ตัวอย่างเงื่อนไขการชำระเงิน ใบเสนอราคา

ใบเสนอราคา

     ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่ผู้ขาย ผู้ประกอบการ) ออกให้กับผู้สนใจ (ลูกค้า) เพื่อแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการก่อนที่จะตัดสินใจซื้อ ซึ่งจข้อมูลที่ควรมีประกอบในใบเสนอราคา คือ รายการสินค้าหรือบริการที่ชัดเจน มีรายละเอียดทั้งเงื่อนไขค่าใช้จ่าย ครบถ้วน เพื่อให้ผู้สนใจนำข้อมูลไปประการพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ อีกทั้งยังช่วยส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของธุรกิจอีกด้วย

ตัวอย่างใบเสนอราคา

องค์ประกอบของใบเสนอราคา

- ส่วน Header ประกอบด้วย

1.โลโก้บริษัท
2. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของทั้งฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ
3. เลขที่เอกสาร  วันที่ออกเอกสาร วันที่ใช้ได้ถึง และเลขที่อ้างอิง

- ส่วน Description ประกอบด้วย

1.รหัสสินค้า / บริการ
2. คำอธิบายรายการของสินค้า/บริการ
3. จำนวน , ราคาต่อหน่วย, มูลค่าก่อนภาษี
4. หมายเหตุ

- ส่วน Footer ประกอบด้วย

1.ช่องผู้อนุมัติ และช่องยอมรับใบเสนอราคา
2. ช่องทางการชำระเงิน

ใบเสนอราคา มีความสำคัญอย่างไร

     1. ก่อนที่ลูกค้า (ผู้ซื้อ) จะตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการจากแบรนด์ที่สนใจ จะต้องขอใบเสนอราคาจากแบรนด์อย่างน้อย 3 แบรนด์ขึ้นไป เพื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบคุณภาพของสินค้าหรือบริการ และราคาก่อนทำการตัดสินใจ
     2. ใบเสนอราคาสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเหมือนเป็นสัญญาฉบับหนึ่งได้ ตัวอย่างข้อมูล เช่น ข้อมูลผลิตภัณฑ์ เงื่อนไขการจ่ายชำระ ข้อมูลการติดต่อ ข้อมูลโปรโมชั่น และที่สำคัญที่สุดคือ ราคา ใช้อ้างอิงว่า ราคาที่ตกลงซื้อขายกันกับราคาที่เปิดบิลนั้นตรงกันหรือเปล่า
     3. สำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น ใบเสนอราคาจะเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัท และข้อมูลบริษัทนั้นยังแสดงความมีตัวตนของบริษัทอีกด้วย ยิ่งเป็นการซื้อสินค้าที่มีมูลค่าสูง และระยะยาว ความน่าเชื่อถือของบริษัทก็ยิ่งสำคัญมากขึ้นตามไปด้วย

     ยกตัวอย่าง บริษัท A ต้องการจัดหาเครื่องกรองน้ำมาติดตั้งภายในบริษัท ซึ่งมีพนักงานจำนวน 50 คน จากนั้นก็เริ่มหาแบรนด์ที่มีสเปกเครื่องกรองน้ำตามที่ต้องการ และมีบริการหลังการขายที่ดีในการเรียกช่างมาเปลี่ยนอะไหล่ไส้กรอง
     ทางบริษัทเครื่องกรองน้ำก็จะส่งใบเสนอราคามาให้บริษัท A พิจารณา ซึ่งบริษัท  A ต้องมีหน้าที่ดูรายละเอียดของสินค้าจากในใบเสนอราคา หากข้อมูลที่ต้องการยังอยู่ในใบเสนอราคาไม่ครบ เช่น เงื่อนไขเรื่องระยะเวลาการจัดส่ง ก็ต้องแจ้งให้ฝ่ายขายของบริษัทเครื่องกรองน้ำใส่รายละเอียดเพิ่มลงมาในใบเสนอราคา เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงต่อไป

ใบเสนอราคาถือเป็นสัญญามั้ย?

     ถือเป็นสัญญา เนื่องจากในใบเสนอราคาจะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายและเงื่อนไขต่างๆเกี่ยวกับสินค้าและบริการนั้น และมีในส่วนของยอมรับใบเสนอราคาเพื่อให้ลูกค้าได้ลงชื่อเมื่อลูกค้าตัดสินใจที่จะซื้อ เมื่อลูกค้ามีการลงชื่ออนุมัติแล้ว (ดูได้ที่ตัวอย่างใบเสนอราคาด้านบน) ผู้ประกอบการสามารถเริ่มดำเนินงานได้ทันที (อ้างอิงจากเว็บไซต์กรมสรรพากร)

ใบเสนอราคาต้องมีลายเซ็นลูกค้ามั้ย?

