Download
- Publications :0
- Followers :0
เรื่อง-iMoneys-Account
เรื่อง-iMoneys-Account
Like this book? You can publish your book online for free in a few minutes!
Create your own flipbook
- Follow
- Upload
- 0
- Embed
- Share
ราคาทุนมาตรฐาน ราคาทุนมาตรฐานหรอื ราคาซ้อื ของสินคา้ โดยราคาน้จี ะปรากฏข้นึ มาเมอื่ มกี ารซอ้ื สนิ คา้
รายการนี้ หากไม่มรี าคาซอ้ื ทเี่ ป็นมาตรฐานก็ไมต่ อ้ งใสค่ า่
รหัสกลุ่มสินค้า ใส่รหสั กลุ่มของสนิ ค้า เม่อื ใช้ Hot Seek จะมหี นา้ ตา่ งฐานขอ้ มูลของกลมุ่ สนิ ค้าขน้ึ มา
หากยังไมม่ กี ารบันทกึ ฐานขอ้ มลู กลมุ่ สินค้า ก็สามารถทำการเพม่ิ ที่หน้าตา่ งนีไ้ ดท้ ันที
ชื่อกลมุ่ สินคา้ เป็นชือ่ กลมุ่ ของสินค้า เม่ือกำหนดรหสั กลมุ่ สินค้าแล้วชอื่ สินคา้ กจ็ ะปรากฏขน้ึ ด้วย
ราคาเป็นแบบภาษีแยกนอกหรือรวมใน
ใสค่ า่ Y หมายถงึ เป็นราคาแบบคดิ ภาษีมลู คา่ เพ่ิมแยกตา่ งหาก
ใสค่ ่า N หมายถึง เปน็ ราคาที่รวมภาษีมลู คา่ เพม่ิ แล้ว
การนบั ยอดสต๊อก ระบวุ ิธีการนบั ยอดสต๊อก มใี หเ้ ลอื ก 4 แบบ คือ
ใสค่ า่ 1 หมายถงึ สินคา้ รายการนใ้ี หเ้ รม่ิ นับยอดสตอ๊ ก และไม่ใหม้ ียอดสตอ๊ กตดิ ลบ ถา้
ไมม่ ีสนิ ค้ากจ็ ะทำการขายไมไ่ ด้
ใส่คา่ 2 หมายถึง สินคา้ รายการนใ้ี หเ้ รมิ่ นบั ยอดสตอ๊ ก แต่ยอมใหส้ ต๊อกติดลบได้
ใสค่ า่ 3 หมายถึง สนิ ค้ารายการนี้ แม้จะทำการซอ้ื เข้าหรือขายออกก็ตาม จะไมม่ ีผลต่อ
ยอดสต๊อก
ใสค่ า่ 0 หมายถึง ใหใ้ ช้วิธกี ารนบั ยอดสต๊อก เหมือนท่ีเคยกำหนดไวท้ ่ีฐานข้อมลู บรษิ ัท
46 จดั ทำโดย : ครพู นิ รัฎ สตี ลวรางค์
เป็นสินคา้ เพ่ือออกรายงานสนิ คา้ คงเหลือด้วยหรือไม่ หมายถึง ตอ้ งการใหส้ ินค้าชนดิ นัน้ ออกรายงานสินคา้ คงเหลอื ถ้าใช่ใหใ้ สค่ ่า Y เช่น สนิ คา้ ทสี่ ง่ สรรพากร แต่ถา้ เปน็ วสั ดสุ ้ินเปลอื งใชไ้ ปไม่ไดส้ ่งรายงานใหก้ บั สรรพากร กใ็ ส่ คา่ N
ภาพที่ 4-3 หน้าตา่ งฐานข้อมูลบันทกึ รายการสินค้า หน้าท่ี 2
อธิบายการบนั ทึกรายการ หนา้ ท่ี 2
หน่วยนบั มาตรฐาน ใสห่ น่วยนบั มาตรฐาน ซึ่งควรเปน็ หน่วยท่เี ล็กที่สุด
หน่วยซอื้ ส่วนใหญ่ ใสห่ น่วยนับของสินค้าทซี่ ้อื เข้าเป็นส่วนใหญ่
หนว่ ยขายส่วนใหญ่ ใสห่ นว่ ยนบั ของสนิ คา้ ที่ใช้ขายเปน็ ส่วนใหญ่
บญั ชซี ้อื สด* ถา้ มกี ารซอ้ื สินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการใหล้ งบัญชีเป็นแบบอื่น
นอกเหนอื จากบญั ชซี อื้ สด ใหร้ ะบรุ หสั บญั ชที ีต่ อ้ งการ
บัญชีซอ้ื เชือ่ * ถา้ มกี ารซื้อสินค้ากลมุ่ น้ีเป็นเงนิ เชื่อ และตอ้ งการใหล้ งบญั ชีเปน็ แบบอ่นื
นอกเหนอื จากบัญชซี อ้ื เชื่อ ใหร้ ะบรุ หสั บญั ชีทต่ี อ้ งการ
บญั ชีขายสด* ถา้ มีการขายสินคา้ กลุม่ นเี้ ป็นเงินสด และต้องการใหล้ งบัญชเี ป็นแบบอน่ื
นอกเหนอื จากบัญชีขายสด ใหร้ ะบุรหสั บญั ชที ่ตี ้องการ
บัญชีขายเชอ่ื * ถา้ มีการขายสินคา้ กลมุ่ นเ้ี ปน็ เงนิ สด และตอ้ งการใหล้ งบัญชเี ป็นแบบอ่นื
นอกเหนอื จากบัญชขี ายเชอื่ ใหร้ ะบรุ หสั บญั ชที ีต่ ้องการ
หมายเหตุ : * ควรให้ผวู้ างระบบบญั ชี เป็นผกู้ ำหนดให้ ผู้ใช้งานควรใชต้ ามท่โี ปรแกรมจดั เตรยี มไว้ให้ไปกอ่ น
ภาพที่ 4-4 หนา้ ต่างฐานขอ้ มูลบันทกึ รายการสินคา้ หนา้ ท่ี 3 การสรา้ งฐานข้อมลู ในแตล่ ะระบบ 47
อธบิ ายการบนั ทึกรายการ หนา้ ท่ี 3
ราคาขายมาตรฐาน ใส่ราคาขายมาตรฐานซ่งึ สามารถกำหนดได้ 5 ราคา สำหรบั หน่วยขายทต่ี ่างกนั
บรรทดั แรกสดุ เป็นราคาขายตอ่ หน่วยนับมาตรฐาน ส่วน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขาย
ตอ่ หนว่ ยนับอนื่
ราคาตำ่ สดุ ใสร่ าคาขายตำ่ สดุ ตามหนว่ ยนับมาตรฐาน ห้ามขายตำ่ กว่าราคาท่กี ำหนด
ภาพที่ 4-5 หนา้ ตา่ งฐานขอ้ มูลบันทึกรายการสินคา้ หนา้ ท่ี 4
อธิบายการบันทกึ รายการ หนา้ ที่ 4
ราคาขาย A ใส่ราคาขายสำหรบั เกรด A สำหรบั หนว่ ยนบั แบบตา่ งๆ คอื
บรรทดั แรกสดุ เปน็ ราคาขายเกรด A เม่ือขายทห่ี นว่ ยนบั มาตรฐาน
4 ชอ่ งถัดมาเปน็ ราคาขายเกรด A เมื่อขายทหี่ นว่ ยนับแบบอน่ื ๆ
ราคาขาย B ใส่ราคาขายสำหรบั เกรด B สำหรบั หน่วยนบั แบบต่างๆ คือ
บรรทดั แรกสุด เปน็ ราคาขายเกรด B เม่อื ขายท่หี น่วยนบั มาตรฐาน
4 ช่องถัดมาเปน็ ราคาขายเกรด B เมอื่ ขายทห่ี น่วยนบั แบบอน่ื ๆ
ภาพท่ี 4-6 หน้าต่างฐานขอ้ มูลบันทึกรายการสนิ ค้า หน้าที่ 5 48 จัดทำโดย : ครูพนิ รัฎ สตี ลวรางค์
อธบิ ายการบันทึกรายการ หนา้ ที่ 5
ราคาขาย C ใส่ราคาขายสำหรบั เกรด C สำหรบั หน่วยนับแบบต่างๆ คอื
บรรทัดแรกสดุ เป็นราคาขายเกรด C เม่ือขายทหี่ น่วยนบั มาตรฐาน
4 ช่องถัดมาเปน็ ราคาขายเกรด C เม่ือขายทหี่ นว่ ยนบั แบบอนื่ ๆ
ราคาขาย D ใส่ราคาขายสำหรบั เกรด D สำหรบั หนว่ ยนับแบบต่างๆ คือ
บรรทัดแรกสุด เปน็ ราคาขายเกรด D เมือ่ ขายทหี่ นว่ ยนับมาตรฐาน
4 ชอ่ งถัดมาเปน็ ราคาขายเกรด D เมื่อขายทหี่ น่วยนบั แบบอน่ื ๆ
ภาพที่ 4-7 หนา้ ตา่ งฐานขอ้ มลู บันทกึ รายการสินคา้ หน้าท่ี 6
อธิบายการบนั ทกึ รายการ หนา้ ท่ี 6
หมายเหตุ 1-10 ใสห่ มายเหตปุ ระจำสนิ ค้าแตล่ ะรายการทซ่ี ้ำๆ และตอ้ งการ ให้โปรแกรมดึงไป
อตั โนมัติ เม่ือทำการบันทึกเอกสารขาย เพอื่ ลดเวลาการคยี ์หมายเหตุขณะออก
เอกสารทกุ ครงั้
ภาพท่ี 4-8 หนา้ ตา่ งฐานข้อมลู บันทึกรายการสนิ ค้า หนา้ ที่ 7
อธบิ ายการบันทึกรายการ หนา้ ที่ 7 ใสร่ ปู ของสินค้าไว้ โดยตอ้ งมไี ฟล์ภาพของสินค้าเตรียมไวก้ อ่ น (นามสกุล BMP , JPEG ) มักใชก้ บั สินคา้ ที่
มีลักษณะเฉพาะ มูลค่าสูง อธิบายยาก จำเป็นต้องมีรูปภาพประกอบ หากต้องการใส่รูปภาพให้คลิกที่ เครื่องหมายกากบาท คำสั่ง “Load” หากต้องการยกเลิกรูปภาพนั้นให้คลิกที่เครื่องหมายกากบาท คำส่ัง “Clear”
การสร้างฐานข้อมูลในแตล่ ะระบบ 49
หากใชง้ านระบบ LAN ซ่ึงมีผใู้ ช้งานหลายคน จะตอ้ งเกบ็ ไฟล์รูปภาพไว้ที่ Saver ทเี่ กบ็ ข้อมลู FORMULA ดว้ ย หากเก็บรูปภาพไว้ท่เี คร่ืองคอมพิวเตอร์ท่ใี ชง้ านอยเู่ ครอื่ งเดียว จะทำให้ผู้ใชง้ านคนอ่นื ไมเ่ หน็ รปู ภาพสนิ ค้า
ภาพท่ี 4-9 หน้าตา่ งฐานข้อมลู บนั ทกึ รายการสนิ คา้ หน้าท่ี 8
อธบิ ายการบันทึกรายการ หนา้ ที่ 8 ใชส้ ำหรบั บันทกึ รายละเอียดสินค้ากรณีผลติ สินค้าเพอื่ จำหนา่ ย
1.2 การเพิม่ และแก้ไขรายการกลมุ่ สินคา้ 1.2.1 เข้าไปทีเ่ มนู ระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลัง ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)
เมนู เพิ่ม/แก้ไข รายการกลมุ่ สินคา้ 1.2.2 ทำการเพิม่ รายการโดยกดป่มุ F3-เพิ่ม 1.2.3 บันทึกรายละเอยี ดกล่มุ สินคา้ ตามลำดับ 1.2.4 บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดปุม่ F10-Save เพ่ือเก็บรายการ
ภาพที่ 4-10 หน้าตา่ งบันทึกกลุ่มสินค้า
อธิบายการบนั ทกึ รายการ
รหัส ใสร่ หสั ของกลมุ่ สนิ ค้า
ช่อื ไทย ใส่ชอื่ กลมุ่ สนิ ค้า เปน็ ภาษาไทย
ชอื่ (ภาษา 2) ใสช่ อ่ื กลมุ่ สนิ ค้า เปน็ ภาษาท่ี 2
50 จดั ทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์
