PowerPoint 365 หรือ PowerPoint บน Office 2016 มีฟีเจอร์เด็ดที่แตกต่างจาก PowerPoint เวอร์ชั่นอื่นๆ นั่นคือ การแปลภาษาทุกสไลด์ PowerPoint ทุกหน้า เป็นภาษาอะไรก็ได้ ใช้เวลาเสี้ยววินาที แค่คลิกเดียวด้วยฟีเจอร์ Translate Slides นั่นเอง แถมเก็บอนิเมชั่นที่ตั้งค่าก็ยังอยู่เหมือนเดิมด้วย ลองดูวิธีการกัน
เนื่องจากเครื่องมือนี้เป็นเครื่องมือที่ไม่อยู่ใน PowerPoint 365 หรือ PowerPoint บน Office 2016 ตั้งแต่แรก ดังนั้นต้องดาวน์โหลดไปติดตั้งเพิ่มเองที่ //www.microsoft.com/en-US/download/details.aspx?id=55024
เพื่อติดตั้งเครื่องมือ Presentation Translator ซึ่งเป็น Add-in ลงใน PowerPoint โดยเลือกภาษา English จากนั้นคลิก Download
เมื่อดาวน์โหลดแล้วทำการคลิกไฟล์ที่ดาวน์โหลด แล้วคลิก Install เพื่อติดตั้ง Add-in ชื่อ Presentation Translator ลง PowerPoint แค่นี้ก็เรียบร้อย
หลังจากดาวน์โหลดและติดตั้งเสร็จแล้ว ให้เข้าโปรแกรม PowerPoint 365 หรือ PowerPoint 2016 แล้วคลิกที่แถบ Slide show จะเห็นเครื่องมือปุ่มเด่นๆเช่น Translates Slide หรือ Start Subtitles ปรากฏอยู่ในส่วนนี้เพิ่ม
หากติดตั้งแล้ว แต่ไม่พบเครื่องมือ Translate Slide ทำยังไงดี
จากบน PowerPoint ให้คลิกที่แท็บ File เลือก Accounts>> แล้วเลือกที่ About PowerPoint
จะแสดง Pop-up เกี่ยวกับโปรแกรม PowerPoint ของคุณ ให้คุณสังเกตในส่วน 32BIT และ 64BIT ว่าคุณใช้รุ่นไหนอยู่
แล้วเข้าไปดาวน์โหลดใหม่ในส่วน Translate Slide ที่เว็บไซต์นี้ คลิกที่นี่ แล้วเลื่อนลงมาด้านล่างจะพบเวอร์ชั่น 32BIT และ 64BIT อยู่ ให้เลือกตรงกับ PowerPoint ที่เราใช้อยู่แล้วทำการติดตั้งให้เรียบร้อย
เมื่อติดตั้งเสร็จก็จะเห็นในส่วน Microsoft Translators ที่จะมีทั้งปุ่ม Translates Slide หรือ Start Subtitles ปรากฏอยู่ในส่วนนี้เพิ่มให้คุณเรียบร้อยแล้ว
วิธีใช้งาน Translate Slides เป็นภาษาอะไรก็ได้
สำหรับวิธีการใช้งานให้เปิดไฟล์ PowerPoint ที่มีภาษาต่างประเทศอยู่เช่นสไลด์ PowerPoint ที่เต็มไปด้วยภาษาอังกฤษอย่างเดียว จากนั้นคลิกที่แท็บ Slide Show แล้วเลือกที่ Translates Slides
จากนั้นเลือกที่ Translate To ให้เป็น Thai เพื่อแปลภาษาไทย หรือเลือกภาษาอื่นๆ เพื่อแปลเป็นภาษาอื่นๆที่ต้องการ แล้วคลิก Translate Slides
จะเปิดหน้าต่างให้บันทึกสไลด์ PowerPoint ใหม่และเพิ่ม _th ขึ้นมาจากชื่อไฟล์ นั่นคือสไลด์ที่ผ่านการแปลกลายเป็นภาษาไทยทั้งหมดนั่นเอง หรือถ้าเลือกญี่ปุ่น ก็จะได้เป็นสไลด์ภาษาญี่ปุ่นทุกสไลด์ตามความต้องการ
เมื่อ save แล้ว ก็จะได้ไฟล์สไลด์ PowerPoint เป็นภาษาไทย ที่แปลมาจากต้นฉบับภาษาอังกฤษแล้ว และในส่วนกรณีเป็นสไลด์ที่ใส่เคลื่อนไหวแบบ Animation นั้น ก็ยังอยู่เหมือนเดิมครบถ้วนด้วย
อย่างไรก็ตามการแปลสไลด์ด้วย Translate Slides อย่างที่ทราบกันดีว่าโอกาสแปลพลาดบ้างก็มีเหมือนกัน แต่อย่างน้อยก็แปลให้พอเข้าใจกับความหมายของสไลด์ภาษาต่างประเทศให้ดูอ่านง่ายเข้าใจง่ายขึ้น นี่ก็คือเครื่องมือสำคัญที่ผู้ใช้ PowerPoint ควรโหลดติดตั้งและใช้งานดูเพราะมีประโยชน์จริงๆ
แม้ว่า PowerPoint เวอร์ชันล่าสุดจะค่อนข้างแตกต่างจากเวอร์ชันก่อนหน้า แต่คำสั่งและฟังก์ชันที่คุณเคยใช้ยังคงมีอยู่เหมือนเดิม ในตอนนี้ คำสั่งและฟังก์ชันทั้งหมดจะรวมอยู่ใน Ribbon ซึ่งเป็นเมนูที่จัดระเบียบคำสั่งและฟังก์ชันในลักษณะที่เห็นได้ง่าย