     - เซ็น + ประทับตรา ดีที่สุด เนื่องจากทางฝั่งผู้ขาย จะได้เก็บไว้เพื่อเป็นหลักฐานในการทำการค้าต่อไป
     - ตอบกลับอีเมลว่าตกลงก็ถือว่ามีการยอมรับใบเสนอราคานั้นแล้ว
     - ตอบกลับไลน์ว่าตกลงก็ถือว่ามีการยอมรับใบเสนอราคานั้นแล้วเช่นกัน
     สรุปได้ว่าเมื่อลูกค้ามีการตกลงไม่ว่าจะทางใดทางหนึ่ง ก็ถือว่าลูกค้ายอมรับที่จะซื้อสินค้าและบริการแล้ว

ถ้าลูกค้าขอแก้ไขใบเสนอราคาต้องทำอย่างไร?

     - สามารถแก้ไขใบเสนอราคาเดิม และให้ลูกค้าลงชื่อยอมรับใหม่
     - สามารถออกใบเสนอราคาใหม่ได้เลย แต่อ้างอิงเลขที่ใบเสนอราคาเดิมได้
     - สามารถออกใบเสนอราคาใหม่ได้เลย เปลี่ยนเลขที่ใหม่ ซึ่งไม่เกี่ยวกับใบเสนอราคาใบเดิม

สารบัญ

1. ประโยชน์ของใบเสนอราคา
2. รายละเอียดในใบเสนอราคา
3. ตัวอย่างเอกสารใบเสนอราคา
4. Flow ขั้นตอนการทำงานของใบเสนอราคา
5. สรุป

ประโยชน์ของใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการขายเพื่อให้จะให้ลูกค้าทราบในเบื้องต้นว่าราคาเสนอขายของบริษัทนั้นอยู่ที่เท่าใด หากลูกค้ามาซื้อสินค้า/บริการกับทางบริษัท ดังนั้นการจัดทำใบเสนอราคานั้นจึงมีความสำคัญมาก ต้องทำให้ดูน่าเชื่อถือมากที่สุดและต้องมีข้อมูลที่ลูกค้าต้องการทราบอย่างครบถ้วน จึงจะสามารถดึงดูดลูกค้าให้มาซื้อสินค้า/บริการ กับทางบริษัทได้

รายละเอียดในใบเสนอราคา

1. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
2. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
3. เลขที่ใบเสนอราคา
4. วันที่เสนอราคา
5. เงื่อนไขในการชำระเงิน และเครดิต
6. รายละเอียดของสินค้า และบริษัท
7. จำนวนสินค้า / บริการ ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงินรวม
8. ลงลายมือชื่อผู้จัดทำ และผู้อนุมัติใบเสนอราคา
9. ลงลายมือชื่อผู้สั่งซื้อในใบเสนอราคา (กรณีที่ผู้ซื้อตกลงซื้อสินค้า/บริการจากผู้ขาย)

ตัวอย่างเอกสารใบเสนอราคา

ใบเสนอราคานั้นสามารถทำได้ 2 รูปแบบคือ

1. เปิดใบเสนอราคาเองแบบ Manual – การออกใบเสนอราคาในรูปแบบนี้โดยมากแล้วผู้ประกอบการจะเปิดเอกสารใบเสนอราคาโดยใช้ Microsoft office เช่น Word หรือ Excel ซึ่งข้อดีของการออกใบเสนอราคาแบบนี้คือ ค่อนข้างยืดหยุ่น ผู้ประกอบการสามารถจัดรูปแบบใบเสนอราคาได้เอง แต่การเปิดเอกสารในรูปแบบนี้ก็มีข้อเสียอยู่มากเพราะไม่ได้ใช้ระบบเข้ามาช่วยจึงอาจทำให้มีข้อผิดพลาดในการออกเอกสารได้มาก และเอกสารจะไม่ได้ถูกเชื่อมโยงข้อมูลไปยังเอกสารอื่นๆ
2. เปิดใบเสนอราคาผ่านระบบบัญชี – การออกใบเสนอราคาในรูปแบบนี้จะมีข้อดีมากกว่าตรงที่รูปแบบเอกสารจะดูน่าเชื่อถือ ดูเป็นทางการมากกว่า และที่สำคัญคือข้อมูลในใบเสนอราคาจะถูกบันทึกเอาไว้ในระบบ เพื่อนำข้อมูลมาออกเอกสารในขั้นตอนถัดไป เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเร็จรับเงิน เป็นต้น

