การมอบหมายงาน job assignment

Download

1. No category

ผศ.ดร. ภูเบศร์ สมุทรจักร : มหาวิทยาลัยในออฟฟิศ

รศ.พญ. ปารมี ทองสุกใส

BREXIT… ชัยชนะของใคร ? - สภาอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย

การมอบหมายงาน - มหาวิทยาลัยเชียงใหม่

บทที่ 4 ผลการปฏิบัติงานตามโครงงาน

การมอบหมายงาน : ศิลปะที่ผู บริหารต องเข าใจ Work

การพิจารณาความเหมาะสมในการมอบหมายงาน

กลุ่มงานควบคุมโรคติดต่อ, งานระบาดวิทยา,EPI, งานทันตะฯ

                 การมอบหมายงาน หมายถึง การที่ผู้บังคับบัญชาได้กําหนดความรับผิดชอบและอํานาจหน้าที่ (Assignment of Responsibility and Authority) หรือเป็นการกระจายงานในหน้าที่ (Responsibility) และให้อำนาจในการตัดสินใจ (Authority) กายในขอบเขตที่กําหนดให้ผู้ร่วมงานหรือ ผู้ใต้บังคับบัญชาไปปฏิบัติ

การมอบหมายงาน 

     1.9.2 ขั้นตอนการมอบหมายงาน

               การมอบหมายงานมีส่วนประกอบ 3 ขั้นตอน คือ (William H. Newman) 

               1. ผู้บริหารกําหนดภารกิจหน้าที่ให้แก่ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา 

               2. ให้อํานาจหน้าที่ สิทธิหน้าที่ และทรัพยากรตามความจําเป็น 

               3. พยายามสร้างความรับผิดชอบให้เกิดขึ้นในตัวผู้ใต้บังคับบัญชา

    1.9.3 ประเภทของการมอบหมายงาน

              การมอบหมายงานต้องมอบหมายให้ผู้ที่มีความสามารถ มีความตั้งใจทํางาน และรับผิดชอบรู้เป้าหมายของงานที่จะทําต้องพิจารณาว่าควรมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาในลักษณะใด

              การมอบหมายงาน มี 2 ประเภท คือ 

              1. การมอบหมายงานประจํา ผู้ที่มาทํางานใหม่แต่ละหน่วยงานทุกคนจะได้รับการ มอบหมายงาน เช่น พนักงานใหม่ของธนาคาร จะได้รับมอบงาน คือ รับเงิน ฝากเงิน ลงบัญชี หาเงินฝาก พิมพ์จดหมาย รับโทรศัพท์ เป็นต้น จัดเป็นการตัดสินใจเพียงเล็กน้อย ซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาระดับล่างทําได้ หากผู้บริหารระดับสูงเชื่อมั่นว่า ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถทํางานให้สําเร็จได้ อาจมอบหมายหน้าที่เพิ่มขึ้น หากทําได้ดีก็มอบหมายให้ทําเป็นประจํา ถ้าทํางานล้มเหลวหรือทําได้ไม่ดี ก็จะพิจารณาเปลี่ยนแปลงหน้าที่ ตามความถนัดของพนักงาน 

             2. การมอบหมายงานชั่วคราว เป็นการมอบหมายงานเฉพาะกิจหรืองานพิเศษ เมื่อเสร็จภารกิจก็หมดภาระหน้าที่

    1.9.4 ประโยชน์ของการมอบหมายงาน

              1. ให้ผู้บริหารมีเวลามากขึ้นและประหยัดเวลาในการทํางานโดยสามารถนําเวลาไปทํา กิจกรรมงานอื่น ๆ ได้ เช่น
การแก้ปัญหางาน หรือคิดสร้างสรรค์สิ่งใหม่ 

              2. เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานได้ใช้ความรู้ความสามารถในการทํางานซึ่งถือว่าเป็นการ พัฒนาทรัพยากรบุคคลทางหนึ่ง หรือทําให้เกิดการพัฒนาศักยภาพของคนในองค์การ 

