ปัญหาและอุปสรรคในการฝึกงาน

แนวทางการแก้ไข
๑. สอบถามเจ้าหน้าที่ที่ดูแลระบบ เพื่อทำการศึกษาและทำความเข้าใจ ในการใช้งานระบบปฏิบัติการหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ซึ่งจะส่งผล ให้สามารถปฏิบัติงาน ได้ง่ายขึ้นและประสบผลสำเร็จในการทำงาน เช่น โปรแกรม Excel , SAP เป็นต้น
๒. ฝึกฝนและทบทวนการใช้งานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้เกิดทักษะความชำนาญ หากไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ให้สอบถามผู้รู้ ทั้งนี้เพื่อให้การทำงานที่ได้มอบหมายบรรลุเป้าหมายได้ดีมากยิ่งขึ้น
๓. ศึกษาและทำความเข้าใจในงานเอกสารด้วยความรอบคอบและตรวจเอกสาร หลักฐานเกี่ยวกับรายละเอียดต่าง ๆ ให้ดีเพื่อลดการเกิดข้อผิดพลาดให้ได้มากที่สุด หากไม่เข้าใจให้สอบถามผู้รู้ในหน่วยงาน

แนวทางการแก้ไข
1. เนื่องจากในทางปฏิบัติหน่วยงานแต่ละแห่งจะมีการปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานเพื่อให้สอดคล้องและสะดวกต่อการทำงานของหน่วยงาน แต่พื้นฐานจะปรับประยุกต์จากสิ่งที่เรียนมา (ทฤษฎี) ดังนั้นเพื่อที่จะทำงานได้ถูกต้อง และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น นักศึกษาจึงความสอบถามและขอคำแนะนำจากเจ้าหน้าที่ที่ดูแล
2. ต้องหมั่นศึกษาหาความรู้หาข้อมูลเกี่ยวกับการจัดทำงานเอกสารหรือ งานที่ได้รับมอบหมายอยู่เป็นประจำ เพื่อให้การทำงานง่ายขึ้น และบรรลุตามวัตถุประสงค์ โดยเฉพาะเอกสารเฉพาะทาง/วิชาชีพ เช่น งานเอกสารทางการบัญชี งานภาษีอากร เป็นต้น

แนวทางการแก้ไข
1. ต้องควบคุมอารมณ์และตั้งสติในการทำงานตามขั้นตอนที่ได้รับคำแนะนำจากเจ้าหน้าที่ผู้ดูแล ทั้งนี้เพื่อให้ลูกค้าได้รับความพึงพอใจ
2. ให้เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลให้คำแนะนำและช่วยตรวจเอกสารเพื่อลดข้อผิดพลาด เนื่องจากต้องเพิ่มความรวดเร็วในการให้บริการแก่ลูกค้า

แนวทางการแก้ไข
1. เป็นเรื่องปกติสำหรับการทำงานครั้งแรก สิ่งสำคัญคือหากไม่เข้าใจในที่ได้รับมอบหมาย ควรสอบถามเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลงานในส่วนนั้น เพื่อจะได้ทำได้ถูกต้องและไม่เสียเวลาเพิ่มขึ้นในการตรวจแก้ไข
2. หากได้รับมอบหมายงานหลายงานอย่างและเกรงจะจำได้ไม่ครบถ้วน นักศึกษาควรมีการจดบันทึกไว้และตรวจสอบรายละเอียดของงานทุกครั้งว่าได้ทำถูกต้องและครบถ้วนตามที่ได้รับมอบหมายมาหรือไม่ ทั้งนี้เพื่อให้งานสำเร็จตามที่ได้รับมอบหมายและเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด

แนวทางการแก้ไข
1. พยายามปรับตัวและกล้าที่พูดคุยกับผู้ร่วมงานด้วยโดยเฉพาะกับผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลและสอนงานแก่นักศึกษา เนื่องจากมีความจำเป็นต่อการทำงานและการเรียนรู้วัฒนธรรมองค์การของหน่วยงานนั้น ๆ ด้วย
2. เมื่อมีข้อสงสัยใดๆ ในการทำงานให้สอบถาม ทั้งนี้เพื่อเป็นการสร้างมนุษยสัมพัมธ์ที่ดีกับผู้ร่วมงาน และการสอบถามในส่วนที่ทำไม่ได้จะช่วยทำให้การทำงานติดขัดและเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด
3. กรณีผู้ร่วมงานมีแต่ผู้ชายและนักศึกษาเป็นหญิง การอยู่ร่วมกันควรอยู่บนพื้นฐานของการทำงานเท่านั้น หากมีข้อจำกัดใด ๆ ที่นักศึกษามีความกังวลให้รีบปรึกษาอาจารย์ประจำสายนิเทศทันที

