หนังสือรับรองเงินเดือน เป็นหนังสือที่ออกโดยนายจ้างของพนักงานหรือลูกจ้างเพื่อรับรองว่าในระยะเวลาการจ้างงานระหว่างนายจ้างและพนักงานนั้นมีเงินเดือน ซึ่งอาจมีเงินได้อื่นๆ เช่น ค่าสวัสดิการ ค่านายหน้า เงินโบนัส เงินบำเหน็จ และเงินได้อื่นๆ โดยมีจุดประสงค์ที่หลากหลายในการนำไปใช้ เช่น ลูกจ้างนำไปประกอบการสมัครงาน ประกอบการขออนุมัติการกู้ยืมกับสถาบันการเงินต่างๆ หรือใช้ประกอบการทำธุรกรรมต่างๆ ที่คู่สัญญาต้องการหลักฐานพิสูจน์ความมั่นคงทางการเงินของคู่สัญญา
การนำไปใช้
เนื่องจากเป็นการรับรองซึ่งหมายความว่าเป็นการยืนยันความถูกต้อง ดังนี้ การกรอกข้อมูลในหนังสือรับรองเงินเดือน จะต้องระบุข้อความที่ถูกต้องตรงตามความเป็นความจริง ไม่ว่าจะเป็นจำนวนเงินเดือน ค่าตอบแทนต่างๆ ตำแหน่ง และระยะเวลาการทำงาน เป็นต้น มิฉะนั้นแล้ว หากมีการนำหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้ประกอบอ้างอิง และปรากฏว่าข้อความที่ไม่ถูกต้อง/ไม่เป็นจริงนั้น ทำให้บุคคลอื่นเสียหาย นายจ้างและผู้รับรองอาจจะถูกดำเนินการทางกฎหมายเรียกร้องค่าเสียหายได้
โดยในหนังสือรับรองเงินเดือน นายจ้างหรือพนักงานผู้ได้รับมอบหมายจากนายจ้าง (เช่น ผู้จัดการฝ่ายบุคคล) อาจเป็นผู้ลงนามในหนังสือรับรองฉบับนี้ก็ได้ โดยเมื่อจัดทำและลงนามเรียบร้อยแล้ว ก็ส่งมอบให้กับพนักงานผู้ร้องขอหนังสือรับรองซึ่งมีชื่ออยู่ในหนังสือรับรองดังกล่าว เพื่อพนักงานนั้นนำไปใช้ประโยชน์ต่างๆ โดยนายจ้างอาจทำสำเนาเก็บไว้อีกฉบับเพื่ออ้างอิง หรือไม่ก็ได้
เนื่องจากข้อมูลพนักงานโดยเฉพาะเงินเดือนถือเป็นข้อมูลความลับและข้อมูลเฉพาะบุคคลที่นายจ้างไม่อยากให้พนักงานคนอื่นๆ ทราบ ดังนั้น การส่งมอบหนังสือรับรองเงินเดือนควรส่งมอบด้วยซองจดหมายปิดผนึกที่บุคคลอื่นไม่สามารถเห็นข้อความในหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นได้ จนกว่า พนักงานผู้ขอหนังสือนั้นจะเปิดออกดู
กฎหมายที่เกี่ยวข้อง
สำหรับประเทศไทย ไม่มีกฎหมายที่เกี่ยวข้องกำหนดเกี่ยวกับการออกหนังสือรับรองเงินเดือนไว้โดยตรง จึงไม่มีข้อกำจัดหรือเงื่อนไขเกี่ยวกับการออกหรือเกี่ยวกับข้อความในหนังสือรับรองเงินเดือน
อย่างไรก็ดี ค่าจ้างที่พนักงานได้รับจะต้องไม่น้อยไปกว่าค่าจ้างขั้นต่ำของแต่ละพื้นที่ตามที่รัฐบาลประกาศกำหนด มิฉะนั้นแล้ว หากปรากฏในหนังสือรับรองเงินเดือนว่ามีการจ่ายค่าตอบแทนในอัตราที่ต่ำกว่ากฎหมายกำหนด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหนังสือที่มีการลงนามโดยผู้มีอำนาจย่อมอาจถือเป็นหลักฐานลายลักษณ์อักษรว่านายจ้างปฏิบัติผิดกฎหมายแรงงานได้
ความช่วยเหลือจากทนายความ
คุณสามารถเลือกที่จะปรึกษาทนายความได้ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือ
ทนายความสามารถช่วยคุณได้โดยทำการตอบคำถามของคุณหรือให้ความช่วยเหลือในกระบวนการต่าง ๆ จะมีการเสนอตัวเลือกดังกล่าวไว้ให้คุณในตอนท้ายของเอกสาร
แก้ไขแบบฟอร์มได้อย่างไร
คุณกรอกแบบสอบถามสำหรับป้อนข้อมูลแล้วจะเห็นได้ว่าระบบของเราจะค่อย ๆ สร้างเอกสารขึ้นเองโดยอัตโนมัติตามคำตอบที่คุณกรอกเข้าไป
ในตอนสุดท้าย คุณจะได้รับเอกสารในรูปแบบ Word และ PDF คุณสามารถแก้ไขและนำเอกสารไปใช้อีกได้
หนังสือรับรองเงินเดือนถือเป็นเอกสารที่มีความสำคัญอีกอย่างหนึ่งสำหรับตัวพนักงาน เพื่อใช้ยืนยันค่าตอบแทนที่ได้รับในทุกๆ เดือน ซึ่งวันนี้ FlowPayroll จะมาพูดถึงประโยชน์ของหนังสือรับรองเงินเดือน และองค์ประกอบที่สำคัญในการออกหนังสือรับรองเงินเดือนกรณีที่เจ้าของธุรกิจ หรือ HR ต้องทำให้กับพนักงานต่อไป
- ให้เราอ่านให้ฟัง
- ประโยชน์ของหนังสือรับรองเงินเดือน
- หนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุการใช้งานได้นานแค่ไหน
- องค์ประกอบที่สำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน
- พนักงานออกหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้หรือไม่
- พนักงานรายวันออกหนังสือรับรองเงินเดือนได้หรือไม่