              3. เป็นการเตรียมความพร้อมสําหรับผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อการเป็นหัวหน้างานในอนาคตซึ่งอาจถือว่าเป็นการประเมินศักยภาพของเขาไปด้วยหรือเป็นการสร้างขวัญกําลังใจให้แก่ทีมงาน เนื่องจากได้ เรียนรู้ใหม่ ๆ เพื่อสร้างโอกาสในการเติบโตในอนาคต 

              4. การเรียนรู้ที่เกิดจากการได้รับมอบหมายให้ทํางานร่วมกับหน่วยงานหรือทีมงานอื่นทําให้เกิดการพัฒนาความสัมพันธ์ที่ดีในการทํางาน

    1.9.5 ข้อพึงพิจารณาในการมอบหมายงาน

              แม้การมอบหมายงานจะมีประโยชน์แต่ควรคํานึงถึงปัจจัยบางประการที่สําคัญกับความสําเร็จในงานที่มอบหมาย ได้แก่ 

              1. ใครเหมาะสมกับงานที่จะมอบหมายกล่าวคือต้องใส่ใจและคํานึงว่าควรเลือกผู้ที่เหมาะสมมารับผิดชอบงานเพื่อประกันความสําเร็จ และลดความเสี่ยง ซึ่งคําที่คุ้นเคยกันคือ Put the right man to the right job นั่นเอง 

              2. คํานึงถึงหลักการทํางานเป็นทีมงานที่มอบหมายบางงานต้องมีผู้ปฏิบัติร่วมกันหลายคนควรพิจารณาผู้ที่สามารถทํางานร่วมกันได้ 

             3. การติดตามและประเมินผลเป็นสิ่งที่สําคัญเพราะเป็นการลดความเสี่ยงหรือความเสียหายที่จะเกิดขึ้นหากผู้ได้รับมอบหมายมีความสามารถไม่พอ ไม่ตั้งใจหรือไม่มีความรับผิดชอบ 1.9.6 ขั้นตอนของการมอบหมายงาน 

              1. กําหนดงานและวัตถุประสงค์ในการมอบหมายงาน   ต้องพิจารณาให้ดีเรื่องความ เหมาะสมงานบางอย่างเกี่ยวข้องกับความลับขององค์การหรือสิ่งที่เป็นงานเชิงนโยบายที่ต้องอาศัยการ ตัดสินใจและความรับผิดชอบสูงก็คงไม่อาจมอบหมายได้ แต่งานที่เป็นงานประจํา (Routine) ก็คงมอบหมายได้ อีกทั้งเมื่อเลือกงานแล้วต้องกําหนดวัตถุประสงค์ในการมอบหมายให้ชัดว่าต้องการให้ลูกน้องได้พัฒนาตนเอง หรือเพื่อประเมินศักยภาพเพื่อเตรียมความพร้อม

             2. กําหนดขอบเขตหน้าที่และอํานาจตัดสินใจการตัดสินใจ   ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเงินหรือกระทบภาพลักษณ์ (Image) ขององค์การหรือหน่วยงาน ต้องพิจารณาว่าผู้รับมอบหมายงาน อํานาจตัดสินใจได้หรือไม่ หรืออาจต้องมีการปรึกษาหารือกันก่อนที่จะดําเนินการ 

             3. พิจารณาบุคคลที่เหมาะสม   โดยพิจารณาจากวัตถุประสงค์ของการมอบหมายงานเป็น หลัก ในการเลือกผู้ที่มามอบหมายงานหากเพื่อให้งานนั้นสําเร็จอย่างมีคุณภาพควรเลือกผู้ที่มีความรู้ความสามารถมีประสบการณ์หากเพื่อพัฒนาลูกน้องต้องพิจารณาผู้ที่ยังไม่มีความสามารถในเรื่องนั้นแต่หากต้องการจะประเมินศักยภาพความพร้อมต้องเลือกผู้ที่มีโอกาสเลื่อนตําแหน่งในอนาคต

             4. ทําความเข้าใจกับผู้รับมอบงาน    สิ่งที่สําคัญยิ่งในการมอบหมายงานคือต้องมีการทําความเข้าใจกับผู้ใต้บังคับบัญชาที่จะมอบหมายงาน กล่าวคือต้องสอบถามความพร้อมบอกวัตถุประสงค์ ของการมอบหมายงาน และแนะนําวิธีการขั้นตอนพร้อมทั้งให้ผู้ที่จะรับมอบหมายได้เสนอแนวทางการ ดําเนินการ แผนงานที่จะทําเพื่อให้เกิดความมั่นใจ และนําไปสู่โอกาสของความสําเร็จ