บญั ชีซื้อสด* ถ้ามีการซ้อื สินคา้ กลมุ่ นเ้ี ป็นเงนิ สด และตอ้ งการใหล้ งบญั ชเี ปน็ แบบอื่น บัญชีซอื้ เช่ือ* นอกเหนอื จากบญั ชซี อ้ื สด ใหร้ ะบรุ หสั บญั ชที ีต่ ้องการ บญั ชีขายสด* ถ้ามีการซอ้ื สินคา้ กลุ่มนีเ้ ป็นเงนิ เชื่อ และตอ้ งการใหล้ งบญั ชเี ปน็ แบบอน่ื บญั ชีขายเช่ือ* นอกเหนอื จากบญั ชีซอื้ เช่อื ให้ระบรุ หสั บญั ชีที่ตอ้ งการ ถา้ มกี ารขายสนิ คา้ กลมุ่ นเี้ ปน็ เงนิ สด และตอ้ งการใหล้ งบญั ชเี ป็นแบบอื่น นอกเหนอื จากบญั ชีขายสด ใหร้ ะบุรหสั บัญชที ่ตี ้องการ ถา้ มีการขายสินคา้ กล่มุ นเ้ี ปน็ เงนิ สด และต้องการใหล้ งบัญชเี ปน็ แบบอน่ื นอกเหนอื จากบญั ชีขายเชอ่ื ใหร้ ะบรุ หสั บัญชที ีต่ ้องการ
หมายเหตุ * ควรให้ผูว้ างระบบบัญชี เปน็ ผู้กำหนดให้ ผูใ้ ช้งานควรใช้ตามที่โปรแกรมจดั เตรยี มไวใ้ หไ้ ปกอ่ น
1.3 เพ่ิมและแก้ไขรายการหน่วยนบั ของสินคา้ 1.3.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสนิ คา้ คงคลัง ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files)
เมนู เพ่มิ /แก้ไข รายการหนว่ ยนับ 1.3.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปมุ่ F3-เพม่ิ 1.3.3 บนั ทึกรายละเอยี ดของหนว่ ยนับ ตามลำดับ 1.3.4 บนั ทกึ เสรจ็ แล้วกดปมุ่ F10-Save เพอ่ื เกบ็ รายการ
ภาพท่ี 4-11 หน้าตา่ งฐานข้อมลู หน่วยนบั
1.4 เพม่ิ และแก้ไขรายชอ่ื คลังสนิ คา้ 1.4.1 เขา้ ไปที่ ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลัง ฐานข้อมลู (Setup Master Files) เมนู
เพมิ่ /แก้ไข รายชื่อคลงั สินคา้ 1.4.2 ทำการเพมิ่ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพิ่ม 1.4.3 บนั ทึกรายละเอยี ดของคลังสนิ ค้า หรอื คลังวตั ถดุ บิ ตามลำดับ 1.4.4 บันทึกเสร็จแลว้ กดปมุ่ F10-Save เพ่ือเกบ็ รายการ
ภาพท่ี 4-12 หน้าตา่ งฐานขอ้ มูลคลงั สินค้า การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 51
อธบิ ายการบันทกึ รายการ
รหัส รหสั ของคลงั สนิ ค้า
ชือ่ คลังไทย รหสั ของคลังสนิ คา้ เป็นภาษาไทย
ช่อื คลงั (ภาษา 2) ชอ่ื คลังสินค้า เปน็ ภาษาที่ 2
ประเภทคลัง ค่า วา่ ง หมายถงึ คลงั ทใ่ี ช้รบั เข้าหรือซ้ือขาย ใช้กับธุรกจิ ซอื้ มาขายไป
ค่า W หมายถึง เปน็ คลงั ระหว่างทำ ใช้กบั ธรุ กจิ ทท่ี ำการผลิต
ค่า O หมายถึง คลังเบกิ ไปใช้ เช่น การคุมสตอ๊ กวัสดุสิ้นเปลอื งใช้ไป หรอื ธรุ กิจผลิต
2. การสร้างฐานข้อมูลของระบบซื้อ และระบบเจ้าหน้ี เมอ่ื จะใชง้ านระบบซอื้ หรอื ระบบเจ้าหน้ี ขนั้ ตอนแรกคอื การสร้างฐานขอ้ มลู ทตี่ ้องใชใ้ นระบบ คือ การ
เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อผู้จำหน่าย ฐานข้อมลู “เพม่ิ /แก้ไขรายชอื่ ผูจ้ ำหน่าย” ในระบบซ้ือน้ี เป็นฐานข้อมูลเดียวกับ เมนู “เพมิ่ /แก้ไขทะเบียนเจ้าหนี”้ ในระบบเจา้ หน้ี วิธีการทำงานเหมอื นกัน ซง่ึ ผใู้ ชจ้ ะบนั ทึกขอ้ มลู ที่ใดท่ีหนึ่ง ก็ได้ เพราะขอ้ มลู จะเชอ่ื มโยงถงึ กันท้งั 2 เมนู
2.1 เขา้ ที่ ระบบซ้ือ หรือ เข้าท่ี ระบบเจา้ หน้ี ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files) เมนู เพ่มิ และแก้ไขรายช่ือผจู้ ำหนา่ ย
2.2 ทำการเพ่มิ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพม่ิ 2.3 บนั ทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ขอ้ มูลเขา้ ระบบคอมพิวเตอร์
ตัวอย่างท่ี 4-1 กิจการมเี จา้ หน้ี คอื บรษิ ทั เอสวี จำกัด รหัสเจ้าหน้ี S01 ต้งั อยู่ท่ี 16 ถนนอิสระภาพ เขตธนบุรี กรุงเทพฯ 10150 เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 1002099991111 สาขารหัส 00000 สำนักงานใหญ่ ทำการ บันทกึ รายการดังภาพที่ 4-13 ถงึ 4-16 ตามลำดบั
ภาพที่ 4-13 หน้าต่างเขา้ บนั ทกึ ขอ้ มลู ผจู้ ำหน่าย โดยใช้ Work Flow ของระบบซ้อื หรอื ระบบเจา้ หนี้ 52 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์
ภาพท่ี 4-14 หน้าต่างการบันทกึ ข้อมลู ผจู้ ำหน่าย หน้าที่ 1
อธบิ ายการบันทกึ หนา้ ท่ี 1
รหัส ใส่รหสั ของผจู้ ำหน่าย (ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะสรา้ งให้อตั โนมตั ิ)
ชอ่ื ภาษาไทย ใสช่ อ่ื ผู้จำหน่าย ภาษาไทย
ชือ่ ยอ่ ภาษาไทย ใสช่ อ่ื ยอ่ ผจู้ ำหน่าย เพอ่ื ช่วยในการค้นหาขณะบนั ทกึ รายการ
ทีอ่ ย่ภู าษาไทย ใส่ทีอ่ ยู่ของผจู้ ำหน่าย ทเี่ ป็นภาษาไทย
ชอ่ื ภาษา 2 ใส่ชอ่ื ผู้จำหน่าย ที่ใชเ้ ป็นภาษาที่ 2
ช่ือยอ่ ภาษา 2 ใส่ชอื่ ย่อของผู้จำหน่าย ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาท่ี 2
ทีอ่ ย่ภู าษา 2 ใสท่ ี่อยขู่ องผจู้ ำหนา่ ย ที่ใช้เปน็ ภาษาท่ี 2
รหสั ไปรษณีย์ ใสร่ หัสไปรษณยี ์
โทรศัพท์ ใส่หมายเลขโทรศพั ท์
FAX ใสห่ มายเลขโทรสาร
ภาพท่ี 4-15 หนา้ ต่างการบันทกึ ขอ้ มลู ผจู้ ำหนา่ ย หน้าท่ี 2
อธิบายการบนั ทกึ หนา้ ที่ 2 เปน็ นติ บิ คุ คล ถา้ ผ้จู ำหน่ายเป็นนติ บิ คุ คลใหใ้ สค่ า่ “Y” ถา้ เป็นบคุ คลธรรมดาใหใ้ ส่คา่ “N” เลขผู้เสยี ภาษี เลขประจำตวั ผู้เสียภาษี ใชใ้ นรายงานส่งสรรพากร เช่น ภงด.53
การสรา้ งฐานข้อมูลในแตล่ ะระบบ 53
เลขทบ่ี ตั รประชาชน หากเป็นบคุ คลธรรมดาใหใ้ สเ่ ลขทบี่ ัตรประชาชน เพ่อื ใช้รายงานใน ภงด.3
รหสั บญั ช*ี ระบรุ หสั บญั ชที ใ่ี ช้ในการบันทกึ บญั ชีที่ทำหนา้ ที่ “เจา้ หนก้ี ารค้า”
ทอ่ี ยทู่ ่ใี ชต้ ดิ ต่อ
ทอ่ี ยู่ภาษาไทย ทีอ่ ย่ใู นการติดตอ่ หากไม่ตรงกบั ที่อยู่ในหน้าแรก
ท่ีอยู่ภาษา 2 ท่ีอยู่ในการตดิ ตอ่ หากไมต่ รงกบั ทอ่ี ยู่ในหน้าแรก ภาษาที่ 2
รหสั ปณ. ใสร่ หัสไปรษณยี ์
หมายเหตใุ บรบั วางบลิ ใส่หมายเหตทุ จ่ี ะให้แสดงในใบรับวางบลิ เฉพาะของผจู้ ำหนา่ ยรายน้ี
หมายเหตภุ าษาไทย หมายเหตอุ น่ื ๆ ทีต่ อ้ งการบันทกึ เกบ็ ไว้
หมายเหตุภาษา 2 หมายเหตุ ภาษา 2
Email Email Address ของผู้จำหน่าย
หมายเหตุ * ควรปรึกษาผวู้ างระบบบญั ชีก่อนท่จี ะเปล่ียนแปลง หรือใช้ตามทโ่ี ปรแกรมจดั เตรียมใหไ้ ปกอ่ น
ภาพที่ 4-16 หนา้ ต่างการบันทกึ ข้อมลู ผจู้ ำหน่าย หน้าท่ี 3
อธิบายการบันทึก หน้าท่ี 3 ระบเุ ครดิตเทอมทีไ่ ดร้ บั จากผู้จำหน่ายรายน้ี เครดิตเทอม วงเงนิ เครดิตท่ีไดร้ บั จากผจู้ ำหน่ายรายนี้ วงเงนิ เครดติ ผู้ที่ตดิ ต่อประจำเมอื่ ตอ้ งการติดตอ่ กบั ผจู้ ำหนา่ ยรายนี้ ชอ่ื ผตู้ ิดตอ่ ใสเ่ งอื่ นไขในการวางบลิ กำหนดวางบิล ใสเ่ งอ่ื นไขในการเกบ็ เงนิ กำหนดเก็บเงนิ ผู้จำหนา่ ยรายนเ้ี ปน็ นติ บิ คุ คล ไดจ้ ดทะเบียนภาษมี ลู ค่าเพิ่มเปน็ แบบใด ชนิด VAT Y = ใช่ N = ไมใ่ ช่ สาขาสำนักงานใหญ่หรือไม่ ระบรุ หสั สาขาเพื่อใช้ในรายงานภาษี รหัสสาขาในรายงานภาษี ระบุช่อื สาขาเพือ่ ใช้ในรายงานภาษี ช่ือสาขาในรายงานภาษี
54 จดั ทำโดย : ครูพินรัฎ สตี ลวรางค์
3. การสรา้ งฐานขอ้ มลู ของระบบขาย และระบบลูกหนี้ การสร้างฐานข้อมูลของระบบขาย เป็นการบันทึกฐานข้อมูลของระบบขาย แต่เมื่อบันทึกแล้วจะ
เช่ือมโยงไปใช้กับระบบลกู หน้ีด้วย เชน่ ฐานขอ้ มูลรายชอื่ ลกู คา้ เม่อื บันทกึ ทร่ี ะบบนี้แล้ว ก็จะไปเป็นฐานข้อมูล ของลกู หนีด้ ้วย ขนั้ ตอนการสรา้ งฐานข้อมลู ของระบบขาย เปน็ ดงั นี้
3.1 บนั ทึกรายชือ่ ลูกค้า 3.1.1 เข้าท่ี ระบบขาย ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู เพ่มิ และแกไ้ ข
รายชอื่ ลกู คา้ หรือ เข้าที่ ระบบลกู หน้ี ฐานขอ้ มูล เมนู เพมิ่ /แก้ไข ทะเบยี นลูกหน้ี 3.1.2 ทำการเพม่ิ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพิ่ม 3.1.3 บันทกึ รายละเอียดเสรจ็ แลว้ กดปมุ่ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ ขอ้ มลู เข้าระบบคอมพิวเตอร์
