หมวดหมู่ : คำไทยน่ารู้ Tags:
งานธุรการ งานธุรการ คือ งานที่มีหน้าที่ในการรับผิดชอบค่อนข้างกว้างพอสมควร ทำให้หลายๆ คนอาจเกิดความสับสน เนื่องจากงานด้านนี้มีความเหมือนหรือคล้ายคลึงกันกับงานของฝ่ายบุคคล แต่งานด้านธุรการนี้จะมีความแตกต่างกับงานของฝ่ายบุคคลตรงที่จะมีการประสานงานเป็นหลัก
โดยงานธุรการนี้เป็นงานประเภทที่เรียกว่าเป็นฝ่ายสนับสนุน คือจะคอยเข้าไปคอยประสานงานหรือช่วยเหลือในแผนกดหรือฝ่ายอื่นๆ และโดยรวมแล้วหลักๆเลย งานธุรการจะเป็นงานที่เกี่ยวาข้องกับการดูแลด้านเอกสารต่างๆ และการติดต่อประสานงานกับทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร ตลอดจนการจัดเก็บและค้นหาเอกสารต่างๆ รวมทั้งการจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น ————– advertisements ————– ตำแหน่งธุรการที่เปิดรับสมัครจะมีอยู่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น ธุรการฝ่ายบุคคล, ธุรการฝ่ายขาย หรือธุรการฝ่ายการตลาด
เป็นต้น ส่วนใหญ่จะจบการเรียนจากคณะบริหารธุรกิจ เอกเลขานุการ สาขาบริหารการจัดการ, คอมพิวเตอร์ธุรกิจ หรือการตลาด เป็นต้น คุณสมบัติที่ดีของผู้ที่ทำงานในตำแหน่งธุรการมีอะไรบ้าง? บทบาทและหน้าที่ของงานธุรการมีอะไรบ้าง? ตำแหน่งงานธุรการจัดเป็นตำแหน่งที่สำคัญภายในองค์กรหรือบริษัทตำแหน่งหนึ่งเลยก็ว่าได้ และจำเป็นต้องใช้ความอดทนและทำงานในสภาวะความกดดันได้ เพราะบางครั้งอาจเจอกับพนักงานที่ยากต่อการควบคุม หรือสร้างความยุ่งยากให้แก่การทำงาน จึงต้องอาศัยความอดทนและความรักในงานทางด้านนี้เป็นหลัก และด้วยความหลากหลายของงานที่ทำนี่เอง
บางคนจึงแอบเรียกหน้าที่ของงานธุรการว่า ทำตั้งแต่สากกะเบือยันเรือดำน้ำ ^ ^ -------------- advertisements -------------- -------------- advertisements -------------- Commentsงานธุรการคืออะไร ต้องทำอะไรบ้าง
– เป็นผู้มีความรับผิดชอบและอดทนต่องานที่ทำสูง
– มีทัศนคติที่ดีเป็นไปในแง่บวก
– มีความคล่องแคล่ว
– มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี และมีใจรักในงานด้านการบริการ
– มีความละเอียดรอบคอบ
– เป็นคนใจกว้าง ยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น
– การช่วยเหลือผู้อื่นคือหัวใจหลักแห่งการทำงาน
–
มีความใจเย็น เก็บอารมณ์ได้
– มีความภาคภูมิใจในหน้าที่การปฏิบัติงานของตน
– คอยติดต่อประสานงานและเดินเอกสารให้แก่พนักงานภายในองค์กรและนอกองค์กร
– หากต้องการใช้สถานที่หรือจัดกิจกรรมต่างๆ เจ้าหน้าที่ธุรการต้องเป็นผู้ดูแลสถานที่ และติดต่อประสานงานกับฝ่ายอาคาร
– คอยดูแลงานด้านเอกสาร หรือจดหมายต่างๆ ให้แก่พนักงานภายในแผนกหรือฝ่ายต่างๆ
– คอยตรวจสอบและสั่งซื้ออุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้ภายในออฟกดฟิศไม่ให้ขาด
–
คอยดูแลและควบคุมการปฏิบัติงานของแม่บ้าน
– คอยดูแลพนักงานรับ-ส่งเอกสารทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กรที่เข้ามาติดต่อประสานงานกับทางบริษัทหรือองค์กรนั้นๆ
glitter-graphics.com
บทบาทและภาระหน้าที่ที่รับผิดชอบ
2.1 บทบาทและหน้าที่ของ “งานธุรการ” (Administration)
1. ฝ่ายสนับสนุน” หรือเรียกง่าย ๆ ว่า ฝ่าย support เพื่อให้คนอื่นหรือพนักงานฝ่ายอื่น ๆ ทำงานได้สำเร็จตามเป้าหมาย
2.
