. 1-05) กลับทาง Email เพื่อพิมพ์แบบลงทะเบียนส่งสำนักงานประกันสังคม
- ผู้มีอำนาจลงนาม ประทับตรา พร้อมด้วยพยาน 2 ท่าน
- สำนักงานประกันสังคมอนุมัติส่ง User-ID ให้ทาง Email
เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถดำเนินการต่างๆ เกี่ยวกับสำนักงานประกันสังคมผ่านช่องทางออนไลน์ได้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว
วิธีแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าระบบประกันสังคม
เมื่อลงทะเบียนขอทำธุรกรรมผ่านอินเทอร์เน็ตเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทาง HR สามารถแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าระบบประกันสังคมได้ ดังนี้
- เข้าเว็บไซต์สำนักงานประกันสังคม เลือกหัวข้อ “สถานประกอบการ”
- เลือกเมนู “ทะเบียนผู้ประกันตน” จากนั้นกรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน
- เลือกเมนู “ขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน/แจ้งรับผู้ประกันตนเข้าทำงาน” เพื่อรับแบบฟอร์ม สปส.1-03
โดยจำเป็นจะต้องใช้หลักฐานด้วยกัน ดังนี้
- แบบฟอร์มขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03) พร้อมกรอกข้อมูลให้เรียบร้อย
- บัตรประจำตัวประชาชนหรือหลักฐานอื่นๆ ที่สามารถแสดงตัวตนได้
- ใบอนุญาตทำงาน สำเนาหนังสือเดินทาง หรือใบสำคัญประจำตัวคนต่างด้าว ในกรณีผู้ประกันตนไม่ใช่ชาวไทย
- ลูกจ้างที่เคยยื่นแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนมาแล้วให้แจ้งการขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-03/1) ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน
จากนั้น ระบบจะส่งข้อมูลไปยังสำนักงานประกันสังคม เพียงเท่านี้ก็สามารถแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าระบบได้เป็นที่เรียบร้อย
วิธีการชำระและส่งข้อมูลเงินสมทบ ประกันสังคม
โดยปกติเมื่อแจ้งเข้าประกันสังคมแล้ว ทางบริษัทจะต้องหักเงินสมทบในส่วนของลูกจ้างทุกครั้งที่มีการจ่ายค่าจ้างแล้วนำส่งเอกสารผ่านเว็บไซต์ สำนักงานประกันสังคม
จากนั้น ให้เลือกวิธีการนำส่งข้อมูลการส่งเงินสมทบและรายละเอียดการชำระ โดยสามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้
- นำส่งข้อมูลผ่านสำนักงานประกันสังคมประจำพื้นที่ด้วยตนเองหรือนำส่งทางไปรษณีย์โดยชำระเป็นเงินสดหรือเช็ค
- ชำระเงินผ่านธนาคารกรุงไทย ธนาคารกรุงศรีอยุธยา หรือธนาคารธนชาต ภายในจังหวัดที่บริษัทจัดตั้งอยู่ จากนั้น ให้ส่งข้อมูลการชำระผ่านเว็บไซต์ สำนักงานประกันสังคม
โดยทั้งหมดนี้ต้องดำเนินการภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
ยกเลิกประกันสังคม ทำอย่างไรเมื่อ “พนักงานแจ้งลาออกจากงาน”
สำหรับกรณีที่พนักงานแจ้งลาออกจากงานนั้น ทาง HR สามารถดำเนินการผ่านช่องทางเว็บไซต์ สำนักงานประกันสังคม ได้เช่นเดียวกัน
โดย HR จะต้องใช้ “หนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน” (สปส.6-09) เพื่อแจ้งสาเหตุการลาออกจากพนักงาน ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
ทำอย่างไรเมื่อ “ต้องการแก้ไขข้อมูลพนักงานหรือข้อมูลบริษัท”
สำหรับการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดข้อมูลพนักงานในประกันสังคม เช่น การเปลี่ยนชื่อนามสกุล การแต่งงาน หรือการมีบุตร ให้ HR แจ้งโดยใช้ “หนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงผู้ประกันตน” (สปส. 6-10) จากนั้น กรอกรายละเอียดให้เรียบร้อยแล้วนำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของบริษัท เช่น การเปลี่ยนชื่อกิจการ การขยายสาขา หรือการโยกย้ายที่ตั้งสำนักงาน ทาง HR หรือนายจ้างจะต้องแจ้งโดยใช้ “หนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงนายจ้าง” (สปส. 6-15) พร้อมกรอกรายละเอียดข้อมูลให้เรียบร้อย จากนั้นนำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปเช่นเดียวกัน
สรุป การแจ้งเข้าประกันสังคม
ปัจจุบัน การแจ้งเข้าประกันสังคมนั้นไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป แต่ก็นับว่าเป็นเรื่องพื้นฐานที่ HR ไม่ควรมองข้ามเป็นอันขาด
เพราะถ้าเกิดข้อผิดพลาดอย่างการลืมแจ้งข้อมูลหรือลืมดำเนินการต่างๆ นั้น อาจทำให้บริษัทมีความผิดตามกฏหมายแรงงานและพระราชบัญญัติประกันสังคม ซึ่งจะส่งผลเสียต่อบริษัทในระยะยาวอย่างแน่นอน
आपण या सुविधेचा खूप घाईमध्ये चुकीचा वापर करत आहात असं दिसतंय. आपल्याला तात्पुरते हे वापरण्यापासून अवरोधित करण्यात आले आहे.
हे आमच्या समुदाय मानकांच्या विरुद्ध जात नाही असे तुम्हाला वाटत असल्यास आम्हाला कळवा.