ก่อนอื่นมาดูวิธีการทำงานของ Ribbon จากนั้นเป็นวิธีการค้นหาฟีเจอร์ที่คุณต้องการว่าอยู่ที่ไหน
คุณจะทำงานกับ Ribbon อย่างไร
เมื่อเปิดเอกสาร PowerPoint แล้ว Ribbon จะปรากฏขึ้นเป็นแถวของป้ายชื่อ หรือที่เรียกว่าแท็บ
เมื่อคุณไปยังแท็บ Ribbon สำหรับแท็บนั้นจะเปิดขึ้น และคุณจะเห็นเครื่องมือและฟังก์ชันที่ก่อนหน้านี้อยู่ในเมนูและแถบเครื่องมือใน PowerPoint เวอร์ชันก่อนหน้า
เมื่อคุณเห็นฟีเจอร์ที่มีลูกศร
คุณอาจสังเกตเห็นตัว
อะไรอยู่บนแท็บ Ribbon
แท็บ Ribbon จัดกลุ่มเครื่องมือและฟีเจอร์เข้าด้วยกันตามวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่น ในการทำให้สไลด์ของคุณดูดีขึ้น ให้ค้นหาตัวเลือกบนแท็บ ออกแบบ เครื่องมือที่คุณใช้ทำภาพเคลื่อนไหวบนสไลด์ควรจะอยู่บนแท็บ ภาพเคลื่อนไหว
มาดูกันว่าคุณจะพบอะไรบ้างในแท็บ Ribbon ของ PowerPoint แต่ละแท็บ
1. หน้าแรก
แท็บ หน้าแรก จะมีฟีเจอร์ ตัด และ วาง ตัวเลือก ฟอนต์ และ ย่อหน้า และสิ่งที่คุณต้องใช้เพื่อเพิ่มและจัดระเบียบสไลด์
2. แทรก
คลิก แทรก เพื่อเพิ่มบางสิ่งให้กับสไลด์ ซึ่งรวมถึงรูปภาพ รูปร่าง แผนภูมิ ลิงก์ กล่องข้อความ วิดีโอ และอื่นๆ
3. ออกแบบ
บนแท็บ ออกแบบ คุณสามารถเพิ่มธีมหรือแบบแผนชุดสี หรือจัดรูปแบบพื้นหลังสไลด์
4. การเปลี่ยน
ตั้งค่าวิธีเปลี่ยนสไลด์จากสไลด์หนึ่งเป็นสไลด์ถัดไป บนแท็บ การเปลี่ยน ค้นหาแกลเลอรีของการเปลี่ยนที่เป็นไปได้ในกลุ่มการเปลี่ยนไปยังสไลด์นี้ - คลิก
5. ภาพเคลื่อนไหว
ใช้ แท็บภาพเคลื่อนไหว เพื่อออกแบบการเคลื่อนไหวของสิ่งต่างๆ บนสไลด์ของคุณ โปรดทราบว่า คุณสามารถดูภาพเคลื่อนไหวที่เป็นไปได้มากมายในแกลเลอรีในกลุ่ม ภาพเคลื่อนไหว และดูเพิ่มเติมได้ด้วยการคลิก เพิ่มเติม
6. การนำเสนอสไลด์
บนแท็บ การนำเสนอสไลด์ ให้ตั้งค่าการแสดงงานนำเสนอของคุณให้แก่ผู้อื่นในแบบที่คุณต้องการ
7. รีวิว
แท็บ รีวิว ให้คุณเพิ่มความคิดเห็น ตรวจสอบการสะกด หรือเปรียบเทียบงานนำเสนอหนึ่งกับอีกงานหนึ่ง (เช่น เวอร์ชันก่อนหน้า)
8. มุมมอง
มุมมองจะช่วยให้คุณดูงานนำเสนอของคุณในแบบต่างๆ ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ในขั้นตอนของการสร้างหรือการนำเสนอ
9. ไฟล์
ที่ด้านหนึ่งของ Ribbon คือแท็บ ไฟล์ ซึ่งคุณจะใช้สำหรับทำงานเบื้องหลังของไฟล์ เช่น การเปิด การบันทึก การแชร์ การส่งออก การพิมพ์ และการจัดการกับงานนำเสนอของคุณ คลิกที่แท็บ ไฟล์ เพื่อเปิดมุมมองใหม่ที่เรียกว่า Backstage
คลิกจากรายการทางด้านข้างเพื่อไปยังสิ่งที่คุณต้องการจะ ตัวอย่างเช่น คลิก พิมพ์ เพื่อค้นหา ตัวเลือกและการตั้งค่าการพิมพ์งานนําเสนอของคุณ คลิก
10. แท็บ เครื่องมือ
เมื่อคุณคลิกที่บางส่วนของสไลด์ เช่น รูปภาพ รูปร่าง SmartArt หรือกล่องข้อความ คุณอาจเห็นแท็บใหม่ที่มีสีสันปรากฏขึ้น
ในตัวอย่างด้านบน แท็บ เครื่องมือการวาด จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกที่รูปร่างหรือกล่องข้อความ เมื่อคลิกที่รูปภาพ แท็บ เครื่องมือรูปภาพ จะปรากฏขึ้น แท็บอื่นๆ ได้แก่ เครื่องมือ SmartArt เครื่องมือแผนภูมิ เครื่องมือตาราง และ เครื่องมือวิดีโอ แท็บเหล่านี้จะหายไปหรือเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณคลิกสิ่งอื่นในงานนำเสนอของคุณ