- About Author
ให้เราอ่านให้ฟัง
ประโยชน์ของหนังสือรับรองเงินเดือน
หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) มีไว้เพื่อยืนยันการทำงานว่าในแต่ละเดือนพนักงานได้รับได้รับค่าตอบแทนเป็นจำนวนเท่าไหร่ตามฐานเงินเดือน ซึ่งจำนวนเงินเดือนที่ระบุจะเป็นจำนวนเงินเดือนเต็มที่ไม่ผ่านการหักภาษีและค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
ทั้งนี้พนักงานสามารถนำหนังสือรับรองเงินเดือนไปทำธุรกรรมตามที่พนักงานประสงค์ อาทิ การขอไปทำวีซ่า การขอสินเชื่อกับทางสถาบันการเงิน ทั้งการกู้ซื้อบ้าน ซื้อรถ ตลอดจนสมัครบัตรเครดิตกับทางธนาคาร ซึ่งเป็นปัจจัยที่ทางสถาบันการเงินจะใช้พิจารณาในการตัดสินใจ และให้วงเงินสินเชื่อจากความสามารถในการชำระหนี้ของพนักงานที่ขอยื่นกู้ต่อไป
ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือน
หนังสือรับรองเงินเดือนมีอายุการใช้งานได้นานแค่ไหน
โดยทั่วไปเมื่อเจ้าของธุรกิจออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานแล้ว หนังสือรับรองจะมีอายุการใช้งานตามวันและเวลานับจากวันที่ออกให้ โดยแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์การใช้งาน ดังนี้
- หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้ยื่นขอสินเชื่อหรือบัตรจากธนาคาร มักใช้งานได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน
- หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้เกี่ยวกับหน่วยงานราชการ ใช้ได้ไม่เกิน 3 เดือน หรือ 90 วัน
- หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อยื่นขอวีซ่า มักใช้งานได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน ซึ่งบางครั้งอาจต้องใช้เอกสารเป็นภาษาอังกฤษ
ทั้งนี้พนักงานควรตรวจสอบกับสถาบันการเงิน หรือหน่วยงานที่ร้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนอีกครั้ง เพื่อสามารถยื่นหนังสือรับรองเงินเดือนภายในระยะเวลาที่กำหนดได้อย่างถูกต้อง
องค์ประกอบที่สำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน
กรณีที่เจ้าของกิจการต้องออกหนังสือรับรองให้กับพนักงานหรือลูกจ้างนั้น ควรออกหนังสือรับรองเงินเดือนที่มีองค์ประกอบสำคัญดังต่อไปนี้
- ถ้อยคำที่ระบุว่าเอกสารฉบับนี้เป็น “หนังสือรับรองเงินเดือน”
- ชื่อ-นามสกุล ของพนักงาน
- ชื่อบริษัทที่พนักงานทำงานอยู่
- ตำแหน่งงานที่ทำ
- วัน/เดือน/ปีที่เริ่มต้นทำงาน จนถึงวันที่ปัจจุบันที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน
- อัตราเงินเดือน โดยที่ยังไม่รวมค่าตอบแทนอื่นๆ
- ระบุความต้องการใช้งานเอกสารว่าจะเอาไปทำอะไร เช่น ใช้เฉพาะงานราชการ หรือใช้ขอสินเชื่อธนาคาร เป็นต้น
- วันที่ในการออกเอกสาร
- ลงชื่อผู้อออกเอกสาร พร้อมตำแหน่ง และลงชื่อหัวหน้างาน หรือเจ้าของที่มีอำนาจในการออกหนังสือเงินเดือน
- ลงตราประทับของบริษัท (ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท)
พนักงานออกหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้หรือไม่
คำตอบคือ พนักงานไม่สามารถทำเองได้ ต้องให้เจ้าของกิจการ หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือผู้มีอำนาจ เช่น ผู้จัดการสาขาที่ได้รับการมอบอำนาจ เป็นผู้ทำการออกให้เท่านั้น เพราะต้องมีลายเซ็นผู้ออก มิเช่นนั้นอาจจะถือว่าทุจริตในฐานะปลอมแปลงเอกสารหรือให้ข้อมูลอันเป็นเท็จ หรือถ้าจะนำเอกสารไปทำธุรกรรม ก็อาจจะทำให้ยื่นขอกู้ไม่ผ่าน และอาจส่งผลกระทบต่อเครดิตหรือความน่าเชื่อถือในการขอยื่นกู้ครั้งต่อไปด้วย
พนักงานรายวันออกหนังสือรับรองเงินเดือนได้หรือไม่
ในกรณีที่พนักงานรายวันมาขอหนังสือรับรองเงินเดือน ทางบริษัทสามารถออกเป็นหนังสือรับรองรายได้รายวันให้กับพนักงานแทนได้ โดยในหนังสือรับรองเงินเดือนจะต้องมีการระบุประเภทการจ้างของพนักงานว่าเป็นพนักงานรายวัน แต่การอนุมัติสินเชื่อก็ต้องขึ้นอยู่กับธนาคารนั้นๆ จะพิจารณาต่อไป