ตวั อยา่ งท่ี 4-2 กจิ การมลี กู หน้ี คอื บรษิ ัท สยามเทค จำกัด (มหาชน) รหสั ลูกคา้ C01 ต้งั อยู่เลขท่ี 34 ถนนพระราม 5 เขตดุสิต กรุงเทพฯ 10300 เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 1234010201111 สาขารหัส 00000 สำนักงานใหญ่ ทำการบนั ทกึ รายการดงั ภาพท่ี 4-17 ถึง 4-20 ตามลำดับ
Setup Master Files ระบบขาย Setup Master Files ระบบลูกหนี้
เมนเู พ่มิ /แกไ้ ขรายชือ่ ลูกคา้ เมนเู พ่ิม/แก้ไขรายชอื่ ลกู ค้า
ภาพท่ี 4-17 หนา้ ต่างเขา้ บนั ทกึ ขอ้ มลู ลูกค้า โดยใช้ Work Flow
ภาพท่ี 4-18 หนา้ ต่างการบนั ทกึ ขอ้ มลู ลกู คา้ หนา้ ที่ 1 การสร้างฐานข้อมลู ในแต่ละระบบ 55
อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 1
รหัส ใส่รหสั ของลกู ค้า (ถ้าวา่ งไว้ โปรแกรมจะสร้างใหอ้ ัตโนมตั )ิ
ชื่อภาษาไทย ใส่ช่ือลกู คา้ ภาษาไทย
ชอ่ื ย่อภาษาไทย ใสช่ อ่ื ยอ่ ลูกคา้ เพอื่ ช่วยในการค้นหาขณะบนั ทึกรายการ
ที่อยู่ภาษาไทย ใส่ที่อยขู่ องลูกคา้ ที่เป็นภาษาไทย
ชอ่ื ภาษา 2 ใสช่ ่อื ลกู ค้า ที่ใช้เปน็ ภาษาที่ 2
ชอ่ื ยอ่ ภาษา 2 ใสช่ อ่ื ยอ่ ของลกู คา้ ที่ใชเ้ ปน็ ภาษาที่ 2
ที่อยู่ภาษา 2 ใส่ทอี่ ยขู่ องลูกคา้ ทใี่ ช้เป็นภาษาท่ี 2
รหสั ไปรษณยี ์ ใสร่ หสั ไปรษณยี ์
โทรศัพท์ ใส่หมายเลขโทรศพั ท์
FAX ใส่หมายเลขโทรสาร
ภาพท่ี 4-19 หน้าตา่ งการบนั ทกึ ขอ้ มลู ลกู ค้า หน้าท่ี 2
อธิบายการบันทึก หนา้ ท่ี 2
เลขผเู้ สยี ภาษี เลขประจำตวั ผ้เู สียภาษขี องลกู ค้า เพอ่ื ใชบ้ นั ทึกภาษหี กั ณ ทจ่ี ่าย
เป็นนติ บิ ุคคล ? ถ้าลูกคา้ เป็นนติ บิ คุ คลใหใ้ สค่ ่า “Y” ถ้าเป็นบุคคลธรรมดาใหใ้ สค่ ่า “N”
ช่อื ผู้ติดตอ่ ใส่ช่ือบุคคลเมอ่ื ต้องตดิ ตอ่ กบั ลกู คา้ รายนี้
รหัสบัญชี* ระบรุ หสั บญั ชที ใ่ี ชใ้ นการบนั ทึกบญั ชที ที่ ำหน้าที่ “ลกู หนก้ี ารค้า”
ที่อยู่ท่ีใชต้ ดิ ตอ่
ทอ่ี ย่ภู าษาไทย ทีอ่ ย่ใู นการตดิ ต่อหากไมต่ รงกบั ทอ่ี ยใู่ นหนา้ แรก
ท่ีอยภู่ าษา 2 ทีอ่ ยใู่ นการติดต่อหากไมต่ รงกบั ท่อี ยู่ในหนา้ แรก ภาษาที่ 2
รหสั ปณ. ใสร่ หสั ไปรษณยี ์
หมายเหตใุ บวางบลิ ใสห่ มายเหตทุ ่ีจะใหแ้ สดงในใบวางบลิ
หมายเหตุภาษาไทย หมายเหตุของลกู คา้ ทเี่ ป็นภาษาไทย
หมายเหตภุ าษา 2 หมายเหตขุ องลูกค้า ที่เป็นภาษาที่ 2
หมายเหตุ * ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชกี อ่ นที่จะเปล่ยี นแปลง หรือใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรยี มให้ไปกอ่ น
56 จดั ทำโดย : ครูพนิ รฎั สตี ลวรางค์
ภาพท่ี 4-20 หน้าต่างการบันทกึ ขอ้ มลู ลกู ค้า หน้าที่ 3
อธิบายการบันทกึ หน้าท่ี 3
กลุ่มลกู คา้ ระบรุ หสั กลุ่มลูกคา้ ทเ่ี คยบนั ทกึ ไว้ โปรแกรมจะดึงช่อื กลุ่มลกู ค้ามาใหอ้ ตั โนมตั ิ
เขตลกู คา้ ระบรุ หสั เขตลกู คา้ ท่เี คยบนั ทึกไว้ โปรแกรมจะดึงช่ือเขตลกู คา้ มาให้อัตโนมัติ
พนักงานขาย ระบรุ หสั พนกั งานขาย ท่เี คยบันทกึ ไว้ โปรแกรมจะดึงชื่อพนกั งานขายมาใหอ้ ัตโนมตั ิ
วงเงินเครดติ ใสว่ งเงินเครดิตท่ใี หก้ บั ลกู คา้ รายนี้ เพอื่ ใช้ตรวจสอบวงเงนิ เครดิต
BLACK LIST จดั เป็นลกู คา้ ทอ่ี ยใู่ น Blacklist หรอื ไม่
เครดิตเทอม ระบเุ ครดติ เทอมท่ใี หก้ บั ลกู คา้ รายน้ี เพื่อใชร้ ะบใุ นเอกสารขาย
ใชร้ าคาขายเกรด ลกู ค้ารายน้ี จะใชร้ าคาขายที่เคยกำหนดไวท้ ี่ฐานข้อมลู สนิ ค้า วา่ เป็นราคาขายเกรดใด
ศักยภาพ ลกู คา้ รายน้ีมศี กั ยภาพอย่ใู นขั้นใด เชน่ A = ศกั ยภาพดเี ลิศ B = ดี C = ปานกลาง
D = คอ่ นข้างมีปัญหา
กำหนดวางบลิ ใสเ่ งอื่ นไขในการวางบลิ
กำหนดเกบ็ เงนิ ใส่เงอ่ื นไขในการเกบ็ เงิน
วธิ ีชำระเงิน ใสค่ ่า “Q” ถา้ ส่วนใหญช่ ำระเป็นเชค็ ค่า “C” ถ้าส่วนใหญช่ ำระเป็นเงนิ สด และใส่คา่
“T” ถา้ ส่วนใหญช่ ำระโดยการโอนเงินเข้าบัญชี
สาขาสำนักงานใหญ่หรอื ไม่ Y = ใช่ N = ไมใ่ ช่
รหสั สาขาในรายงานภาษี ระบรุ หสั สาขาเพอ่ื ใชใ้ นรายงานภาษี
ชือ่ สาขาในรายงานภาษี ระบุชอื่ สาขาเพอ่ื ใชใ้ นรายงานภาษี
3.2 กำหนดราคาขายประจำลูกคา้ แตล่ ะราย ในการขายสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า อาจจะมีราคาขายที่แตกต่างกันไปในลูกค้าแต่ละราย
เช่น ลกู คา้ ท่ซี ้อื ประจำ ลกู คา้ ทีม่ กี ารชำระเงนิ ตรงเวลา จะไดร้ าคาพเิ ศษ โดยให้เป็นส่วนลดทีม่ ากกว่าลูกค้าราย อื่นก็ได้ โดยจะกำหนดราคาขายและส่วนลดของลกู ค้าแต่ละรายไว้ล่วงหน้า เพื่อลดความผิดพลาดในการให้ สว่ นลดแกล่ ูกคา้
การสรา้ งฐานข้อมลู ในแต่ละระบบ 57
3.2.1 เข้าท่ี ระบบขาย ฐานข้อมลู (Setup Master Files) กำหนดราคาขายประจำ ลกู ค้าแต่ละราย (SET PRICE FOR EACH CUSTOMER)
3.2.2 เลอื กลูกคา้ ทจ่ี ะกำหนดราคาขายและสว่ นลดเปน็ พเิ ศษ 3.2.3 กดปุม่ F3-เพ่ิม เพอื่ เลือกสินคา้ ทจ่ี ะกำหนดราคาและส่วนลดใหส้ ำหรับลกู คา้ รายน้ี 3.2.4 เมื่อบันทึกเสร็จแต่ละรายการสินค้าแล้ว ให้กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลเข้าระบบ คอมพิวเตอร์ แลว้ กลบั ไปทำรายการข้อ 3 เพอ่ื กำหนดราคาและส่วนลดของสินคา้ รายการอื่นตามต้องการ จน ครบทุกรายการ เมอื่ กลับมาทหี่ น้าตา่ งรายการสนิ ค้าก็จะเหน็ สนิ ค้าทเ่ี รากำหนดไปแลว้ ดงั ภาพท่ี 4-24
ภาพท่ี 4-21 หน้าต่างกำหนดราคาขายประจำลกู ค้าแต่ละราย
ภาพท่ี 4-22 หน้าต่างรายการสนิ ค้าท่ีจะกำหนดราคาขายและสว่ นลดเฉพาะลกู คา้
ภาพที่ 4-23 หน้าต่างบนั ทึกราคาขายของแต่ละรายการสินค้าสำหรบั ลกู ค้าท่เี ลอื กเขา้ มา 58 จัดทำโดย : ครพู นิ รฎั สีตลวรางค์
ภาพท่ี 4-24 หนา้ ตา่ งรายการสินคา้ ทีก่ ำหนดราคาขายและส่วนลดแลว้ สำหรบั ลกู คา้ ทเ่ี ลอื กเข้ามา
4. การสรา้ งฐานขอ้ มูลของระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร เมื่อจะใช้งานระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร จะเร่ิมด้วยการสร้างฐานขอ้ มูลทต่ี ้องใช้ในระบบดงั นี้ 4.1 การบันทกึ รายชื่อธนาคาร 4.1.1 เข้าท่ีระบบเช็คและบัญชีเงนิ ฝาก ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนูเพ่มิ /
แก้ไขรายชื่อธนาคาร 4.1.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปมุ่ F3-เพ่ิม 4.1.3 บันทกึ รายละเอยี ดของธนาคาร 4.1.4 บนั ทกึ รายละเอยี ดเสร็จแลว้ กดปุ่ม F10-SAVE เพอื่ เกบ็ รายการ
ภาพท่ี 4-25 หน้าต่างบนั ทึกรายการธนาคาร
4.2 การบนั ทกึ รายการสมุดบญั ชีเงินฝากและยอดยกมาตน้ งวด 4.2.1 เข้าที่ระบบเช็คและบัญชีเงนิ ฝาก ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนูเพ่มิ /
แกไ้ ขบญั ชเี งนิ ฝาก 4.2.2 ทำการเพม่ิ รายการโดยกดปุ่ม F3-เพิม่ 4.2.3 บันทึกรายละเอยี ดของสมดุ บัญชเี งินฝาก 4.2.4 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเก็บรายการ
ตัวอยา่ งที่ 4-3 กิจการมีบัญชเี งนิ ฝากกระแสรายวัน (Current) รหสั 001 เลขท่บี ญั ชี 250-1-23456-7 ธนาคารกรุงไทย สาขารามคำแหง วันที่เปิดบัญชี 01/01/55 ยอด Balance 296,400.00 บาท ณ วันที่ 01/11/63 ทำการบันทกึ รายการดงั ภาพที่ 4-26 ถึง 4-28 ตามลำดับ
การสร้างฐานข้อมลู ในแต่ละระบบ 59
Setup Master Files ระบบเช็ค
เมนูเพ่ิม/แกไ้ ขบัญชเี งนิ ฝากธนาคาร ญ
