ด้วยเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัวเพื่อการแข่งขัน โปรแกรมสำเร็จรูปมีส่วนช่วยในการทำบัญชีของธุรกิจ โดยเฉพาะโปรแกรมบัญชีออนไลน์
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เป็นโปรแกรมบัญชีที่ทำหน้าที่ บันทึกรายการและประมวลผลรายการทางบัญชีไม่ว่าจะเป็นซื้อ-ขาย, รับ-จ่าย เป็นต้น สามารถทำงานบนอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเตอร์เนตได้แก่ เครื่องพีซี โน้ตบุ้ค แล็บท็อป และสมาร์ทโฟน ทำให้เกิดความสะดวกในการทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา เมื่อมีการสร้างเอกสารได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น ระบบจะบันทึกรายการโดยอัตโนมัติ ทำให้ได้ข้อมูลที่อัพเดตตลอดเวลา ตัวอย่าง โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ได้แก่ โปรแกรมบัญชี PEAK, โปรแกรมบัญชี My Account Cloud, โปรแกรมบัญชี AccRevo เป็นต้น
ข้อดีของการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์
1. ช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว
ที่เห็นได้ขัดคืองานด้านบัญชีที่ลดขั้นตอนการทำงานลง เนื่องจากเป็นบัญชีออนไลน์ เมื่อมีการสร้างเอกสารขั้นต้นได้แก่ บิลซิ้อ บิลขาย ระบบจะบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ โดยไม่ต้องคีย์เอกสารซ้ำ
โปรแกรมบัญชีที่ดี สามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลภาครัฐๆได้ ได้แก่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก โดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ชื่อ ที่อยู่ ซึ่งทำให้การทำงานง่ายขึ้น เร็วขึ้น และลดความผิดพลาด เมื่อพนักงานบัญชีสร้างเอกสารแล้ว ผู้ตรวจสอบเอกสารสามารถเข้ามาตรวจสอบเอกสารในระบบได้เลย สามารถทำงานจากที่ใดก็ได้โดยผ่าน โน้ตบุค โทรศัพท์มือถือ
2. งบการเงินและรายงานทางการเงินที่ได้รับมีความถูกต้องครบถ้วน
การทำบัญชีด้วยโปรแกรมบัญชีเป็นระบบที่ลงบัญชีรายการซื้อ-ขาย รับ-จ่าย บันทึกรายการเคลื่อนไหวของสินค้าโดยอัตโนมัติ พร้อมปิดงบการเงินได้ทันที มีระบบที่สามารถดึงข้อมูลจากStatement ธนาคารเพื่อกระทบยอดเงินธนาคารได้อัตโนมัติ ทำให้ข้อมูลครบถ้วนไม่ตกหล่น ช่วยลดความผิดพลาดดังนั้งงบการเงินและรายงานทางการเงินที่ได้จึงมีความถูกต้อง ครบถ้วน
3. ช่วยในการบริหารจัดการเรื่องภาษี
ภาษีเป็นเรื่องที่ยุ่งยากประการหนึ่งของผู้ประกอบการ SMEs การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยทำให้การคำนวณภาษีถูกต้องแม่นยำ ลดภาระผู้ประกอบการในการจัดการเรื่องภาษี แก้ปัญหาความผิดพลาดและความล่าช้าที่จะทำให้กิจการต้องเสียเบี้ยปรับเงินเพิ่มทางภาษี
4. ช่วยเพิ่มโอกาสในการเติบโตของธุรกิจ
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ มีการบันทึกข้อมูลและประมวลผลทันทีเมื่อมีการรายการซื้อขาย จีงให้รายงานตัวเลขที่เป็นปัจจุบัน ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหารนำมาใช้ในการวางแผน และ ตัดสินใจได้อย่างแม่นยำในการกำหนดทิศทางขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการนำตัวเลขปัจจุบันมาเปรียบเทียบกับตัวเลขในอดีต การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน ประกอบกับความสะดวกในการเรียกดูข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาจากสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต ทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