             5. กระตุ้น จูงใจ ให้กําลังใจและสนับสนุน   เมื่อผู้รับมอบงานได้ดําเนินการตามขั้นตอนที่ ทําความเข้าใจกันแล้วสิ่งที่สําคัญคือต้องมีการกระตุ้น ให้กําลังใจ และสนับสนุน เช่น อุปกรณ์เครื่องมือ ความสะดวก และการชี้แนะหรือให้คําปรึกษาเป็นระยะ ๆ เพื่อสร้างขวัญกําลังใจและความสัมพันธ์อันดี 

             6. ติดตามและประเมินผลงาน     เป็นขั้นตอนสุดท้ายของการมอบหมายงาน ที่ต้องติดตาม ความคืบหน้าระหว่างดําเนินการ ว่าเป็นไปตามแผนหรือแนวทางที่กําหนดหรือไม่ มีปัญหาอุปสรรคอย่างไร เพื่อที่จะแก้ไข ปรับปรุงได้ทันก่อนจะเกิดความเสียหาย เมืองานสําเร็จก็ต้องประเมินว่าดีเพียงใด และควรมี การให้รางวัล เช่น คําชมหรือของรางวัล

    1.9.7 การมอบหมายงานที่ดี

             1. ชี้แจงให้บุคคลหรือทีมงานผู้รับมอบหมายงานทราบเหตุผลในการได้รับมอบหมาย 

             2. สร้างทัศนคติที่ดีในการรับมอบหมายงาน ว่านําไปสู่การพัฒนา ไม่ใช่เป็นการสร้างภาระ 

             3. มีการประเมินความรู้ ความสามารถของผู้รับมอบหมายงาน เพื่อนําไปสู่การใช้ความรู้นั้น ๆ

             4. สร้างความชัดเจนในหน้าที่ ขอบเขต และอํานาจที่ได้รับมอบ เพื่อการทํางานนั้น ๆ 

             5. กําหนดเป้าหมายและความคาดหวังที่ต้องการในผลลัพธ์ของงานอย่างชัดเจน 

             6. พิจารณาและจัดสรรทรัพยากรเพื่อสนับสนุนการทํางานให้บรรลุผล 

             7. กําหนดระยะเวลาแล้วเสร็จของงานให้ชัดเจน รวมทั้งบอกถึงผลดีและผลกระทบจากงาน 

             8. การเตรียมการต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการทํางาน 

             9. วิธีการติดตามงานและการให้ข้อมูลป้อนกลับเพื่อพัฒนาคุณภาพ ทั้งนี้ต้องคํานึงถึงการ สมดุลระหว่างการติดตามงานและการเปิดโอกาสให้ผู้รับมอบหมายงานได้ทํางานด้วยตนเองอย่างเต็มศักยภาพ

             การมอบหมายงานที่ดี ต้องมีการวางแผน เตรียมการและดําเนินงานอย่างดี โดยต้องคํานึงไม่ เฉพาะงานที่มอบหมายแต่ต้องคํานึงทั้งความรู้ ความสามารถ และทักษะในการทํางานของผู้รับมอบหมาย งานด้วยรวมทั้งให้อํานาจการดําเนินงาน สนับสนุนทรัพยากรอย่างเต็มที่ และมีการติดตามผลอันจะ นําไปสู่การทํางานที่บรรลุเป้าหมายตามต้องการ คือ “งานได้ผลคนมีการพัฒนา องค์การเติบโตยั่งยืน”

             การมอบหมายงานเป็นสิ่งที่จะช่วยให้ผู้บริหารได้ทั้งงานที่ท่านไม่ต้องทําเองและยังได้คนหรือ ได้ลูกน้องที่เก่งขึ้นอีกด้วย ดังนั้นควรถามตนเองว่า “วันนี้เรามอบหมายงานแล้วหรือยัง”