การตอบ คำถาม ใน การนำ เสนอ

           คำถามที่ดีเป็นใบเบิกทางไปสู่ความสำเร็จและต่อยอดความรู้ แต่กว่าจะได้คำถามที่มีกึ๋น ฟังดูฉลาด ก็ต้องฝึกฝนทุกๆ วัน หัดตั้งคำถามกับสิ่งรอบตัว และมีความกล้าที่จะถามด้วย

          การสื่อสาร (communication) เป็นสิ่งที่อยู่คู่กับมนุษย์มาตั้งแต่เด็กจนโต เราสื่อสารเพื่อแลกเปลี่ยนความคิด ถ่ายทอดความรู้ และข้อมูลข่าวสารกับผู้อื่น การสื่อสารจะสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อมี 4 องค์ประกอบ คือ ผู้ส่งสาร (Sender) สาร (Message) ช่องทาง (Chanel) และผู้รับสาร (Receiver) ในแง่ของการทำงานนั้นเราต้องสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานอยู่ทุกวัน ตั้งแต่พนักงานระดับเจ้าหน้าที่ไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง บทสนทนาของการสื่อสารย่อมปรับเปลี่ยนไปตามกาลเทศะ เช่น การคุยงานในระดับแผนก การประชุมบริษัท หรือการนำเสนองาน ซึ่งหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องแสดงความคิดเห็น การฝึกตั้งคำถามคือการฝึกกระบวนการคิดที่สำคัญ ที่จะช่วยพัตนาศักยภาพในการทำงานของตัวเอง การตั้งคำถามที่ฉลาด จะนำไปสู่ไอเดียสร้างสรรค์ใหม่ๆ ไม่มีที่สิ้นสุด

           แต่ถ้าไม่เคยฝึกฝนการตั้งคำถามเลย ก็จะได้คำถามที่น่าเบื่อ ไม่สามารถต่อยอดทางความคิดได้ มากกว่านั้นคือเป็นคำถามที่ไม่สร้างสรรค์ ถามแล้วไม่เกิดประโยชน์ เรียกง่ายๆ ว่าคำถามวงแตก! ที่อาจชวนทะเลาะได้ในที่สุด เพราะฉะนั้นมาฝึกตั้งคำถาม ลับคมความคิดกันเถอะ แล้วจะรู้ว่าแค่ถามเป็น ชีวิตก็เปลี่ยนได้!

1. ช่างสงสัย

           บทสนทนามักจะเริ่มต้นจากความสงสัยหรือเกิดจากความไม่รู้ เพราะความสงสัยคือสัญชาตญาณของมนุษย์ ลองนึกย้อนกลับไปเมื่อตอนเรายังเป็นเด็ก มีความอยากรู้อยากเห็น ทำให้วัยเด็กเป็นวัยที่เรียนรู้ได้เร็ว แต่เมื่อโตขึ้นกลับมีกรอบทางความคิด หรือวัฒนธรรมบางอย่างที่ทำให้ไม่กล้าสงสัยหรือคิดแตกต่าง นี่เป็นสาเหตุสำคัญทำให้ไม่กล้าตั้งคำถาม กลัวถามผิด กลัวเพื่อนร่วมงานจะมองว่าไม่ฉลาดบ้าง รวมไปถึงอีโก้ หรือคนที่คิดว่าตัวเองรู้มากยู่แล้ว เลยไม่ยอมเปลี่ยนแปลงและไม่กล้าเปิดรับสิ่งใหม่ๆ เพราะฉะนั้นลองเริ่มต้นจากการปรับทัศนคติของตัวเองก่อน ปล่อยให้สัญชาติญาณความสงสัยทำงานไปตามธรรมชาติ ลองสังเกตสิ่งรอบๆตัว แล้วตั้งคำถาม และพยายามค้นหาคำตอบตลอดเวลา

