รูปแบบการจัดสัมมนา 16 รูปแบบ

การเลือกใช้รูปแบบและเทคนิคในการจัดสัมมนา

           รูปแบบและเทคนิคที่ถูกต้องเหมาะสม มีความสำคัญอย่างยิ่งในการเรียนรู้ของสมาชิกที่เข้าร่วมสัมมนา ชนิดและรูปแบบของการอภิปรายและประชุม สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการจัดสัมมนา มีหลายรูปแบบดังนี้

               1.การอภิปรายแบบคณะ (Panel Discussion)

               2.การอภิปรายแบบซิมโพเซียม(Symposium)

               3.การอภิปรายแบบระดมสมอง(Brain Storming)

               4.การอภิปรายแบบเสียงกระซิบ(Buzz Discussion)

               5.การอภิปรายแบบบทบาทสมมุติ(Role Playing)

               6.การอภิปรายแบบตอบกลับ(Circular Response)

               7.การอภิปรายแบบโต๊ะกลม(Round Table)

               8.การอภิปรายแบบถาม-ตอบ(Dialogue)

               9.การอภิปรายแบบฟอรัม(Forum)

              10.การอภิปรายแบบกลุ่ม(Group Discussion)

              11.การอภิปรายแบบปุจฉาวิสัชนา(ColloGuy)

              12.การประชุมแบบร่วมโครงการ(Joint-Ventruc llecting)

              13.การประชุมแบบรับช่วง(Sub-Contract llecting)

               14.การประชุมแบบคอนเวนชั่น(Convention)

               15.การประชุมทางวิชาการ(Academic Meeting)

                16.การประชุมเชิงปฏิบัติการ(Work Shop)

                        
          การจัดห้องประชุมให้เหมาะสมกับรูปแบบกิจกรรมถือเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการจัดฝึกอบรม สัมมนา ซึ่งการจัดรูปแบบต่างๆนั้นมีข้อดี ข้อเสียต่างๆกัน  โดยในบทความนี้เราจะเน้นเฉพาะรูปแบบการจัดห้องประชุมที่ใช้โดยส่วนใหญ่เท่านั้น

 1.จัดแบบ Theatre

          การจัดห้องประชุมแบบ Theatre นั้นเป็นการจัดห้องประชุมแบบพื้นฐานในการจัดอบรม สัมมนา ข้อดีของการจัดห้องประชุมแบบนี้คือ ผู้อบรมมีจุดโฟกัสเพียงจุดเดียว ทำให้ความสนใจทั้งหมดจะถูกส่งไปที่วิทยากรด้านหน้าเวทีเพียงจุดเดียว อีกทั้งยังเป็นการใช้พื้นที่ห้องประชุมอย่างคุ้มค่า และเต็มพื้นที่มากที่สุด การจัดห้องประชุมแบบนี้เหมาะมากสำหรับการฝึกอบรมแบบบรรยายที่เน้นเนื้อหา  และมีการฉายภาพบนจอ หากผู้เข้าร่วมอบรมมีจำนวนมากและห้องสัมมนาขนาดไม่มากนักการจัดห้องประชุมแบบ Theatre จะทำให้สามารถรองรับคนได้มากโดยไม่อึดอัด แต่ข้อเสียคือหากผู้อบรมมีสัมภาระสิ่งของจะไม่สะดวกเพราะไม่มีโต๊ะตรงที่นั่ง ซึ่งหากจำเป็นต้องให้ผู้เข้าร่วมอบรมวางสิ่งของเพื่อไม่ให้เกะกะและกังวลในการอบรมสามารถวางโต๊ะไว้ด้านข้างของห้องประชุมได้เพื่อให้ผู้เข้าอบรมนำสิ่งของมาวางไว้ได้
 

 2.จัดแบบ Class room

          ชื่อก็บอกอยู่แล้วว่า Class room การจัดแบบนี้ไม่ต่างจากแบบ  Theatre เท่าไหร่นัก แค่เพิ่มโต๊ะตรงที่นั่งให้ผู้ร่วมอบรมได้วางสิ่งของ  โดยมากจะมีกระดาษA4 พร้อมทั้งดินสอวางไว้อยู่บนโต๊ะให้ด้วยเพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมจดตามสิ่งที่วิทยากรบรรยายได้ และที่ขาดไม่ได้ควรจะมีน้ำดื่มพร้อมลูกอมตั้งไว้ประจำแต่ละโต๊ะด้วยเพื่อแก้ง่วงระหว่างบรรยาย  การจัดห้องแบบ Classroom จำเป็นต้องใช้พื้นที่พอสมควรเพื่อไม่ให้เมื่อเข้าไปนั่งแล้วรู้สึกอึดอัด  ดังนั้นขนาดของห้องต้องสามารถรองรับผู้เข้าอบรมได้โดยไม่แน่นจนเกินไป