ภาพที่ 4-26 หน้าต่างเขา้ บนั ทึกรายการสมุดบญั ชีเงินฝากโดยใช้ Work Flow ระบบเชค็
ภาพท่ี 4-27 หนา้ ต่างบันทกึ รายการสมดุ บัญชีเงินฝาก หนา้ ที่ 1
อธบิ ายการบันทึก หน้าท่ี 1
รหัส ใส่รหัสบัญชีเงนิ ฝาก (ถ้าวา่ งไว้ โปรแกรมจะสรา้ งให้อตั โนมตั )ิ
เลขที่บัญชี ใส่เลขท่ีบญั ชเี งนิ ฝากธนาคาร
ชื่อสมุด (ไทย) ใส่ชอื่ สมุดบญั ชีเงินฝากแตล่ ะเล่ม
ชื่อสมดุ (ภาษา 2) ใสช่ ่อื สมุดบัญชเี งินฝากแตล่ ะเล่ม ที่ใช้เปน็ ภาษาท่ี 2
ธนาคาร ใส่รหัส / ชือ่ ธนาคารของสมุดบัญชี ใช้ Hot seek ค้นหาจากฐานข้อมูลธนาคาร
ช่อื สาขาของธนาคาร ใส่ชอื่ สาขาของธนาคาร
ประเภทบัญชี S = Saving -ออมทรัพย์ C = Current -กระแสรายวัน F = Fixed -ฝากประจำ
วันท่เี ปดิ บัญชี ใส่วันที่เปิดบญั ชีเงนิ ฝาก ซึ่งอาจจะเปดิ บัญชเี ลม่ นไ้ี วก้ ่อนมาใชร้ ะบบก็ได้
ยอดเงิน Balance ใส่ยอดเงนิ ฝากยกมาต้นงวด ณ วนั ท่ีท่ีระบใุ นชอ่ งถดั ไป
ณ วนั ท่ี ใส่วนั ท่ีของยอดเงินฝากธนาคารยกมา
60 จัดทำโดย : ครูพนิ รัฎ สตี ลวรางค์
ภาพที่ 4-28 หนา้ ต่างบนั ทกึ รายการสมดุ บัญชีเงินฝาก หนา้ ท่ี 2
อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 2
รหสั แบบฟอรม์ ที่ใช้พมิ พเ์ ช็คลำดบั ท่ี 1-5 ระบรุ หสั แบบฟอรม์ พมิ พเ์ ช็ค ท่เี คยออกแบบไว้แล้ว ซ่ึงอาจ
กำหนดไว้หลายแบบ โดยมใี หก้ ำหนดได้ถึง 5 แบบ
รหัสแบบฟอรม์ พิมพ์ (ใบนำฝากหนา้ แรก) ระบรุ หสั แบบฟอร์มพมิ พใ์ บนำฝากหนา้ แรกทเ่ี คยออกแบบ
รหสั แบบฟอร์มพมิ พ์ (ใบนำฝากหนา้ หลงั ) ระบรุ หสั แบบฟอร์มพมิ พ์ใบนำฝากหน้าหลงั ทเี่ คยออกแบบ
รหสั บญั ชี (จากผังบญั ชี) ใส่รหสั บญั ชี ถ้ามกี ารทำรายการสมุดบัญชเี ลม่ นี้
กรณใี บนำฝาก ลงบญั ชที ี่สมุดรายวนั เมอื่ บันทึกใบนำฝากจะใหบ้ นั ทึกบญั ชีทส่ี มดุ รายวันเลม่ ใด
กรณีกลับรายการเช็คจา่ ย ลงบญั ชีท่ีสมดุ รายวนั * เมอื่ นำเงนิ เขา้ บญั ชสี ำหรบั เชค็ ท่ไี ด้จา่ ยไป จะใหบ้ นั ทกึ
บญั ชที ่ีสมดุ รายวนั เล่มใด
บัญชีเชค็ จ่าย* กรณเี ป็นบัญชกี ระแสรายวนั เม่อื มีการจา่ ยเชค็ จะให้บันทกึ บญั ชี
หนา้ ท่ี “เช็คจ่าย” ตรงกบั บญั ชีชอื่ อะไรในผงั บญั ชี
บญั ชเี ชค็ รับ* กรณเี ป็นบญั ชที ่ีนำฝากเช็คเขา้ บญั ชเี งินฝาก จะใหบ้ ันทกึ บัญชี
หนา้ ที่ “เช็ครบั ” ตรงกบั บญั ชีชอ่ื อะไรในผังบญั ชี
หวั ขอ้ ท่ีมสี ญั ลักษณ์ * ใหใ้ ช้ตามคา่ ทโี่ ปรแกรมข้นึ ให้อตั โนมตั ิไปกอ่ น การเปลย่ี นแปลงค่านี้ควรทำโดยนักบัญชี
5. การสรา้ งฐานขอ้ มูลของระบบสนิ ทรพั ย์และคา่ เสื่อมราคา 5.1. การเพ่มิ รายการสินทรัพย์ 5.1.1 เขา้ ท่ี ระบบสินทรัพย์ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เพมิ่ /แกไ้ ข รายการ
สินทรพั ย์ 5.1.2 กดปมุ่ F3-เพิม่ เพือ่ เพ่มิ รายการ 5.1.3 บนั ทกึ รายละเอยี ดของสินทรัพย์ตามตอ้ งการ 5.1.4 กดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเก็บข้อมูล
การสรา้ งฐานข้อมลู ในแตล่ ะระบบ 61
ตวั อย่างท่ี 4-4 กจิ การมีสนิ ทรัพย์ไม่หมนุ เวียน คือ เครอ่ื งคอมพิวเตอร์พรอ้ มอปุ กรณ์ รหัสสินทรัพย์ A001 เป็นสินทรพั ยข์ องแผนก <ไม่ระบุ> ราคาซื้อ 54,000 บาท วนั ทซี่ อ้ื 01/11/2555 วันเรม่ิ ตน้ คำนวณคา่ เสอ่ื ม 01/11/2557 วิธีการคำนวณคา่ เสอ่ื มแบบเส้นตรง ความถ่ใี นการบันทึกบญั ชีเดือนละคร้ัง อตั ราคา่ เสื่อม 20% ตอ่ ปี ราคาซาก 1.00 บาท คา่ เสื่อมราคาสะสมก่อนวันเรมิ่ คำนวณค่าเสอ่ื ม 21,600 บาท ทำการบันทึก รายการดังภาพท่ี 4-29 ถึง 4-33 ตามลำดับ
Setup Master Files ระบบสนิ ทรัพย์
ภาพที่ 4-29 หนา้ ตา่ งเข้าบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ โดยใช้ Work Flow ระบบสนิ ทรัพย์
ภาพที่ 4-30 หน้าต่างบนั ทกึ รายละเอียดสนิ ทรพั ย์ หนา้ ที่ 1
อธบิ ายการบนั ทกึ หนา้ ที่ 1
รหสั สินทรัพย์ ใสร่ หสั ของสินทรัพยท์ ีก่ ำหนด (ถา้ ว่างไว้ โปรแกรมจะสร้างใหอ้ ัตโนมตั )ิ
ช่ือสินทรพั ย์ (ไทย) ใส่ชือ่ สินทรัพยท์ กี่ ำหนด
ชอ่ื สินทรัพย์ (ภาษา 2) ใสช่ อ่ื สินทรพั ย์ ทใี่ ช้เป็นภาษาท่ี 2
62 จดั ทำโดย : ครพู นิ รัฎ สีตลวรางค์
เปน็ สินทรัพยข์ องแผนก ระบแุ ผนกทใี่ ชส้ นิ ทรพั ย์น้ันอยู่ กรณีทที่ ำ Cost Center ซงึ่ โปรแกรมจะลงรายการ
บญั ชแี ยกตามแผนกตามทร่ี ะบุไว้ให้ด้วย
รหัสบญั ชสี ินทรพั ย์ หมายถงึ รหัสบญั ชีสนิ ทรพั ย์นั้น เชน่ เก้าอี้ จดั อย่ใู นบญั ชีสนิ ทรัพยช์ ือ่ “บญั ชีอปุ กรณ์
สำนักงาน” รหสั บญั ชีสนิ ทรพั ยเ์ ดยี วกนั อาจจะมสี ินทรพั ยไ์ ดห้ ลายรายการ และเมอื่
สง่ั พมิ พ์รายงานตารางค่าเสือ่ มราคา โปรแกรมกจ็ ะพิมพโ์ ดยเรียงตามรหสั บญั ชี
สนิ ทรพั ยท์ ร่ี ะบุไวท้ ีน่ ่ี
Dr-บญั ชีคา่ เสื่อม ใสร่ หัส หรอื ชอ่ื บญั ชที ี่ใหโ้ ปรแกรมเดบติ บัญชคี า่ เส่ือมราคา
Cr-บญั ชคี า่ เส่ือมสะสม ใสร่ หัส หรือชอ่ื บญั ชีท่ีให้โปรแกรมเครดติ บัญชีคา่ เสอื่ มราคาสะสม
ราคาตลาด ใสร่ าคาของสนิ ทรัพย์ตามทอ้ งตลาดท่วั ไป มกั เปน็ ราคาจริงตามทอ้ งตลาดขณะนนั้
ราคาซ้อื ใสร่ าคาทซ่ี อ้ื มา ซ่ึงอาจจะไมใ่ ช่ราคาท่จี ะใช้ในการคำนวณคา่ เสือ่ มราคากไ็ ด้
ค่าใชจ้ า่ ยในการขนสง่ ใสค่ า่ ใชจ้ ่ายท่เี สียไปในการขนสง่ สินทรพั ย์นนั้
คา่ ตดิ ตงั้ ใส่ค่าใช้จ่ายที่เสียไปในการติดตงั้ สินทรัพย์
ค่าใช้จา่ ยเบด็ เตล็ด ใส่ค่าใชจ้ า่ ยเบ็ดเตลด็ อน่ื ๆ ท่เี สียไปเพือ่ ให้ได้สินทรพั ย์มา
ราคาซอ้ื +คา่ ใช้จ่าย ในสว่ นนโี้ ปรแกรมจะคำนวณคา่ ใช้จา่ ยตา่ งๆ ทงั้ หมด แลว้ นำผลรวมที่ได้มาไว้ให้เอง
โดยอตั โนมัติ ผู้ใช้ไมส่ ามารถเขา้ ไปแก้ไขในสว่ นนไ้ี ด้ และจำนวนเงนิ ของช่องนจ้ี ะ
เปลี่ยนแปลงไป ถ้ามกี ารเปลยี่ นแปลงการบนั ทกึ คา่ ใชจ้ ่ายในชอ่ งใดช่องหนึ่ง
ราคาซ้อื หรือไดม้ า หมายถงึ ราคาซื้อหรือได้มาท่ีใช้แสดงในตารางค่าเส่ือม
มลู คา่ สินทรพั ย์ ใสม่ ลู คา่ ของสนิ ทรพั ยท์ ี่ผ้ใู ชต้ อ้ งการนำมาใช้ในการคำนวณคา่ เสื่อมราคา อาจเป็น
ราคาท่ีเกดิ จากการนำค่าใชจ้ ่ายส่วนตา่ งๆ มารวมด้วยกไ็ ด้ หรอื จะนำเฉพาะราคา
มลู คา่ สนิ ทรัพยจ์ รงิ กไ็ ด้
ภาพที่ 4-31 หนา้ ตา่ งบันทึกรายละเอียดสนิ ทรพั ย์ หนา้ ท่ี 2 การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 63
อธิบายการบนั ทกึ หนา้ ท่ี 2
วนั ทซ่ี ือ้ ใส่วันทีซ่ อ้ื หรือไดส้ นิ ทรัพย์น้ันมา ซ่งึ อาจจะไมใ่ ชว่ นั ที่เรม่ิ คำนวณค่าเส่ือมราคาก็ได้
วันเร่มิ คำนวณค่าเส่อื ม ใส่วนั ที่จะใหโ้ ปรแกรมเริม่ คำนวณค่าเสอ่ื ม เชน่ วันท่ซี อ้ื ทรพั ยส์ ินมาจรงิ คือ
01/11/2561 อาจจะเรมิ่ คำนวณคา่ เสอื่ มราคาวันท่ี 01/11/2563 แตโ่ ปรแกรมจะใส่
วนั ทเี่ รม่ิ ใชร้ ะบบทีเ่ คยระบุไว้ทฐ่ี านข้อมลู บรษิ ัทใหก้ อ่ น
วธิ คี ำนวณคา่ เสื่อม ถ้าใสค่ า่ 1 คอื เลือกคำนวณโดยใช้วิธเี ส้นตรง
ถา้ ใส่คา่ 2 คอื เลือกคำนวณโดยใชว้ ธิ ีลดน้อยถอยลง
การลงบญั ชคี า่ เสอื่ ม หมายถึง การกำหนดการลงบญั ชคี ่าเสอ่ื มใหเ้ ป็นแบบ เดือนละครงั้ หรือ ปีละครงั้
อตั ราคา่ เสื่อม ใส่อตั ราค่าเสื่อมราคา ทีใ่ หโ้ ปรแกรมใช้คำนวณมที ั้งแบบเปอร์เซ็นต์ต่อเดือน หรอื
เปอร์เซ็นตต์ อ่ ปี กไ็ ด้
ราคาซาก ใส่ราคาซากของสินทรพั ย์ ทค่ี าดว่าจะมรี าคาเหลอื อยู่เท่าใด ณ วันทหี่ มดอายุการใช้งาน
มลู ค่าสนิ ทรพั ยห์ ักราคาซากแลว้ คำนวณคา่ เส่ือม?