5. ข้อมูลทางการเงินมีความน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้ในการขอสินเชื่อเพื่อขยายกิจการได้
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้ข้อมูลงบการเงินที่ถูกต้องครบถ้วน ในการยื่นเอกสารและหลักฐานขอสินเชื่อกับสถาบันการเงิน จึงทำได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้งบการเงินยังเป็นที่น่าเชื่อถือและทำให้เพิ่มโอกาสในการขอวงเงินสินเชื่อได้เพิ่มขึ้น ทำให้กิจการมีแหล่งเงินทุนที่นำมาใช้เสริสภาพคล่องและนำไปใช้ในการขยายกิจการ
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ครอบคลุมงานสำคัญในการทำบัญชี นอกจากเป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนงานด้านบัญชีของกิจการให้สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพแล้ว ยังนำไปสู่การพัฒนาธุรกิจให้เติบโตอีกด้วย เช่นเดียวกับโปรแกรมบัญชี PEAK ที่ทำให้คุณติดตามข้อมูลธุรกิจได้ในแบบทันที บริหารจัดการงานบัญชีจากทุกอุปกรณ์ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน เมื่อไร
การบัญชีด้วยตนเองเป็นชื่อที่มีความหมายว่าเป็นระบบบัญชีกระดาษที่ใช้ในการลงทะเบียนวารสารและบัญชีแยกประเภทบัตรกำนัลสมุดบัญชีที่ใช้ในการจัดเก็บจำแนกและวิเคราะห์ธุรกรรมทางการเงินขององค์กร มันมักจะถูกใช้โดยนักธุรกิจขนาดเล็กเช่นเจ้าของคนเดียวเจ้าของร้าน ฯลฯ เพื่อรักษาบันทึกการทำธุรกรรมทางธุรกิจเนื่องจากต้นทุนที่ต่ำ
ข้อดีอย่างหนึ่งของระบบบัญชีคู่มือคือการเข้าถึงได้ง่าย มันเป็นลักษณะการรักษาความลับซึ่งทำให้ข้อมูลที่สำคัญแฮ็คฟรี อย่างไรก็ตามบัญชีคู่มือสามารถเตรียมได้อย่างถูกต้องหากนักบัญชีมีความรู้ที่ดีเกี่ยวกับการทำบัญชีและการบัญชี
ยิ่งไปกว่านั้นข้อผิดพลาดของมนุษย์เช่นการบันทึกธุรกรรมที่ไม่ถูกต้องการละเลยการทำธุรกรรมการเปลี่ยนแปลงรูปแบบและอื่น ๆ มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นในขณะที่การจัดทำบัญชีด้วยตนเองซึ่งไม่สามารถเพิกเฉยได้
ความหมายของการบัญชีคอมพิวเตอร์
บัญชีคอมพิวเตอร์สามารถอธิบายได้ว่าเป็นระบบบัญชีที่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูปสำเร็จรูปหรือปรับแต่งเพื่อบันทึกการทำธุรกรรมทางการเงินและสร้างงบการเงินเพื่อการวิเคราะห์
ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ขึ้นอยู่กับแนวคิดของฐานข้อมูล ฐานข้อมูลการบัญชีได้รับการดูแลอย่างเป็นระบบโดยมีส่วนต่อประสานที่ใช้งานอยู่ซึ่งจะมีการใช้โปรแกรมแอปพลิเคชันการบัญชีและระบบการรายงาน สิ่งสำคัญสองประการคือ:
- แม่บทการบัญชี : กรอบการทำงานประกอบด้วยหลักการและโครงสร้างการจัดกลุ่มเพื่อเก็บรักษาบันทึก
- ขั้นตอนการปฏิบัติงาน : มีขั้นตอนที่เหมาะสมสำหรับการใช้งานระบบเพื่อจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล
นอกจากนี้ยังต้องใช้ส่วนต่อประสานส่วนหน้าฐานข้อมูลส่วนหลังการประมวลผลฐานข้อมูลและระบบการรายงานเพื่อจัดเก็บข้อมูลในแอปพลิเคชันที่มุ่งเน้นฐานข้อมูล