แนวทางการแก้ไข
1. การทำงานที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ โดยเฉพาะเกี่ยวกับตัวเลข และมีการบันทึกผ่านระบบปฏิบัติการของหน่วยงาน จำเป็นต้องมีความระมัดระวังและรอบคอบในการตรวจสอบและบันทึก
2. หากมีข้อสงสัยหรือไม่แน่ใจควรสอบถามผู้ดูแลฯ โดยตรงไม่ควรตัดสินใจ ด้วยตนเอง เนื่องจากเป็นการทำงานที่เกี่ยวกับตัวเลข โดยเฉพาะการทำงาน/บันทึกผ่านระบบฯ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อขั้นตอนอื่น ๆ ด้วย เนื่องจากหากเกิดความผิดพลาดจะก่อให้เกิดปัญหาและจะทำความยุ่งยากให้กับหลายฝ่ายที่ต้องติดตามแก้ไข

แนวทางการแก้ไข
1. นักศึกษาต้องฝึกตนเองให้เป็นผู้ใฝ่รู้ ช่างสังเกต การเรียนรู้งานเบื้องต้นคือการเรียนรู้ด้วยตนเอง จากการสังเกต การศึกษางานเอกสาร อย่างไรก็ตามหากเกิดข้อสงสัยหรือไม่แน่ใจในการทำงาน ควรสอบถามผู้ดูแลงานนั้น ๆ โดยตรง
2. ขอให้ผู้ดูแลฯ ช่วยสอนการทำงาน หากงานมีความซับซ้อน ยากต่อความเข้าใจให้ทำการบันทึกขั้นตอนการทำงานเพื่อช่วยจำ
3. ความเชี่ยวชาญเกิดจากความชำนาญและประสบการณ์ในการทำงาน การฝึกฝนเรียนและรู้การทำงาน การแก้ไขปัญหาจากการทำงาน หากหมั่นฝึกฝนและทำบ่อย ๆ อย่างต่อเนื่อง ในที่สุดจะเกิดทักษะความชำนาญในงานนั้นเอง

แนวทางการแก้ไข
ข้อควรรู้ การฝึกประสบการณ์ฯ เป็นรูปการเรียนรู้นอกเหนือจากการเรียนรู้ในรั้วมหาวิทยาลัยฯ โดยมีวัตถุประสงค์สำคัญอย่างหนึ่งที่มุ่งหวังสร้างเสริมให้นักศึกษาได้เรียนรู้จากการฝึกประสบการณ์ฯ นั่นคือ “การปรับตัว” และ” การบริหารจัดการตนเอง”
1. กรณีเกิดปัญหาในการฝึกประสบการณ์ฯ ที่เกิดจากข้อจำกัดส่วนตัว เช่น ที่พักอยู่ไกลจากสถานที่ฝึกประสบการณ์ เดินทางโดยรถโดยสารประจำทางที่มีรอบวิ่งรถน้อยทำให้ไปทำงานไม่ทัน/ตกรถ เป็นต้น
ปัญหาข้างต้นเป็นปัญหาทีสร้างความยากลำบากให้นักศึกษาได้จริง แต่สิ่งที่นักศึกษาต้องตระหนักคือนั่นเป็นปัญหาส่วนบุคคล แต่ละคนมีข้อจำกัดของตนเอง ดังนั้นแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด จึงขึ้นอยู่กับวิธีการและปัจจัยเบื้องต้นของนักศึกษา เช่น ที่พักอยู่ไกลหากนักศึกษาไม่มีข้อจำกัดด้านการเงินก็ให้หาที่พักที่อยู่ใกล้สถานที่ฝึกงาน หรือแม้แต่การหาสถานที่ฝึกประสบการณ์ฯ ที่อยู่ใกล้ที่พักตั้งแต่แรกก่อนที่จะลงทะเบียนเลือกสถานที่ฝึกประสบการณ์ฯ ผ่านระบบฯ
2. ปัญหาที่เกิดจากภัยธรรมชาติ เช่น ฤดูฝน/ฝนตกหนัก,น้ำท่วม ฤดูร้อน/แดดจัด,ที่ทำงานไม่มีเครื่องปรับอากาศ ฤดูหนาว/ตอนเช้าหนาวมาก,หมอกจัดเดินทางลำบาก ฯลฯ
ภัยธรรมชาติ โดยเฉพาะที่เป็นไปตามฤดูกาล ล้วนเป็นสิ่งที่ทุกคนต้องพบเจอ ร่วมกัน นักศึกษาต้องเรียนรู้การปรับตัวกับปัญหานี้ เช่น เป็นปัญหาที่ทำให้ไปทำงานสาย/เดินทางลำบาก แนวทางแก้ไขปัญหาคือต้องปรับตัวโดยการวางแผนการเดินทางที่เหมาะสม เช่น ออกเดินทางให้เร็วกว่าปกติเพื่อให้ไปถึงที่ทำงานทันเวลา, ใช้ความระมัดระวังในการเดินทางมากขึ้น หรือแม้แต่การแก้ไขปัญหาด้วย “ความอดทน” เช่น อากาศร้อนที่ทำงานไม่มีเครื่องปรับอากาศ เพราะไม่ใช่เราคนเดียวที่ร้อน (ทำไมผู้ร่วมงานคนอื่นไม่มีปัญหา)