2. หาข้อมูลเรื่องที่ถาม

           ก่อนจะตั้งคำถามควรมีข้อมูลที่เกี่ยวกับคำถามบ้าง เพื่อให้ได้คำตอบตรงประเด็นที่สุด และยังแสดงให้เห็นว่าเราศึกษาข้อมูลมาอย่างดี ยิ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนั้นมากเท่าไหร่ จะทำให้คำถามฟังดูฉลาดมากขึ้นเท่านั้น เช่น ในการนำเสนองานกับลูกค้า ไม่ควรถามคำถามง่ายๆ ที่สามารถหาคำตอบได้ในอินเทอร์เน็ต เช่น บริษัทขายสินค้าประเภทไหนบ้าง อะไรขายดีที่สุด หรือทำธุรกิจมานานแค่ไหนแล้ว คำถามเหล่านี้แสดงถึงความไม่พยายามค้นคว้าเลย และยังเป็นคำถามที่ไม่จำเป็นต้องถามก็ได้ ถ้าลองเปลี่ยนเป็นคำถาม “บริษัทคุณได้ก่อตั้งมาหลายสิบปี อยากทราบว่ามีนโยบายบริหารงานแบบไหนถึงทำให้ประสบความสำเร็จมาจนถึงปัจจุบัน” ผู้ถูกถามจะรู้สึกว่าเราใส่ใจ รู้จักหาข้อมูล และให้เกียรติผู้ถูกถามด้วย

3. ถามให้ตรงประเด็น

           อยากจะตั้งคำถามให้ดี ตัวผู้ถามเองก็ต้องเข้าใจประเด็นคำถามของตัวเองก่อนว่าอยากรู้เรื่องอะไร อย่างในกรณีที่ต้องตั้งคำถามเพื่อระดมความคิด (brainstorm) หรือถามเพื่อแสดงความคิดเห็น อย่าตั้งคำถามแบบปลายปิด ที่ได้คำตอบแล้วก็จบ ผู้ถูกถามไม่ได้แสดงความคิดเห็นอะไรเลย หรือถามคำถามที่กว้างจนเกินไป จะทำให้ใช้เวลาในการตอบคำถามมาก จนอาจกระทบกับผู้อื่น อย่างการประชุมงานที่ต้องใช้เวลาอย่างคุ้มค่า ควรตั้งคำถามให้ชัดเจน จะได้ไม่เสียเวลาโดยใช่เหตุ แนะนำให้จดบันทึกข้อความสำคัญสั้นๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องที่ถาม แล้วค่อยเรียบเรียงโดยใช้คำที่กระชับ เข้าใจง่าย ไม่เยิ่นเย้อ และควรเป็นคำถามที่เฉพาะเจาะจงในเรื่องนั้นๆ ไปเลย ก็จะทำให้ได้คำตอบที่ตรงประเด็นมากกว่า

4. ถามทีละคำถาม

           เมื่อมีข้อสังสัยหลายอย่าง ให้ค่อยๆ ตั้งคำถามทีละประเด็น อย่าถามทีเดียวพร้อมกัน จะทำให้ผู้ถูกถามสับสนจนไม่แน่ใจว่าเราอยากรู้เรื่องอะไรบ้าง และไม่ควรถามคำถามติดต่อกันเยอะๆ เพราะจะเป็นการเอาเปรียบเพื่อนร่วมงาน ที่อาจจะรอถามคำถามอยู่ ในกรณีที่ไม่ต้องการคำตอบเร่งด่วน อาจจะเก็บคำถามเอาไว้ แล้วไปค้นคว้าเองด้วยตัวเองก่อน จากนั้นค่อยมาสอบถามเพิ่มเติมก็ยังได้

