ในการทำธุรกิจ สิ่งหนึ่งที่เป็นตัวช่วยในการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบัญชีต่างๆ คือการทำใบสำคัญ เพื่อนำไปเป็นหลักฐานว่ามีการอนุมัติในขั้นตอนต่างๆ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ซึ่งเอกสารเหล่านั้นจะมีตั้งแต่ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่าย ไปจนถึงใบส่งของ เป็นต้น ซึ่งเราควรที่จะต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารต่างๆ เหล่านี้ให้ดี เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับความแตกต่างของใบสำคัญแต่ละอย่าง วันนี้เราจึงมาพร้อมกับข้อมูลและตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย และตัวอย่างใบส่งของมาให้ทุกคนได้ทำความเข้าใจกัน
ใบสำคัญรับเงิน
ใบสำคัญรับเงิน คือ เอกสารสำหรับยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อเป็นที่เรียบร้อยแล้ว และใบสำคัญรับเงินนั้นจะออกให้ผู้ซื้อ ซึ่งใบสำคัญรับเงินนั้นจะใช้กรณีผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ผู้ขายยินยอมจะลงลายมือชื่อในช่อง “ผู้รับเงิน” ✔ ให้บริษัทจัดทำเอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน” + แนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน
ใบสำคัญรับเงิน : ใช้กรณีผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมจะลงรายมือชื่อในช่อง “ผู้รับเงิน”
ดูตัวอย่างใบสำคัญรับเงินดังในภาพ
- ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน
ขอบคุณภาพจากกรมสรรพากร
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่ใช้ในกรณีการจ่ายเงินเพื่อซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ด แต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ เราจึงต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าวเอง โดยการใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินนี้สามารถแบ่งออกเป็น 2 กรณี ดังนี้
1. กรณีบุคคลธรรมดารับเงิน แล้วไม่ออกบิลให้ เพราะเสียเวลาเนื่องจากจำนวนเงินไม่เยอะ เช่น ค่าวินมอร์เตอร์ไซค์ ✔ ให้บริษัทจัดทำเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน”
2. กรณีบุคคลธรรมดารับเงิน แล้วไม่ออกบิลให้เพราะต้องการหนีภาษี ✔ จัดทำเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” + หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สลิปโอนเงิน, สำเนาเช็ค + หลักฐานการซื้อสินค้า เช่น รูปถ่ายสินค้า, หลักฐานการสั่งซื้อ
ปล. กรณีนิติบุคคลจ่ายค่าบริการ อย่าลืมหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วยนะครับ
ดูตัวอย่างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินดังในภาพ
ขอบคุณภาพจากกรมสรรพากร
ใบสำคัญจ่าย
ใบสำคัญจ่าย เป็นเอกสารทางบัญชีที่แสดงหลักฐานการจ่ายเงินให้กับผู้ขาย เพื่อใช้ในการอนุมัติการจ่ายเงิน กรณีที่ได้รับบิล หรือใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ที่ระบุชื่อของผู้อื่น เช่น ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ซึ่งใบสำคัญจ่ายนั้นจะต้องมีการแนบหลักฐานการจ่ายเงินที่น่าเชื่อถือ ที่กิจการสามารถพิสูจน์หรือแสดงหลักฐานได้ว่าตัวกิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง ไม่ว่าจะเป็นหลักฐานการโอนเงิน สัญญาเช่า สำเนาใบโอนเงินธนาคาร หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติพร้อมลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย หรือรายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่าย เป็นหลักฐานประกอบ
การใช้ใบสำคัญจ่ายสามารถแบ่งออกเป็น 2 กรณี ดังนี้
1. กรณีชำระค่าสินค้าและบริการด้วยเงินสด ✔ ให้บริษัทจัดทำเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” + แนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน
2. กรณีชำระค่าสินค้าและบริการด้วยการโอนเงินผ่านธนาคาร ✔ ให้บริษัทจัดทำเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” + หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สลิปโอนเงิน หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร
ปล. หากมีหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย สามารถนำมาประกอบ แสดงเป็นหลักฐานได้
ดูตัวอย่างใบรับรองแทนใบสำคัญจ่ายดังในภาพ
จะเห็นว่าเมื่อมีการซื้อขายสินค้าและบริการที่ไม่ได้รับบิลหรือใบเสร็จรับเงิน ตัวผู้ประกอบการที่ต้องการเอกสารเหล่านั้นสามารถออกใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หรือใบสำคัญจ่าย แทนใบเสร็จรับเงินปกติ เพื่อใช้บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีและใช้หักออกจากรายได้เพื่อคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลตอนสิ้นปีได้
- ใบสำคัญรับเงินคืออะไร (ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน)
โดยตัวใบสำคัญรับเงินจะใช้ในกรณีที่ผู้ขายสินค้า/บริการ เป็นบุคคลธรรมดาและไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ แต่ยินยอมลงนามเป็นผู้รับเงินในใบสำคัญรับเงิน และแนบสำเนาบัตรประชาชน
ส่วนใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน จะใช้ในกรณีที่ไม่ได้รับใบเสร็จ และผู้ขายสินค้า/บริการไม่ให้ความร่วมมือในการลงนามรับรองในใบสำคัญรับเงินของเรา โดยหากเป็นค่าใช้จ่ายจำนวนไม่มากที่จ่ายเป็นเงินสด ให้เราทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินและลงนามโดยพนักงานผู้จ่ายเงิน แต่หากเป็นรายจ่ายผ่านทางการโอนเงิน/เช็ค ที่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ให้ทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน และแนบหลักฐานการจ่ายเงิน/หลักฐานการซื้อสินค้าดังกล่าว
และใบสำคัญจ่าย จะใช้กรณีที่ได้รับใบเสร็จเป็นชื่อบุคคลอื่น ให้เราทำใบสำคัญจ่าย พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงิน และหลักฐานที่ยืนยันว่าเราเป็นผู้ชำระเงินเอง ด้วยสัญญาเช่า รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติพร้อมลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย หรือรายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายเป็นหลักฐานประกอบ