3.จัดแบบ U-Shape

          การจัดห้องประชุมรูปแบบนี้ไม่ว่าจะ U –Shape , V-Shape  เหมาะสำหรับการบรรยายที่วิทยากรต้องการความใกล้ชิดกับผู้เข้าร่วมการอบรม เพราะสามารถถือไมค์เดินเข้าหา พูดคุย สอบถามจากผู้เข้าอบรมได้สะดวก  Eye Contact ได้ง่าย  วิทยากรสายกิจกรรมชอบใช้การจัดห้องประชุมรูปแบบนี้ เพราะสามารถทำกิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ เล่นเกม ย้ายที่ไปมาได้สะดวก และรูปแบบสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม เช่น ถ้าห้องประชุมจัด U- shape วงเดียวไม่ได้ ก็สามารถจัดเก้าอี้ซ้อน 2 แถวเป็น 2 วง ได้อีก ข้อเสียของการจัดห้องประชุมรูปแบบนี้คือ หากผู้เข้าอบรมมีจำนวนมาก  ก็ต้องใช้ห้องประชุมที่ใหญ่ตาม และไม่ควรจัด U-Shape หากผู้อบรมมีมากกว่า 200 คนขึ้นไป(โดยค่าเฉลี่ย) เพราะจะทำให้วงกว้างเกินกว่าที่วิทยากรจะควบคุมได้ เพราะระยะการนั่งในบางตำแหน่งจะห่างจากวิทยากรเกินไป

 4.จัดแบบ Conference

          การจัดห้องประชุมแบบนี้เหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องการการระดมสมอง เพื่อแก้ปัญหา เพื่อหาข้อสรุป หรือเน้นให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุม เหมาะสำหรับการประชุมกลุ่มย่อยๆตั้งแต่ 10 – 50 คน
 
 5.จัดแบบ Banquet

          เป็นการจัดห้องในรูปแบบของการจัดเลี้ยงที่ต้องการความสนิทสนมกันในระหว่างรับประทานอาหาร ในหนึ่งโต๊ะสามารถจัดได้ตั้งแต่ 8-25 ที่นั่ง เรามักพบการจัดห้องประชุมลักษณะนี้ในที่ประชุมที่ต้อง Workshop ระดมสมอง แต่ห้องประชุมมีลักษณะแคบและยาว

 
6.จัดแบบ Banquet Rounds

          ก็เป็นการจัดโต๊ะจัดเลี้ยงอีกรูปแบบหนึ่ง หรือถ้าเป็นการจัดประชุมก็จะเป็นการประชุมที่มีการจัดworkshop หรือมีการระดมความคิดเช่นเดียวกับการจัดแบบ Banquet ทั่วไป แต่การจัดโต๊ะเป็นวงกลม สมาชิกในแต่ละกลุ่มย่อยไม่ควรมีมากเกินไปไม่เช่นนั้นจะไม่เกิดการมีส่วนร่วม จำนวนที่เหมาะสมที่สุดอยู่ที่   5- 10 คน

          จากที่ได้กล่าวไปในตอนต้นว่า การจัดห้องประชุมให้เหมาะกับเนื้อหาและรูปแบบกิจกรรมนั้นมีความสำคัญต่อการจัดสัมมนาเป็นอย่างมาก

          หวังว่าบทความในตอนนี้คงมีประโยชน์กับหลายท่านที่เป็นนักจัดอบรมมือใหม่ ลองไปปรับใช้ในงานของท่านดูนะครับ (สำหรับมือเก๋าๆคงรู้กันหมดแล้ว...)  
                                                                                                               

                                                                                                     เครดิตบทความ :  นายพันรัก
                                              เครดิตภาพประกอบการจัดห้องประชุมจาก  : www.fin.ucar.edu