5. ตั้งคำถามจากคำตอบ

           อีกวิธีหนึ่งที่ช่วยให้คำถามดูฉลาด ก็คือตั้งคำถามจากคำตอบของผู้ถูกถาม เพื่อต่อยอดเป็นประเด็นอื่นๆ ที่น่าสนใจ เพราะฉะนั้นควรฟังคำตอบอย่างตั้งใจ และคิดตามไปด้วย อาจจินตนาการเอาตัวเองไปอยู่ในสถานการณ์นั้นๆ วิธีนี้ช่วยให้เราได้ไอเดียคำถามที่ไม่ซ้ำกับคนอื่นๆ เป็นคำถามที่หลุดจากกรอบเดิมๆ การตั้งคำถามจากคำตอบมักใช้บ่อยในสถานการณ์ที่ต้องระดมสมองหาไอเดียใหม่ๆ หรือการคิดโปรเจคงาน

6. ไม่ใช้อารมณ์

           การถามคำถามควรใช้ภาษาที่สุภาพ ไม่ตั้งคำถามด้วยอารมณ์ถึงแม้คุณจะโกรธหรือเบื่อหน่ายแค่ไหน ก็ต้องให้ความเคารพผู้สนทนาด้วย ใช้คำถามที่เป็นแนวขอร้องมากกว่าการออกคำสั่ง หรือกดดันว่าต้องตอบคำถามของตัวเองให้ได้เดี๋ยวนั้นเลย นอกจากนี้ควรลงท้ายคำถามด้วยคะ/ค่ะ เสมอ เป็นการให้เกียรติคนอื่นๆ ฟังแล้วก็อยากตอบ แต่ถ้าถามแบบใส่อารมณ์ คงไม่มีใครอยากให้คำปรึกษาเท่าไหร่ แล้วอาจจะได้คำตอบที่ไม่ครบถ้วนอีกด้วย เพราะผู้ถูกถามก็อยากจะจบบทสนทนาให้เร็วที่สุดเพื่อลดความขัดแย้ง

           จุดประสงค์ของการตั้งคำถามไม่ได้อยู่ที่การหาคำตอบเพียงเท่านั้น แต่ยังช่วยขัดเกลาความคิด เปิดรับสิ่งใหม่ๆ เพื่อหาความรู้ไม่มีที่สิ้นสุด รู้อย่างนี้แล้วอย่าลืมฝึกตั้งคำถามในทุกๆ วันของการทำงานและในชีวิตประจำวันด้วยนะคะ อย่ากลัวว่าจะถามผิด ไม่เช่นนั้นก็จะติดอยู่ใน comfort zone เดิมๆ ต่อไป แต่ถ้าหมั่นฝึกฝน กล้าตั้งคำถามกับสิ่งรอบตัว คำถามของเราก็จะสร้างสรรค์ และพัฒนาไปเป็นคำถามที่ฉลาดในที่สุด นอกจากนี้ยังสามารถนำแนวทางการตั้งคำถามทั้งหมดนี้ไปปร้บใช้กับการสัมภาษณ์งานได้ด้วย สำหรับใครที่กำลังมองหางานที่น่าสนใจและเงินเดือนที่คุ้มค่า สามารถค้นหางานผ่านแอปพลิเคชั่น jobsDB ได้เลย

ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android

FutureLearn x JobsDB

           คอร์สเรียนออนไลน์ ที่เกิดจากการจับมือกันระหว่าง JobsDB และ FutureLearn ภายใต้ชื่อแคมเปญ “ยกระดับความรู้ ก้าวสู่งานที่ใช่” ให้คุณปลดล็อกศักยภาพ กับคอร์ส ฟรี!ที่จะอัพตัวคุณให้ก้าวล้ำนำใครในทุกเกมการแข่งขันกับเรา พันธมิตรด้านการหางานที่ดีที่สุดของคุณ และ FutureLearn ผู้ให้บริการคอร์สออนไลน์จากประเทศอังกฤษที่ให้ความสำคัญกับการเรียนรู้ไร้พรมแดนที่ดำเนินการมานานกว่า 9 ปี ด้วยการเรียนรู้และพัฒนาทักษะใหม่ ๆ ทั้งด้าน Emerging Skills และ Transferrable Skills ที่สามารถนำไป reskill หรือ upskill ใช้ในชีวิตการทำงานปัจจุบันได้