ถา้ ใส่คา่ วา่ ง คือ ไมห่ กั ราคาซาก ถา้ ใส่ค่า 1 คอื หกั ราคาซาก
คา่ เส่ือมสะสมก่อนวนั เร่มิ คำนวณคา่ เสือ่ ม
ใสค่ า่ เส่ือมราคาสะสมกอ่ นท่ีจะมาใชซ้ อฟท์แวร์ หรือบางครง้ั อาจเป็นคา่ เสอื่ มราคา
สะสมยกมาตน้ รอบบญั ชี บวกกบั คา่ เส่อื มราคาในงวดบัญชปี จั จบุ ันบางส่วน เช่น ใน
กรณที ี่จะเร่ิมคำนวณค่าเสอ่ื มราคาไมต่ รงกบั วันเรม่ิ ใช้ระบบ
วนั ทขี่ ายไป ใสว่ ันท่ขี ายสนิ ทรัพยน์ ้นั ไป ซงึ่ จะใช้ในกรณีท่มี ีการจำหนา่ ยสินทรพั ย์ออกไปเท่าน้นั
แตถ่ า้ จำหนา่ ยสนิ ทรัพย์นน้ั แลว้ และมาใส่วนั ทีข่ ายสนิ ทรพั ยท์ น่ี ่ี โปรแกรมจะหยดุ
การคำนวณนบั จากวันทีข่ ายไป
ราคาขาย ใส่ราคาขายทจ่ี ำหนา่ ยสินทรพั ยอ์ อกไป สำหรบั การบนั ทึกรายการบญั ชีนั้น ผู้ใชง้ าน
ต้องทำการบนั ทกึ รายการด้วยท่ีเมนู “ลงรายวัน”
เลขทีเ่ อกสารประกอบการขาย ใส่เลขท่ีของเอกสารทเี่ กิดจากการขายสนิ ทรพั ย์นน้ั ๆ
ภาพที่ 4-32 หน้าต่างบนั ทกึ รายละเอียดสนิ ทรพั ย์ หน้าที่ 3 64 จัดทำโดย : ครพู นิ รฎั สีตลวรางค์
อธิบายการบันทกึ หน้าที่ 3 เป็นรายละเอียดเพมิ่ เตมิ เกี่ยวกบั สนิ ทรพั ย์ แตไ่ มม่ ผี ลตอ่ การคำนวณค่าเสอ่ื มราคาของสนิ ทรพั ย์ จะไม่
ระบุค่ากไ็ ด้
ภาพท่ี 4-33 หนา้ ต่างบนั ทกึ รายละเอียดสินทรพั ย์ หน้าที่ 4 อธบิ ายการบันทกึ หนา้ ท่ี 4
เป็นการเกบ็ ภาพสินทรพั ยเ์ ขา้ ไปในระบบ ทำโดยใช้เมาสค์ ลกิ ทช่ี ่องสเี่ หลย่ี ม ในภาพท่ี 4-33 - คลิกท่ี Load เพอ่ื นำภาพสนิ ทรัพยเ์ กบ็ เข้าระบบ - คลกิ ท่ี Clear เพอื่ ลบภาพสินทรพั ย์ทเ่ี คยเกบ็ ออกจากระบบ 6. การสรา้ งฐานขอ้ มูลของระบบบัญชแี ยกประเภท 6.1 เพม่ิ และแก้ไขผงั บญั ชี
6.1.1 เขา้ ท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เพ่ิมและแก้ไข ผงั บญั ชี
6.1.2 กดปมุ่ F3-เพมิ่ เพอื่ เพิ่มรายการ 6.1.3 บันทึกรายละเอยี ดเสรจ็ แล้วกดปมุ่ F10-SAVE เพอ่ื เก็บข้อมลู
ภาพที่ 4-34 หน้าตา่ งบันทึกรายละเอียดผงั บญั ชี อธิบายการบันทกึ รายละเอียดผงั บญั ชี
รหสั ใส่รหสั บญั ชี ชือ่ บญั ชี (ภาษาไทย) ใส่ชือ่ บัญชี
การสร้างฐานข้อมลู ในแต่ละระบบ 65
ช่อื บัญชี (ภาษา 2) ใส่ช่ือบัญชีทเ่ี ปน็ ภาษาท่ี 2 หมวดบญั ชี ให้เลอื ก A หรอื 1 = สนิ ทรพั ย์ , L หรอื 2 = หนส้ี นิ , C หรอื 3 = ทุน , R หรือ 4 = รายได้ , X หรือ 5 = คา่ ใช้จ่าย , M หรือ 6 = ค่าใช้จ่ายในการผลติ ชนิดของบญั ชี ถา้ ใส่คา่ D หมายถงึ บญั ชยี อ่ ย คือบัญชีที่ใชใ้ นการบนั ทกึ รายการ ถา้ ใส่คา่ G หมายถึง กลมุ่ บญั ชี จะเปน็ การดงึ คา่ ยอดรวมของบัญชีทอ่ี ยใู่ น กลมุ่ นี้มาแสดง เม่ือสั่งพมิ พร์ ายงานเป็นกลุ่มบัญชี หรอื เมื่อออกแบบงบการเงนิ
6.2 สร้างแบบฟอรม์ การบันทกึ บญั ชีเพื่อชว่ ยลงรายการซำ้ ๆ 6.2.1 เขา้ ที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files) เพ่มิ /
แกไ้ ขแบบฟอร์มการบนั ทึกบญั ชีรปู แบบทใี่ ชบ้ อ่ ยๆ 6.2.2 ทำการเพ่ิมรายการโดย กดปุม่ F3-เพ่มิ 6.2.3 บันทกึ รายละเอยี ดของแบบฟอรม์ บญั ชที ่ีต้องการ เสร็จแลว้ กดปมุ่ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมลู
ภาพที่ 4-35 หน้าตา่ งบันทึกแบบฟอรม์ บญั ชที ี่ใช้บอ่ ย
อธบิ ายการบนั ทึกรายละเอยี ดผังบญั ชี
รหัสแบบฟอร์ม ใสร่ หสั ของแบบฟอรม์
ชื่อแบบฟอรม์ ใส่ชื่อของแบบฟอรม์
ประเภทแบบฟอรม์ ใส่ค่า S ถา้ เป็นแบบฟอรม์ บญั ชี แบบทว่ั ไป
ใสค่ ่า A ถ้าเป็นแบบฟอรม์ บัญชแี บบ Allocate (แยกตามแผนก)
รายละเอียด (ส่วนหัว) ใสร่ ายละเอียดทใ่ี ชอ้ ธบิ ายรายการรายวนั
66 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สตี ลวรางค์
จำนวนเงินเดบิต/เครดิต ให้ใส่ค่า 1 ไว้เพอ่ื ใหท้ ราบวา่ บัญชีน้ันอยู่ดา้ นเดบติ หรอื เครดิต หรอื จะไม่ใส่ก็ได้ P ใชส้ ำหรบั การกำหนดสัดสว่ นของยอดเงินในการ Allocate ค่าใช้จ่าย แผนก ถา้ มีการ Allocate คา่ ใช้จา่ ยแตกเขา้ แตล่ ะแผนก ก็ให้ใส่รหสั แผนกไว้ โปรแกรมจะ
ทำการกระจายคา่ ใชจ้ า่ ยให้เอง 6.3 การกำหนดหนา้ ทีข่ องบัญชีตามสภาวะทัว่ ไป
6.3.1 เขา้ ท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files) กำหนด หน้าท่ขี องบัญชีตามสภาวะทัว่ ไป (MAPPING ACCOUNT CHART TO ACCOUNT FUNCTION)
6.3.2 เขา้ ไประบุรหสั บัญชี หรอื ชือ่ บัญชที ี่ตรงกบั หน้าที่ ท่ีมไี วใ้ ห้ 6.3.3 บนั ทึกรายละเอยี ดเสรจ็ แล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเกบ็ ขอ้ มลู
ภาพที่ 4-36 หน้าตา่ งกำหนดหน้าทข่ี องผงั บญั ชใี นสภาวการณ์ทัว่ ไป ท่โี ปรแกรมเตรยี มไวใ้ ห้ ปกติโปรแกรมจะกำหนดหน้าทข่ี องบญั ชีตามสภาวะทวั่ ไป สำหรบั กรณีบันทึกบญั ชีสนิ ค้าคงเหลอื แบบ Periodic ไว้แล้ว ถ้าไม่มีการเพิ่มบัญชใี นผังบญั ชี ก็ไม่ต้องแก้ไขรายการอะไร แต่ถ้ามีการเพ่มิ บัญชีในผังบัญชี เช่น ตอ้ งการเพ่มิ บัญชี “คา่ ขนส่งเขา้ ” ซึ่งเปน็ คา่ ใชจ้ า่ ยทีเ่ ปน็ ต้นทุนขาย จะต้องดำเนนิ การดงั น้ี
การสร้างฐานข้อมลู ในแต่ละระบบ 67
(1) เพิ่มชื่อบัญชี “ค่าขนส่งเข้า” ในผังบัญชี โดยเข้าทำงานที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files) เมนู เพิ่มและแกไ้ ขผังบญั ชี
เพิม่ บญั ชี “คา่ ขนสง่ เข้า” ในผังบัญชี
ภาพท่ี 4-37 หนา้ ต่างเพ่มิ และแกไ้ ขบัญชใี นผงั บญั ชี (2) กำหนดหน้าทีข่ องผังบัญชีในสภาวการณท์ วั่ ไป โดยจับคชู่ ่อื หนา้ ท่ี “ค่าใช้จา่ ยทเี่ ป็นตน้ ทนุ ขาย” กับ ช่อื บญั ชี “ค่าขนสง่ เขา้ ”
จบั คู่หนา้ ทบ่ี ญั ชี “คา่ ใช้จ่ายทเี่ ปน็ ต้นทนุ ขาย” กบั ช่ือบญั ชี “ค่าขนส่งเขา้ ”
ภาพที่ 4-38 หนา้ ต่างกำหนดหน้าท่ขี องผงั บญั ชีในสภาวการณท์ ่ัวไป กรณีกิจการบนั ทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ แบบ Perpetual เมื่อทำการกำหนดวธิ ีการบันทึกบัญชสี ินคา้ คงเหลอื เป็นแบบ Perpetual ทเ่ี มนูเพิม่ แกไ้ ขรายชือ่ บรษิ ัทแล้ว จะตอ้ งแกไ้ ขการจบั ค่หู น้าทีบ่ ัญชีที่ต้องใช้งาน แบบ Perpetual ที่ เมนู “กำหนดหน้าที่บัญชีตามสภาวะทั่วไป” และจับคู่หน้าท่ีบัญชี “ส่วนลดรับ” กับช่ือ บัญชี “สินค้าสำเร็จรูป” ดังภาพที่ 4-39 ส่วนหน้าที่บัญชีอื่นๆ ได้แก่ ซื้อสด ซื้อเชื่อ และสินค้าส่งคืนและ ส่วนลด โปรแกรมจะจบั คู่กับบญั ชี “สนิ ค้าสำเร็จรปู ” ใหอ้ ตั โนมัติ
68 จดั ทำโดย : ครูพนิ รฎั สตี ลวรางค์
กรณีบันทึกบญั ชีสนิ คา้ คงเหลือแบบ Perpetual จบั คหู่ น้าท่ีบญั ชี “สว่ นลดรับ” กบั ชื่อบญั ชี “สนิ ค้าสำเรจ็ รูป”
ภาพท่ี 4-39 หน้าตา่ งกำหนดหน้าทข่ี องผงั บญั ชใี นสภาวการณท์ วั่ ไป กรณีบันทกึ บญั ชีสนิ คา้ คงเหลือแบบ Perpetual
6.4 การกำหนดหนา้ ทขี่ องบัญชีท่จี ะใช้งานในแบบเฉพาะ (สภาวการณ์) 6.4.1 เข้าท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานข้อมลู (Setup Master Files) กำหนด
หนา้ ท่ขี องบัญชีแยกตามสภาวการณ์
ภาพที่ 4-40 หน้าตา่ งกำหนดหนา้ ท่ขี องบญั ชแี ยกตามสภาวการณ์ 6.4.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพ่มิ 6.4.3 ใสร่ หสั สภาวการณแ์ ละช่ือสภาวการณ์ทต่ี อ้ งการ
การสรา้ งฐานข้อมลู ในแตล่ ะระบบ 69
6.4.4 กำหนดรหสั บัญชี และช่อื บัญชี ตรงหน้าท่ีท่ตี ้องการเปลยี่ นแปลง เช่น หนา้ ท่ี “ขายเชอื่ ” ตามสภาวการณ์ท่ัวไป จะจบั คู่กบั บญั ชี “ขายเชอ่ื ” แต่ต้องการที่จะเปลยี่ นเปน็ บญั ชี “ขายเช่ือ-ประเทศเมียน มาร์” ก็ใหเ้ ลอื่ นไปทห่ี น้าที่ “ขายเช่ือ” และใสร่ หสั บญั ชหี รอื ชื่อบัญชี “ขายเช่อื -ประเทศเมยี นมาร์” เข้าไป
6.4.5 บนั ทกึ รายละเอยี ดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพอื่ เก็บข้อมลู
ภาพที่ 4-41 หนา้ ต่างกำหนดหนา้ ทขี่ องบญั ชแี ยกตามสภาวการณ์ (ขายเชอ่ื -ประเทศเมียนมาร)์ 6.5 การสรา้ งสมุดรายวัน