แนวทางการแก้ไข
1. สิ่งแรกที่ต้องทำเมื่อได้รับมอบหมายงานคือ หน่วยงานมีคู่มือการทำงาน หรือเอกสารเกี่ยวกับการปฏิบัติงานหรือไม่ ซึ่งหน่วยงานขนาดใหญ่ หน่วยงานราชการมักจะมีอยู่แล้ว
2. กรณีเบอร์โทรศัพท์ภายใน ปกติหน่วยงานจะมีสมุดโทรศัพท์ที่ แสดงแผนก/ฝ่ายงานและเบอร์ติดต่อภายใน ดังนั้นหากในช่วงแรกที่ยังไม่คุ้นเคยก็สามารถใช้สมุดโทรศัพท์ช่วยในการทำงาน และอาจใช้วิธีอื่น ๆ เช่น เบอร์ติดต่อใดที่ใช้บ่อยมากก็ควรจดบันทึกไว้ต่างหากและวางในที่อ่านได้ง่ายจะได้สะดวกเวลาใช้งานทันที
3. กรณีหน่วยงานให้ระบบการโทร-การโอนสายโทรศัพท์ผ่านระบบฯ นักศึกษาควรใช้งานให้คล่อง รวมถึงฝึกใช้โปรแกรมของสำนักงานในการค้นหาเบอร์โทรศัพท์ให้คล่องมากขึ้น

แนวทางการแก้ไข
1. หากเกิดข้อสงสัยหรือไม่แน่ใจในการทำงาน ควรสอบถามผู้ดูแลงาน นั้น ๆ โดยตรง
2. ขอให้ผู้ดูแลฯ ช่วยสอนการใช้งานระบบฯ หากงานมีความซับซ้อน ยากต่อความเข้าใจให้ทำการบันทึกขั้นตอนการทำงานเพื่อช่วยจำ
3. หมั่นฝึกฝนบ่อย ๆ อย่างต่อเนื่อง จะเกิดทักษะความชำนาญในการทำงานนั้นเอง

