ในการวิเคราะห์ขั้นตอนวิธีในการแก้ปัญหา

บางปัญหาแค่ดีดนิ้วก็แก้ได้แล้ว แต่บางปัญหาที่มีประเด็นซับซ้อนจะต้องใช้ทักษะย่อยของ Problem Solving Skills เข้ามาช่วยและต้องมีลำดับขั้นตอนที่ชัดเจนในการแก้ไขปัญหา เพราะไม่อย่างนั้นการแก้ปัญหาของเราอาจมีลักษณะเหมือนงมเข็มหรือสะเปะสะปะจับต้นชนปลายไม่ถูกก็เป็นได้ Plook Friends จึงอยากแนะนำ 6 ขั้นตอนง่าย ๆ ของการแก้ไขปัญหาให้น้อง ๆ ได้ลองนำไปใช้กันดู

1. ระบุและอธิบายรายละเอียดของปัญหา (Identify and Define) 

ขั้นแรกของการแก้ไขปัญหาคือการระบุให้ได้ก่อนว่าปัญหาคืออะไร โดยพยายามอธิบายรายละเอียดของปัญหาว่าเกิดอะไรขึ้นกันแน่ ยิ่งเราสามารถระบุและเล่าได้ว่าเกิดปัญหาอะไรขึ้นและมีต้นตอมาจากอะไรจะช่วยให้เราจับประเด็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งถือเป็นจุดเริ่มต้นในการแก้ปัญหาที่ดี และการที่จะทำเช่นนั้นได้ก็จะต้องใช้ทักษะในการค้นคว้าวิจัยที่ดีควบคู่กันไป

2. วิเคราะห์ปัญหา (Analyze) 

จะว่าไปแนวทางการวิเคราะห์ปัญหานั้นมีมากมายหลากหลายแนว หนึ่งในนั้นคือการวิเคราะห์และจำแนกปัญหาออกเป็นขั้น ๆ ตามระดับผลกระทบของปัญหาดังนี้
 

• ผลกระทบเบา คือปัญหาที่เพิ่งเกิดขึ้นและไม่ได้ส่งผลกระทบต่อชีวิตหรือกิจการของเราอย่างทันที ในขั้นนี้เราสามารถบริหารจัดการทรัพยากรและเวลาในการแก้ไขปัญหาได้อย่างยืดหยุ่น เพราะแรงกดดันยังมีไม่มาก แต่ก็ไม่ควรมองข้ามเพราะถ้าชะล่าใจมันอาจขยายใหญ่จนเข้าสู่ขั้นที่ 2 ได้
 

• ผลกระทบปานกลาง เป็นปัญหาที่ส่งผลกระทบในวงกว้างมากกว่าขั้นแรก อาจเป็นผลมาจากปัญหาที่หมักหมมมาจากขั้นแรก หรือเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นมาก็มีผลกระทบปานกลางแล้ว ในขั้นนี้เราจะต้องลงทุนลงแรงในการแก้ปัญหาให้เร็วก่อนที่ปัญหาจะพัฒนาไปสู่ขั้นวิกฤติที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายในวงกว้างได้
 

• ผลกระทบขั้นวิกฤติ ปัญหาในขั้นนี้จะต้องได้รับการแก้ไขอย่างเร่งด่วน เรียกได้ว่าเป็นปัญหาที่ต้องทุ่มทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อแก้ไขปัญหาในทันที มิฉะนั้นอาจก่อให้เกิดแผลเป็นในระยะยาวต่อตัวเองหรือองค์กรได้ 

การวิเคราะห์และจำแนกดังกล่าวจะช่วยให้เรารู้ว่าควรบริหารจัดการกับปัญหาด้วยวิธีไหน ใช้ทรัพยากรอะไรและเท่าใดบ้าง และควรมีกรอบเวลาในการแก้ไขปัญหานานเท่าไหร่

3. พัฒนาแนวทางในการแก้ไขปัญหา (Develop Alternate Solutions) 

ด้วยการที่ปัญหาหนึ่งมักจะมีทางออกมากกว่าหนึ่งทางเสมอ จึงเป็นการดีที่เราจะพัฒนาแนวทางในการแก้ไขปัญหาออกมาหลายแนวทาง เทคนิคคืออย่าเพิ่งจำกัดความคิดตัวเองมากนักในขั้นตอนนี้ พยายามปลดปล่อยความคิดสร้างสรรค์ในการแก้ไขปัญหาออกมา เพราะมันอาจทำให้เราได้มาซึ่งวิธีแก้ไขปัญหาที่สดใหม่จนสามารถนำไปใช้เป็นบรรทัดฐานใหม่ในชีวิตหรือกิจการต่าง ๆ ในองค์กรได้

4. ประเมินแนวทางที่ได้มา (Evaluate Alternatives) 