ตัวอย่างใบเสนอราคาเองแบบ Manual

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มได้ที่นี่ : ใบเสนอราคา

ตัวอย่างใบเสนอราคาผ่านระบบบัญชี

ในที่นี้ผมจะขอยกตัวอย่างใบเสนอราคาจากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ที่สำนักงานบัญชีของผมใช้อยู่ในการให้บริการลูกค้า จะมีหน้าตาเอกสารแบบนี้

Flow ขั้นตอนการทำงานของใบเสนอราคา

ตามที่ได้กล่าวไปแล้วว่าการเปิดใบเสนอราคาผ่านระบบบัญชีจะมีข้อดีในการเชื่อมโยงกับเอกสารอื่นๆได้ด้วยดังนี้

ในระบบการขาย เอกสารตั้งต้นคือใบเสนอราคา หลังจากนั้นหากลูกค้าตกลงซื้อสินค้า / บริการกับบริษัท และบริษัทได้ส่งมอบสินค้า / บริการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว บริษัทก็จะต้องออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า เมื่อถึงกำหนดชำระเงิน เมื่อบริษัทได้รับชำระจากลูกค้าแล้วบริษัทก็จะต้องออกเสร็จรับเงินส่งให้ลูกค้า

ในการออกใบเสนอราคาผ่านระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ข้อมูลที่ใส่ในใบเสนอราคานั้นจะถูกจดจำและบันทึกเอาไว้ในตัวโปรแกรม หลังจากนั้นหากลูกค้าตกลงซื้อสินค้า / บริการ จากบริษัท และบริษัทได้จัดส่งสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้าแล้ว บริษัทก็จะต้องออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า

หากเราออกเอกสารใบเสนอราคาแบบ Manual พอเราจะจัดทำใบแจ้งหนี้เราก็ต้องมานั่งพิมพ์ข้อมูลเดิมๆใหม่ แต่หากเราใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เราแทบไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่เลย เพราะจะสามารถดึงข้อมูลมาจากใบเสนอราคาได้ อันนี้จะเป็นประโยชน์ของการใช้โปรแกรมบัญชี ทำให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้นและข้อผิดพลาดนั้นน้อยกว่าการออกเอกสารแบบ Manual

หลังจากนั้นเมื่อบริษัทได้รับชำระเงินจากลูกค้าบริษัทก็ต้องออกใบเสร็จรับเงิน เพื่อเป็นหลักฐานในการรับชำระให้แก่ลูกค้า หากเราออกเอกสารแบบ Manual พอเราจะจัดทำใบเสร็จรับเงินเราก็ต้องมานั่งพิมพ์ข้อมูลเดิมๆใหม่ แต่หากเราใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เราแทบไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่เลย เพราะจะสามารถดึงข้อมูลมาจากใบแจ้งหนี้ได้ อันนี้จะเป็นประโยชน์ของการใช้โปรแกรมบัญชี ทำให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้นและข้อผิดพลาดนั้นน้อยกว่าการออกเอกสารแบบ Manual

ท่านใดที่สนใจโปรแกรมบัญชีสามารถติดต่อผมมาได้ครับ มีบริการรับทำบัญชี โดยที่ให้ลูกค้าใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ได้ฟรี ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ : รับทำบัญชี

สรุป

หลังจากที่ได้อ่านบทความนี้กันไปแล้ว หวังว่าทุกท่านจะเข้าใจหน้าที่ ประโยชน์และความสำคัญของใบเสนอราคามากขึ้น และผมคิดว่าเราควรใช้โปรแกรมบัญชีในการออกใบเสนอราคาเนื่องจากประโยชน์ในเรื่องของการเชื่อมโยงข้อมูลต่างๆ ลดความผิดพลาดได้ดี

หวังว่าทุกท่านจะสามารถนำความรู้เกี่ยวกับ ใบเสนอราคา นี้ไปปรับใช้ในกิจการของแต่ละท่านได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมกันนะครับ

บทความล่าสุด