แนวทางการแก้ไข
ข้อควรรู้ ฝ่ายฝึกประสบการณ์ฯ ได้มีการกำหนดจำนวนการรับ นักศึกษาฝึกประสบการณ์ฯ (ซึ่งเป็นจำนวนที่หน่วยงานตอบรับ) ไว้ในระบบการจองสถานที่ฝึกงานแล้ว อย่างไรก็ตามหากในทางปฏิบัติ พบว่าสถานที่ฝึกประสบการณ์ฯ มีจำนวนนักศึกษามากเนื่องจากมีนักศึกษาฝึกประสบการณ์ฯ จากสถาบันการศึกษาอื่นร่วมด้วย จนทำให้เกิดปัญหาการว่างงาน
1. นักศึกษาควรปรึกษาผู้ที่หน่วยงานมอบหมายให้ดูแล/สอนงานแก่ นักศึกษาทราบถึงปัญหาดังกล่าว และอาจอาสาช่วยงานอื่น ๆ ที่สามารถทำได้กับผู้ดูแลฯ (ไม่ต้องรอให้ผู้ดูแลฯ มอบหมาย/หางานให้ทำทุกครั้ง)
2. พิจารณาปัญหาให้แน่ชัดว่าการที่ว่างงานเกิดจากไม่มีงานจริง หรือเกิด จากตัวนักศึกษาที่อาจมีข้อจำกัดที่ทำให้ผู้ดูแลฯ ขาดความเชื่อมั่นที่จะมอบหมายงานให้ทำ เช่น ขาดความรับผิดชอบ มาสายประจำ เป็นต้น ซึ่งนักศึกษาจำเป็นต้องปรับตัวและแสดงให้ผู้ดูแลเชื่อมั่นได้ว่าสามารถไว้วางใจและมอบหมายให้ทำงานได้

แนวทางการแก้ไข
ข้อควรรู้ การเลือกสถานที่ฝึกประสบการณ์ฯ คณะบริหารธุรกิจและการ จัดการมีนโยบายให้นักศึกษาเลือกสถานที่ฝึกประสบการณ์ด้วยตนเองก่อน โดยได้จัดทำระบบการจองสถานที่ฝึกประสบการณ์ฯ ซึ่งมีรายชื่อสถานที่ฝึกประสบการณ์ฯ และจำนวนที่รับไว้ชัดเจน และนักศึกษาสามารถเสนอสถานที่อื่น ๆ ซึ่งหากคณะกรรมการฝึกประสบการณ์ฯ พิจารณาเห็นเหมาะสมก็สามารถฝึก ณ สถานที่นั้น ๆ ได้
1. กรณีนักศึกษาได้ฝึกงานที่ไม่ตรงกับสาขาที่เรียน ควรพิจารณาถึง สาเหตุ เช่น ไม่ได้ระบุหรือแจ้งกับหน่วยงานตั้งแต่แรกว่าต้องการฝึกงานในส่วนงานใด กรณีนี้ให้นักศึกษาปรึกษาผู้ที่หน่วยงานมอบหมายให้ดูแลฯ นักศึกษา
2. กรณีแจ้งความประสงค์แล้วแต่เมื่อไปฝึกประสบการณ์ฯ จริง กลับ ได้รับมอบหมายให้ไปฝึกกับหน่วยงานอื่นที่ไม่ตรงกับที่แจ้งไว้ ให้นักศึกษาปรึกษาผู้ที่หน่วยงานมอบหมายให้ดูแลฯ นักศึกษา และขอความอนุเคราะห์เข้าฝึกประสบการณ์ฯ ในส่วนงานที่แจ้งความประสงค์ไว้
อย่างไรก็ตามหากท้ายสุดแล้วจำเป็นต้องฝึกประสบการณ์ฯ ในงานที่ไม่ตรงกับสาขาที่เรียนมา และด้วยข้อจำกัดเกี่ยวกับเวลาในการฝึกประสบการณ์ฯ (ไม่สามารถหา/ขอย้ายสถานที่ฝึกประสบการณ์ฯ ได้ทัน) นักศึกษาจำเป็นต้องฝึกประสบการณ์ ณ สถานที่ที่นักศึกษาเลือกเอง และให้เรียนรู้การทำงานอื่น ๆ ซึ่งแม้ไม่ตรงกับสาขาที่เรียนแต่ก็มีประโยชน์ต่อการเรียนรู้และการฝึกประสบการณ์ชีวิตของคนทำงานจริง ๆ