เป็นสายงานที่เป็นเหมือนคนกลางที่จะคอยที่ขับเคลื่อนให้งานได้ดำเนินอย่างสะดวก เช่น การให้บริการ การติดต่อประสานงาน การจัดหา เป็นต้น
3. เป็นสายงานการ “ควบคุม” และ “ดูแล” ให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้
4. งานธุรการ “เป็นนักประสานและนักบริการที่ดี”
ขอบเขตของสายงานธุรการคือ งานที่เกี่ยวกับ “จัดหา จัดใช้ ดูแล และบริการ เพื่อนำมาซึ่งความสะดวกของหน่วยงานอื่นในองค์กร”
2.2
หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานธุรการแต่ละคนขึ้นอยู่กับ.....
1.ระดับตำแหน่งหน้าที่การงานในแต่ละหน่วยงาน
2.ภาระงานที่แต่ละคนได้รับมอบหมายจากหน่วยงาน
3.ทุกคนต้องปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในเวลาน้อยที่สุดและใช้งบประมาณน้อยที่สุด และผู้รับบริการพึงพอใจที่สุด โดย
qมีความเชี่ยวชาญในหน้าที่ตนเองมากที่สุดและรับผิดชอบสูง
q ต้องเข้าใจโครงสร้างการแบ่งส่วนราชการของตนเองโดยถ่องแท้
qเข้าใจโครงสร้างการบริหารองค์กรและภารกิจในภาพรวม
qเข้าใจโครงสร้างการบริหารองค์กรและภารกิจในส่วนที่ตนปฏิบัติงาน
q เข้าใจระเบียบ กฎเกณฑ์ ข้อบังคับ ฯลฯ ที่เกี่ยวข้องกับงานในหน้าที่ของตนเองให้มากที่สุด
qเข้าใจขั้นตอนการปฏิบัติงานของตนเอง
qเข้าใจและยอมรับขั้นตอนการทำงานและเพื่อนร่วมงานที่ต้องทำต่อเนื่อง
qเข้าใจขั้นตอนและการลื่นไหลของงานต่างๆโดยรวมของส่วนราชการที่ตนสังกัด
qเข้าใจความเกี่ยวเนื่อง / ความสัมพันธ์ของงานที่สอดรับกันและกัน
qต้องติดตามความก้าวหน้าของงานของตนเองจนถึงเสร็จสิ้น
qพยามยามทำงานให้ได้มากกว่าหนึ่ง
2.3 หลักการและทัศนคติของผู้รับผิดชอบงานธุรการ
1.ยอมรับในธรรมชาติของสายงานที่ไม่เสร็จง่าย ๆ
2.ยอมรับว่าผลงานที่ทำนั้น “เสมือนปิดทองหลังพระ” อย่าหวังว่าจะได้รับคำชมง่าย ๆ
3.ให้คิดเสียว่า คำตำหนิเป็นการสะท้อนความต้องการใช้บริการของคนในองค์กร
4. ให้มองปัญหาที่เกิดขึ้นว่า เป็นสิ่งท้าทาย
5.
ให้มองความสำเร็จที่เกิดขึ้น เป็นกำลังใจ
6. ให้นึกถึงประโยชน์ขององค์กรเป็นที่ตั้ง และปฏิบัติหน้าที่อย่างยุติธรรมแก่ทุกฝ่าย
7. รู้จักการวางแผน และบริหารเวลาให้เป็น
8. เปิดใจกว้าง และยอมรับความคิดเห็นจากผู้อื่น
9. มีทักษะในการสื่อสารให้เกิดประสิทธิผล
10. มุ่งสู่การปฏิบัติงานให้บรรลุตามเป้าหมาย
11. ภูมิใจว่าเป็นองค์กรที่ทุกหน่วยงานต้องมี
ตามที่ได้ปฏิบัติหน้าที่ธุรการโรงเรียน ข้าพเจ้าได้ปฏิบัติงานตามบริบทของแต่ละโรงเรียน
และเข้าร่วมกิจกรรมโรงเรียน ดังนี้
๒.๔ ภาระหน้าที่หลัก (ปีงบประมาณ ๒๕๕๘)
ที่ | รายการผลงาน/ภาระหน้าที่/การปฏิบัติ |
1 | งานสารบรรณ -รับลงทะเบียนหนังสือเข้า -ร่างหนังสือโต้ตอบทั้งภายในและภายนอกโรงเรียน(My-Office) ทั้งภายในและภายนอกของโรงเรียน -พิมพ์คำสั่งโรงเรียน - รวบรวมหนังสือเสนอแต่ละงานที่รับผิดชอบ เพื่อพิจารณากลั่นกรองเสนอผู้บังคับบัญชาตามลำดับขั้น - เวียนหนังสือ ติดต่อ ติดตามเรื่องและประสานงานราชการ ทั้งภายในและภายนอกโรงเรียน - จัดเก็บหนังสือ ค้นหา และอื่นๆให้มีความสะดวกรวดเร็ว - จัดทำเอกสาร บันทึก การลาประเภทต่างๆ ของบุคลากร - จัดทำทะเบียนประวัติของบุคลากร |
2 | หน่วยผลิตเอกสาร - พิมพ์หนังสือราชการต่าง ๆ ของโรงเรียน - อัดสำเนาหนังสือ เอกสารต่าง ๆ ของโรงเรียน - อัดสำเนาแบบฟอร์มต่าง ๆ ของโรงเรียน - จัดพิมพ์หนังสือ อาทิ วารสาร ข้อมูลสถิติ แผ่นพับ ฯลฯ - บริการถ่ายเอกสาร - ดูแลเครื่อง Copy Printer ให้มีประสิทธิภาพดีอยู่เสมอ |
๒.๕ ผลงาน/ภาระหน้าที่ ที่ได้รับมอบหมาย | ||