ปกติโปรแกรมจะจัดเตรียมสมุดรายวันไว้ให้แล้ว 5 เล่ม ได้แก่ สมุดรายวันทั่วไป (General Journal ; GJ) สมุดเงนิ สดจ่าย (Cash Purchase ; PC) สมดุ เงินสดรับ (Cash Sales ; SC) สมุดซือ้ เช่อื Credit Purchase ; PD) และ สมุดขายเชื่อ (Credit Sales ; SD) ซึ่งผู้ใช้สามารถเพ่ิมสมดุ รายวนั อื่นๆ ได้ หรือจะแก้ไขรหัส และชือ่ ของสมดุ รายวันให้ตรงกับชื่อสมุดที่ใช้อยู่เดิมได้ แต่ไม่แนะนำให้ลบเลม่ เอกสารออก เพราะอาจมีผลต่อการทำงานได้ เนื่องจากโปรแกรมมีการเชื่อมโยงข้อมูลบัญชีต่างๆ ไว้แล้ว เช่น สมุดรายวันทั่วไปมีการเชื่อมโยงกับระบบ สนิ ทรพั ย์ ในเรื่องของการบันทึกบัญชคี า่ เสือ่ มราคา เปน็ ตน้
6.5.1 เข้าท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files) เพม่ิ และแก้ไข ทะเบยี นสมุดรายวัน
6.5.2 ทำการเพ่มิ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพิ่ม หรอื F2-แก้ไข 6.5.3 บนั ทึกรายละเอยี ดของสมุดรายวนั ทต่ี ้องการเสร็จแลว้ กดปุ่ม F10-SAVE เพอื่ เกบ็ ข้อมลู
70 จัดทำโดย : ครูพินรฎั สตี ลวรางค์
ภาพท่ี 4-42 หนา้ ต่างเพิม่ /แกไ้ ขช่อื สมดุ รายวัน
อธิบายการบนั ทกึ
รหสั ใส่รหัสสมดุ รายวนั
ชื่อสมดุ (ภาษาไทย) ใสช่ ื่อสมดุ รายวนั
ช่อื สมดุ (ภาษา 2) ใสช่ ่ือสมดุ รายวนั ทเี่ ป็นภาษาท่ี 2
รหัสแบบฟอร์มบญั ช.ี .. เลอื กแบบฟอรม์ บญั ชีทใี่ ชบ้ อ่ ย ทีไ่ ดส้ ร้างไวท้ ่เี มนู “แบบฟอรม์ บัญชที ีใ่ ชบ้ อ่ ย”
รหสั แบบฟอรม์ พมิ พ์ เลือกแบบฟอรม์ พิมพท์ ่อี อกแบบไว้ที่เมนู “ออกแบบฟอรม์ พมิ พเ์ อกสาร” ไวแ้ ล้ว
ลำดบั ท่ี 1-2 ทั้งนี้ผ้ใู ชง้ านสามารถเลอื กแบบฟอรม์ พมิ พ์ไว้ไดห้ ลายแบบฟอรม์ โดยใหร้ ะบุ
แบบฟอร์มทีใ่ ชบ้ อ่ ยทสี่ ุดอยู่เปน็ ลำดบั ที่ 1
การสร้างฐานข้อมลู ในแต่ละระบบ 71
หนว่ ยท่ี 5
การบนั ทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบ
สาระสำคญั
กิจการที่มีการดำเนินงานมาก่อนที่จะเริม่ นำโปรแกรมบัญชีมาใช้ จะต้องทำการใส่ยอดยกมาต้นงวด ของบัญชีแยกประเภท เจ้าหนี้ ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ และเช็ค โดยจะใสเ่ ฉพาะยอดท่ียกมาต้นงวดเมื่อเริ่มใช้ ระบบเพยี งคร้ังเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบญั ชีถดั ไปโปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองโดยอตั โนมัติ แม้จะยัง ไมป่ ิดงวดบญั ชกี ็ตาม บางคร้ังผใู้ ชอ้ าจไมไ่ ด้เริ่มใช้งานโปรแกรมตรงกับวันทเ่ี รมิ่ รอบบัญชกี ็ได้ กรณีที่ผู้ใช้ยังหา ยอดยกมาจากรอบบัญชีกอ่ นไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพื่อเริ่มทำงานกอ่ นได้ และเมื่อหายอดยกมาได้ แลว้ จึงคอ่ ยย้อนกลบั ไปบนั ทึกรายการยอดยกมา
สาระการเรียนรู้
1. การบนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดของบญั ชแี ยกประเภท 2. การบนั ทึกเจ้าหน้ียกมาตน้ งวด 3. การบันทึกลกู หนยี้ กมาตน้ งวด 4. การบันทกึ สินค้าคงเหลอื ยกมาต้นงวด 5. การบันทกึ เช็คยกมาตน้ งวด
สมรรถนะประจำหนว่ ย
1. แสดงความรู้เกี่ยวกบั การบันทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 2. บันทกึ ยอดยกมาในแต่ละระบบตามลำดบั ขั้นตอน
จดุ ประสงคเ์ ชิงพฤติกรรม 1. ดา้ นความรู้
1.1 อธบิ ายวธิ ีการบนั ทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบได้
2. ด้านทักษะ
2.1 บันทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบได้
3. ดา้ นคุณลักษณะอนั พึงประสงค์
3.1 ความมีวนิ ัย 3.2 ความสนใจใฝร่ ู้ 3.4 ความรบั ผดิ ชอบ 3.4 ความซอ่ื สัตยส์ จุ ริต
72 จัดทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์
การบันทึกยอดยกมาตน้ งวดของบญั ชีแยกประเภท การใส่ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีแยกประเภท จะใส่เฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเมื่อเริ่มใช้ระบบเพียง ครั้งเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบัญชถี ัดไปโปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยังไม่ปิดงวด บัญชีก็ตาม บางครั้งผู้ใช้อาจไม่ได้เร่ิมใช้งานตรงกับวันที่เริ่มรอบบญั ชีก็ได้ เช่น เริ่มรอบบญั ชวี ันที่ 01/01 แต่ อาจเริ่มใช้โปรแกรมทำงานตอนกลางปี (1 มถิ ุนายน) กใ็ ห้ระบุวันเรม่ิ ใช้ระบบเปน็ 01/06 และเริม่ ใสย่ อดยกมา ในวนั น้ี โดยนำยอดยกไปของงบทดลองหลงั ปดิ บัญชี หรอื งบฐานะการเงนิ ณ วันที่ 31 พฤษภาคม มาระบุลงไป กรณีท่ีผู้ใชย้ งั หายอดยกมาจากรอบบัญชกี อ่ นไมไ่ ด้ สามารถลงรายการรายวนั เพื่อเรม่ิ ทำงานไปก่อนได้ และเมอื่ หายอดยกมาไดแ้ ลว้ จึงคอ่ ยย้อนกลับมาบันทึกย้อนหลงั ไป ทำให้ผ้ใู ชส้ ามารถเริม่ งานใหมไ่ ด้ โดยไมต่ ้องรอ ยอดยกมา 1. เขา้ ท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ฐานขอ้ มูล บนั ทึกยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีแยก ประเภท หรอื เปดิ Work Flow ระบบบญั ชแี ยกประเภท Set Balance Data ใส่ยอดยกมา เร่ิมตน้ ต้ังบรษิ ทั และสาขา 2. เลื่อนแถบสว่าง หรือใช้เมา้ สค์ ลิกไปยงั รายการบัญชที ่ีจะเข้าไปบนั ทกึ รายการ 3. กดปมุ่ F2-แก้ไข เพอ่ื เขา้ ไปใส่ยอดยกมาตน้ งวดของบญั ชนี ั้น 4. บนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดของบัญชี ซ่งึ อาจจะเปน็ ยอดยกมาด้านเดบิตหรือเครดติ ก็ได้ 5. บนั ทกึ รายละเอียดเสรจ็ แลว้ กดปมุ่ F10-SAVE เพอื่ เกบ็ ข้อมูล
Set Balance Data ระบบบญั ชีแยกประเภท
ภาพท่ี 5-1 หน้าตา่ งเข้าบันทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีแยกประเภททาง Work Flow
การบันทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 73
ภาพที่ 5-2 หนา้ ตา่ งรายการจากผังบญั ชีเพ่อื บนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวด
ภาพที่ 5-3 หน้าตา่ งบนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดแตล่ ะบัญชี
การบนั ทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีครั้งแรก หากเปน็ ธรุ กิจที่ดำเนินกิจการมาแล้วจะมีเจ้าหนีท้ ี่ยังค้างชำระ หนอ้ี ยจู่ ำนวนหน่ึง จงึ จำเป็นต้องบันทกึ ยอดหนข้ี องเจา้ หนีย้ กมาตน้ งวด ซ่งึ จะทำเพยี งครง้ั แรกเมื่อเริ่มใช้ระบบ เทา่ นัน้ สำหรบั ยอดเจา้ หนใ้ี นงวดถดั ๆ ไป โปรแกรมจะทำการยกยอดใหอ้ ัตโนมตั ิ การบนั ทกึ ยอดยกมาของเจ้าหนี้ จะบนั ทกึ หลงั จากออกเอกสารซือ้ ไปแลว้ ก็ได้ นนั่ คอื เราสามารถเร่ิม ทำงานไปได้โดยไมต่ อ้ งรอยอดยกมาของเจ้าหนี้ เพราะในความเปน็ จริงเราจะไม่หยุดงานท้ังหมดเพื่อปิดบัญชี เจ้าหน้ีเดิมให้เสรจ็ กอ่ นจงึ เรมิ่ ระบบใหม่ 74 จดั ทำโดย : ครูพินรฎั สตี ลวรางค์
การบันทกึ ยอดยกมาตน้ งวด เลือกบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คือ วธิ ีที่ 1 บันทึกรายการ Invoice ท่ียังไม่ได้ถูกชำระหน้ี ตามท่มี ีทั้งหมด