แนวทางการแก้ไข
1. ฝ่ายฝึกประสบการณ์ฯ ควรพัฒนาระบบให้มีความทันสมัย มีความเสถียรต่อการทำงานมากยิ่งขึ้น (โดยเฉพาะช่วงการเปิดระบบให้จองฯ เนื่องจากนักศึกษาต่างเข้าระบบจองฯ เป็นจำนวนมากทำให้บางครั้งระบบล่ม ไม่สามารถเข้าจองฯ ได้ บางครั้งพอเข้าระบบจองฯ ได้ ก็สถานที่ฝึกฯ ก็ถูกจองจนเต็มจำนวนที่จะรับเข้าฝึกฯ แล้ว)
2. หมั่นทบทวนและฝึกการใช้ระบบการจองสถานที่ฝึกประสบการณ์ฯ ให้เข้าใจ เมื่อเปิดระบบฯ ให้จองจะได้ทำได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว (ซึ่งคณะบริหารธุรกิจและการจัดการได้บรรจุการใช้ระบบการจองฯ เข้าไว้ในรายวิชาการฝึกประสบการณ์ฯ แล้ว และมีเจ้าหน้าที่คอยให้คำแนะนำการใช้ระบบการจองฯ ไว้ให้)

แนวทางการแก้ไข
นักศึกษาต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรม ต้องกล้าแสดงออกในทางที่ถูกต้อง โดยเฉพาะเมื่อเป็นเรื่องเกี่ยวกับงานที่ได้รับหมาย หากไม่เข้าใจต้องสอบถามผู้ที่มอบหมายงานให้จะทำให้การทำงานนั้นประสบความสำเร็จ

แนวทางการแก้ไข
1. นักศึกษาเมื่อได้รับมอบหมายให้ตรวจสอบเอกสารใด ๆ โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงิน จำเป็นต้องตรวจอย่างละเอียด รอบคอบ หากพบเจอปัญหาหรือมีข้อสงสัย ให้ถามผู้ดูแลฯ ไม่ควรตัดสินใจ/คิดสรุปเอาเอง
2. นักศึกษาเมื่อได้ทราบว่าได้ฝึกงานในแผนกใดหรือ ทราบลักษณะงานที่ได้รับมอบหมายแล้ว หากคิดว่าตนเองยังมีความรู้ความเข้าใจในงานนั้น ๆ ไม่เพียงพอ ให้ศึกษาหาความรู้/ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมายเพิ่มเติม

แนวทางการแก้ไข
การให้หน่วยงานแบ่งงานอย่างชัดเจนเพื่อลดการสับสนของนักศึกษา อาจเป็นสิ่งที่ทำได้ แต่ในทางปฏิบัติเราไม่สามารถก้าวก่ายวิธีการทำงานของหน่วยงานที่รับนักศึกษาเข้าฝึกงานได้ อย่างไรก็ตามหากนักศึกษาเกิดความสับสนในงาน ควรปรึกษาผู้ดูแลฯ

แนวทางการแก้ไข
1. หมั่นฝึกฝนและสังเกตเทคนิคการพูดจากรุ่นพี่ในที่ทำงาน หากไม่เข้าใจให้สอบถามเพิ่มเติม
2. ศึกษาข้อมูลของสินค้าแต่ละชนิดให้เข้าใจ จะได้สามารถ อธิบายและพูดขายสินค้าได้คล่องแคล่วมากยิ่งขึ้น

แนวทางการแก้ไข
ระยะเวลาฝึกประสบการณ์ฯ เป็นไปตามที่กำหนดในหลักสูตร แต่หากนักศึกษาใช้เวลาที่มีเก็บเกี่ยวความรู้ต่าง ๆ ให้เต็มที่ ก็มากพอที่จะให้นักศึกษาได้เรียนรู้วิถีของคนทำงาน การปรับประยุกต์ใช้วิชาความรู้กับการทำงานจริง เป็นต้น
อย่างไรก็ตามหากนักศึกษาสนใจที่จะฝึกประสบการณ์ฯ ให้มากกว่าระยะเวลาที่กำหนดในหลักสูตร นักศึกษาสามารถฝึกประสบการณ์ ฯ นอกหลักสูตรได้ และหากหน่วยงานต้องการใบส่งตัวจากคณะบริหารธุรกิจและการจัดการ ก็สามารถติดต่อได้ที่สำนักงานคณบดีคณะบริหารธุรกิจและการจัดการ

แนวทางการแก้ไข
สำหรับนักศึกษาอาจเป็นเรื่องยากลำบาก เพราะต้องทบทวน ศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับงานใหม่ ๆ อยู่เสมอ แต่หากพิจารณาให้ดีนี่คือโอกาสในการเรียนรู้งานใหม่ ๆ เรียนรู้การทำงานในส่วนต่าง ๆ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อตัวนักศึกษาเอง