ตัวอย่าง จดหมาย แจ้ง ลูกค้า ภาษา อังกฤษ

เพื่อน ๆ วัยทำงานหลายคนน่าจะต้องเคยเจอกับการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษกันอยู่บ้างใช่ไหมคะ? หากใครที่ไม่ค่อยได้ใช้ภาษาอังกฤษก็คงรู้สึกว่าการเขียนอีเมลเป็นเรื่องที่ยากไม่ใช่น้อย เพราะนอกจากต้องเขียนให้ถูกตามหลักแล้ว บางครั้งก็ควรเขียนเป็นแบบทางการ (Formal) เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพอีกด้วย

สำหรับใครที่ไม่รู้ว่าการเขียนอีเมลต้องใช้ประโยคแบบไหน อย่างไรบ้าง วันนี้ Globish ได้รวบรวม 11 ประโยคให้เพื่อน ๆ นำไปใช้ #เขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ให้ดูเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้นมาฝากกันค่ะ

ประโยคเปิดเรื่อง

I hope this email finds you well. ฉันหวังว่าคุณคงสบายดี

It was a pleasure to meet you yesterday. ฉันดีใจมากที่ได้พบคุณเมื่อวาน

Thanks for getting back to me. ขอบคุณที่ติดต่อฉันมา (ใช้ในกรณีตอบกลับ)

แจ้งจุดประสงค์

I am contacting you to inform… ฉันติดต่อคุณมาเพื่อแจ้งว่า…

Just to update you on… ฉันอยากอัปเดตให้ทราบเกี่ยวกับ...

I’m writing to follow up on… ฉันเขียนมาเพื่อถามเกี่ยวกับ...

ยืนยันนัด

Could you please let me know your availability? รบกวนแจ้งฉันได้ไหมคะว่าคุณว่างเมื่อไหร่ I'd like to schedule a meeting on (day) if you are available then. ฉันอยากประชุมในวัน… หากคุณสะดวก I'm afraid I can't make it on (day). How about...? เกรงว่าวันนั้นฉันไม่สะดวก ถ้าเป็นวัน… จะได้ไหมคะ

ประโยคทิ้งท้าย

Thanks in advance. ขอบคุณล่วงหน้า Keep me informed of any updates. แจ้งให้ฉันทราบด้วยนะคะหากมีอะไรอัปเดต Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. หากต้องการข้อมูลใดๆ เพิ่มเติม ติดต่อฉันมาได้เสมอนะคะ

อยากพูดอังกฤษได้อย่างคล่องแคล่ว มั่นใจ และเป็นธรรมชาติ คุณเองก็พัฒนาได้ที่ Globish สถาบันสอนภาษาอังกฤษออนไลน์ พิสูจน์แล้วจากผู้เรียนกว่า 10,000 คน ว่าพูดได้จริง ไม่ใช่แค่ท่องจำ

สำหรับการทำงาน ต้องได้เขียน E-mail ติดต่องานต่าง ๆ มากมาย เราก็อยากจะให้ E-mail ของเราดูดี ดูเป็น professional (มืออาชีพ) แอดมินขอเสนอ 4 อย่างที่จะมาช่วยให้ E-mail ของเราดูโปรขึ้นดังนี้ค่ะ 😀

1. Greeting ทักทาย

ปกติเราอาจจะทักทายด้วยคำว่า Hello , Hi, Hey ได้ ถ้าเป็นการเขียน E-mail ถึงเพื่อน หรือคนสนิท แต่หากเป็น E-mail เพื่อติดต่อในที่ทำงาน แนะนำให้เลือกใช้คำทักทายที่มีความเป็นทางการมากขึ้น เช่น

Dear [First Name], — ใช้ได้ทั่วไป สุภาพ ไม่ทางการจนเกินไป Dear Ms./Mrs./Mr. [Last Name], — สุภาพและเป็นทางการมาก อาจจะใช้กับคนที่ไม่รู้จักมาก่อน To whom it may concern, — ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง ใช้ในกรณีที่ส่ง E-mail ฉบับเดียวกันนี้ ไปถึงหลายคน มีความจดหมายแจ้งให้ทราบ ไม่เจาะจง ไม่ personal

2. Introduction เกริ่นนำ

เปิดยังไง ให้ดูโปร ขอแบ่งเป็น 2 ส่วนด้วยกันนะคะ

2.1 Thank you ขอบคุณ

เหมือนการทักทาย พูดคุยกับผู้อ่านก่อน อาจจะพูดถึงเรื่องที่เคยคุยกันไว้ในอีเมลก่อนหน้านี้ก็ได้ ถ้าไม่มีการขอบคุณก่อน ก็ไม่ถือว่าผิดอะไรนะคะ แต่ถ้ามีแล้ว E-mail จะดูนุ่มนวลขึ้นค่ะ 😀

