การ ท า รายงานการประช ม ภาษา อ งกฤษ

การเปิดประชุมและทักทายผู้เข้าร่วมประชุม อาจทำได้โดยประธานในการประชุม หรือผู้ที่จะนำเสนอเรื่องเป็นคนแรกในการประชุม ซึ่งสามารถใช้ประโยคและวลีกล่าวเปิดประชุมภาษาอังกฤษ ต่อไปนี้

• Good morning/afternoon … Since everyone is here, let’s get started … เมื่อครบทุกคนแล้ว พวกเราไปเริ่ม … กันเถอะ Ex. Since everyone is here, let’s get started the meeting. (เมื่อครบทุกคนแล้ว พวกเราไปเริ่มการประชุมกันเถอะ)
• Let’s begin … เริ่ม … กันเถอะ Ex. Let’s begin meeting. (เริ่มการประชุมกันเถอะ)
• First of all, I really appreciate your presence here today. อันดับแรก ผม/ดิฉันรู้สึกซาบซึ้งกับการมาเข้าร่วมประชุมของพวกคุณในวันนี้
• First, I’d like to welcome everyone. อันดับแรก ผม/ดิฉันขอต้อนรับทุกคน I’d like to thank everyone for coming today. ผม/ดิฉันขอขอบคุณทุกคนที่มาในวันนี้

2. การแนะนำตัวเองและแนะนำตัวผู้เข้าร่วมประชุม

ก่อนเริ่มการประชุม เราควรมีการแนะนำตนเองและทำความรู้จักกับผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อให้การประชุมเกิดความเป็นกันเองมากขึ้น และจะได้ทราบว่ามีใครที่ไม่ได้มาเข้าร่วมการประชุม ตัวอย่าง ประโยคแนะนําตัวในที่ประชุมภาษาอังกฤษ มีดังนี้

• I’m … (เติมชื่อของตนเองลงไป) Let’s go around the room and introduced ourselves quickly … เรามาเริ่มแนะนำตนเองกันอย่างเร็ว ๆ วนไปรอบห้อง
• Let’s go around the table and introduced ourselves … เรามาเริ่มแนะนำตนเองวนไปรอบโต๊ะ
• (Someone) sends apologies. He/she couldn’t make it this morning/afternoon … ใช้เมื่อการแนะนำตัวเสร็จสิ้นและต้องการบอกรายชื่อผู้ที่ไม่ได้มาเข้าร่วมการประชุม โดยเปลี่ยนชื่อและเวลาตามความเป็นจริง Ex. Peter sends apologies. He couldn’t make it this morning. ปีเตอร์ฝากมาขอโทษว่า เขาไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ในเช้านี้

3. การนำเสนอวาระการประชุม

ก่อนเริ่มการประชุมควรมีการนำเสนอวาระการประชุมทุกครั้ง เพื่อจะได้ทราบถึงขอบเขตการประชุมในครั้งนี้ และเป็นการตรวจสอบว่าได้ตกหล่นประเด็นใดไปหรือไม่ การประชุมในครั้งนี้มีประเด็นครบถ้วนแล้วหรือยัง โดยอาจใช้ประโยคในการนำเสนอวาระการประชุม ภาษาอังกฤษ ดังนี้

• So let’s start with the first item on the agenda … ดังนั้นเรามากันที่หัวข้อแรกในการประชุมกันเถอะ …
• Our goal today is to … จุดหมายของการประชุมในวันนี้คือ… Ex. Our goal today is to discuss about our new project. จุดหมายของการประชุมในวันนี้คือหารือเกี่ยวกับโครงการใหม่ของเรา
• We have a few items to discuss today. The first is … The second is … เรามีประเด็นสองสามเรื่องที่จะต้องอภิปรายกันในวันนี้ ประเด็นแรกคือ … ประเด็นที่สองคือ …Ex. We have a few items to discuss today. The first is increasing the number of employees. The second is new project’s budget. เรามีประเด็นสองสามเรื่องที่จะต้องอภิปรายกันในวันนี้ ประเด็นแรกคือ การเพิ่มจำนวนพนักงาน ประเด็นที่สองคือ งบประมาณของโครงการใหม่
• We’re here to discuss … พวกเรามาอยู่ที่นี่เพื่อหารือเรื่อง … Ex. We’re here to discuss about providing the education for workers. เรามาประชุมกันในวันนี้เพื่อหารือเกี่ยวกับการให้การศึกษาแก่คนงาน
• At the end of our discussion today, we should have a decision on … ในตอนท้ายของการอภิปรายในวันนี้ พวกเราจะต้องตัดสินใจว่า … Ex. At the end of our discussion today, we should have a decision on increasing budget for our new project. ในตอนท้ายของการอภิปรายในวันนี้ พวกเราจะต้องตัดสินใจกับการเพิ่มงบประมาณโครงการใหม่ของเรา