เมื่อเราได้ชุดแนวทางการแก้ไขปัญหามาแล้ว ขั้นต่อไปก็ให้เรากำหนดเกณฑ์ต่าง ๆ ในการคัดเลือกแนวทางที่ได้มา เช่น ความคุ้มค่าทางต้นทุน ประโยชน์ในระยะยาว ทรัพยากรที่ต้องใช้ ฯลฯ จากนั้นให้เราคัดแยกแนวทางที่คาดว่าจะให้ผลลัพธ์ไม่ดีออก ทำการให้คะแนนกับแต่ละแนวทางที่ผ่านการคัดแยกแล้วเรียงลำดับตามคะแนนที่ได้ เสร็จแล้วให้เราลองประเมินการจัดลำดับของแนวทางการแก้ไขปัญหาอีกครั้งด้วยการเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละแนวทาง

5. ลงมือปฏิบัติตามแนวทาง (Implement the Solution) 

ขั้นตอนการลงมือแก้ไขปัญหานี้ถ้าให้ดีควรมีแผนการการลงมือปฏิบัติที่ชัดเจน ยิ่งเป็นปัญหาที่ซับซ้อนก็ควรมีลำดับขั้นตอนในการแก้ไขปัญหา และควรมีแผนสำรองกรณีที่เกิดปัญหาพ่วงขึ้นมาระหว่างการแก้ไข ซึ่งถ้าเราทำได้ดีในขั้นตอนการระบุและอธิบายรายละเอียดของปัญหา (ขั้นตอนที่ 1) ก็จะสามารถคาดคะเนถึงปัญหาพ่วงที่อาจเกิดขึ้นได้ และในขั้นตอนการลงมือปฏิบัตินี้นี่เองที่จะต้องใช้ทักษะในการสื่อสารที่ดี โดยเฉพาะในกรณีของปัญหาระดับองค์กร

6. ประเมินผลปฏิบัติการ (Mesure the Result) 

หลังจากลงมือแก้ไขปัญหาไปแล้ว ในกรณีที่ปัญหายังอยู่ แน่นอนว่าเราต้องกลับไปหาแนวทางการแก้ปัญหากันใหม่ หรืออาจจะต้องกลับไปทบทวนดูว่าเราระบุต้นตอของปัญหาได้ถูกต้องแล้วหรือไม่ ส่วนในกรณีที่ปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว เราก็ควรประเมินดูว่าแนวทางของเรามีประสิทธิภาพหรือไม่ ถ้าไม่ก็ควรพัฒนาแนวทางในการแก้ปัญหาให้ดียิ่งขึ้นด้วยการคิดค้นแนวทางใหม่ตั้งแต่ต้นหรือกลับไปดูแนวทางอื่น ๆ ที่เราได้มาจากขั้นตอนที่ 3 ก็ได้

แม้ขั้นตอนดังกล่าวจะดูเป็นพิธีรีตองไปหน่อย แต่ถ้าฝึกฝนไปเรื่อย ๆ เราจะประยุกต์ใช้วิธีการแก้ไขปัญหาได้อย่างไหลลื่นและเป็นไปตามธรรมชาติ ประหนึ่งเป็นปฏิกิริยาตอบสนองตามสัญชาตญาณของเราโดยปริยาย แต่แน่นอนว่าสำหรับใครที่ยังไม่เคยลองแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบเช่นนี้อาจจะยังไม่คล่องนัก เราจึงมีแนวทางการพัฒนาทักษะการแก้ไขปัญหาดี ๆ ให้ได้ลองนำไปใช้กันดู

ขั้นตอนการแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ

ขั้นตอนการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ
โดยปกติมนุษย์มีกระบวนในการแก้ปัญหา ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอนคือ
1) การวิเคราะห์และกำหนดรายละเอียดของปัญหา (State The Problem) ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนแรกสุดก่อนที่จะลงมือแก้ปัญหา
แต่ผู้แก้ปัญหามักจะมองข้ามไป
จุดประสงค์ของขั้นตอนนี้ คือ
การทำความเข้าใจกับปัญหาเพื่อแยกให้ออกว่าข้อมูลที่กำหนดมาในปัญหาหรือ
เงื่อนไขของปัญหาคืออะไร อีกทั้งวิธีการที่ใช้ประมวลผล
กล่าวโดยสรุปมีองค์ประกอบในการวิเคราะห์ดังนี้

การระบุข้อมูลเข้า
ได้แก่ การพิจารณาข้อมูลและเงื่อนไขที่กำหนดมาในปัญหา
การระบุข้อมูลออก
ได้แก่ การพิจารณาเป้าหมายหรือสิ่งที่ต้องหาคำตอบ
การกำหนดวิธีประมวลผล
ได้แก่ การพิจารณาขั้นตอนวิธีการได้มาซึ่งคำตอบหรือข้อมูลออก