ขอ้ ดี เหน็ รายละเอยี ดว่า ยอดหนี้ที่ยกมาเกดิ จาก Invoice ใบใดบ้าง เปน็ วนั ทีเ่ ท่าใด ยอดเงนิ เท่าใด ข้อเสีย ถ้ามปี รมิ าณ Invoice ยกมาจำนวนมาก จะใชเ้ วลาในการบันทกึ มาก วธิ ีที่ 2 ทำรายการรวมยอดหนขี้ องเจา้ หนีร้ ายเดียวกัน บนั ทึกรวมเปน็ Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ ขอ้ ดี ใช้เวลาน้อย ในการบันทึกยอดยกมา ขอ้ เสีย จะไมเ่ ห็นรายละเอยี ดวา่ ยอดหนีท้ ีย่ กมา เกดิ จาก Invoice ใบใดบา้ ง เปน็ วันทเ่ี ท่าใด เพราะเป็นการสรปุ ยอดหน้ยี กมา โดยใช้วนั ท่ีกอ่ นวนั เรม่ิ ใช้ระบบวนั เดียว (แนะนำให้ใช้วธิ ที ี่ 1 หากจะเลอื กใชว้ ิธที ่ี 2 ควรปรึกษาผูว้ างระบบบญั ชี หรอื ผู้ตรวจสอบบญั ชีของบริษทั วา่ ควร ใช้วิธนี หี้ รอื ไม่ เพอ่ื ให้การบนั ทกึ บญั ชขี องธรุ กจิ เปน็ ไปอยา่ งถกู ต้องตามหลักการบญั ชีทด่ี ี) การบนั ทกึ รายละเอยี ดเจ้าหนย้ี กมาตน้ งวด มดี งั นี้ 1. เขา้ ที่ ระบบเจา้ หนี้ ฐานขอ้ มลู เมนู บันทกึ Invoice ซอื้ ยกมาตน้ งวด หรอื เปดิ Work Flow ระบบเจา้ หน้ี Set Balance Data เพม่ิ /แกไ้ ขข้อมูล Invoice คา้ งชำระยกมา 2. เลอื กสาขาทจ่ี ะเข้าไปทำงาน ในที่นเ้ี ลอื ก “สำนกั งานใหญ่” 3. เลอื กประเภทเอกสารท่ีมียอดหนีย้ กมา เชน่ - มี Invoice ซอื้ เช่ือยกมา กจ็ ะใชเ้ อกสารเปน็ BI - มี ใบลดหนี้ ซอื้ เชอ่ื ยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น BM - มี ใบเพมิ่ หนี้ ซื้อเชื่อยกมา กจ็ ะใชป้ ระเภทเอกสารเปน็ BX 4. เลอื กเลม่ เอกสาร ทเี่ คยสรา้ งไว้ หากเปน็ เอกสารทเี่ ปน็ รายการยกมาต้นงวด ควรจะแยกเลม่ ของ เอกสารไว้เฉพาะ สำหรบั รายการประเภทนี้ เพ่ือใหต้ รวจสอบรายการไดง้ ่าย 5. กดปุ่ม F3-เพ่มิ เพ่ือเพิ่มรายการ 6. บนั ทึกรายละเอียดจนครบ กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเก็บขอ้ มูล 7. จากนน้ั จะกลบั มาท่ีหนา้ ต่าง รายการ INVOICE ซือ้ ยกมา หากมีรายการอ่ืนก็ให้ทำรายการเพ่ิมเข้าไปจนครบ
Set Balance Data ระบบเจ้าหน้ี
ภาพท่ี 5-4 หน้าตา่ งเขา้ บนั ทึกยอดเจ้าหนย้ี กมาต้นงวดทาง Work Flow ระบบเจ้าหน้ี การบนั ทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 75
ภาพที่ 5-5 หน้าต่างรายการ INVOICE คา้ งชำระยกมาตน้ งวด
ภาพท่ี 5-6 หนา้ ตา่ งบันทกึ INVOICE ค้างชำระยกมาตน้ งวด
การบันทึกลกู หนย้ี กมาตน้ งวด เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชคี รั้งแรก หากเป็นธุรกิจท่ีดำเนินกิจการมาแล้วมีลูกหน้ีที่ยังค้างชำระอยู่ จำนวนหนึ่ง จำเป็นต้องบันทึกยอดหนี้ของลกู หน้ียกมาต้นงวด ซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกเมือ่ เริ่มใช้ระบบเทา่ นน้ั สำหรับยอดลูกหนีใ้ นงวดถดั ๆ ไป โปรแกรมจะทำการยกยอดให้อตั โนมัติ การบนั ทกึ ยอดยกมาของลูกหนี้ จะบันทกึ หลงั จากออกเอกสารขายไปแล้วก็ได้ น่นั คือ เราสามารถเริ่ม ทำงานไปไดโ้ ดยไม่ต้องรอยอดยกมาของลูกหน้ี เชน่ เดยี วกบั การบนั ทกึ เจา้ หนีย้ กมาต้นงวด การบนั ทึกยอดลกู หนย้ี กมาตน้ งวด เลือกบนั ทึกได้ 2 แบบ คอื วธิ ีที่ 1 บันทึกรายการ Invoice ท่ยี ังไมไ่ ดถ้ กู ชำระหนี้ ตามทีม่ ที งั้ หมด
ข้อดี เหน็ รายละเอยี ดวา่ ยอดหน้ีทยี่ กมาเกดิ จาก Invoice ใบใดบา้ ง เป็นวันที่เทา่ ใด ยอดเงินเท่าใด ขอ้ เสยี ถา้ มปี รมิ าณ Invoice ยกมาจำนวนมาก จะใชเ้ วลาในการบนั ทกึ มาก 76 จัดทำโดย : ครพู นิ รฎั สีตลวรางค์
วธิ ีที่ 2 ทำรายการรวมยอดหนี้ของลกู หนร้ี ายเดียวกนั บันทกึ รวมเป็น Invoice ยกมาเพยี ง 1 รายการ ขอ้ ดี ใชเ้ วลาน้อย ในการบันทกึ ยอดยกมา ข้อเสีย จะไมเ่ หน็ รายละเอียดว่ายอดหนี้ท่ียกมา เกดิ จาก Invoice ใบใดบ้าง เปน็ วันท่ีเทา่ ใด เพราะ
เป็นการสรปุ ยอดหนีย้ กมา โดยใชว้ นั ทีก่ ่อนวนั เรมิ่ ใช้ระบบวันเดยี ว (แนะนำใหใ้ ช้วิธีท่ี 1 หากจะเลอื กใช้วิธที ่ี 2 ควรปรกึ ษาผูว้ างระบบบญั ชี หรอื ผู้ตรวจสอบบญั ชีของบรษิ ัทว่าควร ใชว้ ิธนี ้หี รอื ไม่ เพ่ือให้การบนั ทึกบญั ชขี องธรุ กจิ เป็นไปอยา่ งถูกต้องตามหลกั การบญั ชีทด่ี ี)
การบนั ทึกรายละเอยี ดลูกหน้ียกมาตน้ งวด” มรี ายละเอยี ดดังน้ี 1. เข้าที่ ระบบลกู หนี้ ฐานข้อมลู เมนู บนั ทึก Invoice ขายยกมาตน้ งวด หรอื เปดิ Work Flow ระบบลกู หนี้ Set Balance Data เพิ่ม/แก้ไขข้อมลู Invoice คา้ งชำระยกมา 2. เลือกสาขาทจี่ ะเข้าไปทำงาน ในท่นี เี้ ลอื ก “สำนกั งานใหญ”่ 3. เลือกประเภทเอกสารท่ีมยี อดหนย้ี กมา เช่น
- มี Invoice ขายเชื่อยกมา กจ็ ะใช้เอกสารเป็น SI - มี ใบลดหน้ี ขายเชื่อยกมา กจ็ ะใชเ้ อกสารเป็น SM - มี ใบเพ่ิมหนี้ ขายเชอื่ ยกมา ก็จะใชป้ ระเภทเอกสารเปน็ SX 4. เลอื กเล่มเอกสาร ท่ีเคยสร้างไว้ หากเป็นเอกสารทีเ่ ปน็ รายการยกมาตน้ งวด ควรจะแยกเล่มของ เอกสารไวเ้ ฉพาะ สำหรบั รายการประเภทน้ี เพอื่ ให้ตรวจสอบรายการได้งา่ ย 5. กดปมุ่ F3-เพิ่ม เพ่ือเพม่ิ รายการ 6. บนั ทกึ รายละเอียดจนครบ กดปมุ่ F10-SAVE เพอื่ เกบ็ ขอ้ มูล 7. จากนน้ั จะกลบั มาท่ีหน้าตา่ ง รายการ INVOICE ขายยกมา หากมีรายการอ่ืนกใ็ ห้ทำรายการเพ่มิ เขา้ ไปจนครบ
Set Balance Data ระบบลูกหนี้
ภาพที่ 5-7 หน้าตา่ งเข้าบันทึกยอดลกู หนี้ยกมาตน้ งวดทาง Work Flow ระบบลูกหนี้ การบนั ทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 77
ภาพที่ 5-8 หน้าตา่ งรายการ INVOICE คา้ งชำระยกมาต้นงวด
ภาพที่ 5-9 หน้าต่างบันทกึ INVOICE คา้ งชำระยกมาตน้ งวด
การบันทกึ สนิ ค้าคงเหลือยกมาต้นงวด เมื่อสร้างฐานข้อมูลของระบบสินค้าคงเหลือแล้ว หัวข้อนี้จะเป็นการบันทึกยอดยกมาต้นงวดของ สินค้าคงเหลือ ซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกที่เริ่มใช้งานโปรแกรมเท่านั้น สำหรบั เดือนต่อๆ ไป หรืองวดบัญชีถัดไป โปรแกรมจะทำการยกยอดใหเ้ องอัตโนมัติ การบันทกึ ยอดสินคา้ คงเหลอื ยกมาตน้ งวด มขี ั้นตอนดังนี้ 3.1 เข้าไปท่ีเมนู ระบบบริหารสินคา้ คงคลงั บันทึก บันทึกปรบั ปรุงยอดสนิ คา้ หรือ เปดิ Work Flow ระบบบริหารสนิ ค้าคงคลงั Set Balance Data ใบปรบั ยอด 3.2 เลือก “สาขา” ทจี่ ะเข้าทำงานโดยกดป่มุ ENTER 3.3 เลอื กเลม่ เอกสาร “ใบปรบั ยอด” ทีเ่ คยสรา้ งไวท้ ีท่ ะเบยี นเล่มเอกสาร (โปรแกรมจะสรา้ งไว้ให้ แล้ว 1 เล่ม สามารถใชร้ ว่ มกับรายการปรบั ยอดท่วั ไปได้) 78 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์
3.4 จะเข้ามาทรี่ ายการใบปรบั ยอด ให้ทำการเพม่ิ รายการ โดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 3.5 บนั ทกึ วนั ที่เอกสารใบปรบั ยอด จะตอ้ งเป็นวันที่ก่อนเริ่มใชร้ ะบบ 1 วัน (หรือวนั ทตี่ ามงบแสดงฐานะ การเงิน) เช่น ถ้าเรมิ่ ใช้ระบบวันที่ 01/11/63 กจ็ ะตอ้ งลงวันทใี่ นใบปรบั ยอดสนิ ค้าเปน็ วนั ท่ี 31/10/63 ซ่งึ เม่ือบนั ทกึ วนั ท่แี ล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างแจ้งรปู แบบการ Post เป็น N คือ ไมม่ ีการบันทกึ บัญชี (ภาพท่ี 5-12) ให้คลิก OK 3.6 บนั ทกึ รายการสนิ คา้ คงเหลอื ยกมาต้นงวด โดยบนั ทึกจำนวนสนิ ค้าในช่อง “จำนวนเพมิ่ ” เสรจ็ แล้ว กดปมุ่ F10-Save เพือ่ เกบ็ รายการ
Set Balance Data ระบบบรหิ าร สนิ คา้ คงคลัง
ภาพที่ 5-10 หน้าตา่ งเพ่ือเขา้ บนั ทึกรายการเอกสารใบปรบั ยอดทาง Work Flow ระบบบริหารสนิ ค้าคงคลงั
ภาพที่ 5-11 หนา้ ต่างบันทึกรายการใบปรับยอด
ภาพท่ี 5-12 หนา้ ต่างแจ้งรปู แบบการ Post (ไมม่ ีการบนั ทกึ บญั ชี) การบันทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 79
ภาพที่ 5-13 หน้าต่างบันทกึ รายการสินค้าคงเหลอื ต้นงวด
การบนั ทึกเชค็ ยกมาตน้ งวด การบนั ทกึ เชค็ ยกมาต้นงวด จะทำเพียงครง้ั แรกทเี่ ร่มิ ใชร้ ะบบเทา่ นัน้ เชน่ เช็คจา่ ยทลี่ งวันทล่ี ่วงหนา้ (เจา้ หนี้ยังไมน่ ำไปขึน้ เงนิ ) หรอื เชค็ รับยงั ไม่ถงึ กำหนดนำฝาก มีขนั้ ตอนดงั นี้ 1. เขา้ ระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร บันทกึ บันทกึ การเคลอ่ื นไหวบัญชีเงนิ ฝาก หรอื เปิด WorkFlow ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร Set Balance Data จะเขา้ ไปทเี่ มนู “บันทกึ การ เคลื่อนไหวบญั ชีเงนิ ฝาก” 2. จะเข้ามาท่ีหนา้ ตา่ งรายการเอกสารธนาคาร ใหก้ ดปมุ่ F3-เพมิ่ เพ่อื เพ่มิ รายการ 3. บนั ทกึ รายละเอียดเชค็ รับ / เชค็ จ่าย 4. บันทึกเสรจ็ แล้ว กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเกบ็ รายการเข้าระบบ
Set Balance Data ระบบเชค็ และ เงินฝากธนาคาร