ข้อดีของการบัญชีคอมพิวเตอร์นั้นขึ้นอยู่กับความเร็วความถูกต้องความน่าเชื่อถือความชัดเจนข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและรายงานอื่น ๆ
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการบัญชีด้วยตนเองและการบัญชีคอมพิวเตอร์
ความแตกต่างระหว่างบัญชีด้วยตนเองและบัญชีคอมพิวเตอร์อธิบายไว้ด้านล่างในจุด:
- การบัญชีด้วยตนเองหมายถึงวิธีการบัญชีที่บันทึกทางกายภาพสำหรับบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทบัตรกำนัลและสมุดบัญชีที่ใช้ในการเก็บบันทึกธุรกรรมทางการเงิน ในทางกลับกันคอมพิวเตอร์บัญชีหมายถึงวิธีการบัญชีซึ่งใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือแพ็คเกจเพื่อบันทึกธุรกรรมการเงินที่เกิดขึ้นกับองค์กร
- ในการทำบัญชีด้วยตนเองการบันทึกรายการสามารถทำได้ผ่านสมุดบันทึกรายการดั้งเดิมเช่นสมุดรายวันสมุดรายวัน ในทางกลับกันในการบัญชีคอมพิวเตอร์รายการจะถูกบันทึกในรูปแบบของข้อมูลในฐานข้อมูลที่กำหนดเอง
- ในการทำบัญชีด้วยตนเองการคำนวณทั้งหมดเช่นการเพิ่มการลบและอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมจะดำเนินการด้วยตนเอง ในทางตรงกันข้ามในการบัญชีคอมพิวเตอร์ไม่จำเป็นต้องทำการคำนวณเนื่องจากคอมพิวเตอร์จะทำการคำนวณโดยอัตโนมัติ
- ในการทำบัญชีด้วยตนเองบุคคลนั้นยังคงมีส่วนร่วมตลอดเวลาด้วยบัญชีเพื่อเข้าและอัพเดทธุรกรรมซึ่งน่าเบื่อและใช้เวลามากเกินไป เมื่อเทียบกับในคอมพิวเตอร์บัญชีเมื่อมีการทำธุรกรรมจะมีการปรับปรุงโดยอัตโนมัติในทุกบัญชีที่เกี่ยวข้องและทำให้กระบวนการเปรียบเทียบเร็วขึ้น
- ในวิธีการทางบัญชีด้วยตนเองหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในขณะที่ป้อนและโพสต์รายการในบัญชีของบัญชีจากนั้นสามารถส่งรายการการปรับเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังมีการปรับปรุงรายการให้สอดคล้องกับหลักการจับคู่เช่นค่าใช้จ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีควรตรงกับรายได้ที่เกี่ยวข้อง ในทางบัญชีคอมพิวเตอร์เพื่อให้สอดคล้องกับวารสารหลักการจับคู่และบัตรกำนัลที่เตรียมไว้ แต่รายการการปรับเปลี่ยนจะไม่ผ่านสำหรับการแก้ไขข้อผิดพลาดเว้นแต่ข้อผิดพลาดเป็นข้อผิดพลาดของหลักการ
- ข้อดีอย่างหนึ่งของการบัญชีแบบคอมพิวเตอร์ที่การบัญชีแบบแมนนวลขาดคือในการทำบัญชีด้วยตนเองไม่มีวิธีการสำรองข้อมูลรายการและงบการเงินทั้งหมด แต่ในการบัญชีแบบคอมพิวเตอร์บันทึกการบัญชีสามารถบันทึกและสำรอง
- ในการทำบัญชีด้วยตนเองยอดดุลทดลองใช้จะถูกจัดทำเมื่อจำเป็นเท่านั้นในขณะที่ในการบัญชีทางคอมพิวเตอร์จะมีการจัดเตรียมยอดดุลทดลองใช้แบบทันทีทุกวัน
- ในระบบบัญชีคู่มืองบการเงินจัดทำขึ้นเมื่อสิ้นงวดเช่นปีบัญชี ในทางตรงกันข้ามงบการเงินมีให้ที่คลิกปุ่มในระบบบัญชีคอมพิวเตอร์
ข้อสรุป
เมื่อจำนวนธุรกรรมทางธุรกิจเพิ่มขึ้นเป็นเรื่องยากที่จะจัดการบัญชีด้วยตนเองเนื่องจากต้องใช้เวลานานในการอัปเดตธุรกรรมเดียวในบัญชีทั้งหมดที่มีผลกระทบ ในการบัญชีแบบคอมพิวเตอร์จำนวนข้อ จำกัด ของการบัญชีด้วยตนเองได้ถูกลบออก เมื่อใดก็ตามที่การทำธุรกรรมเกิดขึ้นจะมีการทำรายการและจะมีการอัปเดตโดยอัตโนมัติในทุกบัญชีที่มีผลกระทบต่อในบัญชีคอมพิวเตอร์