ที่ | รายการผลงาน/ภาระหน้าที่/การปฏิบัติ | อ้างอิง |
1 | มาตรฐานสถานศึกษา ภาระหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย (สิ่งที่ได้จัดทำ) มีดังนี้ 1) สืบค้นและศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับมาตรฐานการศึกษาและกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2) นำเสนอรูปแบบการประกาศการใช้มาตรฐานการศึกษาของสถานศึกษา แก่ครูฝ่ายวิชาการ และ ผอ. 3) จัดทำเอกสารและออกแบบโครงสร้างรูปเล่ม 4) จัดทำประกาศโรงเรียนเรื่อง การใช้มาตรฐานการศึกษาของสถานศึกษา ระดับการศึกษาปฐมวัย 5) จัดทำประกาศโรงเรียนเรื่อง การใช้มาตรฐานการศึกษาของสถานศึกษา ระดับการศึกษาขั้นพื้นฐาน 6) วิเคราะห์และออกแบบเครื่องมือประเมินมาตรฐานสถานศึกษา ระดับรายบุคคล ระดับห้องเรียน นำไปสู่แบบสรุปการประเมินมาตรฐานมาตรฐานสถานศึกษา (SAR โรงเรียน) | 1) ประกาศโรงเรียนวัดท่าตลิ่งชัน เรื่องการใช้มาตรฐานการศึกษาของสถานศึกษา2) แบบประเมินมาตรฐานสถานศึกษา ระดับรายบุคคล ระดับห้องเรียน |
2 | แผนพัฒนาคุณภาพสถานศึกษา 4 ปี 2555-2558 1) สืบค้นและศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับการจัดทำแผนพัฒนาคุณภาพสถานศึกษา และกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2) รวบรวมโครงการต่างๆ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากคณะครู3) ออกแบบปก คำนำ สารบัญ 4) จัดทำเรียบเรียงข้อมูลและออกแบบโครงสร้างรูปเล่มแผนพัฒนาคุณภาพสถานศึกษา 4 ปี 2555-2558 | แผนพัฒนาคุณภาพสถานศึกษา 4 ปี 2555-2558 ของโรงเรียนวัดท่าตลิ่งชัน v บันทึกข้อความรายงานและตรวจสอบความถูกต้องของแผนพัฒนาคุณภาพสถานศึกษา 4 ปี |
3 | แผนปฏิบัติการประจำปีการศึกษา 2557 1) สืบค้นและศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีการศึกษา 2557 และกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2) รวบรวมโครงการต่างๆ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากคณะครู3) ออกแบบปก คำนำ สารบัญ 4) จัดทำเรียบเรียงข้อมูลและออกแบบโครงสร้างรูปเล่ม | แผนปฏิบัติการประจำปีการศึกษา 2557 ของโรงเรียนวัดท่าตลิ่งชัน |
4 | รายงานคุณภาพการศึกษาของสถานศึกษา ประจำปีการศึกษา 2557 1) สืบค้นและศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับการจัดทำรายงานคุณภาพการศึกษาสถานศึกษา ประจำปีการศึกษา 2557 และกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2) รวบรวมโครงการต่างๆ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากคณะครู3) ออกแบบปก คำนำ สารบัญ 4) จัดทำเรียบเรียงข้อมูลและออกแบบโครงสร้างรูปเล่มรายงานคุณภาพการศึกษาสถานศึกษา ประจำปี 2557 | รายงานคุณภาพการศึกษาสถานศึกษา ประจำปี 2557 ของโรงเรียน วัดท่าตลิ่งชัน |
5 | มาตรการเฝ้าระวังและรักษาความปลอดภัยในสถานศึกษาปี 2555-2558 1) สืบค้นและศึกษาข้อมูล กฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับมาตรการเฝ้าระวังและรักษาความปลอดภัยในสถานศึกษา 2) นำเสนอแผนมาตรการเฝ้าระวังและรักษาความปลอดภัยในสถานศึกษาแก่ผู้อำนวยการโรงเรียนและคณะครู 3) ออกแบบปกคำนำ สารบัญ 4) จัดทำและจัดพิมพ์เข้าเล่มแผนมาตรการเฝ้าระวังและรักษาความปลอดภัยในสถานศึกษา ปี 2555 -2558 | แผนมาตรการเฝ้าระวังและรักษาความปลอดภัยในสถานศึกษา ปี 2555 -2558 ของโรงเรียนวัดท่าตลิ่งชัน |
6 | อัพเดตข่าวสาร และกิจกรรมโรงเรียนอย่างต่อเนื่อง | |
7 | เป็นเจ้าหน้าที่เผยแพร่ประชาสัมพันธ์กิจกรรมโรงเรียน |