ภาพท่ี 5-14 หน้าต่างเพ่อื เข้าบนั ทึกการเคลอ่ื นไหวบญั ชีเงนิ ฝากทาง Work Flow ระบบเชค็ 80 จดั ทำโดย : ครพู นิ รฎั สตี ลวรางค์
ภาพที่ 5-15 หน้าต่างบนั ทึกรายการเชค็ รบั ยกมาตน้ งวด การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 81
หนว่ ยที่ 6
การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี กย่ี วกบั ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั
สาระสำคัญ
การบันทกึ ข้อมลู ทางบัญชีในระบบบริหารสินคา้ คงคลังมีไม่มากนัก เนื่องจากการเปล่ียนแปลงของปริมาณ สินค้าคงคลังเกิดจากระบบอื่นเชื่อมโยงข้อมูลเข้ามา เช่น ปริมาณสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น จากการซื้อสินค้าเข้า และ ปริมาณสินค้าคงคลงั ลดลงจากการขายสินค้าให้ลูกคา้ นอกเหนือจากน้ันจะเป็นการเปลีย่ นแปลงเลก็ นอ้ ย เช่น การ ตรวจนับสินค้าประจำปี การปรับยอดสินค้าอาจเนื่องจากสินค้าแตกหัก ชำรุดเสียหาย ทำให้ยอดสินค้าจริงใน คลงั สินค้าไม่ตรงกับในระบบคอมพิวเตอร์ หรือทำการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลงั หลักไปยงั คลังสำรอง เป็นต้น
สาระการเรียนรู้
1. ภาพรวมของระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลงั 2. ประเภทเอกสารในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั 3. เมนใู นระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั 4. การบันทกึ รายการในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั
สมรรถนะประจำหน่วย
1. แสดงความรเู้ กี่ยวกบั ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั 2. บนั ทึกรายการในระบบบริหารสินคา้ คงคลังตามลำดับขั้นตอน
จดุ ประสงคเ์ ชงิ พฤติกรรม 1. ดา้ นความรู้
1.1 อธบิ ายภาพรวมของระบบบริหารสินค้าคงคลงั ได้ 1.2 บอกประเภทเอกสารในระบบบรหิ ารสินค้าคงคลงั ได้ 1.3 เลอื กใชเ้ มนใู นระบบบรหิ ารสินค้าคงคลงั ได้
2. ด้านทักษะ
2.1 บนั ทกึ รายการในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั ได้
3. ด้านคุณลกั ษณะอันพึงประสงค์
3.1 ความมีวินยั 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.4 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซือ่ สัตย์สจุ ริต
82 จดั ทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์
ภาพรวมของระบบบริหารสนิ คา้ คงคลัง
ธรุ กิจซ้อื มาขายไป จะมีการควบคมุ ปรมิ าณสินค้าในคลงั หรอื เรยี กว่า “ยอดสต๊อก” เพื่อให้มีปริมาณ สินคา้ ในคลังสินค้าให้เพยี งพอและในปรมิ าณทีพ่ อดี ไม่มากเกินไปจนเกดิ สินคา้ คา้ งในสตอ๊ ก หรือมีน้อยไปจน ไมพ่ อกบั ความตอ้ งการของลกู คา้ ทำให้ไม่มสี นิ คา้ สง่ มอบใหก้ บั ลูกค้า และเกดิ รายการสินคา้ ค้างสง่ การบริหาร สนิ ค้าคงคลงั ให้พอดี จงึ เป็นสิง่ จำเปน็ เพื่อสร้างความพึงพอใจในการให้บริการแก่ลกู คา้ และไม่เปน็ ภาระในการ บริหารและจัดเก็บสนิ ค้าของกิจการ ในเรื่องต้นทุนสินคา้ คงคลงั ที่มากเกนิ ไป
ก่อนทำการขายสินค้า จะต้องจัดเตรียมข้อมูลสินค้า และยอดสต๊อกยกมา ในระบบสินค้าคงคลังให้ เสรจ็ กอ่ น ระบบบรหิ ารสินค้าคงคลังมขี ัน้ ตอนการทำงานสรปุ เป็นแผนภาพได้ ดังน้ี
ภาพที่ 6-1 ขั้นตอนการทำงานของระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลัง
ประเภทเอกสารในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลัง
AJ ใบปรับยอด ใชบ้ นั ทกึ ปรบั ยอดสินค้า CS ใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สนิ คา้ ใชบ้ นั ทกึ ปรมิ าณสินค้าท่ตี รวจนบั ได้ TR ใบโอนสนิ คา้ ใชโ้ อนสินค้าระหว่างคลัง
การบันทึกขอ้ มลู ทางบญั ชีเกยี่ วกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 83
เมนูในระบบบริหารสินคา้ คงคลัง การทำงานในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั มเี มนูตา่ งๆ ดงั น้ี
ภาพที่ 6-2 เมนใู นระบบบริหารสินคา้ คงคลงั 84 จดั ทำโดย : ครูพนิ รัฎ สตี ลวรางค์
การบนั ทกึ รายการในระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลัง การบันทึกรายการในระบบบริหารสินคา้ คงคลงั มไี ม่มากนัก เนอื่ งจากการเปลี่ยนแปลงของปรมิ าณสินคา้ คงคลังเกิดจากระบบอ่ืนเชื่อมโยงข้อมูลเข้ามา เช่น ปริมาณสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น จากการซื้อสินค้าเข้า และ ปริมาณสินค้าคงคลงั ลดลงจากการขายสินค้าให้ลูกค้า นอกเหนือจากนัน้ จะเป็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย เช่น การตรวจนับสนิ คา้ ประจำปี การปรบั ยอดสนิ คา้ อาจเนอื่ งจากสนิ ค้าแตกหกั ชำรุดเสยี หาย ทำใหย้ อดสนิ ค้าจริง ในคลงั สนิ คา้ ไม่ตรงกับในระบบคอมพิวเตอร์ หรอื ทำการโอนยา้ ยสินคา้ ระหวา่ งคลงั หลกั ไปยังคลงั สำรอง เปน็ ต้น 1. การสรา้ งเลม่ เอกสารท่ตี ้องใชใ้ นระบบบริหารสินคา้ คงคลงั โปรแกรมไดจ้ ดั เตรียมเล่มเอกสารทต่ี ้องใช้ในระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลังไวแ้ ลว้ อย่างละ 1 เลม่ เช่น เล่ม ใบปรับยอดสนิ ค้า 1 เล่ม ใบปรับยอดจากการตรวจนับสนิ ค้า 1 เลม่ แตถ่ า้ ผใู้ ชง้ านตอ้ งการเพิ่มเติมเล่มเอกสาร ก็สามารถทำการเพม่ิ ได้ ซ่งึ ไดจ้ ัดแบ่งตามประเภทของเอกสาร มวี ิธีการดงั น้ี 1.1 เขา้ ไปทีเ่ มนู ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั ฐานข้อมลู (Setup Master Files) A-เพิม่ และแก้ไขเล่มของเอกสารและการเชื่อมโยง 1.2 เลือก “สาขา” ทจ่ี ะเขา้ ทำงาน 1.3 เลือกประเภทเอกสารท่ตี อ้ งการ เชน่ เลือก “ใบปรบั ยอด” 1.4 โปรแกรมจะมเี ล่มเอกสารใหแ้ ลว้ 1 เลม่ คือ เลม่ ที่ 001 ชือ่ เลม่ “ใบปรบั ยอด” เลือกแก้ไข หรอื เพมิ่ เอกสาร ตามตอ้ งการ เสรจ็ แล้วกดปุ่ม F10-Save เพอ่ื เกบ็ รายการ
ภาพที่ 6-3 หน้าต่างใหเ้ ลอื กประเภทเอกสารกอ่ นเพมิ่ เลม่ เอกสาร
ภาพที่ 6-4 หนา้ ต่างใหเ้ ลอื กเพ่ิมหรอื แก้ไขเลม่ เอกสาร การบนั ทึกขอ้ มลู ทางบัญชีเกยี่ วกบั ระบบบริหารสนิ ค้าคงคลงั 85
ภาพที่ 6-5 หน้าต่างบนั ทกึ เอกสารประเภทใบปรบั ยอดสนิ ค้า หนา้ ท่ี 1
อธบิ ายการบนั ทึกรายการ
รหัสประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงประเภทของเอกสารทเี่ ลอื กเข้ามา
รหัสเลม่ เอกสาร เลขท่ขี องเลม่ เอกสารที่ตอ้ งการเพมิ่ เปน็ ตวั เลขหรือตัวอกั ษรก็ได้
ชอ่ื (ไทย) ช่อื เล่มเอกสารภาษาไทย
ชอ่ื (ภาษา 2) ชื่อเลม่ เอกสารในภาษาที่ 2
รปู แบบการ Running ว่าง = Running แบบเดมิ จำนวนหลกั เลขท่ี Running จะมคี า่ เท่ากับ 7
ค่า 1 , 2 Running ขึน้ ต้นด้วย พ.ศ. หรอื ค.ศ. ตามดว้ ยเดือน
จำนวนหลกั เลขที่ Running จะมคี ่าระหว่าง 4 ถึง 7
เลขท่ีเรม่ิ ต้น เลขทเ่ี รม่ิ ตน้ ของเอกสารในเล่มนี้ ถา้ วา่ งไว้จะเร่ิมตน้ ด้วยเลขท่ี 1
ลงบญั ชีที่สมดุ รายวัน* กรณีบนั ทกึ บญั ชีแบบ perpetual ต้องการให้โปรแกรมสรา้ งรายการรายวนั ไวท้ ่สี มดุ
รายวนั เลม่ ใด หากไม่ทราบให้ใชต้ ามทโ่ี ปรแกรมจัดเตรียมไวใ้ หไ้ ปก่อน
รายละเอยี ดท่ีใหแ้ สดงใน VC* เมือ่ มกี ารบันทึกบัญชีจะใหห้ วั รายการรายวันมขี อ้ ความใดอตั โนมัติ
สภาวการณ์ลงบญั ชที ีใ่ ช*้ กรณีต้องการบนั ทกึ บญั ชเี ฉพาะแบบ
อักษรนำเลขท่ีเอกสาร* อกั ษรท่ใี ชน้ ำเลขท่อี า้ งองิ ของเอกสาร หากไม่ตอ้ งการใช้ประเภทของเอกสาร
บันทึกเอกสารแบบ หากต้องการแยกเลม่ ใบปรับยอดเปน็ 2 กรณี คือ เลม่ ทีใ่ ช้ในการบนั ทึกปรับยอดเพิ่ม
เพยี งอยา่ งเดยี ว เพือ่ ปอ้ งกนั การบันทึกผิดพลาด กใ็ ห้ระบคุ ่าเปน็ “1” แตถ่ ้าใหป้ รบั
ยอดลดไดอ้ ย่างเดยี วใหใ้ สค่ า่ เปน็ “2”
หมายเหตุ : * ควรใหผ้ วู้ างระบบบญั ชี เปน็ ผกู้ ำหนดให้ ผ้ใู ชง้ านควรใช้ตามท่ีโปรแกรมจัดเตรยี มไว้ให้ไปกอ่ น