2) การเลือกเครื่องมือและออกแบบขั้นตอนวิธี (Tools And Algorithm Development) ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนของการวางแผนในการแก้ปัญหาอย่างละเอียดถี่ถ้วน
หลังจากที่เราทำความเข้าใจกับปัญหา พิจารณาเงื่อนไขและข้อมูลที่มีอยู่
และสิ่งที่ต้องการหาในการแก้ปัญหาอย่างละเอียดถี่ถ้วน
หลังจากที่เราทำความเข้าใจกับปัญหา พิจารณาเงื่อนไขและข้อมูลที่มีอยู่
และสิ่งที่ต้องการหาในขั้นตอนที่ 1
แล้ว
เราสามารถคาดคะเนวิธีการที่จะใช้ในการแก้ปัญหา
ขั้นตอนนี้จำเป็นต้องอาศัยประสบการณ์ของผู้แก้ปัญหาเป็นหลัก
หากผู้แก้ปัญหาเคยพบกับปัญหาทำนองนี้มาแล้วก็สามารถดำเนินการตามแนวทางที่
เคยปฏิบัติมา

ขั้นตอนนี้จะเริ่มจากการเลือกเครื่องมือที่ใช้ในการแก้ปัญหา
โดยพิจารณาความเหมาะสมระหว่างเครื่องมือกับเงื่อนไขต่างๆ ของปัญหา
ซึ่งหมายรวมถึงความสามารถของเครื่องมือในการแก้ปัญหาดังกล่าว
และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือความคุ้นเคยในการใช้งานเครื่องมือนั้นๆ ของผู้แก้ปัญหา

อีกสิ่งหนึ่งที่ สำคัญในการแก้ปัญหา คือ
ยุทธวิธีที่ใช้ในการแก้ปัญหา หรือที่เราเรียกว่า “ขั้นตอนวิธี” (Algorithm) ในการแก้ปัญหา
หลังจากที่เราได้เครื่องมือช่วยแก้ปัญหาแล้ว
ผู้แก้ปัญหาต้องวางแผนว่าจะใช้เครื่องมือดังกล่าวเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูก
ต้องที่สุด การออกแบบขั้นตอนวิธีในการแก้ปัญหา
ผู้แก้ปัญหาควรใช้แผนภาพหรือเครื่องมือในการแสดงขั้นตอนการทำงาน
เพื่อให้ง่ายต่อความเข้าใจ เช่น ผังงาน (Flowchart) ที่จำลองวิธีขั้นตอนการแก้ปัญหาในรูปแบบสัญลักษณ์
รหัสจำลอง (Pseudo Code) ซึ่งเป็นการจำลองขั้นตอนวิธีการปัญหาในรูปแบบคำบรรยาย
การใช้เครื่องมือช่วยออกแบบดังกล่าว
นอกจากแสดงกระบวนการที่ชัดเจนแล้วยังช่วยให้ผู้แก้ปัญหาสามารถหาข้อผิดพลาด
ของวิธีการที่ใช้ได้ง่ายและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

3) การดำเนินการแก้ปัญหา (Implementation) หลังจากที่ออกแบบขั้นตอนวิธีเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ต้องลงมือแก้ปัญหาโดยใช้เครื่องมือที่เลือกไว้
การแก้ปัญหาดังกล่าวใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยงาน
ขั้นตอนนี้ก็เป็นการใช้โปรแกรมสำเร็จหรือใช้ภาษาคอมพิวเตอร์เขียนโปรแกรมแก้ ปัญหา
ขั้นตอนนี้ต้องอาศัยความรู้เกี่ยวกับเครื่องมือที่เลือกใช้
ซึ่งผู้แก้ปัญหาต้องศึกษาให้เข้าใจและเชี่ยวชาญ ในขณะดำเนินการ
หากพบแนวทางที่ดีกว่าที่ออกแบบไว้ ก็สามารถปรับเปลี่ยนได้

4) การตรวจสอบและปรับปรุง (Refinement) หลังจากที่ลงมือแก้ปัญหาแล้ว
ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า
วิธีการนี้ให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง
โดยผู้แก้ปัญหาต้องตรวจสอบว่าขั้นตอนวิธีที่สร้างขึ้นสอดคล้องกับรายละเอียด
ของปัญหา ซึ่งได้แก่ ข้อมูลเข้าและข้อมูลออก
เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถรองรับข้อมูลเข้าได้ทุกกรณีอย่างถูกต้องสมบูรณ์ ในขณะเดียวกันก็ต้องปรับปรุงวิธีการเพื่อให้การแก้ปัญหานี้ได้ผลลัพธ์ที่ดี
ที่สุด

ขั้นตอนทั้ง 4 ขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น เป็นเสมือนขั้นบันได (Stair) ที่ทำให้มนุษย์ประสบความสำเร็จในการแก้ปัญหาต่างๆ
ได้ รวมทั้งการเขียนหรือพัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อแก้ปัญหา ก็ต้องใช้กระบวนการตามขั้นตอนทั้ง
4 นี้เช่นกัน