4. การสอบถามความคิดเห็นหรือข้อมูลจากผู้อื่น

การประชุมในแต่ละครั้ง เป็นการประชุมเพื่อชี้แจงและร่วมหารือในประเด็นใดประเด็นหนึ่งร่วมกัน ดังนั้นการสอบถามความคิดเห็นหรือข้อมูลจากผู้อื่น จึงถือเป็นสิ่งที่ควรกระทำในการประชุม โดยอาจใช้ประโยคดังต่อไปนี้

• What does everyone think? ทุกคนคิดเห็นอย่างไร?
• What are your thoughts on … คุณมีความคิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับ …?
• Tom, would you like to offer any information on this? ทอม คุณต้องการนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือเปล่า?
• I’d like to hand it over to Cindy, who can share her thoughts about … ผม/ดิฉันขอยกหน้าที่ต่อให้ซินดี้ ซึ่งเธอจะมาแลกเปลี่ยนความคิดเกี่ยวกับ …

5. การสรุปประเด็นสำคัญและการตัดสินใจในการประชุม

ในตอนท้ายของการประชุม จะต้องมีการสรุปประเด็นสำคัญในแต่ละหัวข้อ ที่ได้ชี้แจงหรือหารือร่วมกันในการประชุม รวมถึงการสรุปความคิดเห็นของคนส่วนใหญ่หรือผลการตัดสินใจต่อประเด็นต่าง ๆ ในการสอบถามความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมการประชุม

• After discussing our options, it’s time for a final decision. หลังจากการหารือประเด็นต่าง ๆ ของเรา ตอนนี้ถึงเวลาที่จะสรุปการตัดสินใจสุดท้าย
• Let’s put it to a vote – all in favor, raise your hand. เรามาโหวตกันเถอะ ใครเห็นด้วยให้ยกมือขึ้น
• It seems clear from our discussion that everyone is opposed/in favor of … ดูเหมือนจะชัดเจนจากการหารือว่าทุกคนไม่เห็นด้วย/เห็นด้วยกับ …

6. การปิดการประชุม

เมื่อใกล้ครบกำหนดเวลาการประชุม หรือการหารือเกี่ยวกับประเด็นต่าง ๆ ได้ครบถ้วนเรียบร้อยแล้ว ผู้ที่ทำหน้าที่ดำเนินการประชุมอาจจะใช้ประโยคกล่าวปิดประชุม ภาษาอังกฤษ ดังนี้

• We’re getting close to our time, so let’s wrap it up. ใกล้ครบกำหนดเวลาการประชุม ดังนั้นเรามาสรุปการประชุมกันเถอะ
• Any final thoughts before we close the meeting? ใครมีความคิดเห็นอะไรอีกหรือเปล่า ก่อนที่เราจะปิดการประชุม?
• It looks like we’ve covered our main points … ดูเหมือนว่าเราได้ครอบคลุมประเด็นหลักเรียบร้อยแล้ว …
• I’d like to thank everyone for sharing their time today. ผม/ดิฉันขอบคุณทุกคนที่สละเวลามาในวันนี้
• I look forward to seeing you all at our next meeting. ผม/ดิฉันหวังว่าจะได้พบพวกคุณทุกคนในการประชุมครั้งถัดไป

เป็นอย่างไรบ้างคะ? สำหรับคำศัพท์และการใช้ภาษาอังกฤษในการประชุม 6 ขั้นตอนง่าย ๆ ซึ่งนำไปใช้ได้จริงในการทำงาน ลองนำไปฝึกใช้พูดกันดูนะคะ จะได้ดูเป็น Professional ในการเข้าร่วมการประชุมในครั้งถัดไป เอ็ด ดู เฟิร์สท์ หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคนทำงานหลาย ๆ คน ที่อาจต้องใช้ภาษาอังกฤษในการทำงานเพื่อการประชุมนะคะ อย่าลืมแชร์แบ่งปันความรู้ภาษาอังกฤษให้กับเพื่อนๆ ด้วยนะ แล้วพบกันใหม่บทความถัดไปจ้า