Thank you for …+ Noun หรือ v.ing เช่น

Thank you for your interest. ขอบคุณสำหรับความสนใจ Thank you for the information. ขอบคุณสำหรับข้อมูล Thank you for the update. ขอบคุณสำหรับการอัพเดต Thank you for your help with … ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ Thank you for your cooperation in … ขอบคุณสำหรับความร่วมมือ Thank you for following up on … ขอบคุณที่ช่วยตามเรื่องให้ Thank you for checking … ขอบคุณที่ช่วยตรวจสอบ Thank you for getting back to me … ขอบคุณที่ติดต่อกลับมา

ดูเป็นคนน่ารัก มีมารยาทสุด ๆ ไปเลยค่ะ

2.2 Purpose บอกจุดประสงค์

ต้องการสื่อสารอะไรในการเขียนอีเมลครั้งนี้ก็ให้บอกไปเลยค่ะ ถ้า E-mail ไม่ได้อยู่ในบรรยากาศของการขอบคุณ ก็สามารถข้ามข้อ 2.1 ขอบคุณ มาข้อ 2.2 บอกจุดประสงค์นี้ได้เลยค่ะ แล้วนำไปปรับใช้ตามที่เหมาะสมได้เลยนะคะ 😀

และนี่คือตัวอย่างที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ค่ะ

This is to … (อีเมล) นี้เพื่อ …

I’m writing to … ฉันเขียน (อีเมลหาคุณ) เพื่อ …

I’m writing regarding… ฉันเขียน (อีเมลหาคุณ) เกี่ยวกับ …

I would like to … ฉันต้องการที่จะ …

สำหรับใครที่เป็นชาวมินิมอล ขอคำเดียวเลย สั้น ๆ ใช้ง่าย แอดมินแนะนำคำเหล่านี้ค่ะ

Regarding [PREP] แปลว่า เกี่ยวกับ, ในเรื่องของ, ว่าด้วย

Regarding +[topic], … [sentence] …

หรือจะเป็นคำเหล่านี้ ที่ใช้ได้เหมือนกันกับคำว่า Regarding ค่ะ

With regards to +[topic], … [sentence] … Concerning +[topic], … [sentence] …

3. Conclusion สรุป

คือการย้ำอีกครั้งว่า ทั้งหมดที่เขียนมาใน E-mail นี้ เราต้องการสื่อสารอะไร หรืออาจจะสรุปเนื้อหาให้ชัดเจนขึ้น ดัวอย่างเช่น

I look forward to …

ส่วนนี้ต้องระวังนิดนึงนะคะ

To look forward to + v.ing

ต้องใช้กับ v.ing หรือคำนามนะคะ เพราะ to ทำหน้าที่เป็น Preposition ในวลีนี้ค่า

I look forward to … I’m looking forward to … I will look forward to … Looking forward to …

ใช้ได้เหมือนกันทั้งหมดเลยค่ะ

Please …

ใช้ในกรณีที่เขียนบรรยายใน E-mail ค่อนข้างยาว เลยอยากจะสรุปสั้น ๆ ให้คนอ่านเข้าใจจุดประสงค์อีกที

กรณีที่เป็นการให้ข้อมูลเพิ่มเติม แล้วอยากทิ้งท้ายว่า ถ้าสงสัยอะไร ถ้ามาสอบถามมาได้เลยนะ

4. Sign off บอกลา

ถ้าสนิทกัน ก็สามารถใช้คำว่า Thanks again, See you soon!, Cheers ได้ค่ะ แต่ถ้าเป็นอีเมลที่เป็นทางการ แนะนำให้เลือกใช้คำที่ Formal ขึ้นมาหน่อย เช่น

Regards (ความเคารพนับถือ, ความหวังดี, ความนับถือ)

เราสามารถใส่คำว่า Regards แล้วตามด้วยชื่อเลยก็ได้ ซึ่งสามารถใช้ได้ทั่วไป ไม่ทางการเกินไป

Your … (ด้วยความ…)

ค่อนข้างเป็นทางการมาก

หรือ จะลาพร้อมไปกับคำนี้

with ….

With best wishes, หรือ Best Wishes,

With many thanks and best wishes

เพียงแค่มี 4 อย่างนี้ ก็จะช่วยให้ E-mail ของทุกคนดูเป็นทางการ และดูโปรขึ้นมากเลยค่ะ

สุดท้ายนี้ การมีคำสวย ๆ ประโยคเด็ด ๆ ไปใช้ ถือเป็นสิ่งที่ดีมากเลยค่ะ แต่จะดียิ่งกว่านั้นอีก ถ้าเราจัดเวลาฝึกฝนทั้ง ฟัง พูด อ่าน เขียน ในภาษาอังกฤษได้มากขึ้น วันละนิดละหน่อย เพื่อให้ไม่ใช่แค่ e-mail ที่ดูโปร แต่เป็นภาษาอังกฤษของเราทั้งหมดดีขึ้